اتوماسیون اداری چیست؟
سازمانها و شرکت‌ها همواره به دنبال پیشرفت، بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری خود هستند و یکی از ابزارهای اصلی برای رسیدن به این هدف، اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری یا اتوماسیون کسب و کار، مجموعه‌ای یکپارچه از نرم‌افزارها و ابزارهای مختلف است که در راستای خودکارسازی فرآیندهای مختلف و تسهیل آنها طراحی شده و توسعه یافته است.
در گذشته، اتوماسیون نیاز به پردازنده‌های مرکزی عظیم و تیمی از متخصصان برای نگهداری آنها داشت، اما امروزه پلتفرم‌های اتوماسیون که مبتنی بر پردازش ابری هستند، استفاده از اتوماسیون را در دسترس همه شرکت‌ها قرار می‌دهند. برخی از انواع اتوماسیون اداری عبارتند از:
- اتوماسیون ساده: خودکارسازی کارهای ابتدایی و تکراری و کاهش خطاهای انسانی، مانند اتوماسیون اداری (Office Automation) و اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA).
- اتوماسیون فرآیند: یکنواخت‌سازی و شفاف‌سازی فرآیندها، مانند فرآیندکاوی و خودکارسازی گردش کار.
- اتوماسیون پیشرفته: خودکارسازی فرآیندهای پیچیده‌تر، پردازش داده‌های بدون ساختار، استفاده از فناوری‌های یادگیری ماشین، پردازش طبیعی زبان.
- اتوماسیون هوشمند: اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، دارای قدرت تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری.
اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟
نرم افزارهای اتوماسیون اداری قابلیتهای متعددی دارند و این قابلیت‌ها بخش‌های مختلف نرم افزار محسوب می‌شوند، که به صورت ماژول و یا زیرسیستم به آن اضافه می‌شوند و در گذر زمان و بر اساس نیاز کاربران توسعه پیدا می‌کنند. برخی از زیرسیستمهای اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
- کارتابل و گردش مکاتبات
- مدیریت فرآیندها BPMS
- دبیرخانه تحت وب
- تابلو اعلانات
- نرم‌افزار OCR فارسی
- تقویم سازمانی و مدیریت جلسات
- آرشیو مستندات
- سامانه تبادل فایل
- نرم افزار تبدیل گفتار به متن
- افزونه Word و Outlook
- و…
علت اهمیت اتوماسیون اداری چیست؟
با توجه به امکانات و ابزارهای موجود در سامانه اتوماسیون اداری، دلایل زیادی برای استفاده از آن وجود دارد، اما مهم‌ترین دلایل استفاده از اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
- انجام نشدن به موقع کارها
- نیاز مداوم به حضور فیزیکی در واحدها برای پیگیری کارها
- عدم دسترسی به موقع به اطلاعات مورد نیاز
- عدم امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات
- قطع شدن فرآیند کارها در صورت غیاب شخص مسئول
- سپری شدن مهلت انجام کارها
- عدم شفافیت در فرآیندها
- وجود شعب و زیرمجموعه‌های سازمانی متعدد و دشواری مدیریت یکپارچه آنها
- عدم پیشرفت در فرآیندهای سازمان به دلیل عدم حضور فیزیکی افراد
برای تحقق کامل ظرفیت‌های اتوماسیون نیز استفاده کسب و کارها از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و بهترین شیوه‌های موجود برای خودکارسازی در تمام گردش‌کارهای سازمانی ضرورت دارد. این خودکارسازی‌ها می‌توانند ایجاد تجربه دیجیتالی سریع‌تر برای مشتریان یا صرفا ساده‌سازی فرآیندهای داخلی سازمان باشند.
مزایای اتوماسیون اداری چیست؟
بعد از تعریف اتوماسیون اداری و ذکر اهمیت آن، باید به این سوال پرداخت که مزایای اتوماسیون اداری چیست؟ مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در سازمانها و شرکت‌ها عبارت است از:
- کشف، طراحی و تعریف فرآیندها
- استفاده از هوش مصنوعی در راستای تسهیل فرآیندها
- افزایش بهره‌وری نیروی کار
- خودکارسازی عملیات‌های اصلی
- افزایش سرعت و دقت فرآیندها
کاربردهای متداول اتوماسیون اداری چیست؟
حال که با تعریف و مزایای اتوماسیون اداری آشنا شدید، نوبت به بررسی کاربردهای اتوماسیون اداری می رسد. اتوماسیون اداری برای ساده‌سازی فرآیندها در اکثر بخش‌های یک سازمان مناسب است؛ برخی از این فرآیندها عبارت‌اند از:
کاربرد اتوماسیون اداری در منابع انسانی و مدیریت کارکنان
- ثبت، دسته‌بندی و بایگانی اطلاعات کارمندان و اعضای سازمان
- ثبت، مدیریت و بایگانی قراردادهای استخدامی
- آموزش کارکنان و طراحی و برگزاری آزمون‌های آنلاین
- مدیریت و بهبود ارتباطات بین بخش‌های مختلف یک سازمان
- افزایش ارتباطات با ارسال اطلاعیه‌ها، اعلان‌ها، ایمیل‌ها و…
کاربرد اتوماسیون اداری در بازاریابی و فروش
- بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری فرآیندهای CRM
- پر کردن خلاءهای موجود در نرم افزار اتوماسیون اداری
- پیگیری درخواست‌ها و سفارش‌ها
- مدیریت قراردادها، فاکتورهای فروش و…
- مدیریت بخش درون سازمانی فرآیندهای CRM
- کمک به اجرای کمپین‌های تبلیغاتی و بازاریابی
- تجزیه و تحلیل اطلاعات و تهیه گزارش فروش
کاربرد اتوماسیون اداری در بایگانی مستندات
- آرشیو و بایگانی الکترونیکی مستندات در پایگاه داده
- تعیین دسترسی بر اساس سمت و کاربران
- جستجو و بازیابی آسان مستندات
- مرتبط کردن مستندات به نامه‌ها در کارتابل
- اشتراک‌گذاری و کار گروهی بر روی مستندات
کاربرد اتوماسیون اداری در ارائه خدمات غیرحضوری
- اتصال مستقیم سامانه میز خدمت الکترونیکی به اتوماسیون اداری
- طراحی و استفاده از فرمهای الکترونیکی در میز خدمت با زیرسیستم فرم ساز
- افزایش سرعت به گردش انداختن درخواست‌ها در سازمان
- قابلیت پیگیری غیرحضوری و آنلاین درخواست‌ها و مکاتبات
- شفاف‌سازی مراحل فرآیندها و سیر جریان کار
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با BPMS دارد؟
اتوماسیون اداری ابزاری جامع و کاربردی برای مدیریت مکاتبات، تسهیل فرآیندها و خودکارسازی برخی فرآیندهای از پیش تعریف شده در این نرم افزار می‌باشد؛ در حالی که نرم افزار BPMS ابزاری برای طراحی و تعریف فرآیندهای مختلف و مدیریت آنها است. اتوماسیون اداری و BPMS دو ابزار با عملکردی متفاوت هستند، که به طور موازی در کنار هم قرار می‌گیرند و موجب خودکارسازی فرآیندها، یکپارچگی فرآیندها و افزایش بهره‌وری می‌گردند.
در بسیاری از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری – مانند اتوماسیون فراگستر – نرم افزار مدیریت فرآیندها BPMS به عنوان یکی از زیرسیستمهای اتوماسیون تعبیه شده است؛ از مزیت‌های این امر میتوانیم به یکپارچگی کامل اتوماسیون اداری و BPMS اشاره کنیم، که موجب افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد فرآیندها و تجربه یک محیط کاربری متمرکز و یکپارچه می‌گردد.
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با CRM دارد؟
نرم افزار CRM ابزاری برای مدیریت ارتباطات با مشتریان می‌باشد و کاربردهای مختلفی در فرآیندهای مختلف مانند پشتیبانی، بازاریابی، فروش، رسیدگی به شکایات و انتقادات، ارسال پیش‌فاکتور و بسیاری دیگر از فرآیندها دارد. به طور کلی، نرم افزار CRM بر روی افزایش کیفیت فرآیندهای CRM و تسهیل آنها می‌باشد؛ به بیان دیگر، سامانه CRM بیشتر بر روی روابط و مکاتبات برون سازمانی (مشتریان) تمرکز دارد و کاربران آن برای انجام مکاتبات درون سازمانی به شکل متمرکز و یکپارچه، باید از نرم‌افزارهای دیگر، مانند اتوماسیون اداری استفاده نمایند.
اتوماسیون اداری ابزاری برای مدیریت ارتباطات درون/برون سازمانی یک مجموعه می‌باشد؛ توجه داشته باشید که اتوماسیون اداری نمی‌تواند جایگزین نرم افزار CRM گردد، اما مکمل بسیار مناسبی برای نرم افزارهای CRM محسوب می‌گردد. برخی از کاربردهای اتوماسیون اداری در فرآیندهای CRM عبارت‌اند از:
- مدیریت مکاتبات درون سازمانی
- مدیریت سلسله مراتب سازمانی
- مدیریت ارتباطات با سایر بخشها
- مدیریت کارها و وظایف تیمی
- تجزیه و تحلیل دقیق‌تر اطلاعات و تهیه انواع گزارش
- و…
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با ERP دارد؟
نرم افزار ERP یا همان سیستم مدیریت منابع سازمان، ابزاری بسیار کاربردی است، که برای مدیریت فرآیندهای سازمان و یکپارچه‌سازی بخش های مختلف آن با یکدیگر استفاده می‌گردد؛ مانند فرآیندهای برنامه‌ریزی خرید، مدیریت موجودی، مدیریت منابع انسانی، فروش، مدیریت ریسک، مدیریت زنجیره تامین و… .
اتوماسیون اداری با هدف مدیریت ارتباطات و اطلاعات یک سازمان و تسهیل فرآیندهای مختلف آن طراحی و توسعه داده شده است؛ به طور معمول نرم افزارهای اتوماسیون اداری از ابزارها و زیرسیستمهای مختلفی برای مدیریت مکاتبات، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی جلسات و رویدادها، مدیریت مستندات، مدیریت پروژه‌ها و کارها، دبیرخانه تحت وب، مدیریت فرآیندها BPMS و… برخوردار هستند.
اتوماسیون اداری بهترین جایگزین برای نرم‌افزارهای ERP محسوب می‌گردد؛ زیرا به کمک زیرسیستمهای مختلفی که دارد، علاوه بر مدیریت فرآیندها و یکپارچه‌سازی آنها با یکدیگر، امکان مدیریت یکپارچه و متمرکز ارتباطات و اطلاعات را نیز در اختیار کاربران می‌گذارد.
اتوماسیون اداری و مدیریت پروژه چه تفاوت‌هایی دارند؟
نرم افزارهای مدیریت پروژه ، همان‌طور که از اسمشان پیداست، بر روی مدیریت کارها، وظایف و عملکرد اعضای تیم یا پروژه تمرکز دارند؛ اما اتوماسیون اداری بر روی مدیریت ارتباطات اعضای یک تیم یا سازمان و تسهیل فرآیندهای مختلفی که با آن مواجه هستند، تمرکز دارد. شایان ذکر است که اتوماسیون اداری فراگستر، به کمک زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی خود، محیطی یکپارچه و متمرکز برای مدیریت ارتباطات، اطلاعات و همچنین کارها و وظایف تیمی به وجود آورده است.
