سلسله مراتب اداری به سازمانها کمک میکند تا نقش کارکنان و روابط میان آنها را مشخص کنند. برخی سازمانها از این سلسله مراتب برای اعمال محدودیت در مکاتبات و گردش اطلاعات میان کارکنان نیز استفاده میکنند. اما این کار چرا و با چه قواعدی انجام میشود؟ در این مقاله ضمن پاسخ به این سوال، به قابلیتهای اتوماسیون اداری فراگستر برای محدودسازی مکاتبات بر اساس چارت سازمانی، اعمال محدویت در مکاتبات بین سازمانی و نحوه ایجاد استثناء برای آنها میپردازیم.
مشاهده فهرست مطالب
کدام سازمانها از محدودیتهای سلسله مراتبی استفاده میکنند؟
اعمال محدودیت در مکاتبات و گردش اطلاعات بر اساس سلسله مراتب اداری، در سازمانهایی بیشتر رواج دارد که نیاز به نظم بیشتری دارند، مانند سازمانهای دولتی یا کسب و کارهای بزرگ. سازمانهایی که ابعاد کوچکی دارند، معمولاً نیازمند چابکی هستند و بنابراین اعمال محدودیت در مکاتبات میتواند کارآمدی آنها را کاهش دهد. اما در سازمانهای بزرگ، بیشتر کارها به صورت تخصصی انجام میشود و برای فعالیتهای مختلف، سازوکارهای تعریف شدهای وجود دارد. وجود این سازوکارها، نقش مهمی در کارایی و قابلیت رشد این سازمانها دارد.
به همین ترتیب در سازمانهای بزرگ، برای مکاتبات نیز سازوکارهای از پیش تعریف شدهای وجود دارد. به عنوان مثال اگر کارمند الف نامهای را مستقیماً به مدیر کل سازمان ارسال کند، مدیر مستقیم بالای سر او، در جریان این مکاتبه قرار نخواهد گرفت. در حالی که بر اساس استاندارهای سازمان، مدیر بالادستی باید در جریان مکاتبات افراد پاییندست خود باشد و تنها اگر صلاح دانست یا موظف بود، نامه آنها را به مدیران بالا انتقال دهد. عدم رعایت این سلسله مراتب میتواند تاثیر منفی بر عملکرد صحیح این سازمانها داشته باشد.
بنابراین، نبود محدودیتهای سلسله مراتبی در ارسال و گردش مکاتبات برای سازمانهایی مناسب است که ابعاد کوچکی دارند و افراد نقشها و وظایف متعددی را ایفا میکنند. اما سازمانهای دولتی و کسب و کارهای بزرگ معمولاً تمایل به اعمال محدودیت در مکاتبات و گردش اطلاعات بر اساس سلسله مراتب دارند.
امکانات اتوماسیون اداری فراگستر برای اعمال محدودیت های سلسله مراتبی
اتوماسیون اداری فراگستر، امکان اعمال محدودیتهای مختلفی را بر مکاتبات و گردش اطلاعات میان کارکنان بر اساس سلسله مراتب سازمانی در اختیار شما قرار میدهد. از جمله شما میتوانید چتها، گردش فرمها، نامهها و انواع اسناد را بر اساس چارت سازمانی محدود کنید و یا اینکه هیچ محدویتی برای آنها قرار ندهید. در صورتی که مایل باشید محدویتی قرار دهید، این محدودیتها بر اساس یک قاعده ساده اعمال میشود.
محدوده مجاز برای مکاتبات و گردش اطلاعات بر اساس سلسله مراتب
همانطور که میدانید، سلسله مراتب سازمانی مانند یک درخت است. بنابراین، مظابق تصویر فوق، هر یک از کارکنان سازمان میتواند یک بالادست (Parent)، تعدادی هم سطح (Siblings) و تعدادی پاییندست (Child) داشته باشد. در صورتی که محدودیت مکاتبات بر اساس چارت سازمانی در اتوماسیون اداری فراگستر اعمال شود، هر یک از کاربران تنها میتواند برای مکاتبه به این 3 نوع افراد دسترسی داشته باشد.
بنابراین در چنین حالتی، کاربر نمیتواند مستقیماً با فردی که زیردست یکی از کاربران هم سطح اوست، مکاتبه کند. علت آن هم این است که هدف، گردش اطلاعات بر اساس ساختار سازمانی است. بنابراین در این حالت، فرستنده باید به واسطه کاربر هم سطح خود، اطلاعاتی را که مایل است ارسال کند.
تصمیم برای اعمال یا عدم اعمال این محدودیت، هنگام نصب اتوماسیون اداری فراگستر از سازمان مشتری پرسیده میشود. در صورتی که تمایل به اعمال این نوع محدودیتها وجود داشته باشد، نحوه انجام آن به راهبر سیستم آموزش داده میشود تا بتواند چارت سازمان متبوعش را تعریف کرده و تنظیمات مربوط به محدودیت بر اساس سلسله مراتب را اعمال گند.
محدودیت در مکاتبات بین سازمانهای زیرمجموعه یک هلدینگ
یکی دیگر از امکانات اتوماسیون اداری فراگستر این است که قابلیت اعمال محدودیت در مکاتبات و گردش اطلاعات را در میان سازمانهای یک هلدینگ نیز دارد. یعنی مشابه محدودیتهای درون سازمانی، امکان قانون گذاری برای قرار دادن محدودیت در ارتباطات میان سازمانهای یک هلدینگ یا عدم محدودیت میان آنها و امکان تبادل اطلاعات میان همه سازمانهای زیرمجموعه وجود دارد. البته نحوه اعمال این محدودیتها در میان سازمانهای یک هلدینگ، لزوماً مشابه سلسله مراتب درون سازمانی نیست. زیرا روابط بین این سازمانها ممکن است مبتنی بر یک ساختار سلسله مراتبی نباشد.
در اتوماسیون اداری فراگستر، محدودیتهای مورد نظر برای ارتباط میان این سازمانها بر مبنای نوع آنها تعریف میشود. یعنی هنگام تعریف ماتریس ارتباطی سازمانهای یک هلدینگ در بخش زیرساخت اتوماسیون، شما باید ابتدا نوع سازمانها را تعریف کنید. سپس میتوانید برای هر نوع از آنها، قوانین مکاتبات را نسبت به سایر انواع تعریف کنید. بنابراین رابطه میان سازمانها لزوما از الگوی درختی سلسله مراتب درون سازمانی و محدودیت بر اساس بالادست (Parent) و پاییندست (Child) تبعیت نمیکند.
به عنوان مثال، در مورد یک مجموعه بانکی، اگر 200 شعبه در شهر تهران داشته باشند، راهبر سیستم میتواند در قوانین مربوط به “نوع شعبه” تعیین کند که شعب اجازه داشته باشند با یکدیگر مستقیماً تبادل اطلاعات کنند. البته دقت کنید که در این حالت، نامه ها از طریق درگاه دبیرخانه میان آنها ارسال خواهد شد، مگر اینکه امکان ارجاع خاص میان برخی از کاربران در 2 سازمان توسط راهبر سیستم تعریف شود.
امکان تعیین استثناء برای محدودیتهای سلسله مراتبی
در سازمانی که محدودیتهای سلسله مراتبی برای گردش مکاتبات و اطلاعات وجود دارد، ممکن است مدیری بخواهد که موارد استثناء برای این محدودیتها وجود داشته باشد. به عنوان مثال، برخی از کارکنان واحد مالی یا منابع انسانی بتوانند با توجه به نیازهای خود با برخی از افرادی که بر اساس چارت سازمانی نمیتوانند به آنها نامه بزنند، ارتباط برقرار کنند. در اتوماسیون اداری فراگستر به این قابلیت، “ارجاع خاص” گفته میشود. ارجاع خاص توسط راهبر سیستم قابل تعریف است و به کاربر اجازه میدهد تا خارج از محدودیتهای سلسله مراتبی با کاربر دیگری ارتباط برقرار کند.
امکان تعیین استثناء بر محدودیتهای ارتباطی، در میان سازمانهای زیرمجموعه یک هلدینگ نیز وجود دارد. در حالت عادی برای برقراری ارتباط میان سازمانها، مکاتبات و گردش اطلاعات از درگاه دبیرخانه میگذرند. بنابراین مثلا مدیر شعبه شماره 1 نمیتواند مستقیماً به مدیر مالی شعبه شماره 12 نامه بزند. مگر اینکه چنین ارجاع خاصی برایش تعریف شده باشد. بنابراین ارجاع خاص اصولاً استثناست و برای هر یک از کاربران توسط راهبر قابل تعریف است.
کلام آخر
اعمال محدودیت های سلسله مراتبی در سازمانهای بزرگ فواید متعددی دارد. یکی از امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر این است که میتوان ایجاد نامه، ارجاع نامه و پیش نویس نامه و حتی گردش فرمها را بر اساس چارت سازمانی محدود ساخت. یعنی کاربر بر اساس چارت سازمان بتواند فقط به مدیر بالاسری خودش و به افرادی که زیر مجموعه وی هستند و هم چنین به افرادی که مدیر مشترک با آنها دارد، یعنی افراد همسطح خود، نامه یا پیش نویسی را ارجاع دهد. همچنین در اتوماسیون فراگستر، برای شرایط خاص این امکان وجود دارد که بتوان با تعریف ارجاع خاص، امکان مکاتبه و گردش اطلاعات را خارج از سلسله مراتب سازمانی فراهم کنیم.
