- مدیریت هوشمند اسناد سازمانی
نرمافزار مدیریت مستندات
نرمافزار مدیریت مستندات یکی از زیرسیستمهای کلیدی نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است که چرخهی حیات کامل اسناد سازمانی از جمله (پرونده های پرسنلی، اسناد مالی، اسناد ایزو، اسناد مهندسی و…) را از ایجاد تا نگهداری و انقضا مدیریت کرده و امکان سازماندهی، کنترل دسترسی امن و مدیریت ساختاریافته انواع اسناد را طبق ضوابط و دیسیپلینهای تعریف شده فراهم مینماید.
بایگانی فرمتهای مختلف اسناد سازمانی
ثبت و مدیریت اسناد از نوع فرم های اطلاعاتی
تکمیل اسناد در محیط نرم افزار با مدیریت ورژن ها
- سریع، امن و مقیاس پذیر
- توسعه و بروزرسانی مداوم
- پشتیبانی هوشمند 24/7
مورد اعتماد بیش از 3000 کسب و کار و سازمان دولتی و خصوصی
- مدیریت متمرکز اسناد سازمان
قابلیت های مدیریت مستندات در اتوماسیون کسب و کار فراگستر
نرمافزار مدیریت مستندات در اتوماسیون کسبوکار فراگستر، مجموعهای از قابلیتهای پیشرفته را برای کنترل و ساماندهی چرخه کامل عمر اسناد سازمانی ارائه میدهد. این سامانه با فراهم کردن ابزارهای متنوع برای ایجاد، نگهداری، طبقهبندی، جستجو و بهروزرسانی اسناد، به سازمانها کمک میکند تا فرآیندهای مرتبط با مستندات خود را به شکلی کارآمدتر مدیریت کنند. در ادامه به برخی از مهمترین ویژگیها و امکانات این نرمافزار اشاره شده است.
- ویژگی های برتر مدیریت مستندات
راهکار مدرن سازماندهی و مدیریت چرخه عمر اسناد
نرمافزار مدیریت مستندات فراگستر با دستهبندی سلسلهمراتبی، سازماندهی منظم و دسترسی مدیریت شده به اسناد را فراهم میکند. همچنین امکان تعریف متادیتا (Meta Data) در اسناد امکان ذخیره اطلاعات منحصر به فرد هر سازمان و کسب و کار را در قالب اسناد سازمانی ممکن می سازد.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- دستهبندی گسترده و مقیاسپذیر پرونده های اسناد: سیستم مدیریت مستندات با ساختار پوشه بندی قابل توسعه، امکان سازماندهی اسناد در هر ابعاد سازمانی را فراهم میکند. قابلیت «مقیاسپذیری» به رشد حجم اطلاعات بدون افت عملکرد پاسخ میدهد.
- امکان تعریف قالب سند از نوع فرم اطلاعاتی: سازمان بهره بردار می تواند حسب نیاز خود فرم های اطلاعاتی مانند (فرم های خرید، سفارش، منابع انسانی و ...) را در قالب اسناد سازمانی تعریف نموده تا بتواند علاوه بر مستندات سنتی، اسناد ساختار یافته (Structured Data) خود را نیز بایگانی الکترونیکی نماید.
- مدیریت نسخ و ورژنبندی اسناد: امکان ثبت و نگهداری نسخههای مختلف هر سند بهصورت ساختاریافته فراهم شده است تا تاریخچه تغییرات و ویرایشها بهطور کامل قابل مشاهده و بازیابی باشد. این قابلیت کنترل تغییرات، مقایسه نسخهها و حفظ یکپارچگی اطلاعات در چرخه عمر اسناد را تضمین میکند.
- جستجوی دقیق اسناد در سریعترین زمان
موتور جستجوی هوشمند و بازیابی سریع اسناد
موتور جستجوی هوشمند با استفاده از فیلترهای پیشرفته، کلمات کلیدی و تحلیل محتوای اسناد، امکان یافتن دقیق اطلاعات موردنظر را در کوتاهترین زمان فراهم میکند و بازیابی سریع و آسان به مدارک موردنیاز را در یک سیستم مدیریت مستندات حرفهای تضمین میکند.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- امکان جستجو در محتوی فایل اسناد: با پشتیبانی از سرویس تبدیل تصویر فایل ها به متن (OCR) و همچنین فعال سازی سرویس جستجوی محتوی فایل ها در پایگاه داده، امکان جستجو درون محتوی فایل اسناد را خواهید داشت.
- جستجو و فیلترینگ پیشرفته اسناد: این قابلیت امکان جستجو و فیلتر اسناد را بر اساس تمامی پارامترهای مرتبط مانند عنوان، تاریخ، متادیتا و ... را فراهم میکند. با استفاده از فیلترهای ترکیبی و جستجوی سریع، کاربران میتوانند در میان حجم بالای اسناد، اطلاعات موردنظر را بهسرعت و با دقت بالا پیدا کنند.
- امکان جستجو در محتوی اسناد حاوی فرم های اطلاعاتی: امکان جستجوی محتوی فرم های طراحی شده ای که به عنوان سند در سیستم تکمیل و ثبت گردیدهاند. شامل جستجوی داخل تمام اسنادی از نوع فرم های فروش فروش، خرید، یا...
- امنیت چندلایه اسناد و اطلاعات
کنترل دسترسی چندلایه و حفاظت از اسناد سازمانی
مدیریت سطوح دسترسی و امنیت در سیستم مدیریت مستندات تضمین میکند که هر کاربر فقط به اسناد مجاز دسترسی داشته باشد و از افشای اطلاعات حساس جلوگیری شود. این قابلیت با کنترل دقیق مجوزها، احراز هویت و ثبت فعالیتها، امنیت دادهها و انطباق سازمان با استانداردهای امنیتی را تقویت میکند.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- کنترل سطوح دسترسی کاربرا به اسناد مبتنی بر نقشها (RBAC): با مدل دسترسیRBAC در سیستم مدیریت مستندات، دسترسی کاربران به اسناد بر اساس نقشهای تعریفشده در سازمان کنترل میشود و هر کاربر تنها به اسناد مرتبط دسترسی خواهد داشت.
- ارتقای امنیت با پشتیبانی احراز هویت 2FA و زیر ساخت SSO: با پشتیبانی از مکانیزم احراز هویت (2FA) امنیت دسترسی به سیستم با تأیید دو عامله کاربران افزایش خواهد یافت. همچنین با پشتیبانی از ساختار SSO امکان اعتبار سنجی کاربران، با استفاده از مدیریت متمرکز هویت کاربران سازمانی فراهم گردیده است.
- ثبت کامل و پایش لاگ فعالیت کاربران (Audit Log): این قابلیت تمامی عملیات کاربران مانند مشاهده، ویرایش، دانلود، حذف و تغییرات نسخهها را بهطور دقیق ثبت میکند. با ارائه تاریخچه کامل فعالیتها، ردیابی تخلفات، پایش امنیتی و انطباق با استانداردهای سازمانی آسانتر و قابل استناد میشود.
- ایجاد بهره وری با کار تیمی
اشتراکگذاری اسناد و تسهیل همکاری تیمی
وجود امکاناتی مرتبط با گردش کار، همکاری تیمی و انجام کار اشتراکی در سیستم مدیریت مستندات، هماهنگی بین اعضای تیم را تسهیل میکند و نظر و پیگیری مراحل تأیید اسناد را تسهیل می نماید و بهرهوری تیمها را افزایش میدهند.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- امکان ارجاع اسناد به کارتابل کاربران با مدت در دسترسی پذیری محدود: این قابلیت امکان ارجاع اسناد به کارتابل کاربران دیگر را با تعیین مهلت و شرایط دسترسی فراهم میکند. با مدیریت زماندار دسترسی، کنترل دقیقتری بر اشتراکگذاری اسناد ایجاد شده و امنیت و نظم در گردش اطلاعات افزایش مییابد.
- امکان کار تیمی و تکمیل همزمان اسناد: این قابلیت به چند کاربر با امکان در اختیار گیری اسناد (check in/check out) بهصورت همزمان روی یک سند کار کرده و تغییرات خود را اعمال کنند. ویرایش مشترک باعث افزایش سرعت همکاری تیمی، کاهش نسخههای پراکنده و هماهنگی بهتر در تولید و بهروزرسانی اسناد میشود.
- تسهیل ارتباط تیم با امکان ثبت نظرات، کامنت گذاری گفتگو اعضا: با قابلیت ثبت نظر، کامنتگذاری و چت، اعضای تیم میتوانند مستقیماً روی اسند با هم گفتگو کنند و بازخورد بدهند. این امکان باعث شفافیت بیشتر، تصمیمگیری سریعتر و همکاری مؤثرتر در طول کار میشود.
- ارسال و دریافت اسناد از طریق API
یکپارچهسازی با سایر سیستمهای سازمانی
ارتباط سیستم مدیریت مستندات با سایر سیستمهای سازمانی از طریق APIهای آماده فراگستر، امکان نگهداری اسناد تولید شده توسط سایر نرم افزار های سازمانی (نرم افزارهای مالی، منابع انسانی و…) را در یک سیستم مدیریت مستندات مرکزی و متمرکز فراهم مینماید.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- APIهای آماده برای یکپارچگی با سایر سیستمهای سازمان: فراگستر با ارائه APIهای آماده، امکان ارسال اسناد به سیستم مدیریت مستندات و دریافت اسناد از سایر سامانههای سازمانی را فراهم می نماید.
- امکان ارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فکس: سیستم امکان دریافت و ارسال اسناد از طریق ایمیل و فکس را بهصورت خودکار فراهم میکند. این قابلیت ارتباط با سازمانها و مشتریانی بیرونی را ساده و یکپارچه میسازد.
با نرمافزار مدیریت مستندات فراگستر، از قابلیت OCR فارسی بهرهمند خواهید شد. فرمهای اطلاعاتی متنوعی در اختیار شماست. تصاویر اسناد بطورخودکار بهینه خواهند شد. امکان ارجاع اسناد به کارتابل افراد را دارید.
- ویژگی های ممتاز
خلق ارزش افزوده و نوآوری پیوسته در نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر
سرویس OCR اسناد (نویسهخوان نوری)
استخراج متن از تصاویر و فایلهای اسکن شده برای قابلیت جستجوی متنی
اصلاح و نویزگیری تصاویر بدنه اسناد (Noise Reduction)
حذف نویز و بهینه سازی تصاویر اسناد (خط تا، لکه ها و...) جهت کاهش حجم و افزایش شفافیت اسناد
طراحی اسناد از نوع فرم های اطلاعاتی (Form Generator)
ارتباط مستقیم با فرم ساز فراگستر و طراحی اسنادی با قالب فرم های اطلاعاتی
ارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فکس
امکان ارسال اسناد از طریق فکس و پست الکترونیکی به بیرون سازمان و بلعکس
پیشنمایش آنلاین اسناد
مشاهده بدنه اسناد در مرورگر، بدون نیاز به دانلود یا نصب نرمافزار جانبی
ارتباط مدیریت مستندات با کارتابل اتوماسیون اداری
امکان ارجاع اسناد به کارتابل اتوماسیون و ایجاد ارتباط بین اسناد و نامه ها
یکپارچگی آسان با سایر نرم افزارهای سازمان
در اتوماسیون اداری فراگستر مجموعهای از APIهای آماده و مستند ارائه گردیده تا به سازمان ها امکان دهد، سامانه های مختلف خود از جمله سیستمهای مالی، منابع انسانی و ... را با اتوماسیون اداری خود یکپارچه نمایند. کتابخانه APIهای آماده فراگستر، با ساختاری امن و مبتنی بر REST طراحی شدهاند و امکاناتی از جمله ارسال و دریافت نامهها و مستندات، یکپارچه سازی ساختار سازمانی و ... را فراهم میسازند.
ثبت درخواست دمو
با پرکردن فرم زیر، کارشناسان ما در اولین فرصت با شما تماس میگیرند و جلسه دمو و مشاوره رایگان تنظیم میکنند.
نرم افزار مدیریت مستندات چیست؟
نرم افزار مدیریت مستندات (یا DMS) ابزاری است که امکان جمعآوری، طبقهبندی و ذخیرسازی خودکار انواع اسناد و مدارک سازمانی (اداری، مهندسی، مالی، منابع انسانی و …) و مدیریت چرخه حیات آنها در سازمان را فراهم میکند. این نرمافزار، اسناد کاغذی سازمان را نیز به فرمت دیجیتال تبدیل کرده و دسترسی سریع و ایمن به آنها برقرار میکند.
- مشاهده بیشتر
نرم افزار مدیریت اسناد فراگستر چه امکاناتی دارد؟
برخی از ویژگیهای نرمافزار مدیریت مستندات فراگستر عبارتند از: تحت وب بودن، امکان تعریف سطح دسترسی کاربران به پوشهها و اسناد، امکان حفظ سوابق نسخههای مختلف یک سند، امکان تعریف طبقهبندی محرمانه برای اسناد، امکان استفاده از OCR برای تبدیل تصویر اسناد به متون قابل جستجو، امکان قفل/ آزادسازی سند (check in/check out)، امکان ارجاع و ارسال اسناد به عنوان نامه، ایمیل یا فکس و بسیاری امکانات دیگر.
- زیرسیستم های مرتبط
زیرسیستمهای اتوماسیون اداری مرتبط با نرم افزار مدیریت مستندات
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 3000 سازمان با گستردگی بیش از یک میلیون کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.
