BPMS مقابل ERP یا کنار آن؟؟-۱

زمان تقریبی مطالعه: ۳ دقیقه

این سئوالیست که ذهن بسیاری ازسازمانها وشرکتهای کشور مارا مشغول خود کرده است. اگر شرکت ما درحال تهیه BPMS است، ایادیگر نیازی بهERP وجود ندارد؟ یابرعکس، شرکت ما درشرف تهیه ERP است، آیا دیگر نیازی بهBPMS وجود ندارد؟

به منظور پاسخ به این سئوال مهم، بایستی چندین بُعد رامدنظر قرار داد.

اولین نکته این است که اساساً ERP سیستم بسیار خوبی محسوب میشود ودربسیاری ازشرکتهای خارجی، موفقیتهای چشمگیری رابرای آنها ایجاد کرده است؛ لیکن توفیق چندانی درکشور ما کسب نکرده است.

برای تحلیل نکته فوق ناگزیریم برخی ازمهمترین ارزش افزوده های ERP رامرور نماییم.

• استانداردسازی: فرایندهای سازمانی براساس بهترین تجربیاتی که شرکتهای عرضه‌کننده نرم‌افزار ازسازمانهای مختلف بدست آورده‌اند درسیستم ERP، استاندارد میشوند.
• ایجاد یکپارچگی سازمانی: هدف عمده ERP،یکپارچه سازی تمامی بخشها وجریانهای اطلاعاتی یک شرکت به شکل یک سیستم کامپیوتری واحدکه قادربه برطرف کردن تمامی نیازهای سازمان است، میباشد.
•  مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی: تبدیل فرایندهای سازمانی ازحالت ضمنی بحالت صریح بعلت مهندسی مجددی که درفرایندهای سازمان صورت میپذیرد. این سیستم میتواند داده‌های بهتری رادرباره فرایندهای کسب وکار و عملکرد کلی سازمان به مدیریت عرضه کند. مثلاً به مدیریت کمک کندکه کدام محصول بیشترین سودآوری رادارد.
•  امکان ویاتسهیل توسعه سیستمها وفناوریهای جدید؛ مانند سیستمهای بهنگام (JIT ) و….
•  تغییر تمرکزازبرنامه ‌نویسی کامپیوتری درسازمان به بهبود فرآیندها
•  فراهم شدن زیرساخت لازم بمنظور پرداختن به مدیریت زنجیره تأمین ومدیریت ارتباط با مشتری(CRM). دو مبحثی که در حال حاضر تبدیل به دوجزء جدایی ناپذیر ERP شده‌اند
•  توسعه زیرساخت لازم بمنظور وارد شدن به تجارت الکترونیک (E- Business)
•  حذف فعالیتهای تکراری
•  ثبت داده های عملیاتی درحین انجام کار
•  حفظ امنیت نگهداری داده ها بصورت متمرکز وبرنامه ریزی شده
•  دسترسی سریع ولحظه ای به داده ها
•  کاهش شدید مصرف کاغذ
•  بهبود تصمیم گیری بدلیل دسترسی به داده های بروز ومناسب

جالب است! برخی ازمهمترین دلایل عدم موفقیت ERP درکشور ما، برخی ازهمین نقاط قوت هستند.

طی چند مقاله به تبیین این موضوع پرداخته خواهد شد.

اولین نقطه قوت ERPکه عامل اول برای شکست این پروژه ها درکشور مانیز میباشد، استانداردسازی است. یعنیERPها فرایندهای سازمانی رابراساس بهترین تجربیاتی که ازسازمانهای مختلف بدست آورده‌اند، ارائه مینمایند !!!

یعنی در داخل ERP یکسری Best Practice وجود داردکه امتیاز بالایی ازلحاظ بلوغ فرایندی دارا میباشند. اگر سازمانی اقدام به پیاده سازی ERP نمایدبه مطلوبیت ونتایج فوق العاده‌ای دست پیدا خواهد نمود.

اما اگر بصورت کلی وسرانگشتی بخواهیم به بلوغ فرایندهای سازمانهای کشورمان امتیاز بدهیم، امتیاز کسب شده توسط آنها به زحمت از۳۰ تجاوز خواهد کرد. رسیدن به امتیازات بالای ۵۰ نیازمند سالها کار کارشناسی وفنی برروی فرایندهای سازمان است که معمولاً دربسیاری ازسازمانهای کشور ماکه اسب خودرا جهت حرکت به سمت ERP زین کرده اند، این اقدامات وپروژه ها انجام نشده است.

حال چنانچه سازمانی امتیاز بلوغ درحد ذکر شده را داشته باشد وبخواهد سیستم ERP راکه امتیاز بالای ۹۰ ازنظر بلوغ فرایندی دارد پیاده سازی نماید، سازمان دچار تغییرات اساسی وبنیادین (بعنوان مثال ۶۰ درصدی) خواهد شد. با این تغییرات _ که بهتراست عنوان شخم زدن برای سازمان رابکار ببریم_ نه فقط سازمانهای ما، بلکه بهترین وپیشرفته‌ترین سازمانهای دنیا نیز باشکست مواجه خواهند شد. منطقیست چنانچه سازمانی تمایل به حرکت بسمت امتیازات، بلوغ فرایندی و تعالی بالا باشد، نمیتواند بایک سیستم ERP این فاصله زیادرا پوشش دهد.

بنابراین میتوان گفت ERP برای سازمانهایی مناسب است که توان هضم آنرا بمعنای واقعی دارند. یعنی بعنوان مثال با دراختیار داشتن امتیاز بالای ۶۰ یا ۷۰، تمایل به حرکت وپیشرفت بیشتری درآنها احساس میشود.

حال این سوال مطرح میشودکه آیا سازمانهای کشورما بهیچ وجه نباید سمت این ابزار خوب حرکت کنند؟

پاسخ سئوال فوق مثبت است. پیشتر اشاره شدکه ERP گزینه بسیار مناسب ومطلوبی برای سازمانهاست اما فاصله بین وضعیت موجود باوضعیت حداقلی راچطور بایستی پرکرد؟ پاسخ سئوال فوق، BPMS است. یعنی سازمانها بایستی فرایندهای خودرا ازطریق BPMS اجرا ومرحله به مرحله وبراساس الگوی بهبود مستمر ارتقا داده تابه بلوغ حداقلی برای ERP برسند.

در نتیجه نقش اول BPMS درمواجهه باERP تضاد باآن نیست بلکه پلی است بین وضعیت نه چندان بالغ موجود سازمانها باوضعیت مطلوب حداقلی.

تاکید این نکته ضروریست که طراحی وراه‌اندازی نرم‌افزار‌های ERP نیازمند سرمایه‌گذاری درحد کلان است وشرکتهای حوزه فناوری اطلاعات داخل کشورمان، متاسفانه توان ساخت ERP را ندارد.

آنچه امروزه بنام ERP توسط شرکتهای داخل کشورما عرضه میشود واقعا ERP نیستند وماهیت MIS دارند. بزرگترین خاصیت ERP برنامه‌ریزی منابع درسطح سازمانیست که درمحصولات ایرانی هنوز دیده نشده است. البته شاید اختراع مجدد چرخ امری بیهوده باشد.