سیستم اتوماسیون اداری راهکاری است که امکان انتقال داده‌ها را در بین سیستم‌های سازمان بدون مداخله انسانی، فراهم می‌نماید. این سیستم علاوه بر خودکار‌سازی فرآیندها، می‌تواند در ساده‌سازی آنها نیز نقش به سزایی داشته باشد. با این حال، پیاده‌سازی این سیستم‌ها مراحلی خاص دارد و باید به درستی و با دقت انجام شود. بسیاری از سازمان‌ها به سمت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری نمی‌روند، زیرا فرآیند پیاده‌سازی آن برایشان بسیار دشوار به نظر می‌رسد. اما با یک رویکرد منظم، پیاده‌سازی اتوماسیون اداری هم قابل مدیریت و هم قابل دستیابی است. در ادامه این مقاله با مراحل اجرایی و نحوه پیاده‌سازی اتوماسیون اداری آشنا خواهید شد.

شماره‌گذاری یکی از مهم‌ترین مراحل انجام مکاتبات اداری است. نامه‌نگاری روش اصلی و رسمی برقراری ارتباطات اداری در سازمان‌ها و شرکت‌هاست. به عبارتی مکاتبات اداری تنها راه پیگیری رسمی امور سازمانی است. در نگاه اول این امر ممکن است ساده به نظر برسد. اما سادگی نامه‌نگاری تا زمانی خواهد بود که میان تعداد افراد انگشت‌شماری اجرا شود و زمانی که صحبت از هزاران کاربر و بخش‌های متععد یک سازمان به میان بیاید، بسیار پیچیده خواهد بود. به همین دلیل مدیریت مکاتبات و نامه‌های اداری از ضرورت‌های اصلی برای عملکرد صحیح و روان یک سازمان است. از مهم‌ترین تدابیری که برای مدیریت مکاتبات وجود دارد، شماره‌گذاری نامه‌های اداری است. در ادامه این مقاله در مورد اینکه شماره نامه چیست و نحوه شماره گذاری در نامه اداری خواهید خواند.

یکی از موارد مهمی که می‌توانند استفاده از یک نرم‌افزار را تسهیل کنند، قابلیت شخصی‌سازی است. زیرا هر کاربری نقش خاصی در سازمان دارد و وظایف و روال‌های کاری وی با بقیه کارکنان متفاوت است. بنابراین این امکان برای هر فرد وجود دارد که با شخصی‌سازی بیشتر سیستم اتوماسیون، سرعت، راحتی و بهره‌وری در کار خود را افزایش بدهد. به همین دلیل در این مقاله به معرفی قابلیت‌های شخصی‌سازی در اتوماسیون اداری فراگستر خواهیم پرداخت.

نوتیفیکیشن یا اعلان ابزارهایی هستند که در نرم‌افزارهای مختلف برای بهبود تجربه کاربری مورد استفاده قرار می‌گیرند و برای استفاده بهینه از یک نرم‌افزار ضروری محسوب می‌شوند. نوتیفیکیشن‌ها به ویژه هنگامی که شما در حال استفاده مستقیم از نرم‌افزار نیستند، می‌توانند نقش مهمی ایفا کنند و رویدادها و اطلاع‌رسانی‌های مهم را به شما انجام دهند. این مساله به ویژه در نرم‌افزارهایی که به برقراری ارتباط میان افراد می‌پردازند، بسیار مفید است. از جمله این ابزارها، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری است که ارتباطات سازمانی را تسهیل می‌کنند. این ویژگی به ویژه با توجه به مشغله کارکنان و همینطور در مواردی که کارکنان خارج از سازمان بوده یا پشت میز کار خود نیستند می‌تواند بسیار مهم باشد. در این حالت، نوتیفیکیشن یا اعلان بر روی گوشی فرد کاربر اتوماسیون، می‌تواند نقشی مهم در پی‌گیری و انجام سریع و بی‌وفقه امور ایفا کند. برای آشنایی با نوتیفیکیشن‌ها و ۴ نوع نوتیفیکیشن مورد استفاده در نرم افزار اتوماسیون فراگستر در این مقاله با ما همراه باشید.