برای بهبود سطح رضایتمندی سازمانهای مشتری علی‌الخصوص پروژه‌های اخیری که درصدد پیاده‌سازی آن بودیم، نیاز بود به زیر سیستم دبیرخانه ، قابلیتهای تکمیل‌تری اضافه شود. تا ارائه سرویس به مراکز دبیرخانه سازمان‌هایی که روزانه چندین هزار نامه در واحدهای مختلف خود ثبت و پیگیری می‌کنند و یا پراکندگی جغرافیایی دارند، با سهولت و پایداری بهتری امکان‌پذیر شود.
در سازمانهای با حجم مکاتبات بسیار زیاد، ثانیه‌ها در ثبت و پیگیری مکاتبات تاثیر می‌گذارند. شاید باورش کمی سخت باشد ولی ابزار سنجش ما در این پروژه‌ها، همان ابزار قدیمی و رایج یعنی کورنومتر بود.
با شمارش ثانیه‌ها در کورنومتر فقط به این فکر بودیم که حتی یک ثانیه از فرآیند ثبت مکاتبات و سایر فرآیندهای مرتبط را چگونه می‌توانیم کوتاه‌تر کنیم.
امروز خوشحالیم که با تلاش بی‌وقفه و به سرانجام رساندن این پروژه‌ها، دستاوردهای اخیر که قطعاً برای سایر سازمانها و ارگانهای دولتی و خصوصی نیز ارزش‌آفرین خواهند بود، در دسترس کاربران گرامی قرار داده شده است.
در ادامه ابتدا شما را با مهمترین قابلیتهای جدید این زیرسامانه‌ی تخصصی آشنا خواهیم کرد و سپس به جزییات و فهرست کلیه قابلیتها و امکانات تخصصی زیرسیستم دبیرخانه اشاره خواهیم کرد.
سلام. سطوح دسترسی در این نرم افزار به چه نحو هست؟ کمی توضیح بفرمایید
سلام بر شما.
سطوح دسترسی در سامانه بین کاربران و راهبران سیستم متفاوت هست. دسترسی‌های کاربران معمولی در حد نیازشون هست و قابل کنترل هست. اما کار با سامانه برای راهبرها میتونه حالت‌های مختلفی داشته باشه. ممکن است راهبر سیستم، نقش نظارتی و یا اجرایی داشته باشه. راهبری که نقش نظارتی داره فقط این دسترسی رو خواهد داشت که بتونه دسترسی‌های کاربران معمولی رو مشاهده کنه و امکان دادن دسترسی جدید یا ویرایش دسترسی‌های داده شده رو نخواهد داشت. ممکن هم هست که به راهبر اجازه داده بشه که دسترسی‌های جدید رو تعریف و یا ویرایش کنه.
علاوه بر اینها، در سازمان های بزرگی که شعب متعددی دارند و نیاز هست هر شعبه یک ادمین داشته باشه، میشه دسترسی‌ها رو محدود به شعبی کرد که راهبر مسئولیت اونها را برعهده داره.
سلام. برای شرکتهایی مثل شرکت ما که چند شعبه دارند، امکان ارتباط دبیرخانه شرکت اصلی با دبیرخانه های شرکت های زیرمجموعه هست؟
سلام بر شما.
بله این امکان وجود داره. در سامانه فراگستر، برای دبیرخونه ها یک بخشی به اسم درگاه وجود داره که محل ورود و خروج نامه به اون سازمان یا دبیرخونه هست. امکان ارتباط دبیرخونه های سازمانهای مختلف و همینطور شعب مختلف یک سازمان با استفاده از این درگاه‌ها وجود داره. یعنی اگر قرار باشه نامه‌ای از سازمان A به سازمان B بره، کافیه از درگاه A به درگاه B ارسال بشه.
سلام. میشه لطفا راهنماییم کنید. آیا فراگستر لیستی از نامه ها رو در اختیار ما قرار میده که بتونیم نامه های قدیمی رو چک کنیم؟
سلام بر شما.
بله. نامه‌هایی که کانورت میشن، در فهرست دبیرخانه هر سازمان ثبت میشن و همیشه قابل مشاهده هستند.
سلام
اگر حجم نامه هایی که وارد سیستم میشه زیاد بشه، برای کاهش حجمشون چکار میشه کرد؟
سلام بر شما.
چند تا روش برای کاهش حجم نامه‌ها وجود داره. یکی اینکه از امکان کاهش حجم تصاویر در سامانه استفاده بکنیم. دوم اینکه بیاییم سوابق نامه های سنوات گذشته رو از دیتابیس تفکیک بکنیم و آرشیو مجزا برای اونها ایجاد کنیم.
برای جزییات بیشتر میتونید صفحه فیلم آموزش مدیریت حجم فایل پیوست بر روی نامه ها درفراگستر رو ملاحظه بفرمایید.