نرم افزار دبیرخانه تحت وب فراگستر

نرم افزار دبیرخانه فراگستر یک سیستم تحت وب است که تمامی وظایف واحدهای دبیرخانه سازمان‌ها از جمله شماره‌گذاری، دریافت، ارسال، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهد. خودکارسازی این وظایف باعث می‌شود تا مدیریت امور دبیرخانه حتی در سازمان‌هایی که روزانه چندین هزار نامه اداری را ثبت و پیگیری می‌کنند و یا پراکندگی جغرافیایی دارند، با سهولت و پایداری امکان‌پذیر شود.

از ویژگی‌های متمایز سیستم دبیرخانه فراگستر این است که فرآیند ثبت نامه وارده و صادره و سایر فرآیندهای مرتبط با دبیرخانه را با سرعتی بسیار بالا انجام می‌دهد و به این ترتیب مدیریت نامه های اداری را تسهیل می‌کند. مزیت دیگر این نرم افزار، قابلیت اتوماسیون بایگانی و طبقه بندی اسناد و مکاتبات است که برای بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی مفید خواهند بود.

در ادامه شما را با مهمترین قابلیت‌های نرم افزار دبیرخانه تحت وب فراگستر آشنا خواهیم کرد و سپس جدیدترین قابلیت‌ها و امکانات تخصصی آن را همراه با جزئیات برای شما می‌آوریم.

فهرست قابلیت ها و امکانات نرم افزار دبیرخانه فراگستر

قابلیت های مربوط به «فهرست بسته ها»

  • امکان ثبت ویرایش، حذف بسته های مکاتباتی و فیزیکی واصله به واحد دبیرخانه
  • امکان ارجاع بسته‌ها بین دبیرخانه‌ های مختلف سازمان‌ها
  • امکان ثبت اطلاعات رسید یا عودت بسته‌ها
  • امکان ثبت نامه‌های درون یک بسته به صورت مجزا یا گروهی
  • امکان چاپ رسید تحویل برای بسته‌ها و بارگزاری رسید‌ها توسط بارکد خوان
  • امکان شخصی سازی آیتم‌های اطلاعاتی موجود در فرم بسته
  • امکان شخصی‌سازی (تغییر در ترتیب و سایز ستون‌ها، تعداد ردیف‌های قابل مشاهده) در فهرست بسته‌ها
  • امکان مشاهده وضعیت بسته‌های ارجاع شده از طریق منوی بسته‌های در راه
  • امکان تهیه گزارش‌های متنوعی از بسته‌های ثبتی و ارجاعی

قابلیت های مربوط به «فهرست نامه ها»

  • تعریف نامحدود دبیرخانه با فرمت‌های مختلف شماره‌گذاری
  • امکان معرفی دفتر اندیکاتور متعدد به‌ازای یک دبیرخانه
  • امکان معرفی شماره اندیکاتور و اختصاص فرمت شماره‌گذاری مستقل برای هر دبیرخانه
  • امکان شخصی سازی فرم‌های ورود اطلاعات
  • امکان شخصی‌سازی (تغییر در ترتیب و سایز ستون‌ها، تعداد ردیف‌های قابل مشاهده) در فهرست نامه‌ها
  • امکان ثبت نامه‌ها در سیستم دبیرخانه به یکی‌‌از روش‌های بارگزاری تصویر نامه، اسکن نامه، نامه ایمیل‌شده، نامه ECE شده و پیش‌نویس دریافت‌شده از کاربران
  • ثبت مشخصات‌نامه (شماره‌نامه‌ وارده، تاریخ نامه ‌وارده، دبیرخانه، پرونده، موضوع، فرستنده، گیرندگان، نوع ارجاع، نوع ارسال، متن‌ارجاع، تحویل‌دهنده، محرمانگی، فوریت، کلیدواژه‌ها)
  • اختصاص شماره اندیکاتور به‌همراه تاریخ ثبت به‌صورت خودکار (دفتر اندیکاتور)
  • درج نامه‏‌های مرتبط(عطف وپیرو)
  • درج پیوست‏‌های فایلی به نامه از طریق بارگزاری فایل یا درج از اسکنر
  • قابلیت اتصال به انواع اسکنرهای تک‌برگ یا دسته‌ای
  • فشرده‌سازی حجم تصاویر نامه‌ها و ذخیره آنها در پایگاه اطلاعاتی نرم‌افزار
  • قابلیت بهبود خودکار کیفیت و سایز تصویر و کنترل حجم نامه‌های اسکن شده
  • بزرگنمایی، کوچک‌نمایی و گردش تصاویر اسکن‌شده
  • امکان بارگزاری فایل بدنه‌نامه و درج در صفحه موردنظر کاربر
  • امکان تعیین محدودیت نوع و حجم فایل‌ها در هنگام بارگزاری
  • امکان ثبت پیوست‌‏های متفرقه به نامه
  • امکان ثبت رونوشت هنگام ثبت برای تک‌تک گیرندگان رونوشت
  • امکان بررسی ثبت شماره تکراری نامه وارده در دبیرخانه و فاکس پیش‌از ثبت‌ نامه
  • امکان ثبت نامه وارده با فرستنده متفرقه
  • امکان جستجو و یافتن نامه‌ها و مشاهده مکان و مسیر حرکت نامه در سازمان(درخت ارجاعات)
  • مشاهده فهرست نامه‌های ثبت شده در کارتابل‌ها و دبیرخانه‌ها حسب دسترسی
  • امکان جستجو و یافتن نامه‌ها حسب اطلاعاتی مانند(شماره‌نامه، شماره رهگیری نامه، پرونده ‌نامه، ایجادکننده، تاریخ ‌نامه، موضوع‌نامه، فرستنده، گیرنده، دبیرخانه، نوع‌نامه، ارجاع‌نامه، مکان بایگانی نامه در دبیرخانه، تاریخ بایگانی دردبیرخانه، محرمانگی، شماره‌نامه وارده، تاریخ‌نامه وارده، فوریت، کلید‌واژه‌ها، تحویل‌دهنده، نحوه‌ی ارسال)
  • امکان تهیه انواع چاپ از نامه شامل(چاپ متن‌نامه، چاپ متن بدون امضاء، چاپ متن بدون سربرگ و ته‌برگ، چاپ متن بدون سربرگ و ته‌برگ وامضاء، چاپ متن در pdf، چاپ اطلاعات و ارجاعات‌نامه، چاپ متن به‌همراه رونوشت‌ها، چاپ به‌همراه گیرندگان، چاپ ارجاعات، چاپ همه‌ارجاعات، چاپ یادداشت و جوابیه)
  • امکان تهیه چاپ ویژه از نامه با قابلیت چاپ همزمان متن، نامه‌های مرتبط و ضمائم نامه در قالب فایل
  • امکان تهیه چاپ رسید‌نامه برای ارائه به تحویل‌دهنده
  • امکان تعریف پرونده‌های بایگانی‌نامه در دییرخانه و دسترسی به نامه‌های بایگانی‌شده در دبیرخانه حسب دسترسی کاربر
  • امکان حذف بدنه و پیوست نامه‌ها با سطح دسترسی
  • امکان جابه‌جایی و مرتب‌سازی فایل‌های بدنه‌ی نامه با سطح دسترسی
  • امکان ارسال نامه‌های ثبت‌شده از یکی از روش‌های (ارسال ازطریق ایمیل، ارسال ازطریق فاکس، ارسال ازطریق ECE)
  • امکان حذف ارجاعات خوانده‌نشده از دبیرخانه
  • امکان ایجاد‌نامه مشابه نامه‌های ثبت‌شده در دبیرخانه
  • امکان ثبت یاداشت و جوابیه در نامه‌های ثبت‌شده در دبیرخانه
  • امکان ارجاع مجدد نامه‌های ثبت‌شده
  • امکان ابطال نامه‌ها با سطح دسترسی
  • امکان بایگانی نامه در بایگانی‌های تعریف‌شده برای دبیرخانه
  • مشاهده بدنه نامه‌های چند صفحه‌ای بصورت thumbnail
  • امکان جابجایی ترتیب رونوشت‌ها توسط دبیرخانه و چاپ، ارسال فاکس و ECE نامه براساس ترتیب قرارگیری رونوشت‌ها
  • امکان درج تگ در دبیرخانه جهت جستجوی هدفمند نامه‌ها
  • امکان انتخاب بدنه و پیوست در هنگام ثبت ECEدر زمانی که بدنه یا پیوست غیرمجاز همراه ECE ارسال شده باشد
  • امکان دریافت گزارش‌های عملکرد دبیرخانه شامل(آمار نامه‌های وارده، صادره، داخلی، وارده اقدام شده، وارده اقدام نشده، داخلی اقدام شده، داخلی اقدام نشده، آمار فاکس‌های دریافتی ثبت‌شده، ارسالی، آمار ایمیل‌های ثبت‌شده دریافتی ارسالی، آمار ECEهای دریافتی ثبت‌شده ارسالی)
  • امکان درج بارکد به نامه در هنگام ثبت و جستجو براساس بارکد
  • اطلاع رسانی از طریق SMS و ایمیل

قابلیت های مربوط به «فهرست فکس‌ها»

  • امکان مشاهده و مدیریت فهرست فکس‌های ثبت شده، ارسالی، دریافتی و حذف شده به صورت مجتمع
  • امکان شخصی‌سازی (تغییر در ترتیب و سایز ستون‌ها، تعداد ردیف‌های قابل مشاهده) در فهرست فکس‌ها
  • امکان دریافت گزارش در لحظه تعداد فکس‌های دریافتی و ارسالی
  • امکان مانیتورینگ فکس‌های ارسالی
  • امکان مجزاسازی فکس‌‎های دبیرخانه های مختلف
  • امکان تبدیل فکس های دریافتی به نامه وارده و داخلی
  • امکان ارسال فکس‌های دریافتی از طریق سامانه ارسال فایل
  • امکان ارسال همزمان نامه و پیوست‌های متعلق به آن
  • امکان مشاهده وضعیت رویداد فکس نمابر شده در فهرست نامه‌ها
  • امکان ثبت چند فکس دریافتی و تبدیل به یک نامه
  • امکان انتخاب بدنه و یا پیوست نامه در زمان ارسال فکس
  • امکان پشتیبانی از خطوط متعدد فکس در نقاط مختلف جغرافیایی
  • امکان تعریف دستگاه‌های نمابر و تعیین کاربران دریافت کننده و مشاهده کننده و ارسال کننده هر نمابر
  • امکان اعمال تعریف کارتابل فاکس دریافتی برای چند کاربر
  • امکان دریافت و ارسال فکس بطور مستقیم از داخل برنامه
  • پشتیبانی ازگردش کاملاً الکترونیک فکس دریافتی و ارسالی درسازمان
  • امکان مشاهده لحظه به لحظه وضعیت فکس ارسالی
  • امکان اعمال دسترسی به فکس های دریافتی و یا ارسال فکس بر اساس واحد سازمانی
  • امکان اعمال دسترسی به فکس های دریافتی و یا ارسال فکس بر اساس پرسنل
  • امکان ارسال خودکار مجدد فاکس‌های ارسال نشده با تعیین تعداد دفعات تکرار تلاش مجدد در فاصله‌های زمانی تعیین‌شده
  • استفاده از تکنولوژی Click Once بر روی نرم افزار تخصصی ارسال فکس
  • امکان تفکیک فکس‌های دریافتی بر اساس خوانده شده/خوانده نشده
  • امکان تفکیک فکس‌های دریافتی بر اساس تعیین بازه زمانی
  • امکان دریافت خروجی اکسل از فکس‌های دریافتی/ ارسالی/ ثبت شده/ حذف شده

قابلیت های مربوط به «فهرست ایمیل‌ها»

  • امکان مشاهده و مدیریت ایمیل های دریافتی، ثبت شده، ارسالی، درحال ارسال و حذف شده به صورت مجتمع
  • امکان شخصی‌سازی (تغییر در ترتیب و سایز ستون‌ها، تعداد ردیف‌های قابل مشاهده) در فهرست ایمیل‌ها
  • امکان بازیابی ایمیل های حذف شده
  • امکان دریافت ایمیل‌های کاربر (بدنه – پیوست) در کارتابل پست الکترونیکی
  • امکان مرتب‌سازی ایمیل‌های دریافتی با وضعیت خوانده شده / خوانده نشده، در بازه زمانی
  • امکان مرتب‌سازی ایمیل‌های دریافتی با نوع ایمیل / ECE / رسید ثبت ECE، در بازه زمانی
  • امکان مرتب‌سازی ایمیل‌های دریافتی با فرستنده، گیرنده و عنوان ایمیل، در بازه زمانی
  • امکان مرتب‌سازی ایمیل‌های ارسالی با فرستنده، گیرنده و عنوان ایمیل، در بازه زمانی
  • امکان مشاهده نامه های ارسال شده باعنوان ECE” ارسالی” در دبیرخانه
  • امکان مشاهده پیش‌نمایش ایمیل‌های دریافت شده
  • امکان تبدیل ایمیل‌های دریافتی به پیش‌نویس نامه
  • امکان ثبت ایمیل‌های دریافتی دردبیرخانه درقالب نامه وارده
  • امکان ایمیل نامه‌ها از درون کارتابل از طریق ارسال نامه
  • امکان ایمیل نامه‌ها از داخل نرم‌افزار دبیرخانه از طریق ارسال نامه
  • امکان اطلاع رسانی رویدادهای تقویم سازمانی از طریق ایمیل
  • امکان ارسال هشدارهای نرم‌افزاری از طریق ایمیل در بخش هشدارها و پایش نرم‌افزار
  • امکان ارسال ایمیل در هنگام حذف لاگ‌های پایگاه‌داده بر اساس تنظیمات نرم‌افزاری
  • امکان ارسال نامه برای حساب‎های ایمیل شخصی افراد
  • امکان ارسال ایمیل نامه به چند گیرنده به صورت همزمان
  • امکان تعریف آدرس ایمیل‌ سازمانی کاربران
  • امکان مانیتورینگ ایمیل‌های ارسالی سازمان در بازه زمانی ایجاد وارسال ایمیل
  • مدیریت نامه و ایمیل‎دریافتی دریک محیط کاربری
  • دریافت و ارسال ایمیل سازمانی بدون نیاز به اینترنت بر روی کلاینت
  • امکان فراخوانی زیر پوشه‌های تعریف شده inbox سرور ایمیل
  • امکان فراخوانی زیر پوشه های تعریف شده outbox سرور ایمیل
  • امکان حذف ایمیل از سرور بعد از دریافت
  • امکان پشتیبانی از چندین پست‌ الکترونیک
  • امکان تطابق نوع ارتباط با پروتکل‌های POP3،IMAP و Exchangeبرای دریافت
  • امکان تطابق نوع ارتباط با پروتکل‌های Smtp و Exchangeبرای ارسال
  • امکان ارسال نامه‌ها بدون پرینت گرفتن از طریق Email
  • امکان درج پیوست تصویری ایمیل در بدنه نامه
  • امکان اعمال دسترسی بر روی ایمیل های تعریف شده بر اساس دریافت/ ارسال/ ارسالECE
  • امکان تغییر رمز عبور ایمیل توسط کاربر درایجاد دسترسی
  • امکان آرشیو ایمیل‌های دریافتی/ ارسالی در کارتابل/ دبیرخانه
  • قابلیت اتصال به Mail Server
  • فرم ایمیل‌های غیرفعال با امکان مشاهده علت غیرفعال شدن ایمیل
  • ارسال خودکار نامه (نامه سیستمی) در صورت عدم ارسال ایمیل
  • افزودن امکان تنظیم فعال و غیرفعال شدن ارسال نامه سیستمی در هنگام غیرفعال شدن خودکار حساب پست الکترونیک
  • غیرفعال نمودن خودکار ایمیل‌هایی که دچار اشکال در احراز هویت می‌باشند

قابلیت های مربوط به «فهرست ECEها»

  • پشتیبانی از پروتکل ECE نگارش ۲ بمنظور ارتباط الکترونیکی با سایر سازمان‌ها و اداراتی که دارای نرم‌افزار اتوماسیون اداری مختلف هستند.
  • امکان مشاهده و مدیریت فهرست ECE‌های دریافتی، ثبت شده، ارسالی، درحال ارسال و حذف شده به صورت مجتمع
  • امکان شخصی‌سازی (تغییر در ترتیب و سایز ستون‌ها، تعداد ردیف‌های قابل مشاهده) در فهرست ECEها
  • امکان ارسال نامه ‎ها به سازمان دیگر بدون نیاز به پرینت گرفتن
  • امکان انتخاب فهرست‌گیرندگان (برون سازمانی) در زمان ارسال نامه
  • امکان انتخاب فهرست گیرندگان (درون سازمانی) در زمان ثبت ECE دریافتی
  • امکان مشاهده نامه‌های ارسال شده از طریق ECE در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان مشاهده اطلاعات (سازمان فرستنده – شماره نامه – موضوع نامه) ECE در فهرست نامه های کارتابل
  • امکان مرتب‌سازی ECE دریافتی با وضعیت خوانده شده/ خوانده نشده، دربازه زمانی
  • امکان مرتب‌سازی ECE دریافتی با نوع ECE/ رسید ثبت ECE، دربازه زمانی
  • امکان مرتب‌سازی ECE دریافتی با فرستنده،گیرنده و عنوان ECE ، دربازه زمانی
  • امکان مرتب‌سازی ایمیل‌های ارسالی با فرستنده،گیرنده و عنوان ایمیل، دربازه زمانی
  • امکان مرتب سازی ECE های ارسال شده بر اساس (شخص فرستنده، شماره رهگیری، شماره و موضوع نامه، آدرس ایمیل فرستنده)
  • امکان دریافت خروجی اکسل ECE ارسالی و دریافتی
  • امکان ارسال رسید ثبت ECE پس از ثبت دبیرخانه
  • امکان دریافت رسید ثبتECE و ثبت آن بر روی نامه ارسال شده
  • رعایت ترتیب فهرست گیرندگان نامه به هنگام ارسال نامه از طریق ECE
  • پشتیبانی نرم‌افزار از تمامی فونت ها به خصوص فونت‌های پرکاربرد به هنگام ارسال با ECE
  • امکان تبدیل بدنه و پیوست نامه به فرمت tif در زمان ارسال
  • امکان دریافت خروجی فایل تولیدشده ECE ارسالی

قابلیت های مربوط به «بایگانی دبیرخانه»

  • امکان تعریف پرونده بایگانی متعدد شخصی و سازمانی بصورت درختواره‌ای
  • امکان تعریف کد بایگانی به هر پرونده بایگانی و جستجو بر اساس کدهای بایگانی
  • امکان تعیین سطح دسترسی واحد و کاربران به بایگانی یا مشاهده نامه‌های بایگانی شده در پرونده‌ها
  • امکان تعریف پرونده بایگانی دبیرخانه و انتساب پرونده‌های بایگانی دبیرخانه به کاربر دبیرخانه
  • امکان تعریف پرونده بایگانی درگاه و انتساب پرونده‌های بایگانی دبیرخانه به کاربر دبیرخانه درصورت استفاده از سیستم در حالت چند سازمانی
  • امکان بایگانی نامه در پرونده‌های منتسب شده به کاربر
  • امکان تعریف بایگانی سریع برای نامه‌ها
  • امکان تعریف کلید ترکیبی برای بایگانی سریع نامه
  • جستجو و یافتن نامه‌ها در پرونده‌های بایگانی
  • امکان فیلترمحل بایگانی،جستجو، باز، بسته،نوسازی کردن درختواره‌های بایگانی، انتخاب از فهرست سری درختواره‌ها، امکان انتقال به پوشه بایگانی در یک پنل به صورت مجتمع
  • جلوگیری از بایگانی تکراری نامه در پرونده‌های بایگانی
  • امکان تعیین دسترسی مشاهده برای نامه‌های بایگانی شده برای پرسنل زیر مجموعه
  • امکان ارجاع‌نامه از پرونده‌های بایگانی
  • امکان ایجاد پرونده‏های شخصی برای هر یک از کاربران و ذخیره‏سازی نامه‎های مربوط در آنها
  • امکان جابجایی نامه‎ها بین پرونده‎های بایگانی
  • امکان ارائه رسید تحویل برای نامه‌هایی که از بایگانی بصورت فیزیکی خارج می شوند
  • امکان دریافت گزارش نامه‌های خارج شده از بایگانی و بارگزاری رسید عودت آنها

قابلیت های مربوط به «فهرست توزیع در سیستم دبیرخانه»

  • امکان ارجاع خودکار نامه‌ها از دبیرخانه‌های مختلف سازمان به فهرست توزیع
  • امکان تعیین انواع نحوه‌دهی ارسال برای نامه‌ها
  • امکان مدیریت بر روی آدرس های اصلی گیرندگان نامه ها
  • امکان انتساب نامه های با آدرس های یکسان به یک پاکت
  • امکان ایجاد پاکت و ارسال پاکات بدون نیاز به انتساب پاکات به نام ها
  • امکان ثبت اطلاعات ارسال پاکات
  • امکان ثبت اطلاعات عودت پاکت
  • امکان ارسال مجدد پاکات با اطلاعات ارسال جدید
  • امکان جلوگیری از ارسال نامه‌ها توسط فرستنده نامه

فیلم دمو و آموزش نرم افزار دبیرخانه تحت وب

با دیدن فیلمهای زیر با برخی از قابلیتهای نرم افزار دبیرخانه فراگستر آشنا می‌شوید.

شروع کار با سیستم و آشنایی کلی با بخش دبیرخانه

نحوه ثبت یک نامه جدید از طریق گزینه نامه جدید

آشنایی با درگاه دبیرخانه

آشنایی با نحوه ثبت نامه‌های صادره

آشنایی با نحوه ثبت نامه‌های وارده از طریق فکس، ایمیل و ECE

آشنایی با فهرست بسته در بخش دبیرخانه

جدیدترین قابلیت های نرم افزار مدیریت دبیرخانه فراگستر

ثبت و پیگیری انواع بسته‌های مکاتباتی

در بسیاری از سازمان‌های با مقیاس بزرگ، ثبت بسته‌های مکاتباتی و فیزیکی واصله به دبیرخانه نظیر (چندین نامه داخل یک بسته، هرگونه قطعه دیجیتالی و فیزیکی، لوح فشرده، تجهیزات فنی و الکترونیکی، هدایاو…) فرآیند مجزایی از نامه دارند که باید همانند نامه‌ها در نرم افزار دبیرخانه ثبت، پیگیری و ارجاع داده شوند.

فهرست بسته‌ها یکی از قابلیت‌های جدید نرم افزار دبیرخانه فراگستر است که به مدیریت دبیرخانه این امکان را می‌دهد تا به سهولت بسته‌های واصله را با آیتم‌های اطلاعاتی کاملا تخصصی ثبت، ارجاع و پیگیری نمایند.

شخصی سازی فرم های ورود اطلاعات

در دبیرخانه‌های پرترافیک، روزانه انواع مکاتبات متنوعی (از جمله نامه، صورتجلسه، بخشنامه، فرم و…) درحال ثبت، ارجاع، پیگیری و بایگانی می‌باشد. لذا سرعت عمل در ثبت آیتم‌های اطلاعاتی یکی از عمده مشکلاتی است که اکثر کاربران این دبیرخانه‌ها با آن مواجه هستند.

در نسخه جدید نرم افزار دبیرخانه ، ما این امکان را فراهم کرده‌ایم تا کاربران با اعمال موارد ذیل و متناسب با نیازشان پروفایل‌های شخصی برای خود تنظیم و به کرات از آن استفاده نمایند.

