نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر

نرم‌افزار مدیریت مستندات یکی از زیر سیستم‌‌های اصلی نرم‌‌افزار اتوماسیون ‌اداری بوده که در آن کاربران امکانات و کاربرد‌های ویژه‌ای به منظور مدیریت و نگهداری از مستندات سازمانی، نقشه‌‌های فنی و فرم‌های سازمانی در اختیار خواهند داشت.

این نرم‌افزار با رعایت ملاحظات امنیتی قابلیت‌هایی از جمله: تعریف ساختار بایگانی، تعیین و انتساب تگ به اسناد، ورود انبوه مستندات، جستجوهای پیشرفته و گزارشات متنوع در خصوص وضعیت مستندات را، برای سازمان‌های علاقه‌مند به حذف کاغذ از چرخه کاری خود فراهم می‌سازد.

قابلیت‌های زیرسیستم مدیریت مستندات

  • امکان تعریف درختواره‌ی پوشه‌های نگهداری مستندات بطور نامحدود
  • امکان تعریف سطوح دسترسی پوشه‌ها براساس (مشاهده، ایجاد، ویرایش، حذف و مدیریت دسترسی)
  • امکان تعریف سطوح دسترسی اسناد بر اساس (ایجاد، ویرایش، ابطال، تایید، دریافت، ویرایش پارامترها، مشاهده پارامترها، عطف به سند، لغو عطف سند، و مشاهده سوابق سند)
  • امکان تعریف سطوح دسترسی به پوشه‌ها و اسناد بر اساس واحد سازمانی یا پرسنل سازمان
  • امکان جستجوی پوشه‌های اسناد بر اساس فیلدهای (موضوع، کد، تاریخ و کلیدواژه اسناد، کلیدواژه فایل، پوشه و وضعیت سند)
  • امکان جستجوی گروه مقادیر اسناد
  • امکان تعریف گروه مقادیر اسناد بر روی پوشه
  • امکان تعریف نوع مقادیر اسناد براساس (متن، تاریخ و زمان شمسی، تاریخ و زمان میلادی، عدد اعشاری، عدد صحیح، منطقی (Boolean) و دارای مصداق (ComboBox) )
  • امکان تغییر وضعیت (پیش‌نویس، در انتظار تایید، تایید) اسناد براساس سطوح دسترسی
  • امکان تعریف پارامتر اجباری در زمان ثبت سند
  • امکان حفظ سوابق نسخه‌های مختلف یک سند
  • امکان مشاهده تاریخچه تغییرات یک سند
  • مشاهده و دریافت فایل‌های نسخ قبلی یک سند
  • امکان الصاق فایل از طریق اسکنر یا الصاق دستی بر روی سند
  • امکان سازگاری با انواع اسکنرهای رایج در بازار
  • امکان تعریف الگوی شماره دهی سند
  • تعریف کلیدواژه‌ها (تگ‌های) متنوع و انتساب آنها به سند جهت دستیابی سریع
  • امکان جستجوی اسناد بر اساس موضوع و ویژگی‌های اسناد و کلیدواژه‌ها، گروه مقادیر سند
  • امکان قفل‌/ آزادسازی سند (check in/check out)
  • امکان درج چندین فایل در یک سند
  • امکان افزودن، حذف و جایگزینی فایل‌های یک سند
  • امکان ثبت شماره‌دهی دستی اسناد و پوشه‌ها
  • امکان انتقال پوشه‌ها
  • امکان ایجاد ارتباط یک نامه به یک سند از کارتابل اتوماسیون
  • امکان تعریف تنظیمات کلی سیستم مدیریت مستندات شامل (حداکثر روزهای جدید محسوب شدن سند، ایجاد کد اتوماتیک (کدسند، کدپوشه، کد گروه مقادیر اسناد، کد مقادیر اسناد)
  • امکان تعریف تنظیمات کد اتوماتیک بر اساس (کدسند، کدپوشه، کد گروه مقادیر اسناد، کد مقادیر اسناد)
  • امکان بازگرداندن نسخه جاری سند به نسخه مورد نظر در تاریخچه

نمایی از نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر