نرم افزار دبیرخانه تحت وب فراگستر
نرم افزار دبیرخانه فراگستر یک سیستم تحت وب است که تمامی وظایف واحدهای دبیرخانه سازمانها از جمله شماره‌گذاری، دریافت، ارسال، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهد. خودکارسازی این وظایف باعث میشود تا مدیریت امور دبیرخانه حتی در سازمانهایی که روزانه چندین هزار نامه اداری را ثبت و پیگیری می‌کنند و یا پراکندگی جغرافیایی دارند، با سهولت و پایداری امکان‌پذیر شود.
از ویژگی‌های متمایز سیستم دبیرخانه فراگستر این است که فرآیند ثبت نامه وارده و صادره و سایر فرآیندهای مرتبط با دبیرخانه را با سرعتی بسیار بالا انجام می‌دهد و به این ترتیب مدیریت نامه های اداری را تسهیل می‌کند. مزیت دیگر این نرم افزار، قابلیت بایگانی و طبقه بندی اسناد و مکاتبات است که برای بسیاری از سازمانهای دولتی و خصوصی مفید خواهند بود.
در ادامه شما را با مهمترین قابلیتهای نرم افزار دبیرخانه تحت وب فراگستر آشنا خواهیم کرد و سپس جدیدترین قابلیتها و امکانات تخصصی آن را همراه با جزئیات برای شما می‌آوریم.
درخواست دمو
بعد از تکمیل فرم، برای هماهنگی جلسه دمو با شما تماس می‌گیریم
سلام. آیا امکان تعویق یادآوری مربوط به نامه و Task وجود داره؟
سلام بر شما
بله. بعد از این که روی نامه یا وظیفه ای یادآوری تنظیم کردید و در سامانه هشدار و یادآوری اون ظاهر شد، میتونید یادآوری رو به زمانی مشخص برای یک یا چند ساعت یا روز دیگه ای به تعویق بندازید و مجددا در تاریخی که جدیدا براش تنظیم می‌کنید برای شما یادآوری انجام خواهد شد. برای راهنمایی بیشتر میتونید مقاله زیر رو مطالعه بفرمایید:
مشاهده سوابق یادآوری نامه در اتوماسیون فراگستر
سلام
اگر نامه ای به سازمان برسه که باید سریع ارجاع بشه، آیا اتوماسیون شما راهکاری برای این موضوع داره؟
سلام بر شما
بله. یکی از قابلیت های سامانه اتوماسیون اداری فراگستر سرعت بخشیدن به ارجاع نامه هست. زمانی که نامه به سازمان میرسه کاربران به سرعت میتونن ثبتش کنند و سپس با زدن یک دکمه و در لحظه اون نامه رو ارجاع بدن و از این بابت بالاترین سرعت رو در ارجاع نامه ها فراهم کردیم.
برای راهنمایی بیشتر میتونید از فیلم آموزش نحوه تنظیم ارجاع سریع در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر بازدید بفرمایید.
سلام. میشه فایلی رو که مرتبط به نامه هست رو همراه نامه فرستاد؟
سلام بر شما.
بله وقتی یک نامه رو ایجاد می کنید، میتونین در پیوست نامه، فایل یا فایل هایی که مرتبط با اون نامه هستند رو درج کنید. اضافه کردن این پیوست‌ها، هم به صورت مستقیم از طریق انتخاب یک فایل از روی کامپیوتر و هم با استفاده از اسکنر و پیوست مستقیم تصویر اسکن شده ممکن هست. یک امکان خوب دیگه سامانه فراگستر هم این هست که با دکمه “ایجاد نامه مشابه” میتونید از پیوست نامه هایی که قبلا در اتوماسیون به جریان افتادند، بدون نیاز به دانلود مجدد اونها استفاده کنید.
برای راهنمایی بیشتر میتونید از صفحه آموزش اعلام پیوست در نامه اداری بازدید بفرمایید.
سلام. مشخصات و گردش هر نامه رو میشه دید؟
سلام بر شما.
بله این امکان هم برای مشخصات نامه و هم برای گردش نامه وجود داره. البته این امکان برای هر کاربر، بستگی به تنظیمات سامانه و دسترسی‌های ایجاد شده برای اون کاربر داره.
سلام و درود. میشه نامه ها رو با کلمه هایی که در اونها هست سرچ کرد؟
سلام بر شما. بله شما در تمامی نامه‌هایی که از جنس متن هستند از جمله نامه هایی که با فرمت‌هایی مثل مجموعه OFFICE (مثلا word یا excel) یا فرمت ODF نوشته شده باشن، این امکان رو دارید که کلمه‌ای رو جست و جو کنید و سامانه نامه‌های دارای اون کلمه رو نمایش خواهد داد. اخیرا هم قابلیت OCR فارسی در سامانه فراگستر فعال شده که به شما اجازه میده در متن نامه‌ها حتی اگر تبدیل به عکس شده باشند، جستجو کنید.
سلام و خسته نباشید. نرم افزار شما امکان ارجاع نامه به صورت اتوماتیک رو داره؟
سلام بر شما. ممنون.
قابلیتی که در اتوماسیون اداری فراگستر وجود داره ارجاع سریع هست. شما میتونید یک یا دسته ای از نامه ها رو انتخاب کنید و تنها با فشار دادن کلید میانبر، نامه رو به صورت اتوماتیک برای مخاطبانی خاص، با متن هایی مشخص برای هر کدام، ارجاع بدید.
سلام و خسته نباشید. اگر حجم نامه ها در سیستم دبیرخونه زیاد بشه میتونه باعث ایجاد هزینه برای ما بشه؟
سلام بر شما. سپاس.
نامه ها در دیتابیس ذخیره میشن. بنابراین مسلما هر چقدر حجم نامه ها و دیتابیس بالاتر میره، فضای لازم برای ذخیره سازی اونها هم بیشتر میشه و هزینه سخت افزارها برای نگهداری اونها افزایش پیدا میکنه. اما از این لحاظ که تعداد نامه ها روی قیمت سامانه اثر بگذاره، چنین مساله ای وجود نداره و سیستم تعداد نامه‌های بسیار بالا رو پشتیبانی میکنه و محدودیتی برای تعداد نامه نداره.
سلام
اگر حجم نامه هایی که وارد سیستم میشه زیاد بشه، برای کاهش حجمشون چکار میشه کرد؟
سلام بر شما.
چند تا روش برای کاهش حجم نامه‌ها وجود داره. یکی اینکه از امکان کاهش حجم تصاویر در سامانه استفاده بکنیم. دوم اینکه بیاییم سوابق نامه های سنوات گذشته رو از دیتابیس تفکیک بکنیم و آرشیو مجزا برای اونها ایجاد کنیم.
برای جزییات بیشتر میتونید صفحه فیلم آموزش مدیریت حجم فایل پیوست بر روی نامه ها درفراگستر رو ملاحظه بفرمایید.
سلام. میشه لطفا راهنماییم کنید. آیا فراگستر لیستی از نامه ها رو در اختیار ما قرار میده که بتونیم نامه های قدیمی رو چک کنیم؟
سلام بر شما.
بله. نامه‌هایی که کانورت میشن، در فهرست دبیرخانه هر سازمان ثبت میشن و همیشه قابل مشاهده هستند.
سلام. برای شرکتهایی مثل شرکت ما که چند شعبه دارند، امکان ارتباط دبیرخانه شرکت اصلی با دبیرخانه های شرکت های زیرمجموعه هست؟
سلام بر شما.
بله این امکان وجود داره. در سامانه فراگستر، برای دبیرخونه ها یک بخشی به اسم درگاه وجود داره که محل ورود و خروج نامه به اون سازمان یا دبیرخونه هست. امکان ارتباط دبیرخونه های سازمانهای مختلف و همینطور شعب مختلف یک سازمان با استفاده از این درگاه‌ها وجود داره. یعنی اگر قرار باشه نامه‌ای از سازمان A به سازمان B بره، کافیه از درگاه A به درگاه B ارسال بشه.
سلام. سطوح دسترسی در این نرم افزار به چه نحو هست؟ کمی توضیح بفرمایید
سلام بر شما.
سطوح دسترسی در سامانه بین کاربران و راهبران سیستم متفاوت هست. دسترسی‌های کاربران معمولی در حد نیازشون هست و قابل کنترل هست. اما کار با سامانه برای راهبرها میتونه حالت‌های مختلفی داشته باشه. ممکن است راهبر سیستم، نقش نظارتی و یا اجرایی داشته باشه. راهبری که نقش نظارتی داره فقط این دسترسی رو خواهد داشت که بتونه دسترسی‌های کاربران معمولی رو مشاهده کنه و امکان دادن دسترسی جدید یا ویرایش دسترسی‌های داده شده رو نخواهد داشت. ممکن هم هست که به راهبر اجازه داده بشه که دسترسی‌های جدید رو تعریف و یا ویرایش کنه.
علاوه بر اینها، در سازمان های بزرگی که شعب متعددی دارند و نیاز هست هر شعبه یک ادمین داشته باشه، میشه دسترسی‌ها رو محدود به شعبی کرد که راهبر مسئولیت اونها را برعهده داره.