ارتباطات سازمانی هدفمند، مهمترین عامل برای تجربه مثبت کارکنان است. حالا تصور کنید سیستم اتوماسیون اداری شما، بتواند بدون دخالت دستی و در زمانهای مهم، با کاربران ارتباط برقرار کند. با قابلیت بازنشر هوشمند در اتوماسیون اداری فراگستر میتوانید: در اولین ورود، نامه خوشآمدگویی همراه با مستند دستورالعملها و آییننامههای سازمان را ارسال کنید. در […]
مدل BPMN در ProcessMaker برای فرم «ثبت حواله فروش» به شکل ذیل عمل میکند:
مدل BPMN فرآیند «مدیریت سفارش فروش» با Start Event از شخص کارمند فروش با عنوان «فرم تهیه پیش فاکتور اولیه» آغاز میشود. پس از تکمیل فرم درخواست جهت بررسی اولیه به مدیرواحد ارسال و پس از بررسی مجدد به کارمند فروش جهت تهیه قرار حواله و فروش ارسال می گردد، پس از Task قرارداد و حواله فروش، یک Exclusive Gateway (XOR) جهت بررسی تائید و یا عدم تائید درخواست و توزیع مسیرهای مختلف قرار گرفته است. سپس درخواست مذکور به صورت سری به کارشناس مالی جهت تنظیم اطلاعات مالی قرارداد، مدیر مالی جهت تائید اطلاعات مالی و مدیرعامل جهت تائید نهایی ارسال می شود، مدیرعامل در این مسیر یک Exclusive Gateway (XOR) را که امکان تعیین آن به کارخانه های مختلف جهت بررسی مدیر کارخانه و انباردار را به کاربر می دهد، نهایتاً درخواست مذکور پس بررسی انباردار، به End Event ختم می شود.
Exclusive Gateway (XOR):
بلافاصله پس از ثبت پیش فاکتور قرار دارد و تنظیم آن، مسیر «نیاز به تأیید مدیر فروش» فعال میشود.
Exclusive Gateway (XOR):
در مرحله نهایی تصمیمگیری، شرط «نظر مدیر عامل و تعیین کارخانه مذکور)» را مدیرعامل بررسی میکند. اگر شرط برقرار باشد، فرآیند به سمت «بررسی مدیرکارخانه» میرود.
فرم «پیش فاکتور فروش کالا» در Process Maker به صورت یک فرم چندبخشی (Multi-section) طراحی شده است. بخش اول شامل فیلدهای «شماره پیش فاکتور» (خودکار یا دستی)، «تاریخ صدور» (DatePicker شمسی با مقدار پیشفرض تاریخ روز) و مشخصات فروشنده (شماره ثبت/ملی، تلفن، نام شرکت، کد پستی) است. بخش مشخصات خریدار دارای فیلدهای «نام مشتری»، «کد مشتری» (که با جستجو در پایگاه داده تکمیل میشود)، «شماره ملی/ثبت»، «تلفن» و «آدرس» میباشد. بخش «مشخصات کالا» از یک Repeating Grid با ستونهای «کد کالا»، «شرح کالا»، «تعداد»، «قیمت واحد»، «قیمت واحد با مالیات»، «جمع کل»، «جمع مالیات» و «جمع کل با مالیات» تشکیل شده که محاسبات خودکار (قیمت کل = تعداد * قیمت واحد، مالیات = ۹% یا مقدار تعریف شده) با جاوااسکریپت در سمت کاربر انجام میشود. بخش «شرایط و نحوه فروش» شامل چکباکسهای گروهی (۵۰% نقدی، غیرنقدی، رسمی، غیررسمی) با قابلیت انتخاب چندگانه است. بخش «صادر کننده پیش فاکتور» یک فیلد متنی یا Dropdown برای نام شخص صادرکننده میباشد. بخش «شرایط بسته بندی» شامل گزینههای «کارتن»، «یونولیت»، «نایلون» و «توضیحات شرایط فروش» به صورت TextArea است. همچنین اعدادی مانند ۱ تا ۵ در انتها احتمالاً مربوط به اولویت بستهبندی یا گزینههای از پیش تعریف شده میباشد. تمام فیلدها دارای اعتبارسنجی سمت کلاینت (مانند اجباری بودن کد مشتری، مثبت بودن تعداد) و ذخیرهسازی نهایی به صورت JSON در دیتابیس هستند.
