در نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر، امکان جستجو میان فرستندگان و گیرندگان متفرقهای که قبلاً ثبت شدهاند فراهم شده است. از این پس، هنگام ثبت نامه با فرستنده یا گیرنده متفرقه، نیازی نیست نام شخص یا سازمان را هر بار از ابتدا وارد کنید. کافی است بخشی از نام را در کادر مربوط وارد کنید تا موارد ثبتشده قبلی نمایش داده شوند و بتوانید گزینه موردنظر را انتخاب کنید.
فرض کنید در گیشه، کاربر دبیرخانه اقدام به ثبت یک نامهای مینماید که فرستنده آن متفرقه است. یعنی در جدول اطلاعاتی مرتبط شخص/شرکت بیرونی متناظر آن ثبت نشده است. مانند: “متفرقه {دادستان محترم ۷ و انقلاب استان تایباد}”
برای ثبت نامه در این حالت در گیشه، کاربر دبیرخانه بعد از انتخاب ردیف “متفرقه” در لیست فرستنده، عبارت “دادستان محترم ۷ و انقلاب استان تهران” را برای بار اول در بخش “فرستنده متفرقه” مینویسد و نامه را ثبت میکند.
حال کاربر برای مرتبههای بعدی، میتواند با انتخاب گزینه “متفرقه” در فهرست “فرستنده متفرقه” با نوشتن بخشی از عبارت “دادستان محترم ۷ و انقلاب استان تهران ” آنرا از لیست انتخاب کند و نیاز به نوشتن مجدد آن نخواهد بود. این کار بسیار در ثبت سریع نامهها و جلوگیری از ثبت نامهها با فرستنده / گیرندههای متفرقه ولی مشابه مفید و موثر خواهد بود.
