کارتابل در اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان یک ابزار کلیدی در مدیریت و تسهیل گردش مکاتبات، فرمها و فرآیندهای سازمانی عمل میکند. طراحی فهرست کارتابل با بهرهگیری از تجربیات مشتریان (Customer Experience) به گونهای انجام شده است تا امکان سازماندهی و پیگیری مؤثر امور روزانه و مسئولیتها را فراهم آورد.
- کارتابل الکترونیک فراگستر
کارتابل اداری سامانه مکاتبات
- معرفی برخی از قابلیت های اصلی
قابلیتهای کارتابل مکاتبات اداری اتوماسیون کسب و کار فراگستر در یک نگاه
کارتابل الکترونیکی اتوماسیون فراگستر، با شما در خلق تجربه ای ارزشمند در حوزه مدیریت دیجیتال مکاتبات اداری و گردشکار های سازمانی همراه خواهد بود. این تجربه می تواند حسی که در استفاده از ابزارها و راهکارهای جهانی دریافت می گردد را در قالب یک راهکار بومی با قابلیت پوشش کامل نیازمندی سازمان و کسب وکارها ارائه نماید.
- هیچ کاری از قلم نمیافتد
مدیریت متمرکز نامهها، فرمها و پیامهای سازمانی
ویژگی های منحصر بفرد کارتابل اتوماسیون فراگستر کمک می کند تا کلیه نامه ها، فرم ها، صورتجلسات و اسناد اداری که در چرخه کاری کاربر قرار دارند بصورت مجتمع، منظم و دسته بندی شده با قابلیت اعمال مدیریتی کاراتر در اختیار قرار گیرند.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- دستهبندی خودکار نامهها، اسناد و فرمها در کارتابل: در کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر، نامهها و فرمهای ورودی بر اساس قوانین تعریفشده توسط کاربر بهصورت هوشمند تفکیک و دستهبندی میشوند تا دسترسی به مکاتبات مهم سریعتر، دقیقتر و بدون اتلاف وقت انجام شود.
- اطلاعرسانی هوشمند وضعیت کارتابل و مکاتبات: کاربران میتوانند آخرین وضعیت نامهها، ارجاعات و تغییرات کارتابل را از طریق پیامک، اعلان موبایل، هشدارهای صوتی و پیامهای تصویری بهصورت لحظهای دریافت کنند تا هیچ مکاتبه مهمی از دست نرود.
- جستجوی سریع نامهها و مکاتبات در کارتابل: امکان استفاده از جستجوی معنایی و سایر روش های جستجوی تعبیه شده، دسترسی کاربر به مکاتبات را بسیار سریعتر نموده است.
- دسترسی مدیریت شده به کارتابل جانشین و سوابق کاربران قبلی: امکان تعیین جانشین برای کاربران و تفویض کامل یا بخشی از اختیارات با طی فرآیندهای مشخص و اخذ مجوز فراهم است. همچنین سوابق مکاتبات کاربران در سمتهای قبلی بهصورت دقیق و قابل پیگیری در دسترس باقی میماند تا تداوم کار و شفافیت اطلاعات سازمانی حفظ شود.
- ارجاع خودکار و یادآوری اقدامات نامهها
گردش مکاتبات اداری با ارجاع و پیگیری هوشمند
ارجاع الکترونیک زیرساختی برای تسهیل و تسریع گردش مکاتبات، فرمها، صورتجلسات و اسناد سازمانی فراهم میکند و امکان مدیریت هوشمند فرآیندهای سازمانی را در اختیار کاربران قرار میدهد. با پیگیری دقیق جریان کارها از لحظه دریافت تا اقدام نهایی، ضمن شفافیت عملیاتی کنترل مدیریتی مدیران افزایش خواهد یافت.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- ارجاع هوشمند مکاتبات و تسریع فرآیندهای اداری: مکاتبات بهصورت هوشمند و بر اساس قوانین کسبوکار از پیش تعریفشده به واحدها و افراد مرتبط ارجاع میشوند. این قابلیت باعث افزایش سرعت گردش مکاتبات، کاهش خطای انسانی و تسهیل در انجام فرآیندهای سازمانی میشود.
- نظارت و پیگیری دقیق اقدامات در کارتابل اتوماسیون اداری: مدیران میتوانند وضعیت گردش مکاتبات در سازمان یا بین سازمان ها و همچنین اقدام های انجام شده برای مکاتبات اقدامدار را بهصورت لحظهای مشاهده کرده و جزئیات اقدامات انجامشده را بهطور دقیق پیگیری کنند.
- ارجاع زمانبندیشده و ارسال خودکار نامهها در کارتابل اتوماسیون اداری: امکان تعریف زمانبندی برای ارجاع خودکار نامهها وجود دارد؛ بهطوریکه میتوانید مشخص کنید هر نامه در چه زمان مشخصی بهصورت خودکار برای گیرنده ارسال و ارجاع شود.
- بازنشر نامه های پرتکرار (نامه های تبریک تولد، مناسبتی و یا نامه های حاوی دستور العمل ها): امکان تنظیم بازنشر خودکار نامههای پرتکرار مانند پیامهای تبریک تولد، مناسبتهای تقویمی (روز کارمند، روز زن، روز مرد و…) و همچنین نامههای آموزشی و دستورالعملها فراهم است. این قابلیت میتواند بر اساس زمانبندی مشخص یا رویدادهایی مانند اولین ورود کاربر جدید به سامانه، بهصورت خودکار اجرا شود و ارتباطات سازمانی را سادهتر و منظمتر کند.
- جستجوی سریع و دسترسی آسان به اسناد
بایگانی الکترونیکی اسناد و مکاتبات اداری
بایگانی الکترونیک فراگستر با ساختاردهی هوشمند اسناد بر اساس موضوع، فرآیند، دستورالعملها و سایر طبقهبندیهای سازمانی، امکان مدیریت یکپارچه چرخه عمر مکاتبات را فراهم میسازد. تعریف سطوح دسترسی کنترلشده برای پروندهها، نظارت مدیریتی، امنیت اطلاعات و حاکمیت اسناد را بهطور مؤثری تقویت میکند.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- جستجوی سریع و دسترسی آسان به پروندههای بایگانی: امکان جستجوی پیشرفته و بازیابی سریع اسناد و پروندههای بایگانیشده در مقیاس گسترده فراهم است. این قابلیت به کاربران کمک میکند تا در کوتاهترین زمان ممکن به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی پیدا کرده و فرآیند مدیریت و استفاده از اسناد سازمانی را سادهتر و سریعتر انجام دهند.
- دسترسیپذیری کنترلشده، حفظ امنیت اسناد سازمانی: تعریف و کنترل سطوح دسترسی متمرکز بر اساس پروندههای بایگانی و همچنین سطوح طبقه بندی اسناد.
- کاهش هزینههای بایگانی، با امکان آرشیو فرم های اطلاعاتی: پوشش کامل نیاز سازمان با امکان آرشیو دیجیتال برای فرم های اطلاعاتی اتوماسیون از جمله فرم های ایزو، فرم های اداری، فرم های مهندسی، فرم های مالی و منابع انسانی و... همزمان با نامه ها و اسناد.
- چاپ و خروجی نامهها با روشهای متنوع
روش های متنوع چاپ و ارسال دیجیتال نامههای اداری
روش های متنوعی برای استخراج و خروجیهای اسناد و مکاتبات (چاپی و الکترونیکی) فراهم بوده تا کاربر بتواند بر اساس نیاز سازمان، نسبت به دریافت خروجی از نامه، فرم ها و اسناد سازمانی بصورت الکترونیکی یا غیر الکترونیکی اقدام نماید.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- روش های متنوع برای چاپ، پاسخگوی نیازهای گسترده سازمانی: قابلیتهای متنوع چاپ نامهها شامل گزینههای چاپ در سربرگ، بدون سربرگ، با امضای الکترونیکی و بدون امضا، چاپ نامهها به صورت تجمیعی برای تمامی گیرندگان یا به صورت جداگانه، انعطافپذیری بیشتری به نیازهای سازمانی خواهد داد.
- چاپ زنجیره ای مکاتبات مرتبط با حداقل اطلاعات از بخشی از مکاتبات: امکان دریافت زنجیره مکاتبات مرتبط به هم از طریق یکی از نامه ها موجود در زنجیره و چاپ کلیه نامه های مرتبط ،همراه با پیوست ها بصورت همزمان.
- تبدیل سریع و آسان نامه ها به خروجی الکترونیکی: تبدیل آسان نامه ها به فرمت های الکترونیکی از جمله فکس، ایمیل و ECE و همچنین اعمال مدیریت در هنگام ارسال به صورت تجمیعی برای تمام گیرندگان و یا بصورت منفرد برای تک تک آنها.
- کارتابل جامع و متمرکز نرم افزار های سازمانی
کارتابل متمرکز برای همه سیستمهای سازمان
با ارائه سرویس های نرم افزاری آماده و تجارب متعدد پیاده سازی، امکان بهرهبرداری از کارتابل اتوماسیون کسب و کار به عنوان یک واسط (Hub) بین نرم افزارهای سازمانی ممکن می باشد، بهطوری که اطلاعات تولید شده سایر نرم افزارهای سازمانی (CRM، ERP و…) به کارتابل اتوماسیون ارسال گردد تا کارهای مرتبط به کاربر در یک محیط کاری یکپارچه در اختیار او قرار گیرد.
- ایجاد کارتابل متمرکز سازمانی در کارتابل اتوماسیون فراگستر: کارتابل در اتوماسیون اداری فراگستر می تواند میزبان اسناد تولید شده از سایر نرم افزارها باشد تا کاربران برای دریافت و به گردش در آوردن اسناد تولید شده توسط سایر سیستم های نرم افزاری سازمانی، بتوانند از یک محیط جامع و متمرکز بهره برداری نمایند.
- تبادل اطلاعات با سایر نرمافزارها توسط APIهای آماده فراگستر: کتابخانه ای از سرویسهای پرکاربرد در قالب Restful API بصورت رایگان ارائه گردیده، تا سایر نرم افزارهای سازمانی (نرم افزار های حوزه منابع انسانی، مالی، انبار و ...) بتوانند اطلاعات تخصصی خود را به کارتابل اتوماسیون اداری بصورت متمرکز ارسال نمایند. بیشتر بدانید ...
- ویژگی های ممتاز
خلق ارزش افزوده و نوآوری پیوسته در کارتابل مکاتبات اداری اتوماسیون کسب و کار
در فراگستر، نوآوری و تکامل مداوم در قلب طراحی نرمافزار قرار دارد. ما متعهد به خلق مستمر ویژگیها و امکانات نوین و کاربردی هستیم تا نرمافزار اتوماسیون کسبوکار شما، همواره تجربهای حرفهای، کارآمد و بهروز را برای کاربران به ارمغان آورد. هدف ما، فراتر از کاهش کارهای تکراری، ارائه محیطی پویا است که با ارائه قابلیتهای خلاقانه، بهرهوری و رضایت کاربران را به طور پیوسته ارتقا بخشد.
حذف خودکار نویز تصاویر نامهها
امکان فعال سازی سرویس نویزگیری تصاویر جهت افزایش سرعت بارگذاری، شفافیت تصاویر نامه ها و کاهش پهنای باند مصرفی در شبکه
تبدیل خودکار تصویر نامهها به متن (OCR)
دارای سرویس تبدیل دقیق تصویر نامهها و اسناد تصویری به متن، توسط سرویس OCR فراگستر باهدف جستجوی متون نامههای تصویری
امکان تبدیل گفتار به متن (Speech-to-text)
امکان تبدیل گفتار به متن جهت سادهسازی تولید متن و پاسخ نامهها. این قابلیت صدای شما را با دقتی باورنکردنی به متن تبدیل میکند
روش های متنوع اطلاع رسانی رویدادها
هشدار سررسید زمان رویدادها و یادآوری ها، دریافت نامه در کارتابل، یا دریافت پیام ها در چت سازمانی
امکان چیدمان کارتابل مدیریتی
افزایش کارایی برای مدیران با چیدمان و مرتبسازی کارتابل توسط مسئول دفتر یا کاربر دارای دسترسی بر اساس اولویت نامهها
درج واتر مارک و کد دو بعدی امنیتی
درج خودکار واترمارک (watermark) و کد های دو بعدی حاوی اطلاعات امنیتی بر روی نامه ها جهت جلوگیری از نشت اطلاعات
- زیرسیستم های مرتبط
سایر زیرسیستمهای اتوماسیون اداری مرتبط با کارتابل مکاتبات اداری
