نرم افزار BPMS به‌عنوان یک ابزار یا راهکار به معنای واقعی برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار سازمانیست. این راهکار حاکمیتی را در سازمان برای افزایش چابکی و کارایی، فراهم میاورد و به سازمان اجازه میدهد بتواند عملیات سازمان را با اهداف راهبردی، هم‌راستا نماید.

در این راستا ضروریست این ابزار قابلیت یکپارچگی و پیوند زدن اشخاص، سیستمهای اطلاعاتی، وظایف، کسب‌وکارها، مشتریان و شرکا با یکدیگر را به‌راحتی دارا بوده بطوریکه بتواند تمام فرایندهای خرد و کلان سازمان را به‌صورت هوشمند و خودکار درآورده و مانع از بروز دوباره‌کاری‌ها و تأخیرها در فعالیت‌های سازمان شود.

لذا اینجاست که اهمیت انتخاب یک نرم‌افزار BPMS مناسب برای یک سازمان از توجه بالایی برخوردار میشود و چه‌بسا هستند سازمانهایی که در هنگام خرید و انتخاب اینگونه نرم‌افزارها دچار تردید و سردرگمیهایی میشوند و نیازمند یک راهنمایی از طرف یک مشاور را احساس میکنند.

در این بخش ما به شما کمک خواهیم کرد تا بدون مشاور و فقط با بررسی چند شاخص اصلی ارزیابی اصلی به‌تنهایی بتوانید نرم‌افزارهای BPMS مطرح موجود در کشور را هم ازلحاظ فنی و هم ازلحاظ اجرایی بررسی نموده و درنهایت با جمع‌بندی نهایی بتوانید یک BPMS مناسب و برتر را برای سازمان خود انتخاب نمایید.

خوب است بدانید که برای خرید یک BPMS مناسب، حدود ۷۰۰ معیار فنی! وجود دارد که ازآنجاکه میدانیم تمام این موارد از حوصله خواننده خارج است، لذا با انجام بررسی‌های متعدد، ما این موارد را به حدود ۱۰۰ معیار اصلی کاهش دادیم که به‌طورقطع می‌توان گفت با همین معیارها میتوانید ارزیابی نسبتاً مناسبی روی سیستم‌های منتخب انجام دهید.

ذکر این نکته هم ضروریست که همه‌چیز در یک محصول خوب ازنظر فنی خلاصه نمیشود، چراکه هدف شما صرفاً خرید یک BPMS مناسب نیست بلکه هدف اصلی شما این است که بتوانید این سیستم را در حداقل زمان ممکن و با بالاترین کیفیت و سرعت آن را در سازمان خود اجرا و پیاده‌سازی نمایید. لذا لازم است در هنگام بررسی شاخصهای ارزیابی فنی (جدول شماره ۱)، حتماً و حتماً شاخصهای اجرایی BPMS (جدول شماره ۲) آن سازمان را هم در نظر گرفته و پس از بررسی این مورد نسبت به انتخاب BPMS موردنظر خود اقدام نمایید.