جدیدترین قابلیتها و امکانات نسخه ۷ نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر

برای دیدن جزییات جدیدترین امکانات نسخه ۷ اتوماسیون فراگستر، روی عنوان آن کلیک کنید.

دریافت آلارم صوتی در هنگام ورود نامه یا رویداد جدید به کارتابل

برای این که به موقع از ورودی‌های جدید به کارتابل اتوماسیون اداریتان باخبر شوید قابلیتی در سیستم اضافه شده تا با استفاده از آن بلافاصله بعد از دریافت نامه یا فرا رسیدن یک رویداد، هشدار صوتی دریافت کنید.
برای فعال سازی این قابلیت به بخش “تنظیمات شخصی” در اتوماسیون اداری بروید و گزینه‌‌ی “هشدار بعد از دریافت نامه” یا “هشدار بعد از رویداد” را فعال کنید. پس از این، اتوماسیون، تا ۱ دقیقه بعد از دریافت نامه یا یادآوری با یک صدای (ding) شما را آگاه می‌کند.

قابلیت reply کردن در گفتگوی سازمانی فراگستر

شما با این قابلیت در هنگام گفتگوی سازمانی می‌توانید، به پیام مورد نظرتان به طور مستقیم پاسخ دهید تا مخاطب با یک نگاه متوجه شود این پاسخ مربوط به کدام پیام است. برای این منظور فقط کافیست که روی سه نقطه در آن پیام کلیک و گزینه “پاسخ” را انتخاب نمایید.

ذخیره پاراف قلم نوری پرکاربرد

می دانیم در اتوماسیون کسب و کار فراگستر به راحتی میتوان متون پر کاربرد برای ارجاع را ذخیره کرد. حال با این قابلیت جدید، پاراف های نوری پرتکرار هم ذخیره می شوند و میتوان مشابه متون پر کاربرد از آن ها استفاده کرد و دیگر نیازی به پاراف مجدد با قلم نوری نیست.

ارجاع و باز کردن سریع نامه بعدی/قبلی

از آنجا که سرعت در مشاهده و ارجاع کارها برای اکثر افراد خیلی مهم است، لذا قابلیت جدیدی در اتوماسیون اداری فراگستر تعبیه شده که میتوانید هنگام ارجاع یک نامه، بلافاصله محتوای نامه بعدی یا قبلی را بازکنید و از اینرو دیگر لازم نیست پنجره ارجاع را ببنید و از داخل کارتابل به نامه های قبل و بعد مراجعه کنید. بعبارت ساده‌تر، با کلیک روی یک دکمه، همزمان ارجاع و نامه قبل یا بعد را باز کنید.

تعیین اهمیت ارجاع برای گیرنده

خیلی وقت ها نیاز داریم تا وقتی ارجاعی می‌زنیم، گیرنده ارجاع را از اهمیت آن به نحوی که سریعا متوجه آن شود، آگاه کنیم.
در اتوماسیون کسب و کار فراگستر، برای این موضوع می‌توانیم از ستاره های طلایی موجود در فرم ارجاع استفاده کنیم تا گیرنده ارجاع با مشاهده ستاره‌ها در کارتابلش، متوجه اهمیت آن ارجاع شود.

ارجاع خاص گروهی

در اتوماسیون کسب و کار فراگستر شما با قابلیت ارجاع خاص و با اعطای دسترسی از سمت راهبر سیستم، می‌توانید به افراد مورد نظرتان خارج از سطوح دسترسی تعیین‌شده در چارت‌سازمانی، ارجاع بزنید.
حال با استفاده از قابلیت ارجاع خاص گروهی، راهبر سیستم برای اعطای این دسترسی، به جای این که از فرم ارجاع خاص، جدا جدا واحد‌های سازمانی را به هم دسترسی دهد، می‌تواند گروهی تشکیل داده تا اعضای آن گروه بطور پیش فرض دسترسی ارجاع به یکدیگر را در هر صورت داشته باشند.

تعیین وضعیت حضور یا عدم حضور مدعوین در رویدادهای تقویم سازمانی

در اتوماسیون کسب و کار فراگستر وقتی یک رویداد جدید ایجاد می‌کنید به صورت خودکار نامه‌ای به کارتابل مدعوین جهت اطلاع رسانی ارسال خواهد‌شد. با استفاده از لینک داخل اطلاع رسانی رویداد، مدعوین می‌توانند وضعیت حضور یا عدم حضور خود در آن رویداد را تعیین نمایند.
پس از تعیین وضعیت حضور توسط مدعوین، نامه‌ای مشابه نامه‌ی اطلاع رسانی رویداد، با متنی که مشخص کننده وضعیت حضور کاربر و توضیحات داده شده می‌باشد، برای ایجاد کننده آن رویداد ارجاع خواهد شد تا از وضعیت حضور آن‌ها مطلع گردد.

امکان ارسال گزارش های خودکار به کارتابل کاربران

از آنجایی که امکان اخذ گزارش‌های صحیح و به موقع از اطلاعات تولید شده در اتوماسیون برای سازمان‌ها بسیار اهمیت دارد امکان ارسال خودکار گزارش‌های سیستمی در اتوماسیون کسب و کار فراگستر توسعه یافته و قابلیت گزارش خودکار در بخش زیر ساخت اتوماسیون  افزوده شده است.

با استفاده از این قابلیت راهبران سامانه می‌توانند گزارش‌های مورد نظر سازمان را تهیه و یک زمانبندی مشخص (schedule) و گیرنده یا گیرندگان هر گزارش را تعیین کنند.حال سیستم گزارش‌ها را بدون دخالت کاربر در راس زمان مشخص شده برای مدیریت یا کاربران (مرتبط) ارسال می‌نماید.

تعیین آدرس جلسه روی نقشه (Location) در تقویم سازمانی

در هنگام تعریف یک رویداد در تقویم سازمانی سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر، شما می توانید مکان رویداد را روی نقشه مشخص نماید و در پیامک اطلاع رسانی برای مخاطبین رویداد ارسال کنید. برای این کار کافیست که در هنگام تعریف یک رویداد با انتخاب گزینه “انتخاب مکان رویداد از روی نقشه” محل رویداد را تعیین کنیم.

با این کار و بعد از ارسال پیامک یا ایمیل اطلاع رسانی رویداد برای مخاطبین (در صورت انجام تنظیمات مرتبط) لینکی حاوی اطلاعات نقشه محل رویداد هم برای مخاطبین  ارسال خواهد شد و از طریق آن می توانند از امکانات مسیر یاب تلفن همراه خود به آدرس رویداد مراجعه نمایند.

امکان بایگانی خودکار به محض دریافت نامه

با استفاده از این قابلیت بر اساس تعریف یکسری قوانین بخصوص، به محض دریافت یک نامه، آن نامه بصورت خودکار در پرونده ای که مشخص میکنید، بایگانی شخصی یا سازمانی خواهد شد. برای این کار کافیست مراحل زیر را انجام دهید:

  • به بخش قوانین کارتابل وارد شده، و با ایجاد یک قانون جدید، عنوانی برای قانون وارد و اولویت اجرای آنرا تعیین کنیم.
  • سپس شروط قانون مورد نظرمان را که بر اساس آنها می خواهیم اطلاع رسانی دریافت کنیم را در این بخش مشخص نماییم. مثلا تعیین می کنیم برای نامه هایی که از آقای حسینی دریافت کنیم قانون اجرا شود.
  • سپس وارد زبانه بایگانی خودکار شویم. در زبانه بایگانی خودکار پرونده ای که می خواهیم نامه در آن بایگانی شود و اینکه بایگانی یا بایگانی و انتقال انجام شود را مشخص و فرم را ذخیره می کنیم.
  • حال با دریافت نامه ای که حائز شرایط تعریف شده در قانون باشد، آن نامه بصورت خودکار در پرونده مشخص شده بایگانی خواهد شد.

امکان ارسال رویداد تقویم سازمانی به کارتابل

در سیستم اتوماسیون کسب و کار فراگستر، به محض تعریف یک رویداد جدید، آن رویداد به صورت یک اطلاعیه در کارتابل فرد یا افراد مرتبط با رویداد (مدعوین) ارسال خواهد شد. با کلیک بر روی رویداد در کارتابل می توان جزییات آن رویداد را مشاهده نمود.

امکان تغییر وضعیت نامه های کارتابل به خوانده شده/خوانده نشده

در کارتابل اتوماسیون کسب و کار فراگستر، اگر بخواهیم یک نامه ای را که خواندیم مجدد در وضعیت خوانده نشده قرار دهیم کافیست روی آن راست کلیک کنیم و گزینه “نشانه گذاری به خوانده نشده” را انتخاب کنیم.

این امکان برای نشانه گذاری و مراجعه مجدد کاربر به نامه‌های مهم دریافتی می تواند بسیار مثمر ثمر باشد.

 دقت کنید تغییر وضعیت یک نامه به خوانده نشده، به این معنی نیست که کاربر واقعا آن نامه را نخوانده و برای فرستنده ارجاع نامه، تاریخ مشاهده ارجاع توسط گیرنده همچنان معتبر خواهد بود. با این امکان صرفاً در کارتابل گیرنده ارجاع نامه، وضعیت نامه تغییر خواهد یافت.

امکان ارجاع خودکار به محض دریافت نامه

خیلی وقت‌ها کاربران نیاز خواهند داشت تا بر اساس تعریف یکسری قوانین بخصوص، به محض دریافت نامه‌‌ای آن نامه بصورت خودکار با شرح اقدام و سایر تنظمیات لازم به کاربر دیگری ارجاع اتوماتیک شود.

 برای این کار کافیست به بخش قوانین کارتابل وارد شده، و با ایجاد یک قانون جدید، عنوانی برای قانون وارد و اولویت اجرای آنرا تعیین کنیم;

سپس شروط قانون مورد نظرمان را که بر اساس آنها می خواهیم اطلاع رسانی دریافت کنیم را در این بخش مشخص نماییم. مثلا تعیین می کنیم برای نامه‌‌هایی که از آقای حسینی دریافت کنیم قانون اجرا شود.

سپس وارد زبانه ارجاع خودکار شویم. در زبانه ارجاع خودکار گیرنده، متن ارجاع، نوع ارجاع و سایر تنظمیات مورد نظر را تعیین و آنرا به لیست اضافه می کنیم (دقت کنید که می توانید چند نفر را در بخش انتخاب نمایید)

حال با دریافت نامه‌ای که حائز شرایط تعریف شده در قانون باشد، آن نامه بصورت خودکار به فرد بعدی ارجاع خواهد شد.

امکان دریافت اطلاع رسانی به محض ورود نامه به کارتابل

خیلی وقت ها کاربران نیاز خواهند داشت تا از دریافت یک نامه خاص از یک شخص بخصوص (یا هر شرط دیگری که خودشان تعیین خواهند کرد) حتی اگر در سامانه اتوماسیون کسب و کار وارد هم نشده باشند باخبر شوند، برای این کار کافیست به بخش قوانین کارتابل وارد شده، و با تعریف یک قانون جدید عنوانی برای قانون وارد و اولویت اجرای آنرا تعیین کنیم;

سپس شروط قانون مورد نظرمان را که بر اساس آنها می خواهیم اطلاع رسانی دریافت کنیم را در این بخش مشخص نماییم. مثلا تعیین می کنیم برای نامه هایی که از آقای کریمی دریافت کنیم قانون اجرا شود.

سپس وارد زبانه اطلاع رسانی شویم. در زبانه اطلاع رسانی نوع اطلاع رسانی مورد نظرمان را تعیین میکنیم اطلاع رسانی می تواند با ارسال ایمیل یا پیامک و یا هر دو آنها صورت پذیرد.

حال با دریافت نامه ای که حائز شرایط تعریف شده در قانون باشد، به کاربر از طریق سیستم در قالب “پیامک یا ایمیل” اطلاع رسانی خواهد شد.

امکان تنظیم گزینه‌های درختواره و زبانه‌های فرمهای نمایش نامه

در نسخه ۷ اتوماسیون کسب و کار فراگستر امکانی فراهم شده که بتوانید چیدمان منوهای درختواره سمت راست سیستم و همینطور زبانه‌های فرمهای نمایش نامه را مطابق سلیقه و نیاز خودتان به دلخواه تنظیم کنید.

برای این منظور، با کلیک روی گزینه «تنظیمات» در پایین منوی اصلی، فرمی باز می‌شود که با آن می‌توانید علاوه بر تعیین نمایش یا عدم نمایش منوهای اصلی درختواره، ترتیب نمایش آنها را نیز با Drag and Drop  تغییر دهید.

همچنین برای مدیریت امکانات فرم های اصلی، تنظیماتی وجود دارد که می‌توانید زبانه‌ها وtab‌های فرم‌های اصلی سامانه را به دلخواه خود و بر حسب نیاز روشن و خاموش نمایید.

امکان ثبت خودکار و مشاهده ایمیل های دریافتی در کارتابل

آیا علاقه مند هستید تا ایمیل های که دریافت می کنید بصورت خودکار درقالب یک نامه در داخل کارتابلتان قرار گیرند.

  • برای این کار به بخش تنظمیات شخصی کاربری بروید و گزینه “تنظیمات ثبت خودکار ایمیل ها” را انتخاب کنید.
  • با کلیک بر روی دکمه اضافه، در سمت راست فرم باز شده یک نام برای این امکان وارد و سپس آدرس ایمیلتان را برگزینید، در ادامه دبیرخانه ای که به آن دسترسی دارید و می خواهید توسط آن ثبت و شماره شدن ایمیل انجام شود را انتخاب و روی گزینه ذخیره کلیک نمایید.
  • سپس از سمت چپ تعیین نمایید که در صورت دریافت ایمیل از کدام آدرس ایمیل ها، بصورت خودکار ثبت و در کارتابل قرار گیرند.
  • در صورتی که بخواهید تمام ایمیل های که به آدرس ایمیل شما ارسال می شود بصورت خودکار ثبت و به کارتابلتان ارسال شوند گزینه   “ثبت همه ایمیل های ارسال شده به حساب ایمیل شما” را انتخاب نمایید و بر روی دکمه اضافه کلیک کنید.
  • حال به محض دریافت ایمیلی که شرایط آنرا تعریف کرده باشید آن ایمیل بصورت خودکار ثبت و کارتابلتان قرار خواهد گرفت!!!

ایجاد نامه مشابه در قالب و سربرگی جدید

در سازمان های دولتی در هر سال حسب تغییر در شعار سال سربرگ های سازمان (قالب های نامه سازمان) دستخوش تغییر می شوند، یا حتی ممکن است یک سازمان فارغ از موضوع شعار سال، سربرگ سازمانیش را بنا به هر دلیلی تغییر دهد. این موضوع می تواند ایجاد نامه مشابه از روی نامه ای که در سربرگ قبلی ایجاد شده را دچار اشکال نماید.

در اتوماسیون کسب و کار فراگستر امکان وجود دارد تا اگر کاربر بخواهد از روی یک نامه ای که در سال قبل و برروی سربرگ قبلی ایجاد شده در سال جدید و بر روی سربرگ جدید نامه مشابه ای ایجاد نماید، بتواند قالب نامه جدید مورد نظرش را انتخاب نماید.

  • برای این مهم نامه (ووردی) مورد نظر را انتخاب میکنیم و بر روی گزینه ایجاد نامه مشابه کلیک میکنیم.
  • در فرم ایجاد نامه مشابه ابتدا گزینه “ایجاد نامه مشابه بر روی قالب جدید” را انتخاب می کنیم سپس با کلیک بر روی دکمه “دانلود بدنه” بدنه نامه قبلی را (بدون سربرگ و امضا) دریافت کرده و تمام یا آن بخشی را که می خواهیم در قالب جدید قرار دهیم را در حافظه copy میکنیم.
  • حال کافیست گزینه “انتخاب قالب …” را انتخاب نماید و قالب مورد نظر مقصد (قالب جدید) را از فهرست قالب های ووردی در دسترس انتخاب کنیم.
  • سپس با کلیک بر روی دکمه “ایجاد” در قالب جدید متن مورد نظر را paste و در نهایت نامه را در قالب جدید ایجاد کنیم.

تنظیم مشاهده متن ارجاع ذیل ردیف کارتابل

اگر کاربر بخواهد متن ارجاعی که به او شده را ذیل ردیف نامه در کارتابلش مشاهده نماید، کافیست با کلیک بر روی گزینه مشخص شده در تصویر ذیل از نوار ابزار بالای فرم کارتابل، گزینه “متن ارجاع” را از بخش مشخص شده انتخاب کند.

در این صورت مشابه تصویر ذیل متن ارجاع دریافت شده در کارتابل، ذیل ردیف هر نامه قابل مشاهده خواهد بود.

امکان دسترسی به سوابق یک سمت

یکی از اصلی ترین موضوعاتی که در هنگام استخدام یک فرد جدید در سازمان مطرح میشود آن است که در بعد از استخدام چطور او به مکاتبات و سوابق اطلاعات در دسترس کاربر قبلی که در سمت او قرار داشته دسترسی پیدا کند.

به عنوان مثال یک مدیر مالی چگونه می تواند به سوابق فرد قبلی که در سمت مدیر مالی یک سازمان قرار داشته دسترسی داشته باشد؟

برای این مهم در نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر راهکارهای مختلفی وجود دارد، یکی از اصلی ترین روش ها برای پاسخ به این نیاز، تنظیم دسترسی کاربر جدید به سوابق اطلاعات کاربر (یا کاربران) قبلی است که پیش از او سمت او را دارا بودند.

برای این کار راهبر سامانه در هنگام تعریف کاربر جدید و انتساب او به سمتش، مشابه تصویر گزینه “مشاهده سوابق سمت های غیر فعال در واحد سازمانی” را انتخاب و بر روی دکمه “انتخاب کاربر…” کلیک می کند.

در پنجره باز شده فهرست کاربر یا کاربران غیر فعالی که پیش از این متصدی سمت مشابه با کاربر جدید هستند در دسترس راهبر قرار خواهد گرفت. حال کافیست راهبر، کاربر یا کاربران قبلی مورد نظر را انتخاب و تغییرات را ذخیره کند.

از این به بعد کاربر جدید از بخش “سوابق سمت” که در تصویر ذیل مشاهده میشود امکان دسترسی به سوابق افرادی که پیش از او متصدی سمتش بودند را خواهد داشت. بدیهی است با ورود به سوابق افراد قبلی صرفاً امکان به جریان اندازی و ارجاع نامه ها، اسناد و فرم ها به خود یا دیگران در اختیار کاربر جدید خواهد بود و امکان ایجاد، امضاء یا … در دسترس کاربر جدید نمی باشد.

یکپارچگی با سایر سیستمهای سازمانی – Faragostar API

توسعه امکانات استفاده از سرویس ارتباطی جهت اتصال به سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر

نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر دارای ظرفیت تبدیل به یک HUB جهت تبادل اطلاعات سازمان می باشد. به عنوان مثال شما قادر خواهید بود در اتوماسیون فراگستر جهت گردش اطلاعات تخصصی سایر سامانه‌های سازمان اسنادتان را در کارتابل یکپارچه آن ایجاد و به گردش در آورید، آنها را امضا و ثبت نمایید و در انتها مجدد به سیستم‌های مبدا بازپس بفرستید.

اگر بخواهیم به نمونه امکاناتی که با توسعه ارتباط با اتوماسیون کسب کار فراگستر برای سازمان مهیا خواهد گردید را ذکر کنیم می توانیم با موارد ذیل اشاره کنیم:

  1. امکان درج و گردش اسناد از سایر سیستم های سازمانی مانند سیستم‌های مالی، بازرگانی، منابع انسانی، فروش و …
  2. امکان امضا و ثبت اندیکاتور اسناد دریافت شده از سایر سیستم های سازمان
  3. امکان دریافت فایل و اطلاعات مستندات ایجاد شده و به گردش در آمده در اتوماسیون کسب و کار به جهت رفرنس اسناد سایر سیستم های تخصصی
  4. بایگانی اسناد تولید شده در سایر سیستم های سازمان
  5. امکان درج اطلاعات پایه در زمان راه اندازی سامانه اتوماسیون کسب و کار از سایر سیستم های تخصصی
  6. امکان استفاده از سرویس ارسال پیامک یا پست الکترونیکی
  7. …..

برای این مهم ما سرویس‌های ارتباطی امنی را در قالب ASP.NET Web API که یک بستر ایده آل برای ساخت RESTful application ها است آماده و در قالب مستندی که حاوی اطلاعات لازم برای استفاده از آنها می باشد، از طریق خود اتوماسیون کسب و کار فراگستر در اختیار توسعه دهندگان (Developers) قرار دادیم.

زیرسیستم آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایل ها

فراگستر در نسخه ۷ اتوماسیون اداری زیرسیستم آرشیو پایگاه داده را طراحی نموده است، که در این زیرسیستم پایگاه داده به دو بخش Live و Archive تقسیم بندی میشود و با یک بار بکاپ گیری از بخش Archive از آن پس کافیست از داده‌های تولید شده در پایگاه داده Live بکاپ گیری انجام شود…

از مزایای دیگر آرشیو پایگاه داده:

  • منابع سخت افزاری شما به میزان قابل توجهی آزاد می‌شود
  • زمان برگشت در هنگام رخداد خرابی، بسیار سریعتر خواهد بود
  • هزینه ذخیره‌سازی اطلاعات بسیار کاهش می یابند
  • همه اطلاعات شما هم همیشه در دسترس هستند
  • از امکانات دیگر این زیر سیستم، مدیریت فایل ها از طریق کاهش حجم تصاویر و بدنه فایل‌های تولید شده در اتوماسیون اداری فراگستر است

زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان

زیر سیستم پیشخوان خدمات کارکنان انتخاب مناسب و هوشمندانه‌ای برای آن دست از سازمان‌هایست که تمایل دارند برای پرسنل سازمانیشان این امکان را فراهم آورند تا درخواست‌های روتین سازمانشان از جمله (درخواست‌ مرخصی، درخواست ثبت ماموریت، درخواست اصلاح کارکرد و…) را در بستر کارتابل یکپارچه اتوماسیون اداری فراگستر به گردش درآورند.

کاربران این زیرسیستم می‎‌توانند درخواستهایشان را از هر جایی که حضور دارند بصورت کاملا مکانیزه و با قابلیت پیگیری دقیق در اتوماسیون اداری فراگستر به گردش دربیاورند.

این فرم ها آماده هستند و نیازی به طراحی در بستر فرمساز یا سیستم مدیریت فرایندها ندارند، همچنین این فرم ها به سادگی در اتوماسیون به گردش در می آیند و بر اساس الگوهای قابل تعریف سیر اخذ تاییدات را طی خواهند نمود.

مجهز شدن اتوماسیون اداری به تکنولوژی OCR

تکنولوژی تبدیل تصاویر به متون (OCR) امکان جستجو و دستیابی به اطلاعات داخل تصاویر اسکن شده یا تصاویر دریافت شده از درگاه‌هایی مانند فکس، ایمیل، ECE و پیشخوان خدمت را با دقت بالای ممکن ساخته و کیفیت ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات را به میزان چشمگیری افزایش می‌دهد.

برای استفاده از OCR در داخل اتوماسیون کسب و کار فراگستر نیاز به نصب هیچ نرم‌افزار جانبی وجود نداشته و هیچگونه تنظیم یا پیش نیاز خاصی مورد نیاز نمی‌باشد.

در هنگام ثبت مکاتبات و مستندات فایل‌های تصاویر در طی یک پرداش موازی بدون آنکه کوچکترین خللی در فرایند عادی سامانه ایجاد شود در کمترین زمان ممکن تبدیل به متن گردیده و داخل پایگاه داده ذخیره خواهد شد، پس از آن است که کاربر قابلیت جستجو داخل متون تصاویر ثبت شده را نیز در اختیار خواهد داشت.

امکان تعیین زمانبندی برای ثبت و ارجاع نامه‌ها در اتوماسیون اداری

در اتوماسیون اداری فراگستر این امکان تعبیه گردیده که پیش از ثبت یا اندیکاتور نامه، توسط کاربر تعیین شود که نامه برای گیرندگان در یک برنامه زمانبندی شده، ارجاع شود.

 به عنوان مثال در بسیاری از سازمان‌های بهره‌بردار نامه‌های عمومی وجود دارند که شاید بیشتز از ۱۰۰۰ گیرنده داشته باشند، این امکان کمک می‌کند که نامه آماده شود و در هنگام ثبت تعیین شود که نامه در خارج از ساعت کاری برای گیرندگان ارجاع شود.

 یا نامه ای برای آخر هفته آماده می‌شود و کاربر تنظیم می‌کند نامه روز شنبه ساعت ۸ صبح ارجاع شود.

برای استفاده از این قابلیت، باید سرویس Operation مرتبط با آن فعال گردد، در این صورت در بخش تنظمیات پیشرفته نامه گزینه “زمانبدی ارجاع” در دسترس قرار خواهد گرفت.حال کافیست کاربر تاریخ و ساعت مورد نظرش را تعیین و نامه را ثبت نماید. در این حالت نامه درصف ارسال قرار می‌گیرد و در همان زمان تعیین شده، توسط سیستم برای گیرنده یا گیرندگان ارجاع خواهد شد.

اختتام گروهی نامه‌های دارای اقدام

بسیاری از کاربران می‌خواهند نامه‌هایی که با نوع ارجاع «جهت اقدام» برای افراد دیگر ارسال نموده‌اند را بصورت (گروهی) خاتمه‌ی اقدام بزنند. برای این منظور در فرم فهرست پیگیری گزینه «خاتمه همه» ایجاد شد که توسط آن کاربر می‌تواند نامه‌های منتظر تایید اقدام را بصورت گروهی انتخاب و آنها را «تایید اقدام» یا «رد تایید» نماید.

امکانات گفتگوی سازمانی (چت سازمانی)

از گفتگوی سازمانی می‌توانید جهت انجام تعاملات غیررسمی سازمانی، تبادل اطلاعات و در صورت وجود دسترسی انتقال فایل ها و پیام های صوتی استفاده نمایید. از امکانات مهم این بخش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • دریافت اعلان در لحظه در زمان دریافت پیام
  • امکان ایجاد گروه برای گفتگوهای سازمانی بین کاربران
  • امکان ارسال فایل و تصاویر مجاز در پیام ها
  • امکان ارسال پیام صوتی در چت
  • امکان اخذ گزارش از گفتگوهای بین کاربران
  • امکان تعیین سطح دسترسی در گفتگوی سازمانی
  • مشاهده آرشیو گفتگوهای انجام شده هر کاربر
  • نمایش آخرین پیام تبادل شده ذیل نام کاربر
  • نمایش دو تیک آبی در صورت خواندن پیام توسط مخاطب
  • امکان جستجو بین پیام‌های رد بدل شده با یک کاربر
  • امکان Drag and Drop فایل های مجاز در محیط گفتگو برای ارسال

امکان ذخیره سازی فیلترها در فرم جستجوی پیشرفته

در فرم جستجوی پیشرفته امکانی به سامانه اضافه گردید تا شما بتوانید فیلترهای پرتکرار را برای خود ذخیره‌سازی نمایید تا هر دفعه لازم نباشد فیلترهای مشابه را بصورت تکراری در فرم جستجو وارد نمایید. به عنوان مثال فرض کنید بخواهید نامه‌هایی را جستجو کنید که از یک فرستنده خاص دریافت می‌کنید و این جستجو را بصورت مرتب انجام می‌دهید. برای این کار کافیست فیلتر یا فیلترهای مورد نظر را بر روی فرم جستجوی پیشرفته انجام دهید و سپس بر روی آیکون مشخص شده در تصویر کلیک نمایید و با دادن نامی فیلتر را ذخیره کنید.

در دفعات بعد می‌توانید به این بخش مراجعه نمایید و از بین فیلترهای ذخیره شده، فیلتر مورد نظرتان را با کلیک بر روی دکمه اعمال فیلتر در فرم جستجوی پیشرفته لحاظ نمایید.

همچنین به فرم جستجوی پیشرفته امکانات ذیل اضافه شده است:

  • امکان انتخاب چند فرستنده یا گیرنده
  • امکان انتخاب وضعیت مشاهده ارجاع نامه توسط گیرنده در وضعیت های (همه – خوانده شده – خوانده نشده)
  • امکان فیلتر فقط شرکت‌های بیرونی در فرستنده و گیرندگان اصلی نامه – برای زمانی که بخواهیم نامه هایی که از تمام اعضای یک سازمان بیرونی گرفته‌ایم یا به تمام اعضای یک سازمان بیرونی ارسال کرده‌ایم را مورد جستجو قرار دهیم.
  • امکان جستجو بر اساس امضا کنندگان نامه

تعیین زمانبندی برای ارسال نامه از طریق فکس، ایمیل یا ECE

این امکان به سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر اضافه گردید که بتوان طبق یک  زمانبندی از پیش تعیین شده، نامه‌ها را فکس، ایمیل یا ECE نمود. به عنوان مثال کاربر دبیرخانه می‌تواند تنظیم کند که یک نامه برای فردا ساعت ۸ صبح توسط فکس ارسال شود. برای این کار کافیست در فرم ارسال نامه بعد از تعیین نحوه ارسال نامه (فکس، ایمیل یا ECE) در بخش پایینی فرم، اقدام به تعیین زمانبندی جهت ارسال نمود.

امکان تغییر در ترتیب گیرندگان در هنگام ایجاد نامه

درهنگام ایجاد نامه این امکان به سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر اضافه گردید تا کاربر بتواند پیش از امضای نامه، ترتیب قرارگیری گیرندگان نامه را عوض نماید. این امکان برای زمانی که بخواهیم گیرندگان نامه در تگ تمام همکاران به ترتیبی که مد نظر ما است قرار گیرند بسیار کاربردی می باشد. به عنوان مثال اگر بخواهیم در بدنه نامه و در تگ گیرندگان، ابتدا نام مدیر عامل قرار گیرد سپس نام معاون و سپس نام افراد دیگر بر حسب جایگاه سازمانی ایشان، دیگر لازم نیست گیرندگان را به ترتیب انتخاب کنیم و می توانیم آنها را بعداً جابجا کنیم.

برای این کار کافیست مشابه تصویر، گیرنده یا گیرندگان مورد نظر را با موس بگیریم و در محل مورد نظر قرار دهیم.

تعیین ناظر بر روی نامه‌

با فعال کردن امکان ناظر (watch) بر روی نامه‌‌ها در اتوماسیون فراگستر، کاربر از انجام عملیاتی که توسط دیگر کاربران بر روی نامه انجام میشود میتواند از طریق پیامک یا پست الکترونیک مطلع شود.

اقلام اطلاعاتی فرم فهرست تحت نظر

  • میتوان در حوزه اطلاع رسانی تعیین کرد برای چه عملیاتی ناظر تعیین شود.
  • نحوه اطلاع رسانی از عملیات انجام شده میتواند از طریق پیامک یا پست الکترونیک باشد.

Sync تقویم جلسات با تقویم گوگل

یکی از قابلیت‌های جدید که برای مدیریت بهتر جلسات کاری و یادآوری رویدادها و فعالیت‌های ثبت شده در اتوماسیون فراگستر طراحی و پیاده‌سازی شده است، مدیریت یکپارچه کردن تقویم اتوماسیون با تقویم سامانه‌های دیگری نظیر گوگل(google Calender) می‌باشد.به این ترتیب که رویدادهای ثبت شده در تقویم اتوماسیون فراگستر به صورت خودکار به تقویم گوگل منتقل میگردد.

مزایای sync تقویم اتوماسیون با تقویم گوگل:

  • همسان سازی رویدادهای درج شده در تقویم اتوماسیون فراگستر با تقویم گوگل
  • امکان اطلاع رسانی به افراد حاضر در جلسه از طریق ایمیل
  • یادآوری جلسات روی گوشی‌های همراه

امکان بایگانی اسناد

در قابلیت جدید “بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر”، امکانات زیر از سیستم مدیریت مستندات در کارتابل اتوماسیون فراگستر، در دسترس کاربران مشتری قرار داده شده است.

امکاناتی از قبیل:

  • تعیین محل بایگانی اسناد پیش از ثبت سند در اتوماسیون 
  • عدم نیاز به تعیین گیرنده برای ثبت سند در اتوماسیون ( سند بدون تعیین گیرنده قابل ثبت است)

امکان تعریف قوانین ثبت نامه از کارتابل و یا دبیرخانه

در بسیاری از سازمان‌ها، قوانینی وجود دارد که بر اساس آن تمام یا بعضی از نامه‌ها حسب شرایطی، بعد از ثبت در اتوماسیون اداری، می‌بایست حتما علاوه بر ارجاع به مخاطب(گیرنده) اصلی، برای افراد خاص دیگری نیز در سازمان ارجاع شود.

به طور مثال: تمام نامه‌های فوری، علاوه بر ارجاع به گیرنده اصلی، حتما باید به “مسئول پیگیری” نیز ارجاع شود.

به همین منظور به جهت جلوگیری از خطای نیروی انسانی، سهولت در عملکرد و مکانیزه کردن فرآیند این قبیل از شرایط و قوانین حاکم بر سازمان‌ها، دو امکان و قابلیت جدید”“قوانین ثبت نامه” و “قوانین ثبت نامه از دبیرخانه” در اتوماسیون فراگستر طراحی و پیاده‌سازی شده است.

توسعه و بهینه سازی ثبت و مانیتورینگ ECE

در نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر جهت سهولت در مانیتورینگ ECE ها قابلیتهایی به بخشهای ECE ارسالی و دریافتی افزوده شد.

  • تفکیک ایمیلهای دارای رسید و بدون رسید
  • سادگی و کاربرپسندی بیشتر برای فرم ثبت ECE
  • قابل ویرایش بودن موضوع نامه جهت ثبت ECE دریافتی
  • در دسترسی بودن اطلاعات فایل ECE و اطلاعات ایمیل
  • و…

بایگانی درگاه و دبیرخانه

کاربر دبیرخانه میتواند نامه‌های داخل درگاه و نامه‌های موجود در فهرست نامه‌ها را در پوشه‌های بایگانی مرتبط با درگاه و دبیرخانه بایگانی نماید.

نامه‌های بایگانی شده در درگاه را در بخش “بایگانی درگاه” و نامه‌های بایگانی شده در دبیرخانه را در فرم “بایگانی دبیرخانه” مشاهده نمایید. (درصورت تهیه لیسانس چندسازمانی)

درگاه دبیرخانه

درگاه دبیرخانه شامل تمامی نامه‌های ارسالی و دریافتی به درگاه است که کاربر دبیرخانه به آن دسترسی دارد.

کاربران دبیرخانه پس از ورود به بخش درگاه دبیرخانه، در یک فرم می‌توانند تمامی نامه‌های ارجاع شده به درگاه را به ترتیب تاریخ، دریافت و مشاهده نمایند. (درصورت تهیه لیسانس چندسازمانی)

فهرست فکس‌ها، ایمیل‌ها و ECE ها

در نسخه جدید دبیرخانه تحت وب فراگستر، از تب‌های فهرست فکس‌ها، فهرست ایمیل‌ها و فهرست ECE ها میتوانید:

  1. فکسهای دریافتی را پس از مشاهده ثبت نمایید.
  2. ایمیلهای دریافتی را پس از مشاهده تبدیل به پیش نویس کرده و ثبت نمایید.
  3. ECE های دریافتی و ارسالی را مشاهده و ثبت نمایید.

امکانات جدید فرم ثبت نامه

کاربر دبیرخانه میتواند نامه را از دو روش “گیشه” و فرم “نامه جدید” ثبت کند.

در نسخ قبلی امکان ثبت کامل نامه در گیشه مهیا نبود و صرفاً جهت ثبت اولیه و اخذ شماره از این فرم استفاده میشد. ولی در نسخه جدید کاربر می‌تواند بصورت کامل یک نامه را در گیشه ثبت و آنرا به گیرندگان نامه ارجاع نماید.

گزارش نامه‌های مرتبط سازمان

در بخش “گزارش از نامه‌های مرتبط سازمان” میتوانید گزارشی از همه نامه‌های سازمان، مرتبط به کاربر دبیرخانه تهیه نمایید.

این گزارش می‌تواند شامل فیلترهای بازه تاریخ ثبت نامه، دبیرخانه ثبت نامه، فرستنده (یا امضاء دوم)، امضاء اول و نوع نامه باشد.

گزارش‌های دبیرخانه

کاربر دبیرخانه در این بخش میتواند از دبیرخانه‌هایی که به آنها دسترسی دارد گزارش تجمیعی در حوزه مکاتبات انجام شده دریافت نماید.

این گزارش‌ها بصورت جداگانه در چهار بخش زیر نمایش داده میشوند:

  1. آمار دبیرخانه
  2. آمار درگاه
  3. آمار فکس‌ها
  4. آمار ایمیل ECE های دریافت و ارسال شده

کلیدهای میانبر برای ثبت نامه و بسته شدن خودکار فرم شماره‌دهی

در نسخه ۷ اتوماسیون کسب و کار فراگستر، بدلیل افزایش سرعت و سهولت در ثبت نامه توسط کاربر، ۲ امکان زیر افزوده شده است.

  1. کاربر دبیرخانه بعد از تکمیل اطلاعات نامه و به جهت ثبت آن (از فرم گیشه) می‌تواند با فشردن کلیدهای ترکیبی نامه را ثبت کند.
  2. علاوه بر امکان بستن دستی فرم شماره‌دهیِ ثبت نامه در دبیرخانه، این فرم بطور پیش فرض بعد از ۵ ثانیه که در شمارشگر بالای فرم نیز مشخص است بسته خواهند شد.

الزامی نمودن پاسخ به نامه‌ها در دبیرخانه

در نسخه جدید دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر، امکانی افزوده شده است که کاربر بتواند تعیین نماید کدامیک از نامه‌ها لازم است حتماً پاسخ داده شود.

همچنین کاربر می‌تواند در آینده از روی نامه‌های دارای پاسخ و بدون پاسخ، گزارش تهیه کند.

انتخاب گیرنده یا فرستنده‌های متفرقه و استفاده در ثبت‌های بعدی

نامه‌هایی که فرستنده یا گیرنده آنها در پایگاه داده سامانه وجود ندارند را می‌توان بصورت گیرنده یا فرستنده متفرقه ثبت نمود.

ذخیره‌سازی مقادیر فرم گیشه برای ثبت‌های بعدی

در فرم گیشه که وظیفه ثبت نامه‌ها را بر عهده دارد، کنار هر فیلد اطلاعاتی چک باکسی مشابه با تصویر تعبیه شده که کاربر می‌تواند با انتخاب آنها در هنگام ثبت سری نامه‌ها، مقادیر قبلی فیلدهای اطلاعاتی فرم گیشه را برای ثبت بعدی بطور موقت ذخیره نماید.

این قابلیت برای زمانی مناسب است که مثلا چند نامه از یک فرستنده در یک تاریخ مشخص را بخواهیم ثبت کنیم. از آنجایی که فرستنده و تاریخ نامه‌ها عوض نمی‌شوند کافیست که تیک کنار این فیلدهای اطلاعاتی را بزنیم تا این مقادیر انتخاب شده برای ثبت‌های بعدی نیز باقی بماند.

تنظیم تعداد سطر، ستون و فیلدها در فهرست نامه و گیشه

با افزوده شدن این قابلیت، کاربر دبیرخانه می‌تواند تعداد ردیف‌ها، ستونها و فیلدها در فهرست نامه و گیشه را شخصی‌سازی نماید.

  • تنظیم تعداد سطرها و بازه زمانی نمایش در فهرست نامه‌ها
  • تنظیم ترتیب نمایش ستون‌ها در فهرست نامه‌ها
  • تنظیم ترتیب نمایش فیلدها در فرم ثبت نامه (گیشه)

جستجو در فهرست‌های دبیرخانه

تاکنون عمل جستجو در فهرست نامه‌ها بصورت کلیِ ساده و پیشرفته انجام می‌شده است. از این پس قابلیت جستجو و یافتن نامه‌ها در فرم فهرست نامه برحسب نوع اطلاعات ستونهای مختلف نیز به شرح زیر قابل انجام است:

  • جستجو در داخل متون
  • جستجو در داخل اعداد
  • جستجو در بازه تاریخی
  • جستجو در اقلام اطلاعاتی که از قبل توسط سیستم تعیین شده‌اند باشد

افزودن ستونهای اطلاعاتی بیشتر به کارتابل و ارسال شده ها

با افزوده شدن این قابلیت جدید به نسخه ۷ اتوماسیون اداری از این پس میتوانید ستونهای بخش کارتابل و ارسال شده‌ها را شخصی سازی نمایید.

گزینه‌هایی مانند شماره رهگیری، تاریخ نامه، عنوان دبیرخانه، ثبات نامه، فوریت نامه، محرمانگی نامه، شماره نامه وارده، تاریخ نامه وارده و… قابل افزودن می‌باشد.

شناسه ملی سند (شمس)

شناسه ملی سند، شناسه ای است که هویت یکتایی برای سند ایجاد می‌نماید و در قالب QR Code به سند اختصاص داده میشود و از این طریق قابلیت شناسایی و بهره‌برداری ساده و سریع سند در سطح ملی (مابین کلیه دستگاههای اجرایی کشور) وجود دارد. (درصورت تهیه لیسانس)

وب سرویس اتصال به رصد

سامانه رصد، سامانه ای است که توسط نهاد ریاست جمهوری با هدف پایش و رصد پی‌نوشتها و دستورهای رئیس جمهور به کلیه دستگاههای اجرایی کشور طراحی شده است. وب سرویس اتصال به رصد، امکان پیگیری و پایش نامه ارسالی از نهاد ریاست جمهوری به سایر مراکز دولتی متصل به شبکه دولت را در بستر اتوماسیون اداری فراگستر ممکن می‌سازد. (درصورت تهیه لیسانس)

مشاهده کارتابل کاربران در سایر سازمانها

در بسیاری از سازمان‌ها همانند بانکها، وزارتخانه‌ها، هولدینگ‌ها و… که پیاده‌سازی چند سازمانی دارند، امکانی تعبیه شده که مدیر یا مدیران ارشد سازمان با ورود به کارتابل کاربران در دیگر سازمان‌های زیر مجموعه بتوانند کارتابل‌های کاربران را مشاهده نمایند.

راهنمای آنلاین و آفلاین سامانه

در نسخه جدید اتوماسیون کسب و کار فراگستر بدلیل استقبال بسیار کاربران از ویدیوهای آموزشی جدید، بخش ”راهنمای آنلاین و آفلاین سامانه” بروزرسانی شد تا کاربران دسترسی آسانتری به فیلمها، فایلها و محتواهای آموزشی بصورت آنلاین و آفلاین داشته باشند.

مخزن گزارشهای پیش فرض سیستم

جهت ایجاد یک منبع موثق برای گزارش‌گیری کاربران در نسخه ۷ اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر، مخزن گزارش‌های پیش‌فرض سیستم توسط فراگستر، آماده و تعبیه شده است که راهبر سیستم میتواند علاوه بر استفاده از گزارشات پیش فرض و آماده سیستم، گزارشات دلخواه خود را نیز برمبنای گزارشهای آماده ایجاد نماید.

انتخاب فایلهای پیوست و صفحات خاص مدنظر در هنگام ارسال نامه

در نسخه جدید سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، امکانی در فرم ارسال نامه ایجاد شده تا کاربر بتواند فایل و صفحات موردنظرش از نامه را در هنگام ارسال نامه (از طریق : فکس – ایمیل – ECE) انتخاب نماید و دیگر لازم نیست تمام نامه را فکس، ایمیل یا ECE نماید.

گزارش کارکرد سیستم در یک نگاه

با استفاده از گزارش کارکرد سامانه در یک نگاه، کاربران میتوانند از تعداد کل نامه‌ها و کل ارجاعات سیستم اتوماسیون اداری در بازه‌های زمانی شامل (ماه اخیر، سه ماه اخیر، شش ماه اخیر، نه ماه اخیر، دوازده ماه گذشته و سال جاری) به دو صورت عددی و نموداری گزارش‌های سیستمی دریافت نمایند.

توسعه امکانات و سرعت بارگزاری بایگانی نامه ها

جهت توسعه امکانات فرم‌های مرتبط با بایگانی نامه‌ها امکان جستجو در پرونده‌های بایگانی به ترتیبی فراهم گردید که کاربر می‌تواند نتایج جستجو در فهرست پرونده‌های بایگانی که به آنها دسترسی دارد را در دو وضعیت لیستی و درختی مشاهده نماید.

افزودن فیلدها و تگ‌های متناظر اطلاعات تماس به دپارتمان‌ها

با استفاده از این قابلیت راهبر سامانه می‌­تواند اطلاعات تماس (مانند تلفن، فکس، پست الکترونیک و آدرس) مربوط به سمت‌ها را در بخش زیرساخت وارد کرده تا با استفاده از تگ، آنها را در بدنه نامه نمایش دهد.

ایجاد دسترسی برای تعیین جانشین

بمنظور استفاده از این قابلیت، راهبر سیستم می­تواند دسترسی ایجاد و یا عدم ایجاد تعیین جانشین را برای کاربران تعریف کند. در صورت فعالسازی این قابلیت، کاربران امکان تعیین جانشین را برای خود خواهند داشت.

ایجاد نامه مشابه از پیش‌نویس نامه

اغلب نیاز است تا از پیش‌نویس نامه تهیه شده یک یا چند پیش‌نویس مشابه تهیه شود. قابلیت “ایجاد نامه مشابه” در نوار ابزار بالای صفحه ‌پیش‌نویس نامه برای کاربر این امکان را ایجاد کرده تا از پیش‌نویس نامه یک یا چند کپی مشابه تهیه نمایید. در نسخ قبلی، این امکان فقط در کارتابل نامه های دریافتی و ارسالی وجود داشتی.

الزامی نمودن پاسخ به نامه‌ها در کارتابل

همه ما روزانه چندین نامه در کارتابل خود ارسال و دریافت می‌کنیم که برخی از آنها حتما نیاز به پاسخ داشته و برخی دیگر ندارند.

در نسخه ۷ برای بهبود کارایی و گزارش‌گیری کاربران قابلیتی افزوده شده تا کاربر بتواند الزامی نمودن پاسخ نامه موردنظر خود را از فهرست کارتابل یا ارسال شده‌ها تعیین نماید.

بهره‌گیری از این قابلیت بیشترین کاربرد را برای کاربران دبیرخانه به همراه دارد. بطوریکه به راحتی قادر خواهند بود گزارشی از نامه‌هایی که پاسخ آنها ارائه شده یا هنوز بدون پاسخ باقی مانده‌اند را تهیه نمایند.

تعیین فوریت و سطح طبقه‌بندی نامه

هر نامه می‌تواند دارای یک سطح محرمانگی باشد و برحسب نوع فوریت برای گیرنده ارسال شود.

کاربران با استفاده از این قابلیت می‌توانند انواع فوریت نامه (عادی / فوری / خیلی فوری و…)، سطح طبقه‌بندی نامه (عادی / محرمانه / خیلی محرمانه و…) را در نوار ابزار پیش‌نویس نامه جدید، برحسب سطح دسترسی خود برای گیرنده نامه تعیین نمایند.

نامه‌های داری فوریت بالاتر از عادی با علامت فوری (علامت تعجب قرمز) در کارتابل گیرنده مشخص می‌باشد.

افزودن امکان اولویت بندی اعضای گروه گیرندگان

در نسخ قبلی، در هنگام استفاده از گروه گیرندگان در زمان ایجاد نامه، ترتیب قرارگیری اعضای گروه براساس ترتیب افزوده شدن به گروه بود و به دلخواه کاربر نبود. اما در نسخه ۷ امکانی قرار داده شده تا در زمان ایجاد گروه گیرندگان، بتوانید ترتیب (اولویت) قرارگیری اعضا در گروه را به دلخواه خودتان تعیین کنید.

تعریف عنوان مکاتباتی برای واحد ها و سمت های سازمانی

گاهی لازم است برای واحد‌های افراد طرف مکاتبه از عناوین مکاتباتی مشخصی استفاده نمود که قابل درج در درختواره چارت سازمانی نیستند.

بعنوان مثال “جناب آقای مهندس علی احمدی – ریاست محترم اداره کل روابط عمومی تهران”.

در این مثال کلمه “محترم” به عنوان بخشی از عنوان واحد طرف مکاتبه در چارت قابل درج نیست ولی هربار لازم است توسط کاربر بصورت دستی در نامه نگاری با ویرایش عنوان گیرنده اصلاح شود.

افزودن عنوان مکاتباتی برای واحدها و سمت‌های سازمانی موردنظر، قابلیتی جدید است که در این نسخه برای راحتی کاربران اعمال شده است.

امکان بروزرسانی مهلت پاسخ‌دهی برای کاربر ارجاع دهنده

با بکارگیری این قابلیت، کاربران قادر خواهند بود تا مهلت پاسخی که خودشان بر روی ارجاع نامه‌ای تعیین نموده‌اند را در پنجره ارجاع، تغییر و یا تمدید نمایند. در این قابلیت، هر کاربری که برای نامه مهلت پاسخ تعیین کرده است فقط قادر به ویرایش مهلت پاسخ می‌باشد. ارجاع گیرندگان نامه فقط قادر به مشاهده مهلت پاسخ در بخش ارجاعات نامه خواهند بود.

افزودن فایل در بخش اخبار و اعلانات

در فرم مربوط به ایجاد خبر جدید، علاوه بر درج عنوان خبر، بدنه خبر و تصویر شاخص، امکان بارگزاری فایل جهت دانلود نیز اضافه شده است. نوع و حجم فایل قابل بارگذاری در بخش تنظیمات مرتبط با فایل اخبار و اعلانات توسط راهبر سیستم قابل تعیین می باشد.

امکان انتخاب چند نامه و صدور دستور پرینت برای آنها بصورت همزمان

گاهی کاربر نیاز دارد که بتواند چندین نامه را به همراه رونوشتها و پیوستهای آن بصورت همزمان از فهرستهای مختلف سیستم مثل کارتابل، ارسال‌شده‌ها، پیش‌نویس‌ها و… چاپ نماید. در نسخه ۷  این امکان فراهم شده که با انتخاب نامه(های) مورد نظر از فهرستهای مختلف، گزینه «افزودن به لیست تبدیل به PDF» را انتخاب و از این طریق نامه یا نامه‌های مورد نظر را به فهرست تبدیل به pdf اضافه نمایید. درهنگام صدور دستور پرینت، قابلیت اولویت بندی نامه‌های منتخب برای چاپ، چاپ رونوشت و چاپ پیوست نامه هم به سهولت امکان پذیر است.

تنظیم نحوه نمایش نامه مرتبط

افزودن قابلیت “تنظیمات نمایش نامه مرتبط” در تب نامه مرتبط به کاربر دبیرخانه این امکان را می‌دهد تا در هنگام ورود به تب نامه مرتبط نحوه فراخوانی نامه‌های مرتبط شده به نامه جاری را مطابق با یکی از گزینه‌های زیر مشاهده نماید.

  • نمایش نامه‌های مرتبط به این نامه
  • نمایش نامه‌هایی که این نامه به آنها مرتبط شده است
  • نمایش زنجیره سوابق نامه

درج فایل در هنگام ارجاع نامه در اتوماسیون

با استفاده از این قابلیت کاربر به راحتی میتواند در هنگام ارجاع نامه، فایل یا فایل‌هایی را در پنجره ارجاع الصاق نمایند. گیرنده‌ی نامه نیز به راحتی میتواند فایل‌های الصاق شده در ارجاع نامه را در درختواره ارجاعات نامه مشاهده و در صورت نیاز دانلود نماید. فایل‌‌های بارگذاری شده در هنگام ارجاع در قسمت «پیوست نامه» نیز قابل دانلود و دریافت می‌باشند.

الصاق پیوست در ارجاع از طریق Drog & Drop نیز به راحتی قابل انجام است که میتوانید مراحل آن را در اینجا ببینید.

تعیین یادآوری و مشاهده سوابق یادآوری‌های تنظیم شده

بمنظور انجام پیگیری‌های لازم روی یک نامه، کاربر می‌تواند یک یا چند یادآوری روی نامه برای خودش و یا دیگر کاربران تنظیم نماید تا به موقع جهت انجام کارهای لازم روی نامه، سیستم هشدار دهد. همچنین کاربر میتواند در یک نگاه، کل سوابق یادآوریهای ثبت شده را مشاهده و آنها را خاتمه و یا برای مدت مشخصی به تعویق بیاندازد.

قفل کردن پیش‌نویس نامه

چنانچه نیاز باشد پیش‌نویس‌هایی که تهیه می‌کنید در مسیر ارجاعات بعدی محتوای آنها تغییر نکند، می‌توانید از امکان قفل‌کردن پیشنویس نامه استفاده نمایید. در ادامه، تنها کاربران دارای مجوز دسترسی، امکان امضاء و یا ذخیره و ارسال پیش نویس قفل شده را خواهند داشت.

امکان جستجو در کارتابل و زیر پوشه‌های آن در اتوماسیون

گاهی در اتوماسیون اداری بدنبال نامه‌ای هستیم که دقیقاً نمی‌دانیم داخل پوشه کارتابل قرار دارد یا در یکی از زیر پوشه‌هایی نظیر جهت امضاء، جهت استحضار و… یا حتی زیرپوشه‌های شخصی که خودمان ایجاد کرده‌ایم. در این شرایط برای جستجوی دقیقتر می‌توانید در هنگام جستجو در بالای نوار کارتابل، تیک مربوط به گزینه”جستجو به همراه پوشه‌های زیرمجموعه ” را انتخاب نمایید.

تعریف چند گیرنده در ارجاع سریع

ارجاع سریع در اتوماسیون کسب و کار فراگستر قابلیتی است که می‌توانید با استفاده از آن یک نامه را به چندین گیرنده دارای سمت سازمانی با شرح و نوع ارجاع (یا محرمانگی) تعیین شده بطور همزمان ارجاع دهید.

دسترسی سریع جهت ایجاد نامه، ارسال فایل و جریان کار جدید

بمنظور ایجاد راحتی و سرعت در تولید نامه جدید، ارسال فایل و یا فرم جریان کار، دکمه «جدید» در نوار ابزار اصلی سیستم قرار داده شده تا بجای چند کلیک، فقط با یک کلیک، سریعتر به گزینه مورد نظر دسترسی داشته باشید.

ایجاد تگ شعار مناسبتی

اغلب برخی از سازمان‌ها نیاز دارند تا در اعیاد و مناسبت‌های مختلف (در بازه‌ی زمانی) از شعارهای مناسبتی در سربرگ نامه‌های ارسالی و داخلی استفاده نمایند.

در همین راستا راهبر سیستم با استفاده از قابلیت جدید” تگ شعار مناسبتی” می‌تواند در زیرساخت اتوماسیون اداری متن شعار را تعریف و سپس با استفاده از تگ، آن را در «قالب نامه» اضافه نماید.

هنگام ارسال نامه جدید (در بازه زمانی مشخص شده) تگ شعار مناسبتی با متنی که در سیستم تعریف شده است در بدنه نامه نمایش داده خواهد شد.

انتخاب زیرسیستم پیش فرض هنگام ورود به اتوماسیون

این قابلیت جدید برای کاربرانی درنظر گرفته شده که با زیر سیستم‌های تخصصی مختلفی همچون دبیرخانه، مدیریت جریان کار، مدیریت مستندات و… به صورت مداوم و روزانه کار می‌کنند و نیاز دارند تا در هر بار ورود به سیستم اتوماسیون اداری، مستقیم وارد زیرسیستم پیش فرض روزانه خود (بطور مثال زیرسیستم دبیرخانه) شوند.

دریافت بدنه Word نامه بدون امضا و سربرگ

برای نامه‌های داخلی یا صادره که در ویرایشگر Word ایجاد می‌گردند امکانی تعبیه گردیده تا کاربران بتوانند بدون استفاده از گزینه «ایجاد نامه مشابه»، بدنه و محتوای این دست از نامه‌ها را بصورت باز و قابل ویرایش (بدون تصویر امضاها و سربرگ) دریافت (دانلود) نمایند.

نسخه وب اپلیکیشن فراگستر بدون نیاز به نصب و بروزرسانی

به دنبال محدودیت‌های جدید برای اپلیکیشن‌های ایرانی بر روی سیستم عامل iOS، فراگستر، نسخه وب اپلیکیشن اتوماسیون اداری خود را با کمک فناوری جدید PWA طراحی و تحت عنوان «فراگستر پلاس» به بازار ارائه کرد. در صورت تهیه لایسنس زیرسیستم PWA)

  • رسیدگی به مکاتبات و امورپرکاربرد روزانه از طریق تلفن همراه
  • دریافت نوتیفیکیشن‌های برنامه اتوماسیون و اعلام به کاربر
  • عدم وابستگی به مارکت‌های خارجی (App Store,Google Play)
  • عدم نیاز به دانلود فایل‌های اپلیکیشن جهت نصب و یا بروزرسانی
  • قابل استفاده در همه سیستم عامل‌ها و پلتفرم‌ها
  • برخورداری از امنیت (HTTPS) بالا

الصاق پیوست به نامه یا ارجاع بصورت Drag and Drop

در فرم ایجاد و ارجاع نامه قابلیتی افزوده شده که سبب افزایش کارایی و بهبود رابط کاربری نرم افزار شده است.

در نسخه ۷ به بعد نرم افزار اتوماسیون ، اگر قصد افزودن یک فایل بعنوان پیوست در نامه یا ارجاع نامه را دارید با Drag & Drop ، فایلها بطور خودکار در قسمت پیوست‌های نامه قرار می‌گیرد.

کنترل پیشرفته سطوح مختلف محرمانگی نامه‌ها و اسناد اداری

از آنجا که امنیت و تعیین سطح دسترسی افراد بر حسب سمت سازمانی به مکاتبات دارای طبقه‌بندی (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و به‌کلی سری)، در سازمان‌ها و ارگان‌های دولتی یا خصوصی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، لذا بکارگیری قابلیتهای زیرسیستم مکاتبات دارای طبقه‌بندی، از دسترسی اطلاعات حساس و حیاتی یک سازمان برای عموم کاربران جلوگیری می‌کند و از اینرو تمام جزئیات تعیین محدودیت‌ها و سطوح دسترسی‌ها نیز برای راهبر سیستم قابل کنترل و پیگیری خواهد بود. (در صورت تهیه لایسنس مکاتبات دارای طبقه‌بندی)

تشخیص و نمایش هوشمند دنباله مکاتبات مرتبط با یک سند

در نسخه ۷، در صورت فعال بودن لایسنس  موتور جستجوی بهجو ، سیستم بر اساس هوش موجود در موتور جستجوی بهجو کلیه‌ی مکاتباتی که به نحوی به نامه جاری از لحاظ موضوع، متن، ارجاع، فرستنده، گیرنده و… تشابهی داشته باشد؛ بصورت خودکار در بخش «ارتباط‌های هوشمند» به کاربر نمایش می‌دهد.

کنترل ویرایش همزمان پیش‌نویس‌ نامه توسط اعضای تیم

به منظور کنترل همزمانی ویرایش‌های پیش‌نویس در هنگامی که یک پیش نویس توسط یک کاربر باز شده باشد، کاربر یا کاربران دیگری که به آن پیش نویس دسترسی دارند امکان ویرایش و ایجاد تغییری بر روی پیش نویس را نخواهند داشت. این امکان کمک می‌کند که پیش نویس ها به صورت همزمان و بدون اطلاع توسط کاربرهای مختلف ویرایش نشود.

در صورت باز بودن پیش نویس توسط یک کاربر، اگر کاربر دیگری پیش نویس را باز نماید، سیستم به او هشدار می‌دهد و امکان ذخیره همزمان تغییرات برای کاربر دوم غیر فعال میشود.

ارسال ارجاع صوتی بجای متن

در نسخه ۷ اتوماسیون کسب و کار فراگستر، در فرم ارجاع اتوماسیون امکان Record و الصاق پیام صوتی به سیستم افزوده شد. با استفاده از این قابلیت کاربران می‌توانند علاوه بر درج متن پاراف یا هامش، دستورات خود را بصورت فایل صوتی برای یکدیگر ارسال نمایند.

اصلاح و نویزگیری تصاویر (Image Processing)

امکان اصلاح و نویزگیری تصاویر تا حدود ۸۰ درصد، حجم تصاویر بدنه نامه‌ها را بدون تغییر در کیفیت و سایز تصاویر کاهش خواهد داد. این امکان بدون اینکه اصل تصویر از بین برود یا کوچکترین تغییری داشته باشد؛ اعمال میشود.

با فعال سازی این امکان پهنای باند مصرفی به مقدار بسیار زیادی کاهش خواهد یافت و همچنین سرعت بارگزاری تصاویر نامه‌ها نیز بصورت چشم‌گیری افزایش می‌یابد.

برگزاری ویدئو کنفرانس بر بستر اتوماسیون فراگستر

سرویس ویدئو کنفرانس فراگستر، به کاربران این امکان را میدهد که در بستر اتوماسیون فراگستر جلسات مجازی ویدئویی را فارغ از مکان و زمان و بر روی کامپیوتر و حتی تلفن همراه کاربران این سامانه برگزار کنند.

همچنین این سرویس امکان تماس ویدئویی بین اعضای سازمان (ارتباط تصویری و ویدئویی به‌صورت هم‌زمان) را در اختیار شما قرار می‌گیرد. ( در صورت تهیه خدمات پیاده‌سازی ویدئوکنفرانس در بستر اتوماسیون اداری)

کار روی هرگونه سند نظیر word, excel, PowerPoint,…بصورت تیمی

مهمترین قابلیت نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر که سبب تحولی بزرگ در این نسخه نیز شده است؛ امکان کار گروهی روی اسناد مختلف می‌باشد. این اسناد می‌توانند در فرمتهای مختلف ورد، اکسل، پاورپوینت و… ایجاد و ویرایش گردند.

در گذشته اسناد بصورت فایل در اتوماسیون پیوست میگردید و افراد بایستی پس از دانلود فایل، تغییرات موردنظر را اعمال نموده و دوباره فایل را در پیوست بارگذاری مینمودند.

هم اکنون تمامی ویرایش‌ها با حفظ سوابق و بدون نیاز به دانلود و آپلود فایل در پیوست، امکانپذیر می‌باشد.

در کمتر از ۲۰ دقیقه، دمو ببینید

با تکمیل این فرم، در حداکثر ۲۰ دقیقه، دموی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر را به شما نشان می‌دهیم.

و یا با شماره ۴۲۶۲۳-۰۲۱ تماس بگیرید

و یا عدد ۱ را به شماره ۳۰۰۰۵۷۳۴۲۲۳۳۴۴ پیامک کنید.

۴۲۶۲۳ (۰۲۱)