نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPMS ابزاری برای مدلسازی و خودکارسازی فرآیندهای تجاریست که به سازمانها امکان میدهد تا اثربخشی فرآیندهای خود را تجزیه و تحلیل کرده و در صورت ضرورت آنها را اصلاح کنند. اصلیترین روش برای تحلیل فرآیندها هنگام کار با BPMS نیز استفاده از انواع مختلف گزارشهای مربوط به آن است. اما چه گزارشهایی را میتوان با BPMS از فرآیندهای خودکارسازی شده گرفت؟ در این مقاله در مورد انواع این گزارشها و نحوه تهیه آنها در اتوماسیون اداری فراگستر صحبت میکنیم.
مشاهده فهرست مطالب
انواع گزارشهای فرآیندها کدامند؟
در نرم افزار BPMS، اصلاح و بهبود فرآیندها مستلزم یک فرآیند مستمر آزمون و خطاست. به این معنی که شما فرآیندهای تجاری خود را مدلسازی کرده، نحوه عملکرد آن در سناریوهای مختلف میسنجید و در نهایت با نظارت بر آنها، تغییرات لازم را بهطور مستمر اعمال میکنید تا به نتایج دلخواه خود دست پیدا کنید. مهمترین قدم برای انجام این تجزیه و تحلیل، نظارت بر فرآیندها و نتایج آنهاست. برای اینکار شما نیاز به گزارشهای دقیق خواهید داشت. در واقع میتوان گفت فواید BPMS تا حدود زیادی منوط به گزارشهایی هست که ارائه میدهد. به همین دلیل، سیستم های BPMS گزارشهای مختلفی را در اختیار شما قرار میدهند.
این گزارشها میتوانند مستقیم و توصیفی و یا گزارشهای تحلیلی باشند. گزارشهای توصیفی گزارشهایی هستند که مستقیماً پارامترهای مربوط به دادهها را برای شما بازگویی میکنند، مانند گزارش از تعداد فرآیندهای ایجاد شده. اما گزارشهای تحلیلی مواردی هستند که از تجزیه و تحلیل دادههای مربوط به فرآیندها بدست میآیند، مانند میانگین زمان صرف شده برای اجرای فرآیندها.
برای دستیابی به این گزارشها، شما به 2 چیز نیاز خواهید داشت: 1- دادههای سیستم که بیشترین اهمیت را دارد. 2- ابزارهای گزارشساز که در نرمافزارهای BPMS و هم به طور مستقل عرضه میشوند.
گزارشهای BPMS چه فایدههایی دارند؟
گزارشهای مربوط به فرآیندها در اتوماسیون فراگستر، فایدههای متعددی دارد. برخی از آنها عبارتند از:
1- فهم رفتار سازمانی: از دلایل اصلی اهمیت گزارشگیری از فرآیندها، فهم رفتار سازمانی است. مزیتی که استفاده از سیستمهای BPMS دارد این است که صفر تا صد فرآیندها را در داخل یک بستر الکترونیک در اختیار ما قرار میدهد. به این ترتیب ما میتوانیم رفتار سازمانی را در ارتباط با فرآیندها، وظایف مربوط به آنها و افرادی که مسئولیت آنها را به عهده دارند، درک کنیم و به مواردی به نیاز به اصلاح یا بازنگری داشته باشند رسیدگی کرده و گلوگاهها را برطرف کنیم.
2- قابلیت رهگیری و ردیابی فرآیندها: با استفاده نرم افزار گزارش ساز شما میتوانید فرآیندها را حتی در سازمانهای تابعه خود پیگیری کنید. البته این نیازمند این است که همه اطلاعات این نوع سازمانهای هلدینگی در یک محیط اطلاعاتی وجود داشته باشد. در این حالت گزارش ساز، نشان خواهد داد که چه تعداد فرآیند در کدام سازمانها در جریان است. به علاوه اگر نرمافزار شما، قابلیت اتصال به سایر نرم افزارها را داشته باشد، شما میتوانید سیستمهای اتوماسیون را به یکدیگر متصل کنید و گزارش فرآیندهای خود را حتی در یک سازمان دیگر دریافت کنید.
3- داشتن تنوع و امکان تعریف گزارشهای جدید: در سامانه BPMS فراگستر، دادههای سیستم از بخش Viewها یا نماها در اختیار کاربران قرار دارند و امکان تبدیل آنها به گزارشات وجود دارد. برای انجام این کار در سامانه فرگستر، از نرم افزار گزارش ساز Stimulsoft یا SSRS مایکروسافت استفاده میشود. استفاده از این ابزارها، نیازمند داشتن Query ها و آموزش دیدن برای کار با آنها است. در این صورت برای تعریف یک گزارش جدید، کافی است تا در بخش مدیریت گزارشات، یک نوع گزارش جدید تعریف کرده و ابزار مورد استفاده برای تحلیل دادهها را مشخص کنید. به این ترتیب، این گزارش تعریف میشود و از فهرست گزارشات قابل انتخاب و استفاده خواهد بود. البته همانطور که پیشتر اشاره کردیم، برای استفاده از مزایای گزارشهای مربوط به فرآیندها، دادههای مربوط به استفاده از آنها را در اختیار داشته باشید. بهترین حالت زمانی است که یک سازمان سالها از BPMS استفاده کرده و دادههای آن را ذخیره میکند.
