زیرسیستم

پروتکل ارتباطی ECE

پروتکل ECE  یا تبادل الکترونیکی مکاتبات به سازمان‌های مجهز به سیستم اتوماسیون اداری کمک می‌کند تا بتوانند مکاتبات برون سازمانی خود را به صورت الکترونیکی در بستر نرم افزار اتوماسیون اداری، انجام دهند. روش کار به این صورت است شرکت های فرستنده و گیرنده دو آدرس ایمیل برای ارسال و دریافت نامه ها با ساختار ECE  تعریف و در اختیار یکدیگر قرار می‌دهند و برای حفظ امنیت داده‌های نامه‌ها، یک فایل با قالب استاندارد XML مبادله می‌کنند.

آشنایی با مفهوم پروتکل ECE در اتوماسیون اداری فراگستر در یک نگاه
شمائی از مکاتبه میان اتوماسیون فراگستر با یک اتوماسیون دیگر با پروتکل ECE

قابلیت‌های زیرسیستم پروتکل ECE فراگستر

  • امکان تعریف آدرس های ایمیل جهت استفاده از پروتکل ارتباطی ECE و تعیین دسترسی به کاربر
  • امکان ارسال نامه ها بر اساس پروتکل ارتباطی ECE
  • امکان انتخاب بدنه و پیوست نامه در زمان ارسال از طریق ECE
  • امکان انتخاب آدرس ایمیل گیرندگان نامه در زمان ارسال نامه از طریق ECE
  • امکان درج آدرس ایمیل متفرقه در زمان ارسال نامه از طریق ECE
  • امکان انتخاب آدرس ایمیل گیرندگان رونوشت نامه اداری در زمان ارسال نامه از طریق ECE
  • امکان تنظیم جهت تبدیل بدنه و پیوست نامه به فرمت tiff در زمان ارسال
  • امکان مرتب‌سازی ECE دریافتی بر اساس وضعیت، فرستنده، تاریخ دریافت
  • امکان حذف ECE های دریافت شده و انتقال آن به فهرست ECE های حذف شده و بازیابی آنها
  • امکان ثبت ECE های دریافت شده در قالب نامه وارده
  • امکان ارسال رسید ثبت ECE به سازمان فرستنده
  • امکان دریافت رسید ثبتECE و ثبت آن بر روی نامه ارسال شده
  • امکان انتخاب دبیرخانه، پرونده و محرمانگی در زمان ثبت نامه
  • امکان دریافت خروجی اکسل ECE ارسالی و دریافتی
  • امکان دریافت خروجی فایل تولیدشده ECE ارسالی

دموی پروتکل ارتباطی ECE

پروتکل ECE همراه نرم افزار اتوماسیون اداری ارائه می‌شود و بعد از تکمیل این فرم برای هماهنگی دموی کامل اتوماسیون اداری با شما تماس می‌گیریم.

و یا عدد ۱ را به شماره ۳۰۰۰۵۷۳۴۲۲۳۳۴۴ پیامک کنید.

درباره‌ی پروتکل ارتباطی ECE فراگستر بیشتر بدانید

پروتکل ECEچیست؟

پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات یا  ECE که مخفف Electronic Correspondence Exchange Protocol است، ابزاری برای برقراری ارتباط میان سیستم‌های اتوماسیون اداری مختلف است. در واقع، هر کدام از برندهای نرم افزار اتوماسیون اداری از قالب خاص خود برای ارسال نامه‎‌ها و اطلاعات استفاده می‌کنند و این موضوع برقراری ارتباط میان آنها را ناممکن می‌کند. پروتکل ECE با استفاده از یک قالب استاندارد مانند XML، ایجاد ارتباط میان سازمان‌هایی که از سیستم‌های اتوماسیون اداری متفاوتی استفاده می‌کنند را ممکن می‌کند.

البته برای استفاده از پروتکل ECE، هر ۲ نرم‌افزار اتوماسیون اداری یا نرم‌افزار دبیرخانه که به مکاتبه می‌پردازند باید از برندهایی باشند از این پروتکل پشتیبانی کنند.

تاریخچه پروتکل ECE در نرم‌افزار اتوماسیون اداری

پس از توسعه به کارگیری نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در ایران، عدم امکان مکاتبه دیجیتالی میان نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری با برندهای مختلف به عنوان یک مشکل آشکار شد. برای حل این مشکل، شرکت‌های مطرح تولید کننده نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در ایران با همفکری و مشارکت با یکدیگر، پروتکلECE  را در سال ۱۳۸۴ به عنوان راهکاری برای حل این مشکل ارائه کردند.

بنابراین پروتکل ECE یک پروتکل ملی است که یک ساختار مشخص و یکسان از نوع فایل XML را تعیین کرده است که توسط نرم‌افزارهای مختلف قابل خواندن باشد و تبادل نامه میان برندهای مختلف نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری را ممکن کند. به لطف این پروتکل سازمان‌های ایرانی می‌توانند مکاتبات برون‌سازمانی خود را نیز به صورت الکترونیکی و با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری انجام دهند.

پروتکل ECE و نرم‌افزار اتوماسیون اداری

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری اصلی‌ترین ابزار برای دیجیتالی و مکانیزه کردن مکاتبات اداری سازمان‌ها هستند. فراگیر شدن استفاده و پیاده‌سازی این سیستم‌ها در سازمان‌های مختلف نیز با توجه به برندهای مختلف مورد استفاده آنها باعث شده است تا قابلیت مکاتبه میان این سیستم‌ها برای بهره‌وری حداکثری آنها به یک ضرورت تبدیل شود. به همین دلیل است که پروتکل ECE به عنوان راهکاری برای حل این مشکل، اساساً بخشی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و نرم‌افزارهای دبیرخانه محسوب می‌شوند.

پشتیبانی از پروتکل ECE برای هر نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب ضروری است، زیرا بسیاری از سازمان‌های ایرانی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مختلفی استفاده می‌کنند و برقراری ارتباط و مکاتبه میان آنها بدون پروتکلECE  غیرممکن می‌شود.

ece های دریافتی

مزایای پروتکل ECE کدام است؟

برخی از مزایای پروتکلECE  عبارتند از:

  • مستقل بودن از معماری و فناوری‌های مورد استفاده در نرم افزارهای اتوماسیون اداری مختلف
  • ایجاد امکان مکاتبات میان سازمانی به صورت الکترونیکی
  • تسریع و تسهیل ارسال نامه‌ها و اسناد بین سازمان‌های مختلف
  • قابلیت بکارگیری در سامانه‌های اتوماسیون اداری با معماری‌ها و فناوری‌های متفاوت
  • افزایش سرعت کار و راندمان کاری
  • کاهش مصرف کاغذ و کاهش هزینه‌های سازمان
  • کمک به حفظ محیط زیست و درختان
  • حذف نیاز به مکاتبه با کاغذ و از طریق پست
  • برطرف شدن مشکلات و اختلالات ناشی از استفاده از پست کاغذی مانند مفقود شدن نامه‌ها، دیر رسیدن آنها و …

پروتکل ECE در نرم‌افزار دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر چگونه کار می‌کند؟

با توجه به اینکه ارسال، دریافت و ثبت نامه‌های وارده و صادره با استفاده از نرم‌افزارهای دبیرخانه انجام می‌شود، پروتکل ECE در این بخش از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری فراگستر مورد استفاده قرار می‌گیرد. نحوه عملکرد این پروتکل نیز به این صورت است که در صورتی که لایسنس ECE را تهیه کرده و تنظیمات آن برای شما فعال شده باشد، پس از طی مراحل همیشگی ثبت و شماره کردن نامه‌ها در نرم‌افزار دبیرخانه فراگستر، می‌توانید آنها را از طریق ECE برای گیرندگان ارسال کنید. برای این منظور نامه‌ها و اطلاعات آنها در یک قالب یکسان با فرمت XML کدگذاری شده و به صورت الکترونیکی و از طریق ایمیل به سرور سامانه اتوماسیون اداری مقصد ارسال می‌شوند.

بنابراین استفاده از ECE نیازمند این است که نرم‌افزارهای فرستنده و گیرنده، هر کدام یک آدرس ایمیل برای ارسال و دریافت ECE تعریف کرده و در اختیار یکدیگر بگذارند. این ایمیل از سوی نرم‌افزار دبیرخانه گیرنده شناسایی شده و فایل XML نامه به صورت خودکار کدگشایی می‌شود تا توسط نرم‌افزار گیرنده قابل خواندن باشد. سپس به عنوان یک نامه وارده ثبت شده و در سازمان به گردش درمی‌آید. شما حتی می‌توانید رسید دریافت نامه را نیز از نرم‌افزار گیرنده دریافت کنید. در این روش نامه‌ها همراه با تمامی متعلقات آنها از جمله متن، تصویر، پیوست‌ها، نامه‌های مرتبط و … قابل ارسال خواهند بود.

زمانبندی ارسال نامه از طریق ECE

پروتکل ECE چه اطلاعاتی را در نرم‌افزار اتوماسیون اداری جابجا می‌کند؟

در پروتکل ECE نامه‌ها همراه با تمامی اطلاعات و متعلقات آنها ارسال می‌شوند. برخی از این اطلاعات عبارتند از:

  • موضوع نامه
  • مشخصات فرستنده (شخص یا واحدی که امضای نهایی نامه را انجام داده است)
  • مشخصات گیرندگان نامه (افراد، واحد یا سازمانی که باید نامه را دریافت کند)
  • مشخصات گیرندگان رونوشت نامه (سایر افرادی که باید یک نسخه رونوشت از نامه دریافت کنند)
  • شماره نامه (که توسط نرم افزار دبیرخانه فرستنده ایجاد و با آن ثبت شده است)
  • تاریخ نامه (که همان تاریخ ثبت نامه در دبیرخانه فرستنده است)
  • اطلاعات فرعی مرتبط با نامه شامل اولویت نامه، سطح محرمانگی، عطف، پیوست‌ها، تصاویر و …

قابلیت PTP چیست و چه تفاوتی با ECE دارد؟

قابلیت PTP ابزاری است که برای ارسال الکترونیکی نامه و مکاتبه بین ۲ سازمانی که از یک برند مشترک برای نرم‌افزار اتوماسیون اداری خود استفاده می‌کنند به کار می‌رود. از همین تعریف، تفاوت PTP با ECE مشخص می‌شود. برخلاف PTP، پروتکل ECE مختص برقراری ارتباط میان سازمان‌هایی است که از نرم افزارهای متفاوتی به عنوان اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند.

آیا برای شرکت‌های هلدینگ، گزینه‌ی جایگزین بهتری برای پروتکل ECE وجود دارد؟

جایگزین بهتر برای ECE در سازمان‌های هلدینگی، استفاده از راهکارهایی مانند زیرسیستم چند سازمانی فراگستر است. در واقع کمبود ECE برای سازمان‌های هلدینگی این است که ارجاعاتی که بر روی یک نامه ایجاد می‌گردد در ECE منعکس نمی‌شود. در حالی که با استفاده از زیرسیستم چند سازمانی فراگستر شما می‌توانید گردش نامه‌ها و ارجاعات آنها را در زیرمجموعه‌های یک هلدینگ پیگیری کنید. چنین راهکاری امنیت و سرعت مکاتبات میان سازمان‌های یک هلدینگ را نیز افزایش می‌دهد و به آنها امکان می‌دهد تا قوانین کسب و کار مربوط به گردش مکاتبات مانند اعمال محدودیت در دسترسی، استفاده از قالب‌های متنوع، ارجاعات خاص و … را در مکاتبات میان واحدهای زیرمجموعه یک هلدینگ نیز اجرا کنند.

3.7/5 - (3 امتیاز)
۴۲۶۲۳ (۰۲۱)