ارزش افزوده و مهمترین مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

ارزش افزوده و مهمترین مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

تلاش برای بهینه سازی فرآیندها و فعالیت های سازمان همواره از مهمترین دغدغه های مدیران هدفمند بوده است. هرچند اثربخش بودن و نتیجه محور بودن پیاده سازی نرم افزار های اتوماسیون اداری بر مدیران پوشیده نیست اما قصد داریم تا باز هم به مهمترین و تاثیرگذارترین ویژگی ها و ارزش افزوده هایی که این نرم افزار برای سازمان ها به ارمغان می آورد اشاره کنیم.

احتمالا با اغلب این ویژگی ها و مزایا آشنا باشید و یا اینکه برخی از آن ها از چشم شما دور مانده باشن؛ اما اگر هنوز نسبت به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تردید دارید و یا به دنبال آشنایی بیشتر با این سیستم هستید این مقاله شما را در این مسیر راهنمایی می کند.

مهمترین مزایا و ارزش افزوده های سیستم اتوماسیون اداری شامل :

  • صرفه جویی در وقت و هزینه : ابتدایی ترین تاثیری که پیاده سازی این سیستم بر روی سازمان دارد کاهش هزینه ها و صرفه جویی در وقت نیروی کار سازمانی برای استفاده بهینه از توانایی های فردی کارکنان است.
  • کاهش فعالیت های بدون بازده : فعالیت های مانند بایگانی، نگهداری سوابق و همگام سازی فعالیت های غیرمولدی هستند که با پیاده سازی این سیستم از چرخه فعالیت های سازمان حذف شده و سازمان به سمت بهینگی می رود.
  • مدیریت بهتر کارکنان : این سیستم امکاناتی در اختیار مدیران قرار می دهد که مدیریت کارکنان هم سریع تر و هم آسان تر می شود. امکاناتی مثل کنفرانس تلفنی، پیام رسانی و غیره.
  • انجام امور در هر زمان و مکان : با استفاده از سیستم کارتابل آفلاین و همچنین نسخه ی موبایلی و تبلتی نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، دسترسی به این سیستم در هر زمان و مکان میسر شده است.
  • کاهش چشمگیر اشتباهات : با پیاده سازی این سیستم، اشتباهات، فرآیندهای تکراری و فرآیندهای بدون بازده مثل ثبت اسناد و مدارک در عملیات سازمان به حداقل می رسند.

طبقه بندی و مدیریت داده ها,خودکار سازی فرآیند های اداری

  • طبقه بندی و مدیریت داده ها : داده های اداری یا تجاری اصلی ترین منابع سازمان هستند. طبقه بندی صحیح و اصولی و همچنین نگهداری و مدیریت این منابع به چالشی اساسی در سازمان ها تبدیل شده که خودکار سازی فرآیند های اداری این معضل را نیز برطرف کرده است.
  • نظارت و گزارش گیری آسان : بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزاریست که بتواند پایش فعالیت های سازمان و گزارش گیری از بخش های مختلف سازمان را به ساده ترین شکل ممکن فراهم نماید.
  • پیگیری آسان اقدامات اداری : ارباب رجوع می تواند همواره جریان کاری و اقدامات انجام شده بر روی نامه های ثبت شده ی خود را پیگیری نماید و پیشرفت کار را تحت نظر داشته باشد.
  • شفاف سازی : با ثبت الکترونیکی و امکان پیگیری لحظه ای تمامی فرآیندها، مراحل گردش اسناد مدیریت کاملا شفاف سازی می شود.
  • بهبود جریان کاری بین ادارات : در نتیجه ی استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، نیاز به تشریفات و کنترل بر امور بین ادارات به حداقل خواهد رسید.

افزایش رضایت مشتریان

  • افزایش رضایت مشتریان : ارائه ی اطلاعات و خدمات به هنگام بیش از هر مساله ی دیگری می تواند بر میزان رضایت مشتریان و ارباب رجوع سازمان ها اثر بگذارد.
  • افزایش رضایت شغلی کارکنان : استفاده از سیستم اتوماسیون اداری باعث می شود کارکنان با حداقل کردن اتلاف وقت اثربخشی خود را به حداکثر برسانند که همین امر موجب افزایش رضایت خاطر کارکنان خواهد شد.
  • کاهش وابستگی به سازمان های خارجی : مکانیزه شدن فرآیندهای ثبت اسناد، مکاتبات و نامه نگاری ها موجب می شود که نیاز سازمان به ارگان های خارجی برای چاپ، پُست یا اموری از این دست از بین برود.
  • حفاظت از محیط زیست : هنگامی که حجم بسیار زیاد مکاتبات در سازمان ها به کمک نرم افزار اتوماسیون اداری مکانیزه می شود، میزان صرفه جویی چشمگیری نیز در مصرف کاغذ مشاهده خواهیم کرد که این مساله همسو با حفاظت از محیط زیست و منابع طبیعی نیز خواهد بود.
  • امنیت بالای سیستم : علاوه بر اینکه استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث امنیت بیشتر ارسال نامه های محرمانه در سازمان می شود. استفاده از یک سیستم حرفه ای و ایمن مانند نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، بایگانی، نگهداری و مکاتبات را نیز با حداکثر امنیت به انجام می رساند.

در کنار این مزایا و دیگر ویژگی های استفاده از این نرم افزار، حس اطمنیان خاطر و آرامشی که این محصول در رابطه با انجام امور سازمانی به کارکنان و مدیران می بخشد آن را ارزشمندتر نیز می کند.

شما نیز میتوانید با استفاده از دموی رایگان و آنلاین نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، مزایای این نرم افزار را برای سازمان خود تجربه کنید.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Got Something To Say: