فرآیندهای تجاری به اصطلاحی رایج تبدیل شده است، اما هنوز برای بسیاری از افراد، مفهومی مبهم است. برای درک بهتر مفهوم فرآیندهای تجاری، در این مقاله کلیه اطلاعات لازم در مورد اینکه فرآیند چیست و چرا برای موفقیت کسب و کار شما ضروی است، ارائه می‌شود.

فرآیند چیست؟

از اصطلاح “فرآیند” می‌توان برای اشاره به طیف گسترده‌ای از وظایف سیستماتیک استفاده کرد. این فرآیندها، معمولا فعالیت‌های مکرر یا دوره‌ای هستند که جهت کسب نتیجه مطلوب با هم در تعامل هستند.

به طور کلی، یک فرآیند کسب و کار را می‌توان جریان به هم پیوسته‌ای از وظایف دانست که در نهایت منجر به ارائه خدمات یا محصول به کاربر نهایی می‌شود. بنابراین، فرآیندهای کسب و کار به سازمان‌ها جهت دستیابی به اهداف‌شان کمک خواهد نمود.

فرآیند نیز همانند گردش کار می‌تواند شامل یک نقطه آغاز و یک نقطه پایان باشد و یا به طور مداوم و بدون وقفه کاری را انجام دهند. همچنین، بسیاری از فرآیندها نیز از اتوماسیون سود می‌برند.

بیشتر فرآیندها به یکی از ۳ دسته زیر تقسیم می‌شوند:

• فرآیندهای عملیاتی که برای انجام یک کسب و کار ضروری هستند.
• فرآیندهای مدیریتی که نظارت بر فرآیندهای عملیاتی را ممکن می‌کنند.
• فرآیندهای حمایتی که پشتیبانی از فرآیندهای عملیاتی را انجام می‌دهند.

سازمان‌ها چگونه از فرآیندها استفاده می‌کنند؟

سازمان‌ها جهت برطرف کردن موانع بزرگی که در مقابل اهداف نهایی آنها قرار دارد، از فرآیندها استفاده می‌کنند. فرآیندهای مورد استفاده یک شرکت، می‌تواند به آنها کمک کند، فعالیت‌های ضروری را از غیر ضروری تشخیص دهند.

همچنین نحوه مدیریت فرآیندها بر شکل‌گیری فرهنگ یک سازمان و نحوه عملکرد آن موثر خواهد بود.

فرآیندها به تیم‌ها برای دستیابی به اهداف زیر کمک می‌کند:

• بازاریابی
• حسابرسی
• عملیات‌های اجرایی
• مدیریت کلان
• فناوری اطلاعات
• لجستیک و تدارکات

مفهوم فرآیند کسب و کار چیست؟

فرآیند کسب و کار را می‌توان مجموعه‌ای از مراحلی دانست که جهت رسیدن به یک هدف مشخص، توسط گروهی از ذی‌نفعان طی می‌شود. هر مرحله در یک فرآیند تجاری، نشانگر وظیفه‌ای است که به یکی از شرکت‌کنندگان سپرده می‌شود. مفهوم فرآیند کسب و کار برای درک چندین ایده مرتبط همچون مدیریت فرآیند کسب و کار، اتوماسیون فرآیندها و غیره اهمیت دارد.

چرا فرآیندهای کسب و کار اهمیت دارند؟

نیاز به فرآیندهای تجاری و مزایای آنها در سازمان‌های بزرگ موضوعی آشکار است. یک فرآیند را می‌توان از عوامل حیاتی هر کسب و کار دانست که کمک شایانی به ساده سازی فعالیت‌های فردی می‌کند و این اطمینان را می‌دهد که منابع سازمان به طور بهینه مورد استفاده قرار بگیرند.

مزایای داشتن فرآیندهای تجاری معین کدام است؟

برخی از این مزایا عبارتند از:

• تعیین اینکه که چه وظایفی برای اهداف تجاری اصلی شما مهم است
• افزایش بهره وری
• ساده‌سازی ارتباط میان افراد‌/‌فعالیت‌ها/ واحدها
• ضروری کردن تأییدیه‌هایی جهت اطمینان از پاسخگویی افراد و استفاده بهینه از منابع
• پیش‌گیری از ایجاد هرج و مرج و بی نظمی در روال فعالیت‌های روزمره سازمان
• استانداردسازی رویه‌هایی که جهت تکمیل فعالیت‌های واقعاً ضروری کسب و کارتان اهمیت دارند

نمونه فرآیندهای کسب و کار کدام است؟

برای مثال، روند استخدام در یک واحد منابع انسانی را در نظر می‌گیریم. این فرآیند از آگهی کردن یک فرصت شغلی تا پذیرش و جذب متقاضی، شامل چندین مرحله است. هر چند این مراحل می‌تواند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد، اما معمولاً یک گردش کار ساده برای فرآیند استخدام شامل مراحل زیر است:

• مدیر منابع انسانی فرصت شغلی را آگهی می‌کند
• متقاضیان درخواست خود را از طریق یک پورتال ثبت می‌کنند
• مدیر منابع انسانی درخواست‌ها را بررسی نموده و مناسب‌ترین افراد را غربال می‌کند
• برگزیدگان برای شرکت در مراحل بعدی استخدام، فراخوانده می‌شوند
• در مرحله بعد، فرد مناسب انتخاب می‌شود
• پس از آن نوبت به صحبت در مورد حقوق و قوانین شرکت می‌رسد
• بعد از آن پیشنهاد رسمی به داوطلب ارسال شده و وی آن را می‌پذیرد
• در نهایت روال پذیرش عضو جدید در سازمان شروع می‌شود

گردش کار به چه معناست؟

منظور از یک گردش کار به زبان ساده، مراحل مورد نیاز جهت دستیابی به یک هدف و انجام یک وظیفه می‌باشد. در واقع، گردش کار، جریان ساده‌ای از وظایف را جهت دستیابی به یک هدف خاص خودکارسازی می‌کند.

ممکن است اصطلاح گردش کار به موارد مختلفی از جمله: یک توالی از فعالیت‌ها، فعالیت یک فرد یا گروه یا فعالیت یک سازمان اشاره کند. گردش کار به اسناد، داده‌ها، فعالیت‌ها، اطلاعات و وظایف اجازه می‌دهد تا در یک سازمان و در ارتباط با یکدیگر جریان پیدا کنند.

معمولاً هنگام صحبت درباره گردش کار، به فرآیندی اشاره می‌شود که خصوصیات زیر را داشته باشد:

• قابل تکرار باشد
• شامل مجموعه‌ای از وظایف باشد
• در یک توالی مشخص تکمیل شود

برخی از گردش کارها شامل یک سری وظایف محدود هستند و از یک مرحله به مرحله بعد حرکت می‌کنند تا از این طریق گردش کار کامل شود. برخی دیگر نیز وظایفی هستند که به صورت مداوم و همیشگی انجام می‌شوند.

ارتباط گردش کار با فرآیند چیست؟

هم گردش کار و هم فرآیندها را می‌توان روش‌هایی جهت توضیح نحوه انجام کار در یک سازمان دانست. از این‌رو، درک این مسئله که چرا برخی افراد این دو را با هم اشتباه می‌گیرند، آسان است.

یک روش خوب جهت درک ارتباط میان گردش کار و فرآیند این است که فرآیندها جهت اجرای مناسب، به یک گردش کار مؤثر و به هم پیوسته نیازمندند.

تمایزهای زیر می‌تواند رابطه میان گردش کار و فرآیند را شفاف‌تر کند:

• در حالی که امکان برنامه‌ریزی یک فرآیند نیز وجود دارد، اما آنها عموما به طور طبیعی در سازمان جریان دارند. در مقابل، گردش کارها دارای جزئیات بیشتری بوده و معمولا، قابل برنامه‌ریزی و تجزیه و تحلیل نمی‌باشند.
• یک فرآیند می‌تواند به تیم‌های جهت همکاری با یکدیگر، برای دستیابی به اهداف سازمان یاری کند. اما گردش کار ابزاری جهت انجام مناسب وظایف توسط هر تیم به شمار می‌رود.
• یک فرآیند می‌تواند بدون استفاده از گردش‌کار تعریف شود، اما یک گردش‌کار همواره بخشی از یک فرآیند بزرگ‌تر محسوب خواهد شد.

اتوماسیون فراگستر چگونه از گردش کار استفاده می‌کند؟

یک گردش کار مشخص، یک نقشه و برنامه انجام کار فراهم می‌کند که کارکنان بتوانند هر بار فعالیتی را شروع می‌کنند، از آن نقشه پیروی کنند. این امر، به ویژه در مدیریت فرآیندها و خودکارسازی آنها می‌تواند بسیار اثرگذار باشد. در واقع وجود ثبات در یک گردش کار، به تیم‌ها کمک می‌کند تا استانداردهای کیفی را به بهترین شکل ممکن رعایت کنند و رشد سازمان را تسهیل می‌کنند. همچنین، گردش‌کار می‌تواند رشد سازمان را تسهیل کند، زیرا گردش کارهایی که شفاف بوده و به طور واضح تعریف شده‌اند، قابلیت تکرارپذیری در مقیاس بزرگ‌تر را نیز دارند.

تحقیقات نشان می‌دهد، هنگامی که کارفرمایان انتظارات خود را به صورت واضح بیان می‌کنند، کارکنان خوشحال‌تر هستند و یک گردش کار معین، ابزاری است که کارفرمایان می‎‌توانند برای بیان انتظارات خود از آن استفاده کنند. این موضوع حتی در رابطه با گردش کاری که اجرای آن به صورت کاملا خودکار و از طریق اتوماسیون صورت می‌گیرد نیز صدق می‌کند. وقتی کارکنان اجزایی را که تیم را به سمت یک هدف سوق می‌دهد، درک کنند، عملکرد بهتری خواهند داشت. همچنین، یک گردش کار ثابت می‌تواند به مدیران کمک کند تا روندها را شناسایی کرده و تشخیص دهند که کجا می‌توان با استفاده از اتوماسیون به ساده‌سازی وظایف کمک کرد.

نمونه‌هایی از گردش‌کارهای رایج که می‌توان به آنها اشاره نمود، عبارتند از:

• رویه‌های مربوط به خدمات مشتریان
• مجوزهای ارجاع کالا
• درخواست‌های تأیید خرید
• بازپرداخت هزینه‌ها
• پذیرش و جذب نیروهای انسانی جدید
• اضافه کردن مشتریان جدید به پایگاه داده
• ایجاد درخواست تغییر

نرم افزار مدیریت فرآیندهای فراگستر برای بهره‌مندی از مزایای گردش‌کار و طراحی آن، از ابزار پروسس میکر استفاده می‌کند. در سامانه اتوماسیون فراگستر، کاربران می‌توانند با استفاده از ابزار پروسس میکر، خیلی سریع و ساده و بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، در یک محیط کاملا گرافیکی با قابلیت Drag and Drop، انواع فرم‌‌های اطلاعاتی مرتبط با کسب و کار خود و گردش کار آن را طراحی و از آن استفاده کنند.

سیستم گردش‌کار چگونه باعث بهبود فرآیندها می‌شود؟

وقتی که اجرای یک فرآیند در یک سازمان به سهولت انجام نمی‌گیرد، اغلب مشکل ناشی از جریان کاری است که شرکت جهت تکمیل هر فرآیند استفاده می‌کند و کارایی لازم را ندارد.

دلایل بی‌شماری می‌تواند برای ناکارآمدی یک گردش کار وجود داشته باشد. علت‌هایی همچون خطای انسانی، مسائل فنی، مشکلات زنجیره تامین و تدارکات تنها نمونه‌هایی از مواردی هستند که بر موفقیت  گردش کار تأثیر بسزایی خواهند گذاشت. توانایی رفع این مسائل و مشکلات برای موفقیت فرآیندها حیاتی است.

یک سیستم گردش‌کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا وظایف کوچکی را که سبب مصرف منابع زیادی از سازمان به ویژه نیروی انسانی می‌شوند، شناسایی و خودکارسازی کنند. تجزیه و تحلیل‌هایی که توسط سیستم‌های گردش‌کار ارائه می‌شود، می‌تواند بینش و درک لازم جهت رفع چالش‌های کوچک و بزرگ را برای سازمان فراهم کند.

سیستم‌های گردش‌کار سبب اضافه کردن اتوماسیون گردش‌کار به فرآیندهای شما خواهد شد. این سیستم‎‌ها به شما اجازه می‌دهند کارهایی همچون ارسال ایمیل، ایجاد یادآوری یا سفارش تجهیزات را خودکارسازی کنید.

کلام آخر

در این مقاله خواندید که فرآیند چیست، چه تفاوتی با گردش کار دارد و چگونه می‌تواند در کسب و کارها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار بگیرد. هم گردش کار و هم فرآیندها را می‌توان روش‌هایی جهت توضیح نحوه انجام کار در یک سازمان دانست، اما این دو اصلاح با یکدیگر متفاوت بوده و می‌توانند به عنوان مکمل یکدیگر استفاده شوند. یک روش آسان جهت درک ارتباط میان گردش کار و فرآیند این است که فرآیندها، به یک گردش کار مؤثر و به هم پیوسته جهت عملکرد بهتر نیازمندند. از همین رو، بهترین نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار نیز آنهایی هستند که امکان مدیریت گردش کارها را نیز فراهم می‌کنند.

استاندارد BPMN ابزاری مفید برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار است. برای پاسخ به این سوال که BPMN چیست و چه کاربردی دارد با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

سازمان‌هایی که به دنبال مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود و بهینه‌سازی آنها هستند، برای دستیابی به بینش لازم، نیازمند مدل‌سازی این فرآیندها و ترسیم مراحل مختلف آنها هستند. استاندارد BPMN که مخفف عبارت Business Process Model And Notation (به معنی مدل و نشانه‌گذاری فرآیند کسب‌وکار) می‌باشد، مجموعه‌ای از علایم و استاندارهایی است که توسط سازمان‌ها برای نمایش گرافیکی فرآیندهای تجاری در یک مدل فرآیند کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد. در ادامه این مقاله بیشتر با BPMN و مزایای استفاده از آن در مدل‌سازی فرآیند کسب و کار آشنا خواهید شد.

استاندارد BPMN چیست و چه کاربردی دارد؟

در پاسخ به این سوال می‌توان گفت که BPMN در کسب و کار، یک روش نمودارسازی موفق است که مراحل یک فرآیند برنامه‌ریزی شده را در کسب و کار مورد نظر، از ابتدا تا انتها مدل‌سازی می‌کند. در یک تعریف دیگر از این روش می‌توان آن را به عنوان یک کلید طلایی برای مدیریت فرآیند کسب و کار معرفی کرد که به صورت بصری، مسیر دقیق فعالیت‌های تجاری و جریان‌های اطلاعاتی مورد نیاز را برای تکمیل یک فرآیند به شما نشان می‎‌دهد.

هدف این استاندارد مدل‌سازی نیز کمک به پی‌بردن به راهکارهایی برای بهبود کارایی، توضیح و تفسیر شرایط جدید و کسب مزیت‌های رقابتی است. لازم به ذکر است که این استاندارد مدل‌سازی با وجود رقابتی که برای استانداردسازی در کسب و کارها وجود دارد، بهترین روش برای مدل‌سازی و نشانه‌گذاری فرآیندهای کسب‌وکار شناخته شده است.

مزایای استفاده از BPMN چیست؟

استفاده از مدل‌سازی در کسب و کارهای بزرگ، نشان داده است که استانداردهای BPMN می‌‎تواند به بهبود فرآیند کسب و کار منجر شود. BPMN در بسیاری از فرآیندهای کسب و کار به گونه‌ای استفاده می‌شود که تمامی ذی‌نفعان بتوانند از طریق نمایشی گرافیکی و قابل فهم، به درک درستی از مراحل مختلف دست یابند. از جمله سایر مزایای این استاندارد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• عدم محدودیت جغرافیایی و دسترسی تمامی افراد و ذی‌نفعان اعم از: فنی، غیرفنی، تحلیل‌گران تجاری، شرکت‌کنندگان در فرآیندها، مدیران، توسعه‌دهندگان فنی، تیم‌ها و مشاوران خارجی و غیره، به فرآیندهای ترسیم شده و دریافت پاسخ برای کلیه سوالات، از جمله مزایای فوق‌العاده در BPMN به شمار می‌رود. به طور کلی می‌توان گفت که BPMN در حالت ایده‌آل با ارائه جزئیات و ایجاد وضوح کافی در فعالیت‌های تجاری، شکاف بین اهداف و اجرای فرآیندها را از بین می‌برد.
• قابلیت درک بسیار ساده و ایده‌آل یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای این BPMN است. درک نمودارها غالبا بسیار ساده‌تر از متون نوشتاری است. این مزیت، برقراری ارتباط و همکاری را برای رسیدن به هدف اصلی ساده‌تر کرده، فرآیندها را کارآمدتر می‌کند و باعث دستیابی به نتایجی با کیفیت بالا خواهد شد. به عبارتی مزیت دیگر BPMN، تقویت زبان مشترک سازمانی است. ایجاد بستر مناسب برای گفتگوی تمام تحلیل‌گران فرآیندها در بیرون و درون سازمان‌ها را می‌توان از مزایای اصلی استفاده از BPMN دانست.

می‌توان ادعا کرد که فراگیر‌ترین، بهترین و استاندارد‌ترین زبان برای مدل‌سازی فرآیندها، زبان BPMN است. این زبان با برخورداری از توانایی بالا در بیان کلیه فرآیندها و رویدادهای سازمانی و قوانین مربوط به آنها، می‌تواند فهم بسیار بالایی را برای مخاطبان ممکن سازد. از این رو می‌توان گفت که این زبان بر خلاف زبان برنامه‌نویسی که مختص برنامه‌نویسان است، مربوط به عموم مخاطبان سازمانی است.

روش های استفاده از BPMN چیست؟

روش‌های استفاده از BPMN چیست؟

روش‌های استفاده از BPMN برای مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار می‌تواند از نمودارهای ساده شروع شود و تا نمودارهای حرفه‌ای با عناصر و متغیرهای بسیار همراه با جزییات زیاد، متغیر باشد. در پیچیده‌ترین و شدیدترین حالت آن، BPMN توسط تحلیل‌گران بسیار حرفه‌ای و معتبر، مورد استفاده قرار می‌گیرد. یکی از نکات بسیار مهم در مدل‌سازی فرآیند کسب و کار، نیازمندی این فرآیند به زمان و انرژی کافی است. امروزه با توجه به نیاز مخاطبین، شاهد نسخه‌های بسیار زیادی از BPMN هستیم که برخی از آنها با ارائه‌ی مجموعه استانداردهای غنی‌تر از مدل‌ها و نمادها، امکان نمایش جزئیات بیشتری را فراهم می‌کنند. در هر حالت، نمودارهای BPMN در مراحل مدل‌سازی، پیاده‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی مورد استفاده قرار می‌گیرند و نقش کلیدی ایفا می‌کنند.

نمادهای اصلی BPMN کدام است؟

چهار دسته نمادهای اصلی BPMN عبارتند از:

• اشیاء جریان (رویدادها، وظایف، دروازه‌ها)
• اشیاء اتصال دهنده (جریان توالی، جریان پیغام، پیوند)
• خطوط شناور (محدوده، مسیر)
• مصنوعات (اشیاء اطلاعاتی، گروه، توضیح تکمیلی)

این چهار دسته از نمادها، امکان ایجاد نمودارهای فرآیند کسب و کار (BPD) را فراهم می‌کنند. در ادامه برای خلاصه ماندن کلام، صرفا به نمادهای مربوط به انواع وظایف پرداخته می‌شود. برای شناخت انواع نمادهای وظایف در BPMN می‌توان به انواع مختلف کارها در یک شرکت یا سازمان اشاره نمود که می‌تواند در انواع تجزیه‌پذیر و تجزیه‌ناپذیر صورت پذیرد.

یک “وظیفه” در استاندارد BPMS با یک مستطیل گوشه گرد نشان داده می‌شود که نوع کاری که باید انجام شود را توصیف می‌کند. وظیفه یک اصطلاح عمومی برای کاری است که یک سازمان انجام می‌دهد و می‌تواند مفرد یا مرکب باشد.

انواع وظایف در BPMN کدام است؟

وظیفه در BPMN یک فعالیت منفرد و بخشی از جریان فرآیند است که قابلیت تجزیه نمودن به سطوح دیگر را نداشته باشد. این وظایف معمولا توسط افراد یا کامپیوتر اجرا می‌شوند. در BPMN 2.0، انواع مختلفی از این وظایف تعریف شده‌اند تا برای نشان دادن و بازنمایی رفتارهای خاص استفاده شوند. از جمله این مهم‌ترین آنها عبارتند از:

