ویژگی های برتر اتوماسیون ادرای فراگستر

با ویژگی های برتر اتوماسیون اداری فراگستر بیشتر آشنا شویم

با مشاهده شدت نیاز ارگان‌ها و سازمان‌های مختلف به Paperless کردن مکاتبات جهت تسریع و تسهیل روابط بین سازمانی و همچنین شفافیت و بهبود جریان گردش اطلاعات در بین کارکنان و مدیران و درنهایت تکریم ارباب‌رجوع، سیستم اتوماسیون اداری فراگستر با توجه به نیاز بومی و فرهنگ جاری بر ارگان‌ها و سازمان‌های مختلف ایرانی طراحی شده که به برخی از این قابلیت‌ها به‌اختصار می پردازیم.

مدیریت مستندات

مدیریت مستندات نرم افزار اتوماسیون اداری

این نرم‌افزار با رعایت ملاحظات امنیتی قابلیت‌هایی ازجمله تعریف ساختار بایگانی، تعیین و انتساب تگ به اسناد، ورود انبوه مستندات، جستجوهای پیشرفته و گزارشات متنوع در خصوص وضعیت مستندات را، برای سازمان‌های علاقه‌مند به حذف کاغذ از چرخه کاری خود فراهم می‌سازد.

  • قابلیت ارسال و دریافت مستندات از کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر (ارتباط بین اتوماسیون و DMS)
  • تعریف درختواره پرونده‌های بایگانی اسناد به‌طور نامحدود
  • تعریف انواع دفاتر ثبت و شماره‌گذاری اسناد
  • تعریف سطوح دسترسی واحدها و کاربران به هر پرونده
  • تعیین حدود دسترسی کاربران در خصوص اسناد هر پرونده
  • قابلیت دریافت اسناد از ورودی‌های اسکنر، ایمیل، فکس
  • قابلیت انتساب چند فایل به هر سند
  • قابلیت check in/check out اسناد در هنگام کار گروهی
  • قابلیت versioning و نگهداری کلیه نسخ اسناد با امکان رجوع
  • تعریف مسیر اسناد از ایجاد تا انتشار آن در سطح سازمان
  • ثبت تعداد مراجعات و نگهداری کلیه سوابق قبلی اسناد

 

افزونه مایکروسافت ورد

افزونه word نرم افزار اتوماسیون اداری

به منظور افزایش چشمگیر رضایت مشتریان و نمود بازخوردهای صحیح ایشان در نرم‌افزار، اقدام به توسعه مایکروسافتWord در حوزه سیستم‌های اداری نمودیم، این تکنولوژی تا کنون به صورت انحصاری در محصولات فراگستر وجود داشته و نمونه مشابه آن در هیچ نرم‌افزار ایرانی دیگر وجود ندارد. در بعضی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، از ویرایشگرWord به عنوان ویرایشگر نامه‌ها در هنگام تولید نامه بهره‌برداری شده اما بنا دلایلی از جمله کندی بیش از اندازه در هنگام باز شدن Word در داخل سیستم تحت وب، لزوم ورود به سیستم اتوماسیون جهت تولید نامه درWord، شرکت فراگستر اقدام به تولید Add-Ins برای خود نرم‌افزارWord نمود. از محسنات این روش منحصر بفرد علاوه بر رفع اشکالات بالا می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

۱-امکان ایجاد نامه یا پیش‌نویس، ارجاع پیش‌نویس جهت اخذ تأییدات، امضاء نامه و… بدون نیاز به ورود به نرم‌افزار تحت وب فراگستر

۲- بهره‌برداری از کل امکاناتWord مانند چاپ، ایجاد سربرگ و پاورقی و … بسیار سریعتر و آسانتر

۳- حداقل ایجاد تفاوت در روش اجرایی کاربران ایجاد کننده نامه، به صورتی که پیش از استفاده از سیستم و پس از آن نرم‌افزار مرجع تولید نامه ایشان همان Microsoft Wordباقی می‌ماند

۴- قابلیت یکپارچگی بهتر با بسترهای پرکاربردی همانند Microsoft SharePoint

کارتابل آفلاین، افزونهOutlook

کارتابل آفلاین اتوماسیون اداری فراگستر

تقریباً در تمامی سیستم‌های اتوماسیون اداری موجود برای مدیریت پست الکترونیک می‌بایست یکبار دیگر اقدام به تعریف اطلاعات مربوط به حساب کاربری کاربران در سیستم جدید نمود و به طور کلی سیستم اتوماسیون اداری مدیریت دریافت و ارسال ایمیل‌ها را برعهده خواهد داشت. اما توسعه نرم‌افزارOutlook و ایجاد یکپارچگی با نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر باعث صرفه‌جویی در زمان پیاده‌سازی می‌گردد و دیگر نیازی به تعریف اطلاعات جدید یا تغییر Accountهای تعریف شده در Outlook یا در نرم‌افزارهای مانند Microsoft Exchange نخواهد بود.

راهکارOutlook توسعه یافته فراگستر به سادگی ایمیل‌های دریافتی شما را از داخل Inbox مایکروسافت Outlook، با یک کلیک به داخل کارتابل اتوماسیون اداری منتقل می‌نماید. با ذکر این مزیت که کاربران  Outlook به سادگی ایمیل‌هایی که ارزش شماره‌ شدن و گردش در سیستم اتوماسیون اداری را دارند را معین و پس از شماره دهی خودکار به داخل کارتابل سیستم منتقل می‌نمایند و از ورود اسپم و تبلیغات ایمیلی به اتوماسیون و شماره گذاری آنها جلوگیری می شود.

از دیگر ویژگی های کارتابل آفلاین می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • امکان تعریف آدرس ایمیل‌ سازمانی کاربران
  • مشاهده ایمیل‌ درکارتابل دریافتی
  • امکان ارسال مستقیم نامه به آدرس ایمیل
  • امکان تبدیل ایمیل‌ دریافتی به نامه
  • مدیریت نامه و ایمیل‎دریافتی دریک محیط
  • دریافت و ارسال ایمیل سازمانی بدون نیاز بداشتن اینترنت بر روی کلاینت
  • امکان آرشیو ایمیل‌
  • قابلیت اتصال به Mail Server

با استفاده از زیرسیستم کارتابل آفلاین میتوان تمام یا بخشی از نامه‎های داخل کارتابل را به همراه کلیه ملحقات و شرح ارجاعاتی که تا به حال داشته‎اید به نرم‎افزار Microsoft Outlook انتقال دهید و سپس در جای دیگری (مثلا منزل یا مسافرت) بدون اتصال به سیستم اتوماسیون اداری، نامه‎های خود را مشاهده و دستورات خود را روى نامه‌ و یادداشت‎برای پرسنل خود ارجاع نمایید. سیستم اتوماسیون اداری به محض برقراری اتصال به شبکه سازمانی، عملیات بروزرسانی را انجام می‎دهد و مستندات و ارجاعات را برای گیرندگان بطور خودکار ارسال میکند. برای استفاده از این قابلیت، تنها کافیست افزونه (Add-Ins) تولید شده را بررویOutlook خود نصب نمایید و دیگر نیاز به هیچگونه تنظیم و دسترسی خاصی وجود نخواهد بود.

در زیر برخی دیگر از ویژگی های کارتابل آفلاین در ارتباط با نرم افزار Outlook قابل مشاهده اند:

  • ارسال خودکار تمام یا بخشی از نامه‌های کارتابل به Outlook با استفاده ازمحدوده زمانی تعریف شده
  • امکان مشاهده متن نامه (تصاویر و متون) درInbox نرم‎افزار Outlook
  • امکان ارجاع مستقیم و درج پاراف از Outlook به گیرندگان تعریف شده درسیستم اتوماسیون اداری و انتقال نامه به کارتابل اتوماسیون اداری
  • امکان فراخوانی نامه‎ها از داخل کارتابل اتوماسیون اداری به Inbox نرم افزار Outlook و ارسال آن بصورت ایمیل
  • امکان تهیه پیش‌نویس ازروی ایمیل دریافت شده و سپس ثبت یا اندیکاتور کردن آن
  • امکان درج پیوست تصویری ایمیل در بدنه نامه

 

سامانه تبادل فایل

سامانه تبادل فایل اتوماسیون اداری فراگستر

وظیفه اصلی زیرسیستم سامانه تبادل فایل، تبادل و انتقال فایل در یک محیط نرم‎افزاری مستقل از محیط سیستم‌عامل است. بدین شکل که دیگر لازم نیست یک پوشه به‌عنوان محل اشترک گذاری فایل، در سرور ایجاد کنید. با استفاده از این زیرسیستم به‌راحتی فرستنده و گیرنده‎ی فایل، مشخص و قابل‌ردیابی است. از مزایای این زیرسیستم می‎توان به سهولت و سرعت در انتقال فایل، امنیت و نظارت بیشتر برای تبادل فایل در بستر شبکه داخلی، تبادل فایل با هر فرمتی و بدون محدودیت در حجم ارسالی اشاره کرد که از همان سیستم اتوماسیون تحت وب قابل‌دسترس بوده و نیاز به نصب بر روی سیستم‌ کاربران (Client) ندارد، به‌سرعت در سطح سازمان اجرایی خواهد شد. برخی از ویژگی های سامانه تبادل فایل سیستم اتوماسیون اداری فراگستر شامل:

  • تعریف سطوح دسترسی براساس ساختار و واحد سازمانی
  • انتقال بی‌واسطه فایل بین فرستنده و گیرنده
  • کنترل بر روی حجم و نوع فایل براساس دسترسی هر واحد
  • دارای کارتابل فایل‌ دریافتی و ارسالی به ازای هر کاربر
  • ارسال همزمان یک فایل به تعداد نفرات دلخواه
  • مدیریت حذف فایل‌های ارسالی یا دریافتی در بازه‌ زمانی قابل تعریف (جهت جلوگیری از انبارش بی‌رویه فایل‌ها در پرونده‌های مشترک سازمان)
  • فشرده‌سازی خودکار فایل‌ در هنگام انتقال و ذخیره سازی و خروج از حالت فشرده در هنگام دریافت
  • امکان Drag & Drop چند فایل بصورت یکجا به محیط انتقال
  • حذف مشکلات انتقال فایل ها به روش سنتی
  • اعمال سطوح دسترسی براساس واحد سازمانی و کاربران بر روی نوع و حجم فایل قابل انتقال
  • جلوگیری از انتشار ویروس در محیط شبکه بهره‌بردار
  • قابلیت بهره‌برداری در Smart Phoneها و Tabletها

 

نسخه موبایل

فراگستر همراه

این نسخه از سیستم اتوماسیون اداری فراگستر به منظور بهره‎برداری بر روی انواع Smart Phoneها و تبلت‎ها، بطور کاملScript Compatible بوده، بطوریکه بدون کوچکترین مشکلی، امکان استفاده از سیستم اتوماسیون اداری بر روی Deviceهایی از این دست فراهم شده است. برخی ازویژگی های نسخه موبایل اتوماسیون اداری فراگستر شامل:

  • طراحی پیشرفته بر مبنای استانداردهای گوگل
  • قابلیت نصب و بهره برداری بر روی انواع سیستم عامل های موبایل
  • مشاهده نامه های کارتابل و کلیه پیوست ها و پاراف های هر نامه
  • امکان دسترسی آسان به کارتابل پیگیری ها
  • ارجاع نامه و ثبت پاراف از درون کارتابل تعبیه شده در موبایل
  • امکان مشاهده کلیه یادآوری ها و پیام ها در بستر موبایل
  • امکان ایجاد و ارسال پیام و یادآوری
  • امکان مشاهده کارتابل بر روی تمام مرورگرهای متداول Smart Phone و Tablet
  • مشاهده متن نامه و ارجاعات نامه درقالب PDF
  • ارجاع نامه از درون کارتابل تعبیه شده برای موبایل

نسخه موبایل اتوماسیون اداری فراگستر

قابل‌ذکر است که امکان پاراف نویسی مستقیم بر روی بدنه نامه بدون اینکه پنجره جدیدی برای اضافه شدن متن دست‌نویس با قلم نوری باز شود چه از نسخه موبایل و چه از سیستم اتوماسیون تحت وب وجود دارد. ضمن اینکه وجه تمایز قابلیت قلم نوری فراگستر امکان مشاهده همزمان متن نوشته‌شده همانند نوشتن روی کاغذ است.

رسانه سازمانی

رسانه سازمانی

جمع‌آوری سریع و آسان مدیاهای موجود درسازمان (نظیر فیلم، صدا، تصویر و …) و دسترسی سریع طبقه‌بندی شده بودن آنها همواره از نیازهای یک سازمان دانش محور بوده است. رویکرد این زیرسیستم که با توجه به الگوی سایت مشهور YouTube طراحی‌شده، دراختیار قراردادن ابزاری ساده و توانا بمنظور ایجاد مکانی برای نگهداری و مشاهده تمام فایل‌های مالتی مدیای سازمان بدون نیاز به نصب Playerهای مختلف بر روی هریک ازکلاینت‌هاست. در این زیرسیستم کاربر میتواند با ایجاد آلبوم‌های مختلف، نسبت به آپلود فایل‌های خود اقدام نموده و سایر کاربران سیستم درصورت داشتن دسترسی، تصاویر و فیلم‌ها را در همان محیط نرم‌افزار اتوماسیون اداری مشاهده نمایند. برخی از مزایای رسانه سازمانی در اتوماسیون اداری فراگستر عبارتند از:

درج انواع مدیا براساس فرمت و الگوهای قابل تعریف در سیستم رسانه سازمانی

  • تعیین سطوح دسترسی جهت ایجاد و مشاهده آلبوم‌
  • مشاهده رتبه و میزان مشاهده هر کدام از مدیاها
  • امکان پخش فیلم و موسیقی بدون نیاز به دریافت فایل
  • فشرده‌سازی خودکار محتوای بارگذاری شده

 

دانشنامه سازمانی

دانشنامه سازمانی نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر

با راه‌اندازی زیرسیستم دانشنامه اتوماسیون اداری فراگستر امکان ساماندهی دانش تولیدشده در یک سازمان فراهم و همچنین دانش مناسب در زمان مناسب در اختیار افراد سازمان قرار می گیرد. این به آن معناست که هر وقت برای انجام یک کار به دانش خاصی احتیاج داشته باشیم بلافاصله و به‌سادگی در دانشنامه به دنبال آن می‎گردیم و از تجربیات و روش‌های حل مشکلات جاری بکار رفته در سایر کارها استفاده می کنیم که این امر منجر به کاهش زمان، هزینه، افزایش کیفیت و رضایت ذینفعان می‎شود. گفتنی است زیرسیستم دانشنامه سازمانی با الگوبرداری از فراگیرترین پروژه تعریف‌شده‎ بشر در این زمینه یعنی Wikipedia طراحی گردیده است.دانشنامه در سازمان‌ها باعث شناسایی دانش و مستندات ارزشمند سازمان و انتقال دانش و مستندات از یک پروژه به پروژه دیگری می‌شود. ثبت دانش پروژه‎ها به مدیران آینده کمک می‌کند تا از درس آموخته‎های موجود استفاده بهینه نماید. هر کاربر می‌تواند دانش خود را در حیطه‌ مشخص‌شده در داخل سیستم اتوماسیون اداری، ثبت و در اختیار دیگر کاربران قرار دهد.

  • امکان ایجاد دانش طبقه‌بندی شده و دسترسی به درج و ویرایش برروی صفحه‌
  • امکان نگهداری سوابق تغییرات در دانش تولید شده
  • دسترسی آسان به مطالب و امکان جستجوی سریع سرفصل‌ ها
  • امکان جستجوی کلمات مندرج در مقالات
  • دسته‌بندی خودکار مقالات تولید شده بر اساس رتبه مطلب
  • دسترسی به کاربران جهت تولید و مشاهده دانش تولید شده بر اساس گروه بندی
  • یکپارچگی کامل با نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر
  • امکان بهره‌برداری بصورت یک وب‌سایت جداگانه
  • تعریف سطوح دسترسی برای تولید و مشاهده مطالب مندرج

 

دیگر ویژگی ها

دیگر ویژگیهای نرم افزار اتوماسیون اداری فاگستر

علاوه بر قابلیت هایی که از نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در این مقاله به آنها شاره شد، قابلیت های دیگری نیز در زیر آمده است که به آنها می پردازیم:

  • طراحی و رنگبندی براساس استانداردهای اصولی و با الگو برداری از نرم افزارهای شرکت های برجسته و مشهور نرم‌افزاری.
  • طراحی با استفاده از تکنولوژی روز جهت پویایی بیشتر سیستم و ترافیک کمتر بر روی سرور.
  • قابلیت استفاده از انواع فرمت های تصویری برای استفاده در بدنه نامه.
  • قابلیت هامش نویسی (پاراف نویسی) روی بدنه اصلی نامه با استفاده از قلم نوری بدون نیاز به پنجره واسط.
  • قابلیت جانشینی، Post Base بودن، پشتیبانی از جابجایی سمت سازمانی و چند پستی بودن.
  • قابلیت پیگیری و اقدام (Task Management)
  • قابلیت چک کردن میزان رسوب نامه در کارتابل گیرنده و همچنین مشاهده گردش نامه.
  • بهره گیری از سیستم مستندات با قابلیت اختصاص دادن سطوح دسترسی به فرد یا بر روی هر سند.

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Got Something To Say: