امکان ثبت سفارش مشتریان با استفاده از فرم‌های میز خدمت اتوماسیون اداری

ثبت سفارش مشتریان به طور سنتی با استفاده از فرم‌های کاغذی یا ثبت دستی در سیستم صورت می‌پذیرد که باعث کندی روند کار و افزایش بروز خطا می‌شوند. در حالی که اتوماسیون اداری مکاتبات و فرآیندهای داخلی سازمان‌ها را دیجیتالی می‌کند، اما مشتریان امکان اتصال مستقیم به آن را ندارند و به همین دلیل ارتباط آنها با سازمان برای ثبت سفارشات‌شان هنوز منقطع و یا حضوری است. میز خدمت الکترونیکی با ایجاد یک لایه ارتباطی میان مشتریان و اتوماسیون اداری داخلی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیند ثبت سفارشات را غیرحضوری، خودکار و قابل پیگیری کنند. در این مقاله، ضمن بررسی مزیت استفاده از فرم‌های میز خدمت اتوماسیون اداری برای خودکارسازی ثبت سفارش مشتریان، به معرفی یک نمونه عملی از آن در میز خدمت الکترونیکی فراگستر می‌پردازیم.

اهمیت ثبت سفارش مشتریان در کسب‌وکارها

هر کسب و کاری نیازمند یک فرآِیند برای ثبت سفارش مشتریان و مدیریت سفارشات آنهاست و بهینه بودن این فرآیند نقش مهمی در مدیریت منابع و افزایش درآمد آن دارد. با این حال دلایل اهمیت مدیریت ثبت سفارش مشتریان در کسب و کارها به این مورد ختم نمی‌شود. برخی دیگر از این دلایل عبارتند از:

• بهبود مدیریت سفارشات و کاهش خطاهای انسانی: یکی از چالش‌های اصلی کسب‌وکارها، مدیریت دقیق و بدون خطای سفارشات است. ثبت سیستماتیک سفارشات به کاهش اشتباهات ناشی از ورود دستی اطلاعات کمک کرده و باعث افزایش دقت در پردازش و ارسال سفارش‌ها می‌شود.
• افزایش رضایت مشتریان: زمانی که فرآیند ثبت و پردازش سفارشات به درستی مدیریت شود، مشتریان تجربه‌ای سریع و بدون مشکل خواهند داشت. این امر باعث افزایش اعتماد آن‌ها به کسب‌وکار و وفاداری بیشتر خواهد شد.
• تحلیل داده‌ها برای تصمیم‌گیری بهتر: با ذخیره‌سازی اطلاعات مربوط به سفارشات، سازمان می‌تواند رفتار خرید مشتریان را بررسی کرده و الگوهای فروش را تحلیل کند. این اطلاعات به بهبود استراتژی‌های بازاریابی و ارائه پیشنهادات بهتر به مشتریان کمک می‌کند.
• یکپارچگی با سایر واحدهای سازمان: ثبت سفارشات باید با سایر واحدهای سازمان مانند انبارداری، مالی و پشتیبانی مشتریان هماهنگ باشد. یک سیستم ثبت سفارش یکپارچه به بهبود هماهنگی بین این بخش‌ها و کاهش تأخیرها کمک می‌کند.
• امکان اتوماسیون فرآیندها و کاهش هزینه‌ها: با استفاده از سیستم‌های خودکار، بسیاری از مراحل پردازش سفارشات بدون نیاز به مداخله انسانی انجام شده و هزینه‌های عملیاتی کاهش پیدا می‌کند. این امر نه‌تنها بهره‌وری را افزایش می‌دهد، بلکه باعث صرفه‌جویی در زمان نیز می‌شود.

ویژگی‌های کلیدی و مزایای اتوماسیون فراگستر برای تسهیل ثبت سفارش مشتریان

نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن یک زیرسیستم میز خدمت الکترونیکی قوی، امکانات متنوعی برای ثبت و پردازش سفارشات مشتریان ارائه می‌دهد. برخی از ویژگی‌های کلیدی و مزایای این نرم‌افزار برای تسهیل ثبت سفارش مشتریان عبارتند از:

• طراحی و مدیریت فرم‌ها بدون نیاز به کدنویسی: کاربران می‌توانند بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، فرم‌های ثبت سفارش را با استفاده از یک رابط کاربری ساده و با کشیدن و رها کردن (Drag & Drop) طراحی و به‌روزرسانی کنند.
• امکان گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها: مدیران می‌توانند عملکرد فروش و سفارشات را بررسی کرده و تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.
• دسترسی تحت وب و موبایل: کاربران می‌توانند از هر مکانی و در هر زمان، اطلاعات سفارشات را مشاهده و مدیریت کنند.
• پشتیبانی و بروزرسانی مداوم: ارائه خدمات پشتیبانی فنی و بروزرسانی‌های منظم برای بهینه‌سازی عملکرد سیستم.
• انعطاف‌پذیری در طراحی قوانین و شرایط ورود اطلاعات: امکان تعریف قوانین اعتبارسنجی برای جلوگیری از ورود اطلاعات نادرست.
• قابلیت ارسال اعلان و پیامک خودکار: ارسال هشدارها و اطلاع‌رسانی‌های خودکار به کاربران درباره وضعیت سفارشات.
• پشتیبانی از امضای دیجیتال و احراز هویت: امکان امضای الکترونیکی و احراز هویت کاربران برای افزایش امنیت و اعتبار فرم‌های سازمانی.

البته باید دقت کنیم که در اینجا منظور از سفارش مشتریان، انواع تعامل آنها با سازمان است. به عنوان نمونه، درخواست خرید، درخواست فروش، درخواست وام، درخواست‌های دانشجویی، همگی سفارش محسوب می‌شوند و متقاضیان در این سیستم همگی مشتری محسوب می‌شوند. خدمتی که ارائه می‌شود نیز می‌تواند برای یک شرکت بازرگانی فروش باشد، برای یک کسب و کار خدماتی ارائه خدمات به مشتریانش باشد و برای یک دانشگاه یا سازمان دولتی ارائه خدمات آموزشی یا دولتی باشد. پس بحث ثبت سفارش مشتریان لزوما مربوط به خرید کالا از سمت مشتری و فروش کالا از سمت کسب و کار نیست و می‌تواند دریافت هر نوع کالا و خدماتی را شامل شود.

نحوه ثبت سفارش و پیگیری آن از طریق میز خدمت الکترونیکی اتوماسیون اداری

در این قسمت، برای درک بهتر نحوه استفاده از میز خدمت الکترونیکی و ارتباط آن با نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، به بررسی یک نمونه فرآیند ثبت سفارش مشتری با استفاده از زیرسیستم میز خدمت الکترونیکی فراگستر می‌پردازیم. در این مثال از یک شرکت بازرگانی استفاده می‌کنیم که خدماتی مانند خرید و فروش محصولات کشاورزی را ارائه می‌دهد.

ابتدا مشابه با تصویر زیر مشتری وارد پورتال سازمان یا کسب کار مربوطه می‌شود. برای ثبت نام در نرم افزار میز خدمت کافیست کاربر از طریق شماره موبایل خود در سامانه ثبت نام نمایید کد یکبار مصرفی برای ورود به سیستم برای او ارسال خواهد شد.

نمونه‌ای از پورتال میز خدمت

در مرحله بعد، پس از ورود کاربر متقاضی خدمت به سامانه، لیستی از خدمات شرکت مورد نظر در اختیار کاربر قرار خواهد داشت. هر خدمت دارای شناسنامه و توضیحات لازم می باشد.

یک لیست نمونه از خدمات قابل ارائه در میز خدمت الکترونیکی

در این مثال، به عنوان نمونه کاربر ما فرم درخواست خرید برنج را انتخاب و آن را تکمیل می نماید. 

هر خدمت دارای شناسنامه و توضیحات لازم می باشد

همانطور که در تصویر زیر مشاهده می شود فرم توسط متقاضی پر شده و سیستم نیز یک رسید الکترونیکی همراه با کد رهگیری برای او صادر می‌کند. همزمان برای متقاضی پیامک اطلاع‌رسانی ارسال می‌شود. 

پس از ارسال درخواست، یک کد رهگیری به شما داده می‌شود

پس از ثبت سفارش مشتری در میز خدمت، درخواست وارد سامانه اتوماسیون اداری شرکت بازرگانی مربوطه شده و در اختیار مسئول رسیدگی به آن قرار می‌گیرد. در شکل بعدی می‌توانید این درخواست که به صورت یک نامه در کارتابل اداری کارمند شرکت قرار گرفته است، مشاهده کنید.

پس از ثبت سفارش در میز خدمت، درخواست وارد اتوماسیون اداری شده و در اختیار مسئول مربوطه قرار می‌گیرد

در این مرحله کارمند مسئول می‌تواند درخواست را ارجاع داده یا برای اقدام و پیگیری به سایر بخش‌های سازمان ارسال کند. او همچنین می‌تواند با استفاده از گزینه “میز خدمت” از داخل اتوماسیون اداری خود وضعیت درخواست را تعیین کند. به  عنوان نمونه اگر درخواست دارای نقص مدرک باشد، می‌تواند در این قسمت درخواست را به مشتری با شرح ایراد بازگرداند.

اگر درخواست دارای نقصی باشد، مسئول مربوطه می‌تواند آن را به مشتری با شرح ایراد بازگرداند

در تمام مراحل، ثبت و پیگیری درخواست‌ها در نرم‌افزار میز خدمت اتوماسیون اداری فراگستر از طریق ارسال پیامک به کاربر درخواست‌کننده اطلاع‌رسانی خواهد شد.

ثبت و پیگیری درخواست‌ها در میز خدمت فراگستر از طریق پیامک به کاربر اطلاع‌رسانی می‌شود

نمونه‌های موفق از کاربرد اتوماسیون اداری برای ثبت سفارشات در کسب‌وکارها

بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ برای بهینه‌سازی فرآیندهای ثبت سفارشات و درخواست‌های خود از نرم‌افزارهای BPMS و فرم‌ساز استفاده می‌کنند. برخی از نمونه‌های موفق در کسب و کارهای مختلف عبارتند از:

• شرکت‌های خدماتی: یکی از این نوع کسب و کارها در ایران شرکت ایرانسل است که از نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر برای خودکارسازی حجم بالای مکاتبات و فرآیندهای سازمانی خود استفاده می‌کند.
• مؤسسات مالی و بیمه: از این دست موسسات می‌توان به بانک ملی ایران اشاره کرد که از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر برای اتوماسیون مکاتبات اداری، خودکارسازی گردش کار درخواست‌های مشتریان، تسریع پردازش امور مالی و بایگانی دیجیتالی مستندات خود استفاده می‌کند.
• شرکت‌های تولیدی و صنعتی: مانند گروه صنعتی نامی‌نو که از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر، برای ثبت سفارش، توزیع بار و تمامی مکاتباتی که در حوزه صنایع غذایی مرسوم و مورد استفاده شرکت‌های این حوزه است، از اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کند.
• ارگان‌های دولتی و عمومی: به عنوان نمونه، استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر در دیوان عدالت اداری ایران، باعث کاهش کاغذبازی اداری، تسریع ثبت درخواست‌های شهروندان و بهبود ارائه خدمات به آنها شده است.

جمع بندی

الکترونیکی و قابل پیگیری بودن ثبت سفارش مشتریان، نقش مهمی در بهبود کیفیت خدمات پس از فروش دارد. در حالی که به طور سنتی، حتی در مواردی که مشتریان برای ثبت سفارشات خود از ایمیل و فکس استفاده می‌کنند ارتباط مشتری با سازمان منقطع است، میز خدمت الکترونیکی به مشتریان امکان می‌دهد تا سفارشات خود را مستقیماً از طریق یک درگاه آنلاین به اتوماسیون اداری داخلی سازمان ارسال کرده و در هر زمان به راحتی وضعیت آن را پیگیری کنند. زیرسیستم میز خدمت الکترونیکی فراگستر با امکانات متنوع خود، یکی از این نرم‌افزارهاست که ضمن امکان طراحی فرم‌های سفارشی و خودکارسازی گردش آنها به سازمان شما کمک می‌کند تا تحول بزرگی در نحوه تعامل با مشتریانتان و مدیریت سفارشات آنها ایجاد کنید.