مدیریت سطوح دسترسی به نامه ها و ارجاعات برای حفظ امنیت اطلاعات سازمان

گاهی پیش می آید که برای ارجاع مکاتبات، نیاز داریم تا سطوح دسترسی به ارجاعات و بخش‌های مختلف نامه را تغییر دهیم؛ به عنوان مثال کاری کنیم که فرد گیرنده ارجاعات قبلی را مشاهده نکند و یا مثلا به پیوست‌ها یا نامه‌های مرتبط دسترسی نداشته باشد. اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت دسترسی به ارجاع نامه و مشخصات آن، امکانات مختلفی را فراهم کرده، و در این مقاله به معرفی آن‌ها و نحوه استفاده از این قابلیت‌ها می‌پردازیم.

آموزش مدیریت سطوح دسترسی به ارجاعات نامه در اتوماسیون اداری فراگستر

انتخاب نامه

برای مدیریت سطح دسترسی ارجاع نامه در اتوماسیون فراگستر، ابتدا نامه مورد نظر را باز کرده و بر روی گزینه “ارجاع” کلیک می‌کنیم.

01 – انتخاب نامه برای ارجاع

مدیریت دسترسی به نامه های مرتبط

در پنجره تنظیمت ارجاع نامه، با کلیک بر روی گزینه “دسترسی نامه های مرتبط” (کادر شماره 1 در تصویر زیر) شما می‌توانید دسترسی گیرنده ارجاع به نامه‌های مرتبط مدیریت نمایید و آن‌ها را غیرقابل دسترس کنید؛ در نهایت بر روی گزینه “تایید” کلیک نمایید، تا تنظیمات شما ذخیره شود.

02 – مدیریت دسترسی به نامه مرتبط هنگام ارجاع

مدیریت دسترسی به پیوست های نامه

با انتخاب گزینه “دسترسی پیوست های نامه” (کادر شماره 1 در تصویر زیر)، می‌توانید امکان مشاهده و دسترسی گیرنده ارجاع به پیوست‌های نامه را مدیریت نمایید؛ پس از اتمام تنظیمات بر روی گزینه “تایید” کلیک کنید.

03 – مدیریت دسترسی به پیوست نامه هنگام ارجاع

مدیریت نمایش/عدم نمایش ارجاعات قبلی

برای مدیریت سطح دسترسی به ارجاع یا ارجاعات قبلی، تنها کافیست در پنجره تنظیمات ارجاع، بر روی گزینه “عدم نمایش ارجاعات قبلی” (کادر شماره 1 در تصویر زیر) کلیک کنید و آن را فعال نمایید؛ با فعالسازی این گزینه، گیرنده ارجاع به ارجاعات قبلی دسترسی ندارد و نمی‌تواند مسیر ارجاعات و فعالیت‌های صورت گرفته بر روی نامه را مشاهده کند.

04 – مدیریت نمایش ارجاعات قبلی هنگام ارجاع

تعیین مهلت در دسترس پذیری نامه

علاوه بر امکان مدیریت سطوح دسترسی به ارجاعات و پیوست‌ها و نامه‌های مرتبط هنگام ارجاع نامه، می‌توانید برای ارجاع خود تاریخ در دسترس‌پذیری تعیین کنید؛ با استفاده از این قابلیت می‌توانید نامه‌ها را برای مدت مشخصی در دسترس فرد گیرنده ارجاع قرار دهید و با اتمام مهلت دسترس‌پذیری، دسترسی فرد گیرنده ارجاع به نامه باطل می‌شود و دیگر نمی‌تواند نامه را در کارتابل خود مشاهده کند. برای این کار کافیست تنها بر روی گزینه “مهلت در دسترس پذیری” (کادر شماره 1 در تصویر زیر) کلیک کنید و تاریخ و ساعت در دسترس بودن ارجاع برای فرد گیرنده را مشخص کنید و بر روی گزینه “تایید” کلیک نمایید.

05 – تنظیم مهلت دسترس پذیری به نامه هنگام ارجاع

حال تنها کافیست بر روی گزینه “ارجاع” در پنجره تنظیمات ارجاع نامه کلیک کنید، تا نامه شما با سطح دسترسی مدیریت شده، ارجاع گردد.

اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت‌ها و امکانات مختلفی برای مدیریت سطح دسترسی کاربران در بخش‌های مختلف برخوردار است؛ برای آشنایی بیشتر با امکانات و قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید از طریق لینک زیر درخواست خود را برای دریافت مشاوره رایگان از کارشناسان ما و مشاهده نسخه دموی آنلاین رایگان ثبت کنید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن با شما ارتباط برقرار نمایند:

سخن پایانی

مدیریت سطوح دسترسی به ارجاعات نامه و دیگر بخش‌های آن، امری حیاتی برای حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات و داده‌ها محسوب می‌گردد؛ با استفاده از این قابلیت‌ها می‌توانید بدون هیچ نگرانی با مدیریت سطح دسترسی به ارجاع نامه و دیگر بخش‌های آن، نامه‌ها و مکاتبات خود را به افراد دیگر ارجاع دهید.