جدیدترین قابلیت‌ها و امکانات نسخه ۷ نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر

برای دیدن جزییات جدیدترین امکانات نسخه ۷ اتوماسیون فراگستر، روی عنوان آن کلیک کنید.

اضافه شدن فرم کنترل تردد مراجعین در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: بهار ۱۴۰۳)

در بسیاری از سازمان‌ها زمانی ‌که ارباب رجوع برای ملاقات با یک فرد یا حضور در یک واحد به سازمان مراجعه می‌کند، واحد حراست یا نگهبانی، یک فرم در قالب برگه کاغذی پر می‌کند که در آن مشخصات ارباب رجوع نوشته شده و در هنگام خروج از سازمان نیز آن برگه با امضا فرد ملاقات شونده از ارباب رجوع دریافت می‌شود. استفاده از برگه‌های کاغذی می‌تواند منجر به بی‌نظمی و آشفتگی در روند کنترل تردد مراجعین شود و زمان زیادی از آن‌ها بگیرد.

فرم مدیریت کنترل تردد مراجعین در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان اتوماسیون کسب و کار فراگستر انتخاب مناسب و هوشمندانه‌ای برای آن دست از سازمان‌هاییست که تمایل دارند درخواست‌ ورود مراجعین به سازمان و ملاقات با افراد یا حضور در واحد های سازمانی را بصورت کاملاً مکانیزه اجرا نمایند.

فرم کنترل تردد مراجعین در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر

استفاده از ۱۲ فرم نمونه جهت بهره برداری سریعتر و آسانتر از نرم‌‌افزار فرم‌ساز سازمانی فراگستر (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: بهار ۱۴۰۳)

نرم‌‌افزار فرم‌ساز سازمانی فراگستر ابزاری قدرتمند برای ایجاد انواع فرم‌های آنلاین است که کاربران با استفاده از آن می‌توانند با حداقل آگاهی از مفاهیم برنامه نویسی، در یک محیط کاملا گرافیکی با قابلیت Drag and Drop انواع فرم‌‌های مرتبط با کسب و کارشان را طراحی کنند.علاوه بر آن، بمنظور بهره برداری سریعتر و آسانتر از فرم‌ساز سازمانی فراگستر، ۱۲ فرم نمونه نظیر فرم درخواست ثبت مرخصی، فرم درخواست ثبت ماموریت، فرم درخواست ثبت اضافه کار و … در اختیار سازمان‌های بهره‌بردار است و کاربران می‌توانند از این فرم‌های نمونه به عنوان پایه ای برای ایجاد فرم‌های خود استفاده کنند و آن‌ها را مطابق نیازهای خاص سازمان خود، ویرایش و سفارشی‌سازی کنند.

۱2 فرم نمونه جهت بهره برداری سریعتر و آسانتر از نرم‌‌افزار فرم‌ساز سازمانی فراگستر

اضافه شدن فرم رزرو اتاق جلسات در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: بهار ۱۴۰۳)

بسیاری از سازمان‌ها علاقه‌مندند تا درخواست‌های روتین سازمانیشان از جمله درخواست‌ مرخصی، درخواست ماموریت و …  به جای این که به صورت مکاتبه‌ای و کاغذی پیگیری گردد، از طریق فرم‌های الکترونیکی و در بستر کارتابل یکپارچه اتوماسیون اداری به گردش درآید و این فرآیند در کمترین زمان ممکن انجام گیرد.

برای این منظور، یکی از فرم‌هایی که به تازگی در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر طراحی شده و اکنون قابل استفاده است، فرم رزرو اتاق جلسات می‌باشد. در سازمان‌هایی که برای برگزاری رویدادها و جلسات خود، سالن کنفرانس و یا اتاق جلساتی را در نظر گرفته اند و لازم است جهت کنترل عدم تداخل استفاده، حتماً سالن یا اتاق جلسات از پیش رزرو گردند، این فرم بسیار کاربردی خواهد بود.

فرم رزرو اتاق جلسات در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر

سهولت در ورق زدن بدنه نامه‌های تصویری (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: زمستان ۱۴۰۲)

با این قابلیت اتوماسیون کسب و کار فراگستر، هنگامی که بر روی بدنه نامه کلیک کنید، نامه در یک محیط بیرونی برای شما باز خواهد شد و شما می‌توانید صفحات نامه را به راحتی با کلیدهای جهت یاب کیبورد و یا ماوس ورق بزنید.علاوه بر آن امکان دانلود نامه به صورت PDF، نمایش تمام صفحه، بزرگ یا کوچک نمایی نیز برای شما در دسترس است.

سهولت در ورق زدن بدنه نامه‌های تصویری

ایجاد کار در زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی بر اساس یک رویداد سازمانی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: زمستان ۱۴۰۲)

در بسیاری از سازمان‌ها، ممکن است هنگامی که جلسه‌ یا رویدادی برگزار می‌گردد، کارها و وظایف زیادی تعریف شود و نیاز باشد که این کارها به افراد مختلف، منتسب شود.  برای هماهنگی و مدیریت صحیح این کارها شما به سادگی می‌توانید، از روی یک جلسه در تقویم سازمانی اتوماسیون فراگستر، کار (یا کارهایی) را در سیستم ”مدیریت کارها و وظایف تیمی” ایجاد کنید، با افراد در تعامل باشید و میزان پیشرفت امور را پیگیری نمایید.

ایجاد کار در زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی بر اساس یک رویداد سازمانی

مرتب سازی قالب‌های نامه توسط هر کاربر در فرم نامه جدید بصورت شخصی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: زمستان ۱۴۰۲)

با افزایش تعداد قالب‌های نامه آماده، ممکن است در هنگام ایجاد مکاتبات نیاز باشد زمان زیادی صرف کنید تا قالب نامه  مناسب را بیابید. برای کاهش زمان جستجو در زمان ایجاد نامه و یا فرم جدید، می‌توانید با استفاده از قابلیت مرتب سازی قالب‌های نامه، قالب‌های پرکاربرد و مورد نیازتان را در بین تعداد زیاد قالب های آماده، در کمترین زمان یافته و استفاده نمایید.

شما می‌توانید قالب‌های نامه، سند یا فرم‌ها را در هنگام انتخاب، با کلیک بر روی گزینه ” شخصی سازی ترتیب قالب‌ها ”  متناسب با نیازتان مرتب سازی کنید و قالب‌های پرکاربردتر را جهت دسترسی آسانتر در ابتدای لیست بچینید. پس از مرتب سازی به سادگی می‌توانید، از میان قالب‌های موجود در سیستم، قالب مورد نظر خود را انتخاب کنید.

یکپارچه سازی فرمساز اتوماسیون کسب و کار فراگستر با زیرسیستم چند امضایی (مسیر امضا) (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: زمستان ۱۴۰۲)

پیش از این، شما به کمک زیرسیستم چند امضایی می‌توانستید، برای نامه‌ها و اسناد سازمانی مسیر امضا تعریف کنید و آن‌ها را بصورت امن‌ و سریع در سازمان به گردش درآورید تا تاییدات و امضاها اخذ گردند. اما بسیاری از فرم‌ها و درخواست‌های سازمانی نیز به امضاهای کاربران نیاز دارند تا تایید شده تلقی شوند و یکی از مواردی که سازما‌ن‌ها با آن رو به رو هستند، نحوه گردش این اسناد برای اخذ تاییدات و امضاها در فرم‌های الکترونیکی است. این قابلیت برای سازمان‌هایی که از سیستم مدیریت فرایندهای فراگستر استفاده نمی‌کنند و صرفاً می‌خواهند از امکان تعیین مسیر امضا در فرمساز فراگستر بهره ببرند، بسیار کاربردی خواهد بود.

برای پاسخ به این نیاز سازمان‌ها، اکنون زیرسیستم فرمساز اتوماسیون کسب و کار فراگستر با زیرسیستم چند امضایی و تاییدات نامحدود یکپارچه شده و شما می‌توانید برای فرم‌هایی که در فرمساز فراگستر طراحی می‌کنید، مسیر امضا تعریف نمایید و آن‌ها را در مسیر امضای تعریف شده به حرکت درآورید تا تاییدات و امضاها به ترتیب اخذ گردند. این رویکرد باعث افزایش کارایی، دقت و امنیت در فرآیند امضای اسناد و فرم‌ها می‌شود.

یکپارچه سازی اتوماسیون کسب و کار فراگستر با سامانه احراز هویت متمرکز (SSO) (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: زمستان ۱۴۰۲)

احراز هویت متمرکز یا SSO (Single sign on) یک روش استاندارد جهت یکپارچه‌سازی اطلاعات هویتی و ورود کاربران سازمان به سامانه‌های مختلف از طریق یک درگاه ثابت می‌باشد. با این روش، کاربران فقط یک نام کاربری و رمز عبور برای استفاده از همه نرم‌افزارهای سازمان خواهند داشت و صرفاً با یک بار ورود به درگاه سامانه SSO می‌توانند به همه سیستم‌های دیگر که مجوز داشته باشند، بدون احراز هویت مجدد وارد شوند.

بسیاری از سازمان‌های بهره‌بردار اتوماسیون کسب و کار فراگستر، که از سامانه احراز هویت متمرکز (SSO) استفاده می‌نمایند، علاقه مند می‌باشند تا نرم‌افزار اتوماسیون نیز به عنوان یک نرم‌افزار پرکاربرد و پرکاربر در سازمان به سرویس احراز هویت متمرکز متصل باشد تا کاربران سامانه اتوماسیون از آن طریق، احراز هویت گردند.
به همین منظور در اتوماسیون کسب و کار فراگستر امکانی در ساختار امنیتی سیستم ایجاد گردید تا از سامانه های احراز هویتی که از پروتکل‌های استاندارد (OpenID – Oauth2.0) استفاده می‌نمایند پشتیبانی و امکان اتصال سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر به سامانه های احراز هویت متمرکز (SSO) فراهم گردد.

یکپارچه سازی اتوماسیون کسب کار فراگستر با سامانه احراز هویت متمرکز (SSO)

ایجاد رویداد در تقویم سازمانی از روی نامه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: ﭘﺎﯾﯿﺰ ۱۴۰۲)

فرض کنید یک نامه دریافت کردید و برای رسیدگی به آن نامه، لازم است یک جلسه یا رویداد در تقویم سازمانی خود تنظیم نمایید. با این قابلیت جدید اتوماسیون کسب و کار فراگستر شما می‌توانید، هنگام مشاهده یک نامه، به طور مستقیم برای آن یک رویداد ایجاد کنید. با این کار رویداد و نامه به یکدیگر مرتبط شده و می‌توانید به طور مؤثر و سازماندهی شده آن را پیگیری کنید.

ایجاد یادداشت و یادآوری صوتی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: ﭘﺎﯾﯿﺰ ۱۴۰۲)

برخی مواقع در یک مکالمه یا جلسه حاضر هستید و نمی‌توانید همه جزئیات را به خاطر بسپارید، یا شاید، زمان کمی برای ثبت اطلاعات در اختیار دارید. در این مواقع شما می‍توانید با استفاده از تلفن همراه، دستگاه ضبط صوتی یا اپلیکیشن‌های موبایل، بلافاصله صدای خود را ضبط کنید و اطلاعات مورد نظرتان را به صورت یادداشت صوتی در در بخش یادداشت و یادآوری های سیستم اتوماسیون کسب و کار فراگستر ذخیره کنید.

ایجاد یادداشت و یادآوری صوتی

ایجاد یادداشت و یادآوری با استفاده از قلم نوری (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: ﭘﺎﯾﯿﺰ ۱۴۰۲)

برخی مواقع ممکن است بخواهید یادداشتی ایجاد کنید، ولی زمان کافی برای تایپ در اختیار نداشته باشید و ترجیح دهید یادداشت‌های خود را به صورت دستی ثبت کنید؛ برای این منظور، امکان ایجاد یادداشت و یادآوری با استفاده از قلم نوری هم در بخش یادداشت و یادآوری های اتوماسیون کسب و کار فراگستر، فراهم شده است و شما می‌توانید با قلم نوری، در کمترین زمان ممکن، یادداشت‌های خود را با دست خط خودتان درج نمایید.

ایجاد یادداشت و یادآوری با استفاده از قلم نوری

چیدمان و مرتب سازی کارتابل مدیر (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: ﭘﺎﯾﯿﺰ ۱۴۰۲)

یکی از مشکلاتی که اکثر مدیران در سازمان‌ها با آن مواجه هستند، این است که نامه‌ها به ترتیب زمان دریافت در کارتابلشان نمایش داده می‌شوند و ممکن است نامه یا نامه‌های مهم در اولویت قرار نگیرند. مثلا مدیری باید یک درخواست پرداخت را امضا کند ولی به دلیل دریافت یکسری نامه‌های دیگر بعد از آن نامه، نامه درخواست پرداخت در صفحه دوم کارتابلش قرار بگیرد و مدیر آن را نبیند.

برای این موضوع در سیستم اتوماسیون کسب و کار فراگستر، امکان چیدمان کارتابل مدیر توسط مسئول دفتر یا جانشین فراهم شده است و او می‌تواند در کارتابل مدیریت، نامه‌ها را بر اساس اهمیت یا اولویت مورد نظرش، برای مدیر بچیند.

ایجاد یادداشت و یادآوری های تصویری (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: ﭘﺎﯾﯿﺰ ۱۴۰۲)

در زیرسیستم یادداشت‌ و یادآوری اتوماسیون فراگستر، علاوه بر یادداشت‌های متنی، امکان ایجاد یادداشت‌های تصویری نیز فراهم شده است. یادداشت تصویری، یک شکل از یادداشت‌ برداری است که در آن می‌توانید با استفاده از تصاویر، اطلاعات و ایده‌های خود را ثبت کنید. این تصاویر می‌تواند شامل تصاویر نقشه‌ها، نمودارها، نوشته‌ها و هر نوع عنصر تصویری دیگری باشد که به شما در یادآوری، انتقال و تعامل با اطلاعات کمک ‌کند.

ایجاد یادداشت و یادآوری های تصویری

روند تعیین جانشین، اطلاع‌رسانی و اخذ تاییدیه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: تابستان ۱۴۰۲)

در اتوماسیون کسب و کار فراگستر این امکان فراهم شده است که هنگامی که کاربری، کاربر دیگر را به عنوان جانشین انتخاب میکند، فرآیند اطلاع رسانی و اخذ تاییدیه برای جانشینی، با ارسال نامه به کاربران انجام شود تا ضمن آگاهی کاربران، سوابق جانشینی نیز حفظ گردد.

تنظیم فرم نمایش نامه بصورت کاملا خلوت برای مدیران (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: تابستان ۱۴۰۲)

در برخی از سازمان‌ها مدیران تمایل دارند، هنگام مشاهده نامه،  فرم نمایش نامه را بصورت کاملا خلوت و با حداقل اطلاعات ملاحظه نمایند. مخصوصا مدیرانی که برای کار با اتوماسیون از تبلت استفاده می نمایند. برای این منظور، می‌توان از بخش “تنظیمات نمایش نامه” دو گزینه نمایش پنل ارجاعات و  نمایش اطلاعات نامه را خاموش کرد.  با اعمال این تنظیمات،  فقط بدنه اصلی نامه نمایش داده می‌شود و کاربر می‌تواند در صورت دلخواه، به راحتی با قلم نوری بر روی نامه متن پاراف خود را بنویسد.

توسعه و بهبود زیرسیستم یادداشت و یادآوری (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: تابستان ۱۴۰۲)

زیرسیستم یادداشت‌ و یادآوری در نرم‌افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر، نرم‌افزاری مناسب برای یادداشت برداری به شمار می‌رود که می‌توانید با استفاده از آن متون مختلف، تصاویر، اسکرین‌شات‌ها، چک لیست‌ها و بسیاری دیگر از این دست موارد را ذخیره سازی کنید.

از امکانات مهم این بخش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • مرتب نمودن نمایش یادداشت‌ها با استفاده از drag&drop
  • امکان pin کردن یادداشت‌های مهم به بالای لیست
  • امکان رنگ بندی یادداشت‌ها
  • اطلاع رسانی یادآوری‌ها توسط پیامک و یا popup اعلان نرم‌افزار اتوماسیون
  • دسته بندی خودکار یادآوری‌های در گروه‌های (مانده، دارای تاخیر و انجام شده)
  • انتساب یادداشت‌ها و یادآوری‌ها به سایر کاربران
  • آرشیو یادداشت‌ها و یادآوری‌ها
  • ایجاد چک لیست در یادداشت‌ها و یادآوری‌ها
  • امکان الصاق تصویر در یادداشت‌ها و یادآوری‌ها
توسعه و بهبود زیرسیستم یادداشت و یادآوری

قابلیت ارسال پیام ویدئویی در گفتگوی سازمانی (چت) (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: تابستان ۱۴۰۲)

اتوماسیون کسب و کار فراگستر، بستری است که به تیم‌های کاری در سازمان‌ شما کمک می‌کند که بطور متمرکزتر و با بهره وری بیشتری با هم تعامل داشته باشند. برای ایجاد تعامل هرچه بیشتر اعضای یک تیم لازم است ابزارهای متنوعی برای ایجاد هرچه سریعتر، آسانتر و مفهومی‌تر این تعامل فراهم شود.در همین راستا در زیرسیستم گفتگوی سازمانی (چت)، امکان ارسال پیام ویدئویی اضافه گردید. ارسال پیام‌ در قالب ویدئو، اطلاعات را خیلی شفاف تر و مستقیم تر منتقل می‌نماید.برای استفاده از این قابلیت، کاربران می توانند توسط دوربین موبایل یا وبکم پیام خود را در قالب ویدئو ضبط و برای مخاطب یا مخاطبان خود ارسال نمایند.

احراز اصالت فیزیکی نامه با QR Code (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: تابستان ۱۴۰۲)

سامانه احراز اصالت فیزیکی نامه با استفاده از QR Code هوشمند به سازمان‌هایی که ارباب رجوع زیادی دارند و نامه‌های زیادی را به مقاصد مختلف ارسال می‌کنند کمک می‌کند، تا سازمان های دریافت کننده مکاتبات، بدون نیاز به استعلام تلفنی یا حضوری یا استعلام به روش‌های سنتی دیگر، نسبت به صحت اصالت نامه‌ی صادر شده اطمینان حاصل نمایند.

احراز اصالت فیزیکی نامه با QR Code

نرم‌افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: تابستان ۱۴۰۲)

نرم‌افزار مدیریت کارهای تیمی یکی از زیرسیستم‌های اصلی نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر است که هدف نهایی مدیریت تیم‌های کاری و همکاری تیمی را در یک محیط کاری مجتمع محقق می‌نماید. این نرم‌افزار یک ابزار مدیریت پروژه و همکاری تیمی است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا کارها و وظایف خود را در قالب کارت‌ها و لیست‌های مختلف مدیریت کنند و از هر جایی که هستند با سایر اعضای تیم تعامل داشته باشند.

همچنین در این زیرسیستم به سادگی می‌توانید از روی یک نامه، کاری را در سیستم “مدیریت کارها و وظایف تیمی” ایجاد کرده و آنرا پیگیری کنید.

نرم‌افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی

بایگانی و انتقال نامه‌ها با استفاده از Drag&Drop (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: بهار ۱۴۰۲)

شما با این قابلیت برای بایگانی نامه‌ها و یا انتقال آن‌ها به زیر پوشه‌های کارتابل می‌توانید از Drag & Drop استفاده کنید. برای این منظور، ابتدا نامه‌‎های مورد نظرتان را انتخاب کرده و بکشید و سپس در درختواره اصلی نرم افزار، آن‌ها روی شاخه‌های بایگانی شخصی یا سازمانی و یا روی زیر پوشه‌های ذیل کارتابل رها کنید. لازم به ذکر است که انتقال نامه‌ها به زیر پوشه‌های از نوع ارجاع (مثلا ارجاع از نوع جهت اقدام) که نامه‌ها به طور خودکار و سیستمی واردشان میشوند امکان پذیر نخواهدبود.

امکان Copy&Paste فایل‌ها و تصاویر از Clipboard در چت سازمانی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: بهار ۱۴۰۲)

در چت سازمانی اتوماسیون کسب و کار فراگستر امکانی افزوده شده است تا بتوانید فایل ها و تصاویر (فایل هایی که فرمت و سایز آنها در تنظیمات گفتگوی سازمانی مجاز برای ارسال هستند) را در حافظه کپی (Ctrl + C) کرده و در چت آنها را از حافظه paste (Ctrl + V) کنید. با استفاده از این قابلیت نیازی نیست برای ارسال فایل در چت، آنها را Browse کنید.

امکان Copy&Paste فایل‌ها و تصاویر از Clipboard در چت سازمانی

امکان ارسال پیام سریع به کارتابل گیرنده (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: بهار ۱۴۰۲)

برخی مواقع مدیران نیاز دارند که در کمترین زمان ممکن برای مخاطب (یا مخاطبان) خود پیامی بفرستند. اگر مدیر بخواهد پیام را در قالب نامه ارسال کند، برای ایجاد یک نامه باید اطلاعات زیادی وارد کند، اگر هم بخواهد از طریق چت سازمانی پیام خود را بفرستد، ممکن است فرد گیرنده صفحه چت خود را در آن زمان نبیند.

بنابراین در اتوماسیون کسب و کار فراگستر امکان “ارسال پیام سریع” فراهم شده تا شما در کمترین زمان ممکن پیام ایجاد کنید و به کارتابل گیرنده (گیرندگان) بفرستید. پیام سریع، مدیر را درگیر ایجاد قواعد یک نامه رسمی نمی کند و در عین حال پیام مدیر در کارتابل گیرنده قرار می گیرد و امکان پیگیری و ارجاع آن مانند یک نامه عادی وجود دارد.

امکان ارسال پیام سریع به کارتابل گیرنده

امکان جابه‌جایی (drag) فرم‌های پاپ آپ (Popup) (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: بهار ۱۴۰۲)

در اتوماسیون اداری فراگستر، با این امکان می‌توانید فرم‌های پاپ آپ (Popup) باز شده از جمله فرم ارجاع یا فرم قالب نامه را جابجا کنید و آن را در مکان دلخواه خود قرار دهید. این قابلیت در هنگام ارجاع نامه برای مشاهده متن نامه‌ای که در زیر فرم ارجاع قرار می‌گیرد، بسیار مفید خواهد بود.

امکان جابه‌جایی (drag) فرم‌های پاپ آپ (Popup)

بروزرسانی راهنمای اتوماسیون کسب و کار فراگستر (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: بهار ۱۴۰۲)

نسخه جدید راهنمای اتوماسیون کسب و کار فراگستر از منظر رابط گرافیکی و امکانات و مستندات آموزشی (فیلم های آموزشی و راهنماهای آموزشی متنی (pdf)) بروزرسانی شد. این تغییرات شامل موارد زیر است:
۱- فیلم‌های آموزشی به همراه توضیحات کامل برای هر فیلم در گروه‌ها و دسته بندی‌های مشخص در دسترس کاربران قرار گرفته است.
۲-کاربر با جستجوی کلمات کلیدی می‌تواند به راحتی به راهنماهای آموزشی تصویری (فیلم) و راهنماهای آموزشی متنی (pdf) دسترسی پیدا کند.
۳-کاربر می‌تواند فیلم‌های آموزشی جدید مربوط به زیرسیستم‌های «فرمساز» و «API های فراگستر» را که قبلا خارج از محیط اتوماسیون اداری در دسترس بودند، هم اکنون در صفحه راهنمای جدید مشاهده کند.
۴- برای اطلاع از آخرین تغییرات و توسعه‌های ایجاد شده در سیستم، دگمه «قابلیتهای جدید» در صفحه‌ی راهنما تعبیه شده است که بصورت آنلاین می‌توانید در جریان این اطلاعیه‌ها قرار بگیرید.
۵- برای دسترسی به هزاران محتوای آموزشی تولید شده در پایگاه دانش فراگستر، لینک مستقیم به «پایگاه دانش» در صفحه راهنما قرار داده شده است.

بروزرسانی راهنمای اتوماسیون کسب و کار فراگستر

تبدیل اسناد با فرمت PDF به تصویر (PDF TO IMAGE) (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم افزار: بهار ۱۴۰۲)

بسیاری از سیستم‌ها قابلیت خواندن اسناد با فرمت PDF را ندارند و برای مشاهده یا انتقال این اسناد نیاز است که نرم افزارهای مختلفی نصب گردد. به همین منظور در اتوماسیون کسب و کار فراگستر، علاوه بر سرویس word to image، قابلیت تبدیل اسناد با فرمت PDF به تصویر (IMAGE) نیز فراهم شده تا با تبدیل این اسناد به تصویر و بدون نیاز به نصب هیچ نرم‌افزاری، آن‌ها در همه‌ی سیستم‌ها خوانا باشند.
از مزایای این قابلیت افزایش سرعت نمایش نامه‌ها و امکان نگارش با قلم نوری بر روی اسناد با فرمت PDF است.

تبدیل اسناد با فرمت PDF به تصویر (PDF TO IMAGE)

زیرسیستم تابلو اعلانات اتوماسیون فراگستر (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: زمستان ۱۴۰۱)

زیرسیستم تابلو اعلانات اتوماسیون کسب وکار فراگستر انجام فرایند اطلاع رسانی را بصورت ۲۴ ساعته برای سازمان‌های بهره بردار فراهم می‌سازد.
انتشار اخبار، تصاویر و بنرها، فراخوان‌ها، اطلاع‌رسانی مناقصات و مزایده‌ها و همچنین نظرسنجی‌ها، با وجود امکان مدیریت زمان و مخاطبین برای هر کدام و همچنین امکان پیگیری لحظه ای تعاملات، بر روی مشارکت کارکنان و ذینفعان بیرونی سازمان به شدت تاثیرگذار خواهد بود.

کنترل نوع ارجاع بر حسب جایگاه گیرنده در چارت سازمانی(تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: زمستان ۱۴۰۱)

فرض کنیم سازمانی تمایل ندارد تا برای مدیر سازمان توسط افراد زیر مجموعه ارجاعی از نوع جهت اطلاع، یا جهت اقدام ارسال شود. برای این منظور، در اتوماسیون کسب و کار فراگستر می‌توانید تنظیمی انجام دهید تا در هنگام ارجاع یک نامه جایگاه گیرنده (گان) کنترل شده و براساس آن، نوع ارجاع نامه (جهت اطلاع، جهت اقدام و..) انتخاب و سپس به ایشان ارجاع زده شود.
برای فعالسازی فقط کافیست به قسمت زیرساخت اتوماسیون برویم و در فرم نوع ارجاع، با انتخاب نوع ارجاع مد نظر گزینه “کنترل استفاده از نوع ارجاع براساس جایگاه سازمانی گیرندگان” را فعال کنیم.

ارجاع با کلیک بر روی تصویر گیرندگان قبلی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: زمستان ۱۴۰۱)

با این قابلیت در اتوماسیون کسب و کار فراگستر، با کلیک بر روی تصویر گیرندگان قبلی ارجاع یک نامه، فرم ارجاع به آن گیرنده برای شما باز می شود و شما می‌توانید از این طریق و به راحتی به او ارجاع بزنید.

این امکان برای تسریع به پاسخ گویی یا ارجاع یک نامه به افراد قبلی که آن نامه را دریافت نموده‌اند کاربرد فراوانی دارد.

ارجاع با کلیک بر روی تصویر گیرندگان قبلی

امکان مرتب سازی دستی و خودکار گیرندگان و رونوشت گیرندگان نامه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: زمستان ۱۴۰۱)

در سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر  امکانی اضافه شده تا کاربر بتواند درهنگام ایجاد نامه و پیش از امضای آن، ترتیب قرارگیری گیرندگان و یا رونوشت گیرندگان نامه را به چند طریق تعویض نماید:

  • مرتب سازی دستی و با drag& drop
  • مرتب سازی بر حسب نوع گیرندگان (درون سازمانی، برون سازمانی، گروه و….)
  • مرتب سازی بر حسب رده سازمانی گیرندگان

تولید اطلاعات رمز نگاری شده از کاربر با watermark بر روی تصویر نامه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: زمستان ۱۴۰۱)

در سازمان های دولتی و خصوصی این امکان وجود دارد که اطلاعات اسناد و مکاتبات با عکسبرداری با دوربین های موبایل یا چاپ آن ها، بدون مجوز از سازمان خارج شوند و در اختیار افراد فاقد صلاحیت قرار گیرند. در سیستم اتوماسیون کسب و کار فراگستر، برای حفظ امنیت اطلاعات، امکانی مهیا شده تا در هر بار باز شدن نامه، اطلاعات کاربری که آن را مشاهده کرده، بصورت رمز نگاری شده با Watermark یا Qrcode یا الگوگذاری‌های دیجیتالی دیگر بر روی پس زمینه نامه درج گردد.
با این امکان در صورت پرینت نامه یا حتی عکسبرداری با موبایل از روی آن، اطلاعاتی همانند شناسه سیستم، اطلاعات شناسایی کاربر و حتی تاریخ و زمان در یک رشته رمز گذاری شده قرار خواهند گرفت و توسط سرویس های نرم افزاری در نظر گرفته شده برای این موضوع، قابل بازگردانی خواهد بود. (درصورت تهیه لیسانس تعیین قوانین امنیتی پیشرفته)

تولید اطلاعات رمز نگاری شده از کاربر با watermark بر روی تصویر نامه

توسعه طراحی و امکانات صفحه لاگین اتوماسیون کسب و کار فراگستر (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: زمستان ۱۴۰۱)

فرم ورود به سیستم (لاگین) سیستم اتوماسیون کسب و کار فراگستر توسعه یافته و علاوه بر امکانات قبلی، قابلیت نمایش تصاویر پس زمینه بزرگ بصورت Random افزوده شده است. همچنین راهبر سامانه می تواند فقط با چند کلیک تصاویر پیش زمینه را تغییر دهد. این تغییر برای سازمان‌های بزرگ دولتی و خصوصی امکان نمایش تصاویر متعلق به کسب و کارشان را در صفحه‌ی ورود فراهم می‌نماید.

توسعه طراحی و امکانات صفحه لاگین اتوماسیون کسب و کار فراگستر

قابلیت ساخت گروه (Group) و کانال (Channel) در گفتگوی سازمانی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۴۰۱)

قابلیت ساخت گروه ( Group ): با استفاده از قابلیت ساخت گروه، افراد مختلف عضو هر گروه می توانند بصورت اشتراکی بر روی یک پروژه خاص فعالیت نمایند و اطلاعات خود را در گروه به اشتراک بگذارند.
قابلیت ساخت کانال ( Channel ): با استفاده از قابلیت ساخت کانال، می توان آموزش ها، و اطلاع رسانی های لازم در سازمان را به سریعترین شکل ممکن با افراد عضو کانال به اشتراک گذاشت.

دریافت آلارم صوتی و تصویری در هنگام ورود نامه، پیام یا رویداد جدید به کارتابل (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۴۰۱)

برای این که به موقع از ورودی‌های جدید به کارتابل اتوماسیون اداریتان باخبر شوید قابلیتی در سیستم اضافه شده تا با استفاده از آن بلافاصله بعد از دریافت نامه،پیام یا زمان فرا رسیدن یک رویداد، هشدار صوتی و تصویری دریافت کنید.

برای استفاده از این قابلیت به بخش “تنظیمات شخصی” در اتوماسیون اداری بروید و مطابق تصویر گزینه‌‌‌های هشدار نمایش پنجره اطلاع رسانی یا هشدار صوتی را برای دریافت پیام، نامه و رویداد فعال کنید.

قابلیت پاسخ ( Reply ) و ارجاع ( Forward ) پیام در گفتگوی سازمانی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۴۰۱)

در هنگام چت در پنجره‌ی گفتگوی سازمانی فراگستر با کلیک بر روی سه نقطه در بالای هر پیام دو گزینه‌ی “پاسخ” و “ارجاع” برای شما نمایش داده خواهدشد. شما با قابلیت پاسخ یا Reply می‌توانید، به پیام مورد نظرتان به طور مستقیم پاسخ دهید تا مخاطب با یک نگاه متوجه شود این پاسخ مربوط به کدام پیام است. با استفاده از قابلیت ارجاع یا Forward نیز در هنگام چت با چند کلیک می توانید پیام یک فرد را برای فرد یا گروهی دیگر بفرستید.

ذخیره پاراف قلم نوری پرکاربرد (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۴۰۱)

می دانیم در اتوماسیون کسب و کار فراگستر به راحتی میتوان متون پر کاربرد برای ارجاع را ذخیره کرد. حال با این قابلیت جدید، پاراف‌های قلم نوری پرتکرار هم ذخیره می شوند و میتوان مشابه متون پر کاربرد از آن ها استفاده کرد و دیگر نیازی به پاراف مجدد با قلم نوری نیست.

برای استفاده از این قابلیت، بر روی یک نامه، متن پاراف مورد نظرتان را با قلم نوری بنویسید و از طریق فرم ارجاع و با وارد نمودن یک عنوان، پاراف را ذخیره کنید. بعد از این شما می‌توانید در قسمت «انتخاب پاراف پرکاربرد»، با کلیک بر روی عنوان پاراف ذخیره شده، از آن برای ارجاع استفاده نمایید.

ارجاع و باز کردن سریع نامه بعدی/قبلی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۴۰۱)

از آنجا که سرعت در مشاهده و ارجاع کارها برای اکثر افراد خیلی مهم است، لذا قابلیت جدیدی در اتوماسیون اداری فراگستر تعبیه شده که میتوانید هنگام ارجاع یک نامه، بلافاصله محتوای نامه بعدی یا قبلی را بازکنید و از اینرو دیگر لازم نیست پنجره ارجاع را ببنید و از داخل کارتابل به نامه های قبل و بعد مراجعه کنید. بعبارت ساده‌تر، با کلیک روی یک دکمه، همزمان ارجاع و نامه قبل یا بعد را باز کنید.

ارجاع و باز کردن سریع نامه بعدی/قبلی

تعیین اهمیت ارجاع برای گیرنده (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۴۰۱)

خیلی وقت ها نیاز داریم تا وقتی ارجاعی می‌زنیم، گیرنده ارجاع را از اهمیت آن به نحوی که سریعا متوجه آن شود، آگاه کنیم.
در اتوماسیون کسب و کار فراگستر، برای این موضوع می‌توانیم از ستاره های طلایی موجود در فرم ارجاع استفاده کنیم تا گیرنده ارجاع با مشاهده ستاره‌ها در کارتابلش، متوجه اهمیت آن ارجاع شود.

تعیین اهمیت ارجاع برای گیرنده

ارجاع خاص گروهی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۴۰۱)

در اتوماسیون کسب و کار فراگستر شما با قابلیت ارجاع خاص و با اعطای دسترسی از سمت راهبر سیستم، می‌توانید به افراد مورد نظرتان خارج از سطوح دسترسی تعیین‌شده در چارت‌سازمانی، ارجاع بزنید.
حال با استفاده از قابلیت ارجاع خاص گروهی، راهبر سیستم برای اعطای این دسترسی، به جای این که از فرم ارجاع خاص، جدا جدا واحد‌های سازمانی را به هم دسترسی دهد، می‌تواند گروهی تشکیل داده تا اعضای آن گروه بطور پیش فرض دسترسی ارجاع به یکدیگر را در هر صورت داشته باشند.

تعیین وضعیت حضور یا عدم حضور مدعوین در رویدادهای تقویم سازمانی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: تابستان ۱۴۰۱)

در اتوماسیون کسب و کار فراگستر وقتی یک رویداد جدید ایجاد می‌کنید به صورت خودکار نامه‌ای به کارتابل مدعوین جهت اطلاع رسانی ارسال خواهد‌شد. با استفاده از لینک داخل اطلاع رسانی رویداد، مدعوین می‌توانند وضعیت حضور یا عدم حضور خود در آن رویداد را تعیین نمایند.
پس از تعیین وضعیت حضور توسط مدعوین، نامه‌ای مشابه نامه‌ی اطلاع رسانی رویداد، با متنی که مشخص کننده وضعیت حضور کاربر و توضیحات داده شده می‌باشد، برای ایجاد کننده آن رویداد ارجاع خواهد شد تا از وضعیت حضور آن‌ها مطلع گردد.

امکان ارسال گزارش های خودکار به کارتابل کاربران (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: تابستان ۱۴۰۱)

از آنجایی که امکان اخذ گزارش‌های صحیح و به موقع از اطلاعات تولید شده در اتوماسیون برای سازمان‌ها بسیار اهمیت دارد امکان ارسال خودکار گزارش‌های سیستمی در اتوماسیون کسب و کار فراگستر توسعه یافته و قابلیت گزارش خودکار در بخش زیر ساخت اتوماسیون  افزوده شده است.

با استفاده از این قابلیت راهبران سامانه می‌توانند گزارش‌های مورد نظر سازمان را تهیه و یک زمانبندی مشخص (schedule) و گیرنده یا گیرندگان هر گزارش را تعیین کنند.حال سیستم گزارش‌ها را بدون دخالت کاربر در راس زمان مشخص شده برای مدیریت یا کاربران (مرتبط) ارسال می‌نماید.

تعیین آدرس جلسه روی نقشه (Location) در تقویم سازمانی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: تابستان ۱۴۰۱)

در هنگام تعریف یک رویداد در تقویم سازمانی سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر، شما می توانید مکان رویداد را روی نقشه مشخص نماید و در پیامک اطلاع رسانی برای مخاطبین رویداد ارسال کنید. برای این کار کافیست که در هنگام تعریف یک رویداد با انتخاب گزینه “انتخاب مکان رویداد از روی نقشه” محل رویداد را تعیین کنیم.

با این کار و بعد از ارسال پیامک یا ایمیل اطلاع رسانی رویداد برای مخاطبین (در صورت انجام تنظیمات مرتبط) لینکی حاوی اطلاعات نقشه محل رویداد هم برای مخاطبین  ارسال خواهد شد و از طریق آن می توانند از امکانات مسیر یاب تلفن همراه خود به آدرس رویداد مراجعه نمایند.

امکان بایگانی خودکار به محض دریافت نامه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۴۰۱)

با استفاده از این قابلیت بر اساس تعریف یکسری قوانین بخصوص، به محض دریافت یک نامه، آن نامه بصورت خودکار در پرونده ای که مشخص میکنید، بایگانی شخصی یا سازمانی خواهد شد. برای این کار کافیست مراحل زیر را انجام دهید:

  • به بخش قوانین کارتابل وارد شده، و با ایجاد یک قانون جدید، عنوانی برای قانون وارد و اولویت اجرای آن را تعیین کنیم.
  • سپس شروط قانون مورد نظرمان را که بر اساس آنها می خواهیم اطلاع رسانی دریافت کنیم را در این بخش مشخص نماییم. مثلا تعیین می کنیم برای نامه هایی که از آقای حسینی دریافت کنیم قانون اجرا شود.
  • سپس وارد زبانه بایگانی خودکار شویم. در زبانه بایگانی خودکار پرونده ای که می خواهیم نامه در آن بایگانی شود و اینکه بایگانی یا بایگانی و انتقال انجام شود را مشخص و فرم را ذخیره می کنیم.
  • حال با دریافت نامه ای که حائز شرایط تعریف شده در قانون باشد، آن نامه بصورت خودکار در پرونده مشخص شده بایگانی خواهد شد.

امکان ارسال رویداد تقویم سازمانی به کارتابل (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۴۰۱)

در سیستم اتوماسیون کسب و کار فراگستر، به محض تعریف یک رویداد جدید، آن رویداد به صورت یک اطلاعیه در کارتابل فرد یا افراد مرتبط با رویداد (مدعوین) ارسال خواهد شد. با کلیک بر روی رویداد در کارتابل می توان جزییات آن رویداد را مشاهده نمود.

امکان تغییر وضعیت نامه های کارتابل به خوانده شده/خوانده نشده (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۴۰۱)

در کارتابل اتوماسیون کسب و کار فراگستر، اگر بخواهیم یک نامه ای را که خواندیم مجدد در وضعیت خوانده نشده قرار دهیم کافیست روی آن راست کلیک کنیم و گزینه “نشانه گذاری به خوانده نشده” را انتخاب کنیم.

این امکان برای نشانه گذاری و مراجعه مجدد کاربر به نامه‌های مهم دریافتی می تواند بسیار مثمر ثمر باشد.

 دقت کنید تغییر وضعیت یک نامه به خوانده نشده، به این معنی نیست که کاربر واقعا آن نامه را نخوانده و برای فرستنده ارجاع نامه، تاریخ مشاهده ارجاع توسط گیرنده همچنان معتبر خواهد بود. با این امکان صرفاً در کارتابل گیرنده ارجاع نامه، وضعیت نامه تغییر خواهد یافت.

امکان ارجاع خودکار به محض دریافت نامه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۴۰۱)

خیلی وقت‌ها کاربران نیاز خواهند داشت تا بر اساس تعریف یکسری قوانین بخصوص، به محض دریافت نامه‌‌ای آن نامه بصورت خودکار با شرح اقدام و سایر تنظیمات لازم به کاربر دیگری ارجاع اتوماتیک شود.

 برای این کار کافیست به بخش قوانین کارتابل وارد شده، و با ایجاد یک قانون جدید، عنوانی برای قانون وارد و اولویت اجرای آنرا تعیین کنیم;

سپس شروط قانون مورد نظرمان را که بر اساس آنها می خواهیم اطلاع رسانی دریافت کنیم را در این بخش مشخص نماییم. مثلا تعیین می کنیم برای نامه‌‌هایی که از آقای حسینی دریافت کنیم قانون اجرا شود.

سپس وارد زبانه ارجاع خودکار شویم. در زبانه ارجاع خودکار گیرنده، متن ارجاع، نوع ارجاع و سایر تنظیمات مورد نظر را تعیین و آنرا به لیست اضافه می کنیم (دقت کنید که می توانید چند نفر را در بخش انتخاب نمایید)

حال با دریافت نامه‌ای که حائز شرایط تعریف شده در قانون باشد، آن نامه بصورت خودکار به فرد بعدی ارجاع خواهد شد.

امکان دریافت اطلاع رسانی به محض ورود نامه به کارتابل (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۴۰۱)

خیلی وقت ها کاربران نیاز خواهند داشت تا از دریافت یک نامه خاص از یک شخص بخصوص (یا هر شرط دیگری که خودشان تعیین خواهند کرد) حتی اگر در سامانه اتوماسیون کسب و کار وارد هم نشده باشند باخبر شوند، برای این کار کافیست به بخش قوانین کارتابل وارد شده، و با تعریف یک قانون جدید عنوانی برای قانون وارد و اولویت اجرای آنرا تعیین کنیم;

سپس شروط قانون مورد نظرمان را که بر اساس آنها می خواهیم اطلاع رسانی دریافت کنیم را در این بخش مشخص نماییم. مثلا تعیین می کنیم برای نامه هایی که از آقای کریمی دریافت کنیم قانون اجرا شود.

سپس وارد زبانه اطلاع رسانی شویم. در زبانه اطلاع رسانی نوع اطلاع رسانی مورد نظرمان را تعیین میکنیم اطلاع رسانی می تواند با ارسال ایمیل یا پیامک و یا هر دو آنها صورت پذیرد.

حال با دریافت نامه ای که حائز شرایط تعریف شده در قانون باشد، به کاربر از طریق سیستم در قالب “پیامک یا ایمیل” اطلاع رسانی خواهد شد.

امکان ثبت خودکار و مشاهده ایمیل های دریافتی در کارتابل (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۴۰۱)

آیا علاقه مند هستید تا ایمیل های که دریافت می کنید بصورت خودکار درقالب یک نامه در داخل کارتابلتان قرار گیرند.

  • برای این کار به بخش تنظیمات شخصی کاربری بروید و گزینه “تنظیمات ثبت خودکار ایمیل ها” را انتخاب کنید.
  • با کلیک بر روی دکمه اضافه، در سمت راست فرم باز شده یک نام برای این امکان وارد و سپس آدرس ایمیلتان را برگزینید، در ادامه دبیرخانه ای که به آن دسترسی دارید و می خواهید توسط آن ثبت و شماره شدن ایمیل انجام شود را انتخاب و روی گزینه ذخیره کلیک نمایید.
  • سپس از سمت چپ تعیین نمایید که در صورت دریافت ایمیل از کدام آدرس ایمیل ها، بصورت خودکار ثبت و در کارتابل قرار گیرند.
  • در صورتی که بخواهید تمام ایمیل های که به آدرس ایمیل شما ارسال می شود بصورت خودکار ثبت و به کارتابلتان ارسال شوند گزینه “ثبت همه ایمیل های ارسال شده به حساب ایمیل شما” را انتخاب نمایید و بر روی دکمه اضافه کلیک کنید.
  • حال به محض دریافت ایمیلی که شرایط آنرا تعریف کرده باشید آن ایمیل بصورت خودکار ثبت و در کارتابلتان قرار خواهد گرفت!!!

ایجاد نامه مشابه در قالب و سربرگی جدید (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۴۰۱)

در سازمان های دولتی در هر سال حسب تغییر در شعار سال سربرگ های سازمان (قالب های نامه سازمان) دستخوش تغییر می شوند، یا حتی ممکن است یک سازمان فارغ از موضوع شعار سال، سربرگ سازمانیش را بنا به هر دلیلی تغییر دهد. این موضوع می تواند ایجاد نامه مشابه از روی نامه ای که در سربرگ قبلی ایجاد شده را دچار اشکال نماید.

در اتوماسیون کسب و کار فراگستر امکان وجود دارد تا اگر کاربر بخواهد از روی یک نامه ای که در سال قبل و برروی سربرگ قبلی ایجاد شده در سال جدید و بر روی سربرگ جدید نامه مشابه ای ایجاد نماید، بتواند قالب نامه جدید مورد نظرش را انتخاب نماید.

  • برای این مهم نامه (ورودی) مورد نظر را انتخاب میکنیم و بر روی گزینه ایجاد نامه مشابه کلیک میکنیم.
  • در فرم ایجاد نامه مشابه ابتدا گزینه “ایجاد نامه مشابه بر روی قالب جدید” را انتخاب می کنیم سپس با کلیک بر روی دکمه “دانلود بدنه” بدنه نامه قبلی را (بدون سربرگ و امضا) دریافت کرده و تمام یا آن بخشی را که می خواهیم در قالب جدید قرار دهیم را در حافظه copy میکنیم.
  • حال کافیست گزینه “انتخاب قالب …” را انتخاب نماید و قالب مورد نظر مقصد (قالب جدید) را از فهرست قالب های ووردی در دسترس انتخاب کنیم.
  • سپس با کلیک بر روی دکمه “ایجاد” در قالب جدید متن مورد نظر را paste و در نهایت نامه را در قالب جدید ایجاد کنیم.

تنظیم مشاهده متن ارجاع ذیل ردیف کارتابل (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۴۰۱)

اگر کاربر بخواهد متن ارجاعی که به او شده را ذیل ردیف نامه در کارتابلش مشاهده نماید، کافیست با کلیک بر روی گزینه مشخص شده در تصویر ذیل از نوار ابزار بالای فرم کارتابل، گزینه “متن ارجاع” را از بخش مشخص شده انتخاب کند.

در این صورت مشابه تصویر ذیل متن ارجاع دریافت شده در کارتابل، ذیل ردیف هر نامه قابل مشاهده خواهد بود.

امکان دسترسی به سوابق یک سمت (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۴۰۱)

یکی از اصلی ترین موضوعاتی که در هنگام استخدام یک فرد جدید در سازمان مطرح میشود آن است که در بعد از استخدام چطور او به مکاتبات و سوابق اطلاعات در دسترس کاربر قبلی که در سمت او قرار داشته دسترسی پیدا کند.

به عنوان مثال یک مدیر مالی چگونه می تواند به سوابق فرد قبلی که در سمت مدیر مالی یک سازمان قرار داشته دسترسی داشته باشد؟

برای این مهم در نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر راهکارهای مختلفی وجود دارد، یکی از اصلی ترین روش ها برای پاسخ به این نیاز، تنظیم دسترسی کاربر جدید به سوابق اطلاعات کاربر (یا کاربران) قبلی است که پیش از او سمت او را دارا بودند.

برای این کار راهبر سامانه در هنگام تعریف کاربر جدید و انتساب او به سمتش، مشابه تصویر گزینه “مشاهده سوابق سمت های غیر فعال در واحد سازمانی” را انتخاب و بر روی دکمه “انتخاب کاربر…” کلیک می کند.

در پنجره باز شده فهرست کاربر یا کاربران غیر فعالی که پیش از این متصدی سمت مشابه با کاربر جدید هستند در دسترس راهبر قرار خواهد گرفت. حال کافیست راهبر، کاربر یا کاربران قبلی مورد نظر را انتخاب و تغییرات را ذخیره کند.

از این به بعد کاربر جدید از بخش “سوابق سمت” که در تصویر ذیل مشاهده میشود امکان دسترسی به سوابق افرادی که پیش از او متصدی سمتش بودند را خواهد داشت. بدیهی است با ورود به سوابق افراد قبلی صرفاً امکان به جریان اندازی و ارجاع نامه ها، اسناد و فرم ها به خود یا دیگران در اختیار کاربر جدید خواهد بود و امکان ایجاد، امضاء یا … در دسترس کاربر جدید نمی باشد.

امکانات گفتگوی سازمانی (چت سازمانی) (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۴۰۱)

از گفتگوی سازمانی می‌توانید جهت انجام تعاملات غیررسمی سازمانی، تبادل اطلاعات و در صورت وجود دسترسی انتقال فایل ها و پیام های صوتی استفاده نمایید. از امکانات مهم این بخش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • دریافت اعلان در لحظه در زمان دریافت پیام
  • امکان ارسال فایل و تصاویر مجاز در پیام ها
  • امکان ارسال پیام صوتی در چت
  • امکان اخذ گزارش از گفتگوهای بین کاربران
  • امکان تعیین سطح دسترسی در گفتگوی سازمانی
  • مشاهده آرشیو گفتگوهای انجام شده هر کاربر
  • نمایش آخرین پیام تبادل شده ذیل نام کاربر
  • نمایش دو تیک آبی در صورت خواندن پیام توسط مخاطب
  • امکان جستجو بین پیام‌های رد بدل شده با یک کاربر
  • امکان Drag and Drop فایل های مجاز در محیط گفتگو برای ارسال
  • قابلیت پاسخ ( Reply ) و ارجاع پیام ( Forward )
  • قابلیت ساخت گروه ( Group )
  • قابلیت ساخت کانال ( Channel )
  • قابلیت ارسال پیام ویدئویی در چت

یکپارچگی با سایر سیستمهای سازمانی – Faragostar API (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۴۰۰)

توسعه امکانات استفاده از سرویس ارتباطی جهت اتصال به سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر

نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر دارای ظرفیت تبدیل به یک HUB جهت تبادل اطلاعات سازمان می باشد. به عنوان مثال شما قادر خواهید بود در اتوماسیون فراگستر جهت گردش اطلاعات تخصصی سایر سامانه‌های سازمان اسنادتان را در کارتابل یکپارچه آن ایجاد و به گردش در آورید، آنها را امضا و ثبت نمایید و در انتها مجدد به سیستم‌های مبدا بازپس بفرستید.

اگر بخواهیم به نمونه امکاناتی که با توسعه ارتباط با اتوماسیون کسب کار فراگستر برای سازمان مهیا خواهد گردید را ذکر کنیم می توانیم با موارد ذیل اشاره کنیم:

  1. امکان درج و گردش اسناد از سایر سیستم های سازمانی مانند سیستم‌های مالی، بازرگانی، منابع انسانی، فروش و …
  2. امکان امضا و ثبت اندیکاتور اسناد دریافت شده از سایر سیستم های سازمان
  3. امکان دریافت فایل و اطلاعات مستندات ایجاد شده و به گردش در آمده در اتوماسیون کسب و کار به جهت رفرنس اسناد سایر سیستم های تخصصی
  4. بایگانی اسناد تولید شده در سایر سیستم های سازمان
  5. امکان درج اطلاعات پایه در زمان راه اندازی سامانه اتوماسیون کسب و کار از سایر سیستم های تخصصی
  6. امکان استفاده از سرویس ارسال پیامک یا پست الکترونیکی
  7. …..

برای این مهم ما سرویس‌های ارتباطی امنی را در قالب ASP.NET Web API که یک بستر ایده آل برای ساخت RESTful application ها است آماده و در قالب مستندی که حاوی اطلاعات لازم برای استفاده از آنها می باشد، از طریق خود اتوماسیون کسب و کار فراگستر در اختیار توسعه دهندگان (Developers) قرار دادیم.

امکان تنظیم گزینه‌های درختواره و زبانه‌های فرمهای نمایش نامه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۴۰۰)

در نسخه ۷ اتوماسیون کسب و کار فراگستر امکانی فراهم شده که بتوانید چیدمان منوهای درختواره سمت راست سیستم و همینطور زبانه‌های فرمهای نمایش نامه را مطابق سلیقه و نیاز خودتان به دلخواه تنظیم کنید.

برای این منظور، با کلیک روی گزینه «تنظیمات» در پایین منوی اصلی، فرمی باز می‌شود که با آن می‌توانید علاوه بر تعیین نمایش یا عدم نمایش منوهای اصلی درختواره، ترتیب نمایش آنها را نیز با Drag and Drop  تغییر دهید.

همچنین برای مدیریت امکانات فرم های اصلی، تنظیماتی وجود دارد که می‌توانید زبانه‌ها وtab‌های فرم‌های اصلی سامانه را به دلخواه خود و بر حسب نیاز روشن و خاموش نمایید.

زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۴۰۰)

زیر سیستم پیشخوان خدمات کارکنان انتخاب مناسب و هوشمندانه‌ای برای آن دست از سازمان‌هایست که تمایل دارند برای پرسنل سازمانیشان این امکان را فراهم آورند تا درخواست‌های روتین سازمانشان از جمله (درخواست‌ مرخصی، درخواست ثبت ماموریت، درخواست اصلاح کارکرد و…) را در بستر کارتابل یکپارچه اتوماسیون اداری فراگستر به گردش درآورند.

کاربران این زیرسیستم می‎‌توانند درخواستهایشان را از هر جایی که حضور دارند بصورت کاملا مکانیزه و با قابلیت پیگیری دقیق در اتوماسیون اداری فراگستر به گردش دربیاورند.

این فرم ها آماده هستند و نیازی به طراحی در بستر فرمساز یا سیستم مدیریت فرایندها ندارند، همچنین این فرم ها به سادگی در اتوماسیون به گردش در می آیند و بر اساس الگوهای قابل تعریف سیر اخذ تاییدات را طی خواهند نمود.

مجهز شدن اتوماسیون اداری به تکنولوژی OCR (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۴۰۰)

تکنولوژی تبدیل تصاویر به متون (OCR) امکان جستجو و دستیابی به اطلاعات داخل تصاویر اسکن شده یا تصاویر دریافت شده از درگاه‌هایی مانند فکس، ایمیل، ECE و پیشخوان خدمت را با دقت بالای ممکن ساخته و کیفیت ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات را به میزان چشمگیری افزایش می‌دهد.

برای استفاده از OCR در داخل اتوماسیون کسب و کار فراگستر نیاز به نصب هیچ نرم‌افزار جانبی وجود نداشته و هیچگونه تنظیم یا پیش نیاز خاصی مورد نیاز نمی‌باشد.

در هنگام ثبت مکاتبات و مستندات فایل‌های تصاویر در طی یک پرداش موازی بدون آنکه کوچکترین خللی در فرایند عادی سامانه ایجاد شود در کمترین زمان ممکن تبدیل به متن گردیده و داخل پایگاه داده ذخیره خواهد شد، پس از آن است که کاربر قابلیت جستجو داخل متون تصاویر ثبت شده را نیز در اختیار خواهد داشت.

امکان تعیین زمانبندی برای ثبت و ارجاع نامه‌ها در اتوماسیون اداری (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۴۰۰)

در اتوماسیون اداری فراگستر این امکان تعبیه گردیده که پیش از ثبت یا اندیکاتور نامه، توسط کاربر تعیین شود که نامه برای گیرندگان در یک برنامه زمان‌بندی شده، ارجاع شود.

 به عنوان مثال در بسیاری از سازمان‌های بهره‌بردار نامه‌های عمومی وجود دارند که شاید بیشتر از ۱۰۰۰ گیرنده داشته باشند، این امکان کمک می‌کند که نامه آماده شود و در هنگام ثبت تعیین شود که نامه در خارج از ساعت کاری برای گیرندگان ارجاع شود.

 یا نامه‌ای برای آخر هفته آماده می‌شود و کاربر تنظیم می‌کند نامه روز شنبه ساعت ۸ صبح ارجاع شود.

برای استفاده از این قابلیت، باید سرویس Operation مرتبط با آن فعال گردد، در این صورت در بخش تنظیمات پیشرفته نامه گزینه “زمانبندی ارجاع” در دسترس قرار خواهد گرفت. حال کافیست کاربر تاریخ و ساعت مورد نظرش را تعیین و نامه را ثبت نماید. در این حالت نامه درصف ارسال قرار می‌گیرد و در همان زمان تعیین شده، توسط سیستم برای گیرنده یا گیرندگان ارجاع خواهد شد.

اختتام گروهی نامه‌های دارای اقدام (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۴۰۰)

بسیاری از کاربران می‌خواهند نامه‌هایی که با نوع ارجاع «جهت اقدام» برای افراد دیگر ارسال نموده‌اند را بصورت (گروهی) خاتمه‌ی اقدام بزنند. برای این منظور در فرم فهرست پیگیری گزینه «خاتمه همه» ایجاد شد که توسط آن کاربر می‌تواند نامه‌های منتظر تایید اقدام را بصورت گروهی انتخاب و آنها را «تایید اقدام» یا «رد تایید» نماید.

اختتام گروهی نامه‌های دارای اقدام

امکان ذخیره سازی فیلترها در فرم جستجوی پیشرفته (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۴۰۰)

در فرم جستجوی پیشرفته امکانی به سامانه اضافه گردید تا شما بتوانید فیلترهای پرتکرار را برای خود ذخیره‌سازی نمایید تا هر دفعه لازم نباشد فیلترهای مشابه را بصورت تکراری در فرم جستجو وارد نمایید. به عنوان مثال فرض کنید بخواهید نامه‌هایی را جستجو کنید که از یک فرستنده خاص دریافت می‌کنید و این جستجو را بصورت مرتب انجام می‌دهید. برای این کار کافیست فیلتر یا فیلترهای مورد نظر را بر روی فرم جستجوی پیشرفته انجام دهید و سپس بر روی آیکون مشخص شده در تصویر کلیک نمایید و با دادن نامی فیلتر را ذخیره کنید.

در دفعات بعد می‌توانید به این بخش مراجعه نمایید و از بین فیلترهای ذخیره شده، فیلتر مورد نظرتان را با کلیک بر روی دکمه اعمال فیلتر در فرم جستجوی پیشرفته لحاظ نمایید.

همچنین به فرم جستجوی پیشرفته امکانات ذیل اضافه شده است:

  • امکان انتخاب چند فرستنده یا گیرنده
  • امکان انتخاب وضعیت مشاهده ارجاع نامه توسط گیرنده در وضعیت های (همه – خوانده شده – خوانده نشده)
  • امکان فیلتر فقط شرکت‌های بیرونی در فرستنده و گیرندگان اصلی نامه – برای زمانی که بخواهیم نامه هایی که از تمام اعضای یک سازمان بیرونی گرفته‌ایم یا به تمام اعضای یک سازمان بیرونی ارسال کرده‌ایم را مورد جستجو قرار دهیم.
  • امکان جستجو بر اساس امضا کنندگان نامه

تعیین زمانبندی برای ارسال نامه از طریق فکس، ایمیل یا ECE (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: تابستان ۱۴۰۰)

این امکان به سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر اضافه گردید که بتوان طبق یک  زمانبندی از پیش تعیین شده، نامه‌ها را فکس، ایمیل یا ECE نمود. به عنوان مثال کاربر دبیرخانه می‌تواند تنظیم کند که یک نامه برای فردا ساعت ۸ صبح توسط فکس ارسال شود. برای این کار کافیست در فرم ارسال نامه بعد از تعیین نحوه ارسال نامه (فکس، ایمیل یا ECE) در بخش پایینی فرم، اقدام به تعیین زمانبندی جهت ارسال نمود.

تعیین ناظر بر روی نامه‌ (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: تابستان ۱۴۰۰)

با فعال کردن امکان ناظر (watch) بر روی نامه‌‌ها در اتوماسیون فراگستر، کاربر از انجام عملیاتی که توسط دیگر کاربران بر روی نامه انجام می‌شود می‌تواند از طریق پیامک یا پست الکترونیک مطلع شود.

اقلام اطلاعاتی فرم فهرست تحت نظر

  • میتوان در حوزه اطلاع رسانی تعیین کرد برای چه عملیاتی ناظر تعیین شود.
  • نحوه اطلاع رسانی از عملیات انجام شده می‌تواند از طریق پیامک یا پست الکترونیک باشد.

Sync تقویم جلسات با تقویم گوگل (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۴۰۰)

یکی از قابلیت‌های جدید که برای مدیریت بهتر جلسات کاری و یادآوری رویدادها و فعالیت‌های ثبت شده در اتوماسیون فراگستر طراحی و پیاده‌سازی شده است، مدیریت یکپارچه کردن تقویم اتوماسیون با تقویم سامانه‌های دیگری نظیر گوگل (google Calender) می‌باشد.به این ترتیب که رویدادهای ثبت شده در تقویم اتوماسیون فراگستر به صورت خودکار به تقویم گوگل منتقل میگردد.

مزایای sync تقویم اتوماسیون با تقویم گوگل:

  • همسان سازی رویدادهای درج شده در تقویم اتوماسیون فراگستر با تقویم گوگل
  • امکان اطلاع رسانی به افراد حاضر در جلسه از طریق ایمیل
  • یادآوری جلسات روی گوشی‌های همراه
Sync تقویم جلسات با تقویم گوگل

امکان بایگانی اسناد (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۴۰۰)

در قابلیت جدید “بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر”، امکانات زیر از سیستم مدیریت مستندات در کارتابل اتوماسیون فراگستر، در دسترس کاربران مشتری قرار داده شده است.

امکاناتی از قبیل:

  • تعیین محل بایگانی اسناد پیش از ثبت سند در اتوماسیون 
  • عدم نیاز به تعیین گیرنده برای ثبت سند در اتوماسیون ( سند بدون تعیین گیرنده قابل ثبت است)
امکان بایگانی اسناد

رزرو شماره اندیکاتور در دبیرخانه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۴۰۰)

در بسیاری از دبیرخانه‌های سازمان‌های بزرگ این نیاز وجود دارد تا بنا به هر دلیلی نامه‌ای در تاریخی قبل از تاریخ آن روز شماره شود به عنوان مثال دبیرخانه‌ای بخواهد نامه صادره‌ای را به تاریخ ۱ هفته قبل شماره کند.
در این صورت لازم است هم شماره نامه از آخرین شماره نامه‌ها کوچکتر باشد (شماره اندیکاتور اتوماتیک و بصورت خودکار داده نشود) و هم تاریخ نامه (اعم از تاریخ ثبت نامه و تاریخ شماره شدن نامه) به تاریخ ۱ هفته قبل تعیین گردد تا در ترتیب قرار گیری نامه‌ها در فهرست دبیرخانه نامه مورد نظر قبل از نامه های آخر و در جایگاه درستی قرار گیرد.
با استفاده از قابلیت رزرو شماره اندیکاتور، کاربران (دارای دسترسی) در دبیرخانه ها می‌توانند در ابتدای هر سال یا ابتدای هر دوره زمانی که خودشان تشخیص می‌دهند، تعدادی شماره از طریق فرم “رزرو شماره نامه” در قسمت زیر ساخت اتوماسیون رزرو کرده و در زمان نیاز از شماره‌های رزرو شده در هنگام ثبت نامه استفاده نمایند.

رزرو شماره اندیکاتور در دبیرخانه

امکان تعریف قوانین ثبت نامه از کارتابل و یا دبیرخانه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۴۰۰)

در بسیاری از سازمان‌ها، قوانینی وجود دارد که بر اساس آن تمام یا بعضی از نامه‌ها حسب شرایطی، بعد از ثبت در اتوماسیون اداری، می‌بایست حتما علاوه بر ارجاع به مخاطب(گیرنده) اصلی، برای افراد خاص دیگری نیز در سازمان ارجاع شود.

به طور مثال: تمام نامه‌های فوری، علاوه بر ارجاع به گیرنده اصلی، حتما باید به “مسئول پیگیری” نیز ارجاع شود.

به همین منظور به جهت جلوگیری از خطای نیروی انسانی، سهولت در عملکرد و مکانیزه کردن فرآیند این قبیل از شرایط و قوانین حاکم بر سازمان‌ها، دو امکان و قابلیت جدید”“قوانین ثبت نامه” و “قوانین ثبت نامه از دبیرخانه” در اتوماسیون فراگستر طراحی و پیاده‌سازی شده است.

