سامانه گردش الکترونیکی مکاتبات و دبیرخانه فراگستر

سامانه گردش الکترونیکی مکاتبات فراگستر ابزاری برای مدیریت و به گردش انداختن انواع نامه و مکاتبات است. با استفاده از کارتابل این سامانه، شما می‌توانید فهرست نامه‌های داخلی، وارده و صادره خود را مشاهده کنید و با توجه به سطوح دسترسی سازمانی خود آنها را پاراف‌نویسی کرده، ارجاع داده و در میان انبوه نامه‌ها جستجو و اقدامات و پیگیری‌های لازم را به سادگی انجام دهید. کارتابل این سامانه امکان دریافت خودکار نامه‌ها و پیگیری گردش آنها را نیز فراهم می‌کند.

کارتابل گردش مکاتبات فراگستر همچنین یک میز کار هوشمند در اختیار شما قرار می‌دهد که در آن تمامی یادداشت‌ها، وظایف و یادآوری‌های مربوط به هر کاربر به آنها نمایش داده می‌شود.

این سامانه به نام ” سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات ” هم شناخته می شود

امکانات و قابلیت های کارتابل و گردش الکترونیکی نامه و مکاتبات

۱ میز کار

  • ورود پیش فرض به زیرسامانه‌های اتوماسیون اداری
  • امکان مشاهده خلاصه وضعیت آمار مکاتبات کارتابل کاربر
  • امکان مشاهده اخبار و اعلانات سازمان
  • امکان استفاده از لیست انجام کار، ثبت یادآوری
  • تعیین یادآوری و مشاهده سوابق یادآوری‌های تنظیم شده
  • امکان مشاهده تقویم‌کاری و رویدادهای سازمانی و درج رویدادها
  • امکان اطلاع‌رسانی رویدادهای مندرج شده در تقویم سازمانی با پیام کوتاه
  • امکان مشاهده تصویر روز، تابلو اخبار و اعلانات و سخن روز
  • مشاهده آمار نامه‌ها و اطلاعات سمت‌ها و جانشین‌ها
  • امکان جستجو در فهرست انجام‌کار در میزکار اتوماسیون‌اداری
  • امکان شخصی‌سازی ویجت‌های تعبیه‌شده در میزکار
  • امکان شخصی‌سازی و تعیین رنگ‌بندی تم های تعریف شده برای نرم‌افزار
  • تعیین پیوندهای دسترسی سریع به سایر فرم‌های نرم افزار در منوی اصلی
  • امکان جابه‌جایی بین سمت‌های منتسب به کاربر جاری
  • امکان دسترسی به کارتابل کاربران دیگر حسب دسترسی و جایگاه کاربر جاری در ساختار سازمانی
  • گزارش کارکرد سامانه در یک نگاه
  • راهنمای آنلاین و آفلاین سامانه
  • دسترسی سریع جهت ایجاد نامه، ارسال فایل و جریان کار جدید

۲ کارتابل و گردش مکاتبات

  • امکان تفویض بخشی از کارتابل کاربر به کاربران دیگر در بازه زمانی تعریف شده
  • مشاهده فهرست‌ نامه‌های موجود در کارتابل براساس اطلاعات شماره نامه، موضوع نامه، فرستنده، تاریخ‌نامه، تاریخ ورود به کارتابل، نوع‌نامه
  • امکان گروه‎بندی کارتابل به‌صورت درختی و انتقال نامه به هر زیرپرونده بصورت دستی یا براساس قوانین تعریف شده در کارتابل
  • امکان تغییر در ترتیب و نمایش منوهای درختواره اصلی
  • امکان تعیین تعداد ردیف‌های قابل مشاهده در هر صفحه کارتابل
  • امکان تعیین نحوه مرتب سازی نامه‌های دریافت شده حسب (تاریخ دریافت، فرستنده، فرستنده ارجاع، پرونده، فوریت، تاریخ نامه، تاریخ ارجاع، موضوع، خوانده شده/خوانده نشده، اصل/ رونوشت، ایجاد کننده، نوع نامه)
  • امکان جستجو بین نامه‌های دریافتی درکارتابل برحسب شماره نامه، شماره رهگیری و موضوع نامه
  • امکان جستجو در کارتابل و زیر پوشه‌های آن
  • امکان ایجاد و اختصاص کارتابل به‌ازای پست‎های سازمانی کاربر
  • امکان تعیین یادآوری و مشاهده سوابق یادآوری‌های تنظیم شده

