در این بخش کارکردهای سیستم اتوماسیون فهرست گردیده است. این بخش به صورت خلاصه کارکردهای سیستم اتوماسیون را تشریح می‌نماید.
سیستم فراگستر با فراهم آوردن امکاناتی از قبیل API، SDK و بکارگیری WCF جهت فراهم‌سازی بستر سرویس‌گرا برای ارتباط با سیستم‌های غیر، به توسعه یکپارچگی سازمان کمک خواهد نمود.

• زیر سیستم کارتابل ارجاعات و اقدامات
• زیر سیستم کارتابل آفلاین
• زیر سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (شامل فرایندساز، فرم‌ساز، گزارش‌ساز بر مبنای BAM)
• زیر سیستم تخصصی دبیرخانه
• زیر سیستم نظر سنجی
• زیر سیستم دانشنامه سازمانی
• زیر سیستم رسانه سازمانی
• زیر سیستم مدیریت مستندات

• میز کار هوشمند سیستم
• کارتابل، ارجاع و اقدام بر روی نامه‌ها
• پیگیری مکاتبات
• ارتباط به پورتال سازمانی
• بایگانی
• نرم‌افزار تخصصی دبیرخانه
• افزونهAdd-in Word
• افزونهAdd-in Outlook
• دفتر تلفن سازمانی
• یادداشت‌های شخصی
• لغت نامه
• پیگیری هوشمند
• جانشین
• مدیریت اخبار و اعلانات
• پشتیبانی از سایر زبان‌ها
• گزارشات استاندارد سیستم
• دریافت و ارسالی ایمیل
• ارسال و دریافت SMS
• ارسال و دریافت FAX
• قابلیت آفلاین
• موتور گزارش ساز
• ارتباط با موبایل یا سایر تجهیزات به سیستم اتوماسیون
• ارتباط با اتوماسیون فراگستر با API
• واسط‌های ارتباطی
• پشتیبانی از طرح تکریم ارباب رجوع
• واسط بین سازمانی: ECE
• واسط بین افراد سازمان‌های گوناگون: PTP
• ارتباط با ارباب رجوع از طریق SMS
• ارتباط با ارباب رجوع از طریق تلفن گویا
• اجرای سیستم اتوماسیون در پورتال سازمانی یا وب سایت مشتری
• زیر‌‌سیستم نظر سنجی
• زیر سیستم دانشنامه سازمانی
• زیر سیستم رسانه سازمانی
• تبدیل خودکار نامه‌ها به PDF و مشاهده آنها در Browser در قالب PDF
• ساختار امنیت در راهکار اتوماسیون اداری

• امکان تعریف محل‌های جغرافیائی از کشور و استان و...
• امکان تعریف چارت سازمانی به صورت درختواره
• امکان تعریف و اصلاح شرح وظایف واحدهای سازمانی
• امکان اضافه، اصلاح، حذف و جابجایی وظایف از یک واحد به واحد دیگر
• امکان اضافه، اصلاح، حذف و جابجایی واحدهای سازمانی
• امکان تعریف موقعیت جغرافیایی واحدها
• امکان تعریف واحدهای خارج از سازمان به صورت درختواره
• امکان اضافه، اصلاح، حذف و جابجایی پست‌های سازمانی
• امکان تغییر عناوین پست‌های سازمانی
• امکان ثبت و اصلاح تاریخچه و سیر تحول پست‌های سازمانی
• امکان ثبت و اصلاح شرایط احراز پست‌های سازمانی

• امکان مشاهده خلاصه از آخرین وضعیت کارتابل کاربر در این فرم
• امکان مشاهده اخبار و اعلانات سازمان
• امکان مشاهده خودکار نظر سنجی‌های ایجاد شده در سازمان
• امکان مشاهده اطلاعاتی از سایر سیستم‌های سازمان
• تعیین میانبر‌های برای دسترسی سریع به سایر فرم‌های سیستم
• امکان استفاده از دفترچه یادداشت، تنظیم یادآوری، دفترچه تلفن شخصی و سازمانی
• و ...

• تفاوت ظاهری آشکار بین نامه‌های خوانده شده توسط گیرنده نامه و نامه‌هایی که هنوز خوانده نشده‌اند.
• امکان تعیین مهلت پاسخ برای هر گیرنده نامه به تاریخ و ساعت.
• تغییر ظاهری نامه‌های که مهلت پاسخ دهی آنها سر رسیده ولی هنوز پاسخی از آنها دریافت نشده است.
• امکان مشاهده سیر حرکت نامه بعد از ارسال به گیرنده یا گیرنده گان و مشاهده آخرین مکان نامه (با توجه به دسترسی و مکان کاربر در چارت سازمانی)
• و ...

• ایجاد و اختصاص پرونده‌های بایگانی نامه‌ها بر حسب واحد سازمانی
• امکان بایگانی اسناد و کلیه ضمائیم مرتبط
• امکان بازیابی اطلاعات و اسناد بایگانی شده
• امکان مشاهده نامه‌های بایگانی شده با توجه به سطوح دسترسی
• امکان دسترسی برای مشاهده نامه‌های بایگانی شده برای کاربران یک واحد
• امکان جستجو و بازیابی در کل بایگانی کاربر یا پرونده‌ای خاص
• امکان مشاهده آخرین مکان برای نسخ دیگر نامه بایگانی شده
• و ...

• امکان ثبت نامه با کمترین ورود اطلاعات و ارائه فیش شماره ره‌گیری (گیشه)
• امکان اسکن بدنه نامه و ارجاع نامه به گیرندگان
• امکان ثبت نامه با شماره آزاد (رزرو شماره)
• امکان ثبت نامه فرستندگان متفرقه
• امکان تکمیل اطلاعات پایه مورد نیاز دبیرخانه
• امکان پیگیری سیر گردش نامه و آخرین مکان نامه
• امکان طبقه‌بندی و بایگانی نامه‌های شماره شده در دبیرخانه
• جستجو نامه با در اختیار داشتن حداقل اطلاعات
• دریافت هشدار هنگام ثبت نامه مشابه
• ارائه گزارشات عمکلرد دبیرخانه در بازه‌های زمانی مختلف
• و....

• امکان تعریف دبیرخانه‌های مختلف و امکان اجرای عملیات مختلف در هر دبیرخانه
• امکان تعریف دفاتر اندیکاتور متعدد به ازای یک دبیرخانه
• امکان تفکیک دفاتر اندیکاتور بر حسب نامه‌های وارده، صادره و داخلی
• امکان ثبت مشخصات اشخاص حقیقی و حقوقی در بانک اطلاعاتی فرستندگان و گیرندگان
• امکان اضافه نمودن گیرندگان و فرستندگان با کنترل تکراری نبودن آنها توسط کلیه کاربران دبیرخانه
• امکان تعریف انواع طبقه‌بندی وضعیت نامه‌ها براساس مراحل گردش و اقدامات انجام گرفته بر روی آن‌ها (‌به ‎صورت‎ در دست اقدام، در دست پیگیری و بایگانی شده)
• امکان تعریف انواع طبقه‌بندی نامه‌ها و اسناد بر اساس دسته‌بندی‌ها و موضوعات مشخص شده
• امکان تعریف انواع طبقه‌بندی نامه‌ها بر اساس نوع دسترسی (عادی، نیمه محرمانه، محرمانه و...)
• امکان تعریف انواع طبقه‌بندی نامه‌ها بر اساس ارجحیت ارسال (عادی، فوری و ...)
• امکان تعریف انواع شیوه ارسال و دریافت نامه‌‌ها (فکس، پست و ...)
• امکان تعریف انواع قالب‌های متنی به منظور تهیه متون نامه‌ها و تعریف دبیرخانه‌های تحت پوشش
• امکان تعریف فرمت شماره نامه و پشتیبانی از فرمت‌های مختلف شماره‌نامه به تفکیک دبیرخانه‌های تحت پوشش
• امکان تعریف بایگانی‌های متعدد با تعیین دبیرخانه‌های تحت پوشش
• امکان تعریف داینامیک موضوع برای بایگانی به عنوان مثال تعریف بایگانی از روی شماره‌نامه یا محل جغرافیائی و یا شماره پرونده و یا تاریخ و...
• امکان تعریف کاربران سیستم با تعیین سطح دسترسی
• امکان ایجاد راهبران سیستم با دسترسی‌های متفاوت
• امکان ایجاد لاگ برای راهبران سیستم

1-امکان ایجاد نامه یا پیش‌نویس، ارجاع پیش‌نویس جهت اخذ تأییدات، امضاء نامه و ... همه و همه بودن نیاز به ورود به نرم‌افزار تحت وب فراگستر
2- بهره‌برداری از کل امکانات Word مانند چاپ، ایجاد سربرگ و پاورقی و ... بسیار سریعتر و آسانتر
3- حداقل ایجاد تفاوت در روش اجرایی کاربران ایجاد کننده نامه، به صورتی که پیش از استفاده از سیستم و پس از آن نرم‌افزار مرجع تولید نامه ایشان همان Microsoft Word باقی می‌ماند
4- قابلیت یکپارچگی بهتر با بسترهای پرکاربدری همانند Microsoft Sharepoint
و ...

با نصب Add-Ins فراگستر تمام عملیات روزمره ایجاد نامه مانند:
1- ایجاد نامه،
2- ارجاع پیش‌نویس جهت اخذ تأییدات
3- امضاء نامه، اخذ و درج اتوماتیک شماره نامه
4- ارجاع نامه شماره شده به گیرنده یا گیرنگان و ...
تماماً درون خود Word انجام پذیر است و ارتباط نامه تولید شده با سیستم اتوماسیون اداری فراگستر در داخل برنامه برقرار خواهد شد.

• دریافت و ارسال پست الکترونیکی
• دریافت فکس‌ها سازمانی و شخصی
• کارتابل Offline

• امكان استفاده از Single SignOn
• دریافت و ارسال فکس به وسیله سیستم
• دریافت و ارسال Email به وسیله سیستم
• امکان ثبت پیش نویس نامه توسط هر فرد دارای کارتابل و کاربران دبیرخانه و گردش متعدد آن تا تایید سیستمی و تبدیل به یک نامه
• عدم امکان تغییر متن نامه‌های تایید شده
• امکان نگهداری کلیه سوابق تغییرات متن نامه ها به همراه فرد تغییر دهنده و تاریخ تغییر
• تولید خودکار شماره نامه مطابق با الگوی تعریف شده برای برای دبیرخانه (در ثبت نامه های داخلی و صادره)
• انجام طبقه‌بندی نامه‌ها براساس موضوع، نوع دسترسی، ارجحیت ارسال، نوع شیوه ارسال یا دریافت و مراحل گردش و اقدامات انجام گرفته بر روی آنها
• امکان تایپ کلیه مکاتبات توسط ویرایشگر داخلی با قابلیت Richtext و حفظ آنها در بانک اطلاعاتی اصلی سیستم
• امکان Scan نامه‌ها و حفظ آنها در بانک اطلاعاتی اصلی سیستم
• امکان درج پیوست الکترونیکی و غیرالکترونیکی نامه‌ها
• امکان درج عطف و پیروهای متعدد نامه‌ها
• ردیابی نامه از طریق شماره‌های عطف و پیرو و بازگشت
• امکان ایجاد پرونده‌های تو در تو شخصی و سازمانی و تخصیص گروهی از نامه‌ها به آنها به منظور دسته‌بندی نامه‌ها
• گردش‌الکترونیکی نامه‌ها و پرونده‌‌ها در تمامی سطوح ساختار سازمانی بدون نیاز به ارسال فیزیکی(Paperless) نامه‌‌ها
• امکان قرار دادن همزمان یک نامه در پرونده‌های مختلف
• ثبت و کنترل و پیگیری تمامی ارجاعات به همراه کلیه ضمائم و اقدامات صورت گرفته طبق سطوح دسترسی تعریف شده در سازمان
• بایگانی نامه بر حسب موضوع، شماره پرونده، محل جغرافیائی و ...

• امکان رؤیت گروه‌بندی شده نامه‌های دریافت شده به تفکیک تاریخ دریافت
• تفاوت ظاهری آشکار، بین نامه‌های خوانده شده و خوانده نشده
• امکان مشاهده پاراف فرستنده نامه بدون نیاز به باز کرد نامه
• امکان دسته‌بندی و اولویت‌بندی پیش فرض توسط خود کاربر بر روی نامه‌ها دریافت شده
• امکان مشاهده نامه در Viewer های مختلف (از جمله PDF Viewer- مایکروسافت Word و نمایشگر پیش‌فرض سیستم)
• امکان مشاهده تمام اطلاعات پیرامون نامه از جمله پاراف‌های قبلی، پیوست‌ها، گردش‌نامه، آخرین مکان نامه، نامه‌های مرتبط، یادداشت‌های شخصی و عمومی بر روی نامه و ... در یک فرم و بدون نیاز به جایجایی بین فرم‌های مختلف
• امکان چاپ نامه‌ها همراه با متن‌های پاراف یا بدون متن‌های پاراف در سربرگ‌های سازمانی بدون هیچ‌گونه نیاز به تغییر در ماهیت Page setup
• امکان ارجاع نامه‌ها با سریعترین و ساده ترین روش ممکن با استفاده از کنترل‌های ترکیبی جهت تنظیم مهلت پاسخ و محرمانگی ارجاع
• امکان ارجاع نامه‌های و استفاده لیست مورد علاقه، یا ارجاع به گروه‌های ایجاد شده توسط خود کاربر با شرح پاراف‌های مختلف
• امکان استفاده از قلم نوری در هنگام ارجاع و استفاده از متون پیش فرض
• امکان تنظیم یادآوری بر روی نامه‌ها
• امکان ایجاد پرونده‌های درختی در زیر کارتابل و جابجایی نامه‌ها در بین این پرونده‌ها (و یا تنظبم قوانین کارتابل جهت ارجاع خودکار نامه به پرونده‌ای خاص)
• امکان انتخاب و ارجاع یا بایگانی دسته جمعی نامه‌ها
• امکان حذف نامه‌های داخل کارتابل و انتقال آنها به مکان تعیین شده
• ایجاد کارتابل برای کلیه مدیران و کارشناسان و ... در سطوح مختلف سازمانی
• امکان ایجاد کارتابل برای کلیه مدیران و کارشاسان به تعداد پست سازمانی ایشان وجود دارد، بدیهی است در داخل کارتابل امکان طبقه‌بندی آن میسر می‌باشد.
• امکان انواع جستجوها در کارتابل
• مشاهده سوابق نامه‌ها با داشتن کمترین اطلاعات از محتوای آن‌ها
• امکان ارجاع و پیگیری کارها، گزارش‌ها، نامه‌‌ها و پرونده‌های ارجاعی و ارسالی به همراه کلیه ضمائم و اقدامات صورت گرفته با توجه به سطوح دسترسی مناسب
• امکان تعریف فهرستی از عبارت‌های پر استفاده در دستور ارجاع نامه‌ها
• ارجاع یک نامه یا پرونده و یا کار به کارتابل‌های مختلف همراه با تعیین اولویت اقدام
• امکان اضافه نمودن پاراف تایپی به گزینه در حال ارجاع
• امکان اضافه نمودن پاراف قلم نوری به گزینه در حال ارجاع
• Attach نمودن متعدد هر نوع فایل به گزینه در حال ارجاع
• دسته‌بندی کارهای دریافت و ارجاع شده در کارتابل
• امکان اضافه و حذف کردن نامه به پرونده‌ها
• عدم حذف فیزیکی نامه‌ها و پرونده‌های اداری از کارتابل و در صورت لزوم بازگرداندن موارد حذف شده
• تشخیص تاریخ و ساعت دریافت و همچنین بازگشائی نامه، پرونده یا کار جدید در کارتابل
• امکان تایید و امضای الکترونیکی
• امکان مشاهده و دسترسی به کارتابل‌های مجاز، بالاخص توسط مدیران مافوق
• تعیین زمان پاسخ‌گویی
• اعلان نامه‌های جدید (مشاهده نشده)، به هر کاربر توسط سیستم
• اعلان نامه‌هایی که مهلت پاسخ آن‌ها نزدیک شده است
• امکان تنظیم یادآوری جهت اعلام سررسید امور
• متمایز کردن نامه‌های خوانده شده از خوانده نشده
• تعریف بایگانی‌های شخصی

