برای طراحی فرآیندهای سازمانی در نرم افزار مدیریت فرآیند فراگستر (BPMS) به چه مهارت هایی نیاز داریم؟

خودکارسازی فرآیندها اولین گام به سوی تحول دیجیتال و چابکی سازمان‌هاست. یکی از ابزارهای کلیدی در این مسیر، نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS)  فراگستر است. یکپارچه‌سازی این نرم‌افزار با نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، مزیت مهمی برای سازمان‌های بهره بردار به شمار می‌رود، زیرا به آن‌ها اجازه می‌دهد تا مکاتبات، مدیریت مستندات، فرم‌ها و فرآیندهای کسب‌وکار سازمانی را در یک محیط واحد و منسجم مدیریت کنند و به بهره‌وری بالاتری دست یابند.

نرم‌افزار BPMS فراگستر به عنوان یکی از راهکارهای پیشرو در بازار ایران، به سازمان‌ها امکان طراحی، اجرا، پایش و بهبود مستمر فرآیندهای خود را می‌دهد. استفاده از این ابزار نیازمند مهارت‌هایی فراتر از آشنایی ساده با نرم‌افزار است.

اما آیا صرفاً خرید یک نرم‌افزار پیشرفته BPMS کافی است؟ تجربه نشان داده که موفقیت در پیاده‌سازی BPMS، تنها به قابلیت‌های فنی ابزار محدود نمی‌شود و بخش حیاتی یک تجربه موفق اجرایی، به مهارت‌ها و دانش افرادی بازمی‌گردد که مسئول طراحی، پیاده‌سازی و نگهداری فرآیندها در سازمان هستند. بدون داشتن متخصصان مناسب، حتی قدرتمندترین سیستم‌ها نیز نمی‌توانند به پتانسیل کامل خود دست یابند. در این مقاله مهارت‌های مورد نیاز برای طراحی فرآیندهای سازمانی در بستر BPMS فراگستر (و بطور کل تمام ابزارهای BPMS واقعی که قابلیت پاسخگویی به نیاز سازمان ها را داشته باشند) را بررسی می‌کنیم.

اتوماسیون اداری فراگستر یکپارچه با سیستم مدیریت فرآیند‌های Process Maker

در اتوماسیون اداری فراگستر از BPMS پیشرفته Process Maker برای طراحی و ساخت فرایند‌ها استفاده گردیده است. Process Maker در اتوماسیون اداری فراگستر بصورت درون سیستمی مورد استفاده قرار گرفته تا کاربران بتوانند از یک محیط یکپارچه طراحی و ساخت فرایند‌ها بهره برداری نمایند. از قابلیت‌های این یکپارچه سازی می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• محیط یکپارچه کارتابل اتوماسیون برای مدیریت مکاتبات، مستندات و فرایند‌ها
• یکپارچگی کاربران و سطوح دسترسی اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیند‌ها
• استفاده از قابلیت تاریخ شمسی و فارسی سازی محیط اجرای نرم افزار
• دسترسی آسان به اسناد و نامه‌ها ثبت شده در اتوماسیون اداری در هنگام طراحی و اجرای فرایند‌ها
• قابلیت استفاده از API های آماده اتوماسیون اداری فراگستر برای ارتباط با سایر نرم‌افزارها
• و…

بطور کلی مهارت‌های لازم برای طراحی و ساخت فرآیند‌های در نرم‌افزار مدیریت فرآیند BPMS فراگستر به سه دسته ذیل قابل تفکیک می‌باشد:

1- مهارت شناخت و تحلیل فرآیند‌های سازمان

2- مهارت فنی ساخت و اجرای فرآیند‌ها

3- مهارت مستند سازی و بروز نگاه داری فرآیند‌ها

طراحی فرآیند در نرم‌افزار bpms فراگستر

مهارت‌های مرتبط با تحلیل و مدل‌سازی فرآیند‌ها

اولین قدم برای طراحی فرآیندهای سازمانی داشتن مهارت‌های تحلیلی و شناخت سازمان است. فردی که قصد طراحی فرآیند را در یک سازمان دارد باید درک دقیقی از نوع فعالیت‌های سازمان و روندهای موجود در آن داشته باشد تا بفهمند که چگونه تغییرات مبتنی بر داده‌ها برای پردازش، محصولات، خدمات، نرم‌افزار و سخت‌افزار می‌تواند کارایی یک کسب و کار را بالا ببرد و ارزش افزوده را افزایش دهد.

