شرح فرآیند مدیریت و ثبت جلسات

در این جلسه میخواهیم فرآیند «مدیریت و ثبت جلسات» به عنوان یکی از فرآیندهای پرکاربرد اجرا شده در سازمان ها را بررسی کنیم. با ما همراه باشید تا در ادامه به بررسی این فرآیند بپردازیم.

مدل فرایند مدیریت و ثبت جلسات

شرح فرآیند
در این فرایند تمامی مراحل جلسه از اعلام حضور به افراد تا ثبت و بایگانی اقدام صورت پذیرفته بر اساس مصوبات، پوشش داده میشود.
ابتدا اطلاعات جلسه ثبت‌شده و از مدعوین دعوت به عمل می آید، در صورت حضور مدعوین در تاریخ فوق الذکر جلسه برگزارشده و صورت ‌جلسه‌ای تشکیل می شود.
پس از برگزاری جلسه، لیستی از اقدامات و پیگیری هایی که هر نفر ملزم به اجرای آن است مشخص می-شود و پس از اقدامات و پیگیری های صورت گرفته توسط آن شخص، نتیجه ی آن اقدامات ثبت و صورت ‌جلسه بایگانی می شود.

 اعلام جلسه
فرد متقاضی اطلاعات لازم برای تشکیل جلسه را ازجمله تاریخ جلسه، ساعت،موضوع جلسه، شرح جلسه، دبیر جلسه، مهلت اعلام حضور را وارد مینماید. سپس لیست مدعوین که حضور آن‌ها در جلسه الزامی میباشد، وارد میشود.
هریک از مدعوین می توانند حضور و یا عدم حضور خود را در جلسه اعلام نمایند.

برگزاری جلسه
مسئول برگزاری جلسه بر اساس مدعوینی که حضور خود را در جلسه قطعی و یا لغو نموده اند و نظرات پیرامون جلسه، جلسه را برگزار و یا لغو نماید.

ثبت صورت‌جلسه
در صورت برگزاری جلسه، صورت‌جلسه‌ای بر اساس مصوبات تصویب‌شده در جلسه و اعضای حاضر در جلسه تنظیم میشود.
در مصوبات تصویب‌شده، موضوع مصوبه، مسئول پیگیری، مسئول اجرا و مهلت اقدام مشخص میشود.

اقدامات
در ‘زیر فرایندی’ که مدل آن را در شکل زیر مشاهده مینمایید، افرادی که وظایفی به آن‌ها محول شده است، اقدامات لازم را انجام داده و نتیجه اقدامات را گزارش میدهند.

زیرفرایند مربوط به مدیریت و ثبت جلسات

 بایگانی
پس از اتمام جلسه و اقدامات صورت پذیرفته، اسناد مرتبط با جلسه مکتوب شده و بایگانی میشود.

در ادامه فرم فرایند مربوط به این مدل را مشاهده میکنید

فرم فرایند مدیریت و ثبت جلسات

برای راحتی دسترسی شما به مطالب آموزشی، سعی میکنیم هر جلسه را در قالب یک فایل pdf در انتهای آن ارائه کنیم تا اگر دوستانی در زمان آموزش نتوانستند مطالب را دنبال کنند، به صورت مجتمع و یکجا مطالب را مطالعه کنند.