اول مدلسازی کامل بعد BPMS؟
در بسیاری از سازمانهایی که درصدد استفاده از سیستم BPMS هستند، همواره این پرسش دغدغه مدیران است که آیا باید در ابتدای امر کلیه فرآیندهای موجود در سازمان را شناسایی، مدلسازی و مهندسی مجدد کرد و سپس به سراغ سیستم BPMS رفت؟
برای پاسخ به پرسش فوق خوب است نکات مهم زیر را بدانید:
- مدلسازی فرایندها، هدف نهایی پروژههای فرایند محور محسوب نمیشود، بلکه میتوان آنرا یک مرحله گذرا و موقت جهت حرکت به سمت هدف اصلی دانست. هدفی که بطور معمول از دو حالت زیر خارج نیست.
- بهبود افزایش عملکرد فرایندها و در طی آن افزایش بهره وری سازمان
- مکانیزاسیون فرایندهایی که اغلب بصورت دستی و سنتی انجام میشوند
- در این راستا رویکردهای مختلفی میتواند پیش روی سازمان قرار گیرد. یک رویکرد میتواند این باشد که در ابتدا تمامی فرایندهای موجود در سازمان استخراج شده و سپس نسبت به بهبود و یا مکانیزاسیون آنها اقدام نمود و یک رویکرد دیگر هم میتواند به این صورت باشد که تک به تک فرایندهای سازمان را استخراج و بصورت تدریجی آنها را وارد چرخه BPMS نمود.
- مدل کردن کلیه فرایندهای سازمان امری زمانبر است بطوریکه در بسیاری از پروژه های مدلسازی فرایند، زمانی که به انتهای پروژه نزدیک میشویم (مثلا بعد از گذشت ۶ ماه)، به دلیل پویایی بالای کسب و کارهای کنونی و عوامل مختلف تاثیرگذار بر آنها (مثل نوسانات ارزی، تغییرات مدیریت، تغییر اسناد بالادستی و…)، تعداد قابل توجهی از فرایندها تغییر مییابند.
بنا بدلایل فوق، میتوان نتیجه گرفت ضرورتی وجود ندارد که ابتدا کلیه فرایندهای سازمان استخراج و حتی بهبود داده شوند و سپس آنها را وارد چرخه BPMS نمود، بلکه میتوان ابتدا با چند نمونه از فرایندهای اصلی سازمان، کار را آغاز نمود. به این صورت که بازای هریک از فرایندهای منتخب لازم است مراحل زیر طی شود:
- مدلسازی فرایندهای وضعیت موجود
- ساخت مدل داده و فرمها
- تعیین قوانین تجاری
- تعیین ایفاکنندگان
- اجرای فرایند
- بهبود مستمر
که البته گفتنیست فاز «بهبود مستمر»، امریست تکرارپذیر که هیچ نقطه انتهایی ندارد.
بعد از اجرای فرایندهای منتخب در سطح سازمان و چشیدن طعم مکانیزاسیون و حذف کاغذ توسط پرسنل سازمان، میتوان بتدریج کار بر روی فرایندهای دیگر سازمان را آغاز و مراحل فوق را برروی آنها تکرار نمود.
