هزينه يابي بر مبناي روش ABC
چكيده:
هزينهيابي بر مبناي فعاليت (ABC) تكنيكي است براي تخصيص دقيق منابع مستقيم و غيرمستقيم يك سازمان بر مبناي ميزان مصرف آنها در فعاليتهاي صورتگرفته. در اين مقاله به بررسي مباني و مزاياي ABC پرداخته و نمونههايي از كاربردهاي آن نيز ارائه ميگردد. در واقع ABCيك روش هزينهيابي است كه اطلاعات مفيدي درباره سهم هر كدام از مشتريان در مجموع سودآوري شركت به مديران ارائه ميدهد. همچنين اين روش به مديران كمك مينمايد تا راههاي ارتقاي عملكرد و اجراي استراتژيهاي صحيح سودآور را شناسايي نمايند. يكي از مهمترين تواناييهاي ABC تبيين اين موضوع است كه هزينههاي كلي مرتبط با خدمات مورد تقاضاي مشتريان نقشي حياتي در تعيين سهم هر يك از مشتريان در سود خالص دارند.
مطالعات نشان ميدهند كه تنها حدود 20% مشتريان براي شركت سودآور هستند، 60% آنها در نقطه سر به سر و 20% باقيمانده باعث كاهش سودآوري ميشوند. آيا شناسايي مشترياني كه بيش از سودآوري ميتوانند براي شركت زيانده و دردسرساز باشند جالب نيست؟
مقدمه:
ABC در چند سال اخير تاثير بسياري در هزينهيابي توليدات داشته است. ايده ABC، جديد نميباشد و همگام با مديريت هزينهيابي سنتي پيشرفت نموده است. هكرت (heckret) لغات منابع، فعاليتها، محرك فعاليتها، براي بحث درمورد چگونگي تخصيص هزينههاي لجستيك را در نوشتههاي مربوط به هزينهيابي در سال1940 به كاربرده بود. اكثر كاربردهاي ABC در ابتدا بر روي محيط توليدي (بخاطر تعيين دقيق هزينه محصولات) تمركز دارند. اگرچه بسياري از صنايع خدماتي، ازجمله لجستيك، در چندسال اخير در اكثر موارد ذكر شده شروع به اجراي ABC نمودهاند. دراكر (Drucker) عنوان ميدارد كه ABC ممكن است بيشترين تاثير را در صنايع خدماتي داشته باشد. او بيان ميدارد كه ABC در آينده ابزاري خواهد بود كه نياز به مديريت صحيح خواهد داشت.
بانكها و موسسات اعتباري داراي سابقه طولاني از ABC جهت تاييد نودن سرمايه گذاري در ماشينهاي خودپرداز، كه به نسبت به استفاده از تحويلداران و متصديان ارزانتر بوده و همچنين رضايت مشتريان بيشتر ميشود. شركت هاي راه آهن ABC را جهت تعيين هزينه پردازش صورتحسابهاي بارگيري بصورت دستي، فاكس و اينترنت بهكار برده اند. شركتهاي حقوقي براي تعيين حقالزحمههاي ساعتي، توانستند سوددهي خدمات خود را افزايش دهند. مراكز مراقبت بهداشتي درماني ABC را جهت محاسبه ميزان سوددآوري، خذف هزينههاي غير ضروري، و برنامهريزي براي تغيير، بهكار ميبرند. درصورتي كه هزينه كارهاي پزشكي مشخص باشد درمورد تعيين تعرفه بهتر ميتوان تصميم گرفت.