4- هوش تجاری: هوش تجاری (BI) به تجزیه و تحلیل اطلاعات با هدف کمک به مدیران جهت اتخاذ تصمیمات دقیق و هوشمند گفته میشود. هوش تجاری با گزارش دادن دادههای مربوط به کسب و کار میتواند به شرکتها برای اتخاذ تصمیمات بهتر، تحلیل رقبا، بهبود عملیاتها و کارآمدی سازمان، تشخیص روندهای بازار، افزایش فروش و حتی جذب و استخدام نیروهای انسانی کمک کند. تنها مشکل اینجاست که سازمانها معمولاً دادههای لازم برای دریافت این گزارشها را ندارند. دستیابی به این دادهها مستلزم این است که یک سازمان برای مدت زمانی قابل توجه، تمام فرآیندهای خود را به صورت یکپارچه در یک سیستم اتوماسیون مدیریت فرآیندهای کسب و کار خودکارسازی و اجرا کند. در این حالت، سامانه اتوماسیون مانند یک ورک اسپیس، تمامی اطلاعات و سیستمهای سازمان را به هم متصل میکند و با جمعآوری اطلاعات آنها، امکان تهیه گزارشهای پیشرفته هوش تجاری را برای شما فراهم میکند.
چگونه در سامانه فراگستر از فرآیندها گزارش بگیریم؟
سامانه BPMS فراگستر هم قابلیت ارائه گزارشهای مستقیم و هم قابلیت ارائه گزارشهای تحلیلی از فرآیندها را دارد. گزارشهای مستقیم یا توصیفی BPMS فراگستر، گزارشهایی هستند که به شما آمارهایی مستقیم در مورد فرآیندها میدهند از جمله تعداد فرآیندهای ایجاد شده، فرآیندهای در جریان، فرآیندهای بسته شده، فرآیندهای ابطال شده و امثال اینها.
اما گزارش های تحلیلی BPMS فراگستر، تحلیلهای مربوط به دادههای فرآیندها را به شما ارائه میدهند. از جمله این دسته گزارشها میتوان به گزارشهای میانگین زمان اجرای فرآیندها، میانگین تاخیر فرآیندها، میانگین زمان اجرای هر کدام از مراحل، میزان رسوب فرآیند در کارتابل کارکنان، فهم رفتار سازمانی، گزارش شاخصهای عملکرد و … اشاره کرد. برای تهیه گزارشهای تحلیلی، علاوه بر گزارش ساز فراگستر شما میتوانید با استفاده از دیتابیس سامانه و نرم افزارهای هوش تجاری مثل مایکروسافت و استیمول، هر نوع گزارشی که مرتبط با این دادهها و مد نظر سازمان است تهیه کرده و در اختیار مدیران قرار بدهید.
برای استفاده از گزارش ساز BPMS فراگستر و دریافت گزارشهای آن، اعم از ساده و تحلیلی، کافیست تا از کارتابل اتوماسیون خود، پیشخوان جریان کار را انتخاب کنید. اولین صفحهای که به طور پیش فرض برای شما نمایش داده میشود، مربوط به گزارشات فرآیندهاست. همانطور که در تصویر زیر میبینید، در این بخش 3 نوع گزارشات شخصی، سازمانی و میانگین فرآیندها در اختیار شما قرار گرفتهاند.
صفحه گزارشات فرآیندها در اتوماسیون کسب و کار فراگستر
در این صفحه، سربرگهای گزارشات شخصی و گزارشات سازمانی، صرفاً گزارشهای مستقیم و توصیفی در اختیار شما قرار میدهند. اما همانطور که در تصویر زیر میبینید، سربرگ گزارشات میانگین فرآیندها برخی گزارشهای تحلیلی را در اختیار شما قرار میدهد.
گزارشهای تحلیلی در اتوماسیون کسب و کار فراگستر
با این حال، گزارشهای داخل سامانه، تنها بخش کوچکی از گزارشهاییست که میتوانید از فرآیندها داشته باشید. نوع دیگری از گزارش ها هم وجود دارد که با استفاده از نرم افزارهای هوش تجاری و از دادههای انبوهی که در طولانی مدت از سیستم استخراج میشوند، قابل دریافت است. به عنوان نمونه، سازمانهایی که سالها از BPMS فراگستر استفاده میکنند، ثروت عظیمی از اطلاعات برای آنها شکل میگیرد که اغلب از آن بیاطلاع هستند. این ثروت همان دیتابیس سامانه مدیریت فرآیندهاست. شما میتوانید با استفاده از گزارشگیر مایکروسافت و یا نرم افزار استیمول، گزارشهای هوش تجاری مورد نظر خود را از سامانه BPMS فراگستر دریافت کنید.
کلام آخر
در این مقاله در مورد گزارشهایی که میتوانید از BPMS دریافت کنید، صحبت کردیم. آنچه باید در نظر داشته باشید این است که هدف از گزارشها، آمار و اطلاعاتی است که به تصمیمات مدیریتی شما کمک میکند. بنابراین نوع نرمافزار مورد استفاده برای گزارشسازی از دادهها تفاوت چندانی ندارد و با هر ابزار معتبری میتوان این گزارشها را بدست آورد. آنچه در واقع مهم است، دادههایی است که در سامانه خود جمعآوری میکنید. بنابراین اگر به دنبال گزارشهای تحلیلی از فرآیندهای خود هستید، در وهله اول باید بر گردآوری دادهها و اطلاعات مربوط بر آنها تمرکز کنید. هر چقدر چگالی دادههای شما بیشتر باشد و BPMS شما اتصالهای بیشتر و متفاوتتری با سایر نرمافزارها برقرار کند، گزارشهای متنوعتری در اختیار شما قرار خواهد گرفت.
