نرم‌افزار اتوماسیون اداری

نرم‌افزار اتوماسیون اداری

نرم‌افزار اتوماسیون اداری با نگرشی بر مفهوم مدیریت گردش کار و فرایند، بستری را فراهم میاورد تا کلیه کارها و اطلاعات یک سازمان را طبق یکسری روالها و فرایندهای از پیش تعریف شده در نرم‌افزار، تولید، گردش و بطور کلی مدیریت نماید.

هدف از طراحی نرم‌افزار اتوماسیون اداری

بخش عمده‌ای از اطلاعات در گردش هر سازمان در قالب مکاتبات داخلی و خارجی در سطح آن سازمان و یا حتی در سطحی فراتر از یک سازمان است. اینگونه نرم‌افزارها بگونه‌ای طراحی و تولید شده‌اند تا در دو نگارش ویندوزی و یا تحت وب بتوانند تمام نیازهای سازمان را تأمین کرده و لذا یک سیستم یکپارچه گردش اطلاعات را تولید کنند.

نرم افزارهای اتوماسیون اداری به شایستگی می‌توانند پاسخگوی بخشهای عمده‌ای از نیاز مدیران باشند و با حذف یا به حداقل رساندن کاغذ از سازوکار اداری، علاوه بر کمک به حفظ محیط زیست، زمینه صرفه‌جویی در زمان و برطرف کردن مشکلات ناشی از بکارگیری شیوه‌های قدیمی نظام اداری در سازمانها را فراهم آورد.

 

حتما بخوانید: معیارهای انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

 

برخی از مشکلاتی که در ثبت و گردش مکاتبات به روش قدیمی و سنتی وجود داشت عبارتست از:

نرم‌افزار اتوماسیون اداری

 

 

  • زمانبر بودن ارسال و توزیع مکاتبات در درون سازمان
  • پراکندگی جغرافیایی واحدهای سازمانی
  • نبود نظارت بر نظام اداری سازمان و عملکرد افراد
  • نبود یک بانک اطلاعاتی کارآمد از افراد و سازمانهای مرتبط
  • امکان بفراموشی سپردن اقدامات مربوط به نامه‌های اداری
  • مشکلات رسیدگی به نامه‌های انباشته شده
  • انتظار طولانی برای دریافت پاسخ امور ارجاع شده
  • مشکلات کنترل دسترسی نیروی انسانی به اسناد و نامه‌ها
  • مشکلات دسترسی به نامه‌ها و اسناد گذشته
  • حجیم بودن فضای بایگانی مکاتبات و نامه‌های اداری
  • و…

نرم‌افزار اتوماسیون اداری بعنوان یک تحول عظیم، نه تنها به جریان گردش کار سرعت می‌بخشد، بلکه با جمع‌آوری اطلاعات مربوط به فعالیتها و طبقه‌بندی آنها، پایگاه اطلاعاتی قابل اتکایی برای تصمیم‌گیری مدیران سازمان فراهم میاورد.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری

 

 

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

Got Something To Say: