پروژه استقرار سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر در شرکت سایپا سیتروئن با موفقیت به مرحله بهرهبرداری کامل رسید. این سامانه اکنون به عنوان هسته مرکزی زیرساخت دیجیتال سازمان، به صورت متمرکز در تمامی واحدها و سطوح عملیاتی شرکت مورد استفاده قرار گرفته و بستری یکپارچه برای مدیریت گردش مکاتبات، مستندات و فرایندهای سازمانی فراهم آورده است.
شرکت سایپا سیتروئن به عنوان یکی از زیرمجموعههای کلیدی گروه خودروسازی سایپا، مأموریت اصلی خود را بر تولید و مونتاژ خودروهای سواری متمرکز کرده است. با عنایت به پیچیدگیها و حجم بالای مبادلات اداری و فرایندهای عملیاتی در زنجیره تولید، این شرکت با هدف توسعه زیرساختهای فناوری اطلاعات، ارتقای بهره وری سازمانی، تسریع در گردش کارها و بهبود نظام مدیریت اسناد، اقدام به پیاده سازی سامانه پیشرفته اتوماسیون فراگستر نمود.
این پروژه با پوشش قریب به چندین هزار کاربر، به عنوان یکی از پروژه های راهبردی در حوزه مکانیزاسیون فرایندها و مکاتبات درون و برون سازمانی در صنعت خودروسازی کشور محسوب میگردد. بهرهبرداری موفق از این سامانه، گامی مؤثر در راستای یکپارچه سازی سیستم های اطلاعاتی و هوشمند سازی فرایندهای اداری و تولیدی در شرکت سایپا سیتروئن به شمار آمده و زمینه ساز ارتقای قابل ملاحظه کارایی عملیاتی و انسجام سازمانی در این مجموعه گردیده است.
در ادامه، اقدامات انجام شده در حوزه آموزش، تخصیص منابع و استقرار سامانه به صورت فنی ارائه می گردد:
برنامههای اجراشده در حوزه توانمند سازی منابع انسانی و استقرار سامانه
- طراحی و اجرای برنامه جامع توانمندسازی (Training & Enablement)
- برگزاری کارگاه های نقش محور (Role-Based Training) برای گروه های مختلف کاربری شامل کاربران عادی، مدیران میانی، ادمین های سیستم و راهبران فرآیند
- تهیه مستندات فنی و راهنماهای کاربری (User Manuals & SOPs) متناسب با سناریوهای عملیاتی سازمان
- ضبط جلسات آموزشی و بارگذاری در پورتال داخلی برای بهره برداری مجدد (Reusability)
برگزاری کارگاه آموزشی اتوماسیون اداری فراگستر در سایپا سیتروئن
مدل استقرار و پشتیبانی فنی
- استقرار تیم پشتیبانی سطح اول (L1 Support) در محل سازمان و ارتباط با تیم پشتیبانی سطح دوم (L2 Support) جهت رفع رویدادهای سیستمی (Incident Management)
- پیادهسازی ساختار راهبری (Governance Model) شامل تعیین ادمین های فنی و راهبران فرآیند از سوی سازمان برای مدیریت روزمره سامانه
مدیریت تغییر (Change Management) و فرهنگ سازی
- اجرای کمپین های آگاهی بخشی و فرهنگ سازی جهت پذیرش سامانه در لایه های مختلف سازمان (User Adoption Programs)
- برگزاری جلسات توجیهی برای مدیران ارشد و میانی با هدف تبیین مزایای سامانه و نقش ایشان در پیشبرد پروژهپشتیبانی حین بهرهبرداری (Go-Live Support)
پشتیبانی حین بهره برداری (Go-Live Support)
- استقرار تیم پشتیبانی فراگستر در محل طی هفته های اول بهره برداری جهت رسیدگی سریع به چالش ها و ابهامات کاربران (Hypercare Period)
- برگزاری کارگاه های رفع اشکال (Troubleshooting Sessions) و بازخوردگیری مستمر از کاربران جهت بهینه سازی سامانه
دستاوردهای شرکت سایپا سیتروئن
این پروژه علاوه بر تسریع فرآیندهای اداری و تسهیل همکاری های تیمی، دستاوردهای زیر را به همراه داشته است:
استقرار مخزن یکپارچه مدیریت اسناد (DMS)
بصورت متمرکز با قابلیت بازیابی سریع، حذف مستندات فیزیکی و اعمال سطوح امنیتی پیشرفته
بهبود کارایی فرآیندها
کاهش (Turnaround Time) فرآیندها از طریق مکانیزاسیون گردش کار و حذف گلوگاه های عملیاتی
شفافیت و رهگیری لحظهای
امکان Tracking آنلاین وضعیت مکاتبات و فرآیندها با تعریف دقیق Roleهای سازمانی
یکپارچگی سیستمهای اطلاعاتی
اتصال تمامی واحدها در بستر واحد و رفع Data Silos بین بخشها
بهینه سازی هزینههای عملیاتی
کاهش (Total Cost of Ownership) از طریق حذف هزینههای چاپ، بایگانی و پیک
ارتقای امنیت اطلاعات
پیادهسازی (Role-Based Access Control) و احراز هویت چند عاملی با ثبت Audit Logs
داشبوردهای تحلیلی مدیریتی
ارائه KPI های عملیاتی و گزارش های لحظه ای از وضعیت فرآیندها و عملکرد واحدها
ارتقای بلوغ دیجیتال
گامی در راستای تحقق اهداف Digital Transformation و Industry 4.0 در گروه خودروسازی سایپا
مشارکت مؤثر مدیران و کارشناسان مرتبط با پروژه شرکت سایپا سیتروئن و تأمین زیرساخت های فنی و هماهنگی واحدها و پشتیبانی حین بهرهبرداری، نقش کلیدی در موفقیت این استقرار و دستیابی به اهداف تعیینشده ایفا نمود.
