نقش آنالیز داده ها در اتوماسیون اداری (اطلاعات، ارجاعات و…)

در عصری زندگی می‌کنیم که داده‌ها و اطلاعات، جزو ارزشمندترین دارایی‌های سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌شوند؛ از طرفی اتوماسیون اداری به عنوان بستری یکپارچه برای مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندها، نقش بسزایی در جمع‌آوری و نگهداری اطلاعات و داده‌ها ایفا می‌کند و با ترکیب اتوماسیون اداری با ابزارها و روش‌های تحلیل و آنالیز داده‌ها، می‌توان به سطوح جدیدی از کارایی، بهره‌وری، تصمیم‌گیری آگاهانه و مدیریت موفق یک سازمان یا کسب و کار دست یافت.

در این مقاله به نقش آنالیز داده‌ها در اتوماسیون اداری بیشتر می‌پردازیم و همچنین با اهداف و روش‌های جمع‌آوری و آنالیز داده ها در اتوماسیون اداری آشنا می‌شویم؛ با ما همراه باشید.

چه نوع داده ها و اطلاعاتی در اتوماسیون اداری می توانند برای فرایند آنالیز داده ها مفید باشند؟

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌ها و قابلیت‌های اتوماسیون اداری، یکپارچه سازی با سایر نرم افزارها یا به عبارت دیگر، امکان اتصال آن به سایر سامانه‌های سازمان و فراخوانی و دریافت اطلاعات و داده‌ها از آن سیستم‌ها است؛ به بیان دیگر، علاوه بر داده‌ها و اطلاعاتی که به صورت مستقیم درون این سیستم ذخیره و نگهداری می‌شوند، می‌توانید داده‌ها و اطلاعات متنوعی را نیز از دیگر سامانه‌های سازمانی – مانندCRM، HRS، انبارداری، حضور و غیاب و… – فراخوانی کنید و مورد آنالیز و بررسی قرار دهید. اما شاید برای شما هم سوال پیش آمده باشد که کدام دسته از داده‌ها و اطلاعات برای آنالیز و ارائه گزارش‌های متنوع مورد استفاده قرار می‌گیرند؟ برخی از مهم‌ترین داده‌هایی که در اتوماسیون اداری آنالیز و بررسی می‌شوند، عبارت‌اند از:

داده‌های مربوط به گردش مکاتبات و پردازش درخواست‌ها

داده‌هایی مانند:

• زمان پاسخ‌دهی به مکاتبات و درخواست‌ها (رسوب نامه در کارتابل)
• تعداد مکاتبات و درخواست‌ها در هر بخش از سازمان یا کسب و کار
• تعداد مکاتبات صادره و وارده
• الگوی گردش مکاتبات و درخواست‌ها در سازمان
• و…

داده‌های مربوط به عملکرد و بهره‌وری فرایندها

داده‌های مانند:

• زمان شروع و پایان فرایندها
• زمان صرف شده برای هر مرحله از فرایند
• تعداد مراحل و تعداد تکرار فرایندها
• نحوه جریان کار فرایندها (Workflow)
• منابع مصرفی فرایندها (نیروی انسانی، انرژی، وسایل و…)
• میزان استفاده از فرایندها
• و…

داده‌های مربوط به کارکنان

داده‌هایی مانند:

• میزان حضور و غیاب
• تعداد مرخصی‌ها و غیبت‌ها
• بازخوردها و ارزیابی‌های عملکرد
• مهارت‌ها و توان‌مندی‌ها
• وظایف و مسئولیت‌ها
• فرایندهای دخیل
• و…

داده‌های مربوط به ارتباطات با مشتریان

داده‌هایی مانند:

• تعداد تماس‌ها با مشتریان
• زمان پاسخگویی به مشتریان
• میزان رضایتمندی مشتریان از خدمات و محصولات
• بازخورد‌ها، نظرات و انتقادات
• و….

مورادی که بررسی کردیم، تنها بخشی از داده‌ها و اطلاعاتی هستند که در سامانه‌های اتوماسیون اداری قابل دریافت و آنالیز و بررسی‌اند؛ با توجه به نیاز خود، می‌توانید اطلاعات و داده‌های دیگری نیز از طریق اتوماسیون اداری فراخوانی کنید و مورد آنالیز و ارزیابی قرار دهید. حال باید به این سوال بپردازیم که آنالیز داده‌ها چه نقشی در اتوماسیون اداری دارد و چه اهدافی پشت آن قرار گرفته‌اند؟

بیشتر بدانیم: یکپارچه سازی سازمانی چیست و چطور سیستم ها و نرم افزارهای سازمانی را یکپارچه کنیم؟

آنالیز داده ها چه نقشی در اتوماسیون اداری دارد؟

اتوماسیون اداری یکی از مهم‌ترین ابزارها برای مدیریت داده‌ها در سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌شوند و نقش کلیدی در ثبت، نگهداری و استخراج انواع مختلفی از داده‌ها و اطلاعات ایفا می‌کند؛ زیرا همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، علاوه بر داده‌هایی که به طور مستقیم درون سیستم اتوماسیون اداری ثبت می‌شوند، این سامانه امکان فراخوانی داده‌ها و اطلاعات از دیگر سامانه‌های سازمان را  نیز برای شما فراهم کرده، تا به راحتی از آن‌ها در فرایندها و همچنین بررسی‌ها و آنالیز‌های مختلف استفاده نمایید.

 اهداف مختلفی برای آنالیز این داده‌ها و استفاده از نتایج و گزارشات مختلف وجود دارند، اما به ‌طور کلی می‌توان اهداف آنالیز داده در اتوماسیون اداری را به 5 مورد تقسیم کرد:

بهبود فرایندها و فعالیت‌ها

با تحلیل و آنالیز داده‌های مربوط به زمان اجرای فرایندها و فعالیت‌ها می‌توانید نقاط ضعف و گلوگاه‌های موجود در فرایندها را شناسایی نمایید و با بررسی عوامل آن، راهکارهای متنوعی برای بهبود سرعت و کارایی فرایندها اتخاذ کنید. از طرفی با بررسی داده‌ها و اطلاعات مربوط به هزینه‌های مالی اجرای فرایندها، امکان شناسایی مراحل اضافی، غیرضروری و هزینه‌بر برای شما فراهم می‌شود و می‌توانید با حذف و یا اصلاح آن‌ها، در هزینه‌های خود صرفه‌جویی نمایید.

افزایش بهره‌وری نیروی انسانی

اتوماسیون اداری به شما کمک می‌کند تا با آنالیز داده‌های مرتبط با  جریان کارها و فعالیت‌ها، الگوهای کاری و زمانی فرایندها و فعالیت‌های تکراری را شناسایی کنید و با خودکارسازی آن‌ها به کمک ابزارهای طراحی و مدلسازی فرایندها (مانند BPMS)، فعالیت‌ها و وظایف مهم‌ترین را به نیروی انسانی سازمان یا کسب و کار خود محول نمایید و بهره‌وری آن‌ها را افزایش دهید.

تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به عملکرد کارکنان، مانند زمان صرف شده برای هر وظیفه، تعداد خطاها و میزان رضایت مشتری، می تواند به شناسایی زمینه‌های آموزش و توسعه و همچنین ارتقای انگیزه کارکنان کمک کند.

از طرفی بررسی و آنالیز داده‌های مربوط به نحوه تخصیص و توزیع وظایف، به شما کمک می‌کند تا نابرابری‌ها را شناسایی و نمایید و توزیع وظایف بهتری در سازمان داشته باشید؛ این امر در کنار افزایش بهره‌وری کارکنان، از خستگی و فرسودگی آن‌ها در محیط کاری جلوگیری می‌کند.

بهبود تصمیم‌گیری‌های مالی

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، آنالیز داده‌های مربوط به فرایندها به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های اضافی و غیرضروری در فعالیت‌ها و فرایندها را شناسایی نمایید؛ این امر تاثیر بسزایی در بهبود تصمیم‌گیری‌های مالی می‌گذارد و به شما کمک می‌کند تا پیش‌بینی‌ها، اصلاحات و تصمیم‌گیری‌های بهتری در حوزه مالی اتخاذ نمایید.

همچنین با فراخوانی داده‌های مالی از سیستم‌های مالی و حسابداری و آنالیز آن‌ها، می‌توانید دید بهتری نسبت به درآمدها، جریان‌های مالی و مخارج سازمان یا کسب و کار خود به دست بیاورید و از آن‌ها در تصمیم‌گیری‌های مالی استفاده کنید.

ارتقای ارتباط با مشتریان

ارتقای ارتباط با مشتریان و افزایش رضایت آن‌ها از محصولات و خدمات یکی دیگر از اهداف آنالیز داده‌ها محسوب می‌گردد؛ با بررسی و ارزیابی تعاملات مشتریان (مانند تیکت‌ها، امتیاز رضایت‌مندی، بازخورد‌ها و…) می‌توانید بینش و دید ارزشمندی از نیازها، مشکلات و دغدغه‌های مشتریان خود به دست بیاورید و خدمات و محصولات بهتری را برای افزایش رضایت‌مندی و وفاداری آن‌ها به سازمان یا کسب و کارتان ارائه نمایید. همچنین با بررسی داده‌های مربوط به ارائه خدمات غیرحضوری و خودکارسازی فرایندهای ثبت و گردش درخواست‌ها، می‌توانید تجربه مشتریان خود از خدمات غیرحضوری را ارتقا دهید.

بهبود زنجیره تامین و مدیریت موجودی

اتوماسیون اداری به شما این امکان را می‌دهد که فرایندهای تامین موجودی و انبارداری را با اتصال و یکپارچگی با سیستم‌های انبارداری، مدلسازی و خودکارسازی نمایید و سپس با جمع‌آوری داده‌ها و فراخوانی اطلاعات از سیستم‌های انبارداری و آنالیز آن‌ها، تصمیمات بهتری برای تامین مواد اولیه و یا محصولات مورد نیاز خود، اتخاذ نمایید. همچنین اتوماسیون اداری به شما کمک می‌کند تا با آنالیز داده‌های فرایندهای رنجیره تامین، گلوگاه‌ها را شناسایی نمایید و با حذف یا بهینه‌سازی آن‌ها، زنجیره تامین سازمان یا کسب و کار خود را بهبود ببخشید.

بیشتر بخوانیم: تاثیر استفاده از اتوماسیون اداری در مدیریت زنجیره تامین (SCM)

اتوماسیون اداری چه ابزارها و راهکارهایی برای جمع آوری و آنالیز داده ها در اختیار ما می گذارد؟

 اتوماسیون اداری از زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های مختلفی تشکیل شده و ابزارها و راهکارهای متنوعی را در زمینه‌های مختلف در اختیار شما می‌گذارد؛ در بحث جمع‌آوری و آنالیز داده‌ها در اتوماسیون اداری نیز روش‌ها و راهکارهای گوناگونی اتخاذ شده است، که در ادامه برخی از آن‌ها را باهم بررسی می‌کنیم:

ابزار گزارش ساز

یکی از آسان‌ترین و کاربردی‌ترین راه‌ها برای آنالیز داده ها در اتوماسیون اداری، استفاده از ابزارهای گزارش ساز است؛ شما می‌توانید با تعریف قوانین مختلف، انواع گوناگونی از گزارش‌ها را با بررسی و آنالیز خودکار داده‌ها توسط سیستم اتوماسیون اداری، در اختیار داشته باشید. ابزار گزارش ساز به شما کمک می‌کند تا در کمترین زمان ممکن، حجم زیادی از اطلاعات و داده‌های ساختاریافته را آنالیز کنید و انواع گزارش‌های تحلیلی و آماری را تهیه کنید و مورد استفاده قرار دهید.

به عنوان مثال، به کمک ابزار گزارش ساز در کنار سیستم BPMS، می‌توانید به سادگی فرایندهایی که طراحی کرده‌اید را مدلسازی نمایید و سپس اطلاعات و داده‌های مربوط به اجرای فرایندها را با استفاده از ابزار گزارش ساز، به سرعت آنالیز کنید و گزارش‌های تحلیلی و آماری متنوعی از عملکرد و بهره‌وری فرایندها در اختیار داشته باشید.

استخراج و فراخوانی داده‌ها از سایر سامانه‌ها

هر چه داده‌ها و اطلاعات کامل‌تری در اختیار داشته باشید، می‌توانید آنالیز بهتری بر روی آن‌ها انجام دهید و گزارش‌های دقیق‌تر و کامل‌تری تهیه کنید؛ اتوماسیون اداری با اتصال به سایر سامانه‌های سازمان، امکان فراخوانی اطلاعات و داده‌ها را برای شما فراهم می‌کنید و می‌توانید از کامل‌ترین و بروزترین داده‌ها برای آنالیز و ارزیابی و تهیه گزارش‌های تحلیلی و آماری استفاده نمایید.

تجمیع داده‌ها از طریق فرم‌های الکترونیکی

فرم‌های الکترونیکی یکی از مهم‌ترین ابزارها برای جمع‌آوری اطلاعات و داده‌ها به صورت ساختاریافته هستند؛ با استفاده از اتوماسیون اداری و فرم ساز آن، می‌توانید انواع مختلفی از فرم‌های ساده و پیچیده – مانند فرم نظرسنجی، گزارش کار، پرسش و پاسخ، مرخصی، درخواست کالا، انتقادات و پیشنهادات و… – را طراحی کنید و در بستر اتوماسیون اداری اجرا نمایید. با استفاده از قابلیت فرم های الکترونیکی، داده‌ها و اطلاعاتی که کاربران دروم فرم‌ها ثبت می‌کنند، به صورت تجمیعی و ساختاریافته ثبت می‌شوند و می‌توانید از آن‌ها در تهیه گزارش‌های مختلف استفاده نمایید؛ همچنین می‌توانید داده‌ها و اطلاعات ثبت شده را در قالب فایل اکسل ساختاریافته در اختیار داشته باشید و به صورت دستی یا خودکار آن‌ها را آنالیز کنید.

خروجی اکسل نظرات و اطلاعات

اتوماسیون اداری فراگستر با سال‌ها تجربه و تمرکز بر رفع نیازهای آشکار و پنهان سازمان‌ها، زیرسیستم‌ها، ابزارها و راهکارهای متنوعی برای مدیریت اطلاعات، ارتباطات و فرایندها در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها گذاشته است. مواردی که بررسی کردیم، برخی از قابلیت‌ها و راهکارهای این نرم افزار اتوماسیون اداری در بحث آنالیز داده‌ها محسوب می‌شوند؛ برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید از طریق شماره تماس 42623-021 با همکاران ما در ارتباط باشید و یا اینکه از طریق لینک زیر درخواست خود را ثبت نمایید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن با شما تماس بگیرند و ضمن ارائه مشاوره تخصصی رایگان، نسخه دموی آنلاین و رایگان این سامانه نیز به شما نمایش دهند:

سخن پایانی

آنالیز داده ها در اتوماسیون اداری نقش مهمی در بهبود فرایندها، ارتباطات و خدمات و همچنین کاهش هزینه‌های مالی ایفا می‌کند و تاثیر مثبت بسزایی بر روی روند تصمیم‌گیری مدیران می‌گذارد؛ راهکارها و ابزارهای مختلفی در اتوماسیون اداری برای استخراج داده‌ها، تجمیع آن‌ها و در نهایت آنالیز و بررسی داده‌ها و اطلاعات وجود دارد، که آن‌ها را باهم بررسی کردیم. امیدواریم که مطالعه این مقاله برای شما مفید و سودمند واقع شده باشد؛ در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که در بخش نظرات، پذیرای سوالات، ابهامات و نظرات شما عزیزان هستیم، تا در کمترین زمان ممکن، پاسخگو باشیم.

سوالات متداول

چگونه تحلیل داده ها به اتخاذ تصمیمات هوشمندانه در اتوماسیون اداری کمک می‌کند؟

تصمیمات مبتنی بر داده بیشتر به واقعیت نزدیک است و ریسک‌های کمتری دارد و آنالیز داده‌های مربوط به عملکرد کارکنان، رفتار مشتریان و نتایج اقدامات، به مدیران در ارزیابی وضعیت فعلی، تصمیم‌گیری آگاهانه و برنامه‌ریزی آینده کمک می‌کند.

آیا آنالیز داده‌ها می‌تواند به خودکارسازی بیشتر فرآیندهای اداری کمک کند؟

بله، آنالیز داده‌ها با شناسایی الگوها و فرآیندهای تکراری، زمینه را برای خودکارسازی بیشتر فراهم می‌کند وخودکارسازی بر اساس آنالیز داده‌ها، خطاها و هزینه‌های اجرایی فرایندها را کاهش داده و کارایی و بهره‌وری آن‌ها را افزایش می‌دهد.

چطور آنالیز داده‌ها به افزایش همکاری و تعامل بین بخش‌های مختلف در اتوماسیون اداری کمک می‌کند؟

تجمیع داده‌ها از سیستم‌های مختلف سازمانی و تحلیل داده‌های مشترک بین بخش‌ها، درک بهتری از فرآیندها و نیازهای یکدیگر ایجاد می‌کند. به اشتراک گذاری اطلاعات و بصری‌سازی داده‌ها از طریق تهیه گزارش‌های تحلیلی و آماری، به شناسایی گلوگاه‌ها و کمبود‌ها و بهبود ارتباطات و همکاری بین بخش‌های مختلف سازمان یا کسب و کار کمک می‌کند.