اتوماسیون اداری فراگستر کدام یک از چالش‌ها را در سازمان‌ها برطرف می‌کند؟

سازمان‌ها و کسب و کارهای امروزی برای رقابتی ماندن و رسیدن به اهداف خود با چالش‌های متعددی روبرو هستند. رفع بسیاری از این چالش‌ها نیازمند استفاده از ابزارهای تخصصی مانند نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است. در این مقاله به بررسی آندسته از چالش‌های سازمان‌ها و کسب و کارهای ایرانی می‌پردازیم که با استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر برطرف شده‌اند.

اتوماسیون اداری فراگستر کدام چالش‌ها را در سازمان‌های ایرانی برطرف کرده است؟

اتوماسیون اداری فراگستر به برطرف کردن طیف گسترده و متنوعی از چالش‌ها در سازمان‌های ایرانی کمک کرده است. در ادامه به معرفی 12 مورد از چالش‌های سازمان‌ها و کسب و کارهای ایرانی که اتوماسیون اداری فراگستر آنها را رفع کرده است، می‌پردازیم:

1- کاهش هزینه‌ها

در بسیاری از کسب و کارها و سازمان‌های بزرگ ایرانی، یکی از بزرگترین چالش‌ها کنترل هزینه‌هاست. به عنوان نمونه، این یکی از چالش‌های بزرگ بانک ملی ایران بود که روزانه حجم زیادی از کاغذ در چندین هزار شعبه این بانک جابجا می‌شد. اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر به این سازمان امکان داد تا با حذف فرآیندهای کاغذی و دستی به مقدار زیادی در زمان و هزینه‌های خود صرفه جویی کند.

2- پردازش سریع حجم زیادی از نامه‌ها و درخواست‌ها

یکی از چالش‌های سازمان‌ها و کسب و کارهای بزرگ برای استفاده از اتوماسیون اداری و الکترونیکی کردن مکاتبات و فرآیندهای خود این است که بسیاری از نرم‌افزارهای اتوماسیون نمی‌توانند به سرعت، حجم بالای نامه‌ها و درخواست‌های جاری در سازمان آنها را پردازش کنند. اتوماسیون فراگستر با طراحی قوی و سریع خود به بسیاری از سازمان‌های ایرانی از جمله بانک ملی کمک کرده تا تعداد بسیار زیاد نامه‌های روزانه خود را همراه با پیوست‌ها و اطلاعات آنها پردازش و در سیستم ثبت کنند.

3- تعدد شعب سازمان و گستردگی جغرافیایی آنها

بسیاری از سازمان‌های بزرگ ایرانی مانند خبرگزاری ایرنا با بیش از 50 مرکز و دفتر و بانک ملی با هزاران شعبه در سطح کشور و بین‌المللی، گستردگی جغرافیایی زیادی دارند. این مساله باعث می‌شود تا هر کدام از شعب و سازمان‌های زیرمجموعه ناچار به استفاده از یک نسخه مجزا از نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت جزیره‌ای شوند که نظارت بر زیرمجموعه‌ها و شعب سازمان و یکپارچه‌سازی مکاتبات و فرآیندهای آنها را با مشکل مواجه می‌کند.

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر با ارائه زیرسیستم چند سازمانی، به این هلدینگ‌ها اجازه داد تا تمامی زیرمجموعه‌های خود را در سراسر کشور با کمترین هزینه و آموزش به راحتی به یکدیگر متصل کنند. به همین ترتیب، بانک ملی توانست بیش از ۳۸۰۰ شعبه خود را بدون نیاز به نگهداری سرورهای مجزا برای هر کدام از آنها، به یک سامانه اتوماسیون متمرکز متصل کرد.

4- نظارت بر چرخش اطلاعات و شفاف‌سازی کارها

یکی دیگر از چالش‌هایی که سازمان‌های سنتی با آنها روبرو هستند، عدم امکان نظارت بر چرخش اطلاعات و پیگیری آنهاست. همین عدم قابلیت نظارت باعث ایجاد عدم شفافیت در وضعیت و نحوه انجام کارها می‌شود. به عنوان نمونه در بانک ملی ایران تا پیش از استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر، پیگیری وضعیت بسیاری از نامه‌ها به علت تعدد گردش آنها چالش برانگیز بود. این مساله شفافیت کارها را در برابر ناظران و ارباب رجوع‌ها نیز با مشکل مواجه می‌کرد، زیرا عملاً کسی نمی‌توانست وضعیت گردش یک نامه و نتیجه آن را تا زمان اتمام فرآیند یا دریافت پاسخ نامه بررسی کند. نمونه دیگر، کمیته ملی المپیک است که مخاطبان و مراجعان آن عمدتاً سایر سازمان‌ها و فدراسیون‌ها هستند. اتوماسیون اداری فراگستر به این مراجعان و مخاطبان امکان داد تا به سرعت و با شفافیت کامل، پاسخ خود را دریافت کنند.

5- اتصال میان نرم‌افزارهای متعدد سازمان

یکی از چالش‌های مهم برای خودکارسازی فعالیت‌ها، زمانی است که یک سازمان بزرگ از نرم افزارهای مختلفی در سازمان‌های زیرمجموعه خود استفاده می‌کنند و نیاز به برقراری اتصال میان آنها دارند. به عنوان نمونه در بانک ملی ایران، تعداد زیادی نرم افزار برای خودکارسازی امور واحدهای مختلف سازمان مورد استفاده قرار می‌گرفت که اتصال آنها به یکدیگر چالش برانگیز بود. بسیاری از کسب و کارهای خصوصی نیز نیاز دارند تا میان اتوماسیون اداری و سایر نرم افزارهای خود مانند نرم افزارهای فروش و CRM ارتباط برقرار کنند. با استفاده از API فراگستر، این سازمان‌ها می‌توانند ضمن برقراری یک سیستم یکپارچه در میان تمامی شعب سازمان، بتوانند نرم افزار اتوماسیون خود را با سایر نرم افزارهای سازمانی متصل کنند.

نسخه موبایل PWA اتوماسیون اداری فراگستر، امکان پیگیری کارها را خارج از سازمان و بدون دسترسی به کامپیوتر فراهم کرده است

6- نیاز به نسخه موبایل

بسیاری از سازمان و کسب و کارها، نیازمند قابلیت انجام کارها و فعالیت‌های اداری خود خارج از محل کار و بدون دسترسی به کامپیوتر هستند. به عنوان نمونه، شرکت صنایع غذایی نامی‌نو یکی از کسب و کارها و مشتریان فراگستر است که با داشتن عاملین فروش و نمایندگی‌های متعدد در سراسر کشور، نیاز به اتصال آنها به سامانه اتوماسیون اداری با استفاده از موبایل برای پیگیری کارها و فعالیت‌های آنها از راه دور و بدون نیاز به دسترسی به کامپیوتر داشت.

دانشگاه خواجه نصیر طوسی نیز نمونه دیگری از سازمان‌های مشتری فراگستر است که نیاز داشت تا کارمندان و اساتید آن بتواند بدون دسترسی به کامپیوتر و از راه دور به سامانه اتوماسیون اداری متصل شده و فعالیت‌ها و مکاتبات خود را پیگیری کنند. اتوماسیون اداری فراگستر با ارائه زیرسیستم نسخه موبایل PWA، این چالش را برای آنها برطرف کرد.

7- مقاومت کارکنان و فرهنگ سازمانی در برابر تغییر

یکی از عمده چالش‌ها برای ایجاد هر نوع تغییر در سازمان، مقاومت کارکنان و فرهنگ سازمانی در برابر تغییر است. این مساله به ویژه در مورد پیاده‌سازی و استفاده از اتوماسیون اداری مشهودتر است، زیرا یادگیری استفاده از آن می‌تواند برای برخی کارکنان مشکل به نظر برسد. اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر با طراحی کاربرپسند خود، این مشکل را برای بسیاری از مشتریان از جمله بانک ملی ایران و کمیته ملی المپیک حل کرد. بطوری که وقتی کارکنان این سازمان‌ها سهولت و سادگی کار با اتوماسیون فراگستر را دیدند، سریعاً آن را پذیرفتند. در واقع این یکی از مزایای اتوماسیون اداری فراگستر است که استفاده از آن برای کاربران معمولی نیاز به آموزش بسیار اندکی داشته و کارتابل آن شباهت زیادی با نرم‌افزارهای ایمیل دارد.

8- خودکارسازی و سیستماتیک کردن فرآیندها

هر کسب و کاری برای رقابتی ماندن نیاز به خودکارسازی فرآیندها دارد و انجام این کار چالشی است که گره آن تنها با ابزارهای اتوماسیون گشوده می‌شود. نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر ضمن یکپارچه‌سازی و الکترونیکی کردن مکاتبات، با ارائه یک نسخه بومی شده از نرم افزار BPMS پروسس میکر، این امکان را برای مشتریان فراگستر فراهم کرده تا تمامی فرآیندها و فعالیت‌های خود را مدل‌سازی و خودکارسازی کنند. به عنوان نمونه، تمامی فرآیندهای انبارداری، درخواست پشتیبانی از واحد IT، ارزشیابی عملکرد کارکنان و هزاران فرآیند دیگر توسط مشتریان فراگستر خودکارسازی شده است.

9- حفظ امنیت مکاتبات و تعیین سطوح دسترسی

بسیاری از سازمان‌ها نیازمند حفط امنیت مکاتبات و داده‌های سازمانی خود هستند. در حالی که روش‌های سنتی امنیت بالایی ندارند، استفاده از ایمیل برای مکاتبات سازمانی نیز دردسرهای خود را دارد. به عنوان نمونه، ممکن است ایمیل‌ها پاک شده یا دسترسی به آنها امکان‌پذیر نباشد. اما نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر با ثبت و نگهداری تمامی نامه‌ها، چنین مشکلاتی را ندارد. از سوی دیگر، این سامانه ضمن رعایت استانداردهای بالای امنیتی، با فراهم کردن امکان تعیین سطوح دسترسی به نامه‌ها و فرآیندها بر اساس سلسله مراتب سازمانی، به مدیران امکان می‌دهد تا از داده‌ها و مکاتبات سازمان به شکل بهتری محافظت کنند. بنابراین اگر مدیری برچسب محرمانه را روی یک نامه در اتوماسیون فراگستر قرار دهد، می‌تواند از عدم مشاهده آن توسط سایر کاربران اطمینان حاصل کند. در حالی که در روش‌های سنتی، همیشه این احتمال وجود دارد که طبقه‌بندی محرمانه رعایت نشود.

یکی از چالش‌های مهم سازمان‌ها برای رشد سریع‌تر و افزایش سرعت کارها، حذف کاغذ از فرآیندهای اداری است

10- حذف کاغذ از فرآیندهای اداری

استفاده زیاد از کاغذ در سازمان‌هایی که به شیوه سنتی فعالیت می‌کنند، یکی از چالش های بزرگ در مقابل رشد آنهاست. به همین ترتیب، استفاده از کاغذ برای انجام مکاتبات و امور اداری در سازمان‌های بزرگ، علاوه بر هزینه زیادی که برای تامین کاغذ به آنها تحمیل می‌کند، باعث زمان‌بر شدن پیگیری فرآیندها و مکاتبات می‌شود. به همین دلیل در سازمان‌های بزرگی مانند بانک ملی ایران، حذف کاغذ از فرآیندهای اداری اهمیت زیادی دارد. اتوماسیون اداری فراگستر به بانک ملی ایران و بسیاری از کسب و کارهای ایرانی مانند شرکت طبیعت زنده (سینره) کمک کرده تا با حذف کاغذ از فرآیندها و مکاتباتشان، فعالیت‌های خود را به صورت دیجیتالی انجام دهند و به این ترتیب به حفظ محیط زیست نیز کمک کنند.

11- قابلیت پیاده سازی تحت وب

یکی از اصلی‌ترین مشکلاتی که کسب و کارها و سازمان‌های بزرگ برای خودکارسازی مکاتبات و فعالیت‌های خود با آن روبرو می‌شوند، نیاز به نصب نرم افزارهای اتوماسیون روی صدها و گاهی هزاران دستگاه رایانه است. این مساله نه تنها زمان و هزینه زیادی را برای نصب آنها به سازمان تحمیل می‌کند، بلکه تعمیرات و پشتیبانی از این تعداد سیستم، به یک کابوس برای واحد IT سازمان تبدیل می‌شود. به همین دلیل سازمان‌های بزرگی مانند بانک ملی ایران به دنبال راهکاری بودند که بتواند تحت وب و بر بستر اینترنت پیاده‌سازی شده و مورد استفاده قرار بگیرد.

اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر با داشتن زیرسیستم میزبانی وب، این امکان را برای بانک ملی ایران فراهم کرد که بتواند بیش از ۳۰ هزار کاربر خود را در بیش از ۳۸۰۰ شعبه در داخل و خارج کشور بدون نصب نرم افزار روی کامپیوترهای آنها به سامانه اتوماسیون اداری فراگستر متصل کند.

12- نیاز به پشتیبانی

مهم‌ترین چالش برای الکترونیکی کردن مکاتبات و خودکارسازی فرآیندها در سازمان‌های مختلف، مشکلاتی است که ممکن است در هنگام استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون به وجود بیاید. به همین دلیل یکی از اصلی‌ترین معیارهای خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری باید کیفیت پشتیبانی آن باشد. نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر با داشتن یک تیم پشتیبانی قوی، همیشه در کنار مشتریان بوده است. این شعار فراگستر، در تجربه مشتریان نیز نمود پیدا کرده است و چالش‌های آنها همواره با پشتیبانی خوب فراگستر رفع شده‌اند.

کلام آخر

همانطور که خواندید اتوماسیون اداری فراگستر می‌تواند طیف گسترده‌ای از چالش‌ها را در سازمان‌های ایرانی برطرف کند. با این حال توانایی‌های اتوماسیون اداری فراگستر محدود به این موارد نیست و چالش‌هایی که ذکر شد در واقع مشکلات و نیازهای کاربرانی بوده که از آن استفاده کرده‌اند. هر چند برخی از این چالش‌ها در بیشتر سازمان‌ها رایج‌اند، اما بخشی از آنها نیز مختص هر سازمان هستند. ممکن است سازمان شما نیز با چالش های خاصی روبرو باشد که اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر بتواند آنها را رفع کند. بنابراین اگر به دنبال استفاده از راهکارهای اتوماسیون کسب و کار برای دستیابی به اهداف سازمانی خود و برطرف کردن چالش‌های آن هستید، حتماً از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.