در اين تحقيق به دنبال پاسخگويي به سؤالات ذيل ميباشيم:
1- بحث ABC از چه زماني شروع گرديد؟
2- مراحل اساسي ABC چه هستند ؟
3- اشكالات اوليه ABC چه هستند ؟
4- ABCدر كدام از حوزههاي كاري بهكار برده ميشود؟
5- اقدامات اوليه مورد نياز كدامند ؟
6- چه زمان ABC بيشترين كاربرد را خواهد داشت ؟
اين تحقيق از نوع بنيادي بوده و جهت پاسخگويي به سؤالات اصلي تحقيق از روش كتابخانهاي استفاده شده است. در روش كتابخانهاي اطلاعات مورد نياز از طريق مطالعه كتابها، مقالات و جستجو در سايتهاي معتبر به دست ميايند. كه در اينجا سعي شده است كه عمدتاً از تجارب شركتهاي بزرگ دنيا استفاده گردد.
چگونه مي توان ABC را به اجرا گذاشت؟
ABC از يك رويكرد دو مرحلهاي تخصيص هزينه بهره ميگيرد. در مرحله اول، هزينه مبلغ بر اساس ميزان مصرف آنها در انجام فعاليتها به فعاليتهاي تخصيص داده ميشود. هزينه يك فعاليت با مجموع همه منابع مصرف شده در انجام فعاليت برابر ميباشد. در مرحله دوم، هزينه فعاليت براساس ميزان تكرار آنها به محصولات خدمات و مشتريان تخصيص داده ميشوند.
سيستمهاي هزينهيابي سنتي و نارساييهاي آن
در اواخر دهه 80 تعدادي از صاحبنظران حسابداري و مديريت به مديران سازمانها به خاطر استفاده و بکارگيري از سيستمهاي حسابداري سنتي ايرادات زيادي گرفتند. مشکل و انتقاد اصلي صاحبنظران اين بود که هزينههايي که توسط سيستم هزينهيابي سنتي ارائه مي شود، اطلاعات دقيقي را در مورد بهاي تمامشده خدمات و محصولات در اختيار تصميم گيرندگان قرار نمي دهد و حتي با ارائه اطلاعات غلط باعث گمراهي مديران در تصميم گيريها مي گردد. براي بررسي و چگونگي عملکرد سيستمهاي هزينهيابي سنتي، فاستر (Foster , 1991) تحقيقي را در بين مديران مالي چندين سازمان بزرگ در آمريکا انجام داد. نتيجه اين مطالعه نشان داد که سيستمهاي سنتي قادر به فراهم کردن اطلاعات مناسب براي تصميمگيري مديران نميباشند. طبق نتايج حاصل از اين تحقيق 51% از مديران سازمانهاي تحت بررسي، معتقد بودند، سيستمهاي سنتي اطلاعات کافي را براي هزينهيابي و قيمتگذاري محصولات فراهم نمي کند، 45% آنها عنوان کردند، اطلاعات فراهم شده توسط اسن سيستمها، اطلاعات دقيق و واقعي نيست و در تصميم و در تصميم گيريها مناسب نمي دانستند 34% ذکر کرده بودند که سيستمهاي سنتي به دليل عدم سنجش عملکرد کارکنان، باعث ايجاد نارضايتي در بين آنها شده است، 27% از مديران معتقد بودند که اطلاعات تهيه شده براي تجزيه و تحليل رقابت کافي و مناسب نميباشد و 11% نيز معتقد بودند که اين سيستمها با استراتژي سازمانها تطابق ندارد. (Adler R , 1998 )
از ديدگاه کلي مهمترين دلايل نارسايي، سيستمهاي سنتي به شرح زير است:
1- عدم توانايي در ارائه اطلاعات بهاي تمامشده خصوصاً در سازمانهايي که خدمات متنوع و گوناگوني را به مشتريان خود ارائه مي کنند. از آنجا که سيستمهاي سنتي خصوصيات خاص هر خدمت را در تسهيم هزينهها در نظر نمي گيرند، باعث تخصيص غلط هزينهها و عدم محاسبه دقيق قيمت تمامشده محصولات مي گردد.
2- عدم تفکيک حوزه هزينههاي غير مشابه – در سيستمهاي سنتي براي جمع آوري هزينههاي دستمزد و سربار از مراکز هزينه مشترک، استفاده مي شود. اين مسئله باعث تخصيص غير واقعي هزينهها به خدمات ارائه شده مي گردد.
3- استفاده از مبناي مشترک و واحد براي تخصيص هزينهها – اين سيستمها معمولاً از يک مبناي تسهيم، براي تخصيص هزينههاي گوناگون استفاده ميکنند. از جمله اين مبناها استفاده از ساعات کار مستقيم نيروي انساني است. با توجه به اينکه در حال حاضر با پيچيدگي و تغييرات سريع تکنولوژي، ميزان دخالت نيروي انساني در فرآنيد کاري بسيار کم شده است، بنابراين با استفاده از اين مبنا تسهيم هزينهها به طور واقعي انجام نمي شود.
4- عدم تهيه اطلاعات دقيق در مورد بهاي تمامشده و ساير اطلاعات مورد نياز تصميم گيري – سيستمهاي سنتي هزينههاي موجود در سازمان را عمدتاً به دو گروه هزينههاي « مستقيم » و هزينههاي «دورهاي» تقسيم مي کند، و فقط هزينههاي مستقيم را در محاسبه بهاي تمامشده منظور مي کند. اما در تصميم گيريها نياز به استفاده از هزينههاي « مستقيم » و
« هزينههاي دوره اي » است. بنابراين با اتکاء به روش هاي سنتي امکان تجزيه و تحليل بيشتر در مورد بهبود فعاليتها، روشهاي کاهش هزينهها و... را فراهم نميکند.
5- سيستمهاي سنتي، مزاياي به دست آمده از دگرگوني فرآيندها و بهبود در روشها را به عنوان صرفهجويي در نيروي کار به حساب مي آورند. بنابراين بهبود عملکردها را در فرآيند هاي عملياتي را نشان نميدهند.
6- سيستمهاي هزينهيابي سنتي، اطلاعات واقعي را از فرآيند عمليات و هزينهها نشان نميدهند. اين سيستمها فقط هزينههايي که به راحتي قابل شناسايي هستند را در محاسبه بهاي تمامشده در نظر مي گيرند و هزينههاي غير مستقيم نقشي در محاسبه بهاي تمامشده ندارند.
علاوه بر نارسايي سيستمهاي سنتي، رشد رقابت و پيچيده شدن تکنولوژي نياز به کارگيري و استفاده از روشهاي جديد هزينهيابي را تشديد نموده است، چون سازمانها براي قيمتگذاري محصولات و خدمات، اتخاذ تصميمات استراتژيک و... نياز به دسترسي به اطلاعات صحيح در مورد هزينهها دارند. بديهي است که سيستمهاي سنتي به دليل ماهيت خود در اين زمينه کارا نميباشند.
چرا ABC ؟
* محصولات توليدشده و يا خدمات ارائهشده را شناسايي مينمايد.
* هزينه واقعي ارائه خدمات را شناسايي ميكند.
* صرفهجويي در هزينه را افزايش ميدهد.
* اطلاعات مديريت را ارتقاء ميدهد.
* درآمد را حداكثر ميسازد.
* تصميمات سخت را توجيه ميكند.
* انتظارات عمومي را كنترل ميكند.
* جوابگويي و مسئوليت دولت را كنترل ميكند.
نمونههايي براي فعاليت ها:
- تعمير چراغ راهنما
- وعدههاي غذايي زندان
- صدور چكهاي صورت پرداخت
- ترميم جادهها (پركردن چالهها و دست اندازها)
نمونههاي براي محركها:
- ساعاتكار مستقيم
- ساعاتكار تجهيزات و دستگاهها
- كميت مواد
حوزهها و اقلام هزينهها:
- حوزه:ها، هزينههاي شخصي اختصاص داده شده به فعاليتها را نشان ميدهد.
- حوزههاي هزينه بر اساس كميتهاي محرك به فعاليت تخصيص داده ميشوند.
- حوزههاي هزينه بهصورت اقلام هزينهاي خلاصه ميشوند.
در يك ديدگاه ABC از پنج مرحله تشكيل شده است كه بصورت زير ميباشند.
مرحله اول: تعريف اهداف پروژه و فعاليت گذاري
مرحله دوم: تعريف روشهاي گردآوري هزينههاي مستقيم و غير مستقيم و اطلاعات مربوط به مخارج
مرحله سوم: تعيين روشهاي تخصيص هزينه (هزينهيابي)
مرحله چهارم: پيشبرد اجراي مدل
مرحله پنجم: تحليل نتايج و خلاصهسازي اطلاعات در يك گزارش
مرحله اول:
بطور كلي از راه مصاحبه و مشورت با كاركنان انجام ميشود. اهداف بكارگيري ABC بهطور روشن تعريف ميشوند.
مرحله دوم:
تعيين هزينههاي مشمول و منابع اطلاعاتي :
هزينه كار- هزينه تجهيزات- هزينه مواد - هزينههاي سربار
تعيين محركها (منشائها) براي استفاده در تخصيص هرينه بهv هركدام از فعاليتهاي مشخص شده در مرحله اول
مرحله سوم :
بكارگيري محركها برياي تخصيص حوزههاي هزينه به فعاليتها
بكارگيري دادههايمصرف (مخارج) براي تعيين گستره حوزههاي هزينه اختصاص داده شده به فعاليت
مرحله چهارم و پنجم:
* وارد نمودن اطلاعات گردآوري شده در مراحل 1 تا 3
* بكارگيري نرم افزار رايانهاي
* تجزيه و تحليل نتايج
* تهيه گزارش حوزه
* هزينه دسته اقلام
* هزينهاي دستمزد
* جمعآوريكننده زباله
* هزينههاي كاركنان
* استهلاك
* هزينههاي تجهيزات لوله و رنگ
* هزينههاي مستقيم مواد
* هزينههاي جا و مكان
* هزينههاي سربار
* هزينههاي پردازش دادهها
* هزينههاي امنيت
مزاياي ABC:
* ارائه اطلاعات مفيد براي تصميمگيري مديران
* ارائه اطلاعات واقعي
* بهرهوري خدمات مورد نظر را اندازهگيري و افزايش مينمايد.
* وضعيت اقتصادي شما را مشخص ميكند.
* حمايتي حقالزحمه كاربر، اقدامات اجرايي، خدمات متمركز در برابر برون سپاري طراحي مجدد برنامه، و بودجه بندي اجرايي
فراهم ميكند.
* تسهيل بهبود مستمر در ارئه خدمات
منابع
Amin, M., Fergusson, D., Aziz, A., Wilson, K., Coyle, D., & Hebert P. (2003). The cost of allergenic red blood cells--a systematic review. Transfusion Medicine, 13(5): 1479-1486.
Anderson S.W., & Young, S.M. (1999). The impact of contextual and process factors on the evaluation of activity based costing systems. Accounting Organizations and Society, 27:195-211.
Anderson, S.W. (1995). A framework for assessing cost management system changes: the case of activity based costing implementation at General Motors, 1985--93. Journal of Management Accounting Research, 7:1-51.
Anderson, S.W., Hesford, J.W., & Young, S.M. (2002). Factors influencing the performance of activity based costing teams: a field study of ABC model development time in the automobile industry. Accounting, Organizations and Society, 27(3): 195-211.
Arnaboldi, M., & Lapsley, I. (2003). Activity based costing, modernity and the transformation of local government. Public Management Review, 5(3): 345-375.
Arnaboldi, M., & Lapsley, I. (2004). Modern costing innovations and legitimating: a health care study. Abacus, 40(1): 1-20.
Arnaboldi, M., Azzone, G., & Savoldelli, A. (2004).