نرم‌افزار مدیریت مستندات

نرم‌افزار آرشیو و بایگانی اسناد و مستندات سازمانی

نرم‌افزار مدیریت مستندات DMS یکی از زیرسیستم‌های اصلی نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر است که هدف نهایی مدیریت چرخه حیات اسناد در سازمان را محقق می‌نماید. سازمان شما می‌تواند به بهترین شکل ممکن اسنادی از جمله موارد ذیل را در این سیستم تعریف و در چهارچوب دیسیپلین‌‌های تعریف شده کنترل و به گردش در آورد:

  • اسناد ایزو : فرم‌ها، فرآیندها، آیین‌نامه‌ها، روشهای اجرایی و…
  • اسناد اداری ستادی: بایگانی نامه‌های اداری، صورت جلسات، قوانین و…
  • اسناد مهندسی: دیسیپلین‌ها، توضیحات،‌ پاسخها و…
  • اسناد مالی: قرارداد، تفاهم‌نامه، الحاقیه، پیش‌فاکتور، اسناد مناقصه و…
  • اسناد منابع انسانی: پرونده پرسنلی، حکم کارگزینی، سوابق رفاهی و…
  • اسناد فنی و پروژه‌ها: صورت وضعیت‌، نقشه، مدارک فنی و…

سیستم مدیریت مستندات یا همان سیستم DMS (Document management system) اسامی مختلفی دارد که کاربران آنرا با اسامی نرم افزار مدیریت اسناد، نرم افزار بایگانی اسناد، سیستم بایگانی اسناد و مدارک، نرم افزار بایگانی اداری یا آرشیو الکترونیکی اسناد هم می شناسند.

دموی سیستم مدیریت مستندات

بعد از تکمیل این فرم برای هماهنگی دمو با شما تماس می‌گیریم

امکانات سیستم مدیریت مستندات فراگستر

سیستم مدیریت مستندات فراگستر شامل ویژگی‌هایست که به شما این امکان را می‌دهد، تا چرخه عمر یک سند را از لحظه ایجاد تا زمان احتمالی امحاء به دقت کنترل و مدیریت نمایید.

این سیستم با یکپارچگی‌ای که با نرم‌افزارهای خانواده Office و همچنین امکان تعریف و گردش فرم‌های اطلاعاتی (Enterprise Form Generator) دارد، ابزار قدرتمندی در اختیار شما قرار خواهد داد تا کلیه ایده‌ها و روش‌های اجرایی سازمانی خود را در کوتاه‌ترین زمان ممکن پیاده‌سازی نمایید.

پشتیبانی این سیستم از قابلیت OCR فارسی بدنه اسناد تصویری و PDF به شما در جستجو و بازیابی اسناد کمک فراوانی می‌کند.

همچنین قابلیت کاهش نویز تصاویر اسکن شده  (Image Processing) یک ایده بسیار مناسب برای کاهش حجم ترافیک شبکه و سرعت در دسترس پذیری اسناد خواهد بود.

یکپارچگی سیستم مدیریت مستندات با سیستم اتوماسیون اداری فراگستر هم باعث شده تا در یک کارتابل مشترک کلیه اطلاعات ارزشمند سازمان از جمله مستندات، نامه‌ها، فرم‌ها، فایل‌ها، ایمیل‌ها، فکس‌ها و … به گردش در آیند و هر کدام بر اساس فرایند مرتبط در محل مشخصی در دسترس قرار داشته باشند.

با نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر، فرمهای اطلاعاتی متنوعی در اختیار شماست.تصاویر اسناد بطورخودکار بهینه خواهند شد.امکان ارجاع اسناد به کارتابل افراد را دارید.از قابلیت OCR فارسی بهره‌‌مند خواهید شد.

امکانات کتابخانه اسناد

  • امکان تعریف درختواره‌ پوشه‌ها و پرونده های بایگانی مستندات بطور نامحدود
  • امکان تعریف سطوح دسترسی به پوشه‌ها بر اساس واحد های سازمانی و سمت پرسنل
  • امکان تعریف سطوح دسترسی پرونده ها براساس مجوز های (مشاهده، ایجاد، ویرایش بدنه، حذف، جابجایی، تایید و ابطال)
  • امکان اعطای دسترسی موقت مشاهده اسناد درون پرونده ها برای یک بازه زمانی مشخص به افراد
  • امکان تعریف دسته ای پرونده ها از روی قالب فایل اکسل
  • امکان جابجایی پرونده ها در درختواره بایگانی
  • امکان تعریف درختواره تعریف انواع سند، گروه فرایندی سند، مکان فیزیکی نگهداری اسناد و فهرست مخاطبین هر سند
  • امکان تعریف نوع برای بدنه فایل های تشکیل دهنده سند
  • امکان تعریف و قراردهی اسناد در چند پرونده بایگانی
  • امکان تغییر وضعیت (پیش‌نویس، تایید) اسناد براساس سطوح دسترسی
  • امکان تعیین تاریخ انقضاء برای اسناد
  • امکان الصاق فایل از طریق اسکنر یا الصاق دستی بر روی سند
  • امکان تعریف template پیش فرض برای بدنه اسناد (از نوع Word،Excel، قالب فرمی)
  • امکان تعریف الگوی جهت شماره دهی اسناد
  • امکان حفظ سوابق نسخه های بدنه فایل های اسناد (versioning)
  • امکان بازگرداندن نسخ فایل های اسناد به نسخه های قبلی
  • امکان جابجایی و مرتب سازی فایل های درون یک سند
  • امکان چاپ و تبدیل کلیه فایل های تشکیل دهنده سند به یک فایل PDF
  • امکان جستجو روی اسناد درون پرونده های بایگانی بر اساس موضوع، شماره ،نوع سند، گروه سند، کلید واژه
  • امکان جستجو داخل متن مستندات Word, Excel, PDF
  • امکان ارائه گزارش های تعدادی و گزارش از اسناد جدید اضافه یا ویرایش شده، اسناد دارای سر رسید انقضاء در داشبورد سیستم مدیریت مستندات
  • امکان جابجایی اسناد بین پرونده های بایگانی
  • امکان قفل سند (check in/check out) جهت کنترل ویرایش اسناد اشتراکی
  • امکان ارجاع اسناد به کارتابل افراد سازمان جهت اخذ تایید یا دسترسی افراد به اسناد
  • امکان ایجاد ارتباط یک نامه به یک سند از کارتابل اتوماسیون
  • امکان بهینه سازی و کاهش نویز تصاویر بدنه اسناد
  • یکپارچه با آفیس (Word – Excel) جهت ایجاد و ویرایش اسناد از داخل نرم افزار مدیریت مستندات
  • امکان استفاده از OCR جهت تبدیل تصویر بدنه اسناد به متن قابل جستجو
  • امکان ایجاد فرم های اطلاعاتی با استفاده از زیرسیستم فرم‌ساز فراگستر

مدیریت فرآیندها، مستندات و استانداردها

جهت پیاده سازی استانداردها در سازمان لازم است کلیه فرم‌ها و فرایندها در یک ساختار مدون ایجاد، گردش و در صورت لزوم مورد بازنگری قرار گیرند. از آنجایی که ساختار سیستم اتوماسیون کسب و کار فراگستر و کلیه زیرسیستم‌های آن از جمله سیستم مدیریت مستندات از زیرساخت قدرتمند مدیریت فرآیندهای کسب و کار و گردش فرم‌های اطلاعاتی بهره‌مند می‌باشند این امکان را برای سازمان‌های بهره‌بردار فراهم نموده تا علاوه بر ثبت و بازیابی اطلاعات اسناد خود، بتوانند سیستم مدیریت فرآیندها، مستندات و استانداردها را در سازمان به اجرا در آورد.

از این دست از فرم های اطلاعاتی که بصورت آماده و از پیش تعریف شده هستند، می‌‎توان به موارد زیر اشاره نمود:

  • فرم فهرست مستندات و توزیع نسخ
  • فرم ثبت اقدام اصلاحی
  • فرم ترنسمیتال
  • فرم ارزیابی تامین کنندگان
  • و ..

امکانات سیستم مدیریت مستندات فراگستر

قابلیت OCR فارسی بدنه اسناد تصویری و PDF

اصلاح و نویزگیری تصاویر بدنه اسناد
(Image Processing)

ایجاد ارتباط یک نامه به یک سند از کارتابل اتوماسیون اداری

ارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فکس

ارسال نوتیفیکیشن از طریق ایمیل و پیامک و اطلاعیه به کارتابل افراد مشخص در خصوص بارگذاری اسناد جدید یا ویرایش سند

ساخت فرم های اطلاعاتی تکمیلی برای اسناد توسط Form Generator

و یا عدد ۱ را به شماره ۳۰۰۰۵۷۳۴۲۲۳۳۴۴ پیامک کنید.

guest
ایمیل شما منتشر نخواهد شد
۴ پیام ها
جدیدترین
قدیمی ترین بیشترین رای
Inline Feedbacks
مشاهده تمام پیام ها
4.4/5 - (30 امتیاز)
۴۲۶۲۳ (۰۲۱)