اتوماسیون اداری چیست؟
سازمانها و شرکت‌ها همواره به دنبال پیشرفت، بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری خود هستند و یکی از ابزارهای اصلی برای رسیدن به این هدف، اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری یا اتوماسیون کسب و کار، مجموعه‌ای یکپارچه از نرم‌افزارها و ابزارهای مختلف است که در راستای خودکارسازی فرآیندهای مختلف و تسهیل آنها طراحی شده و توسعه یافته است.
در گذشته، اتوماسیون نیاز به پردازنده‌های مرکزی عظیم و تیمی از متخصصان برای نگهداری آنها داشت، اما امروزه پلتفرم‌های اتوماسیون که مبتنی بر پردازش ابری هستند، استفاده از اتوماسیون را در دسترس همه شرکت‌ها قرار می‌دهند. برخی از انواع اتوماسیون اداری عبارتند از:
- اتوماسیون ساده: خودکارسازی کارهای ابتدایی و تکراری و کاهش خطاهای انسانی، مانند اتوماسیون اداری (Office Automation) و اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA).
- اتوماسیون فرآیند: یکنواخت‌سازی و شفاف‌سازی فرآیندها، مانند فرآیندکاوی و خودکارسازی گردش کار.
- اتوماسیون پیشرفته: خودکارسازی فرآیندهای پیچیده‌تر، پردازش داده‌های بدون ساختار، استفاده از فناوری‌های یادگیری ماشین، پردازش طبیعی زبان.
- اتوماسیون هوشمند: اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، دارای قدرت تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری.
اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟
نرم افزارهای اتوماسیون اداری قابلیتهای متعددی دارند و این قابلیت‌ها بخش‌های مختلف نرم افزار محسوب می‌شوند، که به صورت ماژول و یا زیرسیستم به آن اضافه می‌شوند و در گذر زمان و بر اساس نیاز کاربران توسعه پیدا می‌کنند. برخی از زیرسیستمهای اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
- کارتابل و گردش مکاتبات
- مدیریت فرآیندها BPMS
- دبیرخانه تحت وب
- تابلو اعلانات
- نرم‌افزار OCR فارسی
- تقویم سازمانی و مدیریت جلسات
- آرشیو مستندات
- سامانه تبادل فایل
- نرم افزار تبدیل گفتار به متن
- افزونه Word و Outlook
- و…
علت اهمیت اتوماسیون اداری چیست؟
با توجه به امکانات و ابزارهای موجود در سامانه اتوماسیون اداری، دلایل زیادی برای استفاده از آن وجود دارد، اما مهم‌ترین دلایل استفاده از اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
- انجام نشدن به موقع کارها
- نیاز مداوم به حضور فیزیکی در واحدها برای پیگیری کارها
- عدم دسترسی به موقع به اطلاعات مورد نیاز
- عدم امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات
- قطع شدن فرآیند کارها در صورت غیاب شخص مسئول
- سپری شدن مهلت انجام کارها
- عدم شفافیت در فرآیندها
- وجود شعب و زیرمجموعه‌های سازمانی متعدد و دشواری مدیریت یکپارچه آنها
- عدم پیشرفت در فرآیندهای سازمان به دلیل عدم حضور فیزیکی افراد
برای تحقق کامل ظرفیت‌های اتوماسیون نیز استفاده کسب و کارها از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و بهترین شیوه‌های موجود برای خودکارسازی در تمام گردش‌کارهای سازمانی ضرورت دارد. این خودکارسازی‌ها می‌توانند ایجاد تجربه دیجیتالی سریع‌تر برای مشتریان یا صرفا ساده‌سازی فرآیندهای داخلی سازمان باشند.
مزایای اتوماسیون اداری چیست؟
بعد از تعریف اتوماسیون اداری و ذکر اهمیت آن، باید به این سوال پرداخت که مزایای اتوماسیون اداری چیست؟ مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در سازمانها و شرکت‌ها عبارت است از:
- کشف، طراحی و تعریف فرآیندها
- استفاده از هوش مصنوعی در راستای تسهیل فرآیندها
- افزایش بهره‌وری نیروی کار
- خودکارسازی عملیات‌های اصلی
- افزایش سرعت و دقت فرآیندها
کاربردهای متداول اتوماسیون اداری چیست؟
حال که با تعریف و مزایای اتوماسیون اداری آشنا شدید، نوبت به بررسی کاربردهای اتوماسیون اداری می رسد. اتوماسیون اداری برای ساده‌سازی فرآیندها در اکثر بخش‌های یک سازمان مناسب است؛ برخی از این فرآیندها عبارت‌اند از:
کاربرد اتوماسیون اداری در منابع انسانی و مدیریت کارکنان
- ثبت، دسته‌بندی و بایگانی اطلاعات کارمندان و اعضای سازمان
- ثبت، مدیریت و بایگانی قراردادهای استخدامی
- آموزش کارکنان و طراحی و برگزاری آزمون‌های آنلاین
- مدیریت و بهبود ارتباطات بین بخش‌های مختلف یک سازمان
- افزایش ارتباطات با ارسال اطلاعیه‌ها، اعلان‌ها، ایمیل‌ها و…
کاربرد اتوماسیون اداری در بازاریابی و فروش
- بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری فرآیندهای CRM
- پر کردن خلاءهای موجود در نرم افزار اتوماسیون اداری
- پیگیری درخواست‌ها و سفارش‌ها
- مدیریت قراردادها، فاکتورهای فروش و…
- مدیریت بخش درون سازمانی فرآیندهای CRM
- کمک به اجرای کمپین‌های تبلیغاتی و بازاریابی
- تجزیه و تحلیل اطلاعات و تهیه گزارش فروش
کاربرد اتوماسیون اداری در بایگانی مستندات
- آرشیو و بایگانی الکترونیکی مستندات در پایگاه داده
- تعیین دسترسی بر اساس سمت و کاربران
- جستجو و بازیابی آسان مستندات
- مرتبط کردن مستندات به نامه‌ها در کارتابل
- اشتراک‌گذاری و کار گروهی بر روی مستندات
کاربرد اتوماسیون اداری در ارائه خدمات غیرحضوری
- اتصال مستقیم سامانه میز خدمت الکترونیکی به اتوماسیون اداری
- طراحی و استفاده از فرمهای الکترونیکی در میز خدمت با زیرسیستم فرم ساز
- افزایش سرعت به گردش انداختن درخواست‌ها در سازمان
- قابلیت پیگیری غیرحضوری و آنلاین درخواست‌ها و مکاتبات
- شفاف‌سازی مراحل فرآیندها و سیر جریان کار
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با BPMS دارد؟
اتوماسیون اداری ابزاری جامع و کاربردی برای مدیریت مکاتبات، تسهیل فرآیندها و خودکارسازی برخی فرآیندهای از پیش تعریف شده در این نرم افزار می‌باشد؛ در حالی که نرم افزار BPMS ابزاری برای طراحی و تعریف فرآیندهای مختلف و مدیریت آنها است. اتوماسیون اداری و BPMS دو ابزار با عملکردی متفاوت هستند، که به طور موازی در کنار هم قرار می‌گیرند و موجب خودکارسازی فرآیندها، یکپارچگی فرآیندها و افزایش بهره‌وری می‌گردند.
در بسیاری از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری – مانند اتوماسیون فراگستر – نرم افزار مدیریت فرآیندها BPMS به عنوان یکی از زیرسیستمهای اتوماسیون تعبیه شده است؛ از مزیت‌های این امر میتوانیم به یکپارچگی کامل اتوماسیون اداری و BPMS اشاره کنیم، که موجب افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد فرآیندها و تجربه یک محیط کاربری متمرکز و یکپارچه می‌گردد.
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با CRM دارد؟
نرم افزار CRM ابزاری برای مدیریت ارتباطات با مشتریان می‌باشد و کاربردهای مختلفی در فرآیندهای مختلف مانند پشتیبانی، بازاریابی، فروش، رسیدگی به شکایات و انتقادات، ارسال پیش‌فاکتور و بسیاری دیگر از فرآیندها دارد. به طور کلی، نرم افزار CRM بر روی افزایش کیفیت فرآیندهای CRM و تسهیل آنها می‌باشد؛ به بیان دیگر، سامانه CRM بیشتر بر روی روابط و مکاتبات برون سازمانی (مشتریان) تمرکز دارد و کاربران آن برای انجام مکاتبات درون سازمانی به شکل متمرکز و یکپارچه، باید از نرم‌افزارهای دیگر، مانند اتوماسیون اداری استفاده نمایند.
اتوماسیون اداری ابزاری برای مدیریت ارتباطات درون/برون سازمانی یک مجموعه می‌باشد؛ توجه داشته باشید که اتوماسیون اداری نمی‌تواند جایگزین نرم افزار CRM گردد، اما مکمل بسیار مناسبی برای نرم افزارهای CRM محسوب می‌گردد. برخی از کاربردهای اتوماسیون اداری در فرآیندهای CRM عبارت‌اند از:
- مدیریت مکاتبات درون سازمانی
- مدیریت سلسله مراتب سازمانی
- مدیریت ارتباطات با سایر بخشها
- مدیریت کارها و وظایف تیمی
- تجزیه و تحلیل دقیقتر اطلاعات و تهیه انواع گزارش
- و…
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با ERP دارد؟
نرم افزار ERP یا همان سیستم مدیریت منابع سازمان، ابزاری بسیار کاربردی است، که برای مدیریت فرآیندهای سازمان و یکپارچه‌سازی بخش های مختلف آن با یکدیگر استفاده می‌گردد؛ مانند فرآیندهای برنامه‌ریزی خرید، مدیریت موجودی، مدیریت منابع انسانی، فروش، مدیریت ریسک، مدیریت زنجیره تامین و… .
اتوماسیون اداری با هدف مدیریت ارتباطات و اطلاعات یک سازمان و تسهیل فرآیندهای مختلف آن طراحی و توسعه داده شده است؛ به طور معمول نرم افزارهای اتوماسیون اداری از ابزارها و زیرسیستمهای مختلفی برای مدیریت مکاتبات، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی جلسات و رویدادها، مدیریت مستندات، مدیریت پروژه‌ها و کارها، دبیرخانه تحت وب، مدیریت فرآیندها BPMS و… برخوردار هستند.
اتوماسیون اداری بهترین جایگزین برای نرم‌افزارهای ERP محسوب می‌گردد؛ زیرا به کمک زیرسیستمهای مختلفی که دارد، علاوه بر مدیریت فرآیندها و یکپارچه‌سازی آنها با یکدیگر، امکان مدیریت یکپارچه و متمرکز ارتباطات و اطلاعات را نیز در اختیار کاربران می‌گذارد.
اتوماسیون اداری و مدیریت پروژه چه تفاوت‌هایی دارند؟
نرم افزارهای مدیریت پروژه ، همان‌طور که از اسمشان پیداست، بر روی مدیریت کارها، وظایف و عملکرد اعضای تیم یا پروژه تمرکز دارند؛ اما اتوماسیون اداری بر روی مدیریت ارتباطات اعضای یک تیم یا سازمان و تسهیل فرآیندهای مختلفی که با آن مواجه هستند، تمرکز دارد. شایان ذکر است که اتوماسیون اداری فراگستر، به کمک زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی خود، محیطی یکپارچه و متمرکز برای مدیریت ارتباطات، اطلاعات و همچنین کارها و وظایف تیمی به وجود آورده است.
اتوماسیون اداری آنلاین با اتوماسیونی که شما در قالب تحت وب (احتمالا شبکه داخلی) ارائه میدین فرق داره؟ ما نسخه ای لازم داریم که آنلاین و برخط باشه
ممنون میشم راهنمایی کنید
با سلام خدمت شما؛ اتوماسیون اداری فراگستر به صورت تحت وب بر روی سرورهای داخلی سازمان پیاده‌سازی می‌شود و مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ اما لازم به ذکر است که با استفاده از قابلیت “میزبانی وب” اتوماسیون فراگستر، میتوانید به صورت آنلاین و حتی خارج از سازمان نیز به اتوماسیون اداری دسترسی داشته باشید.
سلام
لطفا لیست قیمت برای نرم افزار اتوماسیون اداری و خدمات پشتیبانی را ارسال بفرمایید.
باتشکر
سید علیرضا ساقی
کامپیوتر 3000
باسلام و وقت بخیر
مشاورین ما امروز با شما تماس خواهند گرفت
با سلام اتوماسیون اداری ما در بندر چابهار قابلیت اتچ کردن attach فایل را برای ارسال ندارد لطفا راهنمای نمایید قابل توجه اینکه گزینه مورد نظر غیر فعال است
باسلام و وقت بخیر
لطفا این مورد را در قالب تیکت در سامانه پشتیبانی ثبت بفرمایید تا همکاران واحد پشتیبانی شما را راهنمایی کنند.
سلام و عرض ادب بنده می خوام نمایندگی بیمه راه اندازی کنم و فروش آنلاین داشته باشم دنبال یه اتوماسیون اداری هستم که صفر تا صده کارو بشه توش تعریف کرد لطفا راهنمایی بفرمایید و قیمت حدودی برای کاربری نامحدود‌هم بفرمایید
سپاس
سلام بر شما
عرض ادب و وقت بخیر
برای دریافت راهنمایی و مشاوره و استفاده از نسخه دموی نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر میتونید از صفحه زیر، فرم دمو رو پر کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند:
https://www.faragostar.net/requestforonlinedemo
همچنین در صورت تمایل میتونید برای دریافت راهنمایی از کارشناسان ما با شماره تلفن 42623-021 تماس بگیرید
سپاس
با سلام
هزینه استفاده از اتوماسین ابری رو رایگان زدید.
یعنی هیچ هزینه ای نداره؟
سلام بر شما
هیچ هزینه ای نداره. شما میتونید از نسخه ابری برای دیدین دموی نرم افزار به صورت رایگان استفاده بفرمایید.
من تعریف اتوماسیون شما رو از دوستان شنیدم، فقط سوالی داشتم
یک اتوماسیون اداری خوب به معنای اینکه نیازهای سازمان ما رو بشناسه و برطرف کنه چه ویژگی هایی باید داشته باشه و اینکه آیا اتوماسیون فراگستر هم امکانات لازم رو داره؟
ممنون میشم اگر همکارانتون با بنده تماس بگیرن
تشکر
سلام بر شما
از لطف نظر شما متشکریم. پاسخ شما رو از طریق ایمیل براتون ارسال کردیم.
سلام. آیا میشه شخصی تو سامانه چندتا پست سازمانی داشته باشه با چند امضای مختلف؟
سلام بر شما
بله. از امکانات متمایز کننده نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر نسبت به سایر نرم افزارها اینه که بین شخصیتهای حقوقی یک فرد در سازمان تفکیک ایجاد میکنه. بنابراین هر فردی میتونه چند پست در سازمان داشته باشه و برای هر پست امضاهای متفاوتی تعریف کنه. حتی میتونه برای یک پست به تعداد نامحدودی امضاهای متفاوت برای شرایط متفاوت تعریف کنه. مثلا امضای متفاوت برای نامه های درون‌سازمانی و نامه های برون‌سازمانی یا امضای متفاوت برای نامه‌های فارسی و انگلیسی.
سلام خسته نباشید. آیا در سامانه فراگستر میشه از فرایندها گزارش تحلیلی گرفت؟
سلام بر شما
بله پاسخ مثبت هست. البته با توجه به این که فرایندها از سازمانی به سازمان دیگه متفاوت هستند و گزارشات تحلیلی هم وابسته به دیتا و اطلاعات اون فرم ها و فرایندها هستند، امکان ارائه گزارش پیش فرض از اونها وجود نداره. ولی با توجه اینکه به کمک فرمها و فرآیندها، دیتاها در داخل سامانه ایجاد و ذخیره میشن، راهبر سیستم میتونه بر مبنای این داده‌ها هر گونه گزارش تحلیلی که مدنظر سازمان هست تهیه کنه.
سلام. چطوری میتونیم خودکارسازی فرایندها رو در سیستم شما ساده تر انجام بدیم؟
سلام بر شما.
یکی از راه هایی که میشه فرآیندها را ساده‌تر خودکارسازی کنید استفاده از ابزارهای با قابلیت و توانایی های بهتر هست. ما هم داخل سامانه اتوماسیون کسب وکار فراگستر از ابزاری برای مدیریت فرایندها استفاده کردیم که مدل‌سازی و اجرای فرآیندها رو هم برای ادمین و هم برای کاربران سازمان راحت‌تر میکنه.
برای اطلاعات بیشتر میتونید از صفحه نرم افزار مدیریت فرایندهای فراگستر بازدید بفرمایید.
فرق نرم افزار شما با CRM چی هست؟
سلام بر شما. نرم افزار CRM یک ابزار مختص مدیریت ارتباط با مشتری هست و با سامانه‌های اتوماسیون اداری مثل فراگستر خیلی تفاوت داره. هر چند برخی نقاط مشترک هم دارند، اما امکانات تخصصی CRM داخل سامانه اتوماسیون اداری فراگستر وجود نداره و اصلاً کارکرد سامانه اتوماسیون اداری فراگستر این نیست که بشه ازش به عنوان یک CRM استفاده کرد.
برای اطلاعات بیشتر میتونید مقاله فرق CRM و اتوماسیون اداری رو مطالعه بفرمایید.
سلام. امنیت سیستم فراگستر چطور هست؟
سلام بر شما. در طراحی و تولید نرم افزار اتوماسیون فراگستر تمام تلاش تیم تولید نرم افزار و مدیریت ارشد شرکت ما این بوده که تمامی استانداردهای امنیتی کشور از جمله استاندارد افتا رعایت شده و خیال کاربران راحت باشه. حتی در بخش زیرساخت و ثبت سرور هم امکاناتی فراهم شده که راهبر بتونه یک سری چک‌ها و نظارت‌ها رو انجام بده و از تنظیمات امنیتی سامانه اطمینان حاصل کنه.
برای اطلاعات بیشتر میتونید از صفحه امکانات امنیتی فراگستر بازدید بفرمایید.
شما کانورت اطلاعات از دیتابیس قبلی هم انجام میدید؟ چطور انجام میشه؟
سلام بر شما.
کانورت (convert) اطلاعات سابق سازمان در صورت تقاضای مشتری توسط فراگستر انجام میشه. برای اینکار ابتدا باید دسترسی به سوابق دیتابیسشون رو به فراگستر بدهند. کارشناسان ما یک بررسی اولیه انجام میدن و مشخص میشه که آیا دیتابیس سابق اونها رمزگذاری شده یا خیر، آیا ساختار منظمی داره و قابل انتقال هست یا خیر. اگر که شرایط انتقال رو داشته باشه گزارشی تهیه میشه که شرایط انتقال، مدت زمان لازم و برآورد هزینه‌ها اعلام و پس از موافقت مشتری انجام میشه. بعد از اتمام انتقال، مشتری صحت انتقال رو بررسی و تایید میکنه و اگر هم اصلاحاتی نیاز باشه انجام خواهد شد.
همکاران ما از نظر جغرافیایی پراکنده هستند. آیا امکان استفاده اونها از اتوماسیون وجود داره؟
سلام بر شما
یکی از مزیت های تحت وب بودن سامانه اتوماسیون اداری فراگستر این هست که اگر سازمان سامانه رو روی بستر وب قرار بدهد کاربران میتونن در نقاط مختلف جغرافیایی با حداکثر راندمان و بهره وری و صرف کمترین هزینه از اون استفاده کنند. چون تقریبا در همه جا داخل کشور دسترسی به اینترنت وجود داره و از طریق نسخه موبایل هم میتونن کارتابلشون رو در اختیار داشته باشند و انجام وظیفه کنند.