  • جابجایی بین کارتابل‌های تعریف‌شده برای پست‌های دیگر کاربر
  • امکان دسترسی به کارتابل کاربران دیگر حسب دسترسی‌های تعریف‌شده
  • امکان دسترسی به کارتابل کاربرانی که کاربر جاری جانشین ایشان است
  • اعلان خودکار تعداد نامه‌های جدیدخوانده نشده در کارتابل
  • امکان باز نمودن همزمان تا ۵ نامه ازفهرست انتخاب‌شده از نامه‌های کارتابل
  • امکان تعیین رنگ‌بندی موضوع نامه‌های دریافت‌شده براساس قوانین کارتابل
  • امکان دریافت اطلاع رسانی به محض ورود نامه به کارتابل
  • امکان تغییر وضعیت نامه های کارتابل به خوانده نشده/خوانده نشده
  • امکان تفکیک نامه‌هایی که دارای مهلت پاسخ می‌باشند
  • امکان بروزرسانی مهلت پاسخ‌دهی برای کاربر ارجاع دهنده
  • الزامی نمودن پاسخ به نامه‌ها در کارتابل
  • امکان تفکیک نامه‌هایی که بصورت محرمانه ارجاع شده‌اند
  • مشاهده آخرین مکان‌های نامه و مشاهده گردش و ارجاعات نامه
  • تنظیم مشاهده متن ارجاع ذیل ردیف کارتابل
  • امکان تبدیل متن‌نامه‌های ایجاد‌شده توسط ویرایشگر Word به تصویر
  • نمایش صفحات نامه بصورت Thumbnails با امکان جابجایی بین صفحات
  • نمایش فایل‎های پیوست‌شده به‌صورت Thumbnails یا ردیفی با امکان دریافت فایل‌ها
  • امکان ایجاد نامه بر اساس الگوها و قالب‎های از پیش تعریف شده
  • امکان تعریف قالب نامه‌های انگلیسی و فارسی و تا دو امضا
  • امکان استفاده از انوع ویرایشگر (وبی و Word) جهت نگارش متن نامه برحسب قالب تعیین شده برای کاربر
  • امکان الصاق بدنه و پیوست نامه از طریق اسکنر به طور مستقیم و یا فراخوانی فایل
  • امکان ثبت مشخصات نامه شامل(موضوع، متن نامه، گیرندگان اصل نامه، گیرندگان رونوشت نامه، گیرندگان رونوشت پنهان)
  • امکان تعریف و ذخیره موضوع پرکاربرد برای نامه بمنظور عدم تایپ مجدد
  • امکان درج نامه‏های مرتبط (پیرو و عطف) در هنگام ایجاد نامه
  • امکان نمایش خودکار و هوشمند مکاتبات مرتبط با نامه جاری در تب ارتباط‌های هوشمند
  • امکان الصاق پیوست از نوع متفرقه در هنگام ایجاد نامه
  • امکان تعیین محدودیت در حجم و نوع فایل‌های پیوست در هنگام بارگزاری
  • امکان شماره‎دهی به نامه‌ها مطابق ساختار شماره‏‎‌دهی بر اساس فرمت‌های قابل تعریف در نرم افزار
  • امکان “تبدیل گفتار به متن” در فرم ایجاد نامه براساس شرایط استفاده از این امکان
  • امکان ارجاع پیش‎نویس نامه به کاربران دیگر در جهت اخذ تایید ثبت‌نامه
  • امکان ارجاع پیش‎نویس نامه به کاربران دیگر در جهت اخذ امضای پیش‎نویس نامه
  • امکان افزودن امکان اولویت بندی اعضای گروه گیرندگان
  • امکان استفاده از تگ‌های پیش‌فرض جهت انتقال اطلاعات (موضوع، شماره، تاریخ، گیرندگان، رونوشت‌ها، تصویر امضاء، نام سازمان فرستنده) به داخل متن نامه
  • امکان تغییر در ترتیب گیرندگان در هنگام ایجاد نامه
  • امکان انتخاب امضا هنگام ثبت و صدورنامه برای افرادی که دارای چند امضا هستند.
  • امکان تعیین فوریت در هنگام ایجاد نامه
  • تعیین فوریت و سطح طبقه‌بندی نامه
  • امکان تعیین محرمانگی در هنگام ایجاد نامه
  • تعریف کلید واژه‌های متنوع و انتساب آنها به نامه جهت جستجو بر اساس کلیه کلید واژه‌ها
  • امکان ارجاع و درج شرح ارجاع برای نامه‌های دریافت شده در کارتابل به یک یا چند گیرنده
  • امکان تعریف چند گیرنده در ارجاع سریع
  • تعیین مهلت پاسخ‌گویی در هنگام ارجاع نامه
  • امکان تعریف یادداشت‎ها و یاد‎آوری‎های شخصی بر روی نامه های کارتابل
  • امکان دریافت بدنه نامه بهمراه پیوستها بصورت یک فایل فشرده
  • دریافت بدنه نامه Word بدون امضا و سربرگ
  • امکان انتخاب چند نامه و صدور دستور پرینت برای آنها بصورت همزمان
  • امکان تهیه انواع چاپ از نامه شامل(چاپ متن‌نامه، چاپ متن بدون امضا، چاپ متن بدون سربرگ و ته‌برگ، چاپ متن بدون سربرگ و ته‌برگ وامضاء، چاپ متن در pdf، چاپ اطلاعات و ارجاعات‌ نامه، چاپ متن به‌همراه رونوشت‌ها، چاپ به‌همراه گیرندگان، چاپ ارجاعات، چاپ همه‌ارجاعات، چاپ یادداشت و جوابیه)
  • امکان تهیه چاپ ویژه از نامه با قابلیت چاپ همزمان متن، نامه‌های مرتبط و ضمائم نامه در قالب فایل PDF
  • امکان انتخاب فایل و صفحات در هنگام ارسال نامه
  • امکان ارسال نامه به گیرندگان مورد نظر از طریق فکس از داخل کارتابل
  • امکان ارسال نامه به گیرندگان مورد نظر از طریق ایمیل از داخل کارتابل
  • امکان ارسال نامه به گیرندگان مورد نظر از طریق ECE از داخل کارتابل
  • امکان گفتگوی سازمانی (چت) بین کاربران سیستم
  • امکان مشاهده سوابق گفتگوهای سازمانی انجام شده کاربر
  • امکان تعریف ارجاع سریع و استفاده از کلید های ترکیبی برای ارجاع سریع
  • امکان امضاء پیش نویس نامه های دریافت شده توسط کاربران دیگر
  • امکان تعریف امضاء سریع و استفاده از کلید های ترکیبی برای امضاء سریع
  • امکان تعریف فهرستی از عبارت‌های پر استفاده در دستور ارجاع نامه‌ها (ارجاع سریع)
  • امکان بایگانی نامه ها در پرونده های بایگانی شخصی یا سازمانی
  • تعیین محل بایگانی اسناد پیش از ثبت سند در اتوماسیون
  • عدم نیاز به تعیین گیرنده برای ثبت سند در اتوماسیون( سند بدون تعیین گیرنده قابل ثبت است)
  • امکان تعریف بایگانی سریع و استفاده از کلیدهای ترکیبی برای بایگانی سریع
