نرم افزار تخصصی دبیرخانه فراگستر، کلیه وظایف واحد دبیرخانه سازمانها را به صورت دیجیتال مدیریت میکند. این پلتفرم با قابلیت ثبت، ارسال، پیگیری، بایگانی و پاسخگویی به مراجعین و ارائه گزارشهای آماری دقیق، به طور ویژه نیازهای سازمانهای متوسط تا بزرگ را در مدیریت مکاتبات پوشش داده و با ارائه بالاترین کیفیت، عمکلرد واحد دبیرخانه را ارتقا میبخشد.
- دبیرخانه قلب اتوماسیون سازمان
نرم افزار دبیرخانه تحت وب فراگستر
- معرفی برخی از قابلیت های اصلی
قابلیت های نرم افزار دبیرخانه تخصصی
نرم افزار تخصصی دبیرخانه در اتوماسیون کسب کار فراگستر، با ویژگیهایی نظیر ثبت خودکار نامهها در غیاب کاربر و امکان پیگیری مکاتبات از طریق سامانه رهگیری یکپارچه، نیاز به مراجعات حضوری یا استعلامات تلفنی را به حداقل رسانده و موجب تسریع و تسهیل گردش اطلاعات در سازمان میشود. این قابلیتها به ارتقاء کارایی عملیاتی و افزایش سطح کیفی خدمات دبیرخانه منجر میگردند.
- ثبت و ارسال، پیگیری و پاسخگویی
مدیریت متمرکز بر کلیه مکاتبات ورودی سازمان
از ثبت مکاتبات بصورت دستی در گیشه در زیر سیستم دبیرخانه، تا دریافت الکترونیکی نامه ها از طریق فکس، ECE و ایمیل سرور سازمان، مکاتبات ورودی سازمان بصورت کامل پوشش خواهد داد. همچنین واحد دبیرخانه قادر به پیگیری و پاسخگویی به استعلام وضعیت مکاتبات خواهد بود.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- ثبت خودکار نامه ها در صورت عدم حضور کاربر دبیرخانه: این قابلیت کمک می کند تا مکاتبات دریافتی از مبادی الکترونیکی، بدون نیاز به فعالیت دستی و بصورت خودکار ثبت و ارجاع گردند.
- تعیین قوانین گردش نامه ها در هنگام ثبت از دبیرخانه: ارجاع خودکار نامه ها به سایر گیرندگان لازم، حسب تعریف قوانین ثبت نامه در دبیرخانه، باعث اجرای سریع و دقیق گردش مکاتبات سازمانی می گردند.
- امکان شخصیسازی فرمهای ثبت و فهرست نامه ها: آیتمهای اطلاعاتی و وضعیت نمایش آنها در فرمهای ثبت و فهرست ها متناسب با نیاز کابران دبیرخانه قابل تنظیم می باشند، تا در دبیرخانههای پرترافیک به فرآیند ثبت مکاتبات سرعت ببخشید.
- امکان تخصصی ثبت بسته های وارده در سازمان: علاوه بر مدیریت متمرکز بر مکاتبات وارده، در زیر سیستم دبیرخانه سازکار تخصصی برای دریافت و ارسال بسته ها در سازمان نیز تعبیه شده است.
- امکانات ویژه برای صدور نامه ها
سازوکار دقیق ارسال نامه های صادره تا پیگیری وصول
وجود فهرست خروجی در زیر سیستم دبیرخانه تخصصی، امکان ارسال متمرکز نامههای صادره به خارج از سازمان را از طریق روش های متنوع از جمله پست، پیک، فکس، ایمیل و ECE را مدیریت میکند. همچنین ثبت رسیدهای دریافتی به صورت الکترونیکی و دستی از دیگر قابلیتهای این سیستم می باشد.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- مدیریت متمرکز ارسال نامه های صادره در واحد توزیع دبیرخانه: این قابلیت کمک می کند تا امکان تفکیک وظایف برای واحد های محتلف دبیرخانه ممکن باشد و بخش خروجی به صورت متمرکز فعالیت نماید.
- پوشش کامل روش های ارسال نامه توسط پیک و پست: امکان ارسال نامه ها از فهرست خروجی دبیرخانه توسط ساز و کار پیک و پست و پوشش نیازمندی های این حوزه از چاپ پاکت تا ثبت خودکار رسید پستی.
- سازکار متمرکز ارسال نامه ها بصورت الکترونیکی: زیر ساحت کامل ارسال نامه ها از دبیرخانه توسط فکس، ایمیل و ECE بصورت کاملاً الکترونیکی و ثبت رسید دریافت شده بصورت خودکار و دستی.
- قابلیت زمانبندی ارسال نامه ها بصورت الکترونیکی: امکان تعیین زمانبندی از پیش تعیین شده و ارسال خودکار نامه ها توسط ایمیل، فکس و ECE.
- دبیرخانه پیشرو، دبیرخانه آنلاین
دبیرخانه آنلاین از پورتال رهگیری تا فیش الکترونیکی
هدف ارائه خدمات آنلاین در دبیرخانه سازمان، کاهش زمان مصرفی در خصوص ارائه خدماتی است که می توان آنها را بصورت راه دور ارائه نمود. پورتال رهگیری استعلام غیر حضوری نامه ها و همچنین ارسال رسید الکترونیکی نامه ها بخشی از امکانات این حوزه می باشند.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- پورتال رهگیری مکاتبات، حذف رفت و آمد و افزایش سرعت پاسخگویی: پورتال رهگیری مکاتبات با فراهمسازی امکان استعلام آنلاین وضعیت نامهها، نیاز به مراجعه حضوری یا تماس تلفنی را از بین میبرد و باعث تسریع در پاسخگویی و صرفهجویی در زمان میشود.
- احراز اصالت فیزیکی نامه بصورت آنلاین توسط سازمان گیرنده: امکان استعلام آنلاین نامه های ارسال شده از دبیرخانه، توسط سازمان مقصد با اسکن QR Code احراز اصالت فیزیکی نامه.
- ارسال فیش رسید ثبت نامه در دبیرخانه بصورت الکترونیکی: ارسال رسید فیش ثبت نامه در دبیرخانه سازمان بصورت کاملا الکترونیکی در قالب پیامک و ایمیل.
- دبیرخانه مکاتبات دارای طبقه بندی
امکانات ویژه برای دبیرخانه مکاتبات دارای طبقه بندی و محرمانگی
دبیرخانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر قابلیتهای تخصصی لازم برای مدیریت مکاتبات دارای طبقهبندی محرمانه و بالاتر را فراهم میکند. این امکانات شامل تعریف دقیق سطوح دسترسی و امکان جداسازی کامل دبیرخانه مکاتبات محرمانه از دبیرخانه مکاتبات عادی است.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- امکان تفکیک کامل دبیرخانه مکاتبات دارای طبقه بندی: جداسازی زیر ساختی ذخیره سازی و رابط کاربری، به منظور ایجاد محیطی کاملاً ایزوله برای دبیرخانه مکاتبات دارای طبقه بندی در سازمان.
- کنترل دسترسی پیشرفته بر پایه سطح محرمانگی مکاتبات: امکان تعیین سطوح دسترسی در جزیی ترین موارد بر اساس سطوح طبقه بندی از جمله (کنترل مشاهده اجزای نامه،کنترل پرینت نامه ها، کنترل ارجاع و گردش نامه ها و...)
- تعیین مهلت در دسترسی پذیر نامه های دارای طبقه بندی: امکان تعیین مهلت در دسترسی پذیر برای نامه های دارای طبقه بندی در هنگام ارجاع نامه از دبیرخانه محرمانه.
- دبیرخانه های غیر متمرکز
پشتیبانی کامل دبیرخانه از ساختار چند سازمانی و هولدینگی
نرم افزار دبیرخانه در اتوماسیون کسب و کار فراگستر، امکان مدیریت هولدینگی و تبادل نامه بین سازمانهای عضو را فراهم میکند. این قابلیت برای دبیرخانههای غیرمتمرکز و گردش منظم مکاتبات در هولدینگها ایدهآل است.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- امکان جداسازی دبیرخانه های سازمان عضو هولدنیگ:فعال سازی سازکاری به نام درگاه در دبیرخانه های سازمان های عضو هولدینگ، و امکان گردش نامه ها بین درگاه های سازمان ها به منظور جلوگیری از گردش نامه بین افراد در سازمان های مختلف بدون نظارت و امکان پیگیری واحد دبیرخانه.
