بایگانی برچسب برای: نامه اداری
نحوه ایجاد ارتباط بین یک نامه و سند در کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر
مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و نامه نگاریبسیاری اوقات لازم میشود تا همراه یک سند یا نامه، کلیه ملحقات و مستندات و مکاتبات مربوط به آنها را نیز مشاهده کنید. فراگستر با داشتن قابلیت ایجاد ارتباط بین یک نامه و سند، این امکان را برای شما فراهم کرده است. برای آشنایی با این قابلیت با ما همراه باشید.
انواع نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی
مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و نامه نگاریهر کسب و کاری، ساختار سازمانی و سلسله مراتب خاص خود را دارد. کارکنان این سازمانها نیز از جایگاههای مختلفی با یکدیگر ارتباط برقرار میکنند و سطوح ارتباطی متعددی را به وجود میآورند. نگارش نامه اداری که از اصلیترین ابزارهای ارتباط رسمی میان کارکنان سازمانهاست، تحت تاثیر این سطوح ارتباطی قرار میگیرد. در این مقاله، ضمن معرفی انواع سطوح ارتباطی در سازمان، به نکات مربوط به نگارش نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی میپردازیم.
سایز و نوع فونت رسمی در نامه های اداری همراه با نمونه
مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و نامه نگارییکی از رایجترین فعالیتها در سازمانها، نگارش و ارسال نامههای اداری به سایر اعضای سازمان و یا مکاتبه با خارج از سازمان است. برای نگارش این نامهها باید از قوائد خاصی پیروی کرد. یکی از قوائدی که شاید بسیاری از افرادی که مسئول نگارش این نامهها هستند از آن آگاه نباشند، سایز و نوع فونت مورد استفاده در این نامههاست. در ادامه به سایز و نوع فونت رسمی در نامه های اداری میپردازیم و آن را همراه با یک نمونه به شما نشان میدهیم.
باز پس گرفتن پیش نویس نامه اداری در سیستم اتوماسیون چطور امکان پذیر است؟
مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و نامه نگارییکی از قابلیتهای خوب اتوماسیون اداری فراگستر، امکان ارجاع و ارسال پیش نویس نامه اداری است. به این معنی که شما پیشنویس نامهای را نوشته و برای فردی ارسال میکنید تا توسط وی بررسی یا تایید و امضاء شود. اما اگر در ارسال این پیشنویس اشتباهی رخ دهد چطور؟ در این حالت باز پس گرفتن پیش نویس در چه صورتی امکان پذیر است؟ برای پاسخ به این سوال با ما همراه باشید.
طراحی قالب نامه ها در اتوماسیون اداری فراگستر
مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و نامه نگارییکی از اصلیترین کاربردهای یک نرم افزار اتوماسیون اداری، نگارش و ارسال نامههای اداری است. هنگام نامه نگاری در اتوماسیون اداری فراگستر شما میتوانید از چندین نوع قالب نامه پیشفرض استفاده کنید. اما اگر بخواهید از قالب نامه اختصاصی خودتان استفاده کنید چطور؟ آیا قابلیت طراحی قالب نامه ها در اتوماسیون اداری فراگستر وجود دارد؟ در این مقاله به پاسخ این سوال میپردازیم.
منظور از پاراف نامه اداری چیست؟ نحوه پاراف کردن در اتوماسیون اداری
مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و نامه نگاریپاراف کردن نامه، پاراف نامه یا پیشامضاء اصطلاحی است که در ادارات و سازمانهای ایرانی به متنی گفته میشود که ذیل یک نامه دریافتی نوشته میشود تا درخواست یا دستوری خاص را به اطلاع گیرنده بعدی ابلاغ کند و همان متن ارجاع است. پاراف میتواند توسط مقام مافوق یا هر فرد مسئول دیگری در سازمان نوشته شود و متن پاراف با توجه به جایگاه نویسنده و مسئولیت وی تعیین میشود. به عنوان مثال، اگر یک مشتری برای تعویض یک کالا در زمان گارانتی به واحد پشتیبانی نامه بنویسد، مدیر واحد پشتیبانی میتواند در پاسخ به این درخواست روی همان نامه، متن موافقت خود را پاراف و آن را امضاء کند.
“مراتب جهت استحضار” در نامه های اداری به چه معناست؟
مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و نامه نگارییکی از عباراتی که حتما در نامههای اداری با آن برخورد کردهاید، عبارت "مراتب جهت استحضار" است که نشان میدهد هدف نویسنده، اطلاعرسانی و آگاه کردن مخاطب است. اگر میخواهید بدانید معنی دقیق این عبارت چیست و چگونه باید از آن استفاده کنید، با ما همراه باشید.
آموزش اعلام پیوست در نامه اداری همراه با ویدئو
مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و نامه نگاریاگر تا به حال درگیر نامهنگاریهای اداری شده باشید، حتما با موضوع پیوست نامه نیز سر و کار داشتهاید. پیوست در نامه اداری زمانی مورد استفاده قرار میگیرد که نیاز باشد همراه نامه اصلی، سند، فایل یا نامه دیگری نیز ارسال شود. در این مقاله در مورد تعریف پیوست در نامه اداری و نکات مربوط به استفاده از آن خواهید خواند.
مینوت نامه اداری چیست؟ + نمونه مینوت نامه
مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و نامه نگاریدر ادامه مقالههای مربوط به مبحث نامه اداری، به موضوع مینوت (یا همان پیشنویس) نامه اداری میپردازیم. بهترین نویسندهها نیز برای نگارش بهتر مکاتبات خود از مینوت یا پیشنویس استفاده میکنند، زیرا استفاده از مینوت یا پیشنویس میتواند خطاهای احتمالی در مکاتبات را به میزان زیادی کاهش دهد. برای آشنایی با تعریف مینوت نامه اداری و دلایل اهمیت آن، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
رونوشت در نامه اداری و نکاتی که باید بدانید
مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و نامه نگاریدر حالی که بسیاری از نامهنگاریها و مکاتبات اداری نیاز اندکی به دخالت شخص ثالث دارند، اما در مواقعی ممکن است به اشتراکگذاری مکاتبات با مدیران، همکاران و مشاوران و نظارت آنها بر این فرآیند مفید باشد. بنابراین یادگیری و درک آداب ارسال "رونوشت"، اعم از اینکه مکاتبات خود را از طریق ایمیل یا به صورت چاپی انجام میدهید، ضروری است. برای آشنایی با "رونوشت در نامه اداری" یا CC در ادامه این مقاله با ما همراه باشید.
رعایت ساختار نامه اداری با این ۷ نکته
مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و نامه نگاریدر ادامه مقالههای مربوط به مبحث نامه اداری، به اجزا و ساختار نامه اداری میپردازیم. در مقالات قبلی در مورد تعریف نامه اداری، انواع آن، نحوه صحیح شمارهگذاری نامههای اداری و نحوه نگارش آنها خواندید. در این مقاله با بخشهای مختلف و ساختار نامه اداری آشنا خواهید شد.
نحوه نامه نگاری در اتوماسیون اداری فراگستر (قدم به قدم)
مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و نامه نگاریدر ادامه مقالههای مربوط به مبحث نامه اداری، به نحوه نامه نگاری در اتوماسیون اداری فراگستر میپردازیم. در مقالات قبلی خواندید که نامه اداری چیست و چه انواعی دارد. در این مقاله با مراحل ایجاد و ارسال نامه در اتوماسیون اداری فراگستر آشنا خواهید شد.
نحوه صحیح شماره گذاری نامههای اداری
مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و نامه نگاریشمارهگذاری یکی از مهمترین مراحل انجام مکاتبات اداری است. نامهنگاری نیز روش اصلی و رسمی برقراری ارتباطات اداری در سازمانها و شرکتهاست. به عبارتی مکاتبات اداری تنها راه پیگیری رسمی امور سازمانی است. در نگاه اول انجام این مکاتبات ممکن است امری ساده به نظر برسد. اما سادگی نامهنگاری تا وقتی خواهد بود که میان تعداد انگشتشماری از افراد جریان داشته باشد. زمانی که صحبت از ارتباط میان هزاران کاربر و میان واحدهای متعدد یک سازمان میشود، پیگیری و تفکیک این مکاتبات بسیار پیچیده خواهد شد. به همین دلیل مدیریت مکاتبات و نامههای اداری از ضرورتهای اصلی برای عملکرد صحیح و روان یک سازمان است. از مهمترین تدابیری که برای مدیریت مکاتبات وجود دارد، شماره گذاری نامههای اداری است. در ادامه این مقاله در مورد اینکه شماره نامه چیست و نحوه شماره گذاری در نامه اداری خواهید خواند.
راهنمای نگارش نامه اداری: چطور یک نامه اداری اصولی بنویسیم؟
اتوماسیون اداریدر مطالب قبلی برای امکان استفاده شما از نرمافزارهای اتوماسیون اداری، تلاش کردیم شما را با مفاهیم و اصول نامهنگاری اداری آشنا کنیم. برای اینکار ابتدا نامههای اداری، در مفهوم کلی تعريف شدند. سپس، درباره مشخصات نامههای اداری توضيح داده شده و ویژگیهایی که آنها را از نامههای غيراداری متمایز میکند، بيان گرديد. به جهت توضيح بيشتر، راجع به انواع نامههای اداری توضیح داده شد و نمونهای از هر کدام آورده شد. در این مقاله برای آشنایی بیشتر شما با مبحث نامه اداری، در مورد نحوه نگارش نامه اداری و اینکه چطور یک نامه اداری اصولی بنویسیم، توضیح خواهیم داد.