ارتباطات سازمانی هدفمند، مهمترین عامل برای تجربه مثبت کارکنان است. حالا تصور کنید سیستم اتوماسیون اداری شما، بتواند بدون دخالت دستی و در زمانهای مهم، با کاربران ارتباط برقرار کند. با قابلیت بازنشر هوشمند در اتوماسیون اداری فراگستر میتوانید:
این یعنی ارتباطی دقیق، بهموقع و کاملاً خودکار
در راستای توسعه خدمات هوشمند و تکمیل زنجیره تحول دیجیتال، قابلیت امضای الکترونیکی (e-signature) در اتوماسیون اداری فراگستر و همچنین سیستم اسناد مشارکتی سازمانی تکمیل شد. این قابلیت از نظر تجربه کاربری، مشابه ابزارهای همکاری آنلاین مانند Google Docs عمل میکند و بستری برای ایجاد سند، اشتراکگذاری، گردش تأیید، اخذ امضا بهصورت گرم و تولید نسخه نهایی قابل استناد فراهم میکند؛ بدون نیاز به ابزارهای جانبی و بدون خروج از سامانه اتوماسیون.
با گسترش استفاده از سامانههای اتوماسیون اداری و حرکت سازمانها به سمت دولت الکترونیک، موضوع اعتبارسنجی، پیگیری و اصالت مکاتبات اداری بیش از گذشته اهمیت یافته است. یکی از ابزارهای کلیدی در این مسیر، استفاده از QR Code در اسناد و نامههای رسمی است. در این میان، دو مفهوم مهم یعنی QR Code شناسه شمس و QR Code احراز اصالت فیزیکی نامه مطرح میشوند که اگرچه هر دو مبتنی بر فناوری کیو آر کد هستند، اما اهداف و کاربردهای کاملاً متفاوتی دارند. در این مقاله بهصورت جامع هر یک را معرفی کرده و تفاوتهای آنها را بررسی میکنیم.
فراگستر با افتخار از راهاندازی سرویس چتبات پشتیبانی مبتنی بر هوش مصنوعی در نرم افزار اتوماسیون اداری خود خبر میدهد. این سرویس اکنون برای سازمانهایی که قابلیتهای هوشمصنوعی فراگستر را فعال کردهاند، در محصول قابل استفاده است. چت بات هوشمصنوعی فراگستر با استفاده از فناوریهای پردازش زبان طبیعی (NLP) و یادگیری ماشینی (ML) بهصورت ۲۴ ساعته آمادهٔ پاسخگویی است و میتواند کاربران را در استفاده از نرمافزار بهسرعت و با دقت راهنمایی کند.
با وجود همه تحولات دیجیتال، مکاتبات اداری همچنان ستون فقرات ارتباطات در سازمانها محسوب میشود. نامههای اداری، چه به صورت داخلی و چه در تعامل با سایر سازمانها، ابزار اصلی انتقال تصمیمات، سیاستها و دستورات هستند. آمادهسازی یک نامه رسمی از تحقیق و نگارش گرفته تا ویرایش و تأیید نهایی و ثبت آن در دبیرخانه، میتواند ساعتها از وقت ارزشمند کارمندان را بگیرد. علاوه بر این مدیران سازمانهای دولتی و خصوصی نیز هر روز با انبوهی از نامهها مواجه میشوند که خواندن و پاسخ به آنها، بخش قابل توجهی از زمان و انرژیشان را مصرف میکند.
در زیرسیستم مدیریت مستندات اتوماسیون اداری فراگستر قابلیتی ایجاد شده است تا با تعیین تاریخ اطلاع رسانی برای انقضای اسناد، از طریق سیستم اتوماسیون اداری و با استفاده از روشهای ارسال پیامک، ایمیل و یا نامه سیستمی نزدیک شدن به تاریخ انقضای سند، به کاربر به صورت خودکار پیش از اتمام تاریخ انقضا هشدار داده شود.
خودکارسازی فرآیندها اولین گام به سوی تحول دیجیتال و چابکی سازمانهاست. یکی از ابزارهای کلیدی در این مسیر، نرمافزار مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS) فراگستر است. یکپارچهسازی این نرمافزار با نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، مزیت مهمی برای سازمانهای بهره بردار به شمار میرود، زیرا به آنها اجازه میدهد تا مکاتبات، مدیریت مستندات، فرمها و فرآیندهای کسبوکار سازمانی را در یک محیط واحد و منسجم مدیریت کنند و به بهرهوری بالاتری دست یابند.
نرمافزار BPMS فراگستر به عنوان یکی از راهکارهای پیشرو در بازار ایران، به سازمانها امکان طراحی، اجرا، پایش و بهبود مستمر فرآیندهای خود را میدهد. استفاده از این ابزار نیازمند مهارتهایی فراتر از آشنایی ساده با نرمافزار است.
یک سیستم اتوماسیون اداری، هستهی اصلی اطلاعات سازمانی است؛ از مکاتبات محرمانه و اسناد مالی گرفته تا اطلاعات پرسنلی و قراردادهای استراتژیک، همه در بستر آن رد و بدل و ذخیره میشوند. کوچکترین ضعف امنیتی در این سیستم میتواند به فاجعهای جبرانناپذیر منجر شود. به طور کلی امنیت اتوماسیون اداری در دو سطح از طرف شرکت تولید کننده و از طرف سازمان بهره بردار بررسی میشود.
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 3000 سازمان با گستردگی بیش از یک میلیون کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.
