کرونا و دورکاری

شیوع ویروس کرونا در روزهای پایانی سال۹۸، بسیاری از کسب و کارها را با چالش‌های جدی مواجه کرده است. مشاغلی که چشم انتظار فروش خوب در روزهای آخر سال بودند و حالا با مشکلات اساسی روبرو شدند. تلاطم‌های اقتصادی این بیماری و تاثیرات سوء آن، قطعا تا چند ماه آینده بیش از این روزها، خود را نشان می‌دهد.

با وجود این بیماری بسیاری از کسب و کارهای کوچک، متوسط و حتی سازمان‌های بزرگ و دولتی مجبور شدند تا در آستانه سال نو به دورکاری روی آورند و به کارمندان خود این اجازه را بدهند تا در محیطی امن‌تر به کار خود مشغول باشند. این توفیق اجباری باعث شد تا مدیران و حتی کارمندان ایرانی که تابحال تجربه دورکاری نداشتند؛ با مزایای کار در منزل آشنا شوند و این احتمال می‌رود که بعد از تمام شدن این ماجراها، نگاه مدیران و کارمندان ایرانی به دورکاری تغییر کند و جامعه آماری دورکار‌ها، افزایش یابد.

دورکاری یا کار در منزل، اگرچه این روزها بیشتر از گذشته انجام می‌شود، ولی چگونگی حفظ کارایی و نحوه ارتباط تیم‌ها با یکدیگر از جمله مسائلی است که هم کارکنان و هم کارفرمایان با آن دست به گریبان هستند.

دورکاری اما مشکلات خاص خودش را هم دارد. تبدیل شدن فرایند کاری یک شرکت به شیوه دورکاری بدون ایراد نیست؛ ولی در این بین قطعا وجود یک زیرساخت و ابزار مدیریتی مناسب می تواند بسیار گره گشا باشد.

یک شرکت برای اینکه بتواند دورکاری را راه‌اندازی کند نیازمند بستر مناسب برای این کار است. بستر مناسب شامل اینترنت و نرم‌افزارهایی است که کارکنان و مشتریان از طریق آن با هم در ارتباط باشند. یکی از این نرم‌افزارها، نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهاست.

راهکار دورکاری فراگستر برای مقابله با کرونا

برخی از قابلیتهای نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر که دورکاری را برایتان راحت‌تر می‌کند.

سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها (اتوماسیون کسب و کار) با دارا بودن ماژولها و زیرسیستمهای مختلف، محیطی برای تعامل کارکنان با یکدیگر و تعامل با مشتریان فراهم می‌کند. همچنین مدیران می‌توانند با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، گزارشات و عملکرد پرسنل خود را از راه دور مشاهده و ارزیابی کنند.

سیستم اتوماسیون کسب و کار فراگستر، در حال حاضر در بسترهای وب، اندروید و iOS امکان ارائه سرویس به متقاضیان را دارد.

برای مدیریت تسک‌ها و کارهای انجام‌شدنی

• • کارتابل و پیام رسان ویژه محیط‌های کاری (چت سازمانی) برای ارتباط کارکنان با یکدیگر
  • سیستم مدیریت کارها و درج و پیگیری یادداشت‌های شخصی و یا سازمانی
  • سیستم اعلام هشدار و یادآوری زمان سررسید کارها
  • امکان دریافت یادآوری ها به صورت در لحظه
  • تعیین یادآوری و مشاهده سوابق یادآوری‌های تنظیم شده
  • مدیریت تقویم و تنظیم جلسات سازمانی

برای ذخیره و بازیابی فایلها و مدارک

• • امکان کار کردن تیمی و همکاری مشترک روی اسناد و پروژه‌ها
  • اشتراک‌گذاری و ویرایش در لحظه‌ی اسناد بین اعضای تیم در قالب فرمتهای مختلف وُرد، اکسل، پاورپوینت و …. بدون نیاز به دانلود یا آپلود فایل
  • سهولت دسترسی سریع به فایلها و مدارک سازمان با استفاده از موتور جستجوی هوشمند و معناگرایانه
  • تشخیص و نمایش هوشمند مکاتبات مرتبط با یک سند بصورت خودکار توسط سیستم
  • کنترل پیشرفته سطوح مختلف محرمانگی نامه‌های اداری

برای رسیدگی به مکاتبات و امور پرکاربرد روزانه از طریق تلفن همراه

• • استفاده از نسخه وب اپلیکیشن (فراگستر پلاس) بر روی تلفن‌ همراه بدون نیاز به نصب اپلیکیشن مجزا

برای پایش و ارزیابی عملکرد کارکنان

• • استفاده از داشبورد گزارشهای آماده و ساخت گزارشهای اختصاصی (گزارش ساز)
  • سیستم هوش تجاری BI

برای تغییر سریعتر فرایندهای سازمانی متناسب با شرایط بحرانی این بیماری

بحران فرایند‌های سازمانی در این شرایط در صورت شفافیت داشتن به سادگی قابل کنترل است. در چنین بحرانی ممکن است به طور ناگهانی هریک از اعضا دچار بیماری شود، امکانی برای درخواست مرخصی از راه دور را ایجاد کنید و یا حتی نیاز باشد بنا به شرایط بحرانی بوجود آمده، تغییری در شروط فرایندها داشته باشید. در این صورت زیرسیستم فرم ساز مدیریت فرایندها می‌تواند به شما کمک کند که در لحظه، تغییرات مدنظر را سریعتر در فرایندهای سازمانی اعمال کنید.

برای ارتباطات و مکاتبات اداری بین دستگاههای اجرایی و واحدهای تابعه

واحدهای دبیرخانه‌ی سازمانها به دلیل تردد زیاد ارباب رجوع و تبادلات کاغذی زیاد از جمله مکان‌هایی به شمار می‌رود که احتمال انتشار ویروس کرونا در آن بسیار محتمل است. همچنین کارمندان دبیرخانه با یکی از آلوده‌ترین اشیا یعنی کاغذ، زیاد سر و کار دارند که مشخص نیست بین چه کسانی و با چه درجه از سلامت و پاکیزگی، جابجا شده‌ است. قابلیتهای تخصصی در بخش دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر کمک می‌کند تا حد بسیار زیادی حجم مبادلات کاغذی کاهش پیدا کند و اسناد از طریق الکترونیکی و غیرفیزیکی جابجا شود. زیرسیستمهایی نظیر مدیریت ایمیل، مدیریت فاکس، ECE، ارتباط با شبکه دولت و … در این امر کمک قابل توجهی می‌کند.

بحران‌هایی این‌چنین همیشه بوده، هست و در آینده هم گریبان بشر را در سرتاسر این کره خاکی خواهد گرفت، بنابراین بهترین راه حل برای جلوگیری از ایجاد لطمه به کسب و کار،  تغییر نگرش و رویکرد صاحبان کسب و کارها و سازمان‌ها نسبت به دورکاریست تا در کنار هم از این مشکلات عبور کنیم.

تخفیف ویژه اتوماسیون اداری فراگستر برای کسب و کارهایی که در دوران کرونا آسیب دیده‌اند

می‌دانیم که سال ۹۸ برای کسب و کارها خیلی به سختی گذشت؛ براین اساس، فراگستر در راستای عمل به مسئولیت اجتماعی خود و حمایت از کسب و کارها و مشتریان عزیز، در نظر دارد سیستم اتوماسیون کسب و کار و بالاخص ماژول‌های مرتبط با دورکاری را تا پایان بحران شیوع بیماری کرونا، با تخفیف ویژه در دسترس متقاضیان عزیز قرار دهد.

۰۲۱-۴۲۶۲۳ (داخلی ۱)