اصطلاحات ریز و درشت زیادی در نامه‌های اداری استفاده می‌شود. اگر با نوشتن یا خواندن نامه‌های اداری، زیاد سر و کار دارید، برای اینکه محتوای آنها را درک کنید و پیام خود را سریع و آسان انتقال دهید باید با این اصطلاحات آشنا باشید. در این مقاله فهرستی از اصطلاحات نامه‌های اداری همراه با معنی و مثال آنها آورده شده است.

مکاتبات اداری حتی زمانی که گردش آنها خودکارسازی می‌شود، معمولاً مسیری طولانی را طی می‌کنند. گاهی کارکنان سازمان نیاز پیدا می‌کنند تا بتوانند سوابق آنها را مشاهده کنند تا مثلا ببینند که چه ارجاعات و اقداماتی روی آنها انجام شده است. اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت مشاهده سوابق نامه را برای کاربران خود فراهم می‌کنند. در ادامه انواع سوابق نامه که در اتوماسیون اداری فراگستر آورده شده و نحوه مشاهده آنها را برای شما تشریح می‌کنیم.

گاهی ممکن هست بخواهید نامه یا ارجاعی را به صورت مخفیانه و به دور از دید دیگران برای مخاطبان خود ارسال کنید. در این حالت سامانه ای که از آن استفاده می‌کنید باید از مکاتبات دارای طبقه بندی (در سطوح عادی، محرمانه، سری و …) پشتیبانی کند. سامانه اتوماسیون مکاتبات فراگستر با پشتیبانی از طبقه‌بندی اسناد محرمانه، قابلیت ارجاع محرمانه را برای شما بوجود می‌آورد. در این مقاله در مورد نحوه استفاده از قابلیت ارجاع محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر و نکات مربوط به آن صحبت می‌کنیم.

ذخیره‌سازی و طبقه‌بندی اسناد برای هر سازمانی ضروری است. اما بایگانی دستی انبوه عظیم اسنادی که روزانه در سازمان‌ها رد و بدل می‌شوند، سرعت و زمان زیادی را از شما خواهد گرفت. برای حل این مشکل کافیست تا از نرم افزارهای سازمانی برای الکترونیکی کردن بایگانی خود استفاده کنید. به این ترتیب می‌توانید ضمن مدیریت اسناد از مزایای دیجیتالی کردن آنها نیز بهره ببرید. در این مقاله به تعریف بایگانی الکترونیکی، مزایای آن و نحوه بایگانی دیجیتالی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر خواهیم پرداخت.

یکی از ویژگی‌های هر نرم افزار سازمانی موفق این است که امکانات متعدد و جامعی را به‌صورت یک‌جا اختیار سازمان ها قرار می‌دهد. به‌عنوان مثال در نرم‌افزار Google Workspace شما می‌توانید به امکانات جانبی متعددی از قبیل برقراری تماس، پوشه‌های ارسالی و دریافتی، مستندات، جلسات آنلاین و … در یک محیط کارتابل اصلی دسترسی داشته باشید. چنین حالتی باعث می‌شود که کاربران برای استفاده از قابلیت‌ها و امکانات مختلف گوگل، مجبور نباشند که از محیط اصلی یا همان کارتابل Gmail خارج شوند. اتوماسیون اداری فراگستر نیز به طور مداوم در حال اضافه‌کردن امکانات متعدد و ایجاد دسترسی به آنها در کارتابل سامانه است. یکی از این موارد، ایجاد دسترسی به امکانات مربوط به زیرسیستم مدیریت مستندات در کارتابل اتوماسیون فراگستر است که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد با سرعت و به‌راحتی اسناد سازمانی خود را بایگانی کنند. در ادامه در مورد روش‌های بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر صحبت می‌کنیم.

کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر، محلی است که شما می‌توانید در آن، نامه‌ها و ارجاعات دریافتی خود را مشاهده کنید. یکی از قابلیت‌های سامانه فراگستر، هوشمند بودن کارتابل آن است. به این معنی که شما می‌توانید برای آن قوانینی تعریف کنید که بر اساس آنها، نامه‌های دریافتی را به صورت خودکار دسته‌بندی کند. به عنوان مثال می‌توانید قانونی تعریف کنید که اگر نامه‌ای از سمت “مدیر مالی” با موضوعی که شامل عبارت “صورت‌حساب” است، دریافت کردید، این نامه به طور خودکار وارد یک پوشه خاص با عنوان “صورت‌حساب‌های دریافتی” شود. در این مقاله در مورد نحوه تعیین قوانین کارتابل اتوماسیون فراگستر خواهید خواند.

اگر مکاتبات اداری شما زیاد است و نیاز به پیگیری و ثبت آنها دارید، باید از یک دفتر اندیکاتور کاغذی یا نمونه دیجیتال آن استفاده کنید. ثبت، شماره‌گذاری، دسته‌بندی و پیگیری مکاتبات اداری کاریست که در سازمان‌های بزرگ‌تر توسط واحدهای دبیرخانه انجام می‌شود. این سازمان‌ها نیز معمولاً از نرم افزارهای حرفه‌ای مانند اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کنند. اما برای شروع کار و برای ثبت و شماره‌گذاری ساده مکاتبات خود به‌صورت دیجیتالی، می‌توانید از یک فایل اکسل استفاده کنید.