چگونه شرکتهای زیرمجموعه‌ی هلدینگ را یکپارچه کنیم؟

زمان تقریبی مطالعه: ۹ دقیقه

قبل از اینکه به معرفی جایگزین پروتکل ECE در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بپردازیم کمی عقب‌تر می‌رویم و به تاریخچه و دلایل شکل‌گیری این پروتکل می‌پردازیم.

همه ما می‌دانیم که بسیاری از امور درون سازمان‌ها امروزه به شکل مکاتبات و نامه‌نگاری‌های اداری صورت می‌گیرد و نامه‌های اداری هر سازمان حجم بسیار زیادی از اطلاعات آن سازمان را در بر می‌گیرد.

مسائل بسیار زیادی باعث شد که سازمان‌ها به نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری روی آورند که از جمله این دلایل می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• حذف کاغذ و کاغذبازی از روندهای اداری
• نگهداری بهتر اطلاعات
• نامه‌ها و اسناد به صورت الکترونیکی
• جستجو و دستیابی بسیار سریع‌تر به نامه‌ها و یا اسناد مورد نظر
• عدم نیاز به گردش دستی نامه‌ها و مکاتبات و الکترونیکی کردن تمامی این روال‌‌ها
• و…

تاریخچه پروتکل ECE

پس از بکارگیری اتوماسیون‌های اداری مختلفی که توسط شرکت‌های مختلف تولیدکننده نرم‌افزار توسعه داده شده بود، حال این نیاز در سازمان‌ها مشاهده شد که نامه‌های برون‌سازمانی خود را نیز بصورت الکترونیکی ارسال نمایند. یعنی نامه‌های بین سازمانی نیز از حالت کاغذی خارج شده و به صورت الکترونیکی درآید.

برای مثال اگر سازمان A قصد ارسال نامه‌ای به سازمان B دارد این نامه را به صورت الکترونیکی برای سازمان B ارسال نماید. خب این نیاز یک نیاز واقعی در دنیای مکاتبات اداری بود و نیازمند پاسخی از سمت شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار بود.

در ابتدا سازمان‌های تولیدکننده نرم‌افزار این امکان را فراهم کردند که درصورتیکه هر دو سازمان A و B هر دو از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری واحد استفاده می‌کنند؛ بتوانند نامه‌های بین سازمانی را برای همدیگر به صورت الکترونیکی ارسال نمایند. (قابلیت PTP)

اما باز همچنان برای بسیاری از سازمان‌های دیگر که از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری یکسانی استفاده نمی‌کردند این مشکل پابرجا باقی مانده بود.

در نهایت در سال ۱۳۸۴ با هم‌فکری شرکت‌های مطرح حوزه اتوماسیون اداری، کارگروه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری انجمن شرکت‌های انفورماتیک اولین نسخه پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات یا همان ECE را به تصویب رساند. و از آن پس سازمان‌هایی که از اتوماسیون اداری‌های مختلفی استفاده می‌کردند نیز توانستند نامه‌های بین سازمانی خود را به صورت الکترونیکی برای یکدیگر ارسال نمایند.

ECE چیست و چه کاربردهایی دارد؟

بهترین جایگزین پروتکل ECE در سازمان‌های هلدینگ

اما پروتکل ECE با اینکه توانست امکان ارسال نامه‌ بین سازمان‌های مختلف را برقرار کند؛ نواقص و اشکالاتی نیز داشت که مهم‌ترین آن عدم دربرگیری لیست ارجاعات، پیگیری‌ها و اقدامات انجام شده بر روی نامه بود که در ادامه به این موارد خواهیم پرداخت.

در واقع ارتباط بین دو سازمان از طریق پروتکل ECE به صورت آنلاین و بنوعی از طریق ایمیل صورت می‌گیرد. در این صورت هر ارجاعی که بر روی یک نامه ایجاد می‌گردد در ECE منعکس نمیشود. این مورد علت ناکارآمدی ECE در سازمان‌های هلدینگ و بزرگ است.

البته برای رفع این مشکل در سطح ملی سامانه‌های مختلفی پیشنهاد و حتی به مرحله پیاده‌سازی نیز رسید از جمله سامانه‌های سیتاد، سپاد، رصد و … که با این هدف ایجاد گردید که هر ارجاعی بر روی نامه ایجاد شد در دیتابیس مرکزی آپدیت شود، اما تقریباً می‌توان گفت همگی با شکست روبرو شدند و هیچکدام موفق نبودند.

جایگزین بهتر، سریع‌تر و امن‌تر برای ارسال نامه بین سازمان‌های دارای زیرمجموعه چیست؟

فرض کنید شما سازمان هلدینگ بزرگی دارید که شامل چندین شرکت زیرمجموعه است و هر شرکت زیرمجموعه نیز به صورت مستقل ولی تحت رهبری سازمان مادر و مانند یک بازو برای اهداف کلی مجموعه در تلاش است. حتی ممکن است شرکت‌های زیرمجموعه هر کدام در نقاط جغرافیایی مختلف و دور از هم قرار گرفته باشند.

برای مثال ممکن است هر کدام از شرکت‌های زیرمجموعه در یک استان مستقر باشد. یک وزارت‌خانه به همراه سازمان‌ها و شرکت‌های تابعه آن و یا یک بانک به همراه شعب مختلف آن و بسیاری دیگر از سازمان‌های بزرگ دولتی و خصوصی. در این حالت برای پیاده‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری در کل سازمان و روشهای ارتباطی بین آنها، سه راه دارید که در ذیل به بررسی هرکدام می‌پردازیم.

انواع روش‌های نصب و راه‌های ارتباطی بین اتوماسیون اداری در سازمان‌های هلدینگ

۱- نصب اتوماسیون‌های اداری متفاوت و ارتباط با سازمانهای زیرمجموعه از طریق پروتکل ECE

راه اول اینکه سازمان مادر و شرکت‌های زیرمجموعه هرکدام اتوماسیون‌های اداری از برندهای متفاوت داشته و از طریق پروتکل ECE با همدیگر در ارتباط باشند. در این حالت

مزایا:

سازمان مادر و شرکت‌های زیرمجموعه هرکدام نامه‌های درون سازمانی خود را می‌توانند به راحتی ایجاد و ارسال کنند و لیست ارجاعات درون سازمانی خود، پیگیری‌ها و اقدامات هر نامه را به راحتی رهگیری نمایند و از موقعیت نامه آگاه شوند.

معایب:

اما زمانیکه یکی از شرکت‌های زیرمجموعه یا شرکت مادر بخواهد به شرکتی دیگر از خود هلدینگ نامه‌ای از طریق ECE ارسال کند، با مشکلات زیر روبرو خواهد شد:

1. عدم پیگیری اقدامات صورت گرفته در مراحل بعدی آن نامه
2. عدم قابلیت مشاهده وضعیت نامه ارسال شده
3. شرکت زیرمجموعه میتواند هر گزارشی که مدنظر خود باشد را در قالب یک نامه به صورت ECE به سازمان مادر و یا شرکت درخواست‌کننده ارسال کند!
4. بسیاری از روندها و ارجاعات نامه قابل پیگیری نمی‌باشد

۲- نصب اتوماسیون اداری واحد در سرورهای مجزا و ارتباط با سازمانهای زیرمجموعه از طریق پروتکل ECE یا PTP

راه دوم اینکه سازمان مادر و شرکت‌های زیرمجموعه همگی از یک برند اتوماسیون اداری استفاده نمایند. ولی ساختار اتوماسیون استفاده شده به نحوی باشد که می‌بایست برای هر شرکت از هلدینگ یک نسخه جداگانه از نرم‌افزار بر روی سروری مجزا به همان شرکت نصب گردیده و سازمان‌ها هر کدام نیز به صورت جداگانه در نرم‌افزار تعریف گردند و ارتباط شرکت‌ها با یکدیگر از طریق پروتکل ECE یا PTP باشد.

مزایا:

در این حالت مانند روش اول سازمان مادر و شرکت‌های زیرمجموعه هرکدام نامه‌های درون سازمانی خود را می‌توانند به راحتی ایجاد، ارسال و پیگیری کرده و از موقعیت نامه در هر لحظه آگاه شوند.

همچنین بدلیل اینکه از یک برند مشخص اتوماسیون اداری استفاده میکنند، میتوانند از طریق PTP نیز به ارسال نامه در بین سازمانها بپردازند.

معایب:

بدلیل اینکه همچنان راه ارتباطی بین سازمانها از طریق پروتکل ECE یا PTP میباشد؛ مانند حالت اول سابقه نامه با ارسال به سازمانی دیگر از بین رفته و قابل ردیابی نخواهد بود.

قابلیت PTP چیست و چه تفاوتی با ECE دارد؟

در واقع PTP قابلیتی است که اگر دو سازمان متفاوت از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری یکسانی استفاده نمایند می‌توانند با استفاده از این قابلیت نامه‌های بین سازمانی خود را به یکدیگر ارسال نمایند.

۳- نصب اتوماسیون اداری واحد در سرورهای متمرکز و ارتباط از طریق بستر نرم‌افزار

راه سوم اینکه سازمان مادر و شرکت‌های زیرمجموعه همگی از یک اتوماسیون واحد استفاده نمایند؛ ولی ساختار اتوماسیون استفاده شده به نحوی باشد که بتوان برای کل مجموعه هلدینگ نرم‌افزار اتوماسیون واحدی بر روی یک یا چند سرور متمرکز نصب کرد و در آن اتوماسیون بتوان سازمان مادر و شرکت‌های زیرمجموعه را یکجا تعریف نمود.

به این ترتیب هر شرکت به صورت مستقل ساختار سازمانی جداگانه خود را داشته؛ اما در عین حال تحت رهبری سازمان مادر میباشد.

در این حالت حتماً سیستم اتوماسیون اداری باید به نحوی طراحی شده باشد که بتوان برای هر سازمان زیرمجموعه، یک راهبر (Admin) مستقل تعریف کرد و برای سازمان مادر نیز یک فراراهبر (Super Admin) تعریف کرد.

مزایا:

• هر شرکت و سازمان زیرمجموعه میتواند بر داده‌ها و اطلاعات خود حاکمیت داشته باشد بطوریکه نامه‌ها و اطلاعات خود را به نحوی مدیریت نمایند که سایر سازمان‌های هلدینگ به آن دسترسی نداشته باشند
• نامه‌های بین سازمانی قابلیت رهگیری و مشاهده ارجاعات و سوابق را دارا میباشند

در فیلم زیر با نحوه ارتباط بین سازمانهای زیرمجموعه هلدینگ از طریق نصب متمرکز و قابلیت چندسازمانی آشنا میشوید.

اما آیا در انتهای این مقاله می‌توان این‌گونه نتیجه گرفت که وجود ECE در یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری ضروری نیست؟

خیر، قطعاً پاسخ این سوال منفی است و یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب حتماً باید از پروتکل ECE پشتیبانی کند. چراکه سازمان‌های بسیاری در سطح کشور وجود دارند که از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مختلفی استفاده می‌کنند و یکی از راه‌های مرسوم برقراری ارتباط با این سازمان‌ها و ارسال نامه‌ها و مکاتبات اداری برای آن‌ها همین پروتکل ECE است. پس عدم پشتیبانی از پروتکل ECE در یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری نشانه ضعف آن است.

بنابراین وجود آن در یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تا زمانی که جایگزین بهتری برای آن ارائه نشده است ضروری است.

پس دلایل ذکر شده برای ناکارآمدی پروتکل ECE در این مقاله برای کدام سازمان‌ها است؟

موارد ذکر شده در این مقاله بیشتر برای بیان ناکارآمدی ECE در سازمان‌های هلدینگ و دارای زیرمجموعه است که برای اینگونه سازمان‌ها راه‌حل بهتر، امن‌تر و سریع‌تر وجود دارد.

سازمانهای هلدینگ بایستی از اتوماسیون‌هایی استفاده نمایند که قابلیت پشتیبانی چندسازمانه به صورت متمرکز را داشته و با استفاده از مفاهیم Admin، Super Admin ؛ اصول امنیتی و محرمانگی در کنار پیگیری کامل موارد لازم رعایت شده باشد.

کلام آخر:

در این مقاله به بررسی جایگزین پروتکل ECE برای سازمانهای هلدینگ و دارای زیرمجموعه پرداخته‌ایم. اینگونه سازمان‌ها مانند بانکها، شهرداری‌ها، وزارت‌خانه‌ها و… بهتر است جهت انجام مکاتبات بین سازمانی و بین شعب خود از نصب متمرکز اتوماسیون اداری بهره گیرند. زیرا در این حالت با ایجاد یک یا چند سرور مرکزی در سازمان مادر، امکان حفظ سوابق نامه، رهگیری و پیگیری نامه، مشاهده ارجاعات داخل سازمانی و… امکانپذیر می‌باشد.