چگونه نظام انتقادات و پیشنهادات را با استفاده از فرم ساز در سازمان خود پیاده سازی کنید؟

نظام انتقادات و پیشنهادات به فرایندی اشاره دارد که در آن سازمان‌ها و کسب و کارها با استفاده از راهکارهای مختلف، نظرات، انتقادات و پیشنهادات درون سازمانی کارکنان و اعضای خود را در مورد فعالیت‌ها، رویداد‌ها، خدمات، عملکرد و… جمع‌آوری می‌کنند. ارائه راه‌های ارتباطی مناسب و جمع‌آوری و مدیریت نظرات ، انتقادات و پیشنهادات از نکات مهم پیاده سازی این نظام در سازمان‌ها است. در عصر حاضر، یکی از بهترین راهکارها برای جمع‌آوری انتقادات و پیشنهادات درون سازمانی، استفاده از فرم‌های الکترونیکی محسوب می‌گردد؛ در این مقاله قصد داریم تا به بررسی راهکارهای جمع‌آوری انتقادات و پیشنهادات درون سازمانی با استفاده از نرم افزار فرم ساز فراگستر بپردازیم.

پیاده سازی نظام انتقادات و پیشنهادات چه مزایایی برای سازمان ها دارد؟

اجرای نظام انتقادات و پیشنهادات به این معنی است که سازمان‌ها و شرکت‌ها، فرایند مشخصی را برای دریافت و بررسی نظرات و پیشنهادات کارکنان خود ایجاد کرده‌اند و اعضای سازمان می‌توانند به سادگی پیشنهادات، انتقادات و نقطه نظرات خود را به لایه‌های بالاتر منتقل نمایند. پیاده‌سازی همچین سیستمی در سازمان‌ها و کسب و کارها مزایای مختلفی با خود به همراه می‌آورد، که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

• افزایش مشارکت و روحیه جمعی کارکنان
• بهبود فرایندها و افزایش بهره‌وری
• افزایش رضایت کارکنان و اعضای سازمان

افزایش مشارکت و تقویت روحیه جمعی کارکنان

با ارائه یک کانال ارتباطی آسان و عمومی با سازمان، کارکنان احساس می‌کنند که صدای آن‌ها شنیده می‌شود و نقش خود را در تصمیم‌گیری‌های سازمانی، پررنگ‌تر می‌بینند؛ این امر در کنار پاسخ مناسب از سوی سازمان، موجب افزایش تعهد و مشارکت کارکنان و همچنین تقویت روحیه جمعی در سازمان می‌گردد.

بهبود فرایندها و افزایش بهره وری

پیشنهادات و نظرات کارکنان در مورد فرایندها و فعالیت‌ها، می‌تواند در شناسایی مشکلات در سازمان و ارائه راهکارها و راه‌حل‌های نوآورانه کمک بزرگی برای سازمان‌ها و کسب و کارها باشد؛ بررسی دقیق پیشنهادات و اجرای آن‌ها، باعث بهبود مستمر فرایندها و فعالیت‌ها و در نتیجه افزایش بهره‌وری سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گردد.

افزایش رضایت کارکنان و اعضای سازمان

با شنیدن صدای کارکنان و نظرات و انتقادات آن‌ها و در پی آن بهبود فرایندها و فعالیت‌ها، سطح رضایت کارکنان و اعضای سازمان افزایش می‌یابد؛ افزایش رضایت کارکنان، افزایش وفاداری و تعهد آن‌ها به سازمان را به همراه دارد.

اتوماسیون اداری فراگستر چه راهکاری برای پیاده سازی نظام انتقادات و پیشنهادات دارد؟

همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، فرم‌های الکترونیکی یکی از بهترین ابزارها برای جمع‌آوری نظرات و پیشنهادات در سازمان به صورت یکپارچه و متمرکز هستند؛ زیرسیستم فرم ساز فراگستر، ابزاری تخصصی برای طراحی انواع فرم‌های ساده و پیچیده سازمانی با استفاده از Drag&Drop فیلدهای اطلاعاتی متنوع است و سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند با کمترین نیاز به دانش برنامه‌نویسی، فرم‌های مختلفی را به کمک آن طراحی نمایند و در اتوماسیون اداری به گردش بیاندازند.

یکی از قابلیت‌های فرم ساز فراگستر – علاوه بر طراحی فرم‌ها و گردش آن‌ها در قالب نامه – طراحی فرم‌های الکترونیکی به منظور جمع‌آوری یکپارچه و متمرکز انتقادات و پیشنهادات درون سازمانی است؛ با استفاده از  قابلیت فرم های الکترونیکی، افراد مسئول می‌توانند نظرات، انتقادات و پیشنهادات ثبت شده را به صورت تجمیعی درون اتوماسیون اداری و همچنین در قالب فایل اکسل، مشاهده و بررسی کنند؛ اما چطور؟ برای فعالسازی فرم انتقادات و پیشنهادات در فرم ساز و پیاده‌سازی آن در اتوماسیون اداری، ابتدا از منوی زیرسیستم‌ها وارد زیرسیستم “فرم ساز” می‌شویم(تصویر 1).

1- انتخاب زیرسیستم فرم ساز

در “داشبورد فرم ساز” دو دکمه با عنوان “اضافه” و “طراحی فرم ها” وجود دارد؛ اگر فرم انتقادات و پیشنهادات را طراحی نکرده‌اید، باید بر روی گزینه “طراحی فرم ها” کلیک نمایید و فرم مذکور را متناسب با نیازهای خود طراحی کنید؛ اما اگر فرم انتقادات و پیشنهادات در فرم ساز شما از قبل توسط راهبر سیستم طراحی شده، بر روی گزینه “اضافه” کلیک کنید (تصویر 2).

2- داشبورد فرم ساز

برای آشنایی با نحوه طراحی فرم در نرم افزار فرم ساز، ویدیو زیر را تماشا کنید:

پس از کلیک بر روی گزینه “اضافه”، کافیست در پنجره‌ای که برای شما به نمایش در آمده، فرم انتقادات و پیشنهادات را جستجو و انتخاب کرده و آن را فعال نمایید (تصویر 3).

3- فعالسازی فرم انتقادات و پیشنهادات در فرم ساز

با فعالسازی فرم انتقادات و پیشنهادات در فرم ساز فراگستر، فرم الکترونیکی در میزکار هوشمند اتوماسیون اداری به نمایش در می‌آید و کارکنان و اعضای سازمان می‌توانند به سادگی نظرات، پیشنهادات، انتقادات و پیام‌های خود را در سیستم ثبت نمایند (تصویر 4).

4- فرم الکترونیکی در میزکار هوشمند

بیشتر بدانیم: چه نوع فرم‌هایی در اتوماسیون اداری فراگستر بدون دانش برنامه نویسی قابل پیاده سازی است؟

برای مشاهده انتقادات و پیشنهادات ثبت شده اعضای سازمان، کافیست به زیرسیستم فرم ساز مراجعه نمایید و بر روی گزینه “مشاهده نتایج تجمیعی” در مقابل فرم مورد نظر خود کلیک کنید (تصویر 5).

5- مشاهده نتایج تجمیعی

در این بخش می‌توانید اطلاعاتی که کاربران ثبت و ارسال کرده‌اند را مشاهده نمایید (تصویر 6) و همچنین با کلیک بر روی گزینه “خروجی اکسل”، تمامی انتقادات و پیشنهادات ثبت شده توسط کاربران را به صورت تجمیعی، ساختاریافته و یکپارچه در اختیار داشته باشید (تصویر 7).

6- مشاهده اطلاعات به صورت متمرکز

7- خروجی اکسل فرم انتقادات و پیشنهادات در فرم ساز

نرم افزار فرم ساز فراگستر، از قابلیت‌های دیگری نیز مانند طراحی انواع فرم‌های تخصصی و پیچیده و گردش آن‌ها در قالب نامه برخوردار است؛ همچنین لازم به ذکر است که اگر، سازمان‌ها یا کسب و کارهایی، تمایل یا شرایط طراحی فرم‌ها را ندارند، می‌توانند نیاز خود به گردش فرم‌ها در سازمان را با استفاده از فرم‌های کاملا آماده در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان، بر طرف نمایند. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و دریافت مشاوره آنلاین رایگان، کافیست بر روی دکمه “درخواست دمو” کلیک کنید و فرم مورد نظر را تکمیل نمایید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن، با شما ارتباط برقرار نمایند و ضمن ارائه مشاوره آنلاین رایگان، نسخه دموی آنلاین و رایگان اتوماسیون اداری را به شما نمایش دهند:

سخن پایانی

پیاده سازی نظام انتقادات و پیشنهادات با استفاده از نرم افزار فرم ساز در اتوماسیون اداری می‌تواند منافع ارزشمندی را برای سازمان به ارمغان آورد. این رویکرد به افزایش مشارکت و تعهد کارکنان کمک می‌کند؛ زیرا به آنها امکان می‌دهد به آسانی بازخورد، انتقادات و ایده‌های نوآورانه خود را ارائه دهند. همچنین این نظام باعث می‌شود آنها احساس کنند که صدایشان شنیده می‌شود و در بهبود فرآیندها و عملکرد سازمان نقش دارند.

بررسی داده‌ها و اطلاعات جمع‌آوری شده از انتقادات و پیشنهادات، به شناسایی چالش‌ها و ارائه راه‌حل‌های عملی برای بهبود فرآیندها کمک می‌کند و در نتیجه باعث ارتقای رضایت مشتریان و افزایش رقابت‌پذیری سازمان می‌شود؛ علاوه بر این، ایجاد این محیط مشارکتی و تشویق خلاقیت، به ایجاد فرهنگ سازمانی پویا و نوآور منجر می‌شود، که شرایط را برای موفقیت بلندمدت سازمان فراهم می‌کند. در مجموع، بهره‌گیری از فرم‌ساز برای پیاده سازی نظام انتقادات و پیشنهادات، ابزاری موثر برای تحول سازمانی و ایجاد مزیت رقابتی پایدار است.

سوالات متداول

مهم ترین مزایای جمع آوری انتقادات و پیشنهادات در فرم ساز چیست؟

مهمترین مزایای پیاده سازی نظام انتقادات و پیشنهادات به کمک فرم های الکترونیکی عبارت‌اند از: سهولت در جمع‌آوری و بررسی نظرات، تسهیل گزارش گیری از داده‌ها، تسهیل پیاده سازی نظام انتقادات و پیشنهادات، حذف فرم‌های کاغذی و فرایندهای دستی و کاهش هزینه‌ها و… .

آیا برای طراحی فرم در فرم ساز به دانش برنامه نویسی نیاز است؟

محیط طراحی فرم در نرم افزار فرم ساز به گونه‌ای توسعه داده شده است، با کمترین نیاز به دانش برنامه‌نویسی و با استفاده از فیلدهای متنوع، بتوانید طیف گسترده‌ای از فرم‌های ساده و پیچیده را طراحی کنید.