ساختار سازمانی چیست؟ معرفی انواع ساختارهای سازمانی

در این مقاله به تعریف ساختار سازمانی یا چارت سازمانی می‌پردازیم و در ادامه انواع ساختار سازمانی را نام خواهیم برد و هر کدام را به تفکیک بررسی خواهیم کرد.

کسب و کارهایی که به دنبال افزایش کارآمدی خود هستند، نیازمند تعریف و پیاده‌سازی ساختارهای سازمانی دقیقی برای خود هستند. انتخاب و پیاده‌سازی این ساختارها به ابعاد سازمان و نحوه عملکرد آن بستگی دارد و بر این اساس برخی از ساختارها ممکن است بهتر از سایرین باشد. آگاهی از سلسله مراتب شرکت یا سازمان، به شما در انجام وظایف و دستورات بر اساس توقعات شرکت کمک می‌کند. به‌طورکلی می‌توان گفت ساختار سازمانی باعث عملکرد بهتر کارکنان می‌شود.

ساختار سازمانی چیست؟

اولین پرسشی که در ذهن ایجاد می‌شود این است که ساختار سازمانی چیست؟ ساختار سازمانی یا Organizational Structure تقسیم‌بندی فعالیت‌ها و نقش‌های افراد در سازمان است. در واقع ساختار یا چارت سازمانی وظیفه‌ کارکنان و مسئولیت‌های مختلف در داخل یک شرکت را تعیین می‌کند. هرچه این ساختار سازمان یافته‌تر باشد، کارآمدی شرکت بیشتر خواهد بود.

به طور کلی چهار نوع از انواع ساختار سازمانی عبارتند از ساختارهای عملکردی، ساختارهای وظیفه‌ای-مسطح، ساختارهای ماتریسی و ساختارهای تقسیم‌بندی شده که در ادامه بیشتر در مورد آنها صحبت خواهیم کرد.

تاریخچه ساختارهای سازمانی

حال که دانستید ساختار سازمانی چیست، خوب است نگاهی به تاریخچه آن هم بیندازید. ساختارهای سازمانی از زمان شکارچیان قدیمی و در قبایل بدوی وجود داشت. اما آنچه امروزه به عنوان ساختار سازمانی می‌شناسیم، ابتدا در ایالات متحده و پس از جنگ‌های داخلی این کشور ظهور کرد. در این دوران، کسب و کارهای کوچک و متعددی ایجاد شدند که به ساختار سازمانی خود توجهی نمی‌کردند. با تکامل برخی از این کسب و کارهای کوچک به واحدهای بزرگتر، آنها دریافتند که برای نظم بخشیدن به کار، کارآمدتر شدن و استفاده حداکثری از منابع انسانی خود، باید از یک ساختار سازمانی استفاده کنند.

پس از آن، کسب و کارها شروع به استفاده از ساختارهایی با سطوح مدیریتی و سلسله مراتب ساختاری مختلف کردند که کارگران را در انتهای سلسله مراتب قدرت قرار می‌داد. با این حال، پس از جنگ جهانی دوم، بسیاری از شرکت‌ها دریافتند که در صورت استفاده از ساختارهای سازمانی مسطح‌تری که از نظرات کارکنان در همه سطوح استفاده می‌کند، می‌توانند نوآورتر و موفق‌تر باشند. هنوز هم بسیاری از سازمان‌های تجاری در حال تلاش برای یافتن تعادلی میان قدرت مدیریت و دادن اختیار بیشتر به کارگران هستند.

داشتن ساختار سازمانی چه مزایایی دارد؟

داشتن یک ساختار سازمانی تعریف شده، فواید متعددی برای هر سازمانی دارد. در این قسمت برخی از مزایای داشتن ساختار سازمانی آورده شده است:

• تصمیم‌گیری سریع‌تر
• مدیریت بهتر شعبه‌ها و واحدهای سازمان
• افزایش بهره‌وری
• بهبود عملکرد کارکنان
• حذف کارهای تکراری
• کاهش تعارض میان کارکنان
• ارتباطات بهتر

تصمیم گیری سریع تر

وقتی هر تیم از حوزه‌های مختلف شرکت شما بتواند ارتباط مؤثرتر برقرار کند در نتیجه ارتباطات کلی شرکت هم به سمت اثر مثبت حرکت می‌کند. این امر باعث افزایش سرعت تصمیم‌گیری می‌شود. به عبارت دیگر، تبادل اطلاعات بر پایه‌ ساختار سازمانی به ارتقا سرعت تصمیم‌گیری کمک می‌کند.

