چطور تکنولوژی‌های جدید IT را در سازمان‌های سنتی پیاده‌سازی کنیم؟

امروزه سازمان‌ها در محیطی فعالیت می‌کنند که پیوسته در حال تغییر است. در این چشم‌انداز، سازمان‌ها باید کاملا انطباق‌پذیر باشند تا بتوانند در این شرایط رقابتی، باقی بمانند. عامل بسیار مهمی که سازمان‌ها را از هم متمایز می‌کند، میزان بکارگیری فناوری اطلاعات در فعالیت‌های سازمانی است. این اعتقاد وجود دارد که فناوری اطلاعات (IT)  می‌تواند کارایی فعالیت‌های سازمانی را بطور چشمگیری افزایش دهد.

بعلاوه، در بیشتر سازمان‌ها زمانی فرا خواهد رسید که افزایش حجم کار، فروش یا نگهداری حساب‌ها؛ استفاده از فناوری‌های جدید اطلاعات را به الزامی حیاتی تبدیل نماید تا به مدیریت بهتر فرایندها و نیروی انسانی، کمک کند. علاوه بر عوامل کلانی همچون عوامل اقتصادی، سیاسی و فرهنگی؛ که بر پیاده‌سازی و کاربرد موفقیت‌آمیز فناوری اطلاعات موثر هستند؛ عوامل دیگری همچون زمان، نیروی انسانی، تامین مالی و نوع فناوری انتخاب شده نیز نقش مهمی ایفا می‌کنند. بعضا مخالفت مدیران در برابر تغییرات IT در سازمان نیز از مهمترین عوامل حفظ سازمان سنتی است. در خصوص مقابله با این موضوع، بطور مفصل در مقاله مدیران چرا با تغییرات به خصوص در بسترهای IT مخالفت می‌کنند؟ توضیح داده شده است.

مراحل پیاده‌سازی IT در سازمان‌ها

پیاده‌سازی فناوری اطلاعات، عموما از تعدادی از مراحل متوالی شامل تجزیه و تحلیل نیازمندی‌ها، طراحی پروژه، تست و آزمایش، استقرار و نگهداری تشکیل می‌شود. هرچند که به این مراحل، اغلب مستندسازی و آموزش هم اضافه میگردد. در یک نمای کلی، می‌توان از مدلی هشت مرحله‌ای برای بررسی و انجام پیاده‌سازی استفاده کرد.

• در مراحل اول و دوم، تحقیق و بررسی در سازمان انجام شده، و یک برنامه کلی در زمینه “چه چیزی، چه زمانی، کجا و چگونه” ایجاد می‌شود.
• در مراحل سوم و چهارم، فناوری درست برای پیاده‌سازی جستجو و انتخاب می‌شود.
• مرحله پنجم، مربوط به آن است که این فناوری، چگونه و چه زمانی باید با کسب‌وکار سازمان، یکپارچه شود.
• مراحل ششم و هفتم، فرایندهای انتقال و چگونگی کار برای دستیابی به موفقیت را نشان می‌دهند.
• بالاخره، مرحله هشتم، به اطمینان از یادگیری و بهبودها باز می‌گردد.

عوامل موثر بر پیاده‌سازی IT در سازمان

بجز همه مسایل تکنیکی که در پیاده‌سازی باید مراعات شوند، آیتم‌های غیرتکنیکی نیز هستند که باید مورد توجه قرار گیرند. یکی از این آیتم‌ها، انتخاب شریک فناوری اطلاعات است. این شریک، شخص یا شرکتی است که قرار است تاثیر زیادی بر رویه‌های پروژه بگذارد و در نتیجه، یک انتخاب نادرست، می‌تواند منجر به هزینه‌ها و زیان‌های جبران ناپذیری شود.

آیتم بعدی، انعطاف‌‎پذیری است. اگر برخی مراحل پروژه طبق انتظار پیش نرود، تیم کاری نیازمند زمان برای رفع مشکل و پیدا کردن راه‌حل خواهد بود. این راه‌حل‌ها می‌تواند نیاز به نصب سخت‌افزارهای جدید یا آموزش فوق‌العاده به کارکنان باشد.

آیتم دیگر، توجه به این مسئله است که کار کردن همزمان دو سیستم با هم، زمان‌بر و هزینه‌بر است. پس از انجام آزمایشات لازم برای سیستم جدید و مقایسه گزارشات هر دو سیستم، باید زمان آن فرا برسد که سیستم قبلی، کاملا کنار گذاشته شود. بالاخره اینکه ۶ ماه تا یکسال پس از راه‌اندازی، باید بررسی شود که سیستم جدید، چگونه بر سازمان تاثیر گذاشته است و آیا پیشرفت‌های مورد انتظار رخ داده است یا خیر؟

چالش‌های پیاده‌سازی فناوری اطلاعات در سازمان‌ها

تحقیقات، نشان داده است که بیش از ۷۰ درصد پروژه‌های فناوری اطلاعات، با شکست روبرو می‌شوند. بنابراین باید گفت که مانند هر مسئله دیگری، پیاده‌سازی IT هم با چالش‌های قابل توجهی روبرو خواهد شد. سازمان‌ها باید در زمان پیاده‌سازی و حتی قبل از آن، با چالش‌های پیش‌رو آشنا بوده و آگاهی کاملی از آنها داشته باشند. برخی از این چالش‌ها، بطور خلاصه، عبارتند از :

1. فناوری‌ها با روندی بسیار سریع در حال تغییر و اضافه شدن می‌باشند.
2. اغلب نیاز به آن است که فناوری‌ها با یکدیگر کار کنند.
3. ترجیحات و نیازهای مصرف کنندگان، به سرعت در حال تغییر است و طول عمر محصولات نیز روز به روز کوتاه‌تر می‌شود.
4. کارکنان سازمان، اغلب نیازمند فرصت‌های آموزشی دائمی هستند.
5. پیاده‌سازی فناوری اطلاعات، به معنای تغییر در فرایندهای سازمان است و از صدر تا ذیل سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
6. اغلب پیاده‌سازی‌ها منجر به تغییراتی می‌شوند که مشتریان را هم متاثر خواهد نمود.
7. یک پیاده‌سازی موفق، نیاز به راهبردهای شفافی دارد که همه در سازمان با آنها آشنا باشند.
8. انتظارات زیاد از پیاده‌سازی فناوری اطلاعات، از جمله در زمینه بهبودهای سریع و فوق‌العاده در بهره‌وری یا کارایی، می‌تواند ادامه اجرای آنها را با مانع روبرو سازد.
9. بالاخره مهمترین چالش پیش‌روی اغلب سازمان‌ها، مقاومت کارکنان است که بعنوان مفهومی برجسته، در ادبیات پیاده‌سازی فناوری اطلاعات، مورد تاکید قرار گرفته است.

حتما بخوانید: چطور بر مقاومت سازمانی بعد از پیاده‌سازی سیستم‌های جدید اتوماسیون فائق آییم؟

واژه سازمان‌های سنتی ، معمولا در مقابل سازمان‌های یادگیرنده، مدرن یا سازمان‌های مجازی بکار برده می‌شود. معمولا علاوه بر سایر ویژگی‌ها، آنچه که این سازمان‌ها را سنتی می‌کند، ساختار آنهاست که شدیدا طبقاتی و سلسله مراتبی بوده و الزامات سازمانی خاصی از جمله در حیطه گردش اطلاعات در سازمان ایجاب می‌نماید.

این ساختارها، نقش‌هایی رسمی برای اعضای آنها تعریف می‌کنند که کاملا رسمی و ایستا بوده و در برابر هرگونه تغییری، شدیدا مقاومت می‌کنند. معمولا هدف از پیاده‌سازی IT در سازمان‌های سنتی ، تبدیل آنها به انواع دیگر سازمان‎ها برای تبدیل شدن به سازمانی پویا و حفظ موقعیت در فضای رقابتی موجود و نیز توسعه سازمانی است.

توسعه سازمانی، فرایند بهبود عملکرد سازمانی از طریق ایجاد تغییرات گسترده سازمانی می‌باشد. لازم به گفتن نیست که پیاده‌سازی فناوری اطلاعات در سازمان‌های سنتی نسبت به انواع دیگر سازمان‌ها، به مراتب دشوارتر، پیچیده‌تر و زمان‌بر خواهد بود. هرچند که معمولا فرایندهای پیاده‌سازی تغییر چندانی نخواهند داشت، اما گام‌هایی اضافه خواهند شد. مهمترین این گام‌ها در ابتدای شروع فرایند پیاده‌سازی، تغییر فرهنگ سازمانی برای برخورد نکردن با مقاومت سازمانی می‌باشد. از آنجا که ساختارهای سازمانی نیز احتمالا بواسطه تغییر فرایندهای کاری، دچار تحول و تغییرات اساسی خواهند شد، می‌توان گفت که این مقاومت، بسیار محتمل می‌باشد.

بالاخره اینکه لازمه استقرار سیستم‌هایی مانند مدیریت دانش، برای تبدیل شدن از یک سازمان سنتی به سازمانی یادگیرنده، مشارکت سازمانی است که با فرهنگ سازمان‌های سنتی در تضاد کامل است. همه اینها نقش تغییر فرهنگ سازمانی قبل یا در حین پیاده‌سازی را پررنگ‌تر خواهد کرد.