درحال حاضر دبیرخانهها نقاط اتصال تعاملات فراسازمانی بوده و هوشمندسازی آنها ابزار مؤثری برای کارآمدی دولت خواهد بود. لذا اکنون که سخن از «دولت الکترونیک و ابزارهای هوشمندی» مطرح است، اهمیت این موضوع مشهودتر است. همان طور که الوین تافلر نویسنده کتاب موج سوم میگوید:«کسب اطلاعات و آگاهی نسبت به آینده، برای هر انسان متفکر و هدفمند لازم است. در دنیای امروز کسانی موفق ترند که با داشتن معلومات نسبت به آینده حرکت میکنند و دارای بینشی نوگرایانه و مدبرانهاند» و روشن است که اطلاع از آینده در موفقیت انسان تأثیر بسزایی دارد، اما چگونه میتوان از آینده با خبر بود؟
پیشبینی آینده با ابزار داشبورد مدیریتی هوشمند
در یک کلام با «هوشمندسازی» مثلا وقتی شما میزان بارش را در صدسال گذشته اندازیگیری میکنید و بر روی منحنی به نمایش در میآورید.
در واقع تشخیص میدهید که در هر دوره یازده ساله خشکسالی پدید میآید (به علت اینکه لکههای خورشیدی به حداکثر میرسد) پس داشبورد اطلاعات و اینفوگرافها میتوانند از آینده خبر دهند و این موضوع عمومیت دارد.
در تمامی وزارتخانهها میشود با داشتن داشبورد اطلاعات، آینده را پیشبینی کرد. جهت طراحی یک داشبورد مدیریتی سریع و کارا میتوانید از نرم افزارهای هوش تجاری بهره گیرید.
پیشبینی آینده در دولت الکترونیک
پیشبینی آینده در سازمانها و نهادها نیز با ابزارهای هوشمند امکانپذیر میباشد. هوشمندسازی دبیرخانهها قابلیت ردیابی و نظارت عام را برای مدیران فراهم آورده و مدیریت هزینهها و درآمدها را ممکن میکند.
در این رابطه، جناب آقای دکتر روحانی، ریاست محترم جمهوری در یکی از این همایشها اشاره داشتند «خدمتی را که ما میتوانیم در دو دقیقه ارائه نماییم، اگر بیش از سه دقیقه طول بکشد در مقابل خداوند مسئول هستیم.» در سازمانها ناگزیر به ایجاد تحول براساس تدبیری اعتدال گرایانه با استفاده از ابزار آینده نگری هستیم. این تحول در گرو بهرهوری حداکثری از منابع مادی، نیروی انسانی و نظام مدیریتی میباشد. این بهرهوری حداکثری هم بدون استفاده از ابزار هوشمندسازی ممکن نخواهد بود.
درنتیجه همه سطوح سازمانی از مدیران تا کارکنان باید به سمت آموزش فناوری اطلاعات و ارتباط و بروزرسانی اطلاعات روی آورند. به این ترتیب زمینه تحقق دولت الکترونیک بطور گسترده تر فراهم خواهد گردید. بطورکلی راه تحقق دولت الکترونیک نوآوری، هوشمندسازی اداری و مهندسی مجدد است.
هوشمندسازی یک ضرورت است و نه تشریفات
یکی از مهمترین قدمها در این زمینه، اجرای نظام حذف کاغذ تا حد امکان در جریان بروکراسی اداری و دیجیتالی شدن است، ولی این اولین قدم است که باید به همت دبیرخانهها برداشته شود.قدم بعدی حذف بسیاری از نامههایی است که ماهیت نامه ندارند و مثلا با یک وب سرویس به نتیجه میرسند.
در واقع در سازمانها اطلاعرسانیها نباید با مکاتبات صورت پذیرد. همچنین عرضه خدمات در داخل سازمانها بدون نامه نگاری انجام شوند. با این نگاه از جمله مهمترین مزایای اجرای صحیح پروژههای دولت الکترونیک، دولت همراه، دولت هوشمند و در یک کلام دولت دانا میتوان به این موارد دست یافت:
چالشهای پیشِروی هوشمندسازی و دولت الکترونیک چیست؟
همانطور که ذکر شد پیش نیاز و ماهیت پروژههای دولت الکترونیک، یکپارچه شدن خدمات و اطلاعات سازمانهای دولتی است. لذا یکی از موانع اصلی پیشروی این طرحها، مدیریت جزیرهای و ناهماهنگ در بین سازمانهای مختلف دولتی و عمومی است که از یکپارچگی جلوگیری میکند. اما باید توجه کرد که منظور ما از یکپارچگی، اتصال سخت افزاری و نرم افزاری تمام سازمانها به یک شبکه واحد نیست. بلکه یکپارچگی یعنی ایجاد یک فهم مشترک نسبت به تمام روندها، فرایندها، قوانین و آییننامهها در همه سازمانها.
یک نمونه نقض از این مورد، میتوان به موضوع فهم مالکیت زمین در نهادهای مرتبط مثل شهرداری، ثبت اسناد و قوه قضاییه، سازمان زمین شهری، سازمان منابع طبیعی، سازمان راهداری و غیره اشاره کرد؛ که به علت نبود تعاریف مشترک و مراکز داده یکپارچه، متقاضی در هر سازمان با مجموعه متفاوتی از اطلاعات مواجه است.
در این میان بیشترین مسئولیت برعهده مسئولان دبیرخانهها و واحدهای فناوری اطلاعات در سازمان است. این اشخاص باید ابزارهای دانایی و هوشمندسازی را فراهم کرده و در سازمان بکارگیرند. تجربیات جهانی بر این موضوع تأکید ویژهای دارند که باید قوانین و مقررات هم به تناسب، تغییر یابند. دولتها باید در کنار توسعه خدمات برخط، مأموریت سازمانهای خود، مقررات موجود، و نیز روندها و فرایندهای خود را، از نو و از دریچه دولت الکترونیک بازنگری کنند. تمرکز اصلی دولتها باید بر ایجاد نهادهای لازم در یکپارچه شدن سازمانهای دولتی با یکدیگر و ارائه خدمات ِ ایجاد یک درگاه واحد به شهروندان، در تمام زمینهها باشد.
بیشتر بدانید: قابلیتهای زیرسیستم تخصصی دبیرخانه فراگستر
فواید یکپارچگی دادهها در دولت الکترونیک
شاید برای شما هم بسیار پیش آمده باشد که یکبار در یک سازمان تمام مدارک خود را بارگذاری کرده و در اختیار سامانه قرار دهید؛ اما پس از مراجعه حضوری به یک سازمان و ارگان دیگر، دوباره و شاید چندباره مدارک خود را تحویل داده و یا فرمهای مربوط را تکمیل نماید.
بسیاری از مدارکی که شخص باید در سازمانها بارگذاری کند، مانند مدارک تحصیلی و… با برقراری ارتباط صحیح دستگاهها میتواند بصورت خودکار دریافت و استفاده گردد. دستگاهها باید آندسته از خدماتی را که میتوانند بصورت الکترونیکی ارائه کنند، احصا کرده و سعی کنند بر شمار خدمات هوشمند خود برای مراجعه کنندگان بیفزایند. مثلا شخص با ورود کدملی خود شناسایی شده و تمام اطلاعات او من جمله آدرس و کد پستی، مشخصات و… وارد شود و تنها اطلاعات موردی مربوط به آن خدمت جداگانه وارد شود.
لازمه این امر ایجاد زیرساختهای فیزیکی اطلاعات در کشور مثل شبکههای داده و مراکز داده یا زیرساختهای امنیتی درکنار سامانههای کاربردی است. ایجاد ساختارهای اطلاعاتی تبادل پیامها بین سازمانها؛ شمارهدهی واحد اطلاعات پایه (نظیر هویت افراد، خودرو، املاک و…)؛ استانداردهای «تعامل پذیری» و ساختار تبادل داده؛ نگهداری اطلاعات ثبتی در انباره داده و نمایش آنها از سوی یک نهاد فرابخشی میتواند بسیار راهگشا باشد.
دولت قدرتمند، دولت بزرگ نیست. بلکه دولتی کوچک، چابک، پاک و دانا است. برای دستیابی به دولت الکترونیک باید از ابزارهای هوشمندسازی و اتوماسیون فرایندها بهره بریم.
امضای دیجیتال از مهمترین ابزارهای هوشمندی
راهاندازی امضای دیجیتال نیز در دستور کار دولت است که طی آن همه دبیرخانههای الکترونیکی و اتوماسیونهای اداری به مرکز امضای دیجیتال متصل شده و هر تراکنش الکترونیکی یا موبایلی، امضای الکترونیکی خود را از مرکز هوشمندسازی سازمان دریافت نموده و اصالت آن حفظ خواهد شد. برای بکارگیری امضای دیجیتال در چرخه اسناد مالی، دولت هم قدمهایی برداشته است.
کلام آخر:
امید است همه دستگاههای دولتی از خط مشی حذف کاغذ در مکاتبات اداری پشتیبانی کرده و بتوانیم با همکاری یکدیگر هرچه بیشتر به سوی تحقق دولت الکترونیک گام برداریم. در این میان استفاده از ابزارهایی مانند اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها با دارا بودن تمامی امکانات لازم جهت تحقق دولت الکترونیک بسیار اثربخش خواهد بود. از مهمترین امکانات این سیستم میتوان به داشبورد مدیریتی، هوش تجاری، ارتباط با شبکههای اجتماعی، کارتابل آفلاین، نسخه موبایل سازمانی، همگامسازی با دیگر نرمافزارها، تبدیل گفتار به متن و… نام برد. امکانات جدید نسخه ۶ اتوماسیون اداری فراگستر را میتوانید در لینک زیر بطورکامل مشاهده کنید. امیداوریم شما هم با استفاده از این نوع نرم افزاراها گامی در جهت تحقق دولت الکترونیک بردارید.
