زیرسیستم
پروتکل ECE یا تبادل الکترونیکی مکاتبات به سازمان‌های مجهز به سیستم اتوماسیون اداری کمک می‌کند تا بتوانند مکاتبات برون سازمانی خود را به صورت الکترونیکی در بستر نرم افزار اتوماسیون اداری، انجام دهند. روش کار به این صورت است شرکت های فرستنده و گیرنده دو آدرس ایمیل برای ارسال و دریافت نامه ها با ساختار ECE تعریف و در اختیار یکدیگر قرار می‌دهند و برای حفظ امنیت داده‌های نامه‌ها، یک فایل با قالب استاندارد XML مبادله می‌کنند.
پروتکل ECE همراه نرم افزار اتوماسیون اداری ارائه می‌شود و بعد از تکمیل این فرم برای هماهنگی دموی کامل اتوماسیون اداری با شما تماس می‌گیریم.
سوالی دارید؟ تماس بگیرید
و یا عدد ۱ را به شماره ۳۰۰۰۵۷۳۴۲۲۳۳۴۴ پیامک کنید.
پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات یا ECE که مخفف Electronic Correspondence Exchange Protocol است، ابزاری برای برقراری ارتباط میان سیستم‌های اتوماسیون اداری مختلف است. در واقع، هر کدام از برندهای نرم افزار اتوماسیون اداری از قالب خاص خود برای ارسال نامه‌ها و اطلاعات استفاده می‌کنند و این موضوع برقراری ارتباط میان آنها را ناممکن می‌کند. پروتکل ECE با استفاده از یک قالب استاندارد مانند XML، ایجاد ارتباط میان سازمان‌هایی که از سیستم‌های اتوماسیون اداری متفاوتی استفاده می‌کنند را ممکن می‌کند.
البته برای استفاده از پروتکل ECE، هر ۲ نرم‌افزار اتوماسیون اداری یا نرم‌افزار دبیرخانه که به مکاتبه می‌پردازند باید از برندهایی باشند از این پروتکل پشتیبانی کنند.
پس از توسعه به کارگیری نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در ایران، عدم امکان مکاتبه دیجیتالی میان نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری با برندهای مختلف به عنوان یک مشکل آشکار شد. برای حل این مشکل، شرکتهای مطرح تولید کننده نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در ایران با همفکری و مشارکت با یکدیگر، پروتکلECE را در سال ۱۳۸۴ به عنوان راهکاری برای حل این مشکل ارائه کردند.
بنابراین پروتکل ECE یک پروتکل ملی است که یک ساختار مشخص و یکسان از نوع فایل XML را تعیین کرده است که توسط نرم‌افزارهای مختلف قابل خواندن باشد و تبادل نامه میان برندهای مختلف نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری را ممکن کند. به لطف این پروتکل سازمان‌های ایرانی می‌توانند مکاتبات برون‌سازمانی خود را نیز به صورت الکترونیکی و با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری انجام دهند.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری اصلی‌ترین ابزار برای دیجیتالی و مکانیزه کردن مکاتبات اداری سازمانها هستند. فراگیر شدن استفاده و پیاده‌سازی این سیستم‌ها در سازمان‌های مختلف نیز با توجه به برندهای مختلف مورد استفاده آنها باعث شده است تا قابلیت مکاتبه میان این سیستم‌ها برای بهره‌وری حداکثری آنها به یک ضرورت تبدیل شود. به همین دلیل است که پروتکل ECE به عنوان راهکاری برای حل این مشکل، اساساً بخشی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و نرم‌افزارهای دبیرخانه محسوب می‌شوند.
پشتیبانی از پروتکل ECE برای هر نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب ضروری است، زیرا بسیاری از سازمان‌های ایرانی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مختلفی استفاده می‌کنند و برقراری ارتباط و مکاتبه میان آنها بدون پروتکلECE غیرممکن می‌شود.
برخی از مزایای پروتکلECE عبارتند از:
با توجه به اینکه ارسال، دریافت و ثبت نامه‌های وارده و صادره با استفاده از نرم‌افزارهای دبیرخانه انجام می‌شود، پروتکل ECE در این بخش از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری فراگستر مورد استفاده قرار می‌گیرد. نحوه عملکرد این پروتکل نیز به این صورت است که در صورتی که لایسنس ECE را تهیه کرده و تنظیمات آن برای شما فعال شده باشد، پس از طی مراحل همیشگی ثبت و شماره کردن نامه‌ها در نرم‌افزار دبیرخانه فراگستر، می‌توانید آنها را از طریق ECE برای گیرندگان ارسال کنید. برای این منظور نامه‌ها و اطلاعات آنها در یک قالب یکسان با فرمت XML کدگذاری شده و به صورت الکترونیکی و از طریق ایمیل به سرور سامانه اتوماسیون اداری مقصد ارسال می‌شوند.
بنابراین استفاده از ECE نیازمند این است که نرم‌افزارهای فرستنده و گیرنده، هر کدام یک آدرس ایمیل برای ارسال و دریافت ECE تعریف کرده و در اختیار یکدیگر بگذارند. این ایمیل از سوی نرم‌افزار دبیرخانه گیرنده شناسایی شده و فایل XML نامه به صورت خودکار کدگشایی می‌شود تا توسط نرم‌افزار گیرنده قابل خواندن باشد. سپس به عنوان یک نامه وارده ثبت شده و در سازمان به گردش درمی‌آید. شما حتی می‌توانید رسید دریافت نامه را نیز از نرم‌افزار گیرنده دریافت کنید. در این روش نامه‌ها همراه با تمامی متعلقات آنها از جمله متن، تصویر، پیوست‌ها، نامه‌های مرتبط و … قابل ارسال خواهند بود.
در پروتکل ECE نامه‌ها همراه با تمامی اطلاعات و متعلقات آنها ارسال می‌شوند. برخی از این اطلاعات عبارتند از:
قابلیت PTP ابزاری است که برای ارسال الکترونیکی نامه و مکاتبه بین ۲ سازمانی که از یک برند مشترک برای نرم‌افزار اتوماسیون اداری خود استفاده می‌کنند به کار می‌رود. از همین تعریف، تفاوت PTP با ECE مشخص می‌شود. برخلاف PTP، پروتکل ECE مختص برقراری ارتباط میان سازمان‌هایی است که از نرم افزارهای متفاوتی به عنوان اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند.
جایگزین بهتر برای ECE در سازمان‌های هلدینگی، استفاده از راهکارهایی مانند زیرسیستم چند سازمانی فراگستر است. در واقع کمبود ECE برای سازمان‌های هلدینگی این است که ارجاعاتی که بر روی یک نامه ایجاد می‌گردد در ECE منعکس نمی‌شود. در حالی که با استفاده از زیرسیستم چند سازمانی فراگستر شما می‌توانید گردش نامه‌ها و ارجاعات آنها را در زیرمجموعه‌های یک هلدینگ پیگیری کنید. چنین راهکاری امنیت و سرعت مکاتبات میان سازمان‌های یک هلدینگ را نیز افزایش می‌دهد و به آنها امکان می‌دهد تا قوانین کسب و کار مربوط به گردش مکاتبات مانند اعمال محدودیت در دسترسی، استفاده از قالب‌های متنوع، ارجاعات خاص و … را در مکاتبات میان واحدهای زیرمجموعه یک هلدینگ نیز اجرا کنند.
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هم‌اکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرم‌افزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته می‌شود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژه‌های موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 2600 سازمان با گستردگی 600 هزار کاربر با نرم‌افزار فراگستر، بهره‌وری تیمشان را افزایش داده‌اند.
