- سازماندهی کارها، تبدیل وظایف به جریان پیشرفت
نرمافزار مدیریت کارها و وظایف تیمی
ماژول «مدیریت کارهای تیمی» یکی از زیر سیستم های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است که هدف نهایی مدیریت تیمهای کاری و همکاری تیمی را در یک محیط کاری مجتمع محقق مینماید.
این سیستم در قالب یک Scrum Board پیشرفته و منعطف به شما امکان تعریف فضای های کاری، پروژه ها و تعریف و انتساب Taskها (کارها یا وظایف) به کاربران را بگونهای خواهد داد تا امکان مدیریت و پایش سیر تکمیل کارها، از زمان تعریف تا انتها فراهم باشد.
- معرفی برخی از قابلیت های اصلی
امکانات زیر سیستم مدیریت کارهای تیمی در اتوماسیون کسب و کار فراگستر
استفاده از نرمافزار مدیریت کارهای تیمی باعث میشود مدیریت وظایف و پروژهها بهصورت بصری و ساختاریافته انجام شود، بهطوری که تیمها بهراحتی بتوانند وضعیت کارها را در هر لحظه مشاهده کنند. همچنین با امکان همکاری تیمی، تعیین مسئولیتها و پیگیری پیشرفت کارها، بهرهوری و هماهنگی بین اعضای تیم بهطور قابلتوجهی افزایش مییابد.
مدیریت فضاهای کاری، پروژهها و بوردهای فعالیت
مدیریت فضاهای کاری، پروژهها و بوردهای فعالیت در سیستم مدیریت کارهای تیمی، امکان ساختاردهی منسجم به فعالیتها و تفکیک حوزههای کاری را فراهم میکند تا هر تیم در چارچوب مشخص و هدفمند فعالیت کند. این ساختار باعث شفافیت در مسئولیتها، تسهیل در پایش پیشرفت و افزایش هماهنگی میان اعضا و واحدها میشود.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- تفکیک پروژهها و Scrum Boardها بر اساس فضاهای کاری: در این سیستم ابتدا فضای کاری و پروژهها تعریف میشوند و بوردها برای سازماندهی مراحل انجام کار ایجاد میگردند. سپس Taskها به بوردهای مربوطه و افراد مسئول تخصیص یافته و با رصد وضعیت کارتها در هر مرحله، روند پیشرفت پروژه بهصورت شفاف و لحظهای قابل پایش خواهد بود.
- مدیریت زمانبندی و ساختاردهی Taskها: امکان تعیین مهلت انجام برای هر Task و زیر مجموعه آن تا کاربران از طریق اطلاعرسانی توسط پیامک و یا ارسال نامه در کارتابلشان، از انتساب وظایف آگاه شوند. همچنین با قابلیت شکستن کارها به زیرفعالیتها (WBS)، وظایف پیچیده به بخشهای کوچکتر تقسیم خواهند شد تا برنامهریزی و پیگیری آنها با دقت بیشتری انجام شود.
- امکان تعریف Templates برای Task های تکرار شونده: کارهای مشابه و تکرارشونده را میتوان به قالبهای استاندارد (Template) شخصی یا عمومی تبدیل کرد تا هر بار نیاز به تعریف مجدد جزئیات نباشد.
تعامل بهتر تیمها با قابلیتهای مشابه شبکههای اجتماعی
اطلاعرسانی سریع و دقیق میان اعضای تیم نقش کلیدی در پیشبرد کارهای تیمی دارد. در سیستم مدیریت کارهای تیمی اتوماسیون کسبوکار فراگستر، امکاناتی نظیر Mention برای آگاهسازی مستقیم کاربران، و قابلیتهای ارتباطی همچون چت، گروهها و کانالهای اطلاعرسانی، بستری یکپارچه و کارآمد برای تسهیل ارتباطات و هماهنگی تیمی فراهم میسازد.
- Mention کردن اعضا و اطلاعرسانی بهموقع فعالیتها: در سیستم مدیریت کارهای تیمی با استفاده از امکان Mention کردن اعضای مرتبط به Task در لحظه از روند پیشرفت یا تغییرات فعالیتها از طریق ارسال پیامک (SMS) مطلع می گردند.
