مکاتبات اداری حتی زمانی که گردش آنها خودکارسازی میشود، معمولاً مسیری طولانی را طی میکنند. گاهی کارکنان سازمان نیاز پیدا میکنند تا بتوانند سوابق آنها را مشاهده کنند تا مثلا ببینند که چه ارجاعات و اقداماتی روی آنها انجام شده است. اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت مشاهده سوابق نامه را برای کاربران خود فراهم میکنند. در ادامه انواع سوابق نامه که در اتوماسیون اداری فراگستر آورده شده و نحوه مشاهده آنها را برای شما تشریح میکنیم.
پاراف کردن نامه، پاراف نامه یا پیشامضاء اصطلاحی است که در ادارات و سازمانهای ایرانی به متنی گفته میشود که ذیل یک نامه دریافتی نوشته میشود تا درخواست یا دستوری خاص را به اطلاع گیرنده بعدی ابلاغ کند و همان متن ارجاع است. پاراف میتواند توسط مقام مافوق یا هر فرد مسئول دیگری در سازمان نوشته شود و متن پاراف با توجه به جایگاه نویسنده و مسئولیت وی تعیین میشود. به عنوان مثال، اگر یک مشتری برای تعویض یک کالا در زمان گارانتی به واحد پشتیبانی نامه بنویسد، مدیر واحد پشتیبانی میتواند در پاسخ به این درخواست روی همان نامه، متن موافقت خود را پاراف و آن را امضاء کند.
گاهی ممکن هست بخواهید نامه یا ارجاعی را به صورت مخفیانه و به دور از دید دیگران برای مخاطبان خود ارسال کنید. در این حالت سامانه ای که از آن استفاده میکنید باید از مکاتبات دارای طبقه بندی (در سطوح عادی، محرمانه، سری و …) پشتیبانی کند. سامانه اتوماسیون مکاتبات فراگستر با پشتیبانی از طبقهبندی اسناد محرمانه، قابلیت ارجاع محرمانه را برای شما بوجود میآورد. در این مقاله در مورد نحوه استفاده از قابلیت ارجاع محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر و نکات مربوط به آن صحبت میکنیم.
حتما تا به حال اصطلاح سیستم سازی را شنیدهاید. سیستم سازی کسب و کار روشی است که باعث سادهتر شدن فعالیتها و افزایش بهرهوری میشود و اولین قدم برای اتوماسیون یک کسب و کار است. در واقع، هر سازمانی طی فرآیند رشد خود مناسبترین روش را برای انجام دادن کارها پیدا کرده و آنها را به صورت سیستماتیک انجام میدهد. اما روند طبیعی سیستم سازی زمانبر است و پاسخگوی رشد سریع سازمانها نخواهد بود. بنابراین هر سازمان باید بتواند فرآیندهای خود را فوراً سازماندهی و سیستماتیک کند. در این مقاله در مورد تعریف سیستم سازی، مراحل آن و ارتباطش با اتوماسیون صحبت میکنیم.
گاهی وقت ها کاربران نیاز دارند تا بر اساس تعریف یکسری قوانین بخصوص، به محض دریافت نامهای، آن نامه بصورت خودکار در پروندهای که مشخص میکنند، بایگانی شخصی یا سازمانی شود. اتوماسیون فراگستر این امکان را برای کاربران فراهم میکند.
گزارشهای تجاری از ابزارهای اصلی برای تصمیمگیری در کسب و کارها هستند و شرکتهای مختلف انواع گزارشها را تهیه کرده و از آنها استفاده میکنند. با این حال افزایش تنوع این گزارشها و رقابت بیشتر میان کسب و کارها باعث شده تا تهیه سریعتر و دقیقتر این گزارشها اهمیت زیادی پیدا کند. برای حل این مشکل میتوان از ابزارهایی مانند گزارش ساز اتوماسیون اداری فراگستر استفاده کرد. اما پیش از هر چیز باید با انواع گزارشهای سازمانی آشنا باشید. در این نوشته به معرفی انواع رایج گزارشهای سازمانی و آوردن چند نمونه از آنها خواهیم پرداخت.
نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPMS ابزاری برای مدلسازی و خودکارسازی فرآیندهای تجاریست که به سازمانها امکان میدهد تا اثربخشی فرآیندهای خود را تجزیه و تحلیل کرده و در صورت ضرورت آنها را اصلاح کنند. اصلیترین روش برای تحلیل فرآیندها هنگام کار با BPMS نیز استفاده از انواع مختلف گزارشهای مربوط به آن است. اما چه گزارشهایی را میتوان با BPMS از فرآیندهای خودکارسازی شده گرفت؟ در این مقاله در مورد انواع این گزارشها و نحوه تهیه آنها در اتوماسیون اداری فراگستر صحبت میکنیم.
اتوماسیون اداری فراگستر، امکانات گستردهای را برای مدیریت مکاتبات اداری در اختیار کاربران قرار میدهد. یکی از امکاناتی که گاهی برای مدیریت نامهها به آنها احتیاج پیدا میکنیم، تبدیل وضعیت یک نامه به خوانده شده یا به خوانده نشده است. این قابلیت در کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر تعبیه شده است.
اتوماسیون فراگستر
پروژههای موفق اتوماسیون فراگستر
شرکت فراگستر
تماس با فراگستر
تهران، خیابان مطهری،خیابان کوه نور، خیابان سمنانی (هفتم) – پلاک 11
تلفن: 42623-021
فکس: 88172998-021
info@faragostar.net
کدپستی: 1587695611
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 2600 سازمان با گستردگی 600 هزار کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.