امکانات اصلی مدیریت فرایند
طبیعتاً هر چقدر بیشتر رشد کنید، پیچیدگی فرایندهای کسب و کارتان هم افزایش می‌یابد. نرم‌افزار مدیریت فرایند فراگستر در کنار امکانات اتوماسیون اداری پایه، به شما کمک میکند تا خیلی سریع و ساده تمامی فرم‌ها و فرآیندهای سازمانتان را که مکررا توسط شخص یا تیم مشخصی اجرا می‌شوند، الکترونیکی کنید و ضمن کاهش خطای انسانی، به نیازهای مورد تقاضای ذینفعان خود نیز، سریع‌تر پاسخ دهید. با BPMS فراگستر میتوانید فرآیندها را بدون دانش برنامه‌نویسی در یک محیط بصری گرافیکی، به صورت استاندارد طراحی، مدل سازی و بهبود دهید.
سلام. فرآیندهای تعریف شده مربوط به تولید و فروش هم دارین؟
سلام. ممنون از اینکه پرسش‌هاتون رو با ما مطرح میکنید
بله ما نمونه فرآیندهای آماده و اجرا شده با BPMS فراگستر در ارتباط با تولید و فروش داریم، اما این فرآیندها برای سازمان‌های خاص خودشان طراحی شدند و نمیشه اونها رو در یک سازمان دیگری استفاده کرد. به عبارتی فرآیندها پکیج آماده نیستند و هر سازمانی باید به صورت مجزا فرآیندهاش رو شناسایی، تحلیل، مدلسازی و بعد پیادهسازی کنه. بنابراین نمیشه فرآیندهای یک سازمان رو در جای دیگری استفاده کرد، حتی اگر BPR (بازمهندسی فرایندهای کسب وکار) اتفاق بیفته.
تنها حالتی که میشه فرآیندهای تعریف شده رو بین سازمانها جابجا کرد وقتی هست که سازمان مقصد هنوز هیچ فرآیند اجرایی نداشته باشه و ساختارهای داخلی خودش رو بر اساس فرآیندی که در یک سازمان دیگه طراحی شده بچینه و اجرا کنه که معمولا این اتفاق نمیفته. زیرا معمولا سازمانها بعد از اینکه ساختارهاشون تشکیل میشه و شروع به فعالیت میکنن به دنبال استفاده از نرم افزارها و ابزارهای مدیریتی میرن، نه برعکس.
برای مشاهده نمونه فرآیند تولید و فروش و سرویسهای ویژه مشتریان فراگستر، میتونید لینک های زیر رو ملاحظه بفرمایید:
نمونه فرآیند تولید و فروش
خدمات پس از فروش اتوماسیون اداری فراگستر
سلام. اتوماسیون فراگستر قابلیت انجام فرآیندها روی موبایل رو هم داره؟
سلام. ممنون از اینکه پرسش‌هاتون رو با ما مطرح میکنید
بله. شما با استفاده از مرورگر میتونید از تمامی قابلیتهای اتوماسیون فراگستر استفاده کنید. در واقع از اونجایی که سامانه فراگستر تحت وب هست، نیاز به نصب اپلیکیشن روی دستگاه شما نداره. بنابراین چه از موبایل یا از کامپیوتر رومیزی استفاده کنید، میتونید با استفاده از مرورگر وارد سامانه شده و فرآیندهایی رو که تعریف شدند و به اونها دسترسی دارید یا وارد کارتابل شما شده‌اند رو اجرا و یا تکمیل کنید.
اگر هم نسخه موبایل PWA سامانه رو خریداری کرده باشید، میتونید با استفاده از اون فرآیندها رو انجام بدین. در نسخه PWA اصول اولیه مربوط به استفاده از نرم افزارها روی مرورگر موبایل و تبلت (مثل کار کردن با اونها با استفاده از یک دست و یک انگشت) رعایت شده که به شما کمک میکنه به راحتی از امکانات سامانه استفاده کنید.
برای آشنایی بیشتر با نسخه موبایل اتوماسیون فراگستر و امکانات اون، میتونید از لینک زیر بازدید بفرمایید:
اپلیکیشن اتوماسیون کسب وکار و مدیریت فرایندهای فراگستر
درود و خسته نباشید. سامانه BPMS فراگستر تولید مجموعه شما هست و یا از سرویس خاصی استفاده میکنه؟
سلام. ممنون از اینکه سوالات خودتون رو با ما مطرح میکنید
شرکت فراگستر سابقا نمایندگی یک BPMS معتبر خارجی رو داشت که جزو ۱۰ سامانه BPMS اول دنیا بود. اما تحریم‌ها باعث شد که اون شرکت از ارایه خدمات به ایران خودداری بکنه. بخاطر همین مدیریت ارشد شرکت تصمیم گرفت زیرساختی رو ایجاد بکنند که بشه از سامانه‌های دیگر هم استفاده کرد. در نهایت تحقیقاتی که انجام دادیم باعث آشنایی ما با نرم افزار پروسس‌میکر شد که قابلیتهای بسیار خوبی داره و متن باز هم هست. این موضوع باعث شد که این سامانه رو بومی‌سازی و بازنویسی کنیم و خدماتی که سابقا به صورت دلاری به مشتریان ارایه میشد خودمون در شرکت انجام بدیم و باعث شد که هم قیمت تمام‌شده نرم‌افزار کاهش پیدا کنه و هم مشکل تحریم مانع ارایه خدمات ما به مشتریانمون نشه.
برای آشنایی بیشتر با راهکار BPMS فراگستر میتونید مقاله معرفی نرم افزار پروسس میکر رو از لینک مذکور مطالعه کنید.
سلام و احترام
نرم افزار BPMS شما امکان ارتباط و یکپارچگی با سیستم اتوماسیون اداری خودتون رو دارد؟ مدیریت سطوح دسترسی در صورت ارتباط بین این دو حفظ میشه؟
سلام و عرض ادب
بله BPMS فراگستر به صورت کامل با سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات یکپارچه شده و حتی کارتابل مشترک دارند. یعنی شما از داخل سامانه میتونید فرآیندهایتون رو اجرا کرده و تکمیل کنید و گزارشهاش رو همونجا در اختیار داشته باشین. نیازی به استفاده مجزا از دو نرم افزار وجود نداره.
در مورد سطوح دسترسی هم پاسخ مثبت هست. وقتی که در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر سطوح مختلفی از دسترسی رو تعریف میکنید، در بخش مدیریت فرآیندها هم با توجه به اینکه در فرآیند تعریف میشه هر فرد چه نقشی داره و چه کاری باید انجام بده، اون سطوح دسترسی رعایت خواهد شد.
سلام و خسته نباشید. قابلیت چندامضایی خارج از بحث BPMS هم دارید یا منحصر به نرم افزار BPMS شما هست؟
سلام بر شما
بله پاسخ مثبت هست. چند امضایی از قابلیت های خاص اتوماسیون فراگستر هست که بصورت مجزا خریداری میشه و خارج از سامانه BPMS هم قابل استفاده است. مثلا برای صورت جلسه هایی که لازم هست چند نفر امضا بکنند استفاده میشه و نیازی به کاغذ و امضای فیزیکی نیست. مثالهای دیگه برای قراردادها، درخواست خرید کالا یا درخواست صدور چک هست که نیاز به تایید و امضای چند نفر دارند.
اطلاعات بیشتر رو میتونید در صفحه زیرسیستم تاییدهای نامحدود و چند امضایی مطالعه کنید.
سلام. خدا قوت. کارتابل BPMS شما چه شکلی هست؟ آیا دسته‌بندی هم داره؟
سلام. ممنون از اینکه سوالات خودتون رو با ما مطرح میکنید.
کارتابل BPMS مشابه کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر هست و میتونه دسته بندی داشته باشه. این دسته‌بندی ابتدا روی فرآیندها انجام میشه که سپس در کارتابل هم اعمال میشه. یعنی مثلا وقتی فرآیندی رو در دسته‌بندی فرآیندهای منابع انسانی قرار میدیم، وقتی هم که وارد کارتابل مدیریت فرآیندها میشه، توی کارتابل در زیردسته فرآیندهای منابع انسانی قرار میگیره. برای سایر انواع فرآیندها هم به همین صورت هست.
سلام. میشه لطفا بفرمایید ادمین این سیستم چطور فرآیندها رو طراحی میکنه؟
سلام بر شما.
