- مدیریت متمرکز رویدادهای سازمانی
نرم افزار مدیریت جلسات و تقویم سازمانی
ماژول «مدیریت جلسات و تقویم سازمانی» در اتوماسیون کسبوکار (اداری) فراگستر، بستری برای برنامهریزی، هماهنگی و مدیریت چرخه کامل برگزاری جلسات و رویدادهای سازمانی را فراهم مینماید. این زیر سیستم امکان زمانبندی جلسات، رزرو منابع و فضای جلسات و ارسال دعوتنامه الکترونیکی برای مدعوین را مهیا میسازد.
پس از برگذاری جلسه با امکان ثبت صورتجلسه و اخذ امضا الکترونیکی از حاضرین، مستندسازی اقدامات مصوب جلسه بهصورت سیستمی تعریف، ارجاع و تا زمان انجام نهایی پایش و پیگیری خواهند شد.
- معرفی برخی از قابلیت های اصلی
امکانات مدیریت جلسات و تقویم سازمانی در اتوماسیون کسب و کار فراگستر
یکپارچگی سیستم رویدادها و تقویم سازمانی با کارتابل اتوماسیون کسبوکار فراگستر، فرآیند اطلاعرسانی و مدیریت جلسات را کاملاً مکانیزه مینماید. دعوتنامهها و یادآوری های مربوط به رویدادها بهصورت خودکار به کارتابل کاربران ارسال می گردد و تأیید حضور یا عدم حضور دریافت می گردد. این یکپارچگی باعث بهبود هماهنگی، کاهش خطای انسانی و افزایش سرعت در برنامه ریزی و پیگیری اقدامات مرتبط با جلسات میگردد.
- تقویم الکترونیکی سازمانی
تعریف تقویم کاری به تفکیک واحد های سازمان
این زیر سیستم با امکان تعریف تقویمهای کاری و تعریف رویداد های مرتبط با هر واحد سازمان، امکان تعریف رویدادهای تکرارشونده و همچنین تعیین تعطیلات و زمانهای کاری، کمک خواهد نمود تا برنامهریزی جلسات و رویداد های سازمانی منظمتر مدیریت شود.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- تعیین دسترسی ایجاد و مشاهده رویدادها به تفکیک واحد ها: هر واحد در سازمان حسب دسترسی می تواند تقویم کاری مربوط به خود را تعریف و اقدام به ثبت رویدادها و جلسات خود نماید. همچنین کاربران سایر واحد ها نیز در صورت اعطای دسترسی، امکان مشاهده تقویم کاری واحد های دیگر سازمانی را نیز خواهند داشت.
- کنترل تداخل زمانی جلسات و زمان دسترسی به افراد: این قابلیت با بررسی زمانهای رزرو شده کاربران و منابع، از ثبت جلسات همزمان و متداخل جلوگیری میکند. در نتیجه فرآیند برنامهریزی جلسات به شکل مؤثرتری مدیریت میشوند.
- امکان تعریف رویداد های تکرار شونده سازمانی: در این قابلیت با تعریف یک رویداد امکان تکرار آن در الگو های هفتگی، ماهانه و سالیانه امکان پذیر خواهد بود.
- ارسال دعوتنامه جلسات از طریق پیامک، ایمیل و نامه
ارسال دعوت نامه الکترونیکی جلسه، به کارتابل و تلفن همراه کاربر
با امکان ارسال دعوتنامه الکترونیکی به مدعوین از طریق پیامک، ایمیل و همچنین ارسال خودکار نامه به کارتابل کاربران، مدعوین ضمن اطلاع از رویداد می توانند وضعیت حضور خود را در جلسه (تأیید حضور، عدم حضور) را در پاسخ دعوتنامه ثبت نمایند. علاوه بر این، یادآوری زمان برگزاری جلسه بهصورت خودکار از طریق پیامک برای شرکتکنندگان ارسال میشود تا از فراموشی یا تأخیر در حضور جلوگیری شود.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- ارسال دعوتنامه الکترونیکی و تعیین وضعیت حضور مدعوین: امکان ارسال دعوتنامه حضور در جلسات از طریق پیامک، ایمیل و همچنین ارسال خودکار نامه به کارتابل مدعوین فراهم می باشد. مدعوین نیز میتوانند وضعیت حضور خود در جلسه را اعلام کنند تا برنامهریزی و هماهنگی جلسات با دقت و شفافیت بیشتری انجام شود.
- اطلاعرسانی پیش از زمان جلسه از طریق پیامک و نمایش آلارم: با استفاده از پیامک و نمایش آلارم سیستمی زمان برگزاری جلسه به اطلاع مخاطبان میرسد تا باعث حضور بهموقع شرکتکنندگان گردد.
- صورتجلسات بصورت الکترونیکی امضا و ثبت می گردند
امضای الکترونیکی صورتجلسات و پیگیری اقدامات
در زیر سیستم جلسات و تقویم سازمانی اتوماسیون کسب و کار فراگستر امکان ثبت و نگهداری صورتجلسات، اخذ امضای الکترونیکی از اعضای داخلی از طریق کارتابل و از اعضای بیرونی از طریق قلم نوری امکان پذیر می باشد. همچنین مصوبات جلسات قابل تعریف و پیگیری تا زمان اجرای کامل خواهند بود.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- ثبت صورتجلسه و ارسال آن جهت امضای الکترونیکی: صورتجلسات توسط دبیرجلسه آماده و جهت امضا به کارتابل افراد مرتبط ارسال خواهد شد. همچنین افرادی که عضو اتوماسیون سازمان نیستند نیز می توانند فیالمجلس و با استفاده از قلم نوری اقدام به امضای صورتجلسات نمایند.