  • امکان حذف نامه‌های داخل کارتابل و انتقال آن به فهرست نامه های حذف شده
  • امکان تبدیل نامه‌های وبی یا Word به فرمت PDF
  • امکان ایجاد نامه مشابه از روی یک نامه
  • امکان ایجاد نامه مشابه از پیش‌نویس نامه
  • ایجاد نامه مشابه در قالب و سربرگی جدید
  • امکان تخصیص قالب نامه به دبیرخانه
  • امکان تخصیص دسترسی به قالب نامه جهت ایجاد نامه
  • امکان جستجو و یافتن نامه‌ها برحسب اطلاعاتی مانند (شماره‌نامه، شماره رهگیری نامه، پرونده‌نامه، ایجادکننده، تاریخ‌نامه، موضوع‌نامه، فرستنده، گیرنده، دبیرخانه، نوع‌نامه، ارجاع‌نامه، مکان بایگانی نامه در دبیرخانه، تاریخ بایگانی دردبیرخانه، محرمانگی، شماره‌نامه وارده، تاریخ‌نامه وارده، فوریت، کلید‌واژه‌ها، تحویل‌دهنده، نحوه‌ی ارسال) بر اساس سطوح دسترسی کاربر
  • امکان معرفی انواع موضوعات پرکاربرد نامه به‌صورت شخصی یا سازمانی
  • امکان مشاهده thumbnail نامه‌ها، بزرگنمایی، کوچک‌نمایی و چرخش نامه‌ها و تصاویر پیوست
  • امکان نویزگیری تصاویر بمنظور کاهش حجم تصاویر بدنه‌ی نامه‌ها بدون تغییر در کیفیت و سایز آنها
  • امکان جستجو بین متون ارجاعات یک نامه
  • امکان پیش‌نمایش نامه‌های ایجادشده قبل از شماره‌شدن
  • امکان قفل کردن پیش نویس
  • افزودن Watermark (پیش نمایش) در هنگام مشاهده پیش‌نمایش نامه‌های Word
  • امکان مشاهده لاگ‌ها و رویدادهای نامه‌ها
  • امکان اعطای دسترسی کنترل شده برای مشاهده‌ نامه و ارجاعات محرمانه
  • پشتیبانی از قلم نوری و قابلیت هامش‌نویسی روی بدنه نامه با استفاده از زیرساخت لازم
  • امکان ارسال خودکار پیام‌کوتاه در هنگام ارجاع نامه‌ با استفاده از زیر ساخت لازم
  • قابلیت تبدیل خودکار نامه‌ به فرمت PDF و مشاهده آن در مرورگر
  • امکان تنظیم یادآوری جهت اعلام سررسید کارها
  • مشاهده و ویرایش سوابق یادآوری‌های تنظیم شده بر روی یک نامه
  • قابلیت جابجایی اولویت امضا برای نامه‌های دارای دو امضا
  • توسعه انواع ارتباطات فی مابین نامه ها شامل (نامه مرتبط، نامه در پاسخ به)
  • نمایش فهرست خوانده نشده (ایمیل‌ها، ECE ها، فاکسها، نامه‌های درگاه) در دسترسی سریع حسب دسترسی کاربر
  • امکان بایگانی قالب هایی از نوع سند دراتوماسیون اداریامکان ذخیره سازی فیلترها در فرم جستجوی پیشرفته
  • دریافت آلارم صوتی در هنگام ورود نامه یا رویداد جدید به کارتابل
  • امکان ارسال گزارش های خودکار به کارتابل کاربران
  • امکان بایگانی خودکار به محض دریافت نامه
  • امکان تغییر وضعیت نامه های کارتابل به خوانده شده/خوانده نشده

۳ پیگیری و ردیابی ارجاعات و اقدامات

  • امکان ارجاع نامه (جهت استحضار، جهت اقدام، جهت امضا، و …) و درج شرح‌های ارجاعات متفاوت به یک یا چند گیرنده
  • درج فایل در هنگام ارجاع نامه
  • امکان ارجاع نامه به یک یا چند واحد سازمانی و کلیه پرسنل عضو واحد‌ها
  • امکان تعریف ارجاع خاص برای کاربر به منظور ارجاع نامه خارج از سطوح دسترسی تعیین‌شده در چارت‌سازمانی
  • امکان بازپس‌گیری ارجاع‌نامه در صورت خوانده نشدن آن توسط گیرنده ارجاع
  • امکان ارجاع نامه بصورت محرمانه و مشاهده ارجاعات محرمانه در صورت داشتن سطح دسترسی لازم
  • امکان ارجاع ‌نامه جهت اقدام و قرارگیری نامه در فهرست پیگیری فرستنده ارجاع و فهرست اقدام، گیرنده ارجاع
  • امکان انتخاب نوع فوریت ارجاع (عادی، فوری، آنی) در هنگام ارجاع نامه و درج مهلت پاسخگویی قابل تنظیم برای گیرنده
  • امکان تعیین مهلت پاسخگویی برای گیرنده ارجاع
  • امکان تعریف متون پرکاربرد جهت درج سریع متن ارجاع
  • امکان ایجاد گروه گیرندگان و ارجاع گروهی
  • مشاهده نامه‎های ارجاع شده درفهرست ارسال شده‌ها و تعیین آخرین مکان‎های نامه و نحوه گردش آن
  • امکان ارجاع‌نامه به درگاه‌های سایر سازمان‌های در هنگام استفاده از سیستم بصورت چند سازمانی
  • امکان پیگیری نامه‌های جهت اقدام در فهرست پیگیری‌های فرستنده ارجاع
  • دسترسی به مشاهده رونوشت پنهان در صورت وجود دسترسی لازم برای کاربر
  • کنترل، پیگیری و مشاهده گردش ارجاعات بصورت گرافیکی و درختواره
  • ارسال پیامک به فرستنده در صورت عدم پاسخ به نامه در مهلت پاسخ تعیین شده
  • ارسال ایمیل به گیرندگان ارجاع نامه
  • ارجاع خودکار به محض دریافت نامه
  • امکان دریافت اطلاع رسانی به محض ورود نامه به کارتابل
  • اختتام گروهی نامه‌های دارای اقدام
  • تعیین ناظر بر روی نامه‌
  • ذخیره پاراف قلم نوری پرکاربرد
  • ارجاع و باز کردن سریع نامه بعدی/قبلی
  •  تعیین اهمیت ارجاع برای گیرنده
  • ارجاع خاص گروهی

۴ تنظیمات و اطلاعات پایه و ساختار سازمانی

  • امکان تعریف سازمانهای مرتبط به‌هم (درختواره سازمانی)
  • امکان اعمال دسترسی سازمان های مرتبط به‌هم جهت ارسال ودریافت بین سازمانی
  • امکان تعریف انواع سازمان و گروه‌بندی سازمان‌ها براساس نوع
  • امکان اعمال دسترسی جهت ارسال و دریافت نامه ها بین انواع سازمان
  • امکان تعریف چارت سازمانی هر سازمان
  • امکان تعریف و مشاهده پرسنل و انتساب پست سازمانی مشخص از روی چارت سازمانی
  • امکان تعریف چند سمت یا پست سازمانی به یک پرسنل
  • امکان تعریف امضا متعدد به ازای هر پست سازمانی پرسنل
  • امکان تعریف انواع شرکت‌ها/ افراد حقیقی و اعمال دسترسی به کاربران جهت مکاتبه براساس نوع
  • امکان تعریف شرکت‌ها و افراد حقیقی خارج از سازمان
  • امکان استفاده از کنترل چارت سازمانی(سلسه مراتب) در زمان ایجادنامه
  • امکان استفاده از کنترل چارت سازمانی(سلسه مراتب) در زمان ارجاع نامه
  • امکان مشاهده کلیه پست های سازمانی اختصاص یافته به پرسنل با زمان شروع و خاتمه پست سازمانی
  • امکان مشاهده اشخاص بدون سمت و اعطای پست و تعریف امضا در زمان ویرایش کاربر
  • امکان تعریف نام کاربری در قسمت کاربران و تعیین نحوه ورود به سیستم از یکی از طرق (فرم، ویندوز، دوعاملی)
  • امکان تغییر رمز ورود/ ویرایش نام کاربری/حذف کاربر در قسمت کاربران
  • امکان انتساب کاربر به گروه‌ها و اعطای دسترسی ها به کاربر در قسمت کاربران
  • امکان تعریف محدوده مجاز استفاده از نرم افزار برای کاربران به تفکیک زمان
  • امکان تعریف محدوده مجاز استفاده از نرم افزار برای کاربران به تفکیک شناسه شبکه
  • امکان تخصیص دسترسی‌های تعریف شده (مجوز ها) نرم‌افزار به کاربران
  • امکان فعال/ غیرفعال نمودن زیرسیستم “سامانه رهگیری”
  • امکان فعال/غیرفعال نمودن مشاهده کارتابل کارکنان توسط مدیر سیستم
  • امکان فعال/ غیر فعال نمودن حذف پیوست در پیش نویس توسط کاربری به غیر از ایجادکننده پیوست
  • امکان فعال/ غیر فعال نمودن دسترسی سلسله مراتبی در هنگام ارجاع و ایجاد نامه
  • امکان فعال/ غیر فعال نمودن چت
  • امکان تنظیم محدودیت حجم نامه و پیوست های مرتبط در ECE
  • امکان فعال/ غیر فعال نمودن تبدیل نامه به فرمت Tiff در ارسال ECE
  • امکان فعال/ غیر فعال نمودن ارجاع به ایجادکننده نامه بعد از ثبت
  • امکان فعال/ غیر فعال نمودن درج گیرنده/ فرستنده متفرقه در دبیرخانه
  • امکان تنظیم نوع ویرایشگر Word در حالت (داخل مرورگر/ داخل word)
  • امکان تنظیم حجم فایل قابل Upload در پیوست نامه
  • امکان تنظیم حداکثر مجموع حجم فایل‌های پیوست نامه
  • امکان تعریف انواع پسوند های مجاز قابل بارگذاری در بدنه نامه
  • امکان فعال/ غیرفعال نمودن ثبت تاریخچه تغییرات بدنه نامه
  • امکان فعال و غیرفعال نمودن ثبت نام کاربران جدید
  • امکان تنظیم زمان انقضای Session در تنظیمات امنیتی
  • امکان تنظیم تعداد Session همزمان در تنظیمات امنیتی
  • امکان تنظیم تعداد دفعات ورود ناموفق برای قفل شدن کاربر در تنظیمات امنیتی
  • امکان تنظیم زمان قفل شدن کاربر در تنظیمات امنیتی
  • امکان تنظیم کاراکترهای غیرمجاز درکلمه عبور تنظیمات امنیتی
  • امکان فعال و غیرفعال نمودن الزام استفاده از کلمه عبور ترکیبی در تنظیمات امنیتی
  • امکان تنظیم الگوی پیچیدگی کلمه عبور در تنظیمات امنیتی
  • امکان تنظیم حداقل طول کلمه عبور
  • امکان فعال و غیرفعال نمودن رمز عبور پیچیده در تنظیمات امنیتی
  • امکان تنظیم نحوه ورود دو عامله از طریق ( SMS، Email، SMS & Email)
  • ایجاد دسترسی مشاهده اطلاعات شخصی افراد درون و برون سازمانی در بخش تماس‌ها
  • ایجاد تگ شعار مناسبتی
  • افزودن فیلدها و تگ‌های متناظر اطلاعات تماس به دپارتمان‌ها
  • ایجاد دسترسی برای تعیین جانشین
  • امکان تنظیم گزینه‌های درختواره و زبانه‌های فرمهای نمایش نامه

قابلیتها و امکانات سامانه مکاتبات اداری و دبیرخانه فراگستر

نسخه ۷ پایه

کارتابل مکاتبات

کارتابل و گردش مکاتبات

دبیرخانه تحت وب

تبدیل گفتار به متن

چت (گفتگوی) سازمانی

کارها و وظایف

سامانه تبادل فایل

تقویم سازمانی و مدیریت جلسات

مدیریت بسته ها و مرسولات

افزونه Word

افزونه Outlook

گزارش ساز

تحلیل عملکرد کارکنان

اعلانات پیامکی

میزبانی وب

رایگان دمو ببینید

برای دریافت دموی رایگان مشخصات خود را وارد نمایید تا در سریعترین زمان ممکن با شما تماس بگیریم.

و یا با شماره زیر تماس بگیرید

۰۲۱-۴۲۶۲۳

و یا عدد ۱ را به شماره ۳۰۰۰۵۷۳۴۲۲۳۳۴۴ پیامک کنید.

قابلیت‌های اتوماسیون اداری پایه فراگستر را با افزودن زیرسیستم‌های متنوع کسب وکار، گسترش دهید

guest
ایمیل شما منتشر نخواهد شد
۰ پیام ها
Inline Feedbacks
مشاهده تمام پیام ها
۴۲۶۲۳ (۰۲۱)