نرم افزار مدیریت فرآیندهای فراگستر، یک ابزاری در دل خودش داره به عنوان پروسس مدلر. ادمین میتونه با کمک این ابزار فرآیندهاش رو بر اساس استاندار BPMN 2 مدل سازی کنه و بعد فرم ها، افراد انجام دهنده وظایف (پرفورمرها) و اتفاقاتی که در این فرآیند باید بیفته رو تعریف کنه.
سلام. ادمین چطور فرآیندها رو طراحی میکنه؟؟
سلام بر شما
نرم افزار مدیریت فرآیندهای فراگستر، یک ابزاری در دل خودش داره به نام پروسس مدلر. ادمین میتونه با کمک این ابزار فرآیندهاش رو بر اساس استاندار bpmn2 مدل سازی کنه و بعد فرم ها و پرفورمرها (افرادی که مسئول انجام وظایف هستند) و اتفاقاتی که در این فرآیند باید بیفته رو تعریف کنه.
خیلی ممنون. دسترسی به این فرآیندها رو چطور میشه تنظیم کرد؟
خواهش میکنم.
دسترسی به هر فرآیند مختص افرادی هست که برای انجام وظایف مرتبط با اون فرآیند (مثل شروع یا تکمیل بخشی از فرآیند)، نقشی برای اونها تعریف شده. بنابراین تنظیم این دسترسی هنگام تعریف فرآیند انجام میشه و هیچ فردی فرای اون کاری که باید انجام بده، اجازه دخل و تصرف در فرآیندها رو نداره.
سلام. ممنون از توضیحات خوبی که تو سایتتون گذاشتین. سوالی که پاسخش رو ندیدم این هست که آیا هر کاربر میتونه فرآیندها رو برای خودش شخصی‌سازی کنه؟ مثلا بهشون تگ بده و رتبه بندی کنه تا انجام اونها رو اولویت بندی کنه؟
این سوال رو هم داشتم که آیا تست فرآیند قبل از اجرای اون ممکنه؟
پاسخ مثبت هست. راهبر در نرم افزار مدیریت فرآیندهای فراگستر میتونه بعد از تعریف یک فرآیند، اون رو اجرا کنه، مراحل انجام اون رو طی کنه و از طراحی و کارکرد صحیح فرآیند اطمینان حاصل کنه.
سلام بر شما. خوشحال هستیم که مطالب مورد توجه شما قرار گرفتند.
در پاسخ به سوالتون، با توجه به اینکه فرآیندها ابتدا توسط ادمین طراحی میشن، کاربر نمیتونه فرآیند رو تغییر بده و شخصی سازی بکنه. اگر هم منظورتون امکان دسته بندی شخصی اونها در کارتابل کاربر مثل کارتابل اتوماسیون اداری هست، خیر در حال حاضر چنین امکانی وجود نداره. دسته بندی فرآیندها در کارتابل فرآیندها به طور اتوماتیک انجام میشه و هر فرآیند در پوشه مربوط به نوع فعالیت خودش قرار میگیره.
سلام. خسته نباشید میگم به فراگستر. لطفا بفرمایید چرا bizagi رو به پروسس میکر تغییر دادید؟
سلام. ممنون از شما.
بعد از تحریم های اقتصادی، به دلیل اینکه شرکت بیزاجی دیگه خدماتی رو به ایران ارائه نمیکرد، تصمیم شرکت بر این شد که ابزار جهانی و قدرتمند دیگه ای که ما رو دچار مشکلات تحریم نکنه استفاده کنیم. طبق بررسی هایی که انجام شد، بهترین گزینه نرم افزار متن باز پروسس میکر بود که قابلیت ها و امکانات بهتری رو ارایه میداد.
سلام. در مرحله طراحی فرآیند، اگر در فرم طراحی شده خطایی وجود داشته باشه، سیستم میتونه خطا رو تشخیص بده و به ما نشون بده خطای فرآیند کجاست؟
سلام بر شما.
بله. زمانی که ادمین داره فرآیند رو ایجاد میکنه، موقع تست، خطاهای منطقی طراحی مشخص میشن. اگر خطای برنامه نویسی هم وجود داشته باشه، هنگام شبیه سازی و اجرا کاملا خطا نشون داده میشه. البته سامانه نمیتونه به شما راه حل بده ولی خطاها رو نشون میده.
سلام. اگر ما یک فرآیند رو آپدیت کنیم، تکلیف کارهایی که با نسخه قبلی فرآیند در حال اجرا هستند چی میشه؟ آیا با ورژن قدیمی ادامه پیدا می کنند یا با ورژن جدید؟
سلام بر شما.
در ابزار پروسس میکر، بعد از اینکه یک فرآیند آپدیت میشه و تغییر پیدا میکنه، اگر نسخه قدیمی اون در حال گردش باشه، بر مبنای الگو و طراحی جدید ادامه مسیر خواهد داد. اگر هم ادمین بخواد میتونه فرآیند رو برگردونده تا از ابتدا انجام بشه.
برای اطلاعات بیشتر میتونید مقاله معرفی نرم افزار پروسس میکر رو مطالعه بفرمایید.
سلام. در نرم افزار فراگستر این امکان هست که فرآیندها و گردش کار رو برای تاریخ های خاص تعریف کرد؟ (مثلا تا مهر ماه فرآیند X و بعد از اون فرآیند Y)
سلام بر شما.
بله این امکان هست. اینکار باید در مرحله تعریف فرآیند انجام بشه. شما میتونید در مرحله طراحی یک شرط زمانی بگذارید که سیستم تاریخ رو چک کنه و در صورت تحقق اون شرط، مسیر فرآیندی X رو ادامه بده و اگر اون شرط محقق نشه، از مسیر Y ادامه بده.
سلام. لطفا بفرمایید آیا قابلیت bpms روی خود اتوماسیون وجود داره یا جداگانه ارائه میشه؟
سلام بر شما. سامانه مدیریت فرآیندها یا BPMS فراگستر یک سامانه مجزا هست که به صورت جداگانه باید خریداری بشه. اما از لحاظ کاربری، ما اون رو در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر ادغام کردیم. بنابراین اگر موقع تهیه اتوماسیون اداری، ماژول BPMS رو هم تهیه کنید، به اون سامانه هم دسترسی خواهید داشت.
سلام. امکان وصل شدن دیتا به فرآیندها هست؟
سلام بر شما. بله. این امکان وجود داره که در هر مرحله از طراحی فرآیندها به دیتابیس های مختلف متصل بشید و اطلاعات رو واکشی بکنید. این اطلاعات در شرایط تعریف شده و در اون بخش از فرآیند نمایش داده خواهد شد.
سلام. امکان خطا در فرآیندها هست؟
سلام بر شما. بله ممکنه در طراحی فرم و فرآیند و یا برای واکشی داده ها از سایر نرم افزارها خطایی وجود داشته باشه. یکی از امکانات bpms فراگستر، شبیه سازی اجرای فرآیندها هست که خطاها خودشون رو نشون میدند و به شما اجازه میده اونها رو برطرف کنید.
سلام. در BPMS فراگستر، امکان اتوماتیک سازی فرآیندها هم هست؟
سلام بر شما. اجرای هر فرآیند اصولا شامل یک سری الزامات و استاندارهایی هست از جمله تعیین دقیق مراحل، زمان شروع مراحل، قدم ها، وظایف و افراد انجام دهنده وظایف. در نتیجه، این امکان هست که شروع یک فرآیند به صورت اتوماتیک انجام بشه، منوط به اینکه این شروع اتوماتیک در فرآیند به صورت دقیق تعریف شده باشه.
سلام. شما نمونه از فرآیندهای BPMS دارین که به ما نشون بده چطور با بقیه سیستم ها ارتباط میگیره؟
سلام بر شما. بله نمونه فرآیندهای متنوعی روی سایت فراگستر هست که دوستان میتونن بهشون مراجعه کنن و بیینن نحوه تعامل و ارتباط بین سامانه ها به چه ترتیبی هست و از اونها برای طراحی فرآیندهای خودشون الگو و ایده بگیرند.
برای مشاهده نمونه این فرآیندها، میتونید لینک زیر رو ملاحظه بفرمایید:
نمایشگاه فرآیندهای اجراشده با نرم افزار BPMS فراگستر
سلام. نرم افزار bpms فراگستر به ما گزارش تحلیلی هم میده؟
سلام بر شما.
بله. در نرم افزار فراگستر امکان ایجاد گزارش های تحلیلی مربوط به BPMS وجود داره که با توجه به اینکه ابزار اینکار در اختیار مشتری هست و دیتابیس هم سمت خودش هست میتونه با این دیتابیس، گزارش های تحلیلی به تناسب نیاز سازمان ایجاد و ازشون استفاده کنه.
