معیارهای مهم در ارزیابی و خرید اتوماسیون اداری فراگستر با تمرکز بر ماژول ها و زیرسیستمهای آن

امروزه اغلب مدیران سازمان‌ها و صاحبان کسب و کارها با نرم افزار اتوماسیون اداری آشنا هستند و یا حداقل اسم آن را شنیده‌اند. اما برای بهره‌مندی از این نرم‌افزار و پی بردن به اهمیت آن، فقط داشتن آگاهی اولیه کافی نیست و باید اطلاعات درستی از آن داشته باشید. شناخت کامل از این نرم‌افزار بویژه ماژول‌ها و زیرسیستم های مکمل آن در پیمودن مسیر انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری متناسب با نیازهای کسب و کارتان می‌تواند کمک قابل توجهی به شما بکند.

حتما می‌دانید که سیستم جامع اتوماسیون اداری بعنوان قلب تپنده‌ی تحول دیجیتال، ذاتا ساختار ماژولار دارند که هر ماژول یا به اصطلاح هر زیرسیستم، همچون قطعه کلیدی در پازل بزرگ مکانیزاسیون، وظیفه‌ای مشخص و حیاتی برعهده دارد. این زیرسیستم‌های قدرتمند در کنار یکدیگر قادر هستند صفر تا 100 فرآیندهای سازمان و کسب و کار شما را مکانیزه و متحول سازند. به همین جهت است که در سال‌های اخیر، واژه‌ی اتوماسیون اداری، جای خود را به واژه اتوماسیون کسب و کار داده است.  اما در این دریای وسیع از امکانات و قابلیت‌ها، چگونه می‌توانید بهترین و کارآمدترین گزینه را برای سازمان خود انتخاب کنید؟

اینجاست که شناخت دقیق اتوماسیون اداری و زیرسیستم‌های مکمل آن اهمیتی دو چندان پیدا می‌کند. در میان نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مطرح در کشور، فراگستر با ارائه مجموعه‌ای جامع و پیشرفته از قابلیت‌ها، امکانات و ماژول‌های متنوع، به‌عنوان یک انتخاب برتر برای سازمان‌های ایرانی شناخته شده است که در این مقاله سعی کردیم ضمن بررسی شاخص‌ها و معیارهای انتخاب خرید نرم افزار اتوماسیون اداری با تمرکز ویژه بر ماژول ها و زیرسیستم‌های اصلی و ضروری آن،  به معرفی آنها براساس نیازمندی‌ها، نوع، اندازه و همچنین بودجه سازمان شما بپردازیم که در مجموع می‌توانند سازمان و یا کسب و کار شما را به اوج بهره‌‌وری برسانند.

اگر زمان مطالعه کامل این مقاله را ندارید، برای یک درک سریع و جامع، تماشای این ویدیو را از دست ندهید!

1- اصلی‌ترین ماژول اتوماسیون اداری فراگستر و بررسی شاخص‌های کلیدی و ارزیابی کارکردی آن

همانطور که برای خرید یک خودرو، مجموعه‌ای از قطعات اصلی و ضروری مثل موتور، بدنه، چرخ‌ها، فرمان و … بصورت پیش‌فرض ارائه می‌شود و بدون آن‌ها اساسا خودرو معنایی ندارد، سیستم‌های اتوماسیون اداری نیز دارای یک هسته مرکزی و نرم‌افزار پایه هستند که مجموعه‌ای از قابلیت‌های بنیادین و اساسی را در خود جای داده است. عملا بدون این هسته مرکزی، خرید و استفاده از سایر ماژول‌ها و زیرسیستم‌های تخصصی اتوماسیون اداری معنایی نخواهد داشت.

1-1- نرم‌افزار مدیریت مکاتبات اداری: ماژول اصلی و پایه‌ی سیستم اتوماسیون اداری و پیش‌نیاز زیرسیستم‌های دیگر

نرم‌افزار مدیریت گردش الکترونیکی مکاتبات، اصلی‌ترین ماژول اتوماسیون اداری فراگستر است. این ماژول با امکانات بسیار گسترده و پیشرفته، وظایف اساسی مانند مدیریت مکاتبات، مدیریت کاربران، سطوح دسترسی، گردش کار پایه و سیستم اطلاع‌رسانی اولیه را بر عهده دارد و به عنوان نخ تسبیحی، تمام ماژول‌های دیگر را به یکدیگر متصل می‌سازد. لذا در هنگام انتخاب و خرید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری توجه به قابلیت‌ها و کارایی هسته مرکزی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ چرا که این بخش تضمین‌کننده عملکرد صحیح و یکپارچه‌ی تمام اجزای سیستم خواهد بود.