• ارائه آمار و گزارش‌های متنوع مورد نیاز مدیران
• امکان گزارش‌گیری با محتوا و شروط اختیاری
• نمایش نمودار گزارش‌های آماری
• امکان ارسال گزارش‌های آماری به محیط‌های دیگر
• امکان رؤیت گزارشات عملکردی پرسنل توسط مدیران
• امکان تهیه گزارش ازاجزای اطلاعاتی تکمیل نشده هر نامه، به منظور ارزیابی عملکرد کاربران و کنترل
• جستجو براساس محدوده تاریخی ثبت، محدوده زمانی مهلت انجام، فرستنده، گیرنده، ثبت کننده نامه، دریافت کننده، ارجاع دهنده، الویت انجام، رونوشت‌ها، شماره ثبت، شماره نامه و....
• امکان جستجوی سوابق نامه
• امکان جستجوی آخرین مکان نامه‌ها

• امکان بایگانی کلیه مکاتبات و اسناد
• امکان اسکن اسناد و مکاتبات مرتبط و ضمائم
• امکان جستجوی اطلاعات در بایگانی
• امکان بازیابی اطلاعات و اسناد در بایگانی
• امکان آرشیو ایمیل‌ها
• امکان تعریف بایگانی‌های متعدد
• پشتیبانی از بایگانی راکد و نیمه راکد

• پشتیبانی از نسخه 1.1 پروتکل ECE
• قابلیت اتصال به Mail Server و دریافت و ارسال Email از داخل نرم افزار Outlook توسعه یافته
• قابلیت دریافت و ارسال FAX از داخل نرم‌افزار
• دسترسی به نامه‌های کارتابل اقدامی و پیگیری از طریق Web
• امکان تعیین بزرگنمایی برای نمایش تصاویر نامه‌ها
• اسکن نامه‌ها با فرمت‌هایی با حجم پایین
• قابلیت اتصال به انواع اسکنرهای تک برگ یا دسته‌ای
• فشرده سازی حجم تصاویر نامه‌ها و ذخیره آن‌ها در پایگاه اطلاعاتی سیستم
• تنظیم گردش کار با اشراف سطوح بالا به پایین و امکان تعریف ارتباطات به صورت افقی و عمودی در ساختار سازمانی
• امکان مدیریت بر سیستم از قبیل ثبت زمان ورود و خروج کاربران به سیستم، میزان کارکرد افراد با سیستم، حجم نامه‌ها و پرونده‌ها
• امکان تهیه گزارشات مفید درباره تنوع و میزان کارکرد افراد با سیستم و نیز حجم نامه‌ها، پرونده‌ها و سایر اطلاعات وارده به سیستم در محدوده زمانی مورد نظر
• ثبت پاسخ کاربران به پیغام‌های هشدار دهنده سیستم به منظور کنترل داده‌ها و عملکرد کاربران
• امکان غیر فعال کردن کاربران قدیمی، به منظور عدم ورود به سیستم و یا ارجاع امور به ایشان بی‌آنکه در گزارشات و بخش‌های جستجو خللی وارد آید
• تفویض اختیار به صورت دائم یا موقت با تعیین محدوده زمانی بدون آنکه در روند کار مربوط به اطلاعات گذشته خللی وارد آید
• تفویض اختیار به بیش از یک نفر
• امکان ارتباط با سایر سیستم‌های موجود در سازمان از طریق درگاه‌های تعریف شده
• امکان گردش فرم سایر سیستم‌های موجود در سازمان از طریق موتور WorkFlow
• امکان مدیریت مستندات و فایل‌ها و سایر اسناد الکترونیکی شامل به اشتراک‌گذاری و یا ارجاع و یا پیوست نمودن آنها و تعریف حقوق دسترسی
• امکان تعریف فرم داینامیک به منظور‌های خاص و گردش آنها بر اساس موتور WorkFlow
• پشتیبانی از زبان فارسی و یونیکد
• بهره‌مندی از دفترچه تلفن شخصی و سازمانی
• اجراء کلیه سیستم‌ها در محیطی یکپارچه و تعاملی
• واسط کاربر گرافیکی دو زبانه بوده و فارسی به عنوان زبان اولیه و انگلیسی را به عنوان زبان دوم حمایت می‌نماید
• راحتی استفاده کاربر و رعایت Intuitiveness of Interface
• راهنمای کاربری بصورت برخط Context Sensitive و (On-line)
• راهنمای استفاده ( User Manual ) به صورت چاپی
• انجام صحت‌گذاری بر روی داده‌های ورودی بصورت بر اساس هوشمند براساس Business Rules و Business Context در تمام فرم‌ها پیش از ذخیره داده‌های تا سلامت اطلاعات وارد شده گارانتی باشد.
• رمزگذاری یک طرفه (one way hash value) رمز عبور کاربران و عدم امکان مشاهده رمز عبورها
• کلمه رمز کاربر می‌بایستی تنها در اختیار کابر باشد و سیستم آن را بصورت
• استفاده از روش تخصیص مجوزها کاربری (ACL-Access Control List) به منظور تضمین امنیت دسترسی به سطوح اطلاعات سازمانی به تفکیک کاربران و گروه کاربران
• امکان تغییر رمز عبور توسط خود کاربر
• اجبار کاربران به انتخاب رمز عبور قوی (Strong Password)
• پایان خودکار Session جاری استفاده کاربران از سیستم در صورت عدم استفاده در بازه زمانی مشخص
• تخصیص منابع سیستمی بر اساس نقش کاربر در سازمان (Role Base Security) مانند مجوزهای خواندن، بازبینی، چاپ یا کپی، ایجاد، بروز رسانی، یا حذف و یا مخلوطی از مجوزهای بالا
• امکان کنترل ورود یک کاربر از یکسری آدرس‌های از پیش تعریف شده و جلوگیری از ورود همزمان یک نام کاربری ازبیش از یک آدرس
• قابلیت درج Watermark بر روی نامه‌های تولید شده
• امکان ایجاد لاگ از کلیه عملکردهای کاربران

• سرعت
• سادگی و راحتی کار با نرم افزار
• Add-In در مجموعه Microsoft Office
• تبدیل سریع نامه ها از Outlook به نامه های سیستم
• نگهداری کلیه فایل ها و اطلاعات در پایگاه داده
• صفحه ارجاع ساده
• تکریم ارباب رجوع
• یاداشت های شخصی
• گزارشات مدیریتی
• ارتباط با Active Directory
• Logging