ترفندهایی برای جستجوی سریع مکاتبات در اتوماسیون اداری

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

جستجو و دسترسی سریع به مکاتبات و مستندات در اتوماسیون اداری، یکی از نقاط قوت و همچنین عوامل تاثیرگذار در افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد اعضای سازمان محسوب می‌گردد؛ هر کدام از سامانه‌های اتوماسیون اداری از سیستم‌ها و الگوریتم‌های مختلفی برای توسعه قابلیت “جستجو در اتوماسیون اداری” استفاده می‌کنند. سرعت و دقت دو عامل مهم و حیاتی در جستجو مکاتبات و مستندات هستند و توسعه سیستم‌های جستجو برای ارائه نتایج دقیق در کمترین زمان ممکن، یکی از اهداف شرکت‌های توسعه‌دهنده اتوماسیون اداری است.

اتوماسیون اداری فراگستر در راستای افزایش رضایت کاربران و بهبود تجربه کاربری، روش‌های مختلفی را برای جستجو در اتوماسیون اداری فراهم کرده است؛ در این مقاله قصد داریم تا انواع روش‌ها و ترفندها برای جستجو در اتوماسیون فراگستر را باهم بررسی کنیم.

اهمیت قابلیت جستجو در اتوماسیون اداری

نامه‌ها، سند‌ها، صورتجلسات، گزارش‌ها و… اطلاعات و داده‌های مهمی هستند که در فرایند تصمیم‌گیری در سازمان‌ها و کسب و کارها تاثیرگذارند و مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ در همین راستا امکان جستجوی دقیق و دسترسی سریع به مکاتبات و مستندات، یکی از نیازهای سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌شود. استفاده از سیستم‌های قدرتمند و دقیق جستجو در اتوماسیون اداری، مزایای مختلفی با خود به همراه دارد؛ برخی از این مزایا عبارت‌اند از:

• صرفه‌جویی در زمان انجام کارها و فعالیت‌ها
• افزایش بهره‌وری اعضای سازمان و بهبود تجربه کاربری
• کاهش خطاها با جستجوی دقیق مکاتبات و مستندات
• بهبود روحیه همکاری با تسهیل دسترسی و اشتراک‌گذاری مکاتبات و مستندات
• و…

به‌‌طور کلی قابلیت جستجو در اتوماسیون اداری اهمیت بالا و مزایای متنوعی دارد؛ با کاهش زمان جستجو و دسترسی به مکاتبات و مستندات، می‌توانید بهترین تصمیم‌گیری‌ها را داشته باشید، فرایندهای سازمانی را بهینه‌تر و بهتر انجام دهید و روحیه همکاری را در سازمان تقویت نمایید.

حال که با اهمیت و همچنین مزایای قابلیت جستجو در اتوماسیون اداری آشنا شدیم، زمان آن رسیده که انواع روش‌های جستجو در اتوماسیون اداری فراگستر را باهم بررسی کنیم.

انواع روش های جستجو در اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری فراگستر در راستای پاسخ‌دهی به انواع نیازهای سازمان‌ها و کسب و کارها، روش‌های مختلفی برای جستجو در اتوماسیون اداری فراهم کرده است؛ در این بخش با انواع روش‌های جستجو در اتوماسیون فراگستر آشنا خواهیم شد. 6 روش جستجوی مکاتبات و مستندات در اتوماسیون عبارت‌اند از:

روش اول: جستجوی سریع

در این روش جستجو، همانند موتورهای جستجوی معروف – مانند گوگل – اتوماسیون اداری پس از دریافت عبارت مورد نظر شما برای جستجو – مانند موضوع نامه، شماره نامه، فرستنده، تاریخ، متن ارجاع و… – تمامی فیلد‌های مرتبط را جستجو می‌کند و تمامی نتایج را متناسب با میزان مرتبط بودن آن‌ها با عبارت جستجو شده، نمایش می‌دهد.

در “جستجوی سریع“، هیچ محدودیتی برای بررسی و جستجوی مکاتبات و مستندات اعمال نمی‌شود و تمامی داده‌ها و اطلاعات در دسترس، برای پیدا کردن نتایج مرتبط، توسط اتوماسیون اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند.

جستجوی سریع در اتوماسیون اداری فراگستر

بیشتر بدانیم: جستجو در کارتابل و زیرپوشه های آن در اتوماسیون اداری فراگستر

روش دوم: جستجو در فهرست های مشخص

این روش جستجو مناسب کاربرانی است که می‌خواهند تنها بخش یا فهرست خاصی را در اتوماسیون اداری مورد جستجو قرار دهند، مثلا می‌خواهید جستجو فقط در کارتابل مکاتبات صورت بگیرد؛ در روش “جستجو در فهرست‌های مشخص“، گستره جستجو در اتوماسیون اداری را محدود می‌کنید و با این کار، نتایج دقیق‌تری نسبت به روش قبلی – یعنی جستجوی سریع – به‌دست می‌آورید.

البته شایان ذکر است که برای استفاده از روش جستجو در فهرست‌های مشخص،  باید از محل احتمالی مکاتبات و مستندات مورد نظر خود اطلاع داشته باشید، زیرا با جستجو در فهرست اشتباه، نتایج مورد نظر خود را مشاهده نخواهید کرد؛ اگر از محل مکاتبات و مستندات مورد نظر خود اطلاعاتی ندارید، استفاده از جستجوی سریع با قابلیت بررسی تمامی فهرست‌ها و فیلد‌ها، گزینه مناسب‌تری برای شما محسوب می‌شود.

جستجو در فهرست های مشخص در اتوماسیون اداری فراگستر

بیشتر بدانیم: روش‌های جستجو در فهرست‌های دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر

روش سوم: جستجوی متمرکز

“جستجوی متمرکز” به نوعی شبیه به جستجو در فهرست‌های مشخص است، با  این تفاوت که در این روش جستجو در اتوماسیون اداری، به جای محدود کردن فهرست‌ها و فیلد‌ها، اطلاعات مورد نیاز برای جستجوی مکاتبات را محدود می‌کنیم؛ به بیان دیگر، در روش جستجوی متمرکز در اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید فاکتورهای جستجو در اتوماسیون اداری را بر اساس مشخصات نامه – مانند موضوع نامه‌ها، شماره‌نامه‌ها و… – محدود کنید.

با محدود کردن گستره جستجو می‌توانید سریع‌تر و دقیق‌تر مکاتبات و مستندات خود را جستجو کنید و نامه یا سند مورد نظر را پیدا نمایید؛ اما توجه داشته باشید که در این روش، همان‌طور که گفته، تنها قسمت‌ها و بخش‌هایی از نامه که مشخص شده‌اند و باید در انتخاب آن‌ها دقت کنید. به عنوان مثال اگر جستجو در اتوماسیون اداری را به موضوع نامه محدود کنیم و عبارت جستجوی ما در بخش بدنه یا متن نامه باشد، سیستم اتوماسیون نمی‌تواند آن را مورد جستجو قرار دهد و نتایج دقیقی در اختیار شما قرار نخواهد داد؛ در همین راستا، حتما هنگام استفاده از روش جستجوی متمرکز در اتوماسیون اداری، باید محدوده جستجوی خود را به دقت انتخاب کنید.

جستجوی متمرکز در اتوماسیون اداری فراگستر

روش چهارم: جستجوی پیشرفته

چهارمین روش جستجو در اتوماسیون فراگستر، “جستجوی پیشرفته” است. در جستجوی پیشرفته می‌توانید همانند روش قبلی، جستجوی مکاتبات و مستندات را با استفاده از فاکتورهای مختلف، محدود کنید؛ به عنوان مثال در این روش جستجو در اتوماسیون اداری، می‌توانید با استفاده از فاکتورهایی مانند مشخصات نامه (مانند عنوان، شماره نامه، کد رهگیری، تاریخ نامه، نوع نامه، پیش‌نویس نامه، پرونده، کلیدواژه و…)، مشخصات ارسال نامه (مانند سازمان فرستنده، فرستنده، امضاکننده نامه، گیرندگان اصلی، گیرندگان رونوشت و…)، مشخصات ارجاع (مانند فرستنده/گیرنده ارجاع، نوع ارجاع، نوع ارسال، تاریخ ارسال/دریافت، متن ارجاع و…) و محتوا (محتوای نامه یا محتوای ارجاع)، محدوده جستجو و نتایج آن‌ را محدود کنید، تا نتایج دقیق‌تری به دست بیاورید و در زمان کمتر و دقتی بالاتر مکاتبات و مستندات مورد نظرتان را پیدا کنید.

قبلیبعدی

12345

بیشتر بدانیم: امکان ذخیره‌سازی فیلترها در فرم جستجو پیشرفته

روش پنجم: استفاده از WildCard‌‌ها در جستجو

یکی دیگر از روش‌های جستجو در اتوماسیون اداری، استفاده از Wildcardها در جستجو است؛ Wildcard‌‌ها کاراکترهایی هستند که نتایج جستجو را محدود می‌کنند؛ به عنوان مثال برخی از Wildcard‌ها و کاربردهای آن‌ها عبارت‌اند از:

• ستاره (*)

کاراکتر ستاره * به معنای صفر یا بیشترین تعداد کاراکتر در جایگاهی که قرار دارد، است؛ در این روش، رشته متنی “C*T” معادل کلماتی مانند Cat، Coat و حتی CT در نظر گرفته می‌شود

به عنوان مثال با جستجوی عبارت “قی*ت” نتایجی مانند قیمت و قیامت و هر کلمه دیگری که در ابتدا “قی” و در انتها “ت” دارد، نمایش داده می‌شوند و تعداد کاراکتر بین این دو بخش، محدودیتی ندارد؛ یا مثلا با جستجوی عبارت “*کار”، نتایجی مانند گزارش کار، پیگیری کار، نتیجه کار، کار و… نمایش داده می‌شوند، اما نتایجی مانند کارزار، کارمند، کارنامه و…، از لیست نتایج حذف خواهند شد.

• علامت سوال (؟)

Wildcard “علامت سوال” برخلاف ستاره، حداکثر جایگزین یک کاراکتر در عبارت متنی مورد جستجو است؛ در این روش، رشته متنی “C*T” معادل کلماتی مانند Cat، CT و Cot محسوب می‌گردد و عبارتی مانند Coat، که در آن بیش از یک کاراکتر جایگزین علامت سوال شده‌اند، نتایجی غیرقابل قبول هستند و به نمایش در نمی‌آیند.

به عنوان مثال، اگه به جای استفاده از ستاره، از علاوت سوال در عبارت “قی؟ت” استفاده کنیم، تنها نتایجی مانند قیمت مورد قبول هستند و عباراتی مانند “قیامت”، غیر قالب قبول محسوب می‌شوند.

• Not

یکی دیگر از Wildcard‌‌‌های مورد استفاده در جستجو در اتوماسیون اداری، “Not” است؛ در این روش، کارکترهایی که بعد از Not می‌آیند، از لیست جستجو حذف می‌شوند. به عنوان مثال با جستجو “صورت Not جلسه”، تمامی نتایجی که حاوی ترکیب “صورت جلسه” هستند، از لیست نتایج حذف می‌گردند؛ در این مثال نتایجی مانند صورت مالی، صورت، صورت حساب و… بر خلاف “صورت جلسه”، نتایجی قابل قبول محسوب می‌شوند و نتایجی که “صورت جلسه” در آن‌ها وجود دارد، غیرقابل قبول بوده و در لیست نتایج به نمایش در نمی‌آیند.

روش ششم: جستجوی معنایی

“موتور جستجوی هوشمند بهجو” با استفاده از روش‌های جستجوی معنایی، با اصلاح غلط‌های املایی و نگارشی به صورت هوشمند، جستجوی کلمات مترادف و تکمیل خودکار پرس‌وجوی شما، نزدیک‌ترین تجربه به کار با موتورهای جستجوی هوشمند و پیشرفته مانند گوگل را، ارائه می‌کند. موتورجستجوی بهجو، با استفاده از الگوریتم‌های جستجوی معنایی و فناوری یادگیری ماشین، رفتار کاربران را یاد می‌گیرد و به مرور زمان، نتایجی دقیق‌تر را به آنها نمایش می‌دهد. برخی از ویژگی‌های موتور جستجوی بهجو فراگستر عبارت‌اند از:

• جستجوی ریشه کلمات
• جستجوی کلمات مترادف
• یادگیری رفتار کاربر
• اصلاح خودکار غلط‌های املایی
• شناسایی کلمات اختصاری (مانند ناجا: نیروی انتظامی جمهوری اسلامی ایران)
• و…

برای آشنایی بیشتر با موتور جستجوی بهجو فراگستر، ویدیو زیر را مشاهده بفرمایید:

فراگستر روش‌ها و قابلیت‌های مختلفی برای جستجو در اتوماسیون اداری، در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها گذاشته است؛ برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون فراگستر و دیگر قابلیت‌ها و امکانات آن، کافیست از طریق لینک زیر فرم درخواست را تکمیل کنید، تا متخصصین ما در کمترین زمان ممکن، جلسه‌ای اختصاصی برای ارائه مشاوره رایگان و نسخه دموی آنلاین رایگان برای شما تنظیم نمایند:

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی اهمیت جستجو در اتوماسیون اداری و انواع روش‌ها و ترفندهای جستجوی مکاتبات و مستندات در اتوماسیون اداری فراگستر پرداختیم؛ امیدواریم که مطالعه این مقاله برای شما مفید بوده باشد. در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای سوالات و ابهامات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم؛ موفق و پیروز باشید.

سوالات متداول