در این قسمت از مجموعه آموزش‌ها و معرفی قابلیت ها و ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون کسب‌وکار فراگستر، به بیان قابلیت جدید دیگری در نسخه ۷ با عنوان “امکان تعریف قوانین ثبت نامه از کارتابل  و یا دبیرخانه” می‌پردازیم.

در بسیاری از سازمان‌ها قوانینی وجود دارد که بر اساس آن تمام یا بعضی از نامه‌ها حسب شرایطی، بعد از ثبت و دریافت شماره نامه اندیکاتور، می‌بایست حتما علاوه بر ارجاع به مخاطب(گیرنده) اصلی، برای افراد خاص دیگری نیز در سازمان ارجاع شود.
اگر انجام این فرآیند بصورت دستی باشد، مخاطرات و عواقبی را همواره خواهد داشت مثل اینکه، کاربر ثبت‌کننده نامه فراموش کند نامه را علاوه بر گیرنده اصلی برای مخاطب(ان) خاص هم ارسال نماید.

برای درک بهتر صورت مساله، به مثال های زیر دقت کنید:

• در سازمانی فرایندکاری به این صورت است که تمام نامه‌های وارده مرتبط با پرونده مالی، علاوه بر گیرنده اصلی باید برای “مدیر مالی مجموعه” هم ارسال شود.
• یا اینکه، تمام نامه‌های فوری، علاوه بر مخاطب اصلی حتما باید برای “مسئول پیگیری” ارسال شود.
• و یا در یک سازمان دیگری، تمام نامه‌هایی که از یک فرستنده خاصی دریافت می‌شود، علاوه بر گیرنده اصلی نیاز است تا برای مدیر عامل هم ارجاع شود.

و هزاران مثال از انواع قوانین گردش نامه در سازمان….

تعریف قوانین ثبت نامه از کارتابل و یا دبیرخانه

برای اینکه کاربران به راحتی بتوانند بر حسب نیازهایشان، قوانین خاص مجموعه خود را تعریف کنند، تا بعد از ثبت نامه از کارتابل یا از دبیرخانه، نامه برای فرد یا افراد خاصی در سازمان هم بصورت خودکار ارسال و ارجاع شود.در نرم افزار اتوماسیون فراگستر، دو امکان و قابلیت جدید “قوانین ثبت نامه” و “قوانین ثبت نامه از دبیرخانه” طراحی و پیاده‌سازی شده است.

مراحل تعریف “قوانین ثبت نامه”

برای تعریف هر دو نوع قانون” ثبت نامه از کارتابل و یا دبیرخانه” کاربران میتوانند، در “میزکار نرم افزار اتوماسیون اداری” به بخش “تنظیمات شخصی” مراجعه و مطابق با گام‌های زیر قوانین را تعریف کنند:

توجه داشته باشید: برای تعریف قوانین ثبت نامه از دبیرخانه، فقط کاربرانی که به زیرسیستم دبیرخانه دسترسی دارند مجوز تعریف قانون را دارند.

گام اول- برای تعریف “قوانین ثبت‌نامه”، ابتدا باید فرم تعریف قوانین را فعال، سپس مشابه با فرم “قوانین کارتابل” اقدام به ثبت قانون مد نظر خود نمایید.

در مثالی که در تصویر مشاهده میشود، “قانون ثبت نامه”برای تمام نامه‌های وارده ای که فرستنده آن مهندس احمدیان باشد تعریف شده است.

گام دوم- در زبانه “تعریف گیرندگان ارجاع“، می بایست نام فرد یا افرادی که مطابق با قوانین ثبت نامه، نیاز است تا نامه برای آنها ارجاع شود تعیین شود.

مفهوم وکاربرد “ارجاع خودکار” در تعریف قانون ثبت نامه چیست؟

 در زبانه “تعریف قانون” در صورت فعال بودن گزینه ارجاع خودکار ، بعد از ثبت نامه و در صورت تحقق شرایط قانون تعریف شده، نامه بصورت خودکار علاوه بر گیرنده اصلی برای گیرنده یا گیرندگان تعیین شده در قانون هم ارسال می گردد.

توجه کنید: اگر این گزینه بر روی باز شدن پنجره ارجاع  تنظیم گردد بعد از ثبت نامه پنجره ارجاع باز خواهد شد و فرد تعیین شده در پنجره ارجاع بصورت خودکار انتخاب خواهد شد. در این صورت می‌توانیم بنا به شرایط، گیرنده تعیین شده از سمت قانون ثبت نامه را تغییر دارد یا بصورت دستی نامه را برای فرد دیگری هم ارجاع نمود.

دقیقا همانند مراحل بالا میتوان، برای نامه‌های ثبت شده از زیر سیستم دبیرخانه از بخش “قوانین ثبت نامه دبیرخانه” تنظیمات را انجام داد.

// منتظر قسمت‌های بعدی آموزش باشید…

در این قسمت از مجموعه آموزشهای قابلیتهای نرم‌افزار اتوماسیون کسب‌وکار فراگستر به بیان قابلیت جدید مدیریت پیوست‌ها و نامه‌های مرتبط پرداخته‌ایم. ادامه مطلب

با افزوده شدن این قابلیت جدید به نسخه ۷ اتوماسیون اداری از این پس میتوانید ستونهای بخش کارتابل و ارسال شده ها را شخصی سازی نمایید. ادامه مطلب

درگاه دبیرخانه شامل تمامی نامه‌های ارسالی و دریافتی به درگاه که کاربر دبیرخانه به آن دسترسی دارد؛ می‌باشد. پس از ورود به بخش درگاه دبیرخانه، با فرمی مانند تصویر زیر روبرو میشوید. در این فرم میتواند تمامی نامه‌های ارجاع شده به درگاه را به ترتیب تاریخ دریافت مشاهده نمایید.

ادامه مطلب

ذخیره سازی مقادیر فرم گیشه برای ثبتهای بعدی زمانی کاربرد دارد که در هنگام ثبت فرستنده و تاریخ نامه تغییر نکرده و تنها ملزم به تکمیل موارد دیگر فیلدهای اطلاعاتی هستیم. در فرم گیشه که وظیفه ثبت نامه‌ها را بر عهده دارد، کنار هر فیلد اطلاعاتی ادامه مطلب

در جدیدترین نسخه دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر، امکانی وجود دارد که کاربر بتواند تعیین نماید کدامیک از نامه‌ها لازم است حتماً پاسخ داده شود. همچنین میتواند بعداً از روی آن گزارش تهیه کند که کدام نامه‌ها دارای پاسخ است و کدام بودن پاسخ مانده است. ادامه مطلب

با افزوده شدن قابلیت تنظیم تعداد سطر، ستون و فیلد در نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر، کاربر سیستم دبیرخانه می‌تواند تعداد ردیف‌ها، ستونها و فیلدها در فهرست نامه و گیشه را شخصی‌سازی نماید. ادامه مطلب

در نسخه جدید اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر، جهت توسعه امکانات فرم‌های مرتبط با بایگانی نامه ها، امکان جستجو در پرونده‌های بایگانی به ترتیبی فراهم گردید که کاربر می‌تواند نتایج جستجو در فهرست پرونده‌های بایگانی که به آنها دسترسی دارد را در دو وضعیت لیستی و درختی مشاهده نماید. ادامه مطلب

در نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر ، راهبر سامانه می­تواند دسترسی ایجاد و یا عدم ایجاد تعیین جانشین را برای کاربرها تعریف کند. ادامه مطلب

اغلب سازمان‌ها نیاز دارند تا در اعیاد و مناسبت‌های مختلف (در بازه‌ای زمانی) از شعارهای مناسبی در سربرگ نامه‌های ارسالی و داخلی استفاده نمایند. ادامه مطلب

در اتوماسیون اداری فراگستر، هر نامه می‌تواند دارای یک سطح محرمانگی باشد و برحسب نوع فوریت برای گیرنده ارسال شود. کاربران با استفاده از این قابلیت می‌توانند انواع فوریت نامه (عادی / فوری / خیلی فوری و…)، سطح طبقه‌بندی نامه (عادی / محرمانه / خیلی محرمانه و…) ادامه مطلب

درج فایل در اخبار و اعلانات منتشر شده در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر یکی دیگر از قابلیت‌های جدید در نسخه ۷ است. ادامه مطلب

با استفاده از گزینه یادآوری، می‌توانید بر روی نامه‌های خود زمانی را بعنوان یادآوری خودکار جهت پیگیری در آینده درج کنید. اکنون قابلیت مشاهده سوابق یادآوری های تنظیم شده برای نامه‌ها نیز به نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، افزوده شد. ادامه مطلب

جهت سهولت کاربران در نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر امکان تعریف چند گیرنده در ارجاع سریع افزوده شده است.

