اتوماسیون فراگستر
پروژههای موفق اتوماسیون فراگستر
شرکت فراگستر
تماس با فراگستر
دفترمرکزی: تهران – خیابان مطهری – خیابان کوه نور – خیابان هفتم – پلاک 11
تلفن: 42623-021
فکس: 88172998-021
info [at] faragostar.net
کدپستی: 1587695611
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 2600 سازمان با گستردگی 600 هزار کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.
اصطلاحات و واژه های پرکاربرد در نامه های اداری
/در اتوماسیون اداریاصطلاحات ریز و درشت زیادی در نامههای اداری استفاده میشود. اگر با نوشتن یا خواندن نامههای اداری، زیاد سر و کار دارید، برای اینکه محتوای آنها را درک کنید و پیام خود را سریع و آسان انتقال دهید باید با این اصطلاحات آشنا باشید. در این مقاله فهرستی از اصطلاحات نامههای اداری همراه با معنی و مثال آنها آورده شده است.
تعامل سازمانی چیست؟ چطور تعاملات درون سازمانی را افزایش دهیم؟
/در مشاوره و راهکارهای مدیریتیتعاملات سازمانی باعث تقویت ارتباطات میان کارکنان میشود و نقش مهمی در بهبود عملکرد آنها دارد. به همین دلیل، ایجاد یک محیط کاری که بتواند تعاملات سالم را ترویج و تشویق کند، برای موفقیت یک کسب و کار حیاتی است. روشهای متعددی برای افزایش تعامل درون سازمانی وجود دارد که هر کدام مزایای خاصی برای سازمانها به ارمغان میآورند. در این مقاله به تعریف تعاملات سازمانی، مزایای آن و راههای افزایش تعامل در میان کارکنان سازمان میپردازیم.
مشاهده سوابق نامه در اتوماسیون اداری (صفر تا صد)
/در اتوماسیون اداریمکاتبات اداری حتی زمانی که گردش آنها خودکارسازی میشود، معمولاً مسیری طولانی را طی میکنند. گاهی کارکنان سازمان نیاز پیدا میکنند تا بتوانند سوابق آنها را مشاهده کنند تا مثلا ببینند که چه ارجاعات و اقداماتی روی آنها انجام شده است. اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت مشاهده سوابق نامه را برای کاربران خود فراهم میکنند. در ادامه انواع سوابق نامه که در اتوماسیون اداری فراگستر آورده شده و نحوه مشاهده آنها را برای شما تشریح میکنیم.
منظور از پاراف نامه اداری چیست؟ نحوه پاراف کردن در اتوماسیون اداری
/در اتوماسیون اداریپاراف کردن نامه، پاراف نامه یا پیشامضاء اصطلاحی است که در ادارات و سازمانهای ایرانی به متنی گفته میشود که ذیل یک نامه دریافتی نوشته میشود تا درخواست یا دستوری خاص را به اطلاع گیرنده بعدی ابلاغ کند و همان متن ارجاع است. پاراف میتواند توسط مقام مافوق یا هر فرد مسئول دیگری در سازمان نوشته شود و متن پاراف با توجه به جایگاه نویسنده و مسئولیت وی تعیین میشود. به عنوان مثال، اگر یک مشتری برای تعویض یک کالا در زمان گارانتی به واحد پشتیبانی نامه بنویسد، مدیر واحد پشتیبانی میتواند در پاسخ به این درخواست روی همان نامه، متن موافقت خود را پاراف و آن را امضاء کند.
نحوه ارجاع محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر به همراه تصاویر
/در اتوماسیون اداریگاهی ممکن هست بخواهید نامه یا ارجاعی را به صورت مخفیانه و به دور از دید دیگران برای مخاطبان خود ارسال کنید. در این حالت سامانه ای که از آن استفاده میکنید باید از مکاتبات دارای طبقه بندی (در سطوح عادی، محرمانه، سری و …) پشتیبانی کند. سامانه اتوماسیون مکاتبات فراگستر با پشتیبانی از طبقهبندی اسناد محرمانه، قابلیت ارجاع محرمانه را برای شما بوجود میآورد. در این مقاله در مورد نحوه استفاده از قابلیت ارجاع محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر و نکات مربوط به آن صحبت میکنیم.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟ برای سیستم سازی از کجا باید شروع کرد؟
/در مشاوره و راهکارهای مدیریتیحتما تا به حال اصطلاح سیستم سازی را شنیدهاید. سیستم سازی کسب و کار روشی است که باعث سادهتر شدن فعالیتها و افزایش بهرهوری میشود و اولین قدم برای اتوماسیون یک کسب و کار است. در واقع، هر سازمانی طی فرآیند رشد خود مناسبترین روش را برای انجام دادن کارها پیدا کرده و آنها را به صورت سیستماتیک انجام میدهد. اما روند طبیعی سیستم سازی زمانبر است و پاسخگوی رشد سریع سازمانها نخواهد بود. بنابراین هر سازمان باید بتواند فرآیندهای خود را فوراً سازماندهی و سیستماتیک کند. در این مقاله در مورد تعریف سیستم سازی، مراحل آن و ارتباطش با اتوماسیون صحبت میکنیم.
گزارش سازمانی چیست؟ انواع گزارش در سازمانها کدام است؟
/در مشاوره و راهکارهای مدیریتیگزارشهای تجاری از ابزارهای اصلی برای تصمیمگیری در کسب و کارها هستند و شرکتهای مختلف انواع گزارشها را تهیه کرده و از آنها استفاده میکنند. با این حال افزایش تنوع این گزارشها و رقابت بیشتر میان کسب و کارها باعث شده تا تهیه سریعتر و دقیقتر این گزارشها اهمیت زیادی پیدا کند. برای حل این مشکل میتوان از ابزارهای گزارش ساز استفاده کرد. اما پیش از هر چیز باید با انواع گزارشهای سازمانی آشنا باشید. در این نوشته به معرفی انواع رایج گزارشهای سازمانی و آوردن چند نمونه از آنها خواهیم پرداخت.
نرم افزار BPMS فراگستر از چه گزارشهایی پشتیبانی میکند؟
/در مدیریت فرایندها-BPMنرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPMS ابزاری برای مدلسازی و خودکارسازی فرآیندهای تجاری است. یکی از فایدههای این سیستم این است که به سازمانها امکان میدهد تا اثربخشی فرآیندهای خود را تجزیه و تحلیل کرده و در صورت ضرورت آنها را اصلاح کنند. اصلیترین روش برای تحلیل فرآیندها نیز استفاده از انواع مختلف گزارشهای مربوط به آنهاست. اما آیا میدانید با با BPMS چه گزارشهایی میتوانید از فرآیندهای خودکارسازی شده خود بگیرید؟ در این مقاله در مورد انواع این گزارشها و نحوه تهیه آنها در اتوماسیون اداری فراگستر صحبت میکنیم.
چرا باید اسناد خود را به صورت الکترونیکی بایگانی کنیم؟
/در اتوماسیون اداریذخیرهسازی و طبقهبندی اسناد برای هر سازمانی ضروری است. اما بایگانی دستی انبوه عظیم اسنادی که روزانه در سازمانها رد و بدل میشوند، سرعت و زمان زیادی را از شما خواهد گرفت. برای حل این مشکل کافیست تا از نرم افزارهای سازمانی برای الکترونیکی کردن بایگانی خود استفاده کنید. به این ترتیب میتوانید ضمن مدیریت اسناد از مزایای دیجیتالی کردن آنها نیز بهره ببرید. در این مقاله به تعریف بایگانی الکترونیکی، مزایای آن و نحوه بایگانی دیجیتالی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر خواهیم پرداخت.
روشهای ثبت مرخصی در اتوماسیون اداری فراگستر
/در اتوماسیون اداریدر هر سازمانی، کارکنان به دلایل متفاوت و در زمانهای مختلف به مرخصی نیاز پیدا میکنند. به همین دلیل ثبت درخواست مرخصی توسط آنها، از فعالیتهای اداری رایج است. در گذشته، این درخواستها به صورت کاغذی و با مراجعه حضوری کارکنان به مدیران و پیگیری از آنها انجام میشد که زمان زیادی میبرد. اما امروزه با دیجیتالی شدن کارها شما میتوانید تمامی این مراحل را به صورت کامپیوتری و با استفاده از سیستمهای اتوماسیون انجام دهید. استفاده از سیستمهایی مانند اتوماسیون اداری فراگستر، باعث کاهش کاغذبازی و مراجعات حضوری برای این درخواستها میشود و با خودکارسازی گردشکارها، به آنها سرعت میبخشد. در این مقاله، روشهای ثبت مرخصی در اتوماسیون فراگستر را برای شما معرفی میکنیم.
چگونه اسناد را بایگانی کنیم؟ بهینهترین روش بایگانی اسناد کدام است؟
/در اتوماسیون ادارییکی از ویژگیهای هر نرم افزار سازمانی موفق این است که امکانات متعدد و جامعی را بهصورت یکجا اختیار سازمان ها قرار میدهد. بهعنوان مثال در نرمافزار Google Workspace شما میتوانید به امکانات جانبی متعددی از قبیل برقراری تماس، پوشههای ارسالی و دریافتی، مستندات، جلسات آنلاین و … در یک محیط کارتابل اصلی دسترسی داشته باشید. چنین حالتی باعث میشود که کاربران برای استفاده از قابلیتها و امکانات مختلف گوگل، مجبور نباشند که از محیط اصلی یا همان کارتابل Gmail خارج شوند. اتوماسیون اداری فراگستر نیز به طور مداوم در حال اضافهکردن امکانات متعدد و ایجاد دسترسی به آنها در کارتابل سامانه است. یکی از این موارد، ایجاد دسترسی به امکانات مربوط به زیرسیستم مدیریت مستندات در کارتابل اتوماسیون فراگستر است که به سازمانها اجازه میدهد با سرعت و بهراحتی اسناد سازمانی خود را بایگانی کنند. در ادامه در مورد روشهای بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر صحبت میکنیم.
طبقه بندی اسناد محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر
/در اتوماسیون اداریطبقهبندی مکاتبات و اسناد محرمانه برای هر سازمانی ضروری است. در حالی که در مکاتبات کاغذی به راحتی میتوان میزان محرمانگی نامه ها را با مهر و موم خاص آن مشخص و اعلام کرد، حجم زیادی از مکاتبات سازمانهای امروزی به صورت دیجیتال و از طریق کامپیوتر انجام میشود. این مساله امکان طبقهبندی مکاتبات و اسناد دیجیتال را به یک ضرورت مهم تبدیل میکند. با اتوماسیون فراگستر شما میتوانید اسناد و مکاتبات دیجیتالی سازمان خود را نیز طبقه بندی کنید. برای آشنایی با تعریف سند محرمانه و نحوه طبقهبندی اسناد محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
نحوه تعیین قوانین کارتابل در اتوماسیون اداری فراگستر
/در اتوماسیون اداریکارتابل اتوماسیون اداری فراگستر، محلی است که شما میتوانید در آن، نامهها و ارجاعات دریافتی خود را مشاهده کنید. یکی از قابلیتهای سامانه فراگستر، هوشمند بودن کارتابل آن است. به این معنی که شما میتوانید برای آن قوانینی تعریف کنید که بر اساس آنها، نامههای دریافتی را به صورت خودکار دستهبندی کند. به عنوان مثال میتوانید قانونی تعریف کنید که اگر نامهای از سمت “مدیر مالی” با موضوعی که شامل عبارت “صورتحساب” است، دریافت کردید، این نامه به طور خودکار وارد یک پوشه خاص با عنوان “صورتحسابهای دریافتی” شود. در این مقاله در مورد نحوه تعیین قوانین کارتابل اتوماسیون فراگستر خواهید خواند.
نحوه تبدیل ایمیل های دریافتی به نامه در اتوماسیون اداری فراگستر
/در اتوماسیون اداریمکاتبات الکترونیکی در سازمان از راههای متعددی انجام میشود. یکی از این راهها استفاده از نرم افزارهای پست الکترونیک یا ایمیل است. با این حال بسیاری از کاربران سازمانی نیاز دارند که بتوانند نامههای دریافتی از طریق ایمیل را به صورت نامه رسمی در سیستمهای اتوماسیون اداری ثبت کرده و آنها را برای انجام اقدامات مربوطه در سازمان به گردش دربیاورند. این دسته از امکانات اتوماسیون فراگستر در زیرسیستم مدیریت پست الکترونیک فراگستر گنجانده شده است. یکی از امکاناتی که این زیرسیستم در اختیار شما قرار میدهد، امکان ثبت ایمیلهای دریافتی به عنوان نامه است. در ادامه این مقاله نحوه تبدیل ایمیل های دریافتی به نامه در اتوماسیون اداری فراگستر را بررسی میکنیم.
انواع سطوح مدیریتی در سازمان و ویژگیها و وظایف آنها
/در مشاوره و راهکارهای مدیریتیوظیفه مدیران در سازمان اساساً سازماندهی منابع و نظارت بر آنها برای رسیدن به اهداف سازمان است. اما با حجم کاری بالا و تنوعی که در فعالیتهای روزانه سازمانهای مختلف وجود دارد، غیر ممکن هست که یک نفر بتواند تمامی فعالیتهای سازمان را به تنهایی مدیریت کند. به همین علت است که عنوان شغلی مدیریت در سازمانها مختص یک نفر نیست و تعداد زیادی مدیر در هر سازمان وجود دارد. این مدیران در کنار هم و با سلسله مراتب خاصی فعالیت میکنند. در این مقاله در مورد سطوح مختلف مدیریتی در سازمان، کارکرد آنها و مهارت های لازم برای مدیران در هر یک از این سطوح صحبت خواهیم کرد.
معرفی نامه اداری چیست و چه انواعی دارد؟
/در اتوماسیون ادارییکی از انواع نامههای مرسوم اداری، معرفی نامه است. اگر تا به حال برای انجام یک کار اداری اقدام کرده باشید حتما با این موضوع مواجه شدهاید که برای انجام یک کار مجبور شوید به چندین سازمان مراجعه کنید. در واقع بوروکراسی اداری از یک سو و پیچیدگی و تخصصی شدن کارها از سوی دیگر، باعث شده تا شما مجبور به مراجعه به چندین سازمان یا واحد سازمانی شوید. از آنجایی که ارتباط با سازمانها نیز باید به طور رسمی و مکتوب باشد نیازمند استفاده از نامه اداری است. در این حالت سازمانها و واحدهای سازمانی برای ارجاع کار شما به یک سازمان یا واحد دیگر از یک معرفی نامه اداری استفاده میکنند. در این مقاله به تعریف معرفی نامه اداری و انواع آن پرداخته و نمونهای از هر کدام را برای شما میآوریم.
فایل اکسل اتوماسیون اداری و دبیرخانه با دانلود رایگان
/در اتوماسیون اداریاگر مکاتبات اداری شما زیاد است و نیاز به پیگیری و ثبت آنها دارید، باید از یک دفتر اندیکاتور کاغذی یا نمونه دیجیتال آن استفاده کنید. ثبت، شمارهگذاری، دستهبندی و پیگیری مکاتبات اداری کاریست که در سازمانهای بزرگتر توسط واحدهای دبیرخانه انجام میشود. این سازمانها نیز معمولاً از نرم افزارهای حرفهای مانند اتوماسیون اداری فراگستر استفاده میکنند. اما برای شروع کار و برای ثبت و شمارهگذاری ساده مکاتبات خود بهصورت دیجیتالی، میتوانید از یک فایل اکسل استفاده کنید.
اخلاق سازمانی چیست و چطور آن را در سازمان پیاده کنیم؟
/در مدیریت فرایندها-BPMهمه ما در زندگی خود با مفهوم اخلاق و انتخابهای اخلاقی روبرو میشویم. از این منظر وقتی از اخلاق صحبت میکنیم، منظورمان استاندارهای اخلاقی است که به ما میگویند چه کاری بد و چه کاری خوب است. اخلاق سازمانی هم در مورد همین پرسشها صحبت میکند. با این تفاوت که اخلاق سازمانی مربوط به رفتارها و انتخابهایی که سازمانها یا کارکنان آنها انجام میدهند و تمامی افراد سازمان اعم از مدیران و کارکنان را دربرمیگیرد. برای آشنایی با تعریف اخلاق سازمانی و راههای پیادهسازی آن در سازمان با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
سازمان داده محور چیست؟ ۵ ویژگی که سازمان داده محور باید داشته باشد
/در مشاوره و راهکارهای مدیریتیاستفاده از دادهها مزایای زیادی برای هر کسب و کار دارد. یک سازمان داده محور شانس بیشتری برای موفقیت در دراز مدت و حفظ مزیتهای رقابتی خود دارد. مطالعات نیز نشان میدهد که شرکتهای داده محور به طور متوسط سالانه بیش از ۳۰ درصد رشد میکنند. به همین علت اکنون بیش از هر زمان دیگری، داده محور بودن برای هر کسب و کاری ضروری است. اما متأسفانه، بسیاری از شرکتها هنوز نمیدانند داده محور بودن به چه معناست. در این مقاله به تعریف سازمان داده محور و ویژگیهای اصلی آن میپردازیم.
۸ مشکل سازمانی رایج و راههای غلبه بر آنها
/در مشاوره و راهکارهای مدیریتیمشکلات سازمان ها انواع مختلف و راهکارهای متفاوتی دارند. به همین دلیل، غلبه بر مشکلات سازمانی برای شرکت هایی که در تلاش برای بهبود و مدیریت فعالیتهای خود هستند، میتواند یک چالش جدی باشد. اولین قدم برای حل مشکلات سازمانی این است که بپذیریم مشکلی وجود دارد و علت آن را شناسایی کنیم. تعیین اینکه مشکلات از کجا سرچشمه میگیرند و پیدا کردن راه حلهای مناسب برای هر کدام از آنها زمان میبرد. اما برداشتن این گام برای هر سازمانی که میخواهد به شکلی سالم رشد و پیشرفت کند ضروری است. در این مقاله در مورد برخی از رایج ترین مشکلات سازمان ها، دلایلی که ممکن است باعث بوجود آمدن آنها شود و برخی از راهحلهایی که میتوانید برای رفع این مشکلات از آنها استفاده کنید، صحبت میکنیم.