مدیریت بهتر شعبه‌ها و واحدهای سازمان

اگر کسب و کار شما دارای شعب و واحدهای متعدد است، ساختار سازمانی این اطمینان را به شما می‌دهد که همه آنها از یک دستورالعمل مشابه پیروی کنند و عملکرد یکسانی داشته باشند. از آنجا که مدیر مجموعه در یک لحظه نمی‌تواند در همه‌ی شعب حضور داشته باشد، یک ساختار سازمان یافته قادر به ایجاد آرامش خاطر برای مدیران است. تاثیر این امر را زمانی بیشتر احساس می‌کنید که شرکت شما در حال رشد است.

افزایش بهره‌وری

ساختارهای سازمانی، شرکت‌ها را به تیم‌ها یا شعب مختلف تقسیم می‌کنند؛ بنابراین این اطمینان را دارید که همه‌ی بخش‌ها وظایف و مسئولیت‌های خاص خود را به‌راحتی انجام می‌دهند. وقتی یکی از کارکنان از وظایف و هدف شرکت آگاه باشد، قادر به کار کردن با سرعت و عملکرد بیشتری است. در واقع، یک ساختار سازمان یافته یعنی یک سیستم کارآمد که باعث بهبود عملکرد سازمان می‌شود.

بهبود عملکرد کارکنان

هنگامی که به هر یک از کارکنان وظایف و مسئولیت‌های مشخصی داده شود، او می‌توانند کار خود را به‌خوبی انجام دهد. یک ساختار سازماندهی شده، کارکنان را در انجام کارهای روزانه‌ی شرکت راهنمایی می‌کند تا بهترین خود باشند. این بهبود عملکرد باعث افزایش انگیزه و اعتماد به نفس کارکنان نیز می‌شود.

حذف کارهای تکراری

زمانی که هر فرد بر اساس شایستگی و مهارت در جای خود فعالیت کند هم‌پوشانی بین کارها از بین می‌رود. به‌عنوان مثال، زمانی که یک تیم تخصصی، پروژه ای را قبول کرده‌اند سایر تیم‌ها می‌دانند که نیازی به انجام دوباره‌ی برخی از کارهای آن پروژه ندارند چون یک تیم تخصصی در حال اجرا کار است.

کاهش تعارض میان کارکنان

با پیاده‌سازی ساختار سازمانی تعارض‌های بالقوه بین کارکنان کاهش می یابد. با اینکه عوامل مختلفی در این زمینه دخیل است، ولی وقتی یکی از کارکنان وظایف دقیق خود را بداند، بیشتر روی کار متمرکز می‌شود. در اکثر مواقع این روش یک راه‌‍حل عالی است که از درگیری میان کارکنان جلوگیری می‌کند.

ارتباطات بهتر

نوع ارتباطات در کسب و کارها و شرکت‌های مختلف متفاوت است. با این حال سلسله مراتب سازمانی این توانایی را دارد که یک ارتباط سالم بین بخش‌ها و تیم‌های مختلف ایجاد کند و آن را تقویت نماید. هنگامی که وظایف و مسئولیت‌ها به تیم‌ها و افراد مختلف واگذار می‌شود، دیگر بقیه‌ی کارکنان می‌دانند برای هر کار خاصی به چه تیمی باید مراجعه کنند. به‌عنوان مثال، در یک تیم که سر گروه انتخاب شده است همه‌ی افراد می‌دانند که باید مشکلات را به چه کسی اعلام کنند و گزارش کار بفرستند. به‌طور مشابه، اگر کسی از تیم بازاریابی در مورد طراحی پروژه سؤالی داشته باشد، می‌داند که باید با بخش طراحی و هنر تماس بگیرد.

قابلیت تعریف ساختار سازمانی در اتوماسیون اداری فراگستر

با توجه به مزایای ذکر شده برای تعریف و پیاده‌سازی ساختار سازمانی، ضروری است که نرم‌افزارهای سازمانی از جمله اتوماسیون اداری، قابلیت پشتیبانی از آنها را داشته باشند. در همین راستا اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان بهترین اتوماسیون اداری در ایران، نه تنها قابلیت تعریف و پشتیبانی از ساختارهای سازمانی معمول را دارد، بلکه دارای قابلیت چند سازمانی بوده و از ساختارهای هلدینگی نیز پشتیبانی می‌کند.

تعریف چارت سازمانی، اولین گام برای تعریف اطلاعات پایه سازمان در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر است. سازمانی که قرار است سیستم اتوماسیون اداری در آن پیاده‌سازی گردد، ممکن است متمرکز یا غیر متمرکز باشد؛ یعنی در چند نقطه فیزیکی مختلف قرار گرفته باشد. بنابراین در مورد شرکت‌هایی که از چند شعبه یا ساختار سازمانی مستقل تشکیل ‌شده‌اند (مانند شرکت های هلدینگی) نیز، می‌توانید ساختار آنها را در این سامانه تعریف نمایید.

از دیگر قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر مربوط به ساختار سازمانی عبارتند از: امکان تعریف سازمان‎‌های مرتبط به یکدیگر (درختواره سازمانی)، امکان ارسال و دریافت بین سازمانی در سازمان‎‌های هلدینگی، امکان استفاده از کنترل چارت سازمانی (سلسه مراتب) در زمان ایجاد یا ارجاع نامه، امکان تعریف و مشاهده پرسنل و انتساب پست سازمانی مشخص از روی چارت سازمانی، امکان تعریف چند سمت یا پست سازمانی به یکی از پرسنل، افزودن اطلاعات تماس دپارتمان‌ها، ایجاد دسترسی برای تعیین جانشین و بسیاری موارد دیگر.

انواع ساختار سازمانی کدام است؟

از نظر مفهومی ساختارهای سازمانی به 3 گروه پیشا اداری، اداری و پسا اداری تقسیم می‌شوند. ساختارهای پسا اداری نیز دارای 4 نوع اصلی است که هر کدام نقاط ضعف و قوت خود را دارند و می‌توانید متناسب با نیاز سازمان خود، بهترین گزینه انتخاب کنید. این 4 نوع ساختار عبارتند از:

• ساختارهای عملکردی functional structures
• ساختارهای وظیفه‌ای-مسطح flatarchy structures
• ساختارهای ماتریکس matrix structures
• ساختارهای تقسیم‌بندی شده divisional structure

ساختارهای پیشا اداری

ساختارهای پیشا اداری بیشتر در کارآفرینی‌ها و استارتاپ‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند و وظایف در آنها استانداردسازی نشده است. این ساختارها بیشتر در سازمان‌های کوچک‌تر رایج بوده و برای انجام فعالیت‌های ساده مانند فروش استفاده می‌شود. این نوع ساختارها کاملا متمرکز هستند. رهبر در این سازمان تمام تصمیمات کلیدی را می‌گیرد و بیشتر ارتباطات سازمانی به صورت یک به یک انجام می‌شود. این ساختار به ویژه برای کسب و کارهای نوپا مفید است، زیرا بنیانگذار را قادر می‌سازد رشد و توسعه آن را کنترل کند.

ساختارهای اداری

ساختار اداری دارای سطوح مختلفی از مدیریت است، از مدیران ارشد گرفته تا مدیران شعب و حتی مدیران تیم‌ها. در این نوع ساختار، از آنجایی که سطوح زیادی وجود دارد، فیلترهای بیشتری برای تصمیم‌گیری‌ها وجود دارد. یک سازمان با ساختار اداری، رویه‌ها، سیاست‌ها و محدودیت‌های زیادی دارد. این نوع ساختار تمایلی به انطباق یا تغییر ندارد. در این ساختار، برای هر بخش سازمانی یک چارت تعریف شده و همه می‌دانند چه کسی مدیر است و دیگران چه وظایفی دارند. در این ساختار، قدرت در راس است و اطلاعات از بالا به پایین جریان می‌یابد. این امر باعث ایجاد قوانین و استانداردهای بیشتری می‌شود و عملیات‌های سازمان با نظارت دقیق رصد می‌شوند. در این ساختار تصمیم‌گیری کلان سریع‌تر است، زیرا نیاز به تایید افراد کمتری دارد. اما نقطه ضعف در ساختارهای اداری این است که می تواند خلاقیت و نوآوری را در سازمان کاهش دهد و سازگاری شرکت با شرایط متغیر بازار را دشوار می‌کند.

ساختارهای پسا اداری

اصطلاح ساختار پسا اداری، اغلب برای توصیف آندسته از ساختارهای سازمانی بکار می‌رود که تحت تاثیر ایده‌های مدیریتی است که از دهه 1980 توسعه یافته‌اند؛ مانند مدیریت کیفیت، مدیریت فرهنگ، مدیریت ماتریس و غیره. با این حال، هیچ یک از اینها اصول بنیادین ساختار اداری را رها نمی‌کنند. سلسله مراتب هنوز وجود دارد، اقتدار هنوز از نوع عقلانی و قانونی است. در این نوع ساختارها، ماهیت کنترل اداری (رسمی‌سازی، تدوین و اجرای قوانین و مقررات) در اصل تغییر نمی‌کند، اما تمرکز از ساختار سازمانی به فرهنگ سازمانی تغییر می‌کند.

ساختارهای عملکردی

در ساختار عملکردی، سازمان‌ها بر اساس عملکرد به گروه‌های تخصصی با نقش‌ها و وظایف خاص تقسیم می‌شوند. به ساختار عملکردی، ساختار سازمانی بوروکراتیک نیز می‌گویند که معمولا در کسب و کارهای کوچک و متوسط استفاده می‌شود. بیشتر افراد تجربه کار در این نوع ساختار سازمانی را دارند. به‌عنوان مثال، اکثر شرکت‌ها سازمان خود را به بخش‌های مختلفی مانند امور مالی، بازاریابی و منابع انسانی تقسیم‌بندی می‌کنند. سپس برای هر بخش یک مدیر انتخاب می‌شود تا بر آن نظارت کند. این مدیر خود توسط مدیران بالا رتبه مانند مدیر اجرایی نظارت می‌شود.

مزایا:

• تقسیم‌بندی بر اساس مهارت
• کار گروهی بیشتر

معایب

• عدم ارتباط با سایر بخش‌ها
• رقابت ناسالم
• مسائل مربوط به مدیریت

ساختارهای وظیفه‌ای-مسطح یا دایره سازمانی

ساختار وظیفه‌ای-مسطح که به عنوان Flat hierarchy، دایره سازمانی، ساختار مسطح یا ساختار افقی نیز شناخته می‌شود، ساختاری است که در آن تقریبا مدیریت کمی وجود دارد. در این شرکت‌ها تنها یک مدیر واسط میان مدیر اجرایی و سایر کارکنان است؛ زیرا ترکیبی از یک سلسله مراتب و یک سازمان مسطح است و به همین دلیل اصطلاحا به آن ساختار صلح طلبی نیز می‌گویند. این نوع ساختار اکثرا در شرکت‌های کوچک‌تر استفاده می‌شود زیرا کارکنان کمی دارند. از این ساختار در شرکت‌های بزرگ هم می‌توان استفاده کرد. با اینکه برخی شرکت‌های بزرگ این ساختار را کنار گذاشته‌اند، اما سازمان‌های نسبتا بزرگی وجود دارند که این ساختار را انتخاب کرده‌اند.

مزایا

• مقرون به‌صرفه بودن
• برقراری ارتباط خوب
• افزایش روحیه کارکنان
• تصمیم‌گیری سریع‌تر

معایب

• تعارض بین کارکنان
• سردرگمی کارکنان

ساختار ماتریکس

در سبک ماتریکس دو مدیر برای هر تیم وجود دارد و اعضای تیم باید گزارش کار را به مدیر پروژه یا مدیر محصول و همچنین به مدیر عملکردی ارائه دهند. در واقع، ساختار ماتریکس، ترکیبی از ساختارهای مختلف سازمانی است. به این دلیل که این تیم‌ها دو مدیر دارند، ساختار ماتریکس دوگانه است و منابع به اشتراک گذاشته می‌شود. کارکنانی که در شرکت‌هایی که از ساختار ماتریکس بهره می‌برند، کار می‌کنند قادرند مجموعه مهارت‌های خود را گسترش دهند زیرا پروژه‌های مختلفی را ممکن است تجربه کنند و هر پروژه به مهارت و تجربه‌های تخصصی نیاز دارد.

مزایا

• ترویج گفت و گو آزاد
• انعطاف پذیر محیط کار

معایب

• سردرگمی مدیر
• ناسازگار با مدیر
• هزینه‌ی بیشتر
• وظایف و مسئولیت‌ها ممکن است مبهم باشند
• حجم کار کارکنان سنگین می‌شود.

ساختارهای تقسیم‌بندی شده

تقسیم‌بندی در این ساختار به گونه ای است که تیم‌های مختلف در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند تا به یک هدف واحد و مشترک برسند. هر یک از این بخش‌ها مدیر اجرایی خود را دارند. این مدیر نحوه‌ی عملکرد شعبه را مدیریت می‌کند، بودجه را کنترل می‌کند و منابع لازم را اختصاص می‌دهد. در شرکت‌های بزرگ از این نوع ساختار سازمانی استفاده می‌شود.

یکی از نمونه‌های ساختار تقسیم‌بندی شده، شرکت خودروسازی است. این شرکت شعبه‌های خود را با شاخه‌های SUV، برقی یا خودروهای سدان جدا می‌کند. با اینکه هر شعبه وظایف خاص خود را دارد، اما همه آن‌ها در جهت یک هدف و برای فروش تلاش می‌کنند. این ساختار به عنوان ساختار چند بخشی نیز شناخته می‌شود.

مزایا

• تمرکز بر یک کالا یا خدمات واحد
• رهبری متمرکزتر

معایب

• ادغام ضعیف با سایر بخش‌ها
• رقابت بین بخش‌ها
• عدم ارتباط بین بخش‌ها
• پیامدهای بالقوه مالیاتی

کلام آخر

در این مقاله دانستید که ساختار سازمانی چیست و با انواع ساختارهای چهارگانه سازمانی آشنا شدید. شما می‌توانید با شناخت کامل و همچنین به صورت تجربی، ساختارهای مناسب را در سازمان خود پیاده‌سازی کنید و با ارزیابی عملکرد و بهره‌وری سازمان، بهترین ساختار را برای خود انتخاب کنید.

سوالات متداول مشتریان

۱- تعریف ساختار سازمانی چیست؟

ساختار سازمانی یا Organizational Structure تقسیم‌بندی فعالیت‌ها و نقش‌های افراد در سازمان است. در واقع ساختار یا چارت سازمانی وظیفه‌ کارکنان و مسئولیت‌های مختلف در داخل یک شرکت را تعیین می‌کند. علاوه بر این، هرچه این ساختار سازمان یافته‌تر باشد، کارآمدی شرکت بیشتر خواهد بود.

۲- داشتن ساختار سازمانی چه مزایایی دارد؟

داشتن یک ساختار سازمانی تعریف شده، فواید متعددی برای هر سازمانی دارد. برخی از مزایای داشتن ساختار سازمانی عبارتند از: تصمیم‌گیری سریع‌تر، مدیریت بهتر شعبه‌ها و واحدهای سازمان، افزایش بهره‌وری، بهبود عملکرد کارکنان، حذف کارهای تکراری، کاهش تعارض میان کارکنان، ارتباطات بهتر.

۳- انواع ساختار سازمانی کدام است؟

از نظر مفهومی ساختارهای سازمانی به ۳ گروه پیشا اداری، اداری و پسا اداری تقسیم می‌شوند. ساختارهای پسا اداری نیز به ۴ نوع تقسیم می‌شوند که عبارتند از: ساختار عملکردی، ساختار وظیفه‌ای-مسطح، ساختار ماتریکس، ساختار تقسیم‌بندی شده.