برای اعمال مدیریت زمان در سازمان خود چه برنامه ای دارید؟

مقدمه

تاکنون به این فکر کرده اید، که چرا تعدادی از مردم یا سازمان‌ها از بقیه موفق تر هستند؟ چرا بعضی از آنها درآمد بیشتری نسبت به بقیه دارند و خیلی سریع پیشرفت می کنند؟ حتی چرا تعدادی از مردم طول عمر بیشتری نسبت به بقیه دارند؟

صاحب نظران و محققان زیادی به دنبال یافتن پاسخ این سوالات تحقیقاتی را طی ده‌ها سال انجام داده و هر یک راهکارهایی را مطرح نموده اند. چیزی که مسلم است این است که، برنامه ریزی و به دنبال آن، کارایی و اثربخشی عوامل مهم نیل به این هدف می باشند. یکی از این محققان برجسته، برایان تریسی ( Brian Tracy) معتقد است ” کسانی موفق ترند که زمان خود را مدیریت می کنند و از زمان به خوبی استفاده کرده و این کار را بارها و بارها تمرین می کنند تا اینکه به یک عادت تبدیل شود.”

در این مقاله سعی داریم به یکی از جنبه‌های مهم موفقیت، یعنی مدیریت زمان بپردازیم که عامل موفقیت افراد و سازمان‌ها می باشد و ابزاری را معرفی نماییم که سازمان‌ها به وسیله آن زمان را مدیریت کرده و فعالیت‌ها و فرایندهایشان را سازماندهی نمایند.

اصلا مهم نیست در چه زمینه ای فعالیت می کنید. تنها چیزی که مهم است این است که، همه‌ی افراد موفق یک وجه مشترک دارند؛ آنها زمان را به خوبی مدیریت می کنند. آنها دریافته اند که :

مدیریت زمان در موفقیت افراد و سازمان‌ها به چه میزان موثر است؟

مدیریت زمان، کمک می کند که فرد یا سازمان، وظایف را اولویت بندی کرده و کارهای مهمتر و بهتری را انجام دهد و سریعتر به اهدافش برسد. بنابراین شخص یا سازمان با موفق شدن در انجام هر کاری به خود اعتماد کرده و اعتماد دیگران را نیز به خود جلب می کند. درنتیجه فرد یا سازمان در نظر اطرافیانش معتبرتر به نظر می رسد.
برایان تریسی معتقد است با مدیریت زمان :

این نظریه در موفقیت سازمان‌ها نیز موثر است.

با چه ابزاری زمان را مدیریت کنیم؟

از آنجاییکه سازمان‌ها به منظور نیل به اهداف و کسب رضایت مشتریان ایجاد شده اند لذا هر سازمانی برای تحقق اهدافش، بایستی فرایندها و فعالیت‌هایش را استانداردسازی نماید.

بدین منظور بایستی ابتدا زمان استاندارد انجام فعالیت‌ها مشخص شود. چرا که زمان بندی فعالیت‌ها، برای برنامه ریزی، اجرا و کنترل کار‌ها توسط مدیران اهمیت ویژه دارد.

شرکت فراگستر با طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) و ارائه آن به سازمان‌ها ابزاری را در اختیار مدیران قرار داده تا آن‌ها بتوانند زمان اجرای فعالیت‌ها و فرایند‌های سازمانشان را کنترل نمایند. چرا که کسب رضایت مشتریان، کارکنان و همینطور کسب سود بیشتر که رضایت سهامداران را موجب می شود، همگی در سر لوحه اهداف شرکت فراگستر قرار دارد. در ادامه مزایایی را که سیستم BPMS شرکت فراگستر دارا می باشد را آورده ایم:

با مدیریت کردن زمان توسط BPMS، چگونه بهره‌وری را در سازمان افزایش دهیم؟

همانطور که در بالا هم اشاره شد، یکی از روش­های بهبود فرایندها و سنجش آن‌ها، سنجش زمان و هزینه انجام فرایندها و وظایف داخل آنها است. برای اینکار روش‌­های مختلف کارسنجی و زمانسنجی وجود دارد که انجام آن‌ها مستلزم صرف زمان و نیروی انسانی زیادی است. BPMS شرکت فراگستر از این قابلیت برخوردار است که زمان انجام هر یک از وظایف را بدون انجام اقدام خاصی محاسبه کرده و در نهایت زمان انجام فرایند را محاسبه می کند. همچنین با کاهش زمان اجرای فرایندها و امکان اجرای موازی آنها سرعت کسب و کار را بهبود داده و افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها را میسر می سازد. با کاهش زمان اجرا و اطمینان از درستی آن این امکان فراهم می شود که مشتریان سریعتر و آسانتر به نیازمندی‌های خود برسند و درنتیجه موجب افزایش رضایتمندی مشتری می شود.
اولین عاملی که BPMS از طریق آن باعث افزایش بهره‌­وری می‌ شود، صرفه جویی قابل ملاحظه‌­ای است که در طول پروسه تولید نرم ­افزار ایجاد می­ کند. مثلا در تولید نرم ‌افزار، سازمان دیگر نیازی ندارد یک تیم از تخصص‌های مختلف مثل برنامه نویس و تحلیلگر را برای زمانی نسبتا طولانی به خدمت بگیرد در صورتی که به کمک BPMS می تواند، در زمان بسیار کمتر، حدود ۱۵ درصد از زمان و انرژی روش‌­های سنتی، نرم ­افزار را تولید نماید. با این وجود صرفه جویی ۸۵ درصدی در مراحل تولید نرم افزار، در افزایش بهره­‌وری بسیار چشمگیر خواهد بود.
عامل دوم افزایش بهره‌­وری به وسیله BPMS، انجام مکانیزه امور و فرایندهای سازمانی است. یعنی وقتی سازمان، فرایندها را از طریق BPMS مکانیزه کرده و بصورت مکانیزه انجام می دهد، خیلی از انواع اتلاف­‌های ممکن مثل تاخیر در زمان طولانی پاسخگویی، جابه جایی و انتقال را نخواهد داشت.

عامل بعدی افزایش بهره‌وری از طریق BPMS انجام برخی از وظایف روتین توسط خود سیستم است. یعنی در BPMS دیگرلازم نیست سازمان برای وظایف روتینی که بارها و بارها تکرار می­شوند، نیروی انسانی مجزا برای انجام این دسته از وظایف تخصیص دهد چرا که سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) قادر است خود به تنهایی این وظایف را انجام دهد. مثل ثبت سند مالی در سیستم مالی که BPMS می تواند این کار را انجام بدهد و دیگر نیازی به وجود فردی برای ثبت سند وجود ندارد.

جمع بندی و نتیجه گیری

همواره به دنبال راهی هستیم که عواملی را که باعث اتلاف وقت در سازمان می شود را یافته و زمان را توسط ابزاری مدیریت و کنترل نماییم. عوامل اتلاف وقت در سازمان‌ها زمان را به سرقت می‌برند و کار کردن در چنین شرایطی، به طور حتم، زمینه وجود استرس در محیط کار را فراهم می کند.

ما به شما نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب وکار(BPMS) شرکت فراگستر را پیشنهاد می دهیم. با راه اندازی این سیستم می توانید نظم، تسهیل و سرعت بالا در انجام امور، مدیریت پرسنل و صرفه جویی در زمان را در سازمان خود تجربه نمایید. با استقرار این سیستم در سازمان می توانید فرایندها و فعالیت‌ها را استانداردسازی کرده و زمان را کنترل نمایید و در تحقق اهدافتان بکوشید.