مهارت شناخت و تحلیل فرآیند‌های سازمانی

برای طراحی مؤثر فرآیندهای سازمانی، نخستین گام، شناخت دقیق از ماهیت و ساختار کسب‌وکار سازمان است. فردی که مسئول ساخت فرآیندهاست، باید تسلط کافی بر تحلیل کسب ‌و کار داشته باشد، یعنی بتواند وضعیت فعلی فرآیند(های) مورد نظر سازمان را از منظر فعالیت‌ها، اهداف، منابع و محدودیت‌ها به‌درستی شناسایی و ارزیابی کند.

شناخت اینکه سازمان چه محصولی تولید و یا چه خدماتی ارائه می‌دهد، نقش کلیدی در طراحی فرآیندهای متناسب و کارآمد دارد. برای مثال، فرآیندهای یک شرکت تولیدی با یک سازمان خدماتی یا بازرگانی بسیار متفاوت‌اند. در یک کسب‌وکار تولیدی، تمرکز فرآیندها بیشتر بر زنجیره تأمین، تولید، کنترل کیفیت و لجستیک است؛ در حالی‌ که در کسب‌وکارهای خدماتی، فرآیندهای مرتبط با مدیریت ارتباط با مشتری، ارائه خدمات و پشتیبانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند.

شناخت و تحلیل یک کسب و کار از طریق وجود مهارت‌های لازم برای اجرای فعالیت‌های زیر صورت می‌گیرد:

• پیش زمینه کافی مرتبط در شناخت فعالیت سازمان
• مصاحبه با ذی‌نفعان فرآیند (مدیران، کارشناسان)
• بررسی فرآیندهای جاری در حال اجرا
• مستندسازی نیازهای عملکردی و غیرعملکردی

مهارت مدل‌سازی فرآیند با زبان مدل‌سازی  BPMN 2.0

مرحله بعد از شناخت وضعیت فعلی و تدوین روش برای رسیدن به مرتبه مطلوب، مدل‌سازی فرآیند یا فرآیند‌های است که می‌خواهیم توسط ابزار BPMS آنها بصورت مکانیزه و در بستر اتوماسیون فراگستر ایجاد نماییم.

مدل‌سازی فرآیندها به معنای ترسیم تصویری انتزاعی، ساده‌سازی‌شده و قابل فهم از فعالیت‌ها، نقش‌ها، ترتیب انجام کارها، ورودی‌ها، خروجی‌ها و تعاملات درون یک فرآیند سازمانی است. این کار معمولاً با استفاده از نمادهای گرافیکی استاندارد انجام می‌شود تا فرآیندها برای همه ذی‌نفعان، شفاف و قابل تحلیل باشند. البته هدف از مدل‌سازی فرایند نه فقط شفاف نمودن آن برای ذینفعان بلکه پیش نیازی برای ساخت فرآیند توسط BPMM خواهد بود. برای طراحی و مدل‌سازی فرآیندها در نرم‌افزار مدیریت فرآیند BPMS فراگستر و البته کلیه نرم‌افزار های BPMS جهانی از استاندارد زبان مدل سازی  BPMN 2.0  استفاده می‌شود.

وجود مهارت کافی در مدل سازی  فرایند با استفاده از زبان استاندارد BPMN  از مهارت های لازم و پیش نیاز در ساخت فرایند‌ها می‌باشد. برای این موضوع فراگستر آموزش های مفصلی برای ایجاد مهارت کافی در مدل سازی فرآیندها با استفاده از زبان استاندارد BPMN تهیه نموده که از اینجا به آن دسترسی خواهید داشت.