  • امکان تغییر در ترتیب آیتم‌های اطلاعاتی در فرم‌ها
  • امکان تغییر در مسیر حرکت Tab بر روی فرم‌ها
  • امکان تغییر در سایز آیتم‌های اطلاعاتی
  • امکان نمایش یا عدم نمایش آیتم‌های اطلاعاتی

مرتب‌ سازی نمایش فهرست ها به دلخواه کاربر

شخصی‌سازی فهرست‌های موجود در سیستم تخصصی دبیرخانه فراگستر از جمله ( فهرست نامه‌ها، بسته‌ها، فکس‌ها و…)، مطابق با نیاز کاربران یکی دیگر از قابلیت‌های مهمی هست که کاربران سیستم دبیرخانه را قادر خواهد ساخت:

با یک جابه‌جایی ساده drag & drop در پروفایل‌های شخصی خود، ترتیب و سایز ستون‌ها، تعداد ردیف‌های قابل مشاهده در هر فهرست، را به دلخواه چینش و تغییر داده و به کَرات از این پروفایل شخصی ذخیره شده استفاده نمایند.

اطلاعات و داده‌های موجود در فهرست‌ها را به ترتیبی تنظیم نمایند که فرضا اطلاعات تا ماه گذشته، سه ماه گذشته یا براساس سال اداری در فهرست‌ها فراخوانی شود.

جستجوی شماره نامه با کاراکترهای متنوع

آیا تا به حال در هنگام ثبت یا جستجوی شماره نامه وارده‌‌ای که ترکیبی از حروف فارسی یا انگلیسی، اعداد و کاراکترهای خاصی باشد در سیستم دبیرخانه مواجه شده‌اید؟ (مثال:۶۶۵۳-۰۰۵-۹۷/ع

در نسخه جدید نرم افزار دبیرخانه فراگستر ، ما این اشکال را ریشه‌ای برای شما کاملا حل کرده‌ایم تا ثبت و جستجوی شماره نامه‌ها به هر نحوی به سادگی برای شما کاربران سیستم دبیرخانه امکان‌پذیر باشد.

ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه

یکی از مشکلات عمده در روند سرعتی عملکرد کاربران نرم افزار دبیرخانه ، ثبت چندین نامه، فرم، صورتجلسه یا بسته ارسالی از یک فرستنده با ایتم‌های اطلاعاتی مشابه به‌صورت سری و پشت سرهم می‌باشد.

در نرم افزار مدیریت دبیرخانه فراگستر با اضافه شدن یک گزینه (Checkbox) درکنار هر یک از آیتم‌های اطلاعاتی داخل فرم، این امکان برای کاربران فراهم شده است تا با  فعال کردن آن، محتوی آیتم در هنگام ذخیره و ثبت اطلاعات، برای فرم بعدی در سیستم باقی مانده و نمایش داده شود.

ثبت مکاتبات مشابه در دبیرخانه فراگستر

جستجو و بازیابی اطلاعات ثبتی متفرقه

در طراحی نسخه جدید سیستم دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر ، امکان ثبت و بازیابی سریع اطلاعات ثبت شده بصورت متفرقه برای کاربران دبیرخانه تعبیه شده است.

بعنوان مثال در دبیرخانه‌های پرترافیک که روزانه تعداد زیادی ارباب رجوع دارند، لازم است آیتم‌های اطلاعاتی فرستنده نامه که به صورت متفرقه ثبت می‌شود، امکان جستجو و استفاده مجدد از فهرست‌های متفرقه را داشته باشند. به همین منظور این امکان برای کاربران نرم افزار دبیرخانه فراهم شده تا با ثبت آیتم‌های متفرقه، اطلاعات آنها برای جستجو و استفاده مجدد از آنها در پایگاه داده اصلی ذخیره شود.

اطلاع رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک

در بیشتر سازمان‌ها و ارگان‌ها جهت افزایش سرعت پیگیری و اطلاع‌رسانی، علاوه بر امکان اطلاع رسانی گروهی از طریق واحد دبیرخانه، نیاز است در هنگام ثبتِ برخی از انواع مکاتبات، ارجاع به گیرندگان به صورت خودکار از طریق ارسال پیامک و ایمیل اطلاع‌رسانی شود.

در طراحی جدید، با تعریف قوانین توسط کاربر دبیرخانه یا با انتخاب گزینه های ارسال پیامک و ایمیل در فرم ارجاع، بلافاصله بعد از ثبت نامه به مخاطبین اطلاع رسانی خواهد شد.

اطلاع رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک در اتوماسیون دبیرخانه فراگستر

فهرست توزیع در نرم افزار دبیرخانه

در واحدهای دبیرخانه‌ بزرگ مجموعه‌ای از افراد وظیفه توزیع نامه‌های خروجی سازمان را بر عهده دارند. دبیرخانه‌های مختلف سازمان بعد از ایجاد و شماره نامه‌های واحدهای متبوع خود، نامه‌ها و بسته‌ها را به فهرست توزیع جهت ارسال برای گیرندگان، ارجاع خواهند داد.

تعیین نحوه‌ ارسال نامه از طریق (پیک،پست و …)، ایجاد و چاپ پاکت با مدیریت جامع بر روی آدرس گیرندگان، ثبت اطلاعات ارسال پاکت‌ها، ثبت اطلاعات عودت پاکت‌ها از امکانات فهرست توزیع در نرم افزار دبیرخانه فراگستر می باشد.

رایگان دمو ببینید

برای دریافت دموی رایگان و مشاوره (در ساعات اداری) مشخصات خود را وارد نمایید تا در سریعترین زمان ممکن با شما تماس بگیریم.

و یا با شماره زیر تماس بگیرید

۰۲۱-۴۲۶۲۳

و یا عدد ۱ را به شماره ۳۰۰۰۵۷۳۴۲۲۳۳۴۴ پیامک کنید.

چرا کسب و کارها به سیستم دبیرخانه نیاز دارند؟

مدیریت و انجام بهینه مکاتبات سازمانی نقشی حیاتی در موفقیت کسب و کارها دارد. تا پیش از رواج نرم افزارهای سازمانی، کسب و کارها و سازمان ها مجبور بودند برای ثبت و پیگیری نامه های خود از تعداد زیادی نیروی سازمانی در واحدهای دبیرخانه و بایگانی استفاده کنند. به همین دلیل، بهره گیری از نرم افزارهای دبیرخانه برای خودکارسازی این وظایف اهمیت زیادی دارد. با استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه شما می‌توانید بدون نیاز به تهیه و نگهداری دفاتر اندیکاتور، با حدف کاغذ از سازمان و بدون نیاز به تعداد زیادی نیروی انسانی، فضای زیاد و تجهیزات متعدد، با هزینه ای به مراتب کمتر، در هر زمان نامه‌ها را دریافت، ارسال، شماره گذاری، ثبت و پیگیری کنید.

ضرورت دیگر استفاده از نرم افزارهای دبیرخانه کاهش خطای انسانی است. حتی منظم‌ترین افراد نیز دچار خطا می‌شوند، اما با استفاده از نرم افزارهای خودکارسازی فرآیندهای دبیرخانه، این خطاها کاهش چشمگیری پیدا می‌کنند و ضمن کاهش هزینه‌های سازمان شما، از ضررهایی که ممکن است به خاطر خطاهای انسانی متحمل شوید، جلوگیری می‌کند. ساده‌ترین اشتباهات در مدیریت مکاتبات مانند گم کردن اسناد یا شماره‌گذاری اشتباه، ممکن است موجب کاستی در انجام وظایف قانونی مانند ارسال اظهارنامه‌های مالیاتی و جریمه‌های سنگین شود. این نرم‌افزارها همچنین با تمرکز اسناد در یک سیستم و جلوگیری از پراکندگی آنها و همچنین تعیین سطح دسترسی افراد به آنها، از رخ دادن خطاهای انسانی جلوگیری می‌کنند.

در نهایت، مهم‌ترین ضرورت سیستم‌ دبیرخانه افزایش سرعت انجام کارها و صرفه‌جویی در زمان است. یک نرم‌افزار دبیرخانه مناسب، محدودیتی در تعداد مکاتبات دریافتی و ارسالی ندارد و این امکان را برای سازمان‌های بزرگ و یا کسب و کارهای در حال رشد فراهم می‌کند تا هزاران نامه را با سرعتی بسیار بالا پردازش، ثبت و پیگیری کنند. این نرم‌افزارها برای انجام این کار تنها نیاز به تعداد محدودی راهبر سیستم دارند و شما می‎‌توانید نیروهای انسانی متخصص و سرمایه سازمان را بر مسائل مهم‌تر، ارائه خدمات بهتر به مشتریان، نوآوری و افزایش سود سازمان متمرکز کنید.

سوالات متداول نرم افزار دبیرخانه فراگستر

دبیرخانه یکی از واحدهای عملیاتی در هر سازمان است که مسئولیت ثبت و کنترل انواع مکاتبات وارده و صادره را برعهده دارد. کنترل کیفی در این واحد شامل هم محتوا و هم فرم مکاتبات می‌شود. یک نرم افزار دبیرخانه با خودکارسازی فرآیند ثبت و استانداردسازی فرمت مکاتبات و فرآیند نظارت بر آنها می‌تواند هزینه انجام این وظایف را کاهش داده و کیفیت عملکرد این واحد را افزایش دهد.

از طرف دیگر، مشتریان و شرکای سازمان نتیجه مکاتبات خود را از واحد دبیرخانه جویا می‌شوند و این واحد وظیفه پیگیری مکاتبات صادره سازمان را نیز برعهده دارد. بنابراین سرعت و دقت در انجام کارها برای این واحد بسیار ضروری است. ضرورت استفاده از این نرم‌افزار به‌ویژه در سازمان‎هایی که دبیرخانه‌های پرترافیک دارند بیشتر خواهد بود، زیرا نیاز به نیروی انسانی و هزینه‌های مدیریت واحد دبیرخانه را کاهش داده و با حذف خطای انسانی، امنیت مکاتبات شما را بیشتر می‌کند.

یک نرم افزار دبیرخانه‌ باید امکانات و قابلیت‌های فراوانی داشته باشد تا بتواند وظیفه ثبت نامه‌ها و مکاتبات اداری را به درستی انجام دهد. برخی از این امکانات کلیدی بوده و برای انجام وظایف این واحد ضروری هستند، مانند ثبت الکترونیکی نامه‌ها، امکان تعریف دفتر اندیکاتور، امکان دسته‌بندی مکاتبات و بایگانی آنها، امکان جستجوی سریع میان مکاتبات، ارائه گزارش‌های دقیق از عملکرد سیستم، پشتیبانی از فکس و ایمیل و تحت وب بودن که تمامی این موارد به بهترین شکل در نرم افزار دبیرخانه فراگستر وجود دارند.

اما برخی از این قابلیت‌های نرم افزارهای دبیرخانه، پیشرفته و خاص هستند و شما نمی‌توانید آنها در هر نرم افزاری پیدا کنید. به عنوان مثال سیستم دبیرخانه فراگستر قابلیت‌های منحصربه‌فردی برای دبیرخانه‌های پرترافیک و سازمان‌های بزرگ دارد که به انجام هرچه سریع‌‎تر و دقیق‌تر وظایف به آنها کمک می‌کند. از جمله این قابلیت‌ها عبارتند از: ثبت خودکار مشخصات نامه‌ها، ثبت و پیگیری انواع بسته‌های مکاتباتی، شخصی‌سازی فرم‌های ورود اطلاعات، اطلاع‌رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک و …

نرم افزار دبیرخانه ابزاری است که مکاتبات وارده و صادره سازمان را به صورت خودکار ثبت و شماره‌گذاری کرده و برای گیرنده ارسال می‌کند. این نرم افزار در واقع به انجام وظایف واحد دبیرخانه می‌پردازد. اما نرم افزار مدیریت مستندات صرفاً سندی را که در سازمان تولید شده ثبت و ضبط می‌کند تا به صورت مدون قابل نگهداری باشد و در آینده بتوان در صورت ضرورت از آنها استفاده کرد. این نرم افزار کار واحد بایگانی را انجام می‌‎دهد و اسنادی که بایگانی می‌کند الزاماً ممکن است نامه نباشد و گیرنده نداشته باشد، مثلا یک فایل اکسل یا اتوکد یا هر مستند دیگری باشد که در سازمان تولید شده است.

بله. یکی از قابلیت‌‎های نرم افزار بایگانی فراگستر، امکان تعریف بایگانی‌های متعدد و نامحدود در یک سازمان است. این دبیرخانه‌ها اساساً مستقل هستند و با هم ترکیب یا ادغام نمی‌شوند و اطلاعات آن‌ها از هم کاملاً تفکیک شده است. این دبیرخانه‌ها همچنین، می‌توانند فرمت شماره‌دهی مختص به خودشان را داشته باشند یا از یک فرمت شماره‌دهی مشترک استفاده کنند.

دبیرخانه متمرکز حالتی است که در کل سازمان یک دبیرخانه وجود دارد و هر نامه ای که می‌خواهد به آن سازمان وارد بشود یا از آن سازمان خارج شود، از طریق همان دبیرخانه ثبت می‌شود. این امکان هم وجود دارد که به ازای هر واحد یا هر معاونت یا هر زیر مجموعه ای در سازمان، یک دبیرخانه مختص به آن بخش ایجاد کنند که برای ثبت، شماره‌گذاری و ارسال مکاتبات آن واحد یا بخش با خارج از سازمان مورد استفاده قرار بگیرد. مانند دبیرخانه معاونت مالی، دبیرخانه معاونت فنی، دبیرخانه معاونت پشتیبانی و … به این نوع دبیرخانه، دبیرخانه غیرمتمرکز گفته می‌شود.

بله. در سامانه فراگستر، برای دبیرخانه‌ها امکان تعریف یک بخشی به نام درگاه وجود دارد که محل ورود و خروج مکاتبات به دبیرخانه است. امکان ارتباط دبیرخانه‌های سازمان‌های مختلف و همینطور شعب مختلف یک سازمان با استفاده از این درگاه‌ها وجود دارد. یعنی اگر قرار باشد نامه‌ای از سازمان A به سازمان B برود، کافیست از درگاه A به درگاه B ارسال بشه.

نظرات و سوالات خود را برای ما بفرستید همینجا به شما پاسخ میدهیم

guest
ایمیل شما منتشر نخواهد شد
۲۲ پیام ها
قدیمی ترین
جدیدترین بیشترین رای
Inline Feedbacks
مشاهده تمام پیام ها
۴.۸/۵ - (۱۷ امتیاز)
۴۲۶۲۳ (۰۲۱)