سلام. اگر فایلی در قالب اکسل داشته باشیم میتونیم اون رو در فرایندها ایمپورت کنیم؟
سلام بر شما. بله این امکان به ۲ صورت وجود داره. در حالت اول هنگام طراحی فرایند و فرم فرایند میشه این امکان رو فراهم کرد که فایلی به عنوان پیوست در فرم یا فرآیند وارد بشه و به گردش دربیاد. این فایل میتونه یک فایل اکسل، فایل ورد یا هر فایل دیگه ای باشه. حالت دوم زمانی هست که میخواهید اطلاعات داخل اون فایل اکسل رو به نحوی در داخل اون فرم و فرایند صادر کنید و به گردش در بیارید. اون موقع باید فرایند رو به گونه ای تعریف کنید با فایل ارتباط برقرار کنه، اون رو بخونه و داده هاش رو داخل فیلدهای متناظری که برای اون ایجاد کردید، قرار بده.
سلام. فرآیندهای bpms شما از قبل استانداردسازی شده و آماده هستند؟ اگه سازمان ما نیاز دیگه ای داشت چه اتفاقی می افته؟ چطور شخصی سازی میشن؟
سلام بر شما
خیر فرآیندها آماده نیستند. تمام فرایندهایی که روی سایت فراگستر گذاشته شده به عنوان نمونه و برای آشنایی شما با استاندارد BPMN هست. هر چند ممکن هست به درد برخی سازمان ها بخورند. اما هر سازمان باید خودش فرآیندهاش رو بر مبنای آموزش‌هایی که دریافت میکنه تعریف کنه. در مورد شخصی‌سازی فرآیندها، فراگستر اصولا بطور پیش فرض فرایند برای مشتریانش ایجاد نمیکنه مگر این که در قالب قراردادهای مجزایی بابت این موضوع توافق بشه. اما اگر منظور شخصی سازی اتوماسیون اداری هست، برای راهنمایی بیشتر میتونید مقاله زیر رو مطالعه بفرمایید:
آیا اتوماسیون اداری امکان شخصی سازی دارد؟
سلام. در bpms چه گزارش هایی دارید؟
سلام بر شما. از اونجایی که فرم ها و فرایندهای BPMS توسط خود مشتریان تهیه میشه و فراگستر اقدامی در اینباره انجام نمیده، گزارشاتی هم که فراگستر ارائه میده گزارشهای عمومی از فرایندها و فرم‌هایی هست که توسط کاربران ایجاد شده و به گردش دراومدند و وارد جزییات نمیتونه بشه. چون نمیدونه چه فرایندی ایجاد شده، چه فرمی و چه فیلدهای اطلاعاتی داشته، چه پارامترهایی براش در نظر گرفته شده و …
البته این ابزار در اختیار مشتریان هست که با استفاده از دیتابیس خودشون، گزارش های تحلیلی به تناسب نیازشون تعریف و تهیه کنند.
سلام. ما یکسری فرم داریم که می خواهیم توسط پرسنل پر بشن، بعد مدیرمالی تاییدشون کنه و یک سند بارنامه هم بهشون اضافه بشه. میشه این کار رو با نرم افزار شما انجام داد؟
سلام بر شما.
بله پاسخ مثبت هست. امکان انجام و ساخت فرایندها در سامانه ما وجود داره. پروسه ای که بهش اشاره کردید هم میتونه بخشی از یک فرایند یا یک فرایند کامل و مجزا باشه که باید ابعادش و جزییاتش به طور دقیق بررسی بشه. ادمین میتونه با استفاده از امکانات سامانه، این فرایند رو پیاده سازی کنه.
سلام. برای تعریف مسیرهای فرم در فرایندها باید فرمول نویسی کنیم؟
سلام بر شما.
خیر برای اینکار نیازی به فرمول نویسی ندارید. در ابزار مدل‌ساز فراگستر، کاربر میتونه خیلی ساده و راحت مسیر گردش فرآیندها رو با درگ اند دراپ طراحی کنه. یعنی با داشتن اطلاعات ابتدایی درباره استفاده از نرم افزار میتونید مسیر فرایندتان رو طراحی کنید.