سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری

سیستمهای اطلاعاتی، سیستمهای سازمان یافته و ابزارهای مناسبی هستند که اطلاعات صحیح و خلاصه شده را در موقع مناسب به تصمیم گیرندگان سازمان ارائه داده و امکان تصمیم‌گیری صحیح و دقیق را برای مدیران سازمان فراهم میاورد.

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم اتوماسیون اداری یکی از انواع سیستم‌های اطلاعاتیست که وظیفه اصلی آن ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات سازمان هاست. این امر با بکارگیری بهینه و مطلوب از تجهیزات الکترونیکی و نرم افزاری در فعالیت‌های اداری، موجب افزایش کارایی سازمان، کاهش هزینه‌ها، افزایش سرعت و دقت در انجام امور و صرفه‌جویی قابل ملاحظه‌ای در زمان نیروی انسانی و نیز ملزومات مصرفی اداری میشود.

بعبارت ساده‌تر یک سیستم اتوماسیون اداری ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون اعم از سخت‌افزار و یا نرم‌افزار بصورت همزمان، برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت‌های اداری است.
راه‌اندازی یک سیستم اتوماسیون اداری در سازمان، نیازمند استفاده از یک نرم‌افزار مطلوب و کاربردیست که بکمک آن تمام نیازهای اداری واحدهای مختلف یک سازمان بطور مکانیزه و هوشمند انجام میشود. این نیازها شامل ثبت و گردش انواع مکاتبات اداری درون و برون سازمانی، بایگانی و پیاده‌سازی قوانین کاری متنوع است.

 

روند استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در سازمان‌ها

گفتنی است روند استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در کشورمان طی سالهای اخیر، رشد چشمگیری داشته و ضروری است تا مدیران سازمان‌هایی که قصد اتوماسیون کردن مجموعه خود را با بالاترین کیفیت دارند، بصورت دقیق و کامل قابلیت‌های نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مطرح موجود در بازار را بررسی و سپس با یک انتخاب صحیح و بموقع به رشد و پیشرفت سازمان خود کمک قابل توجهی نمایند.

در سالهای اخیر علی‌رغم استفاده بسیاری از سازمان‌ها از سیستم اتوماسیون اداری، بدلیل عدم پیاده‌سازی صحیح نتیجه مطلوب حاصل نشده است و گاها دلیل این امر را عدم کارایی سیستم‌های اتوماسیون می‌دانند. در صورتیکه فرهنگ‌سازی در سازمان، تیم‌سازی قوی، بررسی و رفع چالش‌ها، بهبود مقاومت سازمانی و… از مهمترین عوامل موفقیت در پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری بشمار میروند. تجربه تیم پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان به بهبود روند استفاده از این نرم افزارها در سازمان نیز بسیار کمک خواهد کرد.

 

در همین راستا پیشنهاد می‌کنیم این مقاله را نیز بخوانید: سیستم اتوماسیون اداری و تاثیرات آن در سازمانهای دولتی

 

قابلیت‌های سیستم اتوماسیون اداری

پیاده‌سازی و استقرار صحیح سیستم اتوماسیون اداری دستاوردهای زیادی را برای سازمان به ارمغان خواهد آورد. برخی از مهمترین قابلیتهای سیستم اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر را در ذیل عنوان می‌کنیم.

  • کارتابل و گردش الکترونیکی مکاتبات
  • فرم ساز و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار
  • مدیریت دبیرخانه‌ها
  • مدیریت مستندات (آرشیو و بایگانی)
  • موتور جستجوی معنایی بهجو
  • گزارشها و داشبوردهای مدیرینی (BI)
  • نسخه موبایل نگارش سازمانی
  • و…

 

شما میتوانید جهت مشاهده کلیه امکانات فوق با سیستم اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر بصورت رایگان و به مدت محدود کار کنید. درخواست خود را از طریق تکمیل فرم درخواست دمو اعلام کنید.

 

 
 
 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Got Something To Say: