مدیریت مستندات

نرم ‌افزار مدیریت مستندات یکی از زیر سیستم‌‌های اصلی نرم‌ افزار اتوماسیون ‌اداری بوده که در آن کاربران امکانات و کاربرد‌های ویژه‌ ای به منظور مدیریت و نگهداری از مستندات سازمانی، نقشه‌‌های فنی و فرم ‌های سازمانی در اختیار خواهند داشت.

این نرم ‌افزار با رعایت ملاحظات امنیتی قابلیت‌هایی از جمله تعریف ساختار بایگانی، تعیین و انتساب تگ به اسناد، ورود انبوه مستندات، جستجوهای پیشرفته و گزارشات متنوع در خصوص وضعیت مستندات را، برای سازمان‌های علاقه‌مند به حذف کاغذ از چرخه کاری خود فراهم می‌سازد.

  • امکان تعریف درختواره‌ی پوشه‌های نگهداری مستندات بطور نامحدود
  • امکان تعریف سطوح دسترسی پوشه‌ها بر اساس (مشاهده، ایجاد، ویرایش، حذف و مدیریت دسترسی)
  • امکان تعریف سطوح دسترسی اسناد بر اساس (ایجاد، ویرایش، ابطال، تایید، دریافت، ویرایش پارامترها، مشاهده پارامترها، عطف به سند، لغو عطف سند، و مشاهده سوابق سند)
  • امکان جستجوی پوشه‌های اسناد بر اساس فیلدهای (موضوع، کد، تاریخ وکلیدواژه اسناد، کلیدواژه فایل، پوشه و وضعیت سند)
  • امکان جستجوی گروه مقادیر اسناد
  • امکان تعریف گروه مقادیر اسناد بر روی پوشه
  • امکان تعریف نوع مقادیر اسناد براساس (متن، تاریخ و زمان شمسی، تاریخ و زمان میلادی، عدد اعشاری، عدد صحیح، منطقی (Boolean) و دارای مصداق (ComboBox)
  • امکان تغییر وضعیت (پیش‌نویس، درانتظار تایید، تایید) اسناد براساس سطوح دسترسی
  • امکان حفظ سوابق نسخه‌های مختلف یک سند
  • امکان مشاهده تاریخچه تغییرات یک سند
  • امکان الصاق فایل از طریق اسکنر یا الصاق دستی بر روی سند
  • تعریف کلیدواژه‌ها (تگ‌های) متنوع و انتساب آنها به سند جهت دستیابی سریع
  • امکان قفل‌/ آزادسازی سند (check in/check out)
  • امکان ثبت شماره‌دهی دستی اسناد و پوشه ها
  • امکان ایجاد ارتباط یک نامه به یک سند از کارتابل اتوماسیون
  • امکان تعریف تنظیمات کلی سیستم مدیریت مستندات شامل (حداکثر روزهای جدید محسوب شدن سند، ایجاد کد اتوماتیک (کدسند، کدپوشه، کد گروه مقادیر اسناد، کد مقادیر اسناد)