به منظور ایجاد امکان ارجاع سریع نامه به چند گیرنده (که در سامانه دارای موقعیت سازمانی هستند) کافیست از منوی ارجاع ادامه مطلب

در نسخه جدید سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، امکانی در فرم ارسال نامه ایجاد شده تا کاربر بتواند فایل و صفحات موردنظرش از نامه را در هنگام ارسال نامه (از طریق : فکس – ایمیل – ECE)  انتخاب نماید و دیگر ادامه مطلب

در نسخه جدید سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، امکان انتخاب چند نامه و ارسال صدور دستور پرینت (تبدیل نامه به PDF) بصورت همزمان اضافه شده است. این امکان برای کاربرانی که بخواهند بصورت دسته‌ای نامه‌ها را چاپ نمایند بسیار مفید فایده خواهد بود. ادامه مطلب

در نسخه جدید اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، کاربر می‌تواند در هنگام ارجاع نامه، برای گیرندگان، فایل یا فایلهایی را الصاق و ارجاع نماید. ادامه مطلب

یکی از قابلیت‌های افزوده شده به نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر، امکان تمدید مهلت پاسخ تعیین شده در هنگام ارجاع یک نامه است. فرض کنید کاربری نامه‌ای را به یک کاربر دیگر ارجاع بزند و در هنگام ارجاع برای او مهلت پاسخگویی تعیین نماید. ادامه مطلب

جهت ایجاد یک منبع موثق برای گزارش‌گیری کاربران در نسخه جدید اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر، مخزن گزارش‌های پیش‌فرض سیستم توسط فراگستر، آماده و تعبیه شده است که راهبر سیستم میتواند علاوه بر استفاده از گزارشات پیش فرض و آماده سیستم، گزارشات دلخواه خود را برمبنای گزارشهای آماده ایجاد نماید.

ادامه مطلب

در نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر برای دبیرخانه گزارش‌های از پیش تعریف شده‌ای تعبیه شده که می‌توان توسط آنها آمار و اطلاعات جامعی در خصوص عملکرد دبیرخانه سازمان که می‌تواند شامل ثبت نامه‌ها، ارجاعات نامه‌ها، فکس‌ها، ایمیل‌ها، ECE و… دریافت نمود. ادامه مطلب

در این قسمت از سری آموزش‌های نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر به معرفی یک قابلیت بسیار کاربردی و محبوب می‌پردازیم. خوب است بدانید؛ در نسخه ۷ اتوماسیون اداری، قابلیت جستجو بین گیرنده و فرستنده متفرقه ای که قبلاً یکبار با نام آنها نامه‌ای ثبت شده؛ اضافه گردیده است. ادامه مطلب

در نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر هنگام ارسال نامه بصورت گروهی ، امکان تعریف ترتیب نمایش اعضاء در گروه گیرندگان نامه اضافه شده است. در ادامه راهکار مرتب سازی اعضای یک گروه در هنگام نمایش در تگ گیرندگان نامه را شرح می‌دهیم. با ما همراه باشید.

ادامه مطلب

قابلیت ارتباط های هوشمند در  اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر، دسترسی کاربران به دنباله مکاتبات یا همان نامه‌های مرتبط( عطف، پیرو ) با نامه جاری را بسیار راحتتر، سریعتر و در دسترس پذیرتر کرده است.

ادامه مطلب

در قسمت اول از مجموعه آموزش‌های نسخه ۶ اتوماسیون اداری به قابلیت جدیدی در پیش نویس نامه می‌پردازیم. در این نسخه “امکان کنترل باز شدن همزمان پیش نویس ها نامه” اضافه شده است.

ادامه مطلب