مدل سازی فرآیند با زبان مدل سازی BPMN 2.0

مهارت‌های فنی مرتبط با ساخت فرآیند

پس از آشنای با استاندارد 2.0 BPMN  و نرم‌افزار پروسس میکر آشنایی با ابزارها و مهارت‌های فنی مرتبط با سامانه فراگستر برای طراحی فرآیند ضروری است.

مهارت‌های فنی ساخت فرم‌ها و تنظیم قوانین فرآیند

بعد از طراحی و مدل‌سازی فرآیند نوبت به ساخت فرم‌های اطلاعاتی مرتبط با فرآیند است، فرم‌ها توسط ابزار فرم‌ساز BPMS فراگستر طراحی می‌گردند. در واقع فرم‌ها محصول نهایی فرآیندها هستند که توسط کاربران مورد استفاده قرار می‌گیرند، تکمیل می‌شوند و به نفر بعدی ارجاع داده می‌شود و این سیکل تا تکمیل فرآیند ادامه می‌یابد.

محیط گرافیکی فرم ساز BPMS فراگستر کار را برای طراحی و ساخت فرم ها بسیار آسان نموده است و کاربران از طریق Drag & Drop می‌توانند فرم‌های مرتبط را طراحی کنند.

البته برخورداری از دانش پایه در حوزه CSS و HTML می‌تواند به شخصی‌سازی ظاهر فرم‌ها کمک نماید یعنی طراح فرآیند می‌تواند با این مهارت‌ها ظاهر فرم‌ها را متناسب با استاندارد و نیاز سازمان تنظیم نماید.

از سوی دیگر آشنایی حداقلی با زبان Java script یک مزیت بزرگ در طراحی فرم‌ها محسوب می‌شود و می‌تواند به طراح فرآیند در ایجاد فرم‌های حرفه‌ای تر که امکان نمایش نتایج محاسبات اطلاعات درون فرم‌ها را دارند کمک فراوانی نماید.

محیط گرافیکی فرم‌ساز BPMS فراگستر

بعد از ساخت فرم ها لازم است مسیر حرکت فرم‌ها بر اساس مدل فرآیند و بر اساس قوانین کسب و کاری مرتبط با فرایند تنظیم و شرایط پیشبرد فرآیند تنظیم گردد این قوانین شامل شناسایی دقیق ورودی‌ها و خروجی‌ها، تعریف مراحل کار، مشخص کردن نقش‌ها و مسئولیت‌ها، و در نظر گرفتن استانداردهای عملکردی مرتبط با فرایند است.

برای اجرای این بخش لازم است طراح فرآیند علاوه بر تسلط بر اصول کسب و کاری فرآیند بر روی تنظیم شرط‌ها و کنترل مسیر فرایند‌ها اقدام کند برای این موضوع صرفاً آشنایی حداقلی با یک زبان برنامه نویسی می‌تواند برای انجام بخش اعظمی از کار کافی باشد.

مدل‌سازی فرآیند بر اساس قوانین کسب و کار

مهارت‌های فراخوانی اطلاعات از سایر پایگاه‌ داده‌ها (Database Integration)  

در نرم افزار هایBPMS  مهارت فراخوانی اطلاعات از پایگاه داده سایر نرم افزار‌های سازمانی یکی از مهارت‌های کلیدی برای طراحی و توسعه‌دهندگان فرآیند است. طراح فرآیند با استفاده از این مهارت داده‌های مورد نیاز خود را از سایر پایگاه داده‌‌ها استخراج، و به فرآیندها تزریق و یا بر اساس آن تصمیم‌گیری انجام داد.

 فرض کنید در یک  فرآیند مرخصی، پس از ثبت درخواست، لازم است تعداد روزهای مانده مرخصی کاربر از پایگاه داده نرم افزار پرسنلی خوانده شود. در این صورت با یکی از دو روش ذکر شده در زیر این امکان در BPMS  فراگستر ممکن خواهد بود و بر اساس آن باید مهارت ها ذکر شده نزد طراح فرایند وجود داشته باشد.

• اتصال به سایر منابع اطلاعاتی توسط SQL Data Source
• اتصال به سایر منابع اطلاعاتی توسط API

مهارت‌های مورد نیاز برای فراخوانی توسط (SQL Data Source)

برای استخراج اطلاعات از سایر نرم افزار‌های سازمانی از جمله نرم افزار‌های حسابداری، منابع انسانی، CRM، انبارداری و … به مهارت کوئری نویسی به زبان SQL نیاز است. بدیهی است در این خصوص لازم خواهد بود به پایگاه داده سایر نرم افزار‌های سازمان دسترسی داشت و همچنین از ساختار جداول و نماهایی که حاوی اطلاعات مور نظر می باشد نیز اطلاع داشت.

وجود مهارت متوسط در نوشتن دستورات فراخوانی اطلاعات به زبان SQL می‌تواند پاسخگویی بخش اعظمی از نیاز طراح فرایند باشد.

مهارت‌های مورد نیاز برای فراخوانی توسط (API Integration)

برای فراخوانی اطلاعات از پایگاه داده سایر نرم افزار‌ها صرفاً به کوئری نویسی مستقیم SQL بسنده نمی‌گردد و در بسیار از موارد برای دستیابی به اطلاعات موجود در سایر نرم افزارها، نیاز به واسطه‌های برنامه‌نویسی API است. استفاده از این روش، امن‌تر و استاندارد تر از روش SQL Data Source می‌باشد که در آن بطور مستقیم به پایگاه داده سایر نرم افزار‌ها ارتباط برقرار می‌کند.

استفاده از این روش قطعا نیاز به یک توسعه‌دهنده نرم‌افزار (developer) با دانش برنامه نویسی در سطح بالا تر از متوسط و شناخت از ساختار های نرم‌افزار سرویس‌های نرم افزاری دارد.

در ادامه به مهارت های لازم برای استفاده از API Integration  اشاره می گردد.

اتصال به سایر منابع اطلاعاتی توسط API

مهارت‌های موردنیاز:

• درک مفاهیم پایه API
• آشنایی با REST  و SOAP
• آشنایی با متدهای رایج GET, POST, PUT, DELETE
• آشنایی با ساختار پاسخ JSON و XML
• مفهوم Header،  Body  و Token در درخواست‌ها
• آشنایی با ابزار تست API
• آشنایی با ابزار Postman برای تست و دیباگ: postman یک ابزار قدرتمند برای تست و دیباگ APIهاست که به طراح فرآیند این امکان رو می‌دهد تا به راحتی درخواست‌های HTTP رو ارسال و پاسخ‌ها را بررسی کند. Postman این قابلیت را دارد تا درخواست‌های GET، POST، PUT، DELETE و متدهای دیگر را ارسال و پاسخ‌های سرور را به کامل مشاهده کرد.
• آشنایی با ابزار Swagger برای مشاهده مستندات آنلاین APIها: این ابزار به توسعه‌دهندگان کمک می‌کند تا APIهای خود را به صورت استاندارد و با جزئیات کامل مستند کنند، همچنین امکان مشاهده و تعامل مستقیم با APIها را از طریق یک رابط کاربری بصری فراهم می‌کند.

مهارت‌های موردنیاز برای ساخت گزارش‌های مربوط به فرآیند

طراحی گزارش در فرآیند نویسی به معنای ایجاد یک ساختار منظم و قابل فهم برای ارائه اطلاعات و نتایج به دست آمده از یک فرآیند است. این طراحی شامل انتخاب نوع گزارش، تعیین مخاطبان، سازماندهی محتوا، و انتخاب ابزارهای مناسب برای نمایش داده‌ها می‌شود. هدف از طراحی گزارش، ارائه اطلاعات به گونه‌ای است که به مخاطبان کمک کند تا درک درستی از فرآیند، نتایج و نقاط قوت و ضعف آن به دست آورند و بتوانند تصمیمات بهتری بگیرند.  وجود مهارت متوسط در نوشتن دستورات فراخوانی اطلاعات به زبان SQL  می تواند پاسخگویی نیاز بخش اعظمی در خصوص ساخت گزارش های مرتبط با فرایند ها باشد.

ارائه‌ی گزارش از گردش فرآیندها

مهارت‌های نرم و مدیریتی جهت ارائه و بروز نگهداری فرآیندها

طراحی فرآیند در یک سیستم BPMS پایان کار نیست؛ بلکه آغاز مسیری است که در آن فرآیندها باید مستند، مدیریت، به‌روزرسانی و به کاربران نهایی منتقل شوند. یک فرآیند مانند یک موجود زنده نیاز به نگهداری دارد این به این معنی است که آیا یک فرآیند طراحی شده پس از مدتی همچنان بدون مشکل گردش دارد و به تحقق اهداف سازمان کمک می‌کند یا خیر. مستند سازی از روند تولید فرآیند‌‌ها و تهیه گزارش هنگام طراحی فرآیندها به این امر کمک بسزایی می‌کند و طراح فرآیند در آینده با مراجعه به این مستندات می‌تواند فرآیندهای موجود را بهبود بخشد.

طراح فرآیند تنها یک تحلیل‌گر فنی نیست، بلکه باید بتواند با ذی‌نفعان ارتباط مؤثر برقرار کند، تغییرات را مدیریت کند و اطمینان حاصل کند که کاربران نهایی فرآیند را به درستی درک و اجرا می‌کنند. به همین دلیل، مهارت‌های نرم و مدیریتی در کنار مهارت‌های فنی برای موفقیت در پیاده‌سازی و پایداری فرآیندها در BPMS حیاتی هستند. در ادامه به مهارت های لازم برای این بخش اشاره می گردد.

مدیریت پروژه و مستندسازی

مدیریت پروژه و مستندسازی فرآیند دو مفهوم مرتبط هستند که برای موفقیت پروژه‌ها ضروری هستند. مستندسازی فرآیند به عنوان بخشی از مدیریت پروژه، به جمع‌آوری، ثبت، ذخیره، ارتقا و دسترس‌پذیری اطلاعات مربوط به فرآیندها و پروژه‌ها اشاره دارد. این کار به بهبود کارایی، کاهش خطاها، افزایش شفافیت و تسهیل ارتباطات در پروژه کمک می‌کند.

آموزش و پشتیبانی کاربران

حتی بهترین فرآیند هم بدون آموزش مناسب برای کاربران، بی‌استفاده خواهد بود. آموزش صحیح باعث کاهش خطا، افزایش بهره‌وری و جلوگیری از مقاومت کاربران می‌شود. همچنین باید مکانیزم‌هایی برای پاسخگویی به سؤالات، دریافت بازخورد و رفع مشکلات کاربران در نظر گرفته شود.

نتیجه‌گیری

طراحی فرآیندهای سازمانی در بستر BPMS فراگستر تنها وابسته به داشتن یک نرم‌افزار پیشرفته نیست؛ بلکه نیازمند ترکیبی از مهارت‌های تحلیلی، فنی، مدیریتی و ارتباطی است. از درک ساختار و نیازهای سازمان گرفته تا تسلط بر استانداردهای مدل‌سازی، آشنایی با ابزارهایی مانند ProcessMaker و توانایی تعامل با پایگاه‌ داده و API، همه و همه در کنار هم قرار می‌گیرند تا طراحی و اجرای موفق فرآیندها را ممکن کنند. در عین حال، مهارت‌های نرم مانند مستندسازی، ارتباط مؤثر با ذی‌نفعان و آموزش کاربران نیز برای پایداری و بهره‌وری طولانی‌مدت از فرآیندها ضروری‌اند.

سازمان‌هایی که به دنبال بهره‌برداری حداکثری از نرم‌افزار BPMS فراگستر هستند، باید بر سرمایه‌گذاری در ارتقای مهارت‌های تخصصی تیم طراحی فرآیند متمرکز شوند. تنها در این صورت است که می‌توان انتظار داشت فرآیندهای طراحی‌شده، منطبق با واقعیت‌های عملیاتی سازمان بوده و در مسیر تحول دیجیتال نقش مؤثری ایفا کنند.