شناسه ملی سند (شمس)

ارائه شناسه شمس به تمامی دستگاه‌های اجرایی کشور

شناسه ملی سند (شمس) بمنظور ایجاد شناسه‌ای یکتا بین تمامی مکاتبات اداری بین سازمانی در کشور که قابلیت شناسایی و بهره‌برداری ساده و سریع را ایجاد نماید؛ معرفی شد.

این شناسه براساس ترکیب چندین قلم اطلاعاتی، از اقلام اطلاعاتی سند ایجاد شده و هویت یکتایی برای سند ایجاد می‌نماید. بعبارت دیگر چنانچه با اقلام اطلاعاتی مستقیم و غیرمستقیم قابل استخراج از نامه بتوان ترکیبی ایجاد نمود که شناسه یکتایی در سطح ملی (مابین کلیه دستگاه‌های اجرایی) ساخته شود، امکان شناسایی ساده و قابلیت پیگیری راحتی را نیز فراهم می‌آورد.

در واقع شناسه شمس که به هر نامه بصورت یکتا اختصاص داده خواهد شد؛ الگوی مشخصی داشته و در قالب یک QR Code در نامه یا سند درج میگردد.

شناسه ملی سند براساس توافقات صورت گرفته و اقتباسی از استاندارد GSI تدوین شده و حداکثر ۲۰ کاراکتر میباشد. این شناسه میتواند ترکیبی از شماره نامه، تاریخ و ساعت ثبت و صدور، شناسه یکتای عمومی (GUID)، کدملی امضاکننده، نشانی پست الکترونیک سازمان و شناسه ملی سازمان باشد.

هدف از تعیین و درج شناسه شمس در مکاتبات اداری و اسناد دولتی عبارتند از:

  • ایجاد شناسه یکتا و قابل پیگیری
  • افزایش سرعت و ایجاد سهولت در ثبت مکانیزه مکاتبات

قابلیتی کاربردی ویژه وزارتخانه‌ها، سازمانهای دولتی و کلیه استانداری‌های سراسر کشور

شناسه ملی سند شمس

اقلام اطلاعاتی شناسه ملی سند (شمس)

اقلام اطلاعاتی که می‌بایست در شناسه ملی سند درج شوند، شامل موارد زیر است:

  • شماره نامه

    شماره نامه که توسط سازمان ایجادکننده، تولید و عموماٌ در سربرگ نامه چاپ می شود. این شماره حداکثر ۲۰ کاراکتر خواهد بود؛

  • تاریخ و ساعت ثبت و صدور

    بر اساس استاندارد ISO8601 در قالب روز، ماه، سال و ساعت می‌باشد. این قلم اطلاعاتی، دقیقاٌ ۱۹ کاراکتر است و بر اساس تاریخ شمسی به صورت زیر در نظر گرفته می‌شود:

    [YYYY]-[MM]-[DD]T[hh]:[mm]:[ss]

     مثال: 

    ۱۳۹۹-۰۶-۲۸T17:02:15

  • شناسه یکتای عمومی (GUID)

    در قالب معرفی‌ شده در اسناد ECE و شامل ۳۶کاراکتر بوده و توسط سامانه‌های مکاتبات اداری تولید می‌شود؛

  • کد ملی امضاکننده نامه/ سند

    شامل حداکثر ۲۰ کاراکتر بوده و چنانچه نامه دارای دو امضاکننده باشد ۱۰رقم اول، کد ملی امضاکننده اول و ۱۰رقم بعدی، کد ملی امضاکننده دوم خواهدبود؛

  • نشانی پست الکترونیک سازمان ایجادکننده نامه/ سند

    حداکثر ۲۹کاراکتر است. این نشانی همان نشانی پست الکترونیک تعریف شده برای دستگاه در شبکه دولت است؛

  • شناسه حقوقی دستگاه اجرایی ایجادکننده مکاتبه/ سند

    یک کد ۱۱رقمی است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور( اداره کل ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری) به هر سازمانی اختصاص داده است؛

  • شناسه حوزه صدور

    شامل دو عنصر اعم از شناسه یکتای واحد سازمانی (شناسه‌ای منحصربه فرد که به هر واحد سازمانی در ساختار تشکیلاتی اختصاص داده می‌شود) و شناسه یکتای پست سازمانی (شناسه‌ای منحصربه فرد که به هر پست سازمانی اختصاص داده می‌شود) است که توسط سازمان اداری و استخدامی کشور تخصیص می‌یابد.

روش تشکیل بارکد دوبعدی (QR cod)

در شناسه شمس برای ایجاد این بارکد، از قالب زیر استفاده خواهد شد:

شناسه حوزه صدور(۷)کدملی امضا کننده(۶)شناسه حقوقی(۵)پست الکترونیک(۴)شناسه یکتایی(۳)تاریخ و ساعت ثبت و صدور(۲)شماره نامه(۱)

توجه

درج شناسه شمس در مکاتبات اداری بعنوان یکی از پیش نیازهای کلیدی برای اتصال به سامانه استعلام و پیگیری (رصد) دولت، الزامی است.

تنظیم جلسه دمو و دریافت پیشنهاد قیمت

با تکمیل فرم زیر کارشناسان فراگستر جهت ارائه دموی نرم افزار با شما تماس خواهند گرفت. همچنین از طریق تلفن ۴۲۶۲۳-۰۲۱ داخلی ۱ در ساعات اداری شنبه تا چهارشنبه از ساعت ۸ الی ۱۷ و پنجشنبه ها از ساعت ۸ الی ۱۳ پاسخگوی شما خواهیم بود.

۴۲۶۲۳ (۰۲۱)