معرفی نسل جدید زیرسیستم تخصصی دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر

برای بهبود سطح رضایتمندی سازمان‌های مشتری علی‌الخصوص پروژه‌های اخیری که درصدد پیاده‌سازی آن بودیم، نیاز بود به زیر سیستم دبیرخانه ، قابلیت‌های تکمیل‌تری اضافه شود. تا ارائه سرویس به مراکز دبیرخانه سازمان‌هایی که روزانه چندین هزار نامه در واحدهای مختلف خود ثبت و پیگیری می‌کنند و یا پراکندگی جغرافیایی دارند، با سهولت و پایداری بهتری امکان‌پذیر شود.

در سازمان‌های با حجم مکاتبات بسیار زیاد، ثانیه‌ها در ثبت و پیگیری مکاتبات تاثیر می‌گذارند. شاید باورش کمی سخت باشد ولی ابزار سنجش ما در این پروژه‌ها، همان ابزار قدیمی و رایج یعنی کورنومتر بود.
با شمارش ثانیه‌ها در کورنومتر فقط به این فکر بودیم که حتی یک ثانیه از فرآیند ثبت مکاتبات و سایر فرآیندهای مرتبط را چگونه می‌توانیم کوتاه‌تر کنیم.

امروز خوشحالیم که با تلاش بی‌وقفه و به سرانجام رساندن این پروژه‌ها، دستاوردهای اخیر که قطعاً برای سایر سازمان‌ها و ارگانهای دولتی و خصوصی نیز ارزش‌آفرین خواهند بود، در دسترس کاربران گرامی قرار داده شده است.

در ادامه ابتدا شما را با مهمترین قابلیتهای جدید این زیرسامانه‌ی تخصصی آشنا خواهیم کرد و سپس به جزییات و فهرست کلیه قابلیتها و امکانات تخصصی زیرسیستم دبیرخانه اشاره خواهیم کرد.

مهمترین قابلیتهای جدید زیرسیستم تخصصی دبیرخانه

ثبت و پیگیری انواع بسته‌های مکاتباتی

در بسیاری از سازمان‌های با مقیاس بزرگ، ثبت بسته‌های مکاتباتی و فیزیکی واصله به دبیرخانه نظیر (چندین نامه داخل یک بسته، هرگونه قطعه دیجیتالی و فیزیکی، لوح فشرده، تجهیزات فنی و الکترونیکی، هدایاو…) فرآیند مجزایی از نامه دارند که باید همانند نامه‌ها در سیستم دبیرخانه ثبت، پیگیری و ارجاع داده شوند.

فهرست بسته‌ها یکی از قابلیت‌های جدید زیر سیستم دبیرخانه است که به کاربران دبیرخانه این امکان را می‌دهد تا به سهولت بسته‌های واصله را با آیتم‌های اطلاعاتی کاملا تخصصی ثبت، ارجاع و پیگیری نمایند.

شخصی سازی فرمهای ورود اطلاعات

در دبیرخانه‌های پرترافیک، روزانه انواع مکاتبات متنوعی (از جمله نامه، صورتجلسه، بخشنامه، فرم و…) درحال ثبت، ارجاع و پیگیری می‌باشد. لذا سرعت عمل در ثبت آیتم‌های اطلاعاتی یکی از عمده مشکلاتی است که اکثر کاربران این دبیرخانه‌ها با آن مواجه هستند.

در نسخه جدید، ما این امکان را فراهم کرده‌ایم تا کاربران با اعمال موارد ذیل و متناسب با نیازشان پروفایل‌های شخصی برای خود تنظیم و به کرات از آن استفاده نمایند.

  • امکان تغییر در ترتیب آیتم‌های اطلاعاتی در فرم‌ها
  • امکان تغییر در مسیر حرکت Tab بر روی فرم‌ها
  • امکان تغییر در سایز آیتم‌های اطلاعاتی
  • امکان نمایش یا عدم نمایش آیتم‌های اطلاعاتی

مرتب‌سازی نمایش فهرستها به دلخواه کاربر

شخصی‌سازی فهرست‌های موجود در زیرسیستم تخصصی دبیرخانه از جمله ( فهرست نامه‌ها، بسته‌ها، فکس‌ها و…)، مطابق با نیاز کاربران یکی دیگر از قابلیت‌های مهمی هست که کاربران سیستم دبیرخانه را قادر خواهد ساخت:

با یک جابه‌جایی ساده drag&drop در پروفایل‌های شخصی خود، ترتیب و سایز ستون‌ها، تعداد ردیف‌های قابل مشاهده در هر فهرست، را به دلخواه چینش و تغییر داده و به کَرات از این پروفایل شخصی ذخیره شده استفاده نمایند.

اطلاعات و داده‌های موجود در فهرست‌ها را به ترتیبی تنظیم نمایند که فرضا اطلاعات تا ماه گذشته، سه ماه گذشته یا براساس سال اداری در فهرست‌ها فراخوانی شود.

جستجوی شماره نامه با کاراکترهای متنوع

آیا تا به حال در هنگام درج یا جستجوی شماره نامه وارده‌‌ای که ترکیبی از حروف فارسی یا انگلیسی، اعداد و کاراکترهای خاصی باشد در سیستم دبیرخانه مواجه شده‌اید؟ (مثال:6653-005-97/ع

در نسخه جدید زیرسیستم تخصصی دبیرخانه، ما این اشکال را ریشه‌ای برای شما کاملا حل کرده‌ایم تا ثبت و جستجوی شماره نامه‌ها به هر نحوی به سادگی برای شما کاربران سیستم دبیرخانه امکان‌پذیر باشد.

ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه

یکی از مشکلات عمده در روند سرعتی عملکرد کاربران سیستم دبیرخانه ، ثبت چندین نامه، فرم، صورتجلسه یا بسته ارسالی از یک فرستنده با ایتم‌های اطلاعاتی مشابه به‌صورت سری و پشت سرهم می‌باشد.

در زیرسیستم جدید دبیرخانه با اضافه شدن یک گزینه (Checkbox) درکنار هر یک از آیتم‌های اطلاعاتی داخل فرم، این امکان برای کاربران فراهم شده است تا با  فعال کردن آن، محتوی آیتم در هنگام ذخیره و ثبت اطلاعات، برای فرم بعدی در سیستم باقی مانده و نمایش داده شود.

جستجو و بازیابی اطلاعات ثبتی متفرقه

در طراحی نسخه جدید زیر سیستم دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر، امکان ثبت و بازیابی سریع اطلاعات ثبت شده بصورت متفرقه برای کاربران دبیرخانه تعبیه شده است.

بعنوان مثال در دبیرخانه‌های پرترافیک که روزانه تعداد زیادی ارباب رجوع دارند، لازم است آیتم‌های اطلاعاتی فرستنده نامه که به صورت متفرقه ثبت می‌شود، امکان جستجو و استفاده مجدد از فهرست‌های متفرقه را داشته باشند. به همین منظور این امکان برای کاربران سیستم دبیرخانه فراهم شده تا با ثبت آیتم‌های متفرقه، اطلاعات آنها برای جستجو و استفاده مجدد از آنها در پایگاه داده اصلی ذخیره شود.

اطلاع رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک

در بیشتر سازمان‌ها و ارگان‌ها جهت افزایش سرعت پیگیری و اطلاع‌رسانی،علاوه بر امکان اطلاع رسانی گروهی از طریق واحد دبیرخانه نیاز است در هنگام ثبتِ برخی از انواع مکاتبات، ارجاع به گیرندگان به صورت خودکار از طریق ارسال پیامک و ایمیل اطلاع‌رسانی شود.

در طراحی جدید،با تعریف قوانین توسط کاربر دبیرخانه یا با انتخاب گزینه های ارسال پیامک و ایمیل در فرم ارجاع، بلافاصله بعد از ثبت نامه به مخاطبین اطلاع رسانی خواهد شد.

فهرست توزیع در سیستم دبیرخانه

در دبیرخانه‌های بزرگ مجموعه‌ای از افراد وظیفه توزیع نامه‌های خروجی سازمان را بر عهده دارند. دبیرخانه‌های مختلف سازمان بعد از ایجاد و شماره نامه‌های واحدهای متبوع خود، نامه‌ها و بسته‌ها را به فهرست توزیع جهت ارسال برای گیرندگان، ارجاع خواهند داد.

تعیین نحوه‌ی ارسال نامه از طریق (پیک،پست و …)،ایجاد و چاپ پاکت با مدیریت جامع بر روی آدرس گیرندگان، ثبت اطلاعات ارسال پاکت‌ها، ثبت اطلاعات عودت پاکت‌ها از امکانات فهرست توزیع در دبیرخانه می باشد.

فهرست قابلیتها و امکانات زیرسیستم تخصصی دبیرخانه

قابلیتهای مربوط به «فهرست بسته ها»

  • امکان ثبت ویرایش،حذف بسته‎های مکاتباتی و فیزیکی واصله به دبیرخانه
  • امکان ارجاع بسته‌ها بین دبیرخانه‌های مختلف سازمان‌ها
  • امکان ثبت اطلاعات رسید یا عودت بسته‌ها
  • امکان ثبت نامه‌های درون یک بسته به صورت مجزا یا گروهی
  • امکان چاپ رسید تحویل برای بسته‌ها و بارگزاری رسید‌ها توسط بارکد خوان
  • امکان شخصی سازی آیتم‌های اطلاعاتی موجود در فرم بسته
  • امکان شخصی‌سازی(تغییر در ترتیب و سایز ستون‌ها، تعداد ردیف‌های قابل مشاهده) در فهرست بسته‌ها
  • امکان مشاهده وضعیت بسته‌های ارجاع شده از طریق منوی بسته‌های در راه
  • امکان تهیه گزارش‌های متنوعی از بسته‌های ثبتی و ارجاعی

قابلیتهای مربوط به «فهرست نامه ها»

  • تعریف نامحدود دبیرخانه با فرمت‌های مختلف شماره‌گذاری
  • امکان معرفی دفاتر اندیکاتور متعدد به‌ازای یک دبیرخانه
  • امکان معرفی شماره اندیکاتور و اختصاص فرمت شماره‌گذاری مستقل برای هر دبیرخانه
  • امکان شخصی سازی فرم‌های ورود اطلاعات
  • امکان شخصی‌سازی (تغییر در ترتیب و سایز ستون‌ها، تعداد ردیف‌های قابل مشاهده) در فهرست نامه‌ها
  • امكان ثبت نامه‌ها در سیستم دبیرخانه به یکی‌‌از روش‌های بارگزاری تصویر نامه، اسکن نامه، نامه ایمیل‌شده، نامه ECE شده و پیش‌نویس دریافت‌شده از کاربران
  • ثبت مشخصات‌نامه (شماره‌نامه‌ وارده، تاریخ نامه ‌وارده، دبیرخانه، پرونده، موضوع، فرستنده، گیرندگان، نوع ارجاع، نوع ارسال، متن‌ارجاع، تحویل‌دهنده، محرمانگی، فوریت، کلیدواژه‌ها)
  • اختصاص شماره اندیكاتور به‌همراه تاریخ ثبت به‌صورت خودكار

قابلیتهای بیشتر...

  • درج نامه‏‌های مرتبط(عطف وپیرو)
  • درج پیوست‏‌های فایلی به نامه از طریق بارگزاری فایل یا درج از اسکنر
  • قابلیت اتصال به انواع اسکنرهای تک‌برگ یا دسته‌ای
  • فشرده‌سازی حجم تصاویر نامه‌ها و ذخیره آنها در پایگاه اطلاعاتی نرم‌افزار
  • قابلیت بهبود خودکار کیفیت و سایز تصویر و کنترل حجم نامه‌های اسکن شده
  • بزرگنمایی، کوچک‌نمایی و گردش تصاویر اسکن‌شده
  • امکان بارگزاری فایل بدنه‌نامه و درج در صفحه موردنظر کاربر
  • امکان تعیین محدودیت نوع و حجم فایل‌ها در هنگام بارگزاری
  • امكان ثبت پیوست‌‏های متفرقه به نامه
  • امکان ثبت رونوشت هنگام ثبت برای تک‌تک گیرندگان رونوشت
  • امکان بررسی ثبت شماره تکراری نامه وارده در دبیرخانه و فاکس پیش‌از ثبت‌ نامه
  • امكان ثبت نامه وارده با فرستنده متفرقه
  • امکان جستجو و یافتن نامه‌ها و مشاهده مکان و مسیر حرکت نامه در سازمان(درخت ارجاعات)
  • مشاهده فهرست نامه‌های ثبت شده در کارتابل‌ها و دبیرخانه‌ها حسب دسترسی
  • امکان جستجو و یافتن نامه‌ها حسب اطلاعاتی مانند(شماره‌نامه، شماره رهگیری نامه، پرونده ‌نامه، ایجادکننده، تاریخ ‌نامه، موضوع‌نامه، فرستنده، گیرنده، دبیرخانه، نوع‌نامه، ارجاع‌نامه، مکان بایگانی نامه در دبیرخانه، تاریخ بایگانی دردبیرخانه، محرمانگی، شماره‌نامه وارده، تاریخ‌نامه وارده، فوریت، کلید‌واژه‌ها، تحویل‌دهنده، نحوه‌ی ارسال)
  • امکان تهیه انواع چاپ از نامه شامل(چاپ متن‌نامه، چاپ متن بدون امضاء، چاپ متن بدون سربرگ و ته‌برگ، چاپ متن بدون سربرگ و ته‌برگ وامضاء، چاپ متن در pdf، چاپ اطلاعات و ارجاعات‌نامه، چاپ متن به‌همراه رونوشت‌ها، چاپ به‌همراه گیرندگان، چاپ ارجاعات، چاپ همه‌ارجاعات، چاپ یادداشت و جوابیه)
  • امکان تهیه چاپ ویژه از نامه با قابلیت چاپ همزمان متن، نامه‌های مرتبط و ضمائم نامه در قالب فایل
  • امكان تهیه چاپ رسید‌نامه برای ارائه به تحویل‌دهنده
  • امکان تعریف پرونده‌های بایگانی‌نامه در دییرخانه و دسترسی به نامه‌های بایگانی‌شده در دبیرخانه حسب دسترسی کاربر
  • امکان حذف بدنه و پیوست نامه‌ها با سطح دسترسی
  • امکان جابه‌جایی و مرتب‌سازی فایل‌های بدنه‌ی نامه با سطح دسترسی
  • امکان ارسال نامه‌های ثبت‌شده از یکی از روش‌های (ارسال ازطریق ایمیل، ارسال ازطریق فاکس، ارسال ازطریق ECE)
  • امکان حذف ارجاعات خوانده‌نشده از دبیرخانه
  • امکان ایجاد‌نامه مشابه نامه‌های ثبت‌شده در دبیرخانه
  • امکان ثبت یاداشت و جوابیه در نامه‌های ثبت‌شده در دبیرخانه
  • امکان ارجاع مجدد نامه‌های ثبت‌شده
  • امکان ابطال نامه‌ها با سطح دسترسی
  • امکان بایگانی نامه در بایگانی‌های تعریف‌شده برای دبیرخانه
  • مشاهده بدنه نامه‌های چند صفحه‌ای بصورت thumbnail
  • امکان جابجایی ترتیب رونوشت‌ها توسط دبیرخانه و چاپ، ارسال فاکس و ECE نامه براساس ترتیب قرارگیری رونوشت‌ها
  • امکان درج تگ در دبیرخانه جهت جستجوی هدفمند نامه‌ها
  • امکان انتخاب بدنه و پیوست در هنگام ثبت ECEدر زمانی که بدنه یا پیوست غیرمجاز همراه ECE ارسال شده باشد
  • امکان دریافت گزارش‌های عملکرد دبیرخانه شامل(آمار نامه‌های وارده، صادره، داخلی، وارده اقدام شده، وارده اقدام نشده، داخلی اقدام شده، داخلی اقدام نشده، آمار فاکس‌های دریافتی ثبت‌شده، ارسالی، آمار ایمیل‌های ثبت‌شده دریافتی ارسالی، آمار ECEهای دریافتی ثبت‌شده ارسالی)
  • امکان درج بارکد به نامه در هنگام ثبت و جستجو براساس بارکد
  • اطلاع رسانی از طریق SMS و ایمیل

قابلیتهای مربوط به «فهرست فکس‌ها»

  • امکان مشاهده و مدیریت فهرست فکس‌های ثبت شده، ارسالی، دریافتی و حذف شده به صورت مجتمع
  • امکان شخصی‌سازی (تغییر در ترتیب و سایز ستون‌ها، تعداد ردیف‌های قابل مشاهده) در فهرست فکس‌ها
  • امکان دریافت گزارش در لحظه تعداد فکس‌های دریافتی و ارسالی
  • امکان مانیتورینگ فکس‌های ارسالی
  • امکان مجزاسازی فکس‌‎های دبیرخانه‎های مختلف
  • امکان تبدیل فاکس‎های دریافتی به نامه‎ی وارده و داخلی
  • امکان ارسال فکس‌های دریافتی از طریق سامانه ارسال فایل
  • امکان ارسال همزمان نامه و پیوست‌های متعلق به آن

قابلیت‌های بیشتر...

  • امکان مشاهده وضعیت رویداد فکس نمابر شده در فهرست نامه‌ها
  • امکان ثبت چند فکس دریافتی و تبدیل به یک نامه
  • امکان انتخاب بدنه و یا پیوست نامه در زمان ارسال فکس
  • امکان پشتیبانی از خطوط متعدد فکس در نقاط مختلف جغرافیایی
  • امکان تعریف دستگاه‌های نمابر و تعیین کاربران دریافت کننده و مشاهده کننده و ارسال کننده هر نمابر
  • امکان اعمال تعریف کارتابل فاکس دریافتی برای چند کاربر
  • امکان دریافت و ارسال فکس بطور مستقیم از داخل برنامه
  • پشتیبانی ازگردش کاملاً الکترونیک فکس دریافتی و ارسالی درسازمان
  • امکان مشاهده لحظه به لحظه وضعیت فکس ارسالی
  • امکان اعمال دسترسی به فکس های دریافتی و یا ارسال فکس بر اساس واحد سازمانی
  • امکان اعمال دسترسی به فکس های دریافتی و یا ارسال فکس بر اساس پرسنل
  • امکان ارسال خودکار مجدد فاکس‌های ارسال نشده با تعیین تعداد دفعات تکرار تلاش مجدد در فاصله‌های زمانی تعیین‌شده
  • استفاده از تکنولوژی Click Once بر روی نرم افزار تخصصی ارسال فکس
  • امکان تفکیک فکس‌های دریافتی بر اساس خوانده شده/خوانده نشده
  • امکان تفکیک فکس‌های دریافتی بر اساس تعیین بازه زمانی
  • امکان دریافت خروجی اکسل از فکس‌های دریافتی/ ارسالی/ ثبت شده/ حذف شده

قابلیتهای مربوط به «فهرست ایمیل‌ها»

  • امکان مشاهده و مدیریت ایمیل های دریافتی، ثبت شده، ارسالی، درحال ارسال و حذف شده به صورت مجتمع
  • امکان شخصی‌سازی(تغییر در ترتیب و سایز ستون‌ها، تعداد ردیف‌های قابل مشاهده) در فهرست ایمیل‌ها
  • امکان بازیابی ایمیل های حذف شده
  • امکان دریافت ایمیل‌های کاربر (بدنه – پیوست) در کارتابل پست الکترونیکی
  • امکان مرتب‌سازی ایمیل‌های دریافتی با وضعیت خوانده شده / خوانده نشده، دربازه زمانی
  • امکان مرتب‌سازی ایمیل‌های دریافتی با نوع ایمیل / ECE / رسید ثبت ECE، دربازه زمانی
  • امکان مرتب‌سازی ایمیل‌های دریافتی با فرستنده، گیرنده و عنوان ایمیل، دربازه زمانی
  • امکان مرتب‌سازی ایمیل‌های ارسالی با فرستنده، گیرنده و عنوان ایمیل، دربازه زمانی

قابلیت‌های بیشتر...

  • امکان مشاهده نامه های ارسال شده باعنوان ECE” ارسالی” در دبیرخانه
  • امکان مشاهده پیش‌نمایش ایمیل‌های دریافت شده
  • امکان تبدیل ایمیل‌های دریافتی به پیش‌نویس نامه
  • امکان ثبت ایمیل‌های دریافتی دردبیرخانه درقالب نامه وارده
  • امکان ایمیل نامه‌ها از درون کارتابل از طریق ارسال نامه
  • امکان ایمیل نامه‌ها از داخل نرم‌افزار دبیرخانه از طریق ارسال نامه
  • امکان اطلاع رسانی رویدادهای تقویم سازمانی از طریق ایمیل
  • امکان ارسال هشدارهای نرم‌افزاری از طریق ایمیل در بخش هشدارها و پایش نرم‌افزار
  • امکان ارسال ایمیل در هنگام حذف لاگ‌های پایگاه‌داده بر اساس تنظیمات نرم‌افزاری
  • امکان ارسال نامه برای حساب‎های ایمیل شخصی افراد
  • امکان ارسال ایمیل نامه به چند گیرنده به صورت همزمان
  • امکان تعریف آدرس ایمیل‌ سازمانی کاربران
  • امکان مانیتورینگ ایمیل‌های ارسالی سازمان در بازه زمانی ایجاد وارسال ایمیل
  • مدیریت نامه و ایمیل‎دریافتی دریک محیط کاربری
  • دریافت و ارسال ایمیل سازمانی بدون نیاز به اینترنت بر روی کلاینت
  • امکان فراخوانی زیر پوشه‌های تعریف شده inbox سرور ایمیل
  • امکان فراخوانی زیر پوشه های تعریف شده outbox سرور ایمیل
  • امکان حذف ایمیل از سرور بعد از دریافت
  • امکان پشتیبانی از چندین پست‌ الکترونیک
  • امکان تطابق نوع ارتباط با پروتکل‌های POP3،IMAP و Exchangeبرای دریافت
  • امکان تطابق نوع ارتباط با پروتکل‌های Smtp و Exchangeبرای ارسال
  • امکان ارسال نامه‌ها بدون پرینت گرفتن از طریق Email
  • امکان درج پیوست تصویری ایمیل در بدنه نامه
  • امکان اعمال دسترسی بر روی ایمیل های تعریف شده بر اساس دریافت/ ارسال/ ارسالECE
  • امکان تغییر رمز عبور ایمیل توسط کاربر درایجاد دسترسی
  • امکان آرشیو ایمیل‌های دریافتی/ ارسالی در کارتابل/ دبیرخانه
  • قابلیت اتصال به Mail Server
  • فرم ایمیل‌های غیرفعال با امکان مشاهده علت غیرفعال شدن ایمیل
  • ارسال خودکار نامه (نامه سیستمی) در صورت عدم ارسال ایمیل
  • افزودن امکان تنظیم فعال و غیرفعال شدن ارسال نامه سیستمی در هنگام غیرفعال شدن خودکار حساب پست الکترونیک
  • غیرفعال نمودن خودکار ایمیل‌هایی که دچار اشکال در احراز هویت می‌باشند

قابلیتهای مربوط به «فهرست ECEها»

  • پشتیبانی از پروتکل ECE نگارش ۲ بمنظور ارتباط الکترونیکی با سایر سازمان‌ها و اداراتی که دارای نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مختلف هستند.
  • امکان مشاهده و مدیریت فهرست ECE‌های دریافتی، ثبت شده، ارسالی، درحال ارسال و حذف شده به صورت مجتمع
  • امکان شخصی‌سازی (تغییر در ترتیب و سایز ستون‌ها، تعداد ردیف‌های قابل مشاهده) در فهرست ECEها
  • امکان ارسال نامه‎ها به سازمان دیگر بدون نیاز به پرینت گرفتن
  • امکان انتخاب فهرست‌گیرندگان (برون سازمانی) در زمان ارسال نامه
  • امکان انتخاب فهرست گیرندگان (درون سازمانی) در زمان ثبت ECE دریافتی
  • امکان مشاهده نامه‌های ارسال شده از طریق ECE در سیستم دبیرخانه
  • امکان مشاهده اطلاعات (سازمان فرستنده – شماره نامه – موضوع نامه) ECE در فهرست نامه های کارتابل

قابلیت‌های بیشتر...

  • امکان مرتب‌سازی ECE دریافتی با وضعیت خوانده شده/ خوانده نشده، دربازه زمانی
  • امکان مرتب‌سازی ECE دریافتی با نوع ECE/ رسید ثبت ECE، دربازه زمانی
  • امکان مرتب‌سازی ECE دریافتی با فرستنده،گیرنده و عنوان ECE ، دربازه زمانی
  • امکان مرتب‌سازی ایمیل‌های ارسالی با فرستنده،گیرنده و عنوان ایمیل، دربازه زمانی
  • امکان مرتب سازی ECE های ارسال شده بر اساس (شخص فرستنده، شماره رهگیری، شماره و موضوع نامه، آدرس ایمیل فرستنده)
  • امکان دریافت خروجی اکسل ECE ارسالی و دریافتی
  • امکان ارسال رسید ثبت ECE پس از ثبت دبیرخانه
  • امکان دریافت رسید ثبتECE و ثبت آن بر روی نامه ارسال شده
  • رعایت ترتیب فهرست گیرندگان نامه به هنگام ارسال نامه از طریق ECE
  • پشتیبانی نرم‌افزار از تمامی فونت ها به خصوص فونت‌های پرکاربرد به هنگام ارسال با ECE
  • امکان تبدیل بدنه و پیوست نامه به فرمت tif در زمان ارسال
  • امکان دریافت خروجی فایل تولیدشده ECE ارسالی

قابلیتهای مربوط به «بایگانی دبیرخانه»

  • امکان تعریف پرونده بایگانی متعدد شخصی و سازمانی بصورت درختواره‌ای
  • امکان تعریف کد بایگانی به هرپرونده بایگانی و جستجو بر اساس کدهای بایگانی
  • امکان تعیین سطح دسترسی واحد و کاربران به بایگانی یا مشاهده نامه‌های بایگانی شده در پرونده‌ها
  • امکان تعریف پرونده بایگانی دبیرخانه و انتساب پرونده‌های بایگانی دبیرخانه به کاربر دبیرخانه
  • امکان تعریف پرونده بایگانی درگاه و انتساب پرونده‌های بایگانی دبیرخانه به کاربر دبیرخانه درصورت استفاده از سیستم در حالت چند سازمانی
  • امکان بایگانی نامه در پرونده‌های منتسب شده به کاربر
  • امکان تعریف بایگانی سریع برای نامه‌ها

قابلیت‌های بیشتر...

  • امکان تعریف کلید ترکیبی برای بایگانی سریع نامه
  • جستجو و یافتن نامه‌ها در پرونده‌های بایگانی
  • امکان فیلترمحل بایگانی،جستجو، باز، بسته،نوسازی کردن درختواره‌های بایگانی، انتخاب از فهرست سری درختواره‌ها، امکان انتقال به پوشه بایگانی در یک پنل به صورت مجتمع
  • جلوگیری از بایگانی تکراری نامه در پرونده‌های بایگانی
  • امکان تعیین دسترسی مشاهده برای نامه‌های بایگانی شده برای پرسنل زیر مجموعه
  • امكان ارجاع‌نامه از پرونده‌های بایگانی
  • امكان ایجاد پرونده‏های شخصی برای هر یك از كاربران و ذخیره‏سازی نامه‎های مربوط در آنها
  • امکان جابجایی نامه‎ها بین پرونده‎های بایگانی
  • امکان ارائه رسید تحویل برای نامه‌هایی که از بایگانی بصورت فیزیکی خارج می شوند
  • امکان دریافت گزارش نامه‌های خارج شده از بایگانی و بارگزاری رسید عودت آنها

قابلیتهای مربوط به «فهرست توزیع در سیستم دبیرخانه»

  • امکان ارجاع خودکار نامه‌ها از دبیرخانه‌های مختلف سازمان به فهرست توزیع
  • امکان تعیین انواع نحوه‌دهی ارسال برای نامه‌ها
  • امکان مدیریت بر روی آدرس های اصلی گیرندگان نامه ها
  • امکان انتساب نامه های با آدرس های یکسان به یک پاکت
  • امکان ایجاد پاکت و ارسال پاکات بدون نیاز به انتساب پاکات به نام ها
  • امکان ثبت اطلاعات ارسال پاکات
  • امکان ثبت اطلاعات عودت پاکت
  • امکان ارسال مجدد پاکات با اطلاعات ارسال جدید
  • امکان جلوگیری از ارسال نامه‌ها توسط فرستنده نامه

درخواست دمو

اگر تمایل دارید با امکانات و قابلیت‌های نسل جدید زیر سیستم دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر بیشتر آشنا شوید؛ می‌توانید از طریق تکمیل فرم روبرو درخواست خود را ثبت کرده تا کارشناسان ما در کوتاهترین زمان با شما تماس بگیرند.

همچنین جهت کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان می‌توانید با شماره تلفن 42623-021 داخلی 1 تماس بگیرید.

پس از تکمیل فرم برای شما ایمیلی ارسال می شود.

لطفا صبر کنید

تلگرام فراگستر