- پیگیری و رصد در لحظه نامه ها در سازمان های عضو هولدینگ: امکان پیگیری و رصد در لحظه گردش نامه ها، با توجه به عدم نیاز به ثبت مجدد نامه در زمان ارجاع بین سازمان های عضو هولدینگ.
- تعیین سطوح دسترسی پیشرفته در مکاتبات سازمان های عضو هولدینگ: امکان تعیین سطح برای سازمان های عضو ساختار هولدینگی و کنترل گردش مکاتبات بین دبیرخانه های سازمان ها بر اساس سطوح دسترسی.
- دبیرخانه سازمان هوشمند
خلق ارزش افزوده و نوآوری پیوسته در پیاده سازی دبیرخانه مکانیزه و هوشمند
اجرای بهینه دبیرخانه هوشمند در سازمان های پیشرو علاوه بر امکانات معمول مطرح در این حوزه، نیازمند سرویس های ویژه و متفاوتی خواهد بود تا قابلیت پیشبرد اهداف سازمان را داشته باشد و آنرا تسریع نماید. و همچنین پاسخ فوری و دقیقی بر نیاز مدیریتی مطرح در حوزه مکانیزاسیون امور مکاتبات سازمانی باشد و در عین حال خلق تجربه ای متفاوت برای کاربران را نیز رقم بزند.
ارتباط دبیرخانه با میز خدمت الکترونیک سازمان
در راستای ارتباط مراجعین و ذینفعان سازمان، ارتباط مستقیم زیر سیستم میزخدمت الکترونیکی با زیر سیستم دبیرخانه فراهم می باشد
پوشش کامل روش های پیگیری غیرحضوری مکاتبات
به کمک سامانه رهگیری مکاتبات، امکان پیگیری مکاتبات در هر ساعت از شبانهروز برای مراجعین سازمان به صورت غیرحضوری وجود دارد.
امکان شخصیسازی فرم ها و فهرست ها در دبیرخانه
امکان شخصی سازی فرم های ثبت نامه و فهرست نامه به منظور همگام سازی محیط نرم افزار با سلیقه و نیاز کاربران واحد دبیرخانه
روش های متنوع جستجو و بازیابی سریع مکاتبات
استفاده از تکنیک های جستجوی بر اساس مفاهیم هم معنی و همچنین امکانات بسیار گسترده در خصوص تسریع و تسهیل جستجو و بازیابی مکاتبات
سازکار کنترل ثبت مکاتبات با اطلاعات تکراری
وجود قابلیت ایجاد نامه های مشابه و همچنین قابلیت ثبت نامه های با اطلاعات یکسان در محل گیشه دبیرخانه به جهت صرفه جویی در زمان ثبت
امکان تفکیک وظایف کاربران در دبیرخانه
راهکاری مطمئن برای سازمان های که نیازمند جداسازی نقش های معمول واحد دبیرخانه، از جمله تفکیک در واحد های مکاتبات ورودی و خروجی، مسئولین پیگیری و امور بایگانی می باشند.
سوالات متداول نرم افزار دبیرخانه فراگستر
چرا یک کسب و کار به نرم افزار دبیرخانه احتیاج دارد؟
نرم افزار دبیرخانه فراگستر چه امکانات و قابلیتهایی دارد؟
یک نرم افزار دبیرخانه باید امکانات و قابلیتهای فراوانی داشته باشد تا بتواند وظیفه ثبت نامهها و مکاتبات اداری را به درستی انجام دهد. برخی از این امکانات کلیدی بوده و برای انجام وظایف این واحد ضروری هستند، مانند ثبت الکترونیکی نامهها، امکان تعریف دفتر اندیکاتور، امکان دستهبندی مکاتبات و بایگانی آنها، امکان جستجوی سریع میان مکاتبات، ارائه گزارشهای دقیق از عملکرد سیستم، پشتیبانی از فکس و ایمیل و تحت وب بودن که تمامی این موارد به بهترین شکل در نرم افزار دبیرخانه فراگستر وجود دارند.
اما برخی از این قابلیتهای نرم افزارهای دبیرخانه، پیشرفته و خاص هستند و شما نمیتوانید آنها در هر نرم افزاری پیدا کنید. به عنوان مثال سیستم دبیرخانه فراگستر قابلیتهای منحصربهفردی برای دبیرخانههای پرترافیک و سازمانهای بزرگ دارد که به انجام هرچه سریعتر و دقیقتر وظایف به آنها کمک میکند. از جمله این قابلیتها عبارتند از: ثبت خودکار مشخصات نامهها، ثبت و پیگیری انواع بستههای مکاتباتی، شخصیسازی فرمهای ورود اطلاعات، اطلاعرسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک و …
تفاوت نرم افزار دبیرخانه با مدیریت مستندات چیست؟
نرم افزار دبیرخانه ابزاری است که مکاتبات وارده و صادره سازمان را به صورت خودکار ثبت و شمارهگذاری کرده و برای گیرنده ارسال میکند. این نرم افزار در واقع به انجام وظایف واحد دبیرخانه میپردازد. اما نرم افزار مدیریت مستندات صرفاً سندی را که در سازمان تولید شده ثبت و ضبط میکند تا به صورت مدون قابل نگهداری باشد و در آینده بتوان در صورت ضرورت از آنها استفاده کرد. این نرم افزار کار واحد بایگانی را انجام میدهد و اسنادی که بایگانی میکند الزاماً ممکن است نامه نباشد و گیرنده نداشته باشد، مثلا یک فایل اکسل یا اتوکد یا هر مستند دیگری باشد که در سازمان تولید شده است.
آیا میتوانیم دبیرخانههای متعددی داخل سازمان تعریف کنیم؟
بله. یکی از قابلیتهای نرم افزار بایگانی فراگستر، امکان تعریف بایگانیهای متعدد و نامحدود در یک سازمان است. این دبیرخانهها اساساً مستقل هستند و با هم ترکیب یا ادغام نمیشوند و اطلاعات آنها از هم کاملاً تفکیک شده است. این دبیرخانهها همچنین، میتوانند فرمت شمارهدهی مختص به خودشان را داشته باشند یا از یک فرمت شمارهدهی مشترک استفاده کنند.
تفاوت دبیرخانه متمرکز با دبیرخانه غیر متمرکز چیست؟
دبیرخانه متمرکز حالتی است که در کل سازمان یک دبیرخانه وجود دارد و هر نامه ای که میخواهد به آن سازمان وارد بشود یا از آن سازمان خارج شود، از طریق همان دبیرخانه ثبت میشود. این امکان هم وجود دارد که به ازای هر واحد یا هر معاونت یا هر زیر مجموعه ای در سازمان، یک دبیرخانه مختص به آن بخش ایجاد کنند که برای ثبت، شمارهگذاری و ارسال مکاتبات آن واحد یا بخش با خارج از سازمان مورد استفاده قرار بگیرد. مانند دبیرخانه معاونت مالی، دبیرخانه معاونت فنی، دبیرخانه معاونت پشتیبانی و … به این نوع دبیرخانه، دبیرخانه غیرمتمرکز گفته میشود.
آیا در هلدینگهای با دبیرخانه غیرمتمرکز، ارتباط میان دبیرخانههای شرکتهای مجموعه ممکن است؟
بله. در سامانه فراگستر، برای دبیرخانهها امکان تعریف یک بخشی به نام درگاه وجود دارد که محل ورود و خروج مکاتبات به دبیرخانه است. امکان ارتباط دبیرخانههای سازمانهای مختلف و همینطور شعب مختلف یک سازمان با استفاده از این درگاهها وجود دارد. یعنی اگر قرار باشد نامهای از سازمان A به سازمان B برود، کافیست از درگاه A به درگاه B ارسال بشه.
- زیرسیستم های مرتبط
سایر زیرسیستمهای اتوماسیون اداری مرتبط با دبیرخانه تخصصی
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 3000 سازمان با گستردگی بیش از یک میلیون کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.
