اتوماسیون اداری فراگستر، امکانات گستردهای را برای مدیریت مکاتبات اداری در اختیار کاربران قرار میدهد. یکی از امکاناتی که گاهی برای مدیریت نامهها به آنها احتیاج پیدا میکنیم، تبدیل وضعیت یک نامه به خوانده شده یا به خوانده نشده است. این قابلیت در کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر تعبیه شده است.
ذخیرهسازی و طبقهبندی اسناد برای هر سازمانی ضروری است. اما بایگانی دستی انبوه عظیم اسنادی که روزانه در سازمانها رد و بدل میشوند، سرعت و زمان زیادی را از شما خواهد گرفت. برای حل این مشکل کافیست تا از نرم افزارهای سازمانی برای الکترونیکی کردن بایگانی خود استفاده کنید. به این ترتیب میتوانید ضمن مدیریت اسناد از مزایای دیجیتالی کردن آنها نیز بهره ببرید. در این مقاله به تعریف بایگانی الکترونیکی، مزایای آن و نحوه بایگانی دیجیتالی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر خواهیم پرداخت.
گاهی وقتها کاربران اتوماسیون نیاز دارند تا بتوانند نامهای را که در مورد موضوعی خاص (یا با هر شرط دیگری) دریافت میکنند، به محض دریافت، بطور خودکار همراه با شرح اقدام و سایر تنظیمات لازم به کاربر یا کاربران دیگری ارجاع دهند. اتوماسیون اداری فراگستر با قابلیت تنظیم قوانین کارتابل، این امکان را برای آنها فراهم میکند.
در هر سازمانی، کارکنان به دلایل متفاوت و در زمانهای مختلف به مرخصی نیاز پیدا میکنند. به همین دلیل ثبت درخواست مرخصی توسط آنها، از فعالیتهای اداری رایج است. در گذشته، این درخواستها به صورت کاغذی و با مراجعه حضوری کارکنان به مدیران و پیگیری از آنها انجام میشد که زمان زیادی میبرد. اما امروزه با دیجیتالی شدن کارها شما میتوانید تمامی این مراحل را به صورت کامپیوتری و با استفاده از سیستمهای اتوماسیون انجام دهید. استفاده از سیستمهایی مانند اتوماسیون اداری فراگستر، باعث کاهش کاغذبازی و مراجعات حضوری برای این درخواستها میشود و با خودکارسازی گردشکارها، به آنها سرعت میبخشد. در این مقاله، روشهای ثبت مرخصی در اتوماسیون فراگستر را برای شما معرفی میکنیم.
گاهی وقت ها کاربران نیاز دارند تا از دریافت یک نامه خاص از یک شخص بخصوص (یا هر شرط دیگری که خودشان تعیین خواهند کرد) حتی اگر در سامانه اتوماسیون کسب و کار وارد هم نشده باشند، باخبر شوند. اتوماسیون اداری فراگستر با قابلیت تنظیم قوانین کارتابل، این امکان را برای شما فراهم میکند.
آیا میدانستید که به محض تعریف یک رویداد جدید در تقویم سازمانی سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر، آن رویداد به صورت یک اطلاعیه در کارتابل فرد یا افرد مرتبط با رویداد (مدعوین) ارسال خواهد شد؟
یکی از ویژگیهای هر نرم افزار سازمانی موفق این است که امکانات متعدد و جامعی را بهصورت یکجا اختیار سازمان ها قرار میدهد. بهعنوان مثال در نرمافزار Google Workspace شما میتوانید به امکانات جانبی متعددی از قبیل برقراری تماس، پوشههای ارسالی و دریافتی، مستندات، جلسات آنلاین و … در یک محیط کارتابل اصلی دسترسی داشته باشید. چنین حالتی باعث میشود که کاربران برای استفاده از قابلیتها و امکانات مختلف گوگل، مجبور نباشند که از محیط اصلی یا همان کارتابل Gmail خارج شوند. اتوماسیون اداری فراگستر نیز به طور مداوم در حال اضافهکردن امکانات متعدد و ایجاد دسترسی به آنها در کارتابل سامانه است. یکی از این موارد، ایجاد دسترسی به امکانات مربوط به زیرسیستم مدیریت مستندات در کارتابل اتوماسیون فراگستر است که به سازمانها اجازه میدهد با سرعت و بهراحتی اسناد سازمانی خود را بایگانی کنند. در ادامه در مورد روشهای بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر صحبت میکنیم.
طبقهبندی مکاتبات و اسناد محرمانه برای هر سازمانی ضروری است. در حالی که در مکاتبات کاغذی به راحتی میتوان میزان محرمانگی نامه ها را با مهر و موم خاص آن مشخص و اعلام کرد، حجم زیادی از مکاتبات سازمانهای امروزی به صورت دیجیتال و از طریق کامپیوتر انجام میشود. این مساله امکان طبقهبندی مکاتبات و اسناد دیجیتال را به یک ضرورت مهم تبدیل میکند. با اتوماسیون فراگستر شما میتوانید اسناد و مکاتبات دیجیتالی سازمان خود را نیز طبقه بندی کنید. برای آشنایی با تعریف سند محرمانه و نحوه طبقهبندی اسناد محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
اتوماسیون فراگستر
پروژههای موفق اتوماسیون فراگستر
شرکت فراگستر
تماس با فراگستر
تهران، خیابان مطهری،خیابان کوه نور، خیابان سمنانی (هفتم) – پلاک 11
تلفن: 42623-021
فکس: 88172998-021
info@faragostar.net
کدپستی: 1587695611
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 2600 سازمان با گستردگی 600 هزار کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.