از جمله قابلیت‌های مهم و پرکاربرد فراگستر در حوزه نرم‌افزار مدیریت مکاتبات اداری می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• مدیریت مکاتبات: ثبت، ارسال، دریافت، ارجاع و پیگیری انواع نامه‌ها و اسناد اداری و سوابق آنها (داخلی، وارده، صادره)
• کارتابل: یک فضای کاری برای هر کاربر جهت مشاهده و مدیریت نامه‌ها، وظایف و پیگیری‌ها
• دبیرخانه: قابلیتی تخصصی برای ثبت و شماره‌گذاری نامه‌ها
• تبدیل گفتار به متن: قابلیتی جهت ایجاد سهولت و سرعت در تایپ متن نامه‌ها و ارجاعات
• چت و گفتگوی سازمانی: پیام‌رسان اختصصاصی و داخلی برای تعاملات غیررسمی و سریع‌تر کاربران با یکدیگر
• یادداشت و یادآوری: اطلاع‌رسانی به موقع برای یادداشت‌ها و یادآوری‌های ثبت شده
• مدیریت جلسات و تقویم سازمانی: فضایی برای ثبت قرارها، رویدادها و جلسات کاری و یادآوری به موقع آن‌ها
• تبادل فایل: دریافت و ارسال هرنوع فایل با پسوند و حجم قابل کنترل، در بستری امن، سریع و راحت
• افزونه‌‎های Word و Oulook: افزونه‌های کمکی جهت تسریع در عملیات ثبت نامه‌های وارده و یا مدیریت آفلاین کارتابل
• گزارش ساز: هر داده‌ای که در سیستم ثبت می‌شود بدون هیچ محدودیتی قابل گزارش‌گیری است
• اعلانات پیامکی: اعلام هشدارها و یادآوری‌های لازم از طریق پیامک در صورت استفاده از سامانه‌های پیامکی معتبر
• میزبانی وب: امکانی جهت دسترسی به اتوماسیون اداری در بستر اینترنت علاوه بر شبکه داخلی سازمان

اتوماسیون اداری پایه‌ی فراگستر فراتر از قابلیت‌های مهم فوق، قابلیت‌های کاربردی دیگری دارد که اگر بخواهیم همه‌ی آنرا در این مقاله به شما معرفی کنیم قطعا از حوصله خواننده خارج است. پیشنهاد می‌کنیم پس از بررسی و دانلود چک لیست معیارهای ارزیابی اتوماسیون اداری، در یک جلسه دموی حداکثر 20 دقیقه‌ای بطور کامل با عملکرد این نرم‌افزار در یک محیط واقعی آشنا شوید و باتوجه به نیاز و بودجه سازمانتان، از کارشناسان ما مشاوره اختصاصی دریافت کنید.

با این حال همانند ارتقای یک خودرو با افزودن آپشن‌های پیشرفته‌تر برای تجربه رانندگی بهتر، ایمن‌تر و راحت‌تر_نظیر سیستم‌های صوتی حرفه‌ای، یا دوربین‌های 360 درجه و … _ سازمان‌ها نیز می‌توانند با توسعه‌ی سیستم اتوماسیون اداری خود و خرید ماژول‌ها و زیرسیستم‌های تکمیلی، به تدریج و به مرور قابلیت‌های تخصصی‌ و پیشرفته‌تری به اتوماسیون اداری خود اضافه کنند.

این زیرسیستم‌ها براساس نیازمندی‌های خاص هر سازمان و کسب و کار  در هر زمان و متناسب با رشد و تغییر نیازهای سازمان یا کسب و کار قابل انتخاب و خریداری است که در ادامه این مقاله تلاش کردیم کاربردی‌‎ترین و پرفروش ترین ماژول‌ها و زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری را به شما معرفی کنیم و در انتها هم براساس تجربه بیش از 25 ساله‌ی فراگستر در اجرا و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در بیش از 3000 سازمان و کسب و کار، براساس ابعاد و اندازه سازمانتان پیشنهاد خرید زیرسیستم‌ها را ارائه کنیم. پس اگر واقعا با هدف انتخاب و خرید اتوماسیون اداری در حال مطالعه این مقاله هستید حتما تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

2- فراتر از پایه: معیارهای انتخاب و خرید ماژول‌ها و زیرسیستم‌های پرطرفدار و پرکاربرد اتوماسیون کسب و کار فراگستر

تا به اینجا، به اهمیت و ضرورت اتوماسیون اداری پایه و نقش آن در مکانیزه کردن فرآیندهای اساسی سازمان پرداختیم. اما سفر به سوی اتوماسیون کسب و کار یکپارچه، با قابلیت‌های هسته مرکزی به پایان نمی‌رسد. سازمان‌های پیشرو دریافته‌اند که برای دستیابی به سطوح بالاتری از بهره‌وری و پاسخگویی به نیازهای تخصصی، بهره‌گیری از ماژول‌ها و زیرسیستم‌های پیشرفته، امری ضروری است.

اتوماسیون کسب و کار فراگستر، با ارائه طیف وسیعی از این زیرسیستم‌های قدرتمند (بیش از 40 زیرسیستم)، امکان توسعه‌ی تدریجی سیستم و انطباق آن با نیازهای منحصر به ‌فرد هر سازمان را فراهم می‌آورد. حال، سوال اساسی این است که کدام یک از این ماژول‌ها و زیرسیستم‌ها، بیشترین ارزش و کارایی را برای سازمان شما به ارمغان می‌آورند؟ در ادامه، به بررسی پرطرفدارترین و کاربردی‌ترین این ماژول‌ها خواهیم پرداخت و معیارهای کلیدی انتخاب و خرید آن‌ها را مورد بحث قرار می‌دهیم.

ماژولها و زیرسیستمهای تکمیلی اتوماسیون اداری فراگستر

1-2- مدیریت مستندات و بایگانی: زیرسیستمی برای نگهداری، طبقه‌بندی و آرشیو انواع اسناد و مدارک سازمانی

این زیر سیستم یکی از زیرسیستم‌های کلیدی و پرکاربرد اتوماسیون اداری فراگستر بویژه برای سازمان‌های متوسط و بزرگ است که هدف و تمرکز اصلی آن بر نگهداری، سازماندهی و مدیریت چرخه حیات کامل انواع اسناد و مدارک سازمانی است. از اسناد ایزو و اداری گرفته تا مدارک مهندسی، مالی، منابع انسانی و فنی پروژه‌ها، صرف نظر از اینکه این اسناد لزوماً در یک گردش مکاتبه‌ای قرار بگیرند یا خیر. یا حتی لزوما ممکن است فرستنده و گیرنده‌ی مشخصی نداشته باشند مثل آیین نامه‌ها، فرم‌های اطلاعاتی، دستورالعمل‌ها، مدارک فنی و … که با هدف ایجاد یک مخزن متمرکز و امن برای آرشیو و بایگانی از آن استفاده می‌‌شود.

نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر فراتر از قابلیت‌های عمومی و استانداردی که اغلب نرم‌افزارهای مدیریت مستندات دارند از قابلیت‌های منحصر به فرد زیر برخوردار است که در هنگام ارزیابی و خرید اتوماسیون اداری حتما باید مدنظر قرار گیرد:

• یکپارچگی کامل با نرم‌افزارهای خانواده office
• تعریف و گردش انواع فرم‌های اطلاعاتی: در فراگستر، سند لزوما یک سند تصویری نیست! ممکن است سند از نوع فرم اطلاعاتی باشد که در این سیستم ثبت و نگهداری می‌شود.
• بهره‌مندی از قابلیت OCR فارسی (تبدیل تصویر به متن) برای بدنه اسناد تصویری و pdf
• بهره‌مندی از قابلیت بهینه‌سازی و کاهش نویز تصاویر بدنه اسناد بمنظور بهینه‌سازی حجم اسناد ذخیره شده در پایگاه داده
• یکپارچگی کامل با کارتابل اتوماسیون اداری بمنظور قرارگیری یک سند در جریان مکاتبه‌ای
• ارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فاکس
• ارسال نوتیفیکیشن از طریق ایمیل و پیامک و اطلاعیه به کارتابل افراد مشخص در خصوص بارگذاری اسناد جدید یا ویرایش سند

2-2- فرم ساز: زیرسیستمی کاربردی برای دیجیتالی کردن فرآیندهای مبتنی بر فرم

نرم‌افزار فرم‌ساز در اتوماسیون اداری فراگستر، یک زیرسیستم بسیار کاربردی و انعطاف‌پذیر است که به سازمان‌ها در اندازه و ابعاد مختلف این امکان را می‌دهد تا انواع فرم‌های کاغذی و دستی خود را به فرم‌های الکترونیکی تبدیل کنند. از کاربردهای رایج ماژول فرم‌ساز در اتوماسیون اداری فراگستر می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• ثبت و گردش انواع درخواست‌های داخلی بمنظور اخذ تاییدیه و امضای افراد در کارتابل. مانند درخواست مرخصی، درخواست ماموریت، درخواست کالا و خدمات و …
• جمع‌آوری اطلاعات و داده‌های مورد نظر سازمان در قالب فرم‌های نظرسنجی یا پرسشنامه و سپس تهیه گزارش براساس اطلاعات جمع‌آوری شده
• ثبت، بایگانی و به اشتراک‌گذاری انواع فرم‌های اطلاعاتی در زیرسیستم مدیریت مستندات جهت تکمیل بین افراد مجموعه مانند فرمهای ایزو، فرم‌های مهندسی، فرمهای اقدامات اصلاحی، فرم‌های ارزیابی، فرم‌های حوزه منابع انسانی
• استفاده از فرم‌های مرتبط با سرویس‌دهی غیرحضوری به مشتریان، ذینفعان و مراجعین سازمان در زیرسیستم میزخدمت الکترونیکی مانند فرم‌های ثبت سفارش، انتقادات و پیشنهادات، اعطای نمایندگی و …

3-2- پیشخوان خدمات کارکنان: ماژول 100% آماده برای بهره‌برداری سریع فرم‌های منابع انسانی و اداری

ماژول پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر، با ارائه فرم‌های 100% آماده و قابل بهره‌برداری سریع، گزینه‌ای ایده‌آل برای سازمان‌هایی است که به دنبال راهکار “هلو بپر تو گلو” در حوزه ارائه خدمات عمومی پرسنلی و اداری به کارکنان خود هستند. این سازمان‌ها که تمایلی به صرف زمان و منابع برای طراحی فرم‌های سفارشی و تعریف گردش کارهای پیچیده با استفاده از فرم‌ساز را ندارند، می‌توانند با بهره‌گیری از این ماژول، به سرعت و به آسانی تعاملات پرسنلی رایج خود را مکانیزه کرده و از مزایای آن بهره‌مند شوند.

تعداد 13 فرم‌ استاندارد و آماده‌ی فراگستر، فرآیند استقرار فرم‌های عمومی نظیر درخواست ثبت مرخصی، درخواست ثبت ماموریت، درخواست ثبت اضافه کار و …‌ را تسریع بخشیده و نیاز به پیکربندی‌های گسترده را به حداقل می‌رساند.

سیزده فرم آماده پیشخوان خدمات کارکنان برای اجرا و بهره‌برداری سریع

4-2- مدیریت فرآیندهای سازمانی (BPMS): بستر اجرای فرآیندهای سازمانی بصورت الکترونیکی

زیرسیستم BPMS (سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار) در فراگستر، ابزاری برای طراحی، اجرای خودکار، مانیتورینگ و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی است. این ماژول از طریق طراحی گرافیکی فرآیندها (مدلسازی)، تعریف نقش‌ها، شرایط و شاخه‌های تصمیم‌گیری، امکان پیاده‌سازی فرآیندهای خودکار از سطح ساده تا پیچیده را برای سازمان فراهم می‌سازد.

سیستم BPMS فراگستر برای سازمان‌هایی مناسب است که دارای فرآیندهای اداری و عملیاتی ساختاریافته، پرتکرار یا پیچیده هستند؛ از جمله شرکت‌های بزرگ، نهادهای دولتی، بانک‌ها، بیمه‌ها، سازمان‌های تولیدی، خدماتی و حتی استارتاپ‌هایی که به دنبال چابکی و شفافیت در عملیات هستند و البته که سازمان هم باید به بلوغ اجرای فرآیندی رسیده باشد و از شرایط و مهارت‌های کافی برای اجرای BPMS در سازمان برخوردار باشد.

اگر این دو سیستم BPMS و اتوماسیون اداری از دو شرکت‌ مختلف تهیه شوند، با چالش‌هایی مثل ناسازگاری، هزینه‌های بالای یکپارچه‌سازی، تداخل در به‌روزرسانی‌ها و پشتیبانی غیرمتمرکز روبه‌رو خواهید شد.

5-2- ماژول‌های ارتباطی و اطلاع‌رسانی: کلید تکمیل چرخه‌ی ارتباطات درون و برون‌سازمانی

برای دستیابی به یک اتوماسیون اداری کامل و مؤثر، ماژول‌هایی مانند ایمیل سازمانی، فکس دیجیتال، ECE و تابلو اعلانات، به‌عنوان زیرسیستم‌های ارتباطی ضروری و مکمل، نقش حیاتی در تکمیل زنجیره ارتباطات درون و برون سازمانی دارند. این زیرسیستم‌ها باعث می‌شوند تا اطلاعات و مستندات از منابع مختلف داخلی و خارجی به شکلی منسجم، ایمن و قابل ردیابی در بستر اتوماسیون اداری تبادل شده و مدیریت شوند. پیاده‌سازی این ماژول‌ها، بهره‌وری ارتباطات، سرعت واکنش و امنیت اطلاعات را به شکل چشمگیری افزایش می‌دهد.

6-2- مدیریت وظایف و کارهای تیمی: ابزار چابکی و سازماندهی امور اعضای تیم‌ها و پروژه‌های کاری

زیرسیستم مدیریت کارهای تیمی در اتوماسیون اداری فراگستر، یک ماژول کارآمد برای برنامه‌ریزی، تخصیص، پیگیری و نظارت بر وظایف تیمی است. این ماژول مناسب سازمان‌ها و کسب و کارهای کوچک و متوسطی است که به صورت تیمی، پروژه محور و چابک فعالیت می‌کنند. قابلیت‌های تعبیه شده در این ماژول، به تیم‌ها امکان می‌دهد تا کارها را در قالب پروژه‌ها یا وظایف گروهی تعریف کرده، مسئولیت‌ها را مشخص کرده، زمان‌بندی انجام دهند و پیشرفت امور را در لحظه رصد کنند. با قابلیت‌هایی مانند ثبت یادداشت، فایل‌های پیوست، اعلان‌های خودکار، گزارش عملکرد و نمودار پیشرفت، این زیرسیستم نقش مهمی در افزایش انسجام، شفافیت و بهره‌وری تیم‌های کاری ایفا می‌کند.

7-2- نسخه موبایل: ماژول ضروری برای تداوم عملیات در اتوماسیون اداری

نسخه موبایل اتوماسیون اداری فراگستر با بهره‌گیری از فناوری وب اپلیکیشن PWA  این امکان را فراهم می‌کند که کاربران، بدون نیاز به نصب و به‌روزرسانی‌های مکرر و یا اشغال حافظه، از طریق تلفن همراه یا تبلت خود به سیستم اتوماسیون دسترسی داشته باشند.

این نسخه با پشتیبانی از تمامی سیستم‌عامل‌ها مانند iOS، اندروید و سایر پلتفرم‌ها، دسترسی به اطلاعات و انجام فعالیت‌های اداری را خارج از محیط سازمانی برای کاربران مهیا می‌سازد. این ماژول برای مدیران، کارکنان ارشد، کارشناسان در حال ماموریت یا دورکار و کلیه اعضایی که نیاز به پاسخگویی سریع و همیشگی دارند، ابزار حیاتی محسوب می‌شود. در سازمان‌هایی که به‌دنبال چابکی واقعی، واکنش سریع و پیوستگی عملیاتی هستند، نبود نسخه موبایل عملاً یک گلوگاه بزرگ خواهد بود.

همانطور که در بخش‌های ابتدایی این مقاله هم توضیح داده شد، اتوماسیون کسب و کار فراگستر بیش از 40 ماژول و زیرسیستم دارد که مجموعه این زیرسیستم‌ها در کنار هم می‌تواند کلیه فرآیندهای درون و برون سازمانی شما را مدیریت و بهینه‌سازی نماید. که البته ما در این قسمت تا اینجا با برخی از ضروری‌ترین و پرکاربردترین زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر آشنا شدید؛ زیرسیستم‌هایی که تنها بخشی از بیش از ۴۰ ماژول یا زیرسیستم سامانه جامع فراگستر هستند.

ویدئوی معرفی 5 زیرسیستم ضروری و پرکاربرد اتوماسیون اداری فراگستر

3- شاخص‌های ارزیابی غیرکارکردی مهم در خرید اتوماسیون اداری که نباید نادیده بگیرید!

در فرآیند انتخاب و خرید یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری، بیشتر تمرکز سازمان‌ها معمولاً بر قابلیتهای فنی و کارکردی مانند گردش مکاتبات، مدیریت فرآیندها (BPMS) یا بایگانی اسناد و … است. اما حقیقت این است که موفقیت نهایی یک اتوماسیون اداری فقط به امکانات و زیرسیستم‌های آن بستگی ندارد. بلکه شاخص‌های غیرکارکردی، نقش کلیدی در رضایت بلندمدت کاربران، پایداری سیستم و بازگشت سرمایه دارند.

مهمترین شاخص‌های غیرکارکردی در خرید اتوماسیون اداری عبارتند از:

1-3- تجربه کاربری بهینه

محیط کاربری نرم‌افزار باید ساده، مدرن، واکنش‌گرا و قابل فهم برای همه سطوح کاربران باشد. فضای کاری اتوماسیون اداری فراگستر به گونه‌ای است که کاربران با سطوح مختلف دانش فنی می‌توانند بدون نیاز به آموزش‌های پیچیده یا زمان‌بر، به راحتی با سیستم کار کنند و از کارکردن طولانی مدت با آن خسته و دلزده نمی‌شوند.

2-3- کیفیت خدمات پس از فروش (آموزش، استقرار و پشتیبانی)

برای ارزیابی این شاخص مهم، این سوالات را بپرسید. چقدر سریع و کارآمد تیم پشتیبانی به سوالات و مشکلات شما پاسخ می‌دهد؟ آیا آموزش‌های ارائه شده، تمام نیازهای کاربران مختلف با سطوح دانش متفاوت را پوشش می‌دهد و چقدر کاربردی است؟ فرآیند استقرار سیستم چگونه پیش می‌رود؟ امکان دسترسی به منابع آموزشی تکمیلی و مستندات چقدر است؟ و در نهایت، نظرات و تجربیات سایر مشتریان در مورد خدمات پس از فروش شرکت ارائه دهنده‌ی اتوماسیون اداری چگونه است؟ این موارد به شما کمک می‌کند تا تصویری واقعی از تعهد فروشنده پس از خرید به دست آورید.

ویدئوی معرفی سرویس‌ها و خدمات پس از فروش فراگستر

3-3- سرعت پیاده‌سازی، استقرار و سهولت آموزش

اولین نقطه ارتباط نرم‌افزار با سازمان، نصب نرم‌افزار است که باید ساده و روان باشد. همچنین پس از نصب باید در کمترین زمان و بالاترین کیفیت، نرم‌افزار قابل پیاده‌سازی بوده و آموزش آن برای کاربران ساده باشد.

4-3- قابلیت سفارشی‌سازی

اتوماسیون اداری ایده‌آل باید امکان تطبیق قابلیت‌ها و زیرسیستم‌ها با نیازها و فرآیندهای خاص سازمان شما را فراهم کند. هرچه این قابلیت بیشتر باشد، سیستم بهتر می‌تواند با فرایندهای اختصاصی شما هماهنگ شود. بعنوان مثال در اتوماسیون اداری فراگستر این سفارشی‌سازی می‌تواند شامل تغییراتی در فرم‌ها، قالب و ظاهر محیط کاربری نرم‌افزار و … باشد.

5-3- قابلیت بروزرسانی و توسعه‌ی آینده

فناوری‌ها به سرعت در حال تغییر هستند. سازمان‌ها انتظار دارند ماژول‌ها به طور منظم به‌روزرسانی شوند و قابلیت‌های جدید و بهبودیافته به آن‌ها اضافه شود تا با نیازهای در حال تحول سازمان و پیشرفت‌های فناوری همگام باشند. فراگستر با نگاهی آینده‌نگرانه، همواره در حال ارتقا و توسعه‌ی امکانات اتوماسیون اداری خود است تا سازمان‌ها بتوانند از جدیدترین قابلیت‌ها، ابزارها و فناوری‌ها بهره‌مند شوند.

6-3- قابلیت مقیاس‌پذیری

قابلیت مقیاس‌پذیری در اتوماسیون اداری به معنای توانایی سیستم برای پاسخگویی به تغییرات در حجم کار و تعداد کاربران بدون افت محسوس در عملکرد است. یک سیستم مقیاس‌پذیر می‌تواند با رشد سازمان، افزایش تعداد شعب یا تغییر در فرآیندها، منابع خود را به طور انعطاف‌پذیر افزایش یا کاهش دهد. این ویژگی برای اطمینان از سرمایه‌گذاری بلندمدت و جلوگیری از نیاز به تعویض زودهنگام سیستم حیاتی است.

7-3- قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌های سازمانی

سیستم باید توانایی ارتباط و تبادل داده با سایر سیستم‌های تخصصی سازمان مانند:  CRM ، مالی، حضورو غیاب، منابع انسانی و… را به ساده‌ترین روش داشته باشد تا از دوباره‌کاری، پراکندگی اطلاعات و ورود دستی داده جلوگیری شود. در این زمینه فراگستر با بهره‌مندی از کتابخانه APIهای آماده این قابلیت را به خوبی پوشش می‌دهد.

8-3- سهولت انتقال داده ها از سیستم قبلی

تقریبا امروزه اکثر سازمان‌ها از سیستم اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند ولی ممکن است ضعف‌ها و مشکلات سیستم فعلیشان، به خوبی جوابگوی نیازهای آنها نباشد و به دنبال جایگزینی آن باشند. در این راستا سازمان‌ها باید دنبال راهکارهایی باشند که انتقال داده‌ها از سیستم قبلی به سیستم جدید با حداقل زمان و هزینه و با حفظ یکپارچگی منتقل شود. فراگستر با اتکا به تجربه طولانی خود در پروژه‌های انتقال داده و آشنایی عمیق با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مطرح در کشور، فرآیند انتقال و تبدیل داده‌های سازمان شما را با حداقل زمان و بالاترین کیفیت به انجام می‌رساند. ما با درک چالش‌های این فرآیند، راهکارهای کارآمدی برای انتقال یکپارچه و بدون نقص اطلاعات شما به سیستم جدید ارائه می‌دهیم.

9-3- امنیت داده‌ها و حریم خصوصی

امنیت اطلاعات یکی از اصلی‌ترین نگرانی‌های هر سازمان است. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید به‌طور جدی به موضوع امنیت پرداخته و از داده‌های کاربران محافظت کند. این شامل رمزنگاری داده‌ها، کنترل دسترسی به اطلاعات حساس و ایمن‌ سازی تبادل داده‌ها می‌باشد. همچنین، ثبت لاگ‌های فعالیت کاربران می‌تواند به شناسایی هرگونه مشکل یا نقض امنیتی کمک کند. یکی از شاخص‌های کلیدی در ارزیابی امنیت اطلاعات، داشتن گواهینامه‌های امنیتی معتبر مانند گواهینامه افتا، گواهینامه نما و گواهینامه سلامت نظام اداری است که نشان‌دهنده رعایت استانداردهای امنیتی در طراحی و پیاده‌سازی سیستم می‌باشد.

10-3- پشتیبانی از فناوری‌های نوین

سیستم باید با آخرین تکنولوژی‌ها و فناوری‌های نوین مثل هوش مصنوعی (AI)، اینترنت اشیا (IOT) و .. همگام باشد که این خود نشان‌دهنده آینده‌نگر بودن و دوام سیستم در بلندمدت است.

11-3- تجربه مشتریان فعلی

نظرات و سوابق سازمان‌های استفاده‌کننده قبلی، تصویر واقعی‌تری از عملکرد سیستم به شما ارائه می‌دهد. این شاخص مهم غیرکارکردی، بازتابی از کارایی، اثربخشی و کاربرپسند بودن رابط کاربری سیستم است. فراگستر به پشتوانه‌ی بیش از دو دهه اعتماد و همراهی برندهای معتبر، انتخاب اول سازمان‌های پیشروی دولتی و خصوصی کشور می‌باشد.

4- تأثیر تعداد و نوع ماژول‌های تکمیلی بر قیمت نهایی اتوماسیون اداری?

یکی از عوامل اصلی و تعیین‌کننده در قیمت نهایی نرم‌افزار اتوماسیون اداری، بدون تردید تعداد و نوع ماژول‌های انتخاب‌شده توسط سازمان است. از آنجا که نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مانند فراگستر، بصورت ماژولار طراحی می‌شوند این امکان فراهم است تا هر سازمان بتواند بر اساس نیاز خود، زیرسیستم‌های مختلف را به‌صورت تدریجی یا ترکیبی خریداری و فعال کند.

حال چرا ماژول‌ها بر قیمت اثر می‌گذارند؟

• هر ماژول یا زیرسیستم یک قابلیت تخصصی و مجزاست که در صورت خرید لایسنس آن، خدمات نصب، راه‌اندازی، نگهداری، بروزرسانی، آموزش و پشتیبانی مستقل دارد.
• قیمت هر ماژول یا زیرسیستم مجزا از قیمت نسخه پایه سیستم اتوماسیون اداری است و در زمان خرید، تعداد کاربران مورد نظر شما و قیمت روز نرم‌افزار مبنای محاسبه هزینه نهایی قرار می‌گیرد.
• برخی زیرسیستم‌های پیشرفته مانند BPMS یا یکپارچه‌سازی دارای پیچیدگی و ارزش افزوده بیشتری هستند و طبیعتا قیمت بالاتری دارند.

5- چه زیرسیستم‌هایی برای سازمان شما مناسب‌ترند؟ پیشنهاد فراگستر بر اساس تجربه و ابعاد کسب‌وکار شما

در پایان باید گفت که انتخاب ماژول‌ها و یا زیرسیستم‌های مناسب برای اتوماسیون اداری، یک نسخه یکسان برای همه سازمان‌ها نیست.  هر سازمان با توجه به اندازه، ساختار، فرآیندها و سطح بلوغ دیجیتال خود، نیاز به ترکیب متفاوتی از زیرسیستم‌ها دارد. بر اساس تجربه چندین‌ساله فراگستر در پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان‌های کوچک، متوسط و بزرگ، ما می‌توانیم به شما ترکیب ماژول‌های بهینه را پیشنهاد دهیم تا ضمن کنترل هزینه‌ها، بیشترین بهره‌وری را کسب کنید.

پیش از هر اقدامی، درک صحیح از ابعاد و اندازه واقعی سازمان ضروری است. این مفهوم، فراتر از صرفاً تعداد پرسنل بوده و دربرگیرنده ترکیبی از عوامل مختلف است. از جمله این عوامل می‌توان به تعداد کارکنان، پیچیدگی ساختار سازمانی و سطوح مدیریتی آن، تعداد واحدهای زیرمجموعه و میزان استقلال آن‌ها، سطح پیچیدگی فرآیندهای کسب‌ وکار و تعداد مراحل و ذی‌نفعان درگیر، گستردگی جغرافیایی شعب و دفاتر و نیاز به هماهنگی بین آن‌ها، حجم سرمایه و دارایی‌های سازمان و در نهایت، سطح انتظارات و نیازهای کلان سازمان از استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری اشاره کرد.

به طور تقریبی، سازمان‌های کوچک معمولاً جمعیتی بین 1 تا 50 کاربر را شامل می‌شوند. سازمان‌های متوسط اغلب دارای گستره‌ای از 50 تا 500 کاربر هستند. در نهایت، سازمان‌های بزرگ عموماً با تعداد کاربران بیش از 500 نفر تعریف می‌گردند. این دسته‌بندی تقریبی، نقطه‌ی آغاز برای درک مقیاس سازمان‌ و تطبیق آن با قابلیت‌ها و امکانات ماژول‌های مختلف اتوماسیون اداری به شمار می‌رود. پیشنهاد فراگستر برای انتخاب ماژول‌ها بر اساس اندازه و ابعاد سازمان به شرح زیر است:

ترکیب پیشنهادی فراگستر برای انتخاب ماژول‌ها و زیرسیستمها براساس اندازه سازمان‌ها

جمع‌بندی

این مقاله با تاکید بر اهمیت شناخت دقیق نرم‌افزار اتوماسیون اداری و زیرسیستم‌های تکمیلی آن، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا انتخاب و خریدی آگاهانه داشته باشند. فراگستر به عنوان یک راهکار جامع در ایران شناخته شده و ضمن بررسی شاخص‌های کلیدی انتخاب، ماژول‌های اصلی (مدیریت مکاتبات) و تکمیلی پرکاربرد (مدیریت مستندات، فرم‌ساز، پیشخوان خدمات کارکنان، BPMS و غیره) را معرفی کرد. در ادامه، شاخص‌های ارزیابی غیرکارکردی مهم نظیر تجربه کاربری، خدمات پس از فروش، مقیاس‌پذیری و امنیت مورد بررسی قرار گرفت و در نهایت، تاثیر استفاده از زیرسیستم‌ها بر قیمت و پیشنهادات فراگستر بر اساس ابعاد سازمان ارائه شد تا سازمان‌ها بتوانند با در نظر گرفتن نیاز و بودجه خود، بهترین انتخاب و سرمایه‌گذاری را داشته باشند.