- ارسال صورتجلسات به کارتابل اقدام کنندگان و پیگیری اقدام ها: صورتجلسات توسط دبیر جلسه به کارتابل اقدام کنندگان ارجاع می گردد و نتیجه اقدام ها تا تایید نهایی قابل رصد و پیگیری خواهد بود.
- ایجاد جلسه منتسب به نامه و کار
تنظیم جلسه از نامه های دریافتی یا کارهای منتسب
ایجاد ارتباط بین نامه ها و مکاتبات از کارتابل و همچنین کارهای منتسب شده به کاربر از زیر سیستم کارهای تیمی با زیر سیستم جلسات و تقویم سازمانی، قابلیت کاربردی می باشد که در اختیار کاربران می باشد.
آنچه تجربه ما را متمایز میکند:
- امکان برقراری ارتباط بین مکاتبات و جلسات: در این قابلیت کاربران می توانند از روی یک نامه دریافت شده در کارتابل، یک جلسه در تقویم کاری سازمانی تنظیم نمایند. ارتباط بین جلسات و نامهها بصورت خودکار برقرار خواهد شد.
- امکان برقراری ارتباط بین کارهای تیمی و جلسات: در این قابلیت کاربران میتوانند از یک کار تعریف شده در زیر سیستم مدیریت کارهای تیمی، یک جلسه در تقویم کاری سازمان تنظیم نمایند. ارتباط بین جلسات و کارها بهصورت خودکار برقرار خواهد شد.
- یکپارچهگی رویدادها سازمان با تقویم تلفن همراه
امکان Sync تقویم اتوماسیون با تلفن همراه کاربر
با این قابلیت جلسات و رویدادهای ثبتشده در تقویم سازمانی اتوماسیون کسب و کار فراگستر با تقویم Google Calendar در تلفن همراه کاربران همگامسازی میشود. با این همگامسازی، کاربران میتوانند تمامی جلسات سازمانی خود را در تقویم تلفن همراه مشاهده کرده و از یادآورها و اعلانهای آن بهرهمند شوند.
- مدیریت هوشمند جلسات و رویدادها
خلق ارزش افزوده و نوآوری پیوسته در مدیریت جلسات و تقویم سازمانی
نوآوریهای مستمر در فراهمسازی دسترسی سریع کاربران به خلاصه جلسات، رویدادها، برنامههای تقویم سازمانی و اطلاعات مرتبط، در کنار ارائه امکانات متنوع از طریق داشبورد میزکار سامانه مدیریت جلسات و تقویم سازمانی، ضمن تسهیل برنامهریزی و پیگیری امور، موجب بهبود تجربه کاربری و افزایش رضایت کاربران میشود.
ارسال اطلاعات جلسه شامل موضوع، تاریخ، مکان و دستورجلسه در قالب نامه و پیامک
امکان ارسال خودکار اطلاعات اصلی جلسه از طریق نامه اداری، ایمیل و پیامک، بهمنظور اطلاعرسانی سریع و هماهنگی مؤثر میان شرکتکنندگان فراهم شده است.
امکان ارسال Location جلسه بر روی موبایل کاربر
امکان ارسال موقعیت مکانی (Location) محل برگزاری جلسه به تلفن همراه کاربران فراهم شده تا شرکتکنندگان بتوانند بهراحتی مسیر و محل دقیق جلسه را مشاهده و پیدا کنند.
یادآوری نزدیکی به زمان جلسه یا رویداد توسط پیامک
امکان ارسال خودکار پیامک یادآوری پیش از زمان برگزاری جلسات، رویدادها و قرارهای سازمانی بهمنظور جلوگیری از فراموشی و افزایش نظم در حضور کاربران.
اخذ امضای صورتجلسات از مدعوین خارج از سازمان
امکان دریافت و ثبت امضای الکترونیکی صورتجلسات از مدعوین و افراد خارج از سازمان بهصورت امن و غیرحضوری از طریق بستر آنلاین.
امکان اطلاع رسانی ابطال جلسه با نامه و پیامک
امکان اطلاعرسانی فوری ابطال یا تغییر زمان جلسات از طریق ارسال همزمان نامه اداری و پیامک به تمامی مدعوین و ذینفعان.
یکپارچهگی کامل تقویم سازمانی با مکاتبات و کارهای تیمی
تقویم سازمانی بهصورت یکپارچه با مکاتبات، جلسات، وظایف و کارهای تیمی در ارتباط بوده و تمامی رویدادها و فعالیتهای مرتبط را بهصورت متمرکز نمایش و مدیریت میکند.
- زیرسیستم های مرتبط
سایر زیرسیستمهای اتوماسیون اداری مرتبط با مدیریت جلسات و تقویم سازمانی
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 3000 سازمان با گستردگی بیش از یک میلیون کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.
