اطلاعات سامانه اتوماسیون اداری از مهم‌ترین دارایی‌های دیجیتال سازمان است و از دست رفتن آن می‌تواند تبعات جدی عملیاتی، حقوقی و مدیریتی داشته باشد. بنابراین طراحی و اجرای راهکار استاندارد پشتیبان‌گیری اطلاعات از وظایف کلیدی واحد فناریو سازمان محسوب می‌شود.
طراحی و اجرای راهکار استاندارد پشتیبان‌گیری (Backup Strategy) تنها تولید فایل Backup نیست، بلکه یک فرآیند فنی و مدیریتی برای تضمین تداوم کسب‌وکار و کاهش ریسک از دست رفتن داده‌ها است. سازمان‌هایی که به‌صورت منظم Backup تهیه کرده، امنیت آن را حفظ و فرآیند بازیابی را تست می‌کنند، آمادگی بسیار بیشتری برای مقابله با حوادث و تهدیدات خواهند داشت.
در ادامه توصیه های کلیدی مبتنی بر Best Practiceهای حوزه مدیریت پایگاه داده SQL Server را برای نگهداری، حفاظت و پشتیبان‌گیری صحیح از پایگاه داده سامانه اتوماسیون اداری فراگستر ارائه می‌کنیم. اجرای این موارد می‌تواند به افزایش پایداری، امنیت و قابلیت بازیابی اطلاعات سازمان کمک شایانی نماید.
پشتیبان‌گیری از پایگاه داده باید به‌صورت کاملاً خودکار و بر اساس برنامه زمان‌بندی مشخص انجام شود. طراحی سیاست پشتیبان‌گیری به عواملی مانند حجم اطلاعات، تعداد کاربران، میزان تبادل مکاتبات، حساسیت اطلاعات، سطح دسترس‌پذیری مورد انتظار (Availability) و الزامات بازیابی سازمان بستگی دارد.
در سازمان‌هایی که حجم مکاتبات، گردش اسناد و عملیات کاربران بالا است، توصیه می‌شود Transaction Log Backup در فواصل 15 دقیقه‌ای یا حتی کوتاه‌تر اجرا شود تا میزان از دست رفتن احتمالی اطلاعات (RPO) به حداقل برسد. در مقابل، برای سازمان‌های کوچک‌تر با حجم تبادلات کمتر، بازه‌های 30 تا 60 دقیقه‌ای معمولاً کفایت می‌کند.
همچنین توصیه می‌شود زمان‌بندی پشتیبان‌گیری به‌گونه‌ای طراحی شود که اهداف سازمان در حوزه Recovery Point Objective (RPO) و Recovery Time Objective (RTO) را پوشش دهد؛ به عبارت دیگر، سازمان باید مشخص کند حداکثر چه میزان از اطلاعات را می‌تواند از دست بدهد و در چه مدت زمانی باید سرویس مجدداً در دسترس قرار گیرد.
با این حال، بر اساس Best Practiceهای رایج در محیط‌های مبتنی بر SQL Server، الگوی زیر برای اکثر سازمان‌ها توصیه می‌شود
| توضیحات | زمان پیشنهادی | نوع بک‌آپ |
|---|---|---|
| خارج از ساعات کاری | روزانه | Full Backup |
| در ساعات کم ترافیک کاری | هر 4 تا 12 ساعت | Differential Backup |
| فقط برای پایگاه‌های Full Recovery و در صورت نیاز به بازگردانی تا لحظه خاص | هر ۱۵ یا 60 دقیقه | Transaction Log Backup |
برای محاسبه و اختصاص ظرفیت ذخیره‌سازی مورد نیاز سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیند، لازم است حجم فعلی اطلاعات عملیاتی (در صورت وجود)، به همراه فضای مورد نیاز فرآیندهای Backup و همچنین نرخ رشد اطلاعات در سال‌های آتی در محاسبات لحاظ شود.
آغاز بهره برداری از سامانه بدون فرآیند کانورت:
در پروژه‌هایی که سامانه اتوماسیون اداری از ابتدا و بدون اطلاعات عملیاتی قبلی راه‌اندازی می‌شود، توصیه می گردد فضای ذخیره‌سازی بر اساس نرخ رشد اطلاعات در حداقل سه سال آینده بعلاوه فضای مورد نیاز Backup محاسبه شود.
مثال: اگر حجم تولید اطلاعات در سال اول 100 گیگابایت پیش بینی گردد و نرخ رشد سالانه 20٪ باشد، حجم اطلاعات پس از سه سال حدود 173 گیگابایت خواهد بود. به این مقدار، فضای مورد نیاز برای حداقل یک نسخه Full Backup، Differential و Transaction Log Backup و همچنین حاشیه ظرفیت عملیاتی اضافه می‌شود تا ظرفیت نهایی مورد نیاز مشخص گردد.
آغاز بهره برداری از سامانه با فرآیند کانورت:
در پروژه‌هایی که اطلاعات سامانه قبلی به اتوماسیون اداری فراگستر کانورت می‌شود، علاوه بر فضای مورد نیاز برای بهره‌برداری و Backup، باید فضای موقت مورد نیاز فرآیند کانورت نیز پیش‌بینی شود. این موضوع به‌ویژه در شرایطی اهمیت دارد که فایل‌های برای اجرای کانورت نیازمند کپی موقت بر روی سرور پایگاه داده باشند.
مثال: اگر حجم پایگاه داده و فایل‌های قابل کانورت در مجموع 2 ترابایت و فضای موقت مورد نیاز فرآیند کانورت 500 گیگابایت باشد، حداقل 2.5 ترابایت فضای کاری برای اجرای فرآیند کانورت مورد نیاز است. پس از آن، فضای مورد نیاز نگهداری حداقل یک نسخه Full Backup Differential و Transaction Log Backup به همراه نرخ رشد حداقل سه‌ساله اطلاعات و حاشیه ظرفیت عملیاتی نیز به این مقدار اضافه خواهد شد.
وجود تنها یک فایل نسخه پشتیبان (Backup) ریسک بسیار بالایی ایجاد می‌کند. توصیه می‌شود همواره چندین نسخه از فایل‌های پشتیبان در بازه‌های زمانی مختلف نگهداری شود تا در صورت آسیب‌دیدگی یا آلودگی یکی از نسخه‌ها، امکان بازیابی اطلاعات از نسخه‌های قبلی وجود داشته باشد. این رویکرد ریسک ناشی از خرابی تجهیزات، حوادث فیزیکی، حملات سایبری و خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند.
یکی از شناخته‌شده‌ترین استانداردهای جهانی در حوزه حفاظت از داده‌ها، اصل 3-2-1 است:
فایل‌های پشتیبان نباید صرفاً بر روی همان سروری نگهداری شوند که پایگاه داده SQL Server روی آن قرار دارد. در صورت خرابی سخت‌افزار، آلودگی به باج‌افزار یا حذف ناخواسته اطلاعات، فایل‌های پشتیبان نیز ممکن است از بین بروند. توصیه می‌شود براساس امکانات Backupها بر روی فضای های زیر ذخیره گردند.
یکی از رایج‌ترین اشتباهات سازمان‌ها، اطمینان به وجود فایل Backup بدون بررسی قابلیت بازیابی آن است، تنها نسخه پشتیبانی معتبر است که قابلیت بازیابی موفق اطلاعات را داشته باشد.
توصیه می‌شود:
فایل‌های پشتیبان حاوی تمامی اطلاعات سازمان هستند و باید همانند خود پایگاه داده محافظت شوند.
توصیه می‌شود:
در صورت امکان، فایل‌های Backup باید با استفاده از قابلیت‌های رمزنگاری SQL Server یا راهکارهای امنیتی سازمان رمزگذاری شوند تا در صورت دسترسی غیرمجاز به فایل‌ها، امکان سوءاستفاده از اطلاعات وجود نداشته باشد.
کلیه عملیات پشتیبان‌گیری باید تحت نظارت و مانیتورینگ مستمر قرار گیرد. استفاده از ابزارهای مانیتورینگ سازمانی می‌تواند از عدم موفقیت پشتیبان‌گیری‌های دوره‌ای جلوگیری کند.
مواردی که باید کنترل شوند:
در سال‌های اخیر، باج‌افزارها یکی از مهم‌ترین تهدیدهای زیرساخت‌های اطلاعاتی محسوب می‌شوند.
برای کاهش ریسک توصیه می‌شود:
سازمان باید دارای سند مدون Backup & Recovery Policy باشد که در آن موارد زیر مشخص شده باشد. وجود مستندات شفاف، سرعت واکنش سازمان در شرایط بحرانی را افزایش می‌دهد.
توصیه می‌شود:
