اسناد و مدارک موجود در یک سازمان یا ارگان دولتی اغلب حاوی دستورالعمل و اطلاعاتی است که بعضاً نقاط قوت و ضعف برنامه‌ها و طرح‌ها، رویه‌های کاری، وضعیت نیروها و امکانات سازمانی را منعکس می‌سازند، و افشای عمومی آنها می‌تواند پیامدهای ناخوشایندی را برای سازمانها و ارگانها در پی داشته باشد.
از طرفی دیگر چون امنیت و تعیین سطح دسترسی افراد بر حسب سمت سازمانی به مکاتبات دارای طبقه‌بندی ، در سازمانها و ارگان‌های دولتی یا خصوصی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، برآن شدیم تا به جهت پشتیبانی از اصول مکاتبات طبقه‌بندی (در سطوح عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و به‌کلی سری) و در دسترس نبودن اطلاعات حساس و حیاتی یک سازمان برای عموم کاربران، زیر سیستم مکاتبات دارای طبقه‌بندی را در اتوماسیون اداری و فرآیندهای فراگستر طراحی و پیاده‌سازی نماییم.
در زیر سیستم مکاتبات دارای طبقه‌بندی ، بمنظور حفظ اطلاعات، دسترسی به اسناد و مکاتبات سازمان به تفصیل با توجه به جایگاه سازمانی کاربران و سطح محرمانگی منتسب به هر سمت سازمانی قابل تعریف می‌باشد. به‌گونه‌ای که تمام جزئیات تعیین محدودیت‌ها و سطوح دسترسی‌ها نیز برای راهبر سیستم قابل کنترل و پیگیری خواهد بود.