مدل BPMN در ProcessMaker برای فرم «درخواست فارغ التحصیلی» به شکل ذیل عمل میکند:
مدل BPMN این فرآیند با Start Event «ثبت درخواست فارغالتحصیلی» توسط دانشجو آغاز میشود. سپس یک User Task «بررسی پرونده توسط کارشناس» قرار دارد که پس از آن یک Exclusive Gateway (XOR) بر اساس کامل بودن مدارک، دو مسیر «اعلام نقص از کارشناس» و «پذیرش» را جدا میکند. در مسیر نقص، یک Task «ناقصی مدارک و انجام پذیرش» (احتمالاً به معنی رفع نقص توسط دانشجو) و سپس «تایید تکمیل مدارک» توسط کارشناس تعریف شده است که پس از آن به همان Gateway بازمیگردد (حلقه بازخورد). در مسیر پذیرش، فرآیند به صورت موازی یا ترتیبی وارد Task «صدور کارنامه توسط واحد آموزشی» و سپس «بررسی کارنامه توسط کارشناس خدمات آموزش» میشود. در ادامه یک Task «فرم بررسی سرپرست آموزش» قرار دارد که تصمیم نهایی را اتخاذ میکند. پس از تأیید سرپرست، End Event «پذیرش نهایی و صدور مدرک» فعال میشود. تمام مسیرها با Condition Expression روی Sequence Flowها و متغیرهایی مانند {documents_complete}, {advisor_approved} مدیریت میشوند. نهایتا اعلان تائید تکمیل مدارک، به دانشجو ارسال می شود.
Exclusive Gateway (XOR) گره تصمیم انحصاری پس از Task صدور کارنامه توسط واحد آموزشی» قرار دارد. شرط خروجی:
اگر نیاز به بررسی کارشناس پذیرش داشته باشد، به ایشان ارجاع می شود و اگر نیازی نداشته باشد، مسیر «بررسی توسط کارشناس خدمات آموزش» فعال میشود.
Exclusive Gateway (XOR) گره تصمیم انحصاری پس از Task «بررسی پرونده توسط کارشناس پذیرش» قرار دارد. شرط خروجی:
اگر documents_ok == true، مسیر «پذیرش» فعال میشود. در غیر این صورت، مسیر «اعلام نقص از کارشناس پذیرش» فعال میگردد. فقط یک خروجی اجرا میشود.
Exclusive Gateway (XOR) گره تصمیم انحصاری پس از Task «بررسی پرونده توسط کارشناس خدمات آموزش» قرار دارد. شرط خروجی:
اگر documents_ok == true، مسیر «بررسی سرپرست آموزش» فعال میشود. در غیر این صورت، مسیر «اعلام نقص از کارشناس خدمات» فعال میگردد. فقط یک خروجی اجرا میشود.
Exclusive Gateway (XOR) گره تصمیم انحصاری پس از Task «بررسی پرونده توسط سرپرست آموزش» قرار دارد. شرط خروجی:
اگر documents_ok == true، مسیر «اعلام تائید تکمیل مدارک» فعال میشود. در غیر این صورت، مسیر «اعلام ناقصی مدارک و انجام مجدد امور فعال» فعال میگردد. فقط یک خروجی اجرا میشود.
فرم «درخواست ثبت مدارک فارغالتحصیلی» به صورت چندبخشی (Multi-step) در Process Maker طراحی شده است. بخش اول (تکمیل توسط دانشجو) شامل فیلدهای «نام»، «نام خانوادگی»، «رشته تحصیلی»، «مقطع تحصیلی» (Dropdown با مقاطع مختلف)، «شماره دانشجویی» (اعتبارسنجی عددی)، «شماره تماس» (الگوی ۱۱ رقمی) و دو فیلد آپلود فایل: «بارگزاری فایل مربوط به امضای واحدهای مختلف» و «بارگزار فرم تسویه حساب» – هر دو با Allowed extensions: * (همه فرمتها) و محدودیت حجم. بخش دوم (تکمیل توسط واحد صدور کارنامه) شامل فیلد «تعیین وضعیت بررسی» (متن یا انتخاب)، یک چکباکس یا رادیو «نیاز به بررسی کارشناس پذیرش دارد» و «توضیحات در صورت لزوم» (TextArea). بخش سوم (تکمیل توسط سرپرست آموزش) شامل فیلد «انتخاب کنید» (تأیید/رد)، «توضیحات» و دکمه «ثبت و ارسال». همچنین یک بخش تکراری «بررسی سرپرست آموزش» در پایین فرم دیده میشود که نمایش وضعیت است. تاریخ درخواست به صورت خودکار از سرور دریافت و در فیلد «تاریخ درخواست» (بالای فرم) نمایش داده میشود. تمام فیلدهای اجباری با اعتبارسنجی سمت کلاینت و سرور کنترل میشوند و دادههای آپلودی در دیتابیس ذخیره میگردند.
در راستای توسعه خدمات هوشمند و تکمیل تحول دیجیتال، قابلیت امضای الکترونیکی (e-signature) به سیستم اتوماسیون اداری فراگستر و سیستم اسناد مشارکتی سازمانی اضافه شد. این قابلیت تجربهای مشابه ابزارهایی مانند Google Docs فراهم میکند و امکان ایجاد سند، اشتراک گذاری، گردش تأیید، اخذ امضا و تولید نسخه نهایی قابل استناد را بدون نیاز به ابزارهای جانبی و بدون خروج از سامانه فراهم میسازد.
مدل BPMN در ProcessMaker برای فرم «درخواست ابزار و تجهیزات» به شکل ذیل عمل میکند:
مدل BPMN این فرآیند از یک Start Event با عنوان «فرم درخواست ساخت ابزار» آغاز میشود که دادههای اولیه (نقشه، شماره نقشه، واحد درخواستکننده، شرح و …) را دریافت میکند. پس از تکمیل، جریان وارد یک مسیر سری میشود تا سه Task انسانی «فرم بررسی بخش ابزار سازی»، «فرم بررسی فنی مهندسی» و «فرم بررسی واحد تولید» را به صورت مستقل از یکدیگر راهاندازی کند. هر یک از این سه Task مسئول تأیید تخصصی در حوزه خود هستند و ممکن است دارای فرمهای جداگانه با فیلدهای اختصاصی باشند. پس از اتمام هر سه Task و در نهایت پس از تأیید نهایی واحد تولید،End Event دادهها را در دیتابیس ثبت کرده و خروجی نهایی (مانند مجوز ساخت) صادر میشود.
در این فرآیند از دو نوع Gateway کلیدی استفاده شده است:
بلافاصله پس از فرم درخواست اولیه قرار دارد. وظیفه آن ایجاد سه جریان موازی و مستقل به سمت واحدهای «ابزارسازی»، «فنی مهندسی» و «تولید» است. هیچ شرطی برای ورود به این Gateway وجود ندارد و هر سه خروجی بدون قید و شرط فعال میشوند.
فرم «درخواست ساخت ابزار تجهیزات» از دو بخش مجزا تشکیل شده است: بخش درخواستکننده و بخش ابزارسازی. در بخش اول، فیلد «فایل نقشه» از نوع File Attachment با پشتیبانی از تمام فرمتهای فایل (Allow all extensions) و حداکثر حجم مشخص است. فیلد «شماره نقشه» یک فیلد متنی با اعتبارسنجی فرمت (مثلاً الگوی عددی-حرفی) میباشد. «واحد درخواستکننده» از نوع Read Only که و با استفاده از تریگر بر مبنای لاگین کننده، نمایش داده می شود. «شرح درخواست» یک TextArea با قابلیت Rich Text یا ساده است. بخش دوم (ابزارسازی) شامل یک فیلد خدمات واحد مهندسی و ابزارسازی از نوع CheckGroup، و یک جدول (Repeating Grid) با ستونهای: «خدمات ارائه شده به ابزار سازی» (متن)، «تاریخ تعیین شده جهت ارائه» (DatePicker شمسی)، «تایید مهندسی» (DropDown یا Suggest)، «تایید ابزار سازی» (DropDown یا Suggest) و توضیحات، به عنوان مقدار پیشفرض یا نمونه در تصویر نمایش داده شده است. همچنین یک توضیح متنی: «در صورت درخواست اصلاح، قابل به محض دریافت از ابزار سازی نتیجه تست قابل اعلام گردد» به عنوان یک فیلد یادداشت یا قانون تجاری در فرم لحاظ شده است.
مدل BPMN در ProcessMaker برای فرم «ثبت و امتیاز دهی عملکرد» به شکل ذیل عمل میکند:
مدل فرآیند «درخواست امتیازدهی کارمندان» با استاندارد BPMN 2.0 در نرمافزار Process Maker پیادهسازی شده است. المان شروع (Start Event) از نوع «فرم شروع» بوده و دادههای اولیه شامل پست سازمانی و کد ملی را دریافت میکند. سپس یک Task انسانی (User Task) با عنوان «ثبت اطلاعات عملکرد» ظاهر میشود که فرم مخصوص به آن متصل است. پس از تکمیل، جریان وارد یک Exclusive Gateway میشود که بر اساس مقدار امتیاز مکتسبه (بیشتر از ۸۰ یا کمتر) مسیرهای متفاوتی ایجاد میکند. در ادامه یک Parallel Gateway وظیفه ارسال همزمان درخواست به دو نقش «مدیر مستقیم» و «کارشناس منابع انسانی» را بر عهده دارد. هر مسیر دارای یک Task تأیید با ضرب الاجل (Deadline) و رویداد پیگیری (Timer Event) است. پس از جمعآوری نتایج، یک Inclusive Gateway شرط «حداقل یک تأیید» را بررسی کرده و در صورت موفقیت، به Task «امتیازدهی نهایی» میرود. در نهایت End Event دادههای نهایی را در پایگاه داده ثبت کرده و گردش کار خاتمه مییابد. تمامی مسیرها با Sequence Flow دارای اکسپرشنهای شرطی (Condition Expression) و متغیرهای فرآیند (Process Variables) مدیریت میشوند.
Exclusive Gateway (XOR) – گره تصمیم انحصاری
این Gateway بلافاصله پس از Task «ثبت اطلاعات عملکرد» قرار دارد و دقیقاً یک خروجی بر اساس شرط زیر فعال میشود: اگر متغیر self_assessment_score > 80 باشد، مسیر «بررسی ویژه» به سمت Task «بررسی مدیر ارشد» میرود. در غیر این صورت، مسیر «بررسی عادی» به سمت Task «بررسی مدیر مستقیم» فعال میشود. شرطها روی Sequence Flowها با عبارتهایی مانند {self_assessment_score > 80} تعریف شده و هیچ مسیر پیشفرضی (Default Flow) تعریف نشده تا از خطاهای زمان اجرا جلوگیری شود.
Parallel Gateway (AND) – گره موازی
بعد از تأیید مدیر (در هر دو مسیر)، این Gateway به کار گرفته میشود تا دو Task «تأیید مدیر واحد» و «تأیید کارشناس منابع انسانی» را به صورت کاملاً همزمان و مستقل از هم شروع کند. هیچ شرطی برای ورود به آن وجود ندارد و خروجیها همگی فعال میشوند. فرآیند تنها زمانی از Gateway جمعکننده (Joining) عبور میکند که هر دو مسیر کامل شده باشند (همگامسازی کامل).
Inclusive Gateway (OR) – گره شامل
پس از اتمام دو Task موازی، این Gateway شرط «حداقل یک تأیید» را ارزیابی میکند. اگر متغیر manager_approved == true یا hr_approved == true (یا هر دو) باشد، جریان به Task «امتیازدهی نهایی» میرود. در غیر این صورت (هر دو رد شده باشند)، جریان به Task «اصلاحیه توسط کارمند» بازگردانده میشود.
برخلاف Exclusive Gateway، این Gateway میتواند بیش از یک خروجی داشته باشد، اما در این طراحی فقط دو خروجی شرطی با همپوشانی ممکن تعریف شده است.
فرم تکمیل عملکرد کارمندان به صورت یک فرم داینامیک HTML/JS در Process Maker طراحی شده و از قابلیت Data Binding برای اتصال مستقیم به فیلدهای دیتابیس استفاده میکند. فیلد «پست سازمانی» از نوع Dropdown با منبع دادهای (Data Source) متصل به جدول سازمانی (Positions) است. فیلد «کد ملی» از نوع Text با الگوی Regular Expression (^[0-9]{10}$) و پیام اعتبارسنجی سمت کلاینت و سرور است. فیلد «نام و نام خانوادگی» به صورت خودکار پس از وارد کردن کد ملی، از طریق Web Service به LDAP سازمان کوئری زده و مقدار آن پر میشود (Auto-complete). جدول ارزشیابی کارکنان یک کنترل Repeating Grid است که هر ردیف شامل هفت ستون متنی («امتیاز مکتسبه»، «تحلیل عملکرد»، «سقف انتظار»، «هدف مورد انتظار» و …) میباشد. دادههای این جدول به صورت آرایهای از اشیاء JSON در متغیر فرآیند ذخیره میشود. تاریخ ایجاد درخواست به صورت فقط خواندنی (Readonly) با فرمت jalali (Shamsi) از تابع Server-Side Date دریافت میگردد. تمام فیلدها دارای Event Listener (مانند onBlur، onChange) برای محاسبه خودکار مجموع امتیازها و فعال/غیرفعال کردن دکمه ارسال هستند.
با گسترش استفاده از سامانههای اتوماسیون اداری و حرکت سازمانها به سمت دولت الکترونیک، موضوع اعتبارسنجی، پیگیری و اصالت مکاتبات اداری بیش از گذشته اهمیت یافته است. یکی از ابزارهای کلیدی در این مسیر، استفاده از QR Code در اسناد و نامههای رسمی است. در این میان، دو مفهوم مهم یعنی QR Code شناسه شمس […]
فراگستر با افتخار از راهاندازی سرویس چتبات پشتیبانی مبتنی بر هوش مصنوعی در نرم افزار اتوماسیون اداری خود خبر میدهد. این سرویس اکنون برای سازمانهایی که قابلیتهای هوشمصنوعی فراگستر را فعال کردهاند، در محصول قابل استفاده است. چت بات هوشمصنوعی فراگستر با استفاده از فناوریهای پردازش زبان طبیعی (NLP) و یادگیری ماشینی (ML) بهصورت ۲۴ […]
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 3000 سازمان با گستردگی بیش از یک میلیون کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.
