شاخص و معیارهای ارزیابی خرید نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری

با توجه به اهمیت گردش اسناد و مکاتبات سازمانی و اینکه طیف وسیعی از پرسنل سازمان، کاربران نرم افزار اتوماسیون اداری هستند؛ همواره یکی از دغدغه های مدیران، انتخاب بهترین سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها است که بتواند تمامی نیازهای سازمان را پوشش دهد.

ما به شما کمک می‌کنیم تا بدون مشاور و فقط با بررسی چند شاخص اصلی ارزیابی بتوانید نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مطرح موجود در کشور را از لحاظ قابلیت‌های کاربردی بررسی نموده و درنهایت با جمع‌بندی نهایی بتوانید یک اتوماسیون جامع و مناسب را برای کسب و کار خود انتخاب نمایید.

دانلود رایگان چک لیست ارزیابی اتوماسیون اداری

برای خریدی هوشمندانه، به این شاخص‌های کلیدی حتما توجه کنید:

نکات مهم در تصمیم‌گیری، انتخاب و خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری برحسب قیمت اعلام شده
  1. شناسایی نیازهای سازمان: ابتدا نیازهای فعلی و آتی سازمانتان را به‌دقت مشخص کنید. چه فرآیندهایی نیاز به خودکارسازی دارند و چه مسائلی را می‌خواهید حل کنید؟
  2. بررسی ماژول‌ها و قابلیت‌های نرم‌افزار: از آنجا که نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ساختار ماژولار دارند، سازمان‌ها باید قابلیت‌های نرم‌افزار و ماژول‌های آن را به دقت بررسی کنند و مطمئن شوند که نرم‌افزار قابلیت‌های مورد نیاز آن‌ها را دارد. در نظر داشته باشید که سیستم‌های اتوماسیون اداری مدرن و پیشرفته، باید از قابلیت‌های هوش مصنوعی (AI) برای افزایش سرعت و کارایی، تحلیل داده‌ها و خودکارسازی هوشمند فرآیندها هم پشتیبانی کنند.
  3. سهولت استفاده: نرابط کاربری باید ساده و کاربرپسند باشد تا کارکنان به‌راحتی بتوانند با آن کار کنند.
  4. پشتیبانی و آموزش: دسترسی به پشتیبانی فنی قوی و پاسخگو بسیار مهم است.
  5. امنیت: با توجه به حساسیت اطلاعات سازمانی، نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید از بالاترین سطح امنیت برخوردار باشد. لذا، داشتن گواهینامه‌های امنیتی معتبر مانند افتا، برای شرکت ارائه‌دهنده، یک الزام است.
  6. قابلیت توسعه و بروزرسانی: نرم‌افزار باید قابلیت توسعه و بروزرسانی داشته باشد تا بتواند با نیازهای در حال تغییر سازمان سازگار شود.
  7. قابلیت یکپارچگی نرم‌افزار: نرم‌افزار باید قابلیت یکپارچگی با سایر نرم‌افزارهای تخصصی سازمان شما را داشته باشد تا تمام نیازهای کسب و کار شما را در یک محیط کاربری واحد پیاده‌سازی کند.
  8. دریافت دموی نرم‌افزار: برترین شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزار اتوماسیون اداری داخلی را با تحقیق و بررسی تعیین نمائید و از آن‌ها تقاضای ارائه دمو دهید. برای مشاهده دموی فراگستر کلیک کنید.
  9. استعلام قیمت و دریافت پیش‌فاکتور: در نهایت با شرح ماهیت سازمان خود، بزرگی و تعداد کاربر آن و همچنین ماژول‌های مورد نیاز خود و سایر موارد مطرح شده‌ی فوق، از شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزار استعلام قیمت نمایید و براساس دو اصل کیفیت و قیمت، اقدام به انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای سازمان خود نمایید.