• وظیفه سرویس (Service Task): وظیفه سرویس، وظیفه‌ای است که از یک وب سرویس، یک برنامه خودکار یا انواع دیگر خدمات برای تکمیل کار استفاده می‌کند. این نوع وظیفه‌ها، بدون تعامل با کاربر و به صورت خودکار اجرا می‌شوند.
• وظیفه ارسال (Send Task): از این وظیفه برای ارسال پیام به سایر فرآیندها یا ایمیل به کاربران استفاده می‌شود.
• وظیفه دریافت (Receive Task): یک وظیفه ساده است که منتظر رسیدن یک پیام خاص است. هنگامی که اجرای فرآیند به این مرحله می‌رسد، وضعیت فرآیند به حالت ذخیره‌سازی پایدار تبدیل می‌شود. معنی این رخداد این است که فرآیند تا زمان دریافت یک پیام خاص توسط موتور پردازش فرآیند، به حالت انتظار در می‌آید.
• وظیفه کاربر (User Task): منظور از این وظیفه، اعمال و اقدامات کاربران است که برای رسیدن به اهداف خود در یک وب سایت یا برنامه‌کامپیوتری انجام خواهند داد. سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌ها برای درک نیازهای کاربران در دنیای واقعی، به تجزیه و تحلیل آمارهای مربوط به این وظایف می‌پردازند تا بتوانند با حذف مراحل یا کاهش حجم فعالیت‌های کاربران، تجربه کاربری (UX) محصول خود را بهبود ببخشند.
• وظیفه دستی (Manual Task): این وظیفه مربوط به فعالیت‌های دستی است که بدون بهره‌برداری از سیستم‌های نرم‌‎افزاری و اتوماسیون انجام می‌شود. این نوع وظیفه شامل مواردی مانند: استفاده از بدن برای بلند کردن، پایین آوردن، فشار دادن، کشیدن، حمل کردن، حرکت دادن و نگه داشتن یا مهار هر شخص، کالا و یا شیی خاص است.
• وظیفه قانون کسب و کار (Business Rule Task): یکی از جدیدترین نوآوری‌های به کار برده شده در BPMN، وظیفه قانون کسب و کار است. نمونه وظیفه قانون کسب و کار اعمال تخفیف در فروش در صورت رسیدن آن به یک قیمت مشخص است. به عبارتی این وظیفه، مکانیزمی برای یک فرآیند فراهم می‌کند تا ورودی به موتور قوانین کسب و کار ارائه کند و سپس خروجی ارائه شده توسط موتور قوانین کسب و کار را بدست آورد.
• وظیفه اسکریپت (Script Task): این وظیفه، کد و اسکریپتی است که توسط توسط یک موتور فرآیند تجاری اجرا می‌شود. این وظیفه اسکریپتی را تعریف می‌کند که موتور فرآیند بتواند آن را تفسیر کند. هنگامی که وظیفه شروع شد، کد مذکور اجرا خواهد شد. وقتی کد به طور کامل اجرا شد، وظیفه مرتبط با آن نیز تکمیل می‌شود.

نمادهای فرعی BPMN کدام است؟

فرآیندهای فرعی این امکان را فراهم می‌کنند که فرآیندهای پیچیده را به چندین سطح تقسیم کنید و از این رو باعث ساده‌سازی آنها می‌شوند. از مهمترین مزایای BPMN نیز برقراری ارتباط با مخاطبان مختلف (اعم از فنی و غیر فنی) است. به همین دلیل از نمادهایی خاص برای توصیف فرآیندهای فرعی استفاده می‌کند و این امکان را برای مخاطبین به وجود می‌آورد که آنها بتوانند به راحتی به تمایز بین بخش‌های مختلف یک نمودار پی‌ببرند و به نیاز خود دست یابند. در این نمودارها هرگز شاهد پیچیدگی و سردرگمی نخواهید شد. استاندارد BPMN نشانگرهایی را برای فرآیندهای فرعی تعیین نموده‌اند که با استفاده از آنها می‌توانید به راحتی اقدام به مدل‌سازی نمودارهای مربوط به فرآیندهای فرعی کنید. اصلی‌ترین این نمادها عبارتند از:

• Loop (حلقه): با این نشانگر می‌توان تکرار منظم یک فرآیند فرعی را نشان داد.
• Multi Instance (چند نمونه‌ای): این نشانگر بیانگر قابلیت اجرای همزمان یک فرآیند با فرآیندهای مشابه است.
• Compensation (جبران خسارت): این نشانگر به مجموعه‌ای از وظایف اشاره دارد که بخشی از روش جبران خسارت را مورد بررسی قرار می‌دهد.

مدل های فرعی BPMN کدام است؟

مدل های فرعی BPMN کدام است؟

مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار برای انتقال اطلاعاتی متنوع به مخاطبانی متنوع استفاده می‌شود. استاندارد BPMN نیز به گونه‌ای طراحی شده است تا این نیازهای متنوع را پوشش دهد و امکان مدل‌سازی فرآیندهای تجاری را از ابتدا تا انتها به گونه‌ای مهیا می‌کند که بیننده نمودار بتواند به راحتی بین بخش‌های مختلف آن تفاوت قائل شود. سه نوع مدل فرعی BPMN عبارتند از: فرآیندهای تجاری اختصاصی (داخلی)، فرآیندهای انتزاعی (عمومی) و فرآیندهای مشارکتی (جهانی).

فرآیندهای کسب و کار اختصاصی: این فرآیندها در درون یک سازمان خاص قرار گرفته و از مرزهای سازمان خارج نمی‌شوند.

فرآیندهای انتزاعی (عمومی): این نوع از فرآیندها، مربوط به تعامل بین یک فرآیند اختصاصی با یک فرآیند یا کنشگر دیگر هستند و دنباله‌ای از پیام‌های مورد نیاز برای تعامل با فرآیند خصوصی را در اختیار دیگران قرار می‌دهد.

فرآیندهای مشارکتی (جهانی): فرآیندهایی هستند که تعاملات بین دو یا چند نهاد تجاری را به تصویر می‌کشند. این تعاملات به عنوان دنباله‌ای از فعالیت ها تعریف می‌شوند که نشان‌دهنده الگوهای تبادل پیام بین نهادهای درگیر هستند.

کلام آخر

در این مقاله خواندید که BPMN چیست. مدیران توانمند و موفق، برای دستیابی به اهداف بزرگ و مدیریت هوشمندانه فرآیندهای سازمانی خود، از مدل‌سازی فرآیند کسب و کار برای ترسیم و ارزیابی رویکرد خود در شرایط مختلف استفاده می‌کنند. این مدل‌سازی بر اساس استاندارد BPMN و در بستر نرم‌افزارهای BPMS انجام می‌شود و مزایای متعددی را برای سازمان‌ها و کسب و کارها دارد. یکی از بهترین نمونه‌های ایرانی این نوع نرم‌افزارها که از استاندارد BPMS نیز پشتیبانی می‌کند، نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراگستر است. برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده نمایید.

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS به مدیریت روند‌های غیر قابل پیش‌بینی می‌پردازد و از این جهت برای موفقیت هر کسب و کاری لازم است. برای آشنایی با BPMS و ویژگی‌های آن، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

مدیریت فرآیندها از چالش‌هایی است که هر سازمان و کسب و کاری با آن روبرو می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها و صاحبان کسب و کار‌ها تصور می‌کنند که سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار هزینه‌ای غیر ضروری است که تنها برای پروژه‌های عظیم کاربرد دارد. اما هر کسب و کاری، هر چقدر هم که پروژه‌های در حال انجام آنها کوچک و کم اهمیت به نظر برسند، به سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS احتیاج خواهد داشت. در ادامه بیشتر با سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار و ویژگی‌های آن آشنا می‌شویم.

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS نوعی سازوکار است که به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند نگرش دقیقی نسبت به عملکرد فرآیندهای خود داشته باشند. سازمان‌ها به این وسیله می‌توانند هم نمایی کلی از فعالیت‌های خود داشته باشند، و هم جزییات آنها را بررسی کنند. سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به تحلیل عملکرد فعلی فرآیندها می‌پردازد و زمینه‌هایی که در آنها امکان پیشرفت وجود دارد را برای کاربران مشخص می‌کند تا بتوانند بر آن نقاط تمرکز بیشتری داشته باشند.

به عبارت دیگر سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار ابزاری است که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تمام فرآیندهای تجاری خود را به صورت قابل پیش‌بینی مدل‌سازی، ایجاد، ویرایش و اجرا کنند و در نهایت اثربخشی این فرآیندها را تجزیه و تحلیل کرده و در صورت ضرورت اصلاحات لازم را انجام دهند.

در هر شرکت یا سازمان، واحدهای مختلف وظیفه دارند که مواد خام یا اطلاعات را دریافت کنند و آن را تبدیل به نوعی از کالا یا خدمات کنند. یک پروژه سازمانی نیز ممکن است واحدهای مختلف سازمان را درگیر کند و آنها به طور همزمان و هماهنگ با یکدیگر پیشرفت کنند.

BPMS چه تفاوتی با مدیریت وظایف و مدیریت پروژه دارد؟

BPMS چه تفاوتی با مدیریت وظایف و مدیریت پروژه دارد؟

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) با مدیریت وظایف (Task Management) و مدیریت پروژه (Project Management) تفاوت‌های مهمی دارد. در ساده‌ترین حالت می‌توان گفت که مدیریت وظایف روی مدیریت وظایف فردی تمرکز می‌کند، مدیریت پروژه روی اجرای یک پروژه توسط تیم که شامل وظایف متعدد است، تمرکز می‌کند و مدیریت فرآیند کسب و کار مربوط به کل سازمان بوده و بر مدیریت روند‌های غیر قابل پیش‌بینی متمرکز است.

برای توضیح بیشتر درباره تفاوت BPMS و مدیریت پروژه می‌توان گفت که نرم افزار BPMS شما را قادر می‌سازد تا فرآیندهای کسب و کار خود را مدل‌سازی، پیاده‌سازی و اجرا کرده، بر عملکرد صحیح آنها نظارت داشته باشید و در صورت ضرورت آنها را بهینه‌سازی کنید. اما نرم‌افزار مدیریت پروژه، راهکاری برای مدیریت پروژه‌ها است که جامع‌تر و قوی‌تر از نرم‌افزار مدیریت وظایف محسوب می‌شود. تفاوت دیگر این ۲ نرم‌افزار این است که در نرم افزار BPMS، داده‌ها به طور خودکار در کل سیستم جابجا می‌شود، در حالی که در نرم‌افزار مدیریت پروژه، داده‌ها به صورت دستی بین ذی‌نفعان رد و بدل می‌شود.

برای درک بهتر تفاوت میان BPMS و مدیریت وظایف نیز کافی است تفاوت نرم‌افزارهای مدیریت وظایف و مدیریت پروژه را بدانید. مدیریت وظایف یا مدیریت تیم مساوی با مدیریت پروژه نیست، بلکه یک زیرمجموعه و یک قطعه مهم از پازل مدیریت پروژه است. بدون راهکار مناسب برای مدیریت وظایف، اعضای تیم پروژه برای انجام اطلاع‌رسانی‌های مربوط به یک وظیفه خاص به مشکل برخواهند خورد و نخواهند توانست اطلاعات لازم برای تکمیل کارهای لازم برای اجرای پروژه را به اشتراک بگذارند.

مدیریت وظایف تمام جنبه‌های هر وظیفه خاص از برنامه‌ریزی تا اولویت‌بندی، مشخص کردن مجری و اجرای آن را مدیریت می‌کند تا از انجام موفقیت‌آمیز آن اطمینان حاصل کند. از سوی دیگر، برخلاف مدیریت پروژه‌ها، مدیریت وظایف وابستگی به عوامل جانبی ندارد، زیرا به مدیریت یک هدف بزرگ‌تر نمی‌پردازد. به عبارتی در مدیریت پروژه، وظایف متعددی وجود دارد که شروع به انجام آنها مستلزم اتمام برخی وظایف دیگر است، درحالی‌که این مساله در نرم‌افزارهای مدیریت وظایف صادق نیست.

دلیل اهمیت سیستم مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

دلیل اهمیت سیستم مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

اگر پروژه‌های سازمانی بر اساس اسلوب و قاعده پیش نرفته و سازماندهی نشوند، می‌‎توانند باعث آشفتگی و بی‌نظمی در فرآیندهای کسب و کار شوند. در یک پروژه، بیشتر افراد صرفا از دیدگاه خودشان پروژه را می‌بیند و تنها تعداد محدودی از افراد دخیل در هر پروژه می‌توانند کل فرآیند و نتایج آن، نقطه شروع و پایان کار، اطلاعات مورد نیاز برای پیشروی پروژه و مشکلات احتمالی که در حین انجام کار ممکن است پیش بیاید را پیش‌بینی کنند. بنابراین مدیریت این فرآیندها مستلزم قاعده‌مند شدن آنها و عدم اتکا به تعداد معدودی از افراد است.

پروژه‌هایی که بدون چنین نظم و ترتیبی جلو می‌روند باعث ضرر رساندن به کسب و کارها می‌شوند و حاصل آنها اغلب یک یا چند مورد از گزینه‌های زیر است:

• اتلاف زمان
• تکرار اشتباهات
• افزایش خطای مجریان پروژه
• کمبود و یا نبود اطلاعات کافی در مورد وضعیت پروژه‌ها
• کارمندانی با روحیه ضعیف

استفاده از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، با همگام‌سازی تمام جنبه‌های فرآیند با یکدیگر، باعث هدایت پروژه به سمت موفقیت و بهبود عملکرد در هر یک از قسمت‌های پروژه می‌شود.

مراحل مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار کدام است؟

اصلی‌ترین مراحل مدیریت فرآیندهای کسب و کار عبارتند از:

طراحی:

اغلب فرآیند‌ها شامل چارچوب مشخصی برای جمع آوری اطلاعات و گردش کار هستند تا آنها را پردازش کند. اولین قدم برای استفاده از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار این است که این چهارچوب را طراحی کنید تا هر فردی نقش خود را در پیشرفت پروژه بداند. مرحله طراحی در مدیریت فرآیند، شامل شناسایی فرآیندهای موجود و طراحی فرآیند‌هایی است که در آینده قرار است طی شوند. در هنگام طراحی، تمرکز بر روی نکات زیر است: نشان دادن روند پیشروی کار، عوامل دخیل در روند پیشرفت کار، شناسایی جزییاتی که باید بیشتر به آنها توجه کرد، مشکلاتی که ممکن است در فرآیند رخ دهند، اقدامات استانداردی که در روند انجام پروژه باید انجام شوند و توافقی که باید بین نیروی کار و مدیران وجود داشته باشد. حتی اگر فرآیند‌های موجود در این مرحله قطعی نشوند، هدف از این مرحله اطمینان یافتن از برنامه‌ای است که برای پیشبرد اهداف طراحی شده است.

مدل‌سازی:

در این مرحله شما باید فرآیند را در یک قالب نمونه به تمام افراد دخیل در پروژه ارائه دهید. جزییاتی مانند مهلت تحویل پروژه و شرایط کار را به طور کامل برای همه افراد توضیح دهید و سلسله مراتب کار را به طور دقیق برای همه شرح دهید، تا هر کس نقش خود را بهتر بشناسد. نمونه‌سازی در واقع طرح احتمالی را به متغیر‌های دخیل در فرآیند معرفی می‌کند، برای مثال تغییر قیمت مواد اولیه که ممکن است تعیین‌کننده چگونگی پیشروی عملیات باشد. این مرحله همچنین “شاید”‌هایی را در نظر می‌گیرد تا کاربر خود را برای احتمالات آماده کند، برای مثال: اگر بخواهیم همین کار را با ۷۵ درصد از منابع انجام دهیم چه اتفاقی می‌افتد؟

اجرای فرآیند:

فرآیند کار را توسط یک گروه کوچک به اجرا در بیاورید، و بعد از اطمینان حاصل کردن از مفید بودن فرآیند، بقیه افراد را در آن شرکت دهید. از به اشتراک گذاری اطلاعات مهم با همه افراد، خودداری کنید. این مرحله عمدتا شامل تصویب کردن و به اجرا در آوردن فرآیند‌های محاسبه شده و تایید شده است. به اجرا درآوردن فرآیند‌های یک کار به صورت دستی، اتوماتیک، و یا ترکیبی از هر ۲ انجام می‌گیرد. فرآیند‌هایی که دستی انجام می‌گیرند، توسط انسان‌ها پیش برده می‌شوند. فرآیند‌هایی که اتوماتیک انجام می‌شوند، به کمک نرم‌افزار‌های مختلف، بسته به کاری که باید انجام پذیرد، پیش برده می‌شوند. کسب و کار‌هایی که به صورت خودکار اجرا می‌شوند، برای انجام کار از نرم‌افزار‌ها و روش‌هایی استفاده می‌کنند که منجر به پیشروی کار به صورت کاملا اتوماتیک می‌شود. یکی از راه‌های اتوماتیک‌سازی فرآیند اجرا، استفاده از نرم‌افزار‌های مربوط به مدیریت فرآیند کسب و کار است که گام‌های لازم برای انجام پروژه را طراحی می‌کند و به اجرا در می‌آورد. هر چند در عمل این قبیل سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به ندرت قادر به اجرای تمام مراحل پروژه و یا کسب و کار به صورت دقیق و کامل می‌باشد. راه حل دیگر این است که برای پیشبرد کسب و کار ترکیبی از نرم‌افزار و نیروی انسانی را به کار بگیرید. هر چند این راهکار کمی پیچیده‌تر می‌باشد، اما باعث بالا رفتن دقت کار می‌شود.

نظارت بر فرآیند:

در هنگام اجرای فرآیند، تمام مراحل و جنبه‌های آن را زیر نظر داشته باشید. از معیار‌های استاندارد برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت کار استفاده کنید، میزان راندمان پروژه را تعیین کنید، و سعی در تشخیص مشکلات احتمالی داشته باشید تا از آنها جلوگیری کنید. مرحله ی نظارت همچنین شامل تحت نظر گرفتن تمام فعالیت‌های فردی و گروهی افراد دخیل در پروژه می‌باشد، تا اطلاعات مربوط به وظایف آنها را کامل تحلیل کنند. تحت نظر گرفتن افراد به پیدا کردن مشکلات و حل آنها کمک می‌کند.

بهینه‌سازی:

در هنگام تحلیل داده‌هایی که از فرآیند به دستتان می‌رسد، سعی کنید تغییراتی در چهارچوب کلی ایجاد کنید تا فرآیند کار بهبود یابد.

طراحی مجدد:

زمانی که فرآیند کار زیادی پیچیده یا ناکارآمد شود، مدیر عامل یا رییس به افراد دستور طراحی دوباره فرآیند را می‌دهد. طراحی دوباره به کمپانی‌ها و کسب و کار‌ها کمک می‌کند تا بتوانند روند کار را بهبود بخشند و مشکلات آن را تا جای ممکن حل کنند.

کلام آخر

هر کسب و کاری برای پیشبرد پروژه‌های خود نیاز به برنامه و نقشه راه دارد تا به نتایج دلخواه دست پیدا کند. این برنامه و نقشه راه، همان فرآیندهای از پیش تعریف شده هستند که در این مقاله در مورد ضرورت و نحوه مدیریت آنها خواندید. سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار برای شرکت‌های کوچک نیز به همان اندازه سازمان‌های بزرگ مورد نیاز است تا بتوانند تمام فرآیندهای خود را به طور دقیق اجرا کنند. برای آشنایی بیشتر با راهکارهای BPMS و همینطور نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراگستر، می‌توانید با تماس با کارشناسان ما از مشاوره رایگان آنها استفاده کنید.

آیا می‌دانید گردش کار چیست و چگونه می‌توان آن را مدیریت و بهینه‌سازی کرد؟ اگر می‌خواهید با انواع گردش کارها، روش‌ها و سیستم‌های مدیریت آنها آشنا شوید، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

در سازمان‌هایی که گردش‌کارهای اداری خود را به صورت دستی و از طریق ایمیل مدیریت می‌کنند، کارکنان دچار سردرگمی زیادی می‌شوند. آنها نمی‌توانند به‌راحتی متوجه شوند که گردش کار در کدام مرحله است و چه اتفاقی باید بیفتد. اما چنین مشکلاتی نباید در یک سازمان مدرن وجود داشته باشد، زیرا می‌تواند منجر به بی‌اعتمادی و سرخوردگی کارکنان شود، در حالی که مشکل واقعی فقدان یک سیستم کارآمد برای مدیریت گردش کار است. سازمان‌های بزرگ، گردش امور در سازمان خود را به بهترین شکل مدیریت می‌کنند. هنگامی که هسته اصلی فعالیت‌های یک سازمان به وضوح تعریف شده و با دقت اجرا شوند، عملکرد سازمان نیز مناسب خواهد بود و می‌تواند روی مشکلات مهم‌تر تمرکز کند.

تعریف گردش کار چیست؟

گردش کار الگویی است از مجموعه فعالیت‌هایی قابل تکرار که با هدف تولید محصول، ارائه خدمات یا پردازش داده‌ها، منابع سازمان را در راستای انجام آنها سازماندهی می‌کند. گردش کارها در هر نوع کسب و کار و صنعتی وجود دارند و مسیرهایی هستند که توضیح می‌دهند که چگونه کاری از حالت انجام نشده و خام به انجام شده و پردازش شده تبدیل می‌شود. یک گردش کار را می‌توان به‌عنوان یک مجموعه متوالی از عملیات‌ها، فعالیت‌های یک فرد یا گروه، یا کارهای یک سازمان نیز تعریف کرد.

اگر توالی میان کارها نباشد، نمی‌توان آنها را گردش کار دانست. برای مثال، اگر فهرستی از کارهای غیرمرتبط را انجام می‌دهید (انجام خریدها، برگزاری جلسات، مدیریت ایمیل‌ها)، گردش کار محسوب نمی‌شود، بلکه مدیریت کارهاست. برای اینکه مجموعه‌ای از کارها یک گردش کار محسوب شوند، وظایف باید به گونه‌ای به هم مرتبط باشند که بخشی از یک کار بزرگتر به شمار بیایند.

انواع گردش کار کدام است؟

۳ نوع گردش کار وجود دارد که می‌توانید در کسب و کار خود از آنها استفاده کنید:

• گردش کار فرآیند
• گردش کار موردی
• گردش کار پروژه

فرآیند گردش کار در سراسر سازمان اتفاق می‌افتد. برخی از آنها بسیار ساختار یافته و برخی دیگر بدون ساختار هستند، اما هر زمان که یک توالی از فعالیت‌های سازمان برای رسیدن به یک هدف اتفاق می‌افتد، یک گردش کار رخ داده است.

گردش کار فرآیند

گردش کار فرآیند زمانی اتفاق می‌افتد که در مورد مجموعه‌ای از وظایف قابل پیش‌بینی و تکراری باشد. این بدان معنی است که قبل از اینکه این نوع گردش کار شروع شود، دقیقا می‌دانید که چه مسیری را باید طی کند. این نوع گردش کارها برای رسیدگی به تعداد نامحدودی از وظایف تکراری طراحی می‌شوند. به عنوان مثال، تایید درخواست خرید یک گردش کار فرآیند است، زیرا به محض شروع این درخواست، گردش کار آن با تغییراتی اندک تعیین می‌شود و شما می‌توانید تعداد نامحدودی از این درخواست‌ها را در با یک گردش کاری واحد تعریف کنید. این نوع گردش کار، قابلیتی است که برای خودکارسازی توسط نرم‌افزارهای BPMS نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.

گردش کار موردی

گردش کار موردی زمانی است که شما مسیر مورد نیاز برای تکمیل یک مجموعه از کارها را نمی‌دانید و تنها پس از با جمع‌آوری اطلاعات بیشتر، مسیر فرآیند مشخص می‌شود. رسیدگی به تیکت‌های پشتیبانی و مطالبات بیمه‌ای نمونه‌های خوبی از این نوع گردش کار است، زیرا کارهایی خاص هستند که از همان ابتدا مشخص نیست چگونه تکمیل خواهند شد. گردش کارهای موردی نیز، همانند گردش کار فرآیندها، می‌توانند برای مدیریت تعداد نامحدودی از کارها مورد استفاده قرار بگیرند، اما برای تعیین مسیر درست به تصمیم‌گیری یک انسان یا یک ربات هوشمند وابسته هستند.

گردش کار پروژه

پروژه‌ها دارای یک مسیر ساختاریافته مشابه فرآیندها هستند، اما ممکن است در طول مسیر انجام آنها، انعطاف‌پذیری بیشتری لازم باشد. برای مثال به انتشار نسخه جدیدی از محصول خود فکر کنید. شما می‌توانید با دقت بالایی، مجموعه کارهای مورد نیاز و توالی دقیق لازم برای تکمیل پروژه را پیش‌بینی کنید. با این حال، گردش کار پروژه فقط به درد همان پروژه می‌خورد.

به عبارتی چنین گردش کاری آنچنان خاص است که استفاده مجدد از آن کمتر اتفاق می‌افتد. مانند مثال فوق که انتشار نسخه دیگری از محصول ممکن است برای مدت طولانی انجام نشود و حتی شاید همان مسیر قبلی را دنبال نکند. بیشتر مطالبی که در اینترنت درباره گردش کار پیدا خواهید کرد، فقط به معنای گردش کار فرآیند اشاره می‌کنند، اما دو نوع دیگر گردش کار نیز به همان اندازه مهم هستند و بسیاری از فعالیت‌های سازمانی در این دو دسته قرار می‌گیرند.

۳ روش اصلی مدیریت گردش کار

مدیریت گردش کار چیست؟

حال که دانستید تعریف گردش کار چیست و چه انواعی دارد، نوبت به تعریف مدیریت گردش کار است. مدیریت گردش کار به معنی تعریف و بهینه‌سازی مسیر انجام کارها با هدف دستیابی به اهداف در یک فرآیند معین است. بهینه‌سازی گردش کار شامل تشخیص فعالیت‌های غیرضروری، ترسیم حالت ایده‌آل گردش کار، خودکارسازی فرآیند و شناسایی تنگناها و مواردی است که قابلیت بهبود دارند.

اجزای اساسی یک گردش کار چیست؟

یک گردش کار از ۳ بخش اساسی تشکیل شده است.

مراحل تعریف شده

مراحل گردش کار چارچوبی از پیش تعریف‌شده هستند که برای انجام وظایف مورد استفاده قرار می‌گیرند. مراحل تعریف‌شده به وضوح مشخص می‌کنند که در هر مرحله از گردش کار تا نقطه پایانی چه اتفاقی می‌افتد. این مراحل در انواع گردش کارهای متفاوت، ممکن است دستی یا خودکار باشد. همچنین، این مراحل می‌توانند خطی، شاخه‌ای یا ترکیبی از هر دو باشد.

ذی‌نفعان

ذی‌نفعان افرادی هستند که مسئول انجام وظایف در یک گردش کار هستند. این مسئولیت می‌تواند برای انجام یک مرحله از گردش کار، گروهی از مراحل یا کل گردش کار باشد. در برخی از گردش کارها، مراحل کاملا خودکار هستند که مشارکت ذی‌نفعان را کاهش می‌دهد. در این حالت، ذی‌نفعان فقط در شرایط خاص یا زمانی که مشکلی به وجود می‌آید، وارد عمل می‌شوند.

شرایط و ضوابط

منظور از شرایط و ضوابط، قوانین گردش کار است. این قوانین تعیین می‌کنند که هر کدام از مراحل چه زمانی کامل می‌شود و مرحله بعدی کدام است. شرایط بیشتر برای گردش کارهایی مناسب هستند که نیاز به تایید دارند و برخی از مراحل آنها بر اساس اطلاعات نادیده گرفته می‌شوند.

۳ روش اصلی مدیریت گردش کار

سه روش اصلی مدیریت گردش کار کدام است؟

مدیریت گردش کار، رویه‌ای که در سرتاسر سازمان قابلیت اجرا دارد و باید در اولویت هر مدیری باشد. در اینجا ۳ ​​ضرورت اصلی برای مدیریت گردش کار معرفی می‌شوند:

1. تعریف واضح گردش کارها

اغلب صدها گردش کار در هر تیم و هر واحد سازمانی وجود دارد. این گردش‌کارها در میان ابزارها و کارکنان مختلف پراکنده هستند. مدیریت مناسب این گردش کار مستلزم این است که همه اعضای سازمان از وجود آنها آگاه باشند.

تعریف واضح گردش کارها فایده دیگری هم دارد. هرچند لازم نیست تمامی گردش کارها خودکارسازی شوند، اما اگر تمامی آنها مستند شوند، هنگامی که زمان مناسب فرا می‌رسد، برای خودکارسازی این فرآیندها نیازی به بررسی صدها ایمیل و نرم‌افزار نخواهید داشت. برخی از گردش کارها به وضوح تعریف شده و قابل مشاهده هستند و برخی اینگونه نیستند. شما باید به طور مداوم سعی کنید این گردش کارها را شناسایی کرده و مراحل آنها را مستند کنید.

2. اولویت‌بندی و ساده‌سازی گردش کارها

گردش کارهایی که اصلی‌ترین اولویت‌های شما هستند، باید در بهترین حالت خود اجرا شده و سبک، چابک و هدفمند باشند. به عنوان مثال، می‌توانید با گردش‌کارهایی که با مشتری در ارتباط هستند مانند فرآیندهای فروش و تایید تخفیف‌ها، یا گردش‌کارهای متمرکز بر کارکنان مانند استخدام و استقرار آنها شروع کنید. اینها گردش‌کارهایی حیاتی هستند که تأثیر زیادی بر یک سازمان دارند.

در داخل این گردش کارهای اولیه، گردش کارهای فرعی نیز وجود دارد. آنها باید در اولویت بعدی قرار گرفته و همیشه در جهت تکمیل گردش کار اصلی خود مورد استفاده قرار بگیرند. به عنوان مثال، اولویت گردش کار درخواست‌های مربوط به بخش تبلیغات و بازاریابی باید پس از گردش کارهای ضروری واحد فروش قرار بگیرد.

3. نظارت و بهینه‌سازی منظم گردش کارها

تنها راه برای داشتن گردش کارهای کارآمد، بهینه‌سازی آنهاست. اولین گردش کاری که ایجاد می‌کنید، صرف نظر از اینکه چقدر هوشمندانه و یا مبتنی بر داده‌ها طراحی شده باشد، باز هم ناکارآمد خواهد بود. گردش کار تنها هنگامی که روی کاغذ است بی‌نقص به نظر می‌رسد، اما زمانی که به صورت واقعی اجرا می‌شود نقص‌ها و خطاهای انسانی آن معلوم می‌شود. سازمانی که گردش کارهای خود را بهینه‌سازی می‌کند، می‌تواند به راحتی به تمامی اهداف کسب و کار خود دست پیدا کند.

سیستم مدیریت گردش کار چیست؟

در مرحله بعد، برای مدیریت گردش کار، باید بدانید سیستم مدیریت گردش کار (Workflow Management System) چیست. سامانه گردش کار، یک ابزار نرم‌افزاری است که زیرساختی را برای راه‌اندازی، اجرا و نظارت بر یک توالی تعریف شده از وظایف به عنوان یک گردش کار فراهم می‌کند و به سازمان ها اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های روزمره و تکراری مرتبط با کسب و کار خود را تعریف و کنترل کنند. به عبارت دیگر، این سیستم‌ها به ساده‌سازی فرآیندهای روزمره کسب‌وکارها برای بهینه‌سازی آنها کمک می‌کنند. یکی از نمونه‌های جهانی این سیستم‌ها، نرم‌افزار ProcessMaker است که یک پلت فرم مدیریت فرآیند کسب و کار بدون‌کد/کم‌کد (BPM) و اتوماسیون گردش کار است. نرم‌افزار پروسس میکر به دلیل متن‌باز بودن، قابلیت توسعه و تغییر داشته و با انعطافی بسیار بالا به سازمان‌های مختلف امکان می‌دهد تا با اعمال تغییرات مدنظر خود، به نتیجه دلخواه دست بیابند.

تفاوت مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و گردش کار (Workflow) چیست؟

عبارت BPM مخفف مدیریت فرآیندهای کسب و کار هست، اما Workflow یک کلمه ساده است که به جریان و انتقال کار از فردی به فرد دیگر یا از یک مرحله به مرحله دیگر اشاره دارد. با توجه به شباهت‌هایی که میان این دو مفهوم وجود دارد، این سوال برای بسیاری از افراد مطرح می‌شود که تفاوت میان این دو دقیقا چیست؟

اصلی‌ترین تفاوت‌های این دو عبارتند از:

• سیستم گردش کار مربوط به یک کار با فرآیند واحد است، در حالی که BPM بر کل فرآیند کسب و کار متمرکز است
• برخلاف گردش کار، BPM به تولید گزارشات و ارائه تجزیه و تحلیل نیز می‌پردازد و صرفا بر اتمام یک کار تمرکز نمی‌کند
• گردش کار زیرمجموعه‌ی مدیریت فرآیندهای کسب و کار محسوب می‌شود

گردش کار عبارت است از متصل کردن همه وظایف با هم، به طوری که بتوانند به طور هماهنگ در جهت یک هدف واحد کار کنند و به نتایج قطعی دست یابند. به این ترتیب گردش کار باعث از بین بردن شکاف ارتباطی، بهبود کارایی، پیشگیری از ناسازگاری و افزایش کیفیت کار کمک می کند.

در سوی دیگر، مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌تواند شامل گردش‌های کاری متعدد باشد و در جهت بهبود کلیت کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد. جدای از گردش کار،BPM همچنین از عوامل دیگری مانند نیروی انسانی، بودجه، ابزارهای مختلف اتوماسیون و تجزیه و تحلیل برای درک بهتر فرآیند استفاده می‌کند. به عنوان مثال، اگر مراحل فرود یک هواپیما را یک گردش کار بدانیم، BPM مدیریت تمامی عملیات‌های یک فرودگاه خواهد بود.

یک سیستم مدیریت گردش کار یا Workflow Management System نیز ابزاری است که به شما امکان می‌دهد مجموعه‌ای از کارهای متوالی را، معمولا به شکل نموداری از جریان کار، تنظیم و بر آنها نظارت کنید. از این منظر سیستم مدیریت گردش کار در واقع یکی از عناصر سیستم های اتوماسیون اداری و مدیریت کسب و کار (BPMS) محسوب می‌شود. به عبارتی در حالی که BPM بر بهینه‌سازی کل مجموعه فرآیندهای سازمان و همچنین فرآیندهای فردی تمرکز دارد، سیستم مدیریت گردش کار تنها بر روی مراحل و وظایف کاملا تعریف‌شده‌ای که تعاملات بین افراد و سیستم‌های نرم‌افزاری را هماهنگ می‌کند، متمرکز است. بنابراین، سیستم‌های BPM بسیار پیچیده‌تر از سیستم‌های مدیریت گردش کار هستند و باعث یکپارچگی بیشتر سازمان می‌شوند.

متاسفانه BPM و Workflow اغلب با هم اشتباه گرفته می‌شوند و واقعیت این است که اکثر نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند از هر دو عبارت برای معرفی خود استفاده می‌کنند تا از نادیده گرفته شدن توسط مشتریانی که از عبارت دیگری برای اتوماسیون فرآیندها استفاده می‌کنند، جلوگیری کنند. اما BPM یک سیستم بزرگ و متشکل از تعداد زیادی فرآیند است که چندین گردش کار، ابزارهای اتوماسیون و سرمایه انسانی را برای بهینه‌سازی آنها با یکدیگر ترکیب می‌کند.

کلام آخر

در این مقاله دانستید که گردش کار چیست و چه اجزایی دارد. اگر می‌خواهید یک سیستم مدیریت گردش کار (WMS) برای سازمان خود انتخاب کنید، باید به دنبال گزینه‌ای باشید که به کارکنان شما اجازه می‌دهد تا فرآیندهای تکراری را خودکارسازی کنند، کارهای ناتمام در فرآیندها را به طور خودکار یادآوری می‌کند و گزارش‌های گردش کارها را بر اساس شاخص‌های عملکرد ارائه می‌دهد. اینها حداقل ویژگی‌های ضروری برای چنین سیستم‌هایی است. در همین حال شما می‌توانید با تهیه نرم‌افزارهای BPMS نه تنها گردش‌کارها را مدیریت کنید، بلکه فرآیندهای کل سازمان را خودکارسازی کرده و نرم‌افزارهای خود را یکپارچه‌سازی کنید. نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراگستر از بهترین سیستم‌های اتوماسیون در ایران است که تمامی امکانات نرم‌افزار پروسس میکر را برای مدیریت گردش کارها دارا بوده و به صورت یکپارچه و در کارتابل اتوماسیون اداری ارائه می‌شود.