امکان تعریف قوانین ثبت نامه از کارتابل و یا دبیرخانه

زیرسیستم آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایل ها (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۳۹۹)

فراگستر در نسخه ۷ اتوماسیون اداری زیرسیستم آرشیو پایگاه داده را طراحی نموده است، که در این زیرسیستم پایگاه داده به دو بخش Live و Archive تقسیم بندی میشود و با یک بار بکاپ گیری از بخش Archive از آن پس کافیست از داده‌های تولید شده در پایگاه داده Live بکاپ گیری انجام شود…

از مزایای دیگر آرشیو پایگاه داده:

  • منابع سخت افزاری شما به میزان قابل توجهی آزاد می‌شود
  • زمان برگشت در هنگام رخداد خرابی، بسیار سریعتر خواهد بود
  • هزینه ذخیره‌سازی اطلاعات بسیار کاهش می یابند
  • همه اطلاعات شما هم همیشه در دسترس هستند
  • از امکانات دیگر این زیر سیستم، مدیریت فایل ها از طریق کاهش حجم تصاویر و بدنه فایل‌های تولید شده در اتوماسیون اداری فراگستر است

ارسال ارجاع صوتی بجای متن (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۳۹۹)

در نسخه ۷ اتوماسیون کسب و کار فراگستر، در فرم ارجاع اتوماسیون امکان Record و الصاق پیام صوتی به سیستم افزوده شد. با استفاده از این قابلیت کاربران می‌توانند علاوه بر درج متن پاراف یا هامش، دستورات خود را بصورت فایل صوتی برای یکدیگر ارسال نمایند.

ارسال ارجاع صوتی بجای متن

توسعه امکانات مدیریت دسترسی به پیوست‌ها و نامه های مرتبط (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۹)

در اتوماسیون اداری فراگستر قابلیتی افزوده شده است که با استفاده از آن کاربران (درصورت دریافت مجوز از راهبر سیستم) میتوانند برای مشاهده پیوست‌ها و نامه‌های مرتبط یک نامه دسترسی تعیین نمایند تا آنها برای همه گیرندگان نامه در دسترس نباشند و فقط در دسترس کاربران مورد نظر باشد.

توسعه امکانات مدیریت دسترسی به پیوست‌ها و نامه های مرتبط

الصاق پیوست به نامه یا ارجاع بصورت Drag and Drop (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۳۹۸)

در فرم ایجاد و ارجاع نامه قابلیتی افزوده شده که سبب افزایش کارایی و بهبود رابط کاربری نرم افزار شده است.

در نسخه ۷ به بعد نرم افزار اتوماسیون، اگر قصد افزودن یک فایل بعنوان پیوست در نامه یا ارجاع نامه را دارید با Drag & Drop، فایل‌ها بطور خودکار در قسمت پیوست‌های نامه قرار می‌گیرد.

الصاق پیوست به نامه یا ارجاع بصورت Drag and Drop

شناسه ملی سند (شمس) (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۳۹۸)

شناسه ملی سند، شناسه ای است که هویت یکتایی برای سند ایجاد می‌نماید و در قالب QR Code به سند اختصاص داده میشود و از این طریق قابلیت شناسایی و بهره‌برداری ساده و سریع سند در سطح ملی (مابین کلیه دستگاههای اجرایی کشور) وجود دارد. (درصورت تهیه لیسانس)

شناسه ملی سند (شمس)

توسعه و بهینه سازی ثبت و مانیتورینگ ECE (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۳۹۸)

در نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر جهت سهولت در مانیتورینگ ECE ها قابلیت‌هایی به بخشهای ECE ارسالی و دریافتی افزوده شد.

  • تفکیک ایمیل‌های دارای رسید و بدون رسید
  • سادگی و کاربرپسندی بیشتر برای فرم ثبت ECE
  • قابل ویرایش بودن موضوع نامه جهت ثبت ECE دریافتی
  • در دسترسی بودن اطلاعات فایل ECE و اطلاعات ایمیل
  • و…
توسعه و بهینه سازی ثبت و مانیتورینگ ECE

افزودن ستونهای اطلاعاتی بیشتر به کارتابل و ارسال شده ها (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۳۹۸)

با افزوده شدن این قابلیت جدید به نسخه ۷ اتوماسیون اداری از این پس میتوانید ستونهای بخش کارتابل و ارسال شده‌ها را شخصی سازی نمایید.

گزینه‌هایی مانند شماره رهگیری، تاریخ نامه، عنوان دبیرخانه، ثبات نامه، فوریت نامه، محرمانگی نامه، شماره نامه وارده، تاریخ نامه وارده و… قابل افزودن می‌باشد.

افزودن ستونهای اطلاعاتی بیشتر به کارتابل و ارسال شده ها

دریافت بدنه Word نامه بدون امضا و سربرگ (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۳۹۸)

برای نامه‌های داخلی یا صادره که در ویرایشگر Word ایجاد می‌گردند امکانی تعبیه گردیده تا کاربران بتوانند بدون استفاده از گزینه «ایجاد نامه مشابه»، بدنه و محتوای این دست از نامه‌ها را بصورت باز و قابل ویرایش (بدون تصویر امضاها و سربرگ) دریافت (دانلود) نمایند.

دریافت بدنه Word نامه بدون امضا و سربرگ

مشاهده کارتابل کاربران در سایر سازمانها (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۸)

در بسیاری از سازمان‌ها همانند بانکها، وزارتخانه‌ها، هولدینگ‌ها و… که پیاده‌سازی چند سازمانی دارند، امکانی تعبیه شده که مدیر یا مدیران ارشد سازمان با ورود به کارتابل کاربران در دیگر سازمان‌های زیر مجموعه بتوانند کارتابل‌های کاربران را مشاهده نمایند.

مشاهده کارتابل کاربران در سایر سازمانها

انتخاب فایلهای پیوست و صفحات خاص مدنظر در هنگام ارسال نامه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۸)

در نسخه جدید سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، امکانی در فرم ارسال نامه ایجاد شده تا کاربر بتواند فایل و صفحات موردنظرش از نامه را در هنگام ارسال نامه (از طریق : فکس – ایمیل – ECE) انتخاب نماید و دیگر لازم نیست تمام نامه را فکس، ایمیل یا ECE نماید.

انتخاب فایلهای پیوست و صفحات خاص مدنظر در هنگام ارسال نامه

مشاهده نامه های قبلی و بعدی از داخل نامه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۸)

با این قابلیت در هنگام مشاهده یک نامه در اتوماسیون اداری فراگستر، امکان جابجا شدن بین نامه های قبلی و بعدی نامه فقط با یک کلیک فراهم شده است.

مشاهده نامه های قبلی و بعدی از داخل نامه

امکان انتخاب چند نامه و صدور دستور پرینت برای آنها بصورت همزمان (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: تابستان ۱۳۹۸)

گاهی کاربر نیاز دارد که بتواند چندین نامه را به همراه رونوشتها و پیوستهای آن بصورت همزمان از فهرستهای مختلف سیستم مثل کارتابل، ارسال‌شده‌ها، پیش‌نویس‌ها و… چاپ نماید. در نسخه ۷  این امکان فراهم شده که با انتخاب نامه(های) مورد نظر از فهرستهای مختلف، گزینه «افزودن به لیست تبدیل به PDF» را انتخاب و از این طریق نامه یا نامه‌های مورد نظر را به فهرست تبدیل به pdf اضافه نمایید. درهنگام صدور دستور پرینت، قابلیت اولویت بندی نامه‌های منتخب برای چاپ، چاپ رونوشت و چاپ پیوست نامه هم به سهولت امکان پذیر است.

امکان انتخاب چند نامه و صدور دستور پرینت برای آنها بصورت همزمان

تعیین مهلت پاسخگویی در ارجاع بر حسب روز های کاری و تعطیلات رسمی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: تابستان ۱۳۹۸)

برای ایجاد راحتی بیشتر کاربران، در فرم تعیین “فوریت نوع ارجاع” در زیر ساخت اتوماسیون اداری فراگستر، امکان تعیین مهلت پاسخگویی بر حسب تقویم (کاری) به ازای تعریف انواع فوریت ایجاد گردیده است.
پیش از این اگر شما نامه‌ای را با فوریت ارجاع مثلا فوری ارجاع می‌کردید بطور خودکار مهلت پاسخگویی معادل که برای این نوع فوریت در فرم “فوریت نوع ارجاع” قابل تعریف است درج می‌شد (مثلاً ۲ روز). با این قابلیت در همان فرم “فوریت نوع ارجاع” امکانی اضافه شده که شما می‌توانید روز کاری را از روز تقویمی جدا کنید و مهلت پاسخگویی را برای گیرنده بر حسب روزهای کاری یا روزهای تقویمی تعیین کنید.
روز تقویمی معادل همان ترتیب ایام هفته است ولی در روز کاری با تعیین و انتساب تقویم تعطیلات (که در بخش زیر ساخت اتوماسیون اداری و فرم تعریف تقویم‌ها قابل تعریف می‌باشد) می‌توانید در هنگام ارجاع نامه بطور خودکار ایام تعطیل انتهای هفته و یا ایام تعطیلی تقویمی را در محاسبه مهلت پاسخگویی دخیل کنید.

تعیین مهلت پاسخگویی در ارجاع بر حسب روز های کاری و تعطیلات رسمی

درج فایل در هنگام ارجاع نامه در اتوماسیون (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: تابستان ۱۳۹۸)

با استفاده از این قابلیت کاربر به راحتی می‌تواند در هنگام ارجاع نامه، فایل یا فایل‌هایی را در پنجره ارجاع الصاق نمایند. گیرنده‌ی نامه نیز به راحتی می‌تواند فایل‌های الصاق شده در ارجاع نامه را در درختواره ارجاعات نامه مشاهده و در صورت نیاز دانلود نماید. فایل‌‌های بارگذاری شده در هنگام ارجاع در قسمت «پیوست نامه» نیز قابل دانلود و دریافت می‌باشند.

الصاق پیوست در ارجاع از طریق Drog & Drop نیز به راحتی قابل انجام است که می‌توانید مراحل آن را در اینجا ببینید.

درج فایل در هنگام ارجاع نامه در اتوماسیون

راهنمای آنلاین و آفلاین سامانه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۸)

در نسخه جدید اتوماسیون کسب و کار فراگستر بدلیل استقبال بسیار کاربران از ویدیوهای آموزشی جدید، بخش ”راهنمای آنلاین و آفلاین سامانه” بروزرسانی شد تا کاربران دسترسی آسانتری به فیلمها، فایلها و محتواهای آموزشی بصورت آنلاین و آفلاین داشته باشند.

راهنمای آنلاین و آفلاین سامانه

امکان بروزرسانی مهلت پاسخ‌دهی برای کاربر ارجاع دهنده (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۸)

با بکارگیری این قابلیت، کاربران قادر خواهند بود تا مهلت پاسخی که خودشان بر روی ارجاع نامه‌ای تعیین نموده‌اند را در پنجره ارجاع، تغییر و یا تمدید نمایند. در این قابلیت، هر کاربری که برای نامه مهلت پاسخ تعیین کرده است فقط قادر به ویرایش مهلت پاسخ می‌باشد. ارجاع گیرندگان نامه فقط قادر به مشاهده مهلت پاسخ در بخش ارجاعات نامه خواهند بود.

امکان بروزرسانی مهلت پاسخ‌دهی برای کاربر ارجاع دهنده

وب سرویس اتصال به رصد (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۸)

سامانه رصد، سامانه ای است که توسط نهاد ریاست جمهوری با هدف پایش و رصد پی‌نوشتها و دستورهای رئیس جمهور به کلیه دستگاههای اجرایی کشور طراحی شده است. وب سرویس اتصال به رصد، امکان پیگیری و پایش نامه ارسالی از نهاد ریاست جمهوری به سایر مراکز دولتی متصل به شبکه دولت را در بستر اتوماسیون اداری فراگستر ممکن می‌سازد. (درصورت تهیه لیسانس)

وب سرویس اتصال به رصد

مخزن گزارشهای پیش فرض سیستم (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۸)

جهت ایجاد یک منبع موثق برای گزارش‌گیری کاربران در نسخه ۷ اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر، مخزن گزارش‌های پیش‌فرض سیستم توسط فراگستر، آماده و تعبیه شده است که راهبر سیستم میتواند علاوه بر استفاده از گزارشات پیش فرض و آماده سیستم، گزارشات دلخواه خود را نیز برمبنای گزارشهای آماده ایجاد نماید.

مخزن گزارشهای پیش فرض سیستم

قفل کردن پیش‌نویس نامه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۸)

چنانچه نیاز باشد پیش‌نویس‌هایی که تهیه می‌کنید در مسیر ارجاعات بعدی محتوای آنها تغییر نکند، می‌توانید از امکان قفل‌کردن پیشنویس نامه استفاده نمایید. در ادامه، تنها کاربران دارای مجوز دسترسی، امکان امضاء و یا ذخیره و ارسال پیش نویس قفل شده را خواهند داشت.

قفل کردن پیش‌نویس نامه

گزارش‌های دبیرخانه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۸)

کاربر دبیرخانه در این بخش میتواند از دبیرخانه‌هایی که به آنها دسترسی دارد گزارش تجمیعی در حوزه مکاتبات انجام شده دریافت نماید.

این گزارش‌ها بصورت جداگانه در چهار بخش زیر نمایش داده میشوند:

  1. آمار دبیرخانه
  2. آمار درگاه
  3. آمار فکس‌ها
  4. آمار ایمیل ECE های دریافت و ارسال شده
گزارش‌های دبیرخانه

تعریف عنوان مکاتباتی برای واحد ها و سمت های سازمانی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۸)

در نسخ قبلی، در هنگام استفاده از گروه گیرندگان در زمان ایجاد نامه، ترتیب قرارگیری اعضای گروه براساس ترتیب افزوده شدن به گروه بود و به دلخواه کاربر نبود. اما در نسخه ۷ امکانی قرار داده شده تا در زمان ایجاد گروه گیرندگان، بتوانید ترتیب (اولویت) قرارگیری اعضا در گروه را به دلخواه خودتان تعیین کنید.

تعریف عنوان مکاتباتی برای واحد ها و سمت های سازمانی

امکان اولویت بندی اعضای گروه گیرندگان (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۸)

گاهی لازم است برای واحد‌های افراد طرف مکاتبه از عناوین مکاتباتی مشخصی استفاده نمود که قابل درج در درختواره چارت سازمانی نیستند.

بعنوان مثال “جناب آقای مهندس علی احمدی – ریاست محترم اداره کل روابط عمومی تهران”.

در این مثال کلمه “محترم” به عنوان بخشی از عنوان واحد طرف مکاتبه در چارت قابل درج نیست ولی هربار لازم است توسط کاربر بصورت دستی در نامه نگاری با ویرایش عنوان گیرنده اصلاح شود.

افزودن عنوان مکاتباتی برای واحدها و سمت‌های سازمانی موردنظر، قابلیتی جدید است که در این نسخه برای راحتی کاربران اعمال شده است.

امکان اولویت بندی اعضای گروه گیرندگان

جستجو بین گیرنده و فرستنده متفرقه در اتوماسیون (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۸)

در نسخه ۷ اتوماسیون اداری، قابلیت جستجو بین گیرنده و فرستنده متفرقه ای که قبلاً یکبار با نام آنها نامه‌ای ثبت شده؛ فراهم گردیده است.

با این قابلیت هنگام ثبت نامه‌ با گیرنده یا فرستنده متفرقه لازم نیست هر بار نام آن شخص یا سازمان را بنویسید بلکه با یکبار ذخیره سازی و نوشتن بخشی از نام آن، می‌توانید با جستجو در کادر فرستنده یا گیرنده متفرقه در فرم گیشه آن را انتخاب کنید و دیگر نیاز به نوشتن مجدد آن نخواهد بود.

جستجو بین گیرنده و فرستنده متفرقه در اتوماسیون

مدیریت فرستنده و گیرنده‌های متفرقه در اتوماسیون (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۸)

می‌دانیم که نامه‌هایی که فرستنده یا گیرنده آنها در پایگاه داده سامانه وجود ندارند را می‌توان بصورت گیرنده یا فرستنده متفرقه ثبت نمود. با این قابلیت جدید اتوماسیون فراگستر کاربر دبیرخانه می‌تواند سر فرصت تمام نامه‌ها یا بسته‌هایی که با فرستنده یا گیرنده متفرقه ثبت کرده را به یک شخص/شرکت بیرونی شناسه‌دار (شخص یا شرکت بیرونی که در سیستم تعریف نموده و در جداول پایگاه داده موجود می‌باشد) منتسب نماید.

مدیریت فرستنده و گیرنده‌های متفرقه در اتوماسیون

کلیدهای میانبر برای ثبت نامه و بسته شدن خودکار فرم شماره‌دهی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۸)

در نسخه ۷ اتوماسیون کسب و کار فراگستر، بدلیل افزایش سرعت و سهولت در ثبت نامه توسط کاربر، ۲ امکان زیر افزوده شده است.

  1. کاربر دبیرخانه بعد از تکمیل اطلاعات نامه و به جهت ثبت آن (از فرم گیشه) می‌تواند با فشردن کلیدهای ترکیبی نامه را ثبت کند.
  2. علاوه بر امکان بستن دستی فرم شماره‌دهیِ ثبت نامه در دبیرخانه، این فرم بطور پیش فرض بعد از ۵ ثانیه که در شمارشگر بالای فرم نیز مشخص است بسته خواهند شد.
کلیدهای میانبر برای ثبت نامه و بسته شدن خودکار فرم شماره‌دهی

تشخیص و نمایش هوشمند دنباله مکاتبات مرتبط با یک سند (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۸)

در نسخه ۷، در صورت فعال بودن لایسنس  موتور جستجوی بهجو ، سیستم بر اساس هوش موجود در موتور جستجوی بهجو کلیه‌ی مکاتباتی که به نحوی به نامه جاری از لحاظ موضوع، متن، ارجاع، فرستنده، گیرنده و… تشابهی داشته باشد؛ بصورت خودکار در بخش «ارتباط‌های هوشمند» به کاربر نمایش می‌دهد.

تشخیص و نمایش هوشمند دنباله مکاتبات مرتبط با یک سند

امکان نگهداری بدنه و پیوست نامه در فرم گیشه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۸)

با این قابلیت هنگامی که شما می‌خواهید به صورت متوالی یک بدنه نامه یا پیوست آن را در فرم گیشه ثبت نمایید، فقط کافیست در فرم گیشه یکبار آن را بارگذاری نمایید. بعد از این با هر بار زدن دکمه ثبت و جدید یا نگهداشتن همزمان سه کلید ctrl+shift+enter فایل بدنه یا پیوست برای ثبت های بعدی باقی خواهد ماند.

امکان نگهداری بدنه و پیوست نامه در فرم گیشه

کنترل ویرایش همزمان پیش‌نویس‌ نامه توسط اعضای تیم (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۸)

به منظور کنترل همزمانی ویرایش‌های پیش‌نویس در هنگامی که یک پیش نویس توسط یک کاربر باز شده باشد، کاربر یا کاربران دیگری که به آن پیش نویس دسترسی دارند امکان ویرایش و ایجاد تغییری بر روی پیش نویس را نخواهند داشت. این امکان کمک می‌کند که پیش نویس ها به صورت همزمان و بدون اطلاع توسط کاربرهای مختلف ویرایش نشود.

در صورت باز بودن پیش نویس توسط یک کاربر، اگر کاربر دیگری پیش نویس را باز نماید، سیستم به او هشدار می‌دهد و امکان ذخیره همزمان تغییرات برای کاربر دوم غیر فعال میشود.

کنترل ویرایش همزمان پیش‌نویس‌ نامه توسط اعضای تیم

بایگانی درگاه و دبیرخانه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۳۹۷)

کاربر دبیرخانه میتواند نامه‌های داخل درگاه و نامه‌های موجود در فهرست نامه‌ها را در پوشه‌های بایگانی مرتبط با درگاه و دبیرخانه بایگانی نماید.

نامه‌های بایگانی شده در درگاه را در بخش “بایگانی درگاه” و نامه‌های بایگانی شده در دبیرخانه را در فرم “بایگانی دبیرخانه” مشاهده نمایید. (درصورت تهیه لیسانس چندسازمانی)

بایگانی درگاه و دبیرخانه

درگاه دبیرخانه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۳۹۷)

درگاه دبیرخانه شامل تمامی نامه‌های ارسالی و دریافتی به درگاه است که کاربر دبیرخانه به آن دسترسی دارد.

کاربران دبیرخانه پس از ورود به بخش درگاه دبیرخانه، در یک فرم می‌توانند تمامی نامه‌های ارجاع شده به درگاه را به ترتیب تاریخ، دریافت و مشاهده نمایند. (درصورت تهیه لیسانس چندسازمانی)

درگاه دبیرخانه

فهرست فکس‌ها، ایمیل‌ها و ECE ها (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۳۹۷)

در نسخه جدید دبیرخانه تحت وب فراگستر، از تب‌های فهرست فکس‌ها، فهرست ایمیل‌ها و فهرست ECE ها میتوانید:

  1. فکسهای دریافتی را پس از مشاهده ثبت نمایید.
  2. ایمیلهای دریافتی را پس از مشاهده تبدیل به پیش نویس کرده و ثبت نمایید.
  3. ECE های دریافتی و ارسالی را مشاهده و ثبت نمایید.
فهرست فکس‌ها، ایمیل‌ها و ECE ها

امکانات جدید فرم ثبت نامه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۳۹۷)

کاربر دبیرخانه میتواند نامه را از دو روش “گیشه” و فرم “نامه جدید” ثبت کند.

در نسخ قبلی امکان ثبت کامل نامه در گیشه مهیا نبود و صرفاً جهت ثبت اولیه و اخذ شماره از این فرم استفاده میشد. ولی در نسخه جدید کاربر می‌تواند بصورت کامل یک نامه را در گیشه ثبت و آنرا به گیرندگان نامه ارجاع نماید.

امکانات جدید فرم ثبت نامه

گزارش نامه‌های مرتبط سازمان (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۳۹۷)

در بخش “گزارش از نامه‌های مرتبط سازمان” میتوانید گزارشی از همه نامه‌های سازمان، مرتبط به کاربر دبیرخانه تهیه نمایید.

این گزارش می‌تواند شامل فیلترهای بازه تاریخ ثبت نامه، دبیرخانه ثبت نامه، فرستنده (یا امضاء دوم)، امضاء اول و نوع نامه باشد.

گزارش نامه‌های مرتبط سازمان

الزامی نمودن پاسخ به نامه‌ها در دبیرخانه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: زمستان ۱۳۹۷)

در نسخه جدید دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر، امکانی افزوده شده است که کاربر بتواند تعیین نماید کدامیک از نامه‌ها لازم است حتماً پاسخ داده شود.

همچنین کاربر می‌تواند در آینده از روی نامه‌های دارای پاسخ و بدون پاسخ، گزارش تهیه کند.

الزامی نمودن پاسخ به نامه‌ها در کارتابل

ذخیره‌سازی مقادیر فرم گیشه برای ثبت‌های بعدی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۷)

در فرم گیشه که وظیفه ثبت نامه‌ها را بر عهده دارد، کنار هر فیلد اطلاعاتی چک باکسی مشابه با تصویر تعبیه شده که کاربر می‌تواند با انتخاب آنها در هنگام ثبت سری نامه‌ها، مقادیر قبلی فیلدهای اطلاعاتی فرم گیشه را برای ثبت بعدی بطور موقت ذخیره نماید.

این قابلیت برای زمانی مناسب است که مثلا چند نامه از یک فرستنده در یک تاریخ مشخص را بخواهیم ثبت کنیم. از آنجایی که فرستنده و تاریخ نامه‌ها عوض نمی‌شوند کافیست که تیک کنار این فیلدهای اطلاعاتی را بزنیم تا این مقادیر انتخاب شده برای ثبت‌های بعدی نیز باقی بماند.

ذخیره‌سازی مقادیر فرم گیشه برای ثبت‌های بعدی

تنظیم تعداد سطر، ستون و فیلدها در فهرست نامه و گیشه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۷)

با افزوده شدن این قابلیت، کاربر دبیرخانه می‌تواند تعداد ردیف‌ها، ستونها و فیلدها در فهرست نامه و گیشه را شخصی‌سازی نماید.

  • تنظیم تعداد سطرها و بازه زمانی نمایش در فهرست نامه‌ها
  • تنظیم ترتیب نمایش ستون‌ها در فهرست نامه‌ها
  • تنظیم ترتیب نمایش فیلدها در فرم ثبت نامه (گیشه)
تنظیم تعداد سطر، ستون و فیلدها در فهرست نامه و گیشه

جستجو در فهرست‌های دبیرخانه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۷)

تاکنون عمل جستجو در فهرست نامه‌ها بصورت کلیِ ساده و پیشرفته انجام می‌شده است. از این پس قابلیت جستجو و یافتن نامه‌ها در فرم فهرست نامه برحسب نوع اطلاعات ستونهای مختلف نیز به شرح زیر قابل انجام است:

  • جستجو در داخل متون
  • جستجو در داخل اعداد
  • جستجو در بازه تاریخی
  • جستجو در اقلام اطلاعاتی که از قبل توسط سیستم تعیین شده‌اند باشد
جستجو در فهرست‌های دبیرخانه

گزارش کارکرد سیستم در یک نگاه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۷)

با استفاده از گزارش کارکرد سامانه در یک نگاه، کاربران میتوانند از تعداد کل نامه‌ها و کل ارجاعات سیستم اتوماسیون اداری در بازه‌های زمانی شامل (ماه اخیر، سه ماه اخیر، شش ماه اخیر، نه ماه اخیر، دوازده ماه گذشته و سال جاری) به دو صورت عددی و نموداری گزارش‌های سیستمی دریافت نمایند.

گزارش کارکرد سیستم در یک نگاه

توسعه امکانات و سرعت بارگزاری بایگانی نامه ها (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۷)

جهت توسعه امکانات فرم‌های مرتبط با بایگانی نامه‌ها امکان جستجو در پرونده‌های بایگانی به ترتیبی فراهم گردید که کاربر می‌تواند نتایج جستجو در فهرست پرونده‌های بایگانی که به آنها دسترسی دارد را در دو وضعیت لیستی و درختی مشاهده نماید.

توسعه امکانات و سرعت بارگزاری بایگانی نامه ها

افزودن فیلدها و تگ‌های متناظر اطلاعات تماس به دپارتمان‌ها (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۷)

با استفاده از این قابلیت راهبر سامانه می‌­تواند اطلاعات تماس (مانند تلفن، فکس، پست الکترونیک و آدرس) مربوط به سمت‌ها را در بخش زیرساخت وارد کرده تا با استفاده از تگ، آنها را در بدنه نامه نمایش دهد.

افزودن فیلدها و تگ‌های متناظر اطلاعات تماس به دپارتمان‌ها

ایجاد دسترسی برای تعیین جانشین (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۷)

بمنظور استفاده از این قابلیت، راهبر سیستم می­تواند دسترسی ایجاد و یا عدم ایجاد تعیین جانشین را برای کاربران تعریف کند. در صورت فعالسازی این قابلیت، کاربران امکان تعیین جانشین را برای خود خواهند داشت.

ایجاد دسترسی برای تعیین جانشین

ایجاد نامه مشابه از پیش‌نویس نامه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۷)

اغلب نیاز است تا از پیش‌نویس نامه تهیه شده یک یا چند پیش‌نویس مشابه تهیه شود. قابلیت “ایجاد نامه مشابه” در نوار ابزار بالای صفحه ‌پیش‌نویس نامه برای کاربر این امکان را ایجاد کرده تا از پیش‌نویس نامه یک یا چند کپی مشابه تهیه نمایید. در نسخ قبلی، این امکان فقط در کارتابل نامه های دریافتی و ارسالی وجود داشتی.

ایجاد نامه مشابه از پیش‌نویس نامه

الزامی نمودن پاسخ به نامه‌ها در کارتابل (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۷)

همه ما روزانه چندین نامه در کارتابل خود ارسال و دریافت می‌کنیم که برخی از آنها حتما نیاز به پاسخ داشته و برخی دیگر ندارند.

در نسخه ۷ برای بهبود کارایی و گزارش‌گیری کاربران قابلیتی افزوده شده تا کاربر بتواند الزامی نمودن پاسخ نامه موردنظر خود را از فهرست کارتابل یا ارسال شده‌ها تعیین نماید.

بهره‌گیری از این قابلیت بیشترین کاربرد را برای کاربران دبیرخانه به همراه دارد. بطوریکه به راحتی قادر خواهند بود گزارشی از نامه‌هایی که پاسخ آنها ارائه شده یا هنوز بدون پاسخ باقی مانده‌اند را تهیه نمایند.

الزامی نمودن پاسخ به نامه‌ها در کارتابل

تعیین فوریت و سطح طبقه‌بندی نامه (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۷)

هر نامه می‌تواند دارای یک سطح محرمانگی باشد و برحسب نوع فوریت برای گیرنده ارسال شود.

کاربران با استفاده از این قابلیت می‌توانند انواع فوریت نامه (عادی / فوری / خیلی فوری و…)، سطح طبقه‌بندی نامه (عادی / محرمانه / خیلی محرمانه و…) را در نوار ابزار پیش‌نویس نامه جدید، برحسب سطح دسترسی خود برای گیرنده نامه تعیین نمایند.

نامه‌های داری فوریت بالاتر از عادی با علامت فوری (علامت تعجب قرمز) در کارتابل گیرنده مشخص می‌باشد.

تعیین فوریت و سطح طبقه‌بندی نامه

افزودن فایل در بخش اخبار و اعلانات (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۷)

در فرم مربوط به ایجاد خبر جدید، علاوه بر درج عنوان خبر، بدنه خبر و تصویر شاخص، امکان بارگزاری فایل جهت دانلود نیز اضافه شده است. نوع و حجم فایل قابل بارگذاری در بخش تنظیمات مرتبط با فایل اخبار و اعلانات توسط راهبر سیستم قابل تعیین می باشد.

افزودن فایل در بخش اخبار و اعلانات

تنظیم نحوه نمایش نامه مرتبط (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم‌ افزار: پاییز ۱۳۹۷)

افزودن قابلیت “تنظیمات نمایش نامه مرتبط” در تب نامه مرتبط به کاربر دبیرخانه این امکان را می‌دهد تا در هنگام ورود به تب نامه مرتبط نحوه فراخوانی نامه‌های مرتبط شده به نامه جاری را مطابق با یکی از گزینه‌های زیر مشاهده نماید.

  • نمایش نامه‌های مرتبط به این نامه
  • نمایش نامه‌هایی که این نامه به آنها مرتبط شده است
  • نمایش زنجیره سوابق نامه
تنظیم نحوه نمایش نامه مرتبط

تعیین یادآوری و مشاهده سوابق یادآوری‌های تنظیم شده (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: تابستان ۱۳۹۷)

بمنظور انجام پیگیری‌های لازم روی یک نامه، کاربر می‌تواند یک یا چند یادآوری روی نامه برای خودش و یا دیگر کاربران تنظیم نماید تا به موقع جهت انجام کارهای لازم روی نامه، سیستم هشدار دهد. همچنین کاربر میتواند در یک نگاه، کل سوابق یادآوریهای ثبت شده را مشاهده و آنها را خاتمه و یا برای مدت مشخصی به تعویق بیاندازد.

تعیین یادآوری و مشاهده سوابق یادآوری‌های تنظیم شده

امکان جستجو در کارتابل و زیر پوشه‌های آن در اتوماسیون (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: تابستان ۱۳۹۷)

گاهی در اتوماسیون اداری بدنبال نامه‌ای هستیم که دقیقاً نمی‌دانیم داخل پوشه کارتابل قرار دارد یا در یکی از زیر پوشه‌هایی نظیر جهت امضاء، جهت استحضار و… یا حتی زیرپوشه‌های شخصی که خودمان ایجاد کرده‌ایم. در این شرایط برای جستجوی دقیقتر می‌توانید در هنگام جستجو در بالای نوار کارتابل، تیک مربوط به گزینه”جستجو به همراه پوشه‌های زیرمجموعه ” را انتخاب نمایید.

امکان جستجو در کارتابل و زیر پوشه‌های آن در اتوماسیون

تعریف چند گیرنده در ارجاع سریع (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: تابستان ۱۳۹۷)

ارجاع سریع در اتوماسیون کسب و کار فراگستر قابلیتی است که می‌توانید با استفاده از آن یک نامه را به چندین گیرنده دارای سمت سازمانی با شرح و نوع ارجاع (یا محرمانگی) تعیین شده بطور همزمان ارجاع دهید.

تعریف چند گیرنده در ارجاع سریع

دسترسی سریع جهت ایجاد نامه، ارسال فایل و جریان کار جدید (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: تابستان ۱۳۹۷)

بمنظور ایجاد راحتی و سرعت در تولید نامه جدید، ارسال فایل و یا فرم جریان کار، دکمه «جدید» در نوار ابزار اصلی سیستم قرار داده شده تا بجای چند کلیک، فقط با یک کلیک، سریعتر به گزینه مورد نظر دسترسی داشته باشید.

دسترسی سریع جهت ایجاد نامه، ارسال فایل و جریان کار جدید

ایجاد تگ شعار مناسبتی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: تابستان ۱۳۹۷)

اغلب برخی از سازمان‌ها نیاز دارند تا در اعیاد و مناسبت‌های مختلف (در بازه‌ی زمانی) از شعارهای مناسبتی در سربرگ نامه‌های ارسالی و داخلی استفاده نمایند.

در همین راستا راهبر سیستم با استفاده از قابلیت جدید” تگ شعار مناسبتی” می‌تواند در زیرساخت اتوماسیون اداری متن شعار را تعریف و سپس با استفاده از تگ، آن را در «قالب نامه» اضافه نماید.

هنگام ارسال نامه جدید (در بازه زمانی مشخص شده) تگ شعار مناسبتی با متنی که در سیستم تعریف شده است در بدنه نامه نمایش داده خواهد شد.

ایجاد تگ شعار مناسبتی

انتخاب زیرسیستم پیش فرض هنگام ورود به اتوماسیون (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: تابستان ۱۳۹۷)

این قابلیت جدید برای کاربرانی درنظر گرفته شده که با زیر سیستم‌های تخصصی مختلفی همچون دبیرخانه، مدیریت جریان کار، مدیریت مستندات و… به صورت مداوم و روزانه کار می‌کنند و نیاز دارند تا در هر بار ورود به سیستم اتوماسیون اداری، مستقیم وارد زیرسیستم پیش فرض روزانه خود (بطور مثال زیرسیستم دبیرخانه) شوند.

انتخاب زیرسیستم پیش فرض هنگام ورود به اتوماسیون

نسخه وب اپلیکیشن فراگستر بدون نیاز به نصب و بروزرسانی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: تابستان ۱۳۹۷)

به دنبال محدودیت‌های جدید برای اپلیکیشن‌های ایرانی بر روی سیستم عامل iOS، فراگستر، نسخه وب اپلیکیشن اتوماسیون اداری خود را با کمک فناوری جدید PWA طراحی و تحت عنوان «فراگستر پلاس» به بازار ارائه کرد. در صورت تهیه لایسنس زیرسیستم PWA)

  • رسیدگی به مکاتبات و امورپرکاربرد روزانه از طریق تلفن همراه
  • دریافت نوتیفیکیشن‌های برنامه اتوماسیون و اعلام به کاربر
  • عدم وابستگی به مارکت‌های خارجی (App Store,Google Play)
  • عدم نیاز به دانلود فایل‌های اپلیکیشن جهت نصب و یا بروزرسانی
  • قابل استفاده در همه سیستم عامل‌ها و پلتفرم‌ها
  • برخورداری از امنیت (HTTPS) بالا
نسخه وب اپلیکیشن فراگستر بدون نیاز به نصب و بروزرسانی

کنترل پیشرفته سطوح مختلف محرمانگی نامه‌ها و اسناد اداری (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: تابستان ۱۳۹۷)

از آنجا که امنیت و تعیین سطح دسترسی افراد بر حسب سمت سازمانی به مکاتبات دارای طبقه‌بندی (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و به‌کلی سری)، در سازمان‌ها و ارگان‌های دولتی یا خصوصی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، لذا بکارگیری قابلیتهای زیرسیستم مکاتبات دارای طبقه‌بندی، از دسترسی اطلاعات حساس و حیاتی یک سازمان برای عموم کاربران جلوگیری می‌کند و از اینرو تمام جزئیات تعیین محدودیت‌ها و سطوح دسترسی‌ها نیز برای راهبر سیستم قابل کنترل و پیگیری خواهد بود. (در صورت تهیه لایسنس مکاتبات دارای طبقه‌بندی)

کنترل پیشرفته سطوح مختلف محرمانگی نامه‌ها و اسناد اداری

اصلاح و نویزگیری تصاویر (Image Processing) (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۷)

امکان اصلاح و نویزگیری تصاویر تا حدود ۸۰ درصد، حجم تصاویر بدنه نامه‌ها را بدون تغییر در کیفیت و سایز تصاویر کاهش خواهد داد. این امکان بدون اینکه اصل تصویر از بین برود یا کوچکترین تغییری داشته باشد؛ اعمال میشود.

با فعال سازی این امکان پهنای باند مصرفی به مقدار بسیار زیادی کاهش خواهد یافت و همچنین سرعت بارگزاری تصاویر نامه‌ها نیز بصورت چشم‌گیری افزایش می‌یابد.

اصلاح و نویزگیری تصاویر (Image Processing)

برگزاری ویدئو کنفرانس بر بستر اتوماسیون فراگستر (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۷)

سرویس ویدئو کنفرانس فراگستر، به کاربران این امکان را میدهد که در بستر اتوماسیون فراگستر جلسات مجازی ویدئویی را فارغ از مکان و زمان و بر روی کامپیوتر و حتی تلفن همراه کاربران این سامانه برگزار کنند.

همچنین این سرویس امکان تماس ویدئویی بین اعضای سازمان (ارتباط تصویری و ویدئویی به‌صورت هم‌زمان) را در اختیار شما قرار می‌گیرد. ( در صورت تهیه خدمات پیاده‌سازی ویدئوکنفرانس در بستر اتوماسیون اداری)

برگزاری ویدئو کنفرانس بر بستر اتوماسیون فراگستر

کار روی هرگونه سند نظیر word, excel, PowerPoint,…بصورت تیمی (تاریخ ایجاد قابلیت در نرم ‌افزار: بهار ۱۳۹۷)

مهمترین قابلیت نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر که سبب تحولی بزرگ در این نسخه نیز شده است؛ امکان کار گروهی روی اسناد مختلف می‌باشد. این اسناد می‌توانند در فرمتهای مختلف ورد، اکسل، پاورپوینت و… ایجاد و ویرایش گردند.

در گذشته اسناد بصورت فایل در اتوماسیون پیوست میگردید و افراد بایستی پس از دانلود فایل، تغییرات موردنظر را اعمال نموده و دوباره فایل را در پیوست بارگذاری مینمودند.

هم اکنون تمامی ویرایش‌ها با حفظ سوابق و بدون نیاز به دانلود و آپلود فایل در پیوست، امکانپذیر می‌باشد.

کار روی هرگونه سند نظیر word, excel, PowerPoint,…بصورت تیمی

در کمتر از ۲۰ دقیقه، دمو ببینید

با تکمیل این فرم، در حداکثر ۲۰ دقیقه، دموی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر را به شما نشان می‌دهیم.

و یا با شماره ۴۲۶۲۳-۰۲۱ تماس بگیرید

و یا عدد ۱ را به شماره ۳۰۰۰۵۷۳۴۲۲۳۳۴۴ پیامک کنید.

۴۲۶۲۳ (۰۲۱)