- ثبت و ردیابی دقیق فعالیت ها و رخدادهای کاری: امکان ثبت Activityها و لاگ رخدادهای مرتبط با هر Task، شفافیت کاملی از روند انجام کارها در اختیار تیم قرار میدهد. این قابلیت با ایجاد تاریخچهای قابل پیگیری، به بهبود نظارت، تحلیل عملکرد و جلوگیری از بروز خطاهای تکراری کمک میکند.
- بهبود ارتباطات تیمی با استفاده از چت، گروهها و کانالها : امکان چت بین اعضای تیم ارسال فایل و پیام صوتی در کنار استفاده از گروهها و کانالهای اطلاعرسانی، ارتباطات را سریع، متمرکز و هدفمند میکند. این ساختار به اشتراکگذاری بهتر اطلاعات، هماهنگی مؤثرتر و افزایش همافزایی در انجام وظایف کمک میکند.
ایجاد تسک یا وظیفه از نامه های دریافتی
وجود ارتباط مستقیم ماژول مدیریت کارهای تیمی با کارتابل اتوماسیون فراگستر، باعث امکان ارتباط بین کارها و مکاتبات سازمانی خواهد بود، این ارتباط برگ برندهای برای اعمال مدیریت یکپارچه و متمرکز بر روی کارهای تیمی در اختیار شما قرار خواهد داد.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- تعریف و انتساب وظایف و کارها از روی مکاتبات اداری: امکان تبدیل خودکار نامهها و مکاتبات از مبدا کارتابل و دبیرخانه به کار و وظیفه فراهم گردیده تا پیگیری اقدامات مرتبط بدون تأخیر و بدون نیاز به ثبت دستی انجام شود. این قابلیت باعث یکپارچگی فرآیندها، جلوگیری از فراموشی مکاتبات و تسهیل رصد پیشرفت اقدامات میگردد. از داخل هر کار یا وظیفه می توان به سوابق نامه ها و مکاتبات مرتبط دسترسی داشت.
- اطلاعرسانی کارها از طریق ارسال نامه خودکار به کارتابل کاربران: در سیستم مدیریت کارهای تیمی، وظایف جدید بهصورت خودکار از طریق ارسال نامه به کارتابل افراد منتسب اطلاعرسانی میشود تا هیچ فعالیتی از دید کاربران پنهان نماند. این سازوکار یکپارچه، سرعت در آگاهیرسانی، دقت در پیگیری و هماهنگی بهتر میان اعضای سازمان را تضمین میکند.
ایجاد تسک یا وظیفه از جلسات و رویدادهای سازمان
برگزاری جلسات تخصصی برای بررسی و پیشبرد وظایف تعریفشده در تیمها امری رایج است و نتایج این جلسات نقش مهمی در هدایت و تسریع اجرای کارها دارد. به همین منظور، زیرسیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی بهصورت یکپارچه در کنار زیرسیستم مدیریت کارهای تیمی قرار گرفته است تا کاربران بتوانند مستقیماً از داخل سامانه، جلسات مرتبط با کارها را ثبت، اطلاعرسانی، برگزار، صورتجلسه تنظیم و پیگیریهای لازم را مدیریت کنند.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- مدیریت یکپارچه جلسات مرتبط با وظایف تیمی: امکان تعریف و برگزاری جلسات مرتبط با هر کار یا وظیفه فراهم گردیده تا تصمیمگیریها و هماهنگیها بهصورت متمرکز انجام شود. همچنین دعوتنامه جلسات بهصورت خودکار از طریق کارتابل، ایمیل و پیامک برای مدعوین ارسال میشود تا حضور و پیگیری اقدامات با دقت و نظم بیشتری صورت گیرد.
- پیگیری مصوبات جلسات مرتبط با کارها: پس از برگزاری جلسات مربوط به کارها، امکان ثبت صورتجلسات مرتبط با کارها و وظایف فراهم بوده تا تصمیمات و نتایج جلسات بهصورت مستند ثبت و در کنار فعالیتهای مرتبط نگهداری شود. همچنین میتوان برای هر مصوبه، مسئول اجرا و پیگیری تعیین کرد تا اجرای تصمیمات با شفافیت و نظم بیشتری دنبال شود. از داخل هر کار یا وظیفه می توان به سوابق جلسات مرتبط دسترسی داشت.
پایش و ردیابی پیشرفت پروژهها و فعالیتها
با استفاده از گزارشهای آماده داشبورد مدیریت کارهای تیمی، میزان پیشرفت فعالیتها بهصورت لحظهای قابل رصد است و امکان پیشبینی دقیقتری از زمان اتمام وظایف فراهم میشود. این بخش نشان میدهد چه درصدی از کارها بهموقع یا با تأخیر انجام شدهاند و عملکرد تیمها و افراد را بهصورت آماری و نموداری تحلیل میکند.
اطلاعات تکمیلی (Custom Fields) با استفاده از فرمساز فراگستر (به زودی)
در تعریف کارها و وظایف در ماژول مدیریت کارهای تیمی، امکان انتساب انواع فیلد های اطلاعاتی متنوع طراحی شده توسط فرم ساز فراگستر وجود خواهد داشت، تا امکان تعریف اقلام اطلاعاتی اختصاصی هر سازمان بهره بردار، در حین تعریف کارها یا وظایف مهیا گردد.
این امکان بی نظیر در جهت جمع آوری و ثبت اطلاعات تکمیلی در حین طی مسیر اجرای یک وظیفه ارزش زیادی را خلق خواهد نمود. این بخش شامل امکاناتی از جمله موارد ذیل خواهد بود:
- امکان تکمیل فیلد های اطلاعاتی طراحی شده در فرم ساز در تعریف کار
- امکان اتصال فیلدها به سایر منابع اطلاعاتی سازمان
- امکان اخذ گزارشهای بر اساس اطلاعات تکمیلی
- قابلیت تعریف قوانین محاسباتی بر روی فیلدها اطلاعاتی
- قابلیت تعریف دسترسی به فیلدهای اطلاعاتی بر اساس کاربران
- ویژگی های ممتاز
خلق ارزش افزوده و نوآوری پیوسته در مدیریت کارهای تیمی سازمانی
نوآوری پیوسته و خلق ارزش افزوده در نرمافزار مدیریت کارهای تیمی، باعث میشود سامانه همگام با نیازهای در حال تغییر سازمان و محیط کسبوکار تکامل یابد و صرفاً یک ابزار ثابت و ایستا نباشد. این رویکرد، با بهبود مستمر فرآیندها، خودکارسازی هوشمند، و افزودن قابلیتهای نو بر پایه بازخورد کاربران، به افزایش بهرهوری سازمانی، کاهش اتلاف منابع و تصمیمگیری سریعتر کمک میکند.
تعریف چک لیست فعالیت ها با تعیین وزن و مسئول اجرا
تعریف چکلیست فعالیتها با تعیین وزن و مسئول اجرا برای مدیریت و ارزیابی بهتر پیشرفت کار
امکان کپی یا انتقال تسک ها بین پروژه ها و فضا های کاری
امکان جابهجایی یا کپی تسک ها بین پروژهها و فضاهای کاری، بدون نیاز به ثبت مجدد
امکان پیوست کنترل شده فایل ها و مستندات مرتبط با تسک ها
امکان افزودن و مدیریت کنترلشده فایلها و مستندات مرتبط با هر تسک برای دسترسی، پیگیری و نگهداری منظم مدارک
جستجوی دقیق تسک ها بر اساس وضعیت و اعضای مرتبط
امکان فیلتر و جستجوی دقیق تسکها بر اساس وضعیت انجام و اعضای درگیر برای دسترسی سریعتر به کارهای موردنظر
نگهداری لاگ کلیه تغییرات در وضعیت و محتوای تسک ها
ثبت و نگهداری کامل تاریخچه تغییرات وضعیت و محتوا برای ردیابی دقیق روند و مسئولیتهای هر تسک
امکان ایجاد زنجیره ارتباط بین کارها، نامه ها و جلسات
امکان لینککردن تسکها به یکدیگر و همچنین با نامهها و جلسات برای ایجاد زنجیره ارتباطی و پیگیری یکپارچه فعالیتها
- زیرسیستم های مرتبط
سایر زیرسیستمهای اتوماسیون اداری مرتبط با مدیریت کارهای تیمی
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 3000 سازمان با گستردگی